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時(shí)間：2023-05-28 08:19:44
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中圖分類號(hào)：G64 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1005-5312（2013）29-0260-01
檔案是高校從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)直接形成的對(duì)學(xué)生、學(xué)校和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。高校檔案記載著學(xué)校的教育歷史，更是全校師生員工德、能、勤、績(jī)和學(xué)校教育教學(xué)活動(dòng)的真實(shí)記錄，具有重要價(jià)值。這就更體現(xiàn)了檔案管理在高校中的重要地位。因此，如何搞好高校檔案管理成為當(dāng)前高校檔案管理者需要不斷探索的重要議題。本文作者結(jié)合工作實(shí)際，從以下幾個(gè)方面分析如何做好高校檔案管理工作。
一、建立完善的高校檔案管理網(wǎng)絡(luò)，為檔案管理工作提供組織保障
檔案資料是高校的重要資源，它詳實(shí)地反映了一所高校的整個(gè)發(fā)展歷程，并以多種不同的形式真實(shí)而客觀的記載著學(xué)校教學(xué)及管理過(guò)程中的每一個(gè)環(huán)節(jié)，它是每一個(gè)教職員工及學(xué)生勞動(dòng)智慧和經(jīng)驗(yàn)的結(jié)晶，是認(rèn)識(shí)和把握高校發(fā)展客觀規(guī)律的重要依據(jù)，是學(xué)校的寶貴資源。檔案管理工作涉及部門和范圍極為廣泛，必須引起廣大教職工的重視，只有在思想上統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，才能增強(qiáng)大家的檔案意識(shí)，使大家在各自的崗位上都對(duì)檔案工作給予高度重視，人人參與，共同做好檔案工作。向全體教職工宣傳檔案管理工作的重要性，舉辦檔案法規(guī)和制度的講座、開(kāi)展檔案知識(shí)競(jìng)賽，以提高教職工的檔案意識(shí)，促使各科室人員都重視并支持學(xué)校檔案管理工作。
要加強(qiáng)對(duì)檔案工作的集中統(tǒng)一管理，從組織上保證檔案工作的順利開(kāi)展，從而實(shí)現(xiàn)高校檔案的齊全、完整與規(guī)范。遵循“統(tǒng)―領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一制度、分級(jí)管理”的原則，成立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，統(tǒng)一協(xié)調(diào)檔案管理工作。由高校副校長(zhǎng)分管檔案工作，成立檔案室，設(shè)立專職檔案管理員，在各院系、圖書(shū)館、財(cái)務(wù)部門、教務(wù)處等相關(guān)業(yè)務(wù)部門設(shè)置兼職或?qū)Ｂ殭n案員，形成全校的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，將檔案管理工作滲透到高校的每個(gè)單位和各個(gè)環(huán)節(jié)之中。同時(shí)，要明確每個(gè)人的職能與職責(zé)，明確分工，使檔案管理工作達(dá)到了系統(tǒng)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。讓高校每個(gè)人都參與進(jìn)來(lái)，通過(guò)全員全方位收集相關(guān)檔案信息，倡導(dǎo)全體師生支持學(xué)校，積極提供有記錄價(jià)值的檔案信息，并努力拓寬檔案收集范圍，挖掘高校檔案資源，使檔案內(nèi)容豐富充實(shí)起來(lái)。
二、強(qiáng)化高校檔案管理信息化，為高校檔案管理提供技術(shù)支撐
