時間：2023-06-22 09:12:43
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檔案管理是一個部門或一個單位管理工作的重要組成部分，其主體是對部門或單位的一切人事檔案、制度檔案、活動檔案等檔案材料進行管理，而就其外延來說又可以分為廣義和狹義兩種區(qū)別。廣義的檔案管理就是對檔案材料的日常養(yǎng)護、保管、利用和輸出等，狹義的檔案管理則主要指對檔案材料的保管。從現(xiàn)實來看，檔案管理與知識管理的概念一舊一新，但都是當(dāng)前社會管理工作中的重要環(huán)節(jié)與思路，在知識經(jīng)濟時代背景下二者能夠而且應(yīng)該產(chǎn)生互動交流的火花，促進知識管理與檔案管理的和諧互動發(fā)展。從知識管理的發(fā)展歷程可以看出，自1986年世界勞工大會正式提出這一概念后，世界范圍內(nèi)發(fā)達(dá)國家對于知識管理的研究就始終處于快速發(fā)展階段，而不同知識背景下的學(xué)者對于知識管理的定義也不盡相同。綜合來看，筆者認(rèn)為，知識管理就是要對知識資源進行有組織、有系統(tǒng)地管理和利用，從而推動知識的作用發(fā)揮。
一、管理學(xué)視域中檔案管理與知識管理的異同
（一）檔案管理與知識管理的差異性
檔案管理以保存、管理、查閱、調(diào)動等為主要工作環(huán)節(jié)，其工作重心是利用管理規(guī)范和技術(shù)手段確保檔案的真實性。因此在檔案管理工作中，規(guī)范化、制度化和程序化是關(guān)鍵特征，而在當(dāng)前社會發(fā)展進程中推動檔案管理的現(xiàn)代化還要不斷提升檔案管理信息化程度。對于知識管理來說，除了檔案管理的題中之義外，還需要對檔案信息的隱形管理，相比于強調(diào)規(guī)范化和制度化的檔案管理工作來說，知識管理需要更強的創(chuàng)新性和實用性，更加重視發(fā)揮知識的社會價值和應(yīng)用價值，通過知識管理來創(chuàng)造更多的社會生產(chǎn)力。
（二）檔案管理與知識管理的相似性
從管理對象、流程、目的、技術(shù)等四個方面來看，檔案管理與知識管理具備很大程度上的相似性，這種相似性是確保二者能夠產(chǎn)生互動關(guān)系的基礎(chǔ)。首先，檔案管理與知識管理在管理對象方面存在相似性，二者均需處理由文字、圖像等構(gòu)成的信息文件，這就從根本上決定了探究二者關(guān)系的可操作性。其次，二者有著較為一致的管理目標(biāo)。從檔案管理和知識管理的流程來看，二者都需要經(jīng)歷產(chǎn)生－整理－存儲－利用等四個主要階段，檔案管理就是要把檔案文件由具體檔案產(chǎn)生部門接收到檔案管理部門，按照檔案管理體例進行分類整理，同時對于不同價值和不同管理年限的檔案分門別類進行鑒定而后存儲，在此基礎(chǔ)上根據(jù)相關(guān)單位和個人的需要依照一定程度對檔案進行提取利用。知識管理的過程也是大同小異，一般來說也是從知識的產(chǎn)生階段開始，對于不同的知識類型進行分類管理，依據(jù)相關(guān)需要進行知識利用與評價。最后，二者的管理技術(shù)也存在著相似之處，信息化時代給檔案管理和知識管理工作都帶來了技術(shù)上的大規(guī)模革新，信息化時代要求檔案管理和信息管理都要朝著信息化、電子化的方向發(fā)展，利用電子信息技術(shù)對檔案信息和知識信息進行數(shù)據(jù)處理，建立數(shù)據(jù)庫，從而減少管理過程中的資源浪費，提高管理效率。
二、檔案管理與知識管理的互動關(guān)系
根據(jù)檔案管理和知識管理之間存在的異同，能夠在信息化背景下調(diào)動二者的互動發(fā)展，從而促進檔案管理和信息管理的共同進步。
（一）知識管理擴大檔案管理的范疇
對于檔案管理來說，傳統(tǒng)的管理方法和管理模式在信息化背景下出現(xiàn)了一定的局限性，通過信息管理的介入能夠有效擴大檔案管理的范疇，提升檔案管理的效率。檔案管理局限于檔案、文件和情報之間的差別，由于不同檔案之間的權(quán)限差別，在現(xiàn)實利用方面存在一定困難。知識管理能夠?qū)n案、文件在內(nèi)的檔案管理內(nèi)容納入到管理范疇中，通過對管理內(nèi)容的有效處理構(gòu)建一個更為完備的檔案管理知識體系，這種擴大了的知識體系能夠為檔案管理提供一個不斷被開拓的管理空間。同時，知識管理能夠有效推動檔案管理的現(xiàn)實利用，提升檔案管理的實用性價值。以企業(yè)檔案為例，在傳統(tǒng)的檔案管理范疇中，企業(yè)檔案管理服務(wù)基本維持在檔案的保管和調(diào)動等最為表層的方面，實現(xiàn)檔案管理與知識管理的結(jié)合，能夠促進檔案管理的更好利用，更為有效地發(fā)揮檔案管理在企業(yè)人事管理中的作用。
（二）檔案管理為知識管理提供制度規(guī)范
相比于已經(jīng)開展相對成熟，體系相對完備的檔案管理工作而言，知識管理仍然停留在較為表面和較為基礎(chǔ)的層面上，尚未形成行之有效的管理制度和管理規(guī)范，而檔案管理恰恰能夠為這一工作提供有效幫助。首先，檔案管理工作能夠有效促進知識管理的沉淀與積累，在企業(yè)知識管理過程中，對于隱藏性的價值較高的知識往往都存在于企業(yè)員工的個人大腦中，利用檔案管理能夠?qū)T工大腦中的知識信息通過文字形式落實下來，形成較為容易管理的知識檔案，這樣既能夠促進知識的積累與沉淀，又能夠解決檔案管理深度不足的問題。另一方面，檔案管理能夠為知識管理工作提供交流和傳播的平臺，在知識傳播過程中，語言和文字是最為關(guān)鍵的兩種形式，檔案管理能夠?qū)⒄Z言交流的口語化變得更為簡潔、高效，使得語言交流超越時間和空間的限制，在檔案管理過程中提供知識的交流途徑，為知識傳播提供一個更為持久、可靠的平臺。綜上所述，重視檔案管理與知識管理之間的互動關(guān)系及同異之處，并且充分發(fā)揮二者的和諧互動屬性能夠有效推動二者的共同發(fā)展進步。
作者:胡瀛瀅 單位:吉林省體育運動學(xué)校
參考文獻(xiàn)：
知識經(jīng)濟時代下，知識管理成為當(dāng)今社會一種新的管理形式，其與知識經(jīng)濟發(fā)展需求相符，能夠在實際管理中發(fā)揮作用，對于檔案、資料以及文獻(xiàn)等實行知識管理，不僅能夠提高檔案資料的使用率，同時也能夠保證檔案資料的完整度，對整個人類社會的存在和發(fā)展十分重要。而知識管理的完善，能夠為以信息為主的知識經(jīng)濟發(fā)展奠定基礎(chǔ)，符合時展潮流，是圖書檔案管理實現(xiàn)創(chuàng)新發(fā)展的途徑之一。
一、知識管理在圖書檔案管理中的功能
1.知識管理概述
（1）內(nèi)涵。隨著知識經(jīng)濟的發(fā)展，知識已經(jīng)成為當(dāng)今社會具有一定價值性的資源，其也成為一種管理方式。知識社會發(fā)展中，知識本身具有價值性，對企業(yè)發(fā)展產(chǎn)生一定作用，現(xiàn)階段，很多知識都決定著企業(yè)的生存發(fā)展。隨著社會競爭的加大，企業(yè)為了能夠占據(jù)一定的競爭地位，就需要擁有更多知識資源，并對其及時更新，對此，企業(yè)需要做好知識管理工作，圍繞知識，通過對知識資源的整合利用建立完善的知識競爭體系，獲取競爭優(yōu)勢，推動企業(yè)實現(xiàn)持續(xù)發(fā)展?？傊?，知識管理符合社會發(fā)展趨勢，新形勢下，企業(yè)需要有效利用知識管理，提高競爭。（2）特征。知識具有流動性以及共享性，重視這兩個特性，充分利用集體智慧，進而提高組織創(chuàng)新和應(yīng)變能力，促使組織能夠在激烈的市場競爭中占據(jù)一定地位，并鼓勵組織員工，使組織員工能夠提高自覺性與能動性，組織要重視組織及人才，在內(nèi)部營造學(xué)習(xí)氛圍。（3）核心。知識管理的重點就是收集分析各種信息以及知識，并將其共享出來，實現(xiàn)知識創(chuàng)新，同時能夠提高知識的附加值，進而提高組織創(chuàng)新能力。知識管理核心就是建設(shè)能夠運用并創(chuàng)造知識的組織，作為組織重要資源，知識能夠為組織提高競爭力，組織通過對知識資源進行嚴(yán)格管理，并通過知識共享使知識的價值充分發(fā)揮出來，豐富組織知識資源，進而建立知識共享新機制。組織利用知識管理創(chuàng)新經(jīng)營管理，提高管理效率和質(zhì)量。
2.知識管理功能
現(xiàn)階段，我國圖書檔案管理部門在檔案管理工作中引入了知識管理方法，以實現(xiàn)創(chuàng)新管理，進而對我國圖書檔案管理事業(yè)的發(fā)展起到推動作用。知識管理功能主要表現(xiàn)在以下兩方面：（1）有利于顯現(xiàn)個人知識圖書檔案管理受到市場競爭的影響，其已經(jīng)不存在固定性，檔案管理人員較高的流動性使得組織無法實現(xiàn)平衡發(fā)展，因此，需要注意組織內(nèi)部資源保存和信息分享工作，這是圖書檔案管理的基礎(chǔ)工作。知識管理的典型特點就是能夠顯現(xiàn)知識，建立科學(xué)規(guī)范的知識制度需要管理人員密切配合，共同協(xié)作，而這就需要管理人員具備豐富的知識，營造良好的學(xué)習(xí)環(huán)境，管理人員需要提高自身素養(yǎng)，積極參與培訓(xùn)學(xué)習(xí)，將發(fā)展目標(biāo)集中到圖書檔案管理工作中，管理時，要注意總結(jié)和歸納經(jīng)驗，并與其他管理人員展開交流溝通，及時找到問題解決方法，建立統(tǒng)一的檔案管理組織，提高競爭力。（2）有利于挖掘潛在資源在實際操作時，知識管理的主要對象不是知識本身，其還涉及了知識管理中建立的管理體制，其在實際進行時，最終目的是能夠使用知識，提高知識利用率。也就是說，知識管理中，管理工作者需要提高知識利用率，對此，需要在實際管理時挖掘檔案中的潛在資源，將知識擴展開來，實現(xiàn)創(chuàng)新應(yīng)用，挖掘新知識，而這就需要管理人員憑借知識管理知識來管理檔案資源，擴大檔案容量，進而在現(xiàn)有檔案中將潛在知識挖掘出來，提高相關(guān)知識利用率。
二、檔案管理現(xiàn)狀分析
信息時代下，檔案管理實現(xiàn)了電子化發(fā)展，原有的紙質(zhì)檔案存儲轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒋鎯?，其不僅能夠使檔案信息實現(xiàn)真正共享，同時也能夠確保信息真實，便于檔案閱讀和提取。電子化管理檔案可以為社會大眾提供更加便利的服務(wù)，建立信息化檔案管理系統(tǒng)可以提高管理效率，將管理科學(xué)性發(fā)揮出來，被人們所采用，真正實現(xiàn)為社會服務(wù)的目的。但是，當(dāng)前檔案管理也存在一些問題，管理人員本身素質(zhì)不高，對電子信息技術(shù)不夠了解，一般檔案管理人員年齡普遍偏大，這類人本身缺乏專業(yè)訓(xùn)練和專業(yè)知識，對電子系統(tǒng)相對陌生，在檔案存儲和管理上相對困難。同時，實際管理中，檔案工作基礎(chǔ)設(shè)施不完善，沒有及時更新，設(shè)備老舊，導(dǎo)致工作效率和管理質(zhì)量較低。
三、圖書檔案管理中知識管理的具體應(yīng)用
1.檔案信息管理應(yīng)用
檔案信息管理應(yīng)用主要體現(xiàn)在顯性知識和隱性知識應(yīng)用。（1）顯性知識應(yīng)用。檔案中涉及的思想、史實就是顯性知識，這些知識能夠被用戶直接接受，將其作用發(fā)揮出現(xiàn)需要進行組織管理。首先，檔案管理者需要利用專業(yè)知識將檔案信息分類，并根據(jù)類別為用戶提供，讓用戶全面了解相關(guān)的知識信息。檔案信息涉及面廣，包含的知識比較多，用戶在了解這些顯性信息后會自行加工創(chuàng)新，將圖書檔案價值充分發(fā)揮出來。其次，拓展圖書檔案傳播渠道，知識管理中，不僅需要收藏保管相關(guān)信息，還需要重視檔案價值，并利用其價值，實現(xiàn)知識創(chuàng)新，這就需要加強圖書檔案的傳播共享，利用互聯(lián)網(wǎng)、沙龍等渠道加大傳播流動。（2）隱性知識應(yīng)用。隱性知識是在個人經(jīng)驗和個人思想、信念等基礎(chǔ)上形成的一種知識，圖書檔案中所包含的隱性知識無法單純用語言傳播，因此，需要對其進行組織管理，將其轉(zhuǎn)換成顯性知識，實現(xiàn)知識的交流和共享。
2.檔案實體管理應(yīng)用