隨著社會(huì)科技的進(jìn)步，信息化建設(shè)是當(dāng)前高校檔案管理工作的客觀要求，也是高校檔案工作服務(wù)創(chuàng)新和管理創(chuàng)新的重要標(biāo)志。推進(jìn)高校檔案館數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和檢索自動(dòng)化建設(shè)，成為各大高校檔案管理工作發(fā)展的重要方向，也是高校檔案管理工作取得重要進(jìn)展的突破口。高校檔案的管理工作繁雜，勞動(dòng)強(qiáng)度大，重復(fù)勞動(dòng)多。將信息技術(shù)與高校檔案管理有機(jī)結(jié)合，可以讓高校檔案管理工作走上良性發(fā)展的軌道。利用現(xiàn)代信息科技提高高校檔案管理工作效率，使高校檔案管理工作從落后的手工操作走向現(xiàn)代化的管理。同時(shí)，利用信息化手段將檔案信息及時(shí)傳遞至高校各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、各教研室和相關(guān)部門，提供查閱便利，提高使用利用率，使他們親身體驗(yàn)到檔案信息的價(jià)值，促使他們更積極主動(dòng)地配合檔案部門做好檔案工作。
高校要強(qiáng)化資金投入，完善檔案管理的硬件設(shè)施。高校要將數(shù)字光纖技術(shù)、芯片技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)與監(jiān)控技術(shù)等有效地用于高校檔案信息存儲(chǔ)、歸檔、保管、開(kāi)發(fā)及利用等各工作環(huán)節(jié)，提高高校檔案信息的存儲(chǔ)能力、傳播速度，實(shí)現(xiàn)高校檔案管理效果最優(yōu)化，充分發(fā)揮檔案信息的社會(huì)經(jīng)濟(jì)效益。檔案管理工作要從單機(jī)管理發(fā)展到網(wǎng)絡(luò)管理，從案卷、文件目錄管理發(fā)展到全文信息化管理，從單一的檔案管理發(fā)展到“文檔一體化”管理，努力實(shí)現(xiàn)“無(wú)紙檔案”與“紙質(zhì)檔案”相結(jié)合，進(jìn)一步提升其信息化建設(shè)步伐。
三、完善檔案管理規(guī)章制度，使檔案管理制度化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化
沒(méi)有一個(gè)嚴(yán)格的規(guī)章制度，難以保證高校檔案管理工作的順利進(jìn)行。高校檔案管理人員要以《中華人民共和國(guó)檔案法》和《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》為指導(dǎo)，依據(jù)《高等學(xué)校檔案管理辦法》的有關(guān)要求，根據(jù)學(xué)校的特點(diǎn)，制定適合自身的檔案管理辦法和實(shí)施細(xì)則，這是做好學(xué)校檔案工作的基礎(chǔ)和保證。抓好檔案管理制度建設(shè)，實(shí)現(xiàn)高校檔案工作的規(guī)范化。從高校檔案管理工作的實(shí)際出發(fā)，制定一系列檔案管理細(xì)則，建立健全檔案收集、立卷歸檔、儲(chǔ)藏保管、開(kāi)發(fā)利用、保密、庫(kù)房管理等多項(xiàng)制度，確保高校的各類文件從形成到歸檔一系列工作程序化、規(guī)范化、制度化，并根據(jù)形勢(shì)發(fā)展的需要不斷健全和完善。在制定高校檔案管理工作規(guī)章制度和相應(yīng)的配套考核制度的同時(shí)，要把檔案工作任務(wù)分解落實(shí)到人，明確相關(guān)人員的崗位職責(zé)。
四、加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，提高檔案工作人員專業(yè)技能和素質(zhì)
提高檔案管理人員素質(zhì)，是推動(dòng)高校檔案事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵。檔案管理工作的好壞，在很大程度上取決于檔案管理工作人員。檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)水平直接影響到檔案工作的質(zhì)量，為使檔案工作人員能夠適應(yīng)檔案管理工作的需要，檔案管理人員就必須具備更高的素質(zhì)。要盡快在高校檔案管理隊(duì)伍中普及現(xiàn)代化的檔案管理知識(shí)，改善現(xiàn)有知識(shí)結(jié)構(gòu)，新思想、新知識(shí)、新技術(shù)的培養(yǎng)要進(jìn)一步加強(qiáng)。要通過(guò)多種形式與途徑，提高檔案管理工作者的綜合素質(zhì)。健全檔案管理工作隊(duì)伍，設(shè)立專兼職相結(jié)合的檔案管理工作組。培養(yǎng)一批具有文化專業(yè)知識(shí)、專業(yè)技術(shù)、技能的檔案管理人才，確保檔案管理工作的持續(xù)與穩(wěn)定。