知識管理能夠促使人們對圖書檔案價值重新認(rèn)識，作為知識載體，圖書檔案屬于戰(zhàn)略資源，其不僅記錄了歷史信息，和各種資源憑證，同時也需要開發(fā)利用。圖書檔案管理需要注意將實體管理轉(zhuǎn)移到信息和知識管理上，改變傳統(tǒng)的人工管理方式，采用先進的新技術(shù)進行管理，進而在其中應(yīng)用知識管理，有效開發(fā)利用圖書檔案信息，完善檔案實體管理。（1）流程知識管理。首先，拓展檔案信息收集范圍，豐富的館藏對于圖書檔案管理十分重要，當(dāng)前館藏中，主要為文書檔案，但是隨著電子技術(shù)的發(fā)展，電子文件也需要予以重視，此外，還需要主義收集口述、實物等檔案及其資料。其次，對檔案進行合法鑒定，加強檔案的鑒定工作，對各種檔案進行分類鑒定，普通檔案可以采用宏觀鑒定法，特殊檔案采用直接鑒定法，便于圖書檔案的管理和開發(fā)應(yīng)用。再次，圍繞知識單元整理檔案，知識管理中，圖書檔案管理重點在于知識和信息，對其分類整理，在知識單元基礎(chǔ)上篩選檔案，用計算機存儲分類，通過數(shù)據(jù)庫和系統(tǒng)檢索功能為用戶提供使用服務(wù)。最后，合理配置資源，在檔案管理中應(yīng)用知識管理，要平衡好價值檔案和檔案效益關(guān)系，通過現(xiàn)有經(jīng)驗和分配理論對圖書資源進行合理分配，提高檔案管理效益。此外，圍繞用戶提供知識服務(wù)，將用戶作為核心進行檔案實體管理，提供知識服務(wù)，將圖書檔案中的知識深入挖掘出來，并提供檢索渠道，便于用戶獲取知識，同時為用戶提供知識創(chuàng)新服務(wù)。（2）知識管理技術(shù)應(yīng)用。知識管理中，現(xiàn)代信息技術(shù)為其提供了保障，知識管理技術(shù)也就是計算機技術(shù)的應(yīng)用，其能夠使紙質(zhì)檔案實現(xiàn)數(shù)字化、電子化管理，在信息技術(shù)基礎(chǔ)上對檔案進行管理，運用數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)絡(luò)、人工智能等技術(shù)管理檔案知識，提高檔案管理效率。
3.檔案機構(gòu)管理應(yīng)用
（1）知識服務(wù)與組織文化結(jié)合。組織文化在一定程度上能夠激勵、約束組織成員，其會在成員活動中外化出來，在組織文化中融入知識服務(wù)，能夠使檔案部門形成新的知識服務(wù)理念，提高員工服務(wù)素質(zhì)，強化員工專業(yè)素養(yǎng)，并推動知識共享。（2）開展知識共享合作活動。圖書檔案管理部門通過與其他部門的溝通合作能夠提高彼此的合作意識，并在合作中將彼此的知識管理經(jīng)營分享出來，提高知識管理服務(wù)質(zhì)量，同時，能夠滿足內(nèi)部人員的檔案信息需求，確保組織運行正常。（3）實現(xiàn)技術(shù)管理模式。信息技術(shù)在檔案機構(gòu)管理中的作用也十分突出，其能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)字化的檔案管理，利用計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)建立網(wǎng)絡(luò)聯(lián)盟，實現(xiàn)機構(gòu)的信息化管理。例如建立辦公自動化系統(tǒng)、檔案信息管理系統(tǒng)等，不僅能夠提高管理效率，同時也能夠減少資源浪費現(xiàn)象。知識管理系統(tǒng)通過存儲利用大量數(shù)據(jù)，為知識共享目標(biāo)奠定了技術(shù)支持，同時也提高了檔案機構(gòu)的創(chuàng)新水平。
四、圖書館檔案管理知識管理應(yīng)用優(yōu)化措施
1.加大力度投入人才和技術(shù)
信息時代下，要想提高圖書檔案管理水平，就需要提高檔案管理人員素質(zhì)，豐富管理人員知識，更好的應(yīng)用知識管理方法，提高檔案管理水平。在進行檔案管理時，相關(guān)部門需要為管理人員提供學(xué)習(xí)培訓(xùn)機會，積極參與繼續(xù)教育活動，并建立文化氛圍，為人員提供情景演練機會，使管理人員能夠在后續(xù)工作中將知識管理模式主動加入到管理工作中，通過信息技術(shù)使知識管理和檔案管理實現(xiàn)有機結(jié)合。同時，管理人員利用培訓(xùn)學(xué)習(xí)能夠提高專業(yè)水平，使其能夠靈活運用知識管理內(nèi)容，完善檔案管理工作。同時，檔案管理人員需要提高服務(wù)意識，轉(zhuǎn)變工作觀念，建立社會服務(wù)理念，多學(xué)習(xí)他人長處，彌補自身不足，努力提升自己。此外，相關(guān)部門需要重視對圖書檔案管理設(shè)備的更新維修、管理保養(yǎng)，引進先進的管理系統(tǒng)和電子設(shè)備，加大技術(shù)投入，建立檔案信息管理系統(tǒng)，為檔案管理工作提供堅實的技術(shù)保障和基礎(chǔ)設(shè)施保障，進而使圖書檔案管理實現(xiàn)信息化發(fā)展。
2.建立知識學(xué)習(xí)空間
知識社區(qū)運行時，其可以被看作是人才庫，該社區(qū)內(nèi)人才流動快，庫內(nèi)人才基本是在動態(tài)飽和狀態(tài)中，同時，網(wǎng)絡(luò)社區(qū)建設(shè)導(dǎo)致管理人員能夠使各種人才聚集，為該社區(qū)的運行收集更多具有專長的人才。通過建立網(wǎng)絡(luò)人才社區(qū)，為各種專業(yè)人才的隱性和顯性知識傳播奠定了基礎(chǔ)。而在網(wǎng)絡(luò)社區(qū)平臺中，專業(yè)人才也可以按照本身觀點探討相關(guān)知識信息，使各種知識能夠在社區(qū)中實現(xiàn)傳輸共享，進而構(gòu)成知識傳輸鏈?？傊?，隨著各種知識社區(qū)的建立，各個社區(qū)通過相互交流溝通擴大了知識的傳播范圍，使知識社區(qū)范圍哭到，為管理人員實現(xiàn)創(chuàng)新發(fā)展起到積極的作用，同時也為知識傳輸交流起到了推動作用。3.創(chuàng)新檔案管理模式在圖書檔案管理中引入知識管理理念和方法，管理人員可以憑借先進的技術(shù)和管理方法來管理圖書檔案，在管理時，管理人員需要處理圖書館業(yè)務(wù)信息和系統(tǒng)作業(yè)。知識管理模式的應(yīng)用能夠?qū)D書檔案使用者情況直接顯示出來，進而建立智能化圖書館，并在此基礎(chǔ)上對市場動態(tài)情況以及方向有所掌握?？傊?，相較于傳統(tǒng)圖書檔案管理方式而言，知識管理理念和技術(shù)應(yīng)用在最大程度上能夠創(chuàng)新管理模式，推動管理服務(wù)的開展，為管理者了解并掌握使用者信息需求提供幫助，進而使檔案管理能夠市場新動向充分挖掘出來，提高圖書檔案管理服務(wù)質(zhì)量。
4.建立知識信息庫
檔案信息管理工作是非常重要的一項工作，隨著現(xiàn)代化水平的不斷提高，很多新的技術(shù)和新的理念在檔案信息管理的工作中都應(yīng)該得到一定的應(yīng)用，知識管理是檔案信息管理的一個重要趨勢，它能夠避免以往管理工作中存在的不足，同時對檔案信息管理人員提出了更高的要求。
1.檔案信息管理與知識管理融合的必要性
我國的經(jīng)濟和科技都得到了非常大的進步和發(fā)展，在經(jīng)濟活動變化當(dāng)中，知識因素的參與比重正在呈逐年增大的趨勢，所以只是管理是社會發(fā)展和經(jīng)濟變革的必然要求，這樣不僅能夠更好地提升檔案信息管理的工作效率，而且對工作質(zhì)量也有非常大的改進和提升，檔案信息能夠更加全面，檔案信息的作用也可以得到盡情的發(fā)揮。在以往的檔案信息管理工作中要經(jīng)過很多的工作流程，管理方式也相對較為落后對信息價值的提升是非常不利的，在對實際的檔案進行管理的過程中還存在著諸多的問題，要更好地解決這些問題就一定要將知識管理和檔案信息管理進行充分的融合，只有這樣，檔案信息管理工作才能真正與時代的發(fā)展相協(xié)調(diào)。
2.檔案信息管理與知識管理融合的可行性
2.1從檔案信息屬性的角度分析
檔案的一個非常重要的屬性就是知識屬性，這些知識都是看得見摸得著的，檔案只是記載這些知識的一個載體，是人們對事物的研究成果的集中展示，檔案管理和知識管理的對象是一直的，檔案信息管理當(dāng)中主要的工作內(nèi)容是對于文檔中的顯性知識的一種管理。
2.2從知識管理的現(xiàn)有研究成果分析
知識管理在發(fā)展過程中已經(jīng)形成了獨具特色的理論和方法，雖然在某些環(huán)節(jié)當(dāng)中還存在著一些問題，但是已經(jīng)有了很好的發(fā)展和進步。要建設(shè)一套比較系統(tǒng)的、科學(xué)的管理體系，首先要保證實踐具有可行性，其次是要選定恰當(dāng)?shù)难芯繉ο螅詈笫窃谟忻鞔_的研究對象以后根據(jù)自身的條件和具體情況選擇適當(dāng)?shù)难芯糠椒?。在知識管理當(dāng)中基本上已經(jīng)具備了上文中所提到的基本條件，檔案管理和知識管理的相互融合有相應(yīng)的理論保障和技術(shù)保障。
3.知識管理對檔案信息管理的創(chuàng)新
3.1知識管理可以完善檔案信息管理職能
知識管理在檔案信息管理當(dāng)中算是一種變革和創(chuàng)新，知識管理對檔案管理的所有流程都產(chǎn)生積極的影響，只是影響方式和影響程度不同。知識管理在檔案信息管理當(dāng)中發(fā)揮著越來越重要的作用，。檔案信息管理工作中加入了知識管理以后，檔案信息管理在工作內(nèi)容和工作方式上都有著非常明顯的轉(zhuǎn)變，這種轉(zhuǎn)變主要表現(xiàn)在以下幾個方面：首先是改變了以往只是對實體檔案的管理，轉(zhuǎn)變后的檔案信息管理不再注重管理的載體，而是更加注重管理的內(nèi)容，強調(diào)了對檔案信息的開發(fā)和利用，采用高科技手段對檔案信息實行現(xiàn)代化、智能化的管理，這也促進了檔案信息管理在觀念上的轉(zhuǎn)變，將檔案信息管理和知識管理進行有機結(jié)合，在知識管理的前提下不斷改進檔案信息管理的相關(guān)內(nèi)容。
3.2知識管理可以實現(xiàn)檔案管理業(yè)務(wù)流程再造
業(yè)務(wù)流程再造，是對組織中及組織間的工作流程與程序進行的分析和再設(shè)計，其既是知識管理的要求，也是實現(xiàn)知識管理的重要手段。在知識經(jīng)濟時代，組織的結(jié)構(gòu)將從傳統(tǒng)的直線型向扁平式轉(zhuǎn)變，管理的中間層次將逐漸減少并最終消失，將形成一個由中心的管理者統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和指揮的組織。同時，對信息技術(shù)高度依賴和應(yīng)用將產(chǎn)生大量的電子文件，電子文件與傳統(tǒng)紙質(zhì)文件存在著較大的差異，對電子文件的管理推動了檔案管理業(yè)務(wù)流程再造。對檔案管理業(yè)務(wù)流程再造，應(yīng)依據(jù)文件生命周期理論，即把文件檔案看作為一個不可分割的文件連續(xù)體。打破過去文件工作與檔案工作的界限，實現(xiàn)企業(yè)文件檔案一體化，在業(yè)務(wù)流程上進行統(tǒng)一的設(shè)計。該流程包括文件從產(chǎn)生、運轉(zhuǎn)、歸檔、永久保存或銷毀的全過程。這種新的業(yè)務(wù)流程有助于加強文件、檔案的知識管理，同時強化了對各項業(yè)務(wù)管理工作的服務(wù)功能，提高了整個文檔工作的工作效率。
4.知識管理可以強化檔案知識智能化服務(wù)意識
不斷提高檔案信息管理工作的工作質(zhì)量是知識使用管理的一個重要目的，同時也是連接檔案管理部門和其他部門之間的重要橋梁，信息化的發(fā)展與進步為檔案信息管理的發(fā)展與進步提供了一個重要的前提和基礎(chǔ)，網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展更是使得檔案管理工作在工作方式上有了以此非常重要的轉(zhuǎn)變，知識管理不但能夠促進知識的傳遞與共享也能使檔案信息更加全面，相關(guān)的服務(wù)質(zhì)量較以往也能夠有非常明顯的提升。因此，在檔案信息管理的過程中一定要加強包括網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)在內(nèi)的各項現(xiàn)代化技術(shù)的應(yīng)用，只有這樣才能不斷促進檔案信息管理工作的智能化，提高服務(wù)質(zhì)量。
5.知識管理有助于提高檔案管理人員素質(zhì)