要不斷加強(qiáng)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。按照“提高素質(zhì)、精通業(yè)務(wù)、規(guī)范管理、優(yōu)質(zhì)服務(wù)”的要求，分階段、有步驟、有計(jì)劃、分層次地對(duì)檔案管理者進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高檔案管理者的業(yè)務(wù)素質(zhì)，使個(gè)人的知識(shí)結(jié)構(gòu)和業(yè)務(wù)水平能夠適應(yīng)高校檔案建設(shè)和發(fā)展的需要。檔案管理者自身也要努力學(xué)習(xí)，開(kāi)拓眼界，拓寬視野，了解所涉及工作領(lǐng)域的現(xiàn)狀及發(fā)展動(dòng)態(tài)，提高自身素質(zhì)，運(yùn)用檔案學(xué)科新理論、新技術(shù)來(lái)指導(dǎo)和改進(jìn)檔案管理工作。高校檔案工作者要有高度的政治責(zé)任感，要有較高的政策水平，要有嚴(yán)格的保密意識(shí)。在職業(yè)道德素質(zhì)上，要求檔案工作人員忠于職守，敬業(yè)愛(ài)崗，熱情服務(wù)；默默奉獻(xiàn)，不計(jì)名利，耐得住寂寞清貧，甘為人梯；嚴(yán)謹(jǐn)務(wù)實(shí)，認(rèn)真負(fù)責(zé)；服從全局，團(tuán)結(jié)協(xié)作。
五、充分利用檔案信息資源，積極主動(dòng)的為高校提供檔案服務(wù)
高校檔案是高校教職工勞動(dòng)智慧的結(jié)晶，做好檔案資料的收集、整理、歸檔、貯存、積累是為了充分開(kāi)發(fā)檔案信息資源、更好地提供給工作者利用，為高校發(fā)的發(fā)展服務(wù)。高校檔案部門要突出服務(wù)這條主線，積極進(jìn)行檔案利用工作的探索，圍繞高校的中心工作，做好檔案服務(wù)工作。檔案管理人員要應(yīng)主動(dòng)了解用戶對(duì)各類檔案信息的需求。及時(shí)了解學(xué)校在不同時(shí)期和階段的教學(xué)、科研的情況，積極主動(dòng)地深入各教學(xué)和行政部門，走訪相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)與工作人員，有意識(shí)地有目地觀察和了解學(xué)校各項(xiàng)工作的長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃和近期目標(biāo)。對(duì)學(xué)校的工作安排心中有數(shù)，了解學(xué)校教學(xué)、科研、基建等工作環(huán)節(jié)和活動(dòng)過(guò)程的規(guī)律和特點(diǎn)。認(rèn)真分析掌握這些工作對(duì)檔案的需求，同時(shí)，根據(jù)本校檔案利用情況，分析其利用規(guī)律，積極主動(dòng)地為學(xué)校各項(xiàng)工作提供檔案服務(wù)。
檔案管理人員要有超前的服務(wù)意識(shí)，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)。通過(guò)館藏檔案資料主動(dòng)、及時(shí)、多元化的為學(xué)校的各部門提供檔案服務(wù)，對(duì)于一些難查資料通過(guò)點(diǎn)滴線索擴(kuò)大檢索范圍，盡可能地使他們得到所需信息，促進(jìn)其工作效率的提高。在服務(wù)方式上，要充分應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，廣泛利用互聯(lián)網(wǎng)、光盤數(shù)據(jù)庫(kù)、聯(lián)機(jī)檢索等現(xiàn)代信息技術(shù)手段，既要充分利用館藏檔案文獻(xiàn)資料，又要營(yíng)造現(xiàn)代化的信息傳播與交流環(huán)境，不斷拓寬信息服務(wù)和交流渠道。要采取多種形式，豐富服務(wù)的形式，改進(jìn)服務(wù)的手段，努力提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)，主動(dòng)的把檔案工作重點(diǎn)與高校中心工作結(jié)合起來(lái)，讓“死”檔案變成“活”材料，為高校的教學(xué)與科研服務(wù)。
參考文獻(xiàn)：
[1]安愛(ài)君.如何管理“紙質(zhì)檔案”和“電子檔案”.河北科技圖苑，2008.