現(xiàn)代管理飛速發(fā)展，在許多管理職位，從業(yè)人員的素質(zhì)都在不斷提升，而檔案管理人員的素質(zhì)一直是影響檔案信息管理水平的重要制約因素。知識管理要求作為參與信息管理、知識管理的檔案工作者必須掌握管理學(xué)和現(xiàn)代管理知識，熟悉業(yè)務(wù)流程，提高自身素質(zhì)。從這個角度來講，檔案信息管理與知識管理的融合將有助于提高檔案管理人員的素質(zhì)。這是檔案信息知識管理的前提，也是結(jié)果。從時間角度講，知識管理有助于完善檔案人員的知識結(jié)構(gòu)，提高檔案人員掌握現(xiàn)代信息技術(shù)的能力；有助于檔案管理人員發(fā)揮自身的創(chuàng)造力和潛能；還有助于檔案管理人員了解客戶需求，提供知識服務(wù)。因此檔案信息管理工作創(chuàng)新離不開知識管理，知識管理使檔案信息資源優(yōu)勢不僅止于歷史研究之用，檔案人員的目光將投入到廣泛的社會需求中去，檔案人員將盡可能利用一切可利用的檔案信息資源，多層次、多角度地為社會生活各領(lǐng)域服務(wù)，不斷對檔案信息去粗取精，創(chuàng)造社會服務(wù)價值。我們希望檔案工作者能夠通過自身的努力，成為成功的信息主管和知識主管。
6.結(jié)語
知識經(jīng)濟在當(dāng)代社會得到了非常迅猛的發(fā)展，檔案信息管理也應(yīng)該更好地順應(yīng)知識經(jīng)濟的發(fā)展，在檔案管理的過程中一定要對傳統(tǒng)的理念和模式進行大膽的變革，只有變革才能有創(chuàng)新，只有不斷地進行創(chuàng)新才能更好地發(fā)展，檔案管理也是一樣，只有對其進行不斷創(chuàng)新，在管理的過程中與知識管理相結(jié)合才能更好地保證檔案管理工作的長久發(fā)展。 [科]
在知識經(jīng)濟時代背景下，知識管理和檔案管理發(fā)生了密切的聯(lián)系，社會經(jīng)濟活動的決策者和引導(dǎo)者明確提出把知識管理的基本理念和方法全面系統(tǒng)的應(yīng)用于檔案管理工作當(dāng)中，人們也開始逐漸意識到知識管理和檔案管理從有所區(qū)別，到相互影響，最后有機融合，形成內(nèi)在規(guī)律的邏輯關(guān)系。
一、檔案管理與知識管理的概念
知識管理是以知識為核心的管理，圍繞著知識和與知識有關(guān)的一系列生產(chǎn)社會活動。而知識是通過學(xué)習(xí)、實踐或者探索所獲得的認(rèn)識、判斷或技能，在人類社會當(dāng)中，知識已成為一種重要資源，久而久之人們認(rèn)識到知識的稀缺和可靠，開始追逐知識的獲取，最終演化成一門知識學(xué)科，于是知識管理作為一種最新的管理意識和形式，經(jīng)歷了多年的積累和發(fā)展，它融合了現(xiàn)代信息技術(shù)、知識經(jīng)濟理論、企業(yè)管理思想和現(xiàn)代管理理念，在企業(yè)管理中知識管理是一項重要內(nèi)容。檔案管理亦稱檔案工作，是直接對檔案實體和檔案信息進行管理并提供利用服務(wù)的各項業(yè)務(wù)工作的總稱，也是國家檔案事業(yè)最基本的組成部分。廣義意義的檔案管理是指檔案的保管，而狹義意義的檔案管理是指對已經(jīng)收集、整理后的材料存入庫房形成的檔案進行日常的管理工作。檔案管理作為一項管理工作，主要環(huán)節(jié)在收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和為檔案利用者提供服務(wù)。在現(xiàn)代社會經(jīng)濟活動當(dāng)中，眾多企事業(yè)單位實際經(jīng)營活動就是采取和使用企業(yè)管理進行日常工作安排和產(chǎn)生經(jīng)濟效益，而檔案管理作為一項企業(yè)管理的重要內(nèi)容，逐漸得到?jīng)Q策者和領(lǐng)導(dǎo)者的重視，對于檔案管理本身來講，除了對檔案實體的管理以外，還有對檔案內(nèi)在信息的管理，在某種程度上來說，實際上是對一種知識的使用價值的有效管理，因此檔案管理和知識管理二者很難割裂開來。
二、檔案管理與知識管理異同關(guān)系
(一)檔案管理與知識管理的相同之處
1．二者的管理對象檔案管理的對象主要是文字、圖形、音頻、視頻等等文件材料，可以說檔案管理具備信息屬性，而信息作為一種知識的表現(xiàn)形式，同屬于知識管理的范疇。知識管理的對象則主要是知識，而知識的組成部分為顯性知識和隱形知識，顯性知識主要是通過外部獲取的方式得到的，如圖書、報紙期刊等有形知識，而隱形知識是側(cè)重于無法用文字描述和表達(dá)的知識，更多的是以思想、經(jīng)驗為代表的無實物形態(tài)的知識。我們可以看出檔案管理屬于顯性知識范疇內(nèi)，知識管理的管理對象包含了檔案管理的管理對象。2．二者的管理目的檔案管理的管理目的在于為檔案利用者提高更精準(zhǔn)、更快速的服務(wù)，側(cè)重滿足利用者的需求;而知識管理的管理目的是盡可能的實行知識的價值，為知識管理者提高知識理論體系，指導(dǎo)其作出正確的決策和判斷?？梢哉f二者在最終終端管理工作的達(dá)成都是為了滿足使用者需求實現(xiàn)管理的價值，二者出發(fā)點相近。3．二者的管理流程不管是傳統(tǒng)檔案管理模式還是現(xiàn)代化檔案管理模式，都有收集、整理分析、保管、分類統(tǒng)計、利用的過程，而知識管理的流程主要是知識產(chǎn)生、收集、加工、整理、評價、利用，可以看出在某幾個環(huán)節(jié)當(dāng)中，檔案管理和知識管理的管理流程基本類似。4．二者的管理技術(shù)隨著信息技術(shù)的發(fā)展和普及，各行各業(yè)也都隨之與其相結(jié)合，可以說在管理技術(shù)和手段上，新一代現(xiàn)代化檔案管理和知識管理都紛紛以計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)為技術(shù)支撐和傳播媒介，二者技術(shù)手段相同。
(二)檔案管理與知識管理的不同之處
1．范圍大小檔案管理管理范圍主要是檔案實體和信息管理，而知識管理的范圍較檔案管理廣泛，包含顯性知識與隱形知識，可以說檔案管理的管理范圍僅僅涵蓋了顯性知識，而不具備隱形知識，知識管理二者皆備。2．重視利用程度在社會經(jīng)濟活動中，檔案管理一直受決策者和領(lǐng)導(dǎo)者的忽視，重視程度低，利用效率同樣低下，甚至就因為檔案管理人員知識管理認(rèn)知較低導(dǎo)致檔案管理水平不高，隨著近些年檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展進程加快，情況有所好轉(zhuǎn)，但是知識管理從出現(xiàn)至今一直備受重視二者的重視利用程度差異明顯。3．機制體系完善度正是由于二者的重視程度差異較大，知識管理早早就形成了屬于自己的理論體系，以及系統(tǒng)有效的管理機制，而檔案管理理論水平較低，由于思想認(rèn)知問題導(dǎo)致人員參與程度低，長期處于體系不完整、機制不完備的狀況。
三、檔案管理與知識管理的相互作用
(一)知識管理提升檔案管理
正是由于傳統(tǒng)的檔案管理工作缺乏高水平的知識管理介入，現(xiàn)代化發(fā)展的檔案管理工作需要知識管理的作用。知識管理通過其自身先進的理念來推動檔案管理工作，提高管理人員和執(zhí)行人員的認(rèn)知水平和思想深度，在主觀上影響其促使檔案管理知識深化，形成檔案管理的知識及管理體系。同時隨著知識管理的不斷深入，數(shù)字信息技術(shù)的引進也使得檔案管理手段豐富、工作效率提升。
(二)檔案管理推動知識管理
檔案管理工作的工作主客觀條件得到改善，管理工作的大力開展，有助于知識的沉淀和積累，形成的知識理論體系將培養(yǎng)出新一代管理人才，對知識的傳播與交流都起到了推動作用，并在此過程中，知識管理可以得到深挖，通過新一輪的理解和完善，知識管理體系會更為深化和系統(tǒng)。
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一、傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理模式面臨的挑戰(zhàn)
在市場經(jīng)濟多元化的今天，檔案作為重要的信息資源，對企業(yè)的發(fā)展越來越重要。企業(yè)檔案不但要記錄歷史，還要服務(wù)現(xiàn)實，企業(yè)檔案已出現(xiàn)數(shù)字化管理新模式。借助檔案管理系統(tǒng)提供檔案信息的網(wǎng)絡(luò)檢索或瀏覽。當(dāng)前進行了檔案信息化建設(shè)的企業(yè)，企業(yè)檔案工作備受冷落，大多只是實現(xiàn)了簡單的檔案信息目錄網(wǎng)上檢索，傳統(tǒng)檔案管理模式無法適應(yīng)知識經(jīng)濟發(fā)展要求，遠(yuǎn)沒有實現(xiàn)真正的檔案信息化，只有轉(zhuǎn)變觀念，改革傳統(tǒng)檔案管理模式，認(rèn)識進行檔案信息化建設(shè)的必要性，才能使檔案管理工作走出困境，發(fā)揮檔案應(yīng)有的作用。
企業(yè)檔案機構(gòu)地位低下。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作認(rèn)識不足，重視支持不夠： 許多國有企業(yè)的檔案機構(gòu)與人員被大幅裁減，檔案保管基礎(chǔ)設(shè)施及工作人員的基本工作條件長期得不到改善，檔案機構(gòu)往往成為被首先、重點清理的對象。檔案業(yè)務(wù)經(jīng)費嚴(yán)重不足，影響正常工作的開展，檔案人員的薪酬水平遠(yuǎn)遠(yuǎn)低于其他部門工作人員，檔案機構(gòu)在企業(yè)組織體系中地位下降，嚴(yán)重挫傷了檔案人員的職業(yè)自豪感和工作積極性，致使大量管理人才的流失，而且也制約了企業(yè)檔案工作的開展。
企業(yè)檔案管理滯后于信息化發(fā)展。企業(yè)檔案管理滯后于信息化發(fā)展，許多企業(yè)檔案機構(gòu)和人員面對新出現(xiàn)的電子文件，采取回避措施，傳統(tǒng)的檔案實體管理模式卻難以適應(yīng)信息化發(fā)展，固守傳統(tǒng)的檔案實體管理模式，導(dǎo)致電子文件、檔案沒有實施管理或管理不當(dāng)。
企業(yè)檔案信息缺乏系統(tǒng)管理。伴隨著大規(guī)模是企業(yè)重組和企業(yè)合并，由于一些檔案材料分散保管于各部門，零散地分布在機構(gòu)成員手中，無法相互借鑒，沒有一個機構(gòu)來集中統(tǒng)一的管理本業(yè)的檔案，由于產(chǎn)權(quán)關(guān)系不明確，導(dǎo)致工作效率低下，工作失誤增多。在有的企業(yè)中由于管理不嚴(yán)，導(dǎo)致檔案材料被盜，如果企業(yè)檔案部門不進行根本性的變革，企業(yè)“記憶”面臨著丟失的危險，就難以適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的要求。
二、知識管理與企業(yè)檔案管理
知識管理是一個新的概念和事物，隨著知識經(jīng)濟的發(fā)展，知識管理研究也興起一股熱潮，知識管理的對象是知識，管理的目標(biāo)是運用知識。知識管理是為了有效地提高企業(yè)的競爭力，而綜合企業(yè)內(nèi)部和的各種信息、知識，并加以識別、收集、科學(xué)的加工和充分的運用，并通過建立知識共享機制，鼓勵知識創(chuàng)新，實現(xiàn)知識的增值；利用企業(yè)所蘊含的集體智慧提高企業(yè)的應(yīng)變和創(chuàng)造能力。在知識管理經(jīng)營管理模式下，增強企業(yè)組織對環(huán)境的適應(yīng)能力，企業(yè)的發(fā)展不再受到資金和自然資源的限制，知識資源對于當(dāng)今企業(yè)具有舉足輕重的作用，知識管理有了強大的生命力和廣闊的發(fā)展前途。知識管理思想的內(nèi)涵，可以概括為知識管理是對企業(yè)產(chǎn)生的知識進行管理通過獲取、存儲、學(xué)習(xí)、傳播、共享，運用這些知識服務(wù)于企業(yè)的各項管理工作才是知識管理的最終目的。在知識經(jīng)濟社會中，知識管理將為企業(yè)創(chuàng)新增添動力，要使每個員工都能接觸并有效地運用企業(yè)的知識，實現(xiàn)將合適的知識在合適的時間給合適的人?？梢噪S時隨地地找到最需要的知識，企業(yè)經(jīng)主要依靠知識來贏得競爭的優(yōu)勢，最終實現(xiàn)成本最小，而收益最大。
企業(yè)檔案在知識管理中的作用。企業(yè)檔案是企業(yè)活動的忠實記錄，企業(yè)的隱性知識占據(jù)了企業(yè)知識資源的主體，企業(yè)檔案忠實的記載了企業(yè)員工在從事生產(chǎn)、管理等各項活動過程中的情況，隱性知識是企業(yè)知識資源的核心組成部分，而企業(yè)檔案就認(rèn)識、經(jīng)驗教訓(xùn)的總結(jié)，積累了大量的企業(yè)顯性知識；企業(yè)檔案有助于實現(xiàn)企業(yè)知識共享，知識共享是通過信息交流、傳遞實現(xiàn)的。有知識為人們所運用，所掌握，知識才有價值。信息交流、傳遞的方式主要有兩種：語言和書面，書面交流是以文件、檔案等形式進行知識的使用和交流。知識應(yīng)用范圍擴大，價值實現(xiàn)也擴大了企業(yè)檔案幫助保護企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)；企業(yè)檔案真實地記錄了企業(yè)進行知識創(chuàng)新活動的時候的過程、內(nèi)容、結(jié)果，是在市場經(jīng)濟和科學(xué)技術(shù)發(fā)展下的必然產(chǎn)物，是企業(yè)擁有某一知識產(chǎn)權(quán)的法律憑證。檔案的憑證作用可以有效地證明知識產(chǎn)權(quán)的所有者，當(dāng)發(fā)生知識產(chǎn)權(quán)糾紛時，企業(yè)檔案可以有效地保護知識產(chǎn)權(quán)。企業(yè)檔案可以提供尋找相關(guān)領(lǐng)域?qū)＜业木€索，企業(yè)檔案為企業(yè)員工培訓(xùn)提供教材，當(dāng)企業(yè)組織結(jié)構(gòu)龐大、員工人數(shù)眾多時，知識管理系統(tǒng)記錄了與企業(yè)相關(guān)的內(nèi)容，企業(yè)外部知識培訓(xùn)使企業(yè)員工能迅速融入本企業(yè)，學(xué)習(xí)并遵守公司的各項規(guī)章制；企業(yè)檔案反映企業(yè)文化，企業(yè)檔案形成和產(chǎn)生于企業(yè)家和企業(yè)員工各種企業(yè)活動過程中，知識管理不僅是一項重要的管理活動，更是一種管理理念，企業(yè)檔案不僅具備知識特征，還是企業(yè)一種重要的知識資源，已成為許多企業(yè)戰(zhàn)略行為和價值觀的一部分。
知識管理是企業(yè)檔案工作創(chuàng)新的方向，知識管理是知識經(jīng)濟時代的要求，知識管理順應(yīng)了知識經(jīng)濟時代的要求，知識管理的技術(shù)支撐是現(xiàn)代信息技術(shù)。在整個社會生產(chǎn)系統(tǒng)中，知識產(chǎn)品的生產(chǎn)居于主導(dǎo)地位，作為知識經(jīng)濟時代的管理模式，其對企業(yè)檔案工作創(chuàng)新的意義有： 知識管理的根本目是實現(xiàn)知識的價值、提升企業(yè)的核心競爭力，知識管理的出發(fā)點是知識是企業(yè)的戰(zhàn)略資源，知識管理的基本活動是知識的積累組織、傳遞和應(yīng)用、創(chuàng)新。它可以促使人們重新認(rèn)識企業(yè)檔案的價值，促使人們重新視定義企業(yè)檔案管理工作的目的，促使人們重新思考企業(yè)檔案管理的基本活動，以促使人們重新考察企業(yè)檔案管理的技術(shù)方法。以知識管理思想指導(dǎo)企業(yè)檔案工作，企業(yè)檔案管理從傳統(tǒng)的手工操作方式走出來，通過挖掘企業(yè)檔案的知識價值，采用先進的信息技術(shù)，為企業(yè)創(chuàng)造價值，提升企業(yè)核心競爭力。
知識管理對企業(yè)檔案管理的要求。知識管理要求拓展和完善企業(yè)檔案管理職能，強化對檔案知識的開發(fā)利用，實施檔案管理的智能化服務(wù)，應(yīng)將檔案管理看成是企業(yè)知識管理的重要組成部分，檔案人員從檔案實體保管員轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案知識管理者、知識提供者及決策咨詢者；知識管理要求企業(yè)完善和優(yōu)化館藏，檔案工作者必須投身于電子文件的產(chǎn)生和控制過程中，完善和優(yōu)化館藏資源是檔案工作的基礎(chǔ)和重點，利用檔案館豐富的數(shù)字化資源，重要手段則是數(shù)字化檔案館的建設(shè)，運用先進的信息技術(shù)與手段，文檔信息數(shù)字化工作是數(shù)字化檔案館建設(shè)的另一主要內(nèi)容；知識管理要求企業(yè)提高檔案管理技術(shù)，對檔案管理來說，更依靠上數(shù)據(jù)，電子商務(wù)等現(xiàn)代信息技術(shù)在企業(yè)中的應(yīng)用，檔案信息化離不開企業(yè)信息化，對檔案信息資源的深入開發(fā)，必須建立健全適應(yīng)信息化要求的電子文件形成、流轉(zhuǎn)、處置和監(jiān)控制度，納入企業(yè)整體信息化建設(shè)之中；知識管理要求檔案知識實現(xiàn)智能化服務(wù)，實現(xiàn)檔案知識智能化服務(wù)，可以通過企業(yè)知識庫的構(gòu)建、知識導(dǎo)航的提供、知識的咨詢等手段來實現(xiàn)；知識管理要求檔案工作者提高素質(zhì)，知識管理要求作檔案工作者必須提高自身素質(zhì)，檔案知識管理的關(guān)鍵因素是人才，掌握現(xiàn)代企業(yè)管理知識，要具備一定的信息分析和處理能力，以此提高檔案的管理水平。
三、知識管理背景下構(gòu)建企業(yè)檔案管理模式
面對機遇和挑戰(zhàn)，檔案工作只有主動去適應(yīng)知識經(jīng)濟的發(fā)展、積極為知識經(jīng)濟發(fā)展服務(wù)，才能促進檔案事業(yè)的快速發(fā)展，發(fā)揮檔案工作在知識經(jīng)濟時代應(yīng)有的作用。檔案知識是典型的顯性知識，符合檔案知識管理的規(guī)律，因此企業(yè)檔案實施知識管理是自身的要求；企業(yè)檔案實施知識管理是現(xiàn)實的要求，通過大家參與達(dá)成共識的知識資源優(yōu)化處理，解決了過去“按檔案方法分類，不切實際”的問題，避免了“知識類檔案”還按照信息類檔案進行處理的錯誤方式；企業(yè)檔案實施知識管理是提高企業(yè)競爭力的要求，知識管理將以往的檔案知識規(guī)范化、統(tǒng)一化、創(chuàng)新化。
構(gòu)建檔案知識資源管理模式的目標(biāo)。管理的思想也在信息化的浪潮中發(fā)生了轉(zhuǎn)變，使檔案管理有了重大改觀。具體目標(biāo)是使檔案知識資源化、信息化，按信息管理方式分類保存，以供搜索和查詢，按知識資源結(jié)構(gòu)進行管理，即歸類沉淀，對將來的知識型文檔，設(shè)計、設(shè)立標(biāo)準(zhǔn)模板；實現(xiàn)知識資源支持領(lǐng)導(dǎo)決策，要充分了解分析領(lǐng)導(dǎo)或管理決策的事項及過程，設(shè)計、設(shè)立訂閱機制，委托專業(yè)人員或?qū)＜沂占R或信息資料；知識資源及時支持員工學(xué)習(xí)。構(gòu)建相應(yīng)分類的關(guān)聯(lián)知識資源庫，配備相關(guān)知識的文件類到關(guān)聯(lián)知識庫中，設(shè)立員工自學(xué)考試內(nèi)容；知識資源及時支持員工工作，要了解分析各項業(yè)務(wù)、事務(wù)工作，內(nèi)容及過程，按業(yè)務(wù)、事務(wù)過程環(huán)節(jié)及環(huán)節(jié)內(nèi)作業(yè)程序；知識資源管理制度化，用制度的形式確定知識資源管理的組織機構(gòu)。檔案知識資源管理依托網(wǎng)絡(luò)，用信息來實現(xiàn)，在應(yīng)用系統(tǒng)中對知識資源分層級設(shè)立安全訪問權(quán)限。
檔案知識資源管理模式構(gòu)建方案包括檔案知識資源應(yīng)用功能系統(tǒng)、資源庫委托收集、整理系統(tǒng)、資源庫委托收集整理系統(tǒng)、知識資源庫管理系統(tǒng)。知識資源管理組織建設(shè)方案其組織結(jié)構(gòu)可以設(shè)計為知識資源管理團隊和知識資源管理中心。建立檔案知識資源管理的制度體系，推進和組織建設(shè)的要求。檔案知識資源管理方案實施步驟要開展進行調(diào)查研究，它包括管理制度方面的調(diào)查研究、硬件方面的調(diào)查研究、技術(shù)方面的調(diào)查研究、人才方面的調(diào)查研究；制定實施目標(biāo)，明確實施要素，建立保障系統(tǒng)，實施要素是方案的主體部分，需要建立包括檔案知識資源管理體制。
企業(yè)實施檔案知識資源管理的條件。企業(yè)實施檔案知識資源管理的條件，一定的網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施是實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化的前提。技術(shù)是檔案知識資源管理順利進行的保證，網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)情況是關(guān)系著檔案知識管理信息能否在網(wǎng)絡(luò)上的關(guān)鍵。檔案知識資源管理是一項龐大的系統(tǒng)工程，所以資金是否充足也是檔案知識管理能否順利進行得關(guān)鍵因素，此人才問題關(guān)系到檔案知識資源管理的成敗。
因此要轉(zhuǎn)變觀念，創(chuàng)新工作方法，推進檔案數(shù)字化建設(shè)，強化隊伍建設(shè)，提高檔案管理人員素質(zhì)，統(tǒng)籌協(xié)作，共同促進檔案知識資源管理的發(fā)展。
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1前言
高校檔案的管理工作為的就是將高校過去各項活動的完成情況和具體內(nèi)容完整的記錄下來，其中包括文字信息、圖片信息、圖標(biāo)信息、視頻影像信息等多種資料形式.在高校數(shù)年來的經(jīng)營過程中，學(xué)校檔案管理工作是一項非常重要的基礎(chǔ)工作，它不僅能夠?qū)W(xué)校各個時期以來的發(fā)展和進步情況作出客觀且詳細(xì)的記錄，同時還能夠為日后各項經(jīng)營決策的制定提供全面的參考材料.基于此，如何才能夠在知識信息時代中進一步提高我國高校檔案的整體管理水平，是筆者乃至所有檔案管理工作人員都需要去認(rèn)真思考和完成的一項重要任務(wù).
2檔案知識管理的內(nèi)涵
2.1知識管理概述
知識管理是出現(xiàn)于上世紀(jì)的八十年代中，這種主張戰(zhàn)略性人力資源的新型管理理念一經(jīng)問世就得到了眾多學(xué)者和單位管理者的高度認(rèn)可和應(yīng)用.知識管理有別于其他類型的管理活動，它的一切管理行為都是圍繞著知識觀點所開展的，在組織知識信息和應(yīng)用知識信息的過程當(dāng)中創(chuàng)造出更多的新型知識.美國APQC對知識管理作出了這樣的定義：知識管理就是一種出現(xiàn)于新形勢當(dāng)中的管理策略，在正確的時間里將正確的知識傳遞給有需求的人，從而幫助人們可以逐漸掌握共享知識和創(chuàng)造知識的方法.
2.2檔案知識管理的概念
將知識管理應(yīng)用到檔案管理中以后，檔案館的經(jīng)營與管理活動就出現(xiàn)了本質(zhì)上的改變.在傳統(tǒng)實體檔案信息管理的基礎(chǔ)之上，將更多的管理重心放在了檔案系統(tǒng)知識流的構(gòu)筑工作上，從而制定出更加能夠滿足于檔案使用者的服務(wù)體系與服務(wù)內(nèi)容.來自加拿大的一位著名的檔案研究學(xué)者庫克曾說過：“檔案工作者應(yīng)該由實體保管員向知識提供者過渡，把著眼點從信息轉(zhuǎn)移到知識上，從建立數(shù)據(jù)庫轉(zhuǎn)移到建立知識庫上，引導(dǎo)利用者從泛濫的具體信息過渡到知識甚至智慧的層次上.”
2.3在高校檔案管理中應(yīng)用知識管理的重要性
經(jīng)過大量的管理工作實踐證明，在高校檔案管理中加入知識管理理論具有較強的現(xiàn)實意義.首先，傳統(tǒng)模式中的高校檔案管理工作過于形式化，只是將保管工作鎖定于對歷史材料這一單獨的部分中，并且還過于刻意的去強調(diào)檔案與圖書和文件之間的差別，從很大程度上影響到了至知識管理領(lǐng)域的擴大.而通過對知識管理理念的應(yīng)用，高校的檔案管理人員則可以更加有選擇性的將價值檔案都?xì)w納到一起，從而在不斷積累管理經(jīng)驗的過程當(dāng)中構(gòu)建出一個具有著無限潛力的知識共享體系；其次，在過去的時間里，我國絕大多數(shù)的高校檔案管理工作中都存在著“重保管、輕利用”的情況，高校的檔案管理部門只能夠提供最基本和最簡單的知識服務(wù)，根本無法滿足新形勢中用戶對檔案信息的高層次需求.而知識管理理念的出現(xiàn)則很好的改變了這一局面，檔案管理人員可以采用智能化和個性化的管理手段，更加精準(zhǔn)的向需求用戶提供更加全面和深層次的檔案服務(wù)內(nèi)容，從根本上提高高校檔案管理人才的培養(yǎng)水平.