科技檔案主要指在科研過(guò)程中形成的，以文字、影像、圖表、數(shù)據(jù)等多種形式載體出現(xiàn)的具有保存價(jià)值的材料。它是科學(xué)技術(shù)研究活動(dòng)的真實(shí)記錄，是大學(xué)學(xué)科建設(shè)、專業(yè)建設(shè)、科學(xué)研究及管理經(jīng)驗(yàn)的結(jié)晶，直接反映了一所大學(xué)的學(xué)術(shù)水平與實(shí)力及管理水平，對(duì)高校的教學(xué)、人才培養(yǎng)及科研工作的可持續(xù)性發(fā)展起著重要作用。
1.科技檔案是大學(xué)科研管理活動(dòng)的重要保證?？萍紮n案是進(jìn)行科研的重要依據(jù)，是科研活動(dòng)的必要條件，建立完整的科研檔案是科研管理規(guī)范化、科學(xué)化、信息化的重要標(biāo)志。做好科研檔案管理工作，加強(qiáng)科研檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化建設(shè)，是不斷提高科研管理水平的有效途徑。
2.科技檔案是高?？萍紕?chuàng)新的重要依據(jù)?？萍紮n案是高校各種科研活動(dòng)經(jīng)驗(yàn)的結(jié)晶，它可以為科技創(chuàng)新提供依據(jù)。如科研檔案中專家反饋的意見(jiàn)和建議有助于我們不斷改進(jìn)科技改革，從而不斷提高科研實(shí)力；科技檔案管理部門系統(tǒng)地整理本校已獲得的研究成果， 科學(xué)準(zhǔn)確地描述研究課題的分布情況和發(fā)展趨勢(shì)，可使課題的后繼研究人員在相關(guān)研究上避免重復(fù)勞動(dòng)，為其深入研究提供切實(shí)的信息服務(wù)。
3.科技檔案是高校教師科研能力提升的基礎(chǔ)和支撐。加強(qiáng)高?？蒲袡n案管理，是高校教師科研能力提升強(qiáng)有力的支撐。有助于學(xué)校在學(xué)科、專業(yè)建設(shè)上形成特色。如在了解教師科研方向及重點(diǎn)后，可以組織、協(xié)調(diào)相關(guān)學(xué)科、相近學(xué)科的教師在某一個(gè)或幾個(gè)領(lǐng)域內(nèi)分工合作，在知識(shí)創(chuàng)新上、在新興學(xué)科或邊緣學(xué)科的發(fā)展上出成果，形成自己的特色?？梢悦芮懈咝＝處熍c社會(huì)各方面的聯(lián)系，促進(jìn)全社會(huì)更好地認(rèn)識(shí)科技成果對(duì)推動(dòng)社會(huì)生產(chǎn)力快速發(fā)展的巨大貢獻(xiàn)，從而更加尊重科技人員創(chuàng)造性的勞動(dòng)，并為科技進(jìn)步、科研環(huán)境的改善、科技成果轉(zhuǎn)化提供有力的支持。
二、地方高?？萍紮n案建設(shè)和管理中存在的問(wèn)題
目前有影響力高校的科技檔案在學(xué)校科研工作中發(fā)揮了積極的作用，提升了科研的整體管理水平，推動(dòng)了科技管理的改革，促進(jìn)了科研水平的提高。但絕大部分地方高校對(duì)科技檔案建設(shè)沒(méi)有引起足夠的重視，主要存在的問(wèn)題有：
1.科技檔案管理意識(shí)薄弱，科技檔案的數(shù)量和質(zhì)量不高。部分高校科技實(shí)力已積累了一定的水平，但科研檔案管理工作并非是學(xué)校檔案管理工作中重點(diǎn)，造成科技檔案管理工作投入不夠，大多停留在項(xiàng)目申報(bào)材料和結(jié)題材料的簡(jiǎn)單收集?？蒲兴降奶岣呤且粋€(gè)長(zhǎng)期漸進(jìn)的積累過(guò)程，眾多地方高校雖經(jīng)過(guò)幾十年的發(fā)展，但其科技活動(dòng)并不多，尤其與地方經(jīng)濟(jì)發(fā)展相結(jié)合的科技成果較為缺乏，而且科研活動(dòng)的質(zhì)量偏低，使得形成科技檔案數(shù)量較少且質(zhì)量不高。