3高校檔案知識管理的實施策略
3.1檔案流程的再造策略
簡單一些解釋，高校檔案的知識管理模式就是以知識為一切活動著力點的新型管理理念，它不僅能夠針對原有的檔案知識展開更進一步的積累、組織、評價以及相應(yīng)的服務(wù)工作，同時還可以在充分了解用戶需求的基礎(chǔ)之上，從根本上發(fā)揮出檔案知識資源所擁有的現(xiàn)實價值，讓我國的高?？梢栽谥R管理理念的幫助下發(fā)展的更快、更好.基于此，在日后的高校檔案知識管理工作中，所有檔案管理工作者都要學(xué)會將知識管理設(shè)為自己的工作導(dǎo)向，并在此基礎(chǔ)之上實現(xiàn)對檔案業(yè)務(wù)流程的調(diào)整與再造工作，通過自身努力來從最初的檔案收集調(diào)整為知識收集、從最初的檔案整理調(diào)整為知識組織、從最初的檔案信息鑒定調(diào)整為知識體系的評價，從最初的檔案基礎(chǔ)服務(wù)調(diào)整為個性化的知識服務(wù).首先，在漫長的高校檔案管理工作中，檔案管理工作者不僅要做好對檔案文件的搜集工作，同時還要將一部分工作重心轉(zhuǎn)移到對內(nèi)外部信息的積累上，從而在潛移默化的過程當(dāng)中豐富高校師生頭腦中的隱性檔案知識；其次，檔案工作者還要對檔案信息的源頭展開全面的了解，同時要做好對檔案利用者的需求的反饋工作，爭取在這個過程中形成對知識資源的一體化管理新模式；再次，在針對高校檔案知識開展的一系列組織工作中，檔案管理人員要不斷的提高主題法的應(yīng)用頻率，盡量的減少分類法的出現(xiàn)；第四，要逐漸將傳統(tǒng)檔案管理模式中的實體整體轉(zhuǎn)變?yōu)橹R整理，并且開始采用知識因子作為檔案管理的單位；第五，在開展檔案管理工作的知識評價過程中，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)熟練應(yīng)用直接與宏觀鑒定法，并且將檔案形者以及檔案的利用者都加入到檔案的評價團隊中；最后，高校檔案管理人員在開展檔案知識服務(wù)的過程中，要學(xué)會將用戶的需求設(shè)為服務(wù)內(nèi)容的基礎(chǔ)導(dǎo)向，并且要在全面了解用戶需求的基礎(chǔ)上來制定出可行性較高的服務(wù)方案.在這里需要注意的是，由于信息技術(shù)在檔案管理工作中的高校應(yīng)用，檔案管理與服務(wù)人員還要在日常的工作中適當(dāng)?shù)募尤胍恍┚W(wǎng)絡(luò)化與智能化的內(nèi)容，站在用戶的角度來檢視自身的服務(wù)行為，嚴(yán)格杜絕滯后服務(wù)現(xiàn)象的出現(xiàn).
3.2進一步完善高校檔案的管理制度
高校的檔案開發(fā)工作也要建立在知識管理理念的基礎(chǔ)之上，同時還要注意自己的一切行為活動都能夠得到國家制度與法理上的支持和保障.基于此，高校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)專門針對檔案工作的收集、獲取以及開發(fā)工作制定出相應(yīng)的工作制度，確保檔案管理人員可以在日常的工作當(dāng)中做到有規(guī)可循和有法可依.如今，國家已經(jīng)針對高校的檔案管理工作相繼頒發(fā)了兩部參考法律，即為《檔案法》和《高校檔案管理辦法》，在此基礎(chǔ)之上，高校領(lǐng)導(dǎo)還要全面結(jié)合這兩部法律中的條例，來對原有的檔案管理制度進行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整與優(yōu)化.除此之外，在確保高校檔案開發(fā)工作完整性的同時，檔案管理人員還要對檔案信息的提供者以及檔案資源的真實性、合法性、合理性做出準(zhǔn)確的判斷.高校領(lǐng)導(dǎo)也要將檔案開發(fā)成果的適用于應(yīng)用范圍進行明確的劃分，從根本上杜絕非法侵占知識產(chǎn)權(quán)問題的出現(xiàn)，堅決不給不法分子留有可乘之機.
3.3全面提升檔案工作人員的綜合素質(zhì)，創(chuàng)新服務(wù)內(nèi)容
高校的檔案知識管理工作為的就是向需求用戶提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)內(nèi)容.在此基礎(chǔ)之上，為了能夠讓我國高校的檔案服務(wù)質(zhì)量可以出現(xiàn)大幅度的提高，高校領(lǐng)導(dǎo)還要進進一步加大對檔案管理人員的培訓(xùn)力度，確保他們的綜合素質(zhì)水平可以達(dá)到更高的標(biāo)準(zhǔn).在新形勢當(dāng)中，高校的檔案管理人員就是檔案管理水平的一項基礎(chǔ)保證，其不僅決定了知識管理理念的順利應(yīng)用與否，同時還關(guān)乎到檔案信息的整體利用效率.基于此，全面提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)是高校領(lǐng)導(dǎo)在接下來需要去立即完成的一項任務(wù).首先，高校領(lǐng)導(dǎo)可以結(jié)合當(dāng)前檔案工作的管理情況，來對原有的管理團隊配置做出適當(dāng)?shù)恼{(diào)整，盡可能的給那些優(yōu)秀的年輕管理者一些升職與加薪的機會；其次，高校領(lǐng)導(dǎo)還要經(jīng)常性的舉辦一些培訓(xùn)和教育活動，聘請一些專業(yè)的知識管理人員來到檔案管理者的身邊來展開工作培訓(xùn)，幫助他們逐漸掌握獨立思考與學(xué)習(xí)的能力和方法.在潛移默化的過程當(dāng)中掌握更多的新型管理知識，進一步加強自身對隱性知識的創(chuàng)造和應(yīng)用能力；最后，高校領(lǐng)導(dǎo)還要建立一套完善且科學(xué)化的獎勵機制，將檔案工作管理人員的升職加薪以及福利所得與知識管理理念的理解應(yīng)用緊密的聯(lián)系到一起，從根本上激發(fā)出檔案管理人員的工作積極性，從獎勵的角度著手來達(dá)到提高他們工作責(zé)任感與上進心的最終目的.
3.4建立匹配度較高的評估機制
從知識管理的角度來看，評估機制是確保管理工作順利實施的最終條件.在高校檔案的管理工作當(dāng)中，評估是檔案開發(fā)工作中的一項重要環(huán)節(jié)，它為各項任務(wù)活動提供了絕對的執(zhí)行力.可以絲毫不夸張的說，高校如果缺少一套完善的績效評估機制，那么也就無法產(chǎn)生管理工作的真實反饋信息，從而讓知識管理理念變成了紙上談兵，毫無現(xiàn)實意義.首先，高校領(lǐng)導(dǎo)先認(rèn)識到建立評估機制的重要性，時刻提醒自己，在高校的檔案管理工作當(dāng)中加入知識管理理念，其主要目的是為了能夠讓檔案資源的利用率可以得到大幅度的提升，從而全校師生帶來更多的知識福利；其次，所有參與高校檔案管理工作的從業(yè)人員也要積極的投身到評估機制的建設(shè)工作當(dāng)中，充分的認(rèn)識到自己身上所肩負(fù)的社會責(zé)任與工作責(zé)任，盡自己的一位微薄力量來保證高校評估體系的全面性、客觀性、公平性以及公開性.并且在接下來的實踐過程中不斷的對已有的評估機制內(nèi)容作出適當(dāng)?shù)恼{(diào)整與更新，從而確保其能夠更好適應(yīng)新新時代的發(fā)展需求，為高校檔案知識管理水平的提高打下夯實的基礎(chǔ).
隨著社會的進步，利用更加高效的方式提升我國檔案信息管理的效率是保證檔案信息管理工作正常進行的最主要措施，只有摒棄傳統(tǒng)的、陳舊的方式，優(yōu)化管理方式，才能夠?qū)n案信息管理模式進行優(yōu)化，這樣一來，才能夠保證檔案信息管理的改革形勢走向正軌，從而促進社會該行業(yè)的發(fā)展與進步。希望通過本文的論述，能夠給我國相關(guān)部門提供有價值的參考。
1為什么要融合檔案信息管理與知識管理
隨著社會的進步，我國知識經(jīng)濟建設(shè)模式越來越完善，對于科技的應(yīng)用也越來越頻繁，在這樣的發(fā)展形勢下，保證檔案信息管理體系建設(shè)更加完善最關(guān)鍵的就是融入知識管理的相關(guān)知識，只有在這樣的大趨勢下，才能夠有效促進我國檔案信息管理更加完善。知識參與社會各個行業(yè)的發(fā)展，利用知識的力量不斷壯大經(jīng)濟建設(shè)才是未來社會最主要的發(fā)展核心。所以說，將檔案信息管理和知識管理相互融合是社會經(jīng)濟發(fā)展的大趨勢，只有在這種融合的形勢下，才能夠促進檔案信息管理工作效率的提升，保證檔案信息管理更加完善和全面，才能將檔案信息管理作用發(fā)揮到最好。由于傳統(tǒng)的檔案信息管理流程比較長，方式使用也比較落后，因此對于信息管理價值不高，要想保證實際存在的問題能夠得到解決，就應(yīng)該將其與知識管理融合起來，這樣的發(fā)展方式才是解決檔案信息管理工作問題的最主要以及最現(xiàn)代的方式。
2檔案信息管理與知識管理融合的可行性
2.1從檔案信息屬性的角度分析。檔案信息管理主體主要是知識數(shù)據(jù)，但是一般來說，檔案信息是多重屬性的。從檔案信息屬性角度分析，檔案能夠?qū)⒃痉稚⒌?、無形的知識進行有形的記錄，從而能夠直觀地表現(xiàn)在人們眼前。由于知識管理內(nèi)容和檔案信息管理內(nèi)容是相同的，同時，兩者都有特定的管理對象，因此兩者之間可以融合，從而可以促進檔案信息管理工作效率的提升。
2.2從知識管理的現(xiàn)有研究成果分析。知識管理方式的不斷創(chuàng)新帶動著我國管理體系的完善，目前，我國相關(guān)部門對于知識管理的研究力度已經(jīng)逐漸提升，正是由于知識管理方式得到創(chuàng)新，所以對于現(xiàn)代化檔案信息管理能夠起到很好的指導(dǎo)作用。而現(xiàn)階段我們需要做到的就是建立更加完整的管理機制。選擇合適的管理內(nèi)容作為管理對象。最后是在確定管理對象之后，有針對性的實行管理。實際上知識管理所擁有的條件已經(jīng)達(dá)到文章中提到的管理條件，這也使得檔案管理與知識管理之間的融合有了保障。
3知識管理對檔案信息管理的創(chuàng)新
3.1知識管理可以完善檔案信息管理職能。知識管理其實就是檔案管理革新的主要表現(xiàn)。知識管理可以影響到檔案管理的全部流程，不同的流程選擇的管理方式不同，但是對于檔案管理來說都是具有一定的影響。當(dāng)檔案管理工作中增加了知識管理之后，檔案管理的內(nèi)容都明顯的不同，甚至在工作方式上都出現(xiàn)了變化。這種變化可以體現(xiàn)在幾個方面。第一是對實體檔案上，在過去對檔案管理的時候，主要的管理內(nèi)容就是實體檔案，但是在轉(zhuǎn)變管理內(nèi)容之后，實體檔案的管理減少?，F(xiàn)在更多的是對檔案的利用。而且管理的技術(shù)也變得先進，使用高科技管理檔案，使得管理方式走向智能化。
3.2知識管理可以實現(xiàn)檔案管理業(yè)務(wù)流程再造。業(yè)務(wù)流程再造，是對組織中及組織間的工作流程與程序進行的分析和再設(shè)計，其既是知識管理的要求，也是實現(xiàn)知識管理的重要手段。在知識經(jīng)濟時代，組織的結(jié)構(gòu)將從傳統(tǒng)的直線型向扁平式轉(zhuǎn)變，管理的中間層次將逐漸減少并最終消失，將形成一個由中心的管理者統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和指揮的組織。同時，對信息技術(shù)高度依賴和應(yīng)用將產(chǎn)生大量的電子文件，電子文件與傳統(tǒng)紙質(zhì)文件存在著較大的差異，對電子文件的管理推動了檔案管理業(yè)務(wù)流程再造。對檔案管理業(yè)務(wù)流程再造，應(yīng)依據(jù)文件生命周期理論，即把文件檔案看作為一個不可分割的文件連續(xù)體。打破過去文件工作與檔案工作的界限，實現(xiàn)企業(yè)文件檔案一體化，在業(yè)務(wù)流程上進行統(tǒng)一的設(shè)計。該流程包括文件從產(chǎn)生、運轉(zhuǎn)、歸檔、永久保存或銷毀的全過程。這種新的業(yè)務(wù)流程有助于加強文件、檔案的知識管理，同時強化了對各項業(yè)務(wù)管理工作的服務(wù)功能，提高工作效率。
4知識管理可以強化檔案知識智能化服務(wù)意識
工作人員在管理檔案的時候，對于工作的質(zhì)量也是有要求的，而采用知識管理的方式就是保證工作質(zhì)量的一種方法。信息化是檔案進步的前提，有了信息化檔案才能管理才能更進步，而且網(wǎng)絡(luò)也是檔案管理轉(zhuǎn)變的主要因素。增加知識管理可以讓檔案管理的管理內(nèi)容更全面，還能放檔案的服務(wù)性質(zhì)明顯上升。因此在對檔案管理的時候要使用現(xiàn)代化的技術(shù)，包括網(wǎng)絡(luò)，只有這樣才能保證管理檔案的智能化水平。
5知識管理有助于提高檔案管理人員素質(zhì)
檔案的管理水平與管理人員的素質(zhì)有直接的關(guān)系，為了能夠保證管理工作的質(zhì)量，就要讓管理人員就有較高的素質(zhì)，現(xiàn)階段制約我國檔案管理事業(yè)發(fā)展的主要因素就是管理人員的素質(zhì)。對于檔案的管理采用知識管理以及信息管理，而這種兩種管理方式都是檔案管理方式創(chuàng)新的表現(xiàn)。但是這兩種管理方式對于檔案工作人員的素質(zhì)要求高，必須具有現(xiàn)代的管理知識，同時能夠?qū)芾韺W(xué)有一定的了解。保證其在管理的時候，對業(yè)務(wù)熟練。而且將信息管理與知識管理結(jié)合在一起，也可以有效的提高管理者的素質(zhì)。知識管理可以幫助工作人員為檔案建立一個完整的知識框架，而且讓管理人員具有現(xiàn)代信息技術(shù)，從而激發(fā)管理人員的內(nèi)在潛能。通過這種管理也可以讓檔案管理人員盡快的了解客戶的需求，然后為客戶提供服務(wù)。所以說，檔案管理必須要進行知識管理。很多人員在利用檔案資源的時候，格外重視對檔案中歷史信息的利用，這使得檔案信息資源的作用發(fā)揮的不明顯。
6結(jié)束語
通過全文的論述，我們能夠更加清楚地看出優(yōu)化檔案管理工作的主要影響，正是由于社會的進步會不斷促進我國檔案信息管理工作的進行，因此相關(guān)部門一定要重視這方面工作的改革，從而能夠從根本上提升我國檔案管理工作效率。知識時代最主要的特點就是利用更加先進的技術(shù)以及知識，幫助社會經(jīng)濟建設(shè)能夠更加順利的實施和開展。檔案信息管理是知識經(jīng)濟發(fā)展的最主要表現(xiàn)。要想提升檔案信息管理體系更加完善，一定要更加大膽地對模式以及理念進行創(chuàng)新和變革，從而能夠促進檔案信息管理工作可以長久發(fā)展。
中圖分類號：G270 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A
0、前言
在改革開放和社會經(jīng)濟全面發(fā)展的新形勢下，城建檔案工作發(fā)生了深刻的變化。城市信息化建設(shè)和電子政務(wù)的不斷推進，深刻影響著人們的生產(chǎn)和生活，逐步改變著我們的工作方式，這一方面為城建檔案工作進一步發(fā)展提供了更廣闊的空間，另一方面也對城建檔案工作提出了更高、更新的要求。面對機遇與挑戰(zhàn)，城建檔案館如何適應(yīng)社會需求，開拓創(chuàng)新，是擺在我們面前的首要任務(wù)。
一．知識管理理念對城建檔案管理的創(chuàng)新
知識管理作為知識經(jīng)濟催生的一種全新的管理理念與管理方法,應(yīng)用的領(lǐng)域十分廣泛,知識管理的理論、實踐與城建檔案工作更有密不可分的關(guān)系。雖然知識管理首先是在企業(yè)管理中得到推崇和實行,但作為融合多種學(xué)科成果、富有前瞻性的學(xué)科理論,其影響已快滲透到社會的各個層面。城建檔案工作承擔(dān)著保存城市珍貴記憶、促進城市信息資源的合理利用、促進城市可持續(xù)發(fā)展的重要使命。因此,城建檔案工作要對知識管理理論有清晰的認(rèn)識,將這種全新的理念融入其工作領(lǐng)域,在知識經(jīng)濟時代提升自身工作的價值,為城市發(fā)展發(fā)揮更大的作用。
二、知識管理對城建檔案管理的理論創(chuàng)新
隨著經(jīng)濟全球化和信息超載的涌現(xiàn),知識管理必將滲透到社會的各個層面。檔案管理作為知識管理的重要組成部分,只有正面迎接知識變革所帶來的機遇和挑戰(zhàn),才能擺脫固步自封的局面,真正實現(xiàn)檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。
2.1城建檔案管理原則的創(chuàng)新
無論是國家、社會,還是個人都要遵循一定的原則,遵守特定的規(guī)矩。城建檔案的管理伴隨著城建檔案的形成而產(chǎn)生,其管理過程中的原則也是已被固化了的,但是,被大眾認(rèn)可的或者固化的原則只有跟上時代的步伐、及時創(chuàng)新、查缺補漏才會不被社會所淘汰。①幵放性原則。要建立一個開放的城市建設(shè)檔案的知識管理平臺,讓參加城建檔案管理的人員能把他們獲取的新知識添加到城建檔案知識管理系統(tǒng)的平臺中去,與此同時城建檔案管理系統(tǒng)也可以吸收、利用外部的知識資源來豐富城市建設(shè)檔案管理系統(tǒng)的知識庫。②發(fā)掘性原則。城市建設(shè)檔案信息管理者應(yīng)該意識到知識管理在城建檔案信息管理系統(tǒng)的產(chǎn)品以及其服務(wù)的價值創(chuàng)造中所發(fā)揮的關(guān)鍵作用,所以城建檔案管理者需要明確已有的城建檔案相關(guān)知識的價值,并挖掘出來更多有用的價值。
③激勵性原則。城市建設(shè)檔案管通過建立包括知識運行機制、績效機制及獎懲機制等知識管理激勵系統(tǒng),對不同類型、不同層次的檔案管理人員實行不同的激勵方式和激勵策略。從而進一步提高城建管理工作的水平。
④共享性原則。城建檔案管理工作者在交流、共享城市建設(shè)相關(guān)知識的過程中也能更進一步深化自己的知識,獲得很多有用的、最新的城建檔案管理知識。
2.2城建檔案管理內(nèi)容的創(chuàng)新
知識管理對城建檔案管理內(nèi)容的創(chuàng)新即是對城建檔案知識的管理理念的創(chuàng)新、對城建檔案知識的獲取途徑的創(chuàng)新、對城建檔案知識的共享途徑的創(chuàng)新等。深入到知識管理領(lǐng)域的城建檔案管理內(nèi)容會更加豐富。
①知識創(chuàng)新管理
知識創(chuàng)新管理是對人及信息資源進行動態(tài)管理的一個過程?。其目的是要尋找人的知識創(chuàng)新能力與信息處理能力的最好組合,以實現(xiàn)在管理過程中最大程度地傳播和共享知識及信息;提高組織創(chuàng)新及應(yīng)變的能力,實現(xiàn)組織的發(fā)展策略。
知識創(chuàng)新管理主要在以下幾個方面:①城建檔案知識的規(guī)劃組織以及與城市建設(shè)有關(guān)的知識管理政策的制定;②有關(guān)城市建設(shè)的知識資源的識別、審核、信息資源體系的構(gòu)建和城建檔案信息系統(tǒng)的維護;③城建檔案知識資源的幵發(fā)及創(chuàng)新,包括城建檔案知識管理系統(tǒng)的建設(shè)和城建檔案知識資源的潛在價值的開發(fā);④城建檔案知識管理成果評價,即城建檔案知識信息管理系統(tǒng)的評價和知識信息服務(wù)體系的評價。
②知識服務(wù)管理創(chuàng)新
城建檔案管理在知識服務(wù)管理方面的創(chuàng)新主要是通過信息技術(shù)幵發(fā)使資源數(shù)字化和服務(wù)方式的網(wǎng)絡(luò)化;各種資源的構(gòu)建使內(nèi)容創(chuàng)新化;專業(yè)知識學(xué)科的拓展及對信息資源的廣泛了解使服務(wù)手段智能化;對不同對象的深層次了解使服務(wù)對象個性化。知識服務(wù)管理的創(chuàng)新有助于城建檔案管理人員深入理解城建檔案知識服務(wù)的內(nèi)涵及本質(zhì),從而實現(xiàn)城建檔案管理由一般傳統(tǒng)的服務(wù)轉(zhuǎn)向知識型、先進性。
③人力資本管理創(chuàng)新
人力資本管理建立在人力資源管理的基礎(chǔ)之上,將部門中的人作為資本來進行投資與管理,并根據(jù)不斷變化的人力資本市場情況和投資收益率等信息,及時調(diào)整管理措施,從而獲得長期的價值回報?，F(xiàn)代社會對人力資本管理體系的要求能提供最新發(fā)展的趨勢和解決問題的最新方法方面的信息。
知識管理的核心是人力資源管理,而人力資源管理的核心又是人力資本管理。人力資本管理建立于員工與企業(yè)價值最大化的基礎(chǔ)上的。人力資本管理更關(guān)注人員的可持續(xù)發(fā)展。其可以通過培訓(xùn)及激勵等多種方法來提高他們的價值。
城建檔案在人力資本管理方面可以釆取運用招聘的內(nèi)涵,如發(fā)掘人員的增值潛力和附加值;進行適合的教育培訓(xùn),提高必要專業(yè)的知識技能,使其有更好的創(chuàng)造能力;通過績效指標(biāo)和考核的管理方式進行定期的分析來不斷調(diào)整人力資本的投資策略。
④知識產(chǎn)權(quán)管理創(chuàng)新
隨著無紙化辦公設(shè)計以及計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案領(lǐng)域的普遍應(yīng)用,城建檔案的記錄、存儲和利用方式有了很大的改變。當(dāng)前的城建檔案管理日益趨向數(shù)字化管理。城建檔案館在應(yīng)用數(shù)字化檔案時,需要建立數(shù)據(jù)庫進行科學(xué)管理。我們提倡城建檔案管理信息和資源的共享,加強各地城市建檔案館之間的資源交流。與此同時,們城建檔案工作者在建設(shè)數(shù)字檔案館的同時,積極應(yīng)用知識管理參城建檔案知識的產(chǎn)權(quán)的管理,建立新型的城建檔案信息體系。
2.3城建檔案管理職能的創(chuàng)新
城建檔案的管理職能不僅包括對城建檔案實體進行的一系列管理活動,而且還包括行政管理職能。對于城建檔案的管理職能的創(chuàng)新也必須兼顧這兩方面,缺一不可。
①城建檔案管理的內(nèi)、外化
所謂城建檔案管理的內(nèi)化是指城市建設(shè)的領(lǐng)導(dǎo)高層利用一切可能的資源及機會推廣知識管理的機制所在,使城建檔案建設(shè)內(nèi)化?。通過向城建檔案管理人員闡明知識管理對城市建設(shè)檔案管理組織及個人的價值,使得參與城市建設(shè)管理的人員認(rèn)識到知識管理對組織及他們個人的發(fā)展的幫助,從而產(chǎn)生運用知識管理與傳統(tǒng)的城建檔案管理相結(jié)合的理念。這樣才能提升城市建設(shè)檔案管理工作,知識管理內(nèi)化為城建檔案管理知識。城建檔案管理知識的內(nèi)化包括對城市建設(shè)相關(guān)學(xué)習(xí)的輸入、整合、分析及存儲。
城建檔案管理知識的外化是指內(nèi)化的知識信息的應(yīng)用,并與外部知識整合的過程氣包括城市建設(shè)相關(guān)知識的傳播、應(yīng)用到實際的城市建設(shè)中。實質(zhì)就是一個知識創(chuàng)新、知識資本產(chǎn)出的過程。城市建設(shè)檔案管理系統(tǒng)的知識外化包括內(nèi)部的知識外化和外部的知識外化,即內(nèi)部知識整合與外部知識整合。
②城建檔案管理媒介
媒介就是把與某一研究領(lǐng)域相關(guān)的人和知識聯(lián)系起來,通過群件、內(nèi)部網(wǎng)、工作流和文件管理系統(tǒng)進行明確、固定的知識匹配和傳送氣現(xiàn)階段,城建檔案信息管理的資源的信息化管理出現(xiàn)了如電子文件歸檔和電子檔案管理、檔案工作如何適應(yīng)城建檔案管理系統(tǒng)的體制改革等一系列問題。這就要求采用電子化及網(wǎng)絡(luò)媒介等手段實現(xiàn)對城市建設(shè)檔案資源的管理,為社會提供實用的城市建設(shè)檔案資源信息査閱及咨詢服務(wù),同時也可以通過媒介收集社會公眾提供的最新的城市建設(shè)資源和信息,從而達(dá)到城建檔案管理職能的創(chuàng)新,有傳統(tǒng)的比較單一的職能發(fā)展成互動互利的管理系統(tǒng)。
③城建檔案知識共享
城建檔案信息管理系統(tǒng)有城市建設(shè)檔案及信息的累積延續(xù)性較強、相應(yīng)的前置性強、內(nèi)容和數(shù)據(jù)龐大、專業(yè)技術(shù)性高及可利用性強,利用率高等特點?。而現(xiàn)階段的城建檔案信息資源比較分散,不利于查詢和利用及管理維護,違背了城市建設(shè)檔案集中保存管理的原則;此外,各個城市的城建檔案管理資料的不均收藏的狀況導(dǎo)致很多城建檔案的信息資源被壟斷、閑置或無法查詢、利用效率低下。
所以,要發(fā)展城建檔案管理工作,其有效途徑就是建立城建檔案館之間及與社會之間的信息資源的共享。在城市建設(shè)系統(tǒng)檔案信息分類的基礎(chǔ)上,建立起涵蓋城建系統(tǒng)全部信息流和檔案類別的數(shù)字化框架,通過整合資源、幵放信息及查詢等途徑,把城市建設(shè)檔案和信息資源結(jié)合從而達(dá)到充分收集、歸檔、保存、高效利用及資源共享的目的。
三、知識管理對城建檔案管理的實踐創(chuàng)新