2.科技檔案管理制度不健全，管理缺乏規(guī)范性?？萍紮n案管理具有科研管理和檔案管理的雙重特點(diǎn)，但科技檔案管理對(duì)科研管理部門來(lái)說(shuō)并不是日常工作的重點(diǎn)，管理人員配備不足，而對(duì)于檔案管理部門來(lái)說(shuō)科技檔案只是檔案管理的一個(gè)組成部分，用于科技檔案開(kāi)發(fā)和管理上的精力不多，導(dǎo)致科技檔案管理被邊緣化?？萍紮n案建設(shè)和管理的制度不夠健全，歸檔的要求、時(shí)間、范圍、內(nèi)容及職責(zé)等不明確，科技檔案建設(shè)和管理工作不夠規(guī)范，隨意性較大。
3.缺乏專業(yè)檔案管理人員。由于人事編制不足的因素，地方高校的科研管理部門及學(xué)院、系等二層單位均沒(méi)有設(shè)立專門的科研檔案管理機(jī)構(gòu)。絕大部分地方高校科技檔案管理人員是兼職的非專業(yè)人員，一方面，管理人員沒(méi)有經(jīng)過(guò)專門培訓(xùn)，缺少檔案管理學(xué)的專業(yè)知識(shí)，不能對(duì)資料進(jìn)行規(guī)范地收集、歸檔；另一方面，兼職人員還承擔(dān)著許多其他業(yè)務(wù)工作，難以抽出很多時(shí)間和精力潛心鉆研檔案建設(shè)和管理工作，導(dǎo)致檔案管理不夠規(guī)范。
4.檔案管理信息化建設(shè)不足，科技檔案的社會(huì)開(kāi)放功能低效。大多地方高校雖推廣應(yīng)用檔案管理軟件，但只是限于檔案目錄信息化管理為主，科技檔案還是以紙質(zhì)為主，處于人工管理狀態(tài)?？萍紮n案的利用，目前還只停留在記錄、保存階段或僅局限于評(píng)職稱或者項(xiàng)目結(jié)題時(shí)提供佐證材料等方面，重保管、輕利用，不能充分發(fā)揮地方高?？蒲袡n案服務(wù)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的價(jià)值。
三、加強(qiáng)地方高?？萍紮n案建設(shè)和管理的措施
1.加強(qiáng)科技檔案的認(rèn)識(shí)和領(lǐng)導(dǎo)，轉(zhuǎn)變思想觀念。正確認(rèn)識(shí)科技檔案的特征與作用是提高科技檔案管理水平的前提。傳統(tǒng)的管理理念往往把科技檔案只作為一種歷史材料保存，基本上只能發(fā)揮科技檔案的借閱、查詢、佐證等簡(jiǎn)單功能，沒(méi)有對(duì)科技成果進(jìn)行有效的歸納和后續(xù)整合，嚴(yán)重制約了科技成果轉(zhuǎn)化與產(chǎn)學(xué)研的結(jié)合。要通過(guò)各種媒體做好宣傳工作，使學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和各級(jí)科技管理人員牢固樹(shù)立檔案觀念，充分認(rèn)識(shí)科技檔案工作的重要意義，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，把科技檔案建設(shè)和管理工作真正落到實(shí)處。
2.健全檔案管理制度，明確管理職責(zé)?？萍紮n案管理工作的順利開(kāi)展需要相應(yīng)規(guī)章制度的規(guī)范和約束。學(xué)校要按照《檔案法》、《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》和檔案管理法規(guī)，并根據(jù)高校自身的實(shí)際工作情況，建立健全科技檔案管理工作的各項(xiàng)規(guī)章制度，明確檔案管理人員職責(zé)和分工， 使得在實(shí)際工作中有章可循，確保收集的材料客觀準(zhǔn)確、完整連續(xù)。此外，學(xué)校還應(yīng)將科技檔案工作納入工作計(jì)劃，引入科技檔案管理制度及相關(guān)人員的職責(zé)范圍的年度業(yè)績(jī)考核機(jī)制。