中圖分類號：G27 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1006-0278（2014）07-063-01
一、普遍知識
檔案工作人員要熟練運用掌握檔案專業(yè)知識，計算機知識，文史知識，法律知識等所有檔案管理人員普遍應(yīng)該具備的知識。
（一）檔案專業(yè)知識
檔案工作作為一項專業(yè)技術(shù)型很強的工作，在多年不斷的實踐中，已經(jīng)逐漸形成了完整的理論原則和技術(shù)方法，成為一門獨立的學(xué)科。它既擁有一定的理論基礎(chǔ)又包含一定的業(yè)務(wù)知識。檔案學(xué)包括兩大部分，一個是理論檔案學(xué)，具體包括檔案學(xué)概論，比較檔案學(xué)，檔案事業(yè)史，檔案法規(guī)學(xué)等，二是應(yīng)用檔案學(xué)，包括科技檔案管理學(xué)，檔案管理學(xué)，檔案文獻(xiàn)編纂學(xué)，檔案縮微復(fù)制技術(shù)，檔案保護技術(shù)學(xué)院，電子文件與電子檔案管理等。水利工作人員應(yīng)該熟悉檔案專業(yè)的理論以及技術(shù)，并能熟練的運用到各種實際工作中，在實踐中不斷的總結(jié)積累和研究發(fā)展檔案專業(yè)的理論和技術(shù)，這樣才能將歷史留給我們的目前還在源源不斷形成的科技檔案利用好。
（二）計算機知識
知識經(jīng)濟時代，各種各樣的信息已成為比資本和能源更為重要，對生產(chǎn)力和社會進步起決定性作用的一種戰(zhàn)略資源。社會需要專門的信息部門能以較高的存儲，處理和控制信息的能力，高質(zhì)量、高速度地為社會提供各種信息服務(wù)。特別的，以電子計算機和現(xiàn)代通信技術(shù)為主的信息革命正在以迅猛之勢推動著整個信息業(yè)的變革與發(fā)展，信息資源的共享成為社會發(fā)展迫切的需要。檔案部門應(yīng)積極采取與之應(yīng)對的措施，向信息行業(yè)靠攏。數(shù)據(jù)庫電子存儲等技術(shù)及相應(yīng)的辦公自動化設(shè)備等應(yīng)更多地用于水利檔案的管理工作。從傳統(tǒng)的手工模式向現(xiàn)代化模式的邁進，如記錄水利檔案的載體，記錄方式的現(xiàn)代化使水利工作者能夠從網(wǎng)上直接查詢歷史記錄，這就使傳統(tǒng)的利用方式受到?jīng)_擊，這需要水利檔案工作者了解和掌握現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)知識，特別是計算機技術(shù)知識，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等。這樣才能更好的管理好手中的檔案，實現(xiàn)水利檔案的現(xiàn)代化。以通訊技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為主題的水利系統(tǒng)計算機局域網(wǎng)已經(jīng)在我們水利戰(zhàn)線上得到充分應(yīng)用，水利檔案工作者應(yīng)該使它與科技檔案的管理形成完美的結(jié)合，使檔案成為水利工作的助手，利用起來更為便利。這就需要我們檔案工作者努力學(xué)習(xí)先進的現(xiàn)代化知識，與時俱進。
（三）文史知識
文史知識也是檔案工作者的不斷提高工作效率的又一重要條件?？萍紮n案是在科技活動中形成的歷史記錄，古代中國在黃帝時期的大禹治水實際上就是對興修水利的歷史反映。從古到今，從長江三峽到黃河哪一個又不是歷史的見證。我們水利檔案工作者了解所管理檔案涉及的歷史知識，有益無害。就永定河流域，在我所管理的檔案中有記載的古文物和牽涉事故舉不勝舉，只有熟悉和了解了檔案的歷史，才能掌握檔案產(chǎn)生的背景和歷史作用，才能更好的判斷檔案的價值，才能更好的做好檔案各環(huán)節(jié)的工作。
（四）法律知識
水利檔案工作者在管理技術(shù)檔案的同時一定會遇到很多法律文件，比如說中華人民共和國水法，中華人名共和國河道管理條例等，檔案法是水利檔案工作者必須熟悉的法律，要有強烈的法律意識也在于一定要懂得法律，無論是在水利方面還是在檔案方面都要求水利檔案工作者是一個具有法律責(zé)任的懂法的工作人員。
二、水利知識
水利檔案工作者作為水利工作者，不單單應(yīng)只具備檔案方面的知識，更應(yīng)具備的知識結(jié)構(gòu)式水利知識。
在基層工作實踐中作為技術(shù)檔案共工作者我直接接觸到的往往是第一手材料，對永定河攔河閘及小清河分洪閘及大寧水庫的三項位移和絕對沉降觀測，在測量工作中都要做最精確的記錄，這些資料保存起來，成為科技檔案在水利工作者的日常應(yīng)用也極為重要，一定要做到準(zhǔn)確的收集。永定河河道上大大小小正在施工與施工完畢的工程，從設(shè)計到竣工，都需要我們水利檔案工作者及時的收集資料，以便歸檔，如果做為水利檔案工作者不了解水利知識，不了解所在單位的水利工程項目，工作將變得非常被動。永定河看似是一條常年干枯的河流，但是防汛工作是永定河的重中之重。在防汛工作中無論是作為一個水利工作者對檔案知識的了解，還是一個檔案工作者對水利知識的學(xué)習(xí)都是如此重要，在曉月湖的日常管理工作中，都要提供檔案參考資料，對下泄流量、閘門開啟情況，閘前水位、流量、流速都要做一一記錄，這些記錄經(jīng)過整理，立卷歸檔形成珍貴的歷史資料。有檔案人員的參與，能督促水利工作者在實際操作過程中注意檔案原始記錄的要求，是檔案作為原始記錄的原始性可靠性加強。
在檔案整理這項環(huán)節(jié)工作中，檔案工作者也需要具備水利專業(yè)知識，結(jié)合本單位的性質(zhì)和特點，把檔案進行分門別類。編纂水利檔案的資料不是一般意義上的資料，它的數(shù)字科學(xué)準(zhǔn)確，我從事的技術(shù)檔案工作過程中，參與了永定河盧溝橋分洪樞紐工程觀測資料整編，它是水利知識與科技檔案事實結(jié)合運用的有利說明，熟悉水利學(xué)科的理論與應(yīng)用技術(shù)發(fā)展現(xiàn)狀的趨勢，為讀者提供一個最新研究動態(tài)報告，也要求檔案工作者具備水利知識。
中職學(xué)生的學(xué)生檔案包括學(xué)生學(xué)籍、學(xué)習(xí)成績、教育實習(xí)或畢業(yè)后工作等情況。學(xué)生檔案是反映學(xué)校教育全貌的一面鏡子，中職學(xué)校的學(xué)生檔案管理工作，也是一項關(guān)系著學(xué)校是否能夠順利開展教學(xué)活動的重要指標(biāo)，是衡量學(xué)校教育水平高低的標(biāo)志之一。隨著新時期對素質(zhì)教育的提倡，如何讓中職學(xué)校學(xué)生檔案管理更加規(guī)范化、制度化，從而不斷提高檔案管理人員的整體水平，以適應(yīng)新形勢的發(fā)展，有著非常重要的作用和意義。
1 中職學(xué)校學(xué)生檔案管理的現(xiàn)狀
從我國目前中職學(xué)校的檔案管理工作來看，其中還存在許多亟待解決問題，例如，檔案管理人員素質(zhì)不高；檔案管理方法落后；學(xué)生檔案資料質(zhì)量低，甚至出現(xiàn)“人檔分離”的現(xiàn)象等等。
1.1 檔案管理人員素質(zhì)不高
學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)沒有充分認(rèn)識到學(xué)生檔案管理對教育事業(yè)的重要作用，對檔案管理的認(rèn)識比較膚淺，所以在管理的過程中不能嚴(yán)格要求。學(xué)校由于缺乏專業(yè)的檔案管理人員，現(xiàn)有的檔案管理人員大多是中職學(xué)校的老師兼任，而非學(xué)習(xí)檔案管理出身的專業(yè)人士。這些教師缺乏專門的檔案管理知識和系統(tǒng)的培訓(xùn)，對學(xué)生檔案的收集、規(guī)整和利用無法做到規(guī)范化，使得學(xué)生檔案在中職學(xué)校教育中的重大作用無法正常發(fā)揮。
1.2 檔案管理方法落后
中職學(xué)校在檔案管理中管理方法落后，有的學(xué)生檔案甚至還需要檔案管理人員進行手工操作和整理，這樣不僅在前期的檔案整理工作中浪費了大量的人力和物力，而且在檔案后期的利用中也非常困難，嚴(yán)重影響了檔案的檢索速度和檔案檢索的準(zhǔn)確性、全面性，不利于學(xué)生檔案作用的發(fā)揮。同時在檔案管理的過程中，硬件條件缺失，信息檢索和多媒體檢索無法得到廣泛的普及，一些紙質(zhì)的學(xué)生檔案由于受限于檔案保管條件，而出現(xiàn)丟失、破壞的情況。
1.3 學(xué)生檔案資料質(zhì)量低，甚至出現(xiàn)“人檔分離”的現(xiàn)象
在中等職業(yè)學(xué)校的學(xué)生檔案中，學(xué)生所上交檔案的真實性和完整性有待考證，而檔案科在收集的過程中由于審查工作做的不嚴(yán)格、不到位，使得一些學(xué)生檔案的質(zhì)量不高，學(xué)生檔案信息模糊，甚至出現(xiàn)一些虛假的檔案信息。同時由于中等職業(yè)學(xué)校中學(xué)生的流失現(xiàn)象嚴(yán)重，學(xué)生檔案的調(diào)動頻繁，很容易出現(xiàn)“人檔分離”的現(xiàn)象，無頭檔案較多。
2 中職學(xué)校學(xué)生檔案管理方法
針對以上的現(xiàn)象，中職學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員要從以下幾個方面對學(xué)生檔案管理工作進行改進：
2.1 加強培訓(xùn)，提高檔案管理人員的素質(zhì)
首先學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要重視學(xué)生檔案管理的工作，要把學(xué)生檔案管理工作提到平日的教學(xué)工作中去，對檔案管理機構(gòu)要統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、加強管理。學(xué)校要設(shè)立專門的檔案室，由專門的檔案管理人員來對學(xué)生的檔案進行管理。此外，還要提高檔案管理人員的素質(zhì)。而要想提高檔案人員的素質(zhì)，首先應(yīng)該提高他們的思想認(rèn)識素質(zhì)，要讓他們認(rèn)識到學(xué)生檔案管理工作在學(xué)校教學(xué)中的地位和作用，真正對自己所做的工作重視起來。其次要加強檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，讓檔案管理人員按照我國的《檔案法》的基本要求和學(xué)校的實際情況，對學(xué)生檔案進行收集、整理和加工，還要加強對檔案管理人員的培訓(xùn)，使得他們獲得最新的檔案管理知識，提高他們的專業(yè)素質(zhì)。
2.2 利用信息化的管理方法，更新檔案管理理念
中等職業(yè)學(xué)校的規(guī)模逐漸擴大，學(xué)生也逐漸增多，學(xué)生檔案的管理工作也越來越多，這使得原來的學(xué)生檔案管理模式更加不適應(yīng)學(xué)校的發(fā)展?fàn)顩r。因此，隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展和計算機在日常生活中的廣泛應(yīng)用，中等職業(yè)學(xué)校學(xué)生檔案的管理工作也要日益信息化、無紙化。檔案的信息化是現(xiàn)代檔案管理的重要標(biāo)志，檔案管理的現(xiàn)代化就是檔案管理人員，要采用現(xiàn)代化的技術(shù)如計算機、傳真或打印機等現(xiàn)代化的工具來收集和整理檔案，使得在以后對學(xué)生檔案進行檢索和利用時，能夠更加地快捷、簡單，從而提高學(xué)生檔案管理工作的服務(wù)質(zhì)量。
2.3 完善檔案管理制度，提高學(xué)生檔案的質(zhì)量
完善的檔案管理制度是進行學(xué)生檔案管理工作的前提和基礎(chǔ)。首先在檔案的整理中，學(xué)校檔案室要對學(xué)生上交的檔案信息進行審核，以保證檔案信息的正確性。在學(xué)生檔案收集齊全后，又要根據(jù)檔案的年度、學(xué)生所在的班級或所學(xué)的專業(yè)等等進行歸類整理，使得學(xué)生的檔案更加完整。同時要防止人檔分離現(xiàn)象的發(fā)生，檔案管理部門要與各個班級管理者建立密切的聯(lián)系，及時掌握學(xué)生流動的具體情況并對學(xué)生的檔案進行及時的調(diào)動，使得檔案與學(xué)生同步調(diào)動，防止無頭檔案現(xiàn)象的發(fā)生。此外，還要對包括學(xué)生入學(xué)時間、家庭地址、戶口所在地、所學(xué)專業(yè)、實習(xí)單位或畢業(yè)后的工作單位等對學(xué)生檔案信息進行及時的補充，確保學(xué)生檔案的完整性和準(zhǔn)確性。
3 結(jié)語
現(xiàn)如今，中等職業(yè)學(xué)校正面臨著重大的改革，能否做好學(xué)生檔案管理的工作，是新時期評估中職學(xué)校辦學(xué)質(zhì)量的重要標(biāo)準(zhǔn)之一。建立健全學(xué)生檔案管理工作，有利于對學(xué)校進行正確的評估，有利于教師查詢和檢索資料，有利于對中職學(xué)校進行科學(xué)化的管理。隨著時代的發(fā)展和科技的進步，社會對中職學(xué)校的學(xué)生檔案管理工作提出了更高的規(guī)范和要求，檔案管理人員要嚴(yán)格律己，依章辦事，做好學(xué)生檔案管理工作。
參考文獻(xiàn)
隨著金融電子化的推進，銀行檔案管理越來越依賴信息系統(tǒng)，但檔案管理系統(tǒng)單一化的保存功能極大地限制了銀行知識管理水平的提升。為改變這一現(xiàn)狀，大型銀行利用其在資金與管理上的優(yōu)勢，不斷推廣知識管理，特別是直接引進成熟的知識管理系統(tǒng)，極大地提高了知識資源的開發(fā)利用率，但中小銀行在資金與管理上的劣勢使其在知識管理推廣及知識管理系統(tǒng)建設(shè)方面仍處于落后局面。因此研究中小銀行檔案管理系統(tǒng)的升級問題對提升知識資源的開發(fā)利用水平具有重要意義。通過文獻(xiàn)研究發(fā)現(xiàn)，對中小銀行檔案管理系統(tǒng)研究的文獻(xiàn)不僅數(shù)量少，而且研究方向局限在普通檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計與應(yīng)用方面，并沒有關(guān)于檔案管理系統(tǒng)升級問題的研究，致使中小銀行檔案管理系統(tǒng)的升級缺乏理論支撐?；诖?，本文提出了“知識化升級”模式，知識化升級是指運用知識管理與系統(tǒng)集成原理對組織現(xiàn)有系統(tǒng)進行升級改造以提高知識資源利用率的過程，一方面為中小銀行檔案管理系統(tǒng)的升級提供理論支撐，另一方面為中小銀行推行知識管理提供有效切入點。
一、中小銀行檔案管理系統(tǒng)知識化升級的必然性與可行性
（一）中小銀行檔案管理系統(tǒng)知識化升級的必然性分析
中小銀行檔案管理系統(tǒng)的知識化升級具有內(nèi)部推力與外部拉力的雙重動力。內(nèi)部推力因檔案管理系統(tǒng)對業(yè)務(wù)的支撐力不足而產(chǎn)生，分散于各業(yè)務(wù)部門的檔案管理系統(tǒng)由于檔案資源的封閉性，在開發(fā)利用上沒有很好地開展橫向協(xié)作交流，[1]僅僅發(fā)揮了檔案保存的功能，沒有為銀行轉(zhuǎn)向服務(wù)型組織提供有效支撐。外部拉力因知識管理系統(tǒng)對檔案管理系統(tǒng)的比較優(yōu)勢產(chǎn)生。知識管理系統(tǒng)具有功能全面及互動性強等優(yōu)點，可充分發(fā)掘檔案資源的內(nèi)在價值，而不僅僅是被動保存檔案。
（二）中小銀行檔案管理系統(tǒng)知識化升級的可行性分析
1.檔案與知識的內(nèi)在聯(lián)系是知識化升級的邏輯前提。一方面，檔案具有知識屬性，無論是實體檔案還是電子檔案均蘊含豐富知識；另一方面，知識具有多樣性，檔案是知識的重要子集，銀行知識資源的日益增多，迫切需要功能更加全面的知識管理系統(tǒng)。
2.檔案管理與知識管理的內(nèi)在聯(lián)系是知識化升級的理論基礎(chǔ)。檔案管理正處于由“分布式”“實體化”向“集中式”“電子化”模式轉(zhuǎn)變的階段。“集中式”使各業(yè)務(wù)部門的檔案有了橫向交流的機會，“電子化”則為檔案的知識挖掘提供了數(shù)據(jù)支撐，兩者促使銀行的檔案管理模式開始轉(zhuǎn)向“檔案知識管理模式”。[2]檔案知識管理不僅可以提升銀行檔案管理的知識化水平，還可以使銀行逐漸形成簡單的知識管理，從而在循環(huán)中不斷提升銀行的管理水平。
3.檔案管理系統(tǒng)與知識管理系統(tǒng)的內(nèi)在聯(lián)系是知識化升級的技術(shù)依據(jù)。維娜?艾莉的知識“波粒二相性”理論認(rèn)為知識既具有實體性，又具有過程性。傳統(tǒng)的銀行檔案管理系統(tǒng)，側(cè)重從實體視角管理知識，主要管理可編碼化知識。但強調(diào)知識共享與創(chuàng)造的過程視角更加符合銀行日益復(fù)雜化的業(yè)務(wù)需求，知識管理系統(tǒng)則為過程視角的產(chǎn)物。
二、中小銀行檔案管理系統(tǒng)知識化升級的基本原則
（一）堅持集成化的設(shè)計原則
銀行的各項業(yè)務(wù)會產(chǎn)生不同類型的檔案，檔案管理、知識管理與業(yè)務(wù)流程管理具有密切聯(lián)系，為使三者緊密結(jié)合，“檔案知識管理”系統(tǒng)應(yīng)與企業(yè)各種業(yè)務(wù)系統(tǒng)有機融合、充分集成，而不是作為一個單獨的、專門的系統(tǒng)存在。[3]
（二）堅持以業(yè)務(wù)為驅(qū)動，以流程為依托
流程導(dǎo)向模式（BRK模型）認(rèn)為檔案資源對業(yè)務(wù)流程存在全過程的支持，[4]而中小銀行的檔案管理系統(tǒng)又內(nèi)嵌于各個業(yè)務(wù)流程中，因此知識化升級必須堅持以業(yè)務(wù)為驅(qū)動，以流程為依托。
（三）堅持以用戶為中心，以需求為導(dǎo)向
檔案管理系統(tǒng)的知識化升級必須堅持以用戶為中心，做好需求分析，在集成檔案管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，逐步增加知識共享、知識推送等模塊，并堅持在后期運行中不斷進行系統(tǒng)優(yōu)化。
（四）堅持以編碼化為主，人性化為輔
銀行業(yè)務(wù)具有高度標(biāo)準(zhǔn)化和穩(wěn)定性等特點，積累了大量易于編碼的顯性和隱性知識，因此以知識編碼化為切入點，逐步推廣人性化的知識管理理念是中小銀行有效實施知識管理的藍(lán)圖。
（五）堅持自主集成為主，軟件外包為輔
隨著集成技術(shù)的日益成熟，軟件的集成成本與難度不斷降低。由于資金劣勢，中小銀行較為可行的方式是以堅持自主集成為主，在集成各類檔案管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，逐步添加一些簡單的知識管理功能模塊，特別復(fù)雜的模塊則可外包給專業(yè)軟件公司。
（六）堅持開放性與安全性并重
銀行檔案具有高度機密性，所以系統(tǒng)必須建立嚴(yán)格的權(quán)限制度規(guī)范檔案開放，但知識管理的有效實施依賴于知識共享，只有充分共享各類知識資源，知識管理才會成為有源之水，因此系統(tǒng)升級必須堅持開放性與安全性并重。
三、中小銀行檔案管理系統(tǒng)知識化升級的路線與關(guān)鍵技術(shù)
中小銀行具有組織層級少、人員規(guī)模小、業(yè)務(wù)種類少等特點，所以現(xiàn)有檔案管理系統(tǒng)基本能支撐其業(yè)務(wù)活動，高跨度或直接引進的升級模式并不適合中小銀行，因此筆者提出了漸進式的升級路線，即首先運用集成技術(shù)對現(xiàn)有的檔案管理系統(tǒng)進行無縫化連接，然后根據(jù)需求分析添加相應(yīng)的知識管理模塊，同時逐漸推廣知識管理理念，并結(jié)合系統(tǒng)運行中出現(xiàn)的問題不斷改進現(xiàn)有系統(tǒng)，最終建成高效益、多功能、人性化的知識管理系統(tǒng)。在升級過程中，技術(shù)選擇至關(guān)重要，因此筆者根據(jù)知識化升級的實際要求，總結(jié)了檔案管理系統(tǒng)知識化升級的關(guān)鍵技術(shù)。具體如下： （一）中間件技術(shù)。中間件技術(shù)是最成熟的集成技術(shù)之一，廣泛應(yīng)用于信息系統(tǒng)的集成領(lǐng)域。中間件介于應(yīng)用系統(tǒng)和系統(tǒng)軟件之間，可銜接網(wǎng)絡(luò)上應(yīng)用系統(tǒng)的各個部分，同時屏蔽了底層操作系統(tǒng)的復(fù)雜性，降低了程序設(shè)計的難度。[5]
（二）Web2.0相關(guān)技術(shù)。Web2.0相較于Web1.0的優(yōu)勢在于更加以人為本，體現(xiàn)了人人參與的互聯(lián)網(wǎng)精神，這與知識管理的分享理念十分契合，Web2.0技術(shù)可極大提升組織的隱性知識管理水平。中小銀行適合采用以下技術(shù)：
1.Blog技術(shù)。Blog是一種在網(wǎng)絡(luò)上自由個人日志的網(wǎng)絡(luò)交流方式，其他用戶可以對相關(guān)日志進行評價，從而促進知識互動。
2.Wiki技術(shù)。Wiki是一種社會互動式編寫形式，不同用戶可以自由編寫與完善相關(guān)類目，最終形成一個可不斷更新的知識目錄。
3.RSS技術(shù)。RSS可以聚合多樣化的信息來源，并可自動過濾無用甚至有害信息，用戶可通過RSS訂閱自己感興趣的知識。
（三）J2EE技術(shù)。J2EE是Sun公司為企業(yè)級應(yīng)用推出的標(biāo)準(zhǔn)平臺，它把各類不同的組件、服務(wù)架構(gòu)及技術(shù)的層次包含其中，使得依循各種J2EE架構(gòu)的不同平臺之間存在良好的移植性、兼容性。
（四）PHP技術(shù)。PHP是由Java語言和C語言混合而成的語言，具有極強的兼容性與可擴展性，可以實現(xiàn)系統(tǒng)的跨平臺操作，具有開放的源代碼，易于系統(tǒng)的不斷完善和升級。
四、中小銀行檔案管理系統(tǒng)知識化升級的具體策略
（一）普及知識管理理念
檔案管理系統(tǒng)的知識化升級不僅是技術(shù)的升級，更是管理理念與方法的升級。因此在升級過程中，要不斷宣傳知識管理的理念與方法。
（二）盤點知識，評估現(xiàn)狀
知識化升級的目的是幫助中小銀行建立科學(xué)有效的知識管理體系，在系統(tǒng)升級之前，必須要對包含檔案資源在內(nèi)的知識資源進行盤點并評估組織的知識管理現(xiàn)狀，以便有效支撐知識化升級的持續(xù)推進。
（三）統(tǒng)籌規(guī)劃，協(xié)同推進
中小銀行檔案管理系統(tǒng)的知識化升級是需要各部門配合的系統(tǒng)工程，因此應(yīng)建立相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)知識化升級的統(tǒng)籌規(guī)劃，并制定部門間的協(xié)調(diào)機制以推進知識化升級工作。
（四）突出重點，全面推進
中小銀行應(yīng)根據(jù)自身情況，堅持以檔案管理為重點，形成良好的檔案管理制度，實現(xiàn)組織知識的高度編碼化，并以此為切入點，全面推進知識管理。
（五）增強系統(tǒng)柔性
檔案管理系統(tǒng)的知識化升級是一項持續(xù)性工作，必須樹立長遠(yuǎn)觀念，在知識化升級過程中合理增強系統(tǒng)柔性，提高系統(tǒng)兼容性，為今后檔案管理系統(tǒng)的持續(xù)升級打好基礎(chǔ)。
（六）選擇適合的升級技術(shù)
技術(shù)選擇是知識化升級成功的重要因素，因此在選擇技術(shù)時，不能僅考慮技術(shù)的先進性，還要充分結(jié)合成本、功能需求以及系統(tǒng)兼容性等因素，堅持以最優(yōu)成本完成知識化升級。
五、檔案管理系統(tǒng)知識化升級的發(fā)展趨勢
檔案管理系統(tǒng)的知識化升級與信息技術(shù)和檔案理論的發(fā)展密切相關(guān)。一方面，由于檔案管理正經(jīng)歷由實體管理向電子管理、知識管理的轉(zhuǎn)變，所以未來的檔案管理系統(tǒng)必將融合更多的知識管理功能；另一方面，隨著大數(shù)據(jù)、云計算以及物聯(lián)網(wǎng)等信息技術(shù)的深入發(fā)展，檔案管理系統(tǒng)將不斷融合最新的信息技術(shù)以提升其知識化水平，如可設(shè)計一種基于RFID技術(shù)的智能檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)對檔案的自動化、智能化管理；[6]在大批量電子文件的鑒定方面則可引入大數(shù)據(jù)技術(shù)以實現(xiàn)文件鑒定的智能化操作；通過云存儲技術(shù)實現(xiàn)檔案資源的異地存儲等。
注釋及參考文獻(xiàn)：
[1]張玉芬.銀行檔案管理的問題與對策[J].浙江金融，2007（7）：63.
[2]徐擁軍.企業(yè)檔案知識管理模式―基于雙向視角的研究[J].檔案學(xué)通訊，2007（5）：50-53.
[3]徐擁軍.“檔案知識管理”系統(tǒng)構(gòu)建的原則與策略[J].檔案學(xué)通訊，2009（2）：58-62.