3.加強(qiáng)檔案管理的技術(shù)開(kāi)發(fā)，提升科技檔案的社會(huì)服務(wù)功能。要充分利用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)，開(kāi)發(fā)軟件，建立科技檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，使得檔案管理工作更加科學(xué)化、規(guī)范化，提升科技檔案管理的質(zhì)量。實(shí)現(xiàn)科技檔案管理的科學(xué)有效管理，有助于充分挖掘科技檔案潛能，逐步開(kāi)發(fā)科技檔案的情報(bào)服務(wù)、專題服務(wù)、咨詢證明服務(wù)等功能，更好地為地方高校教學(xué)改革和科學(xué)研究服務(wù)。強(qiáng)化社會(huì)服務(wù)意識(shí)，加強(qiáng)科研檔案成果轉(zhuǎn)化，有利促進(jìn)科研轉(zhuǎn)化和產(chǎn)學(xué)研的結(jié)合，提高高校核心競(jìng)爭(zhēng)力。
近年來(lái)，我國(guó)檔案事業(yè)步入了新的發(fā)展時(shí)期，各級(jí)黨政、事業(yè)、單位及機(jī)關(guān)檔案管理部門，通過(guò)對(duì)各類檔案、資料收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)和現(xiàn)代化技術(shù)的運(yùn)用，使檔案在處理歷史遺留問(wèn)題、反映歷史沿革等方面所起的作用越來(lái)越明顯，社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)對(duì)檔案信息資源的需求日益增大，檔案工作從傳統(tǒng)的檔案實(shí)體管理方式向全面的檔案信息管理和檔案信息服務(wù)方向轉(zhuǎn)變，已成為一種必須的趨勢(shì)。但作為企業(yè)，檔案管理工作因無(wú)法直接給企業(yè)帶來(lái)經(jīng)濟(jì)效益，而容易被忽略或不給予足夠的重視，往往“直到用時(shí)方恨少”，感覺(jué)檔案管理工作重要的時(shí)候才強(qiáng)調(diào)一下，領(lǐng)導(dǎo)不重視，部門和個(gè)人更不重視，企業(yè)檔案管理部門處于在夾縫中生存的尷尬狀態(tài)，不要說(shuō)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用，就連最基本的收集都成為一個(gè)難題，在檔案資料的借閱上也經(jīng)常出現(xiàn)“有借無(wú)還”的事情，而檔案管理人員卻因沒(méi)有制約權(quán)而束手無(wú)策。隨著檔案資料在企業(yè)改革發(fā)展、經(jīng)營(yíng)、管理、安全及地區(qū)關(guān)系方面的利用效果愈加明顯，使檔案管理工作得到日益重視。本文試在檔案工作實(shí)施績(jī)效考核方面結(jié)合本單位情況，闡述個(gè)人的一些看法。
1檔案工作實(shí)施績(jī)效考核的意義
績(jī)效考核是現(xiàn)代企業(yè)管理模式的主要方式，是企業(yè)根據(jù)自身特點(diǎn)采取的與之相適應(yīng)的激勵(lì)機(jī)制，實(shí)行科學(xué)的評(píng)價(jià)體系，對(duì)職工的工作、學(xué)習(xí)、成長(zhǎng)、效率、培訓(xùn)、發(fā)展等進(jìn)行全方位的定量和定性的考核，從而促進(jìn)改善職工的工作行為，充分發(fā)揮職工的潛能和積極性，以求更好地達(dá)到工作目標(biāo)。
科學(xué)規(guī)范的管理檔案，是衡量一個(gè)企業(yè)業(yè)績(jī)與管理水平的重要尺度。檔案作為歷史的真實(shí)記錄，在企業(yè)管理各項(xiàng)活動(dòng)中都發(fā)揮了很好的憑證、依據(jù)、借鑒、參考、史料的作用。將檔案工作納入績(jī)效考核管理，可加大檔案工作的督導(dǎo)落實(shí)力度，對(duì)提高檔案資料的完整程度和工作管理水平發(fā)揮著重要作用。主要體現(xiàn)在五個(gè)方面:一管理作用。通過(guò)考核辦法的制定和落實(shí)，可進(jìn)一步明確檔案工作的工作目標(biāo)和工作標(biāo)準(zhǔn)，在工作過(guò)程中起到溝通、學(xué)習(xí)、改進(jìn)等作用。二激勵(lì)作用。通過(guò)績(jī)效考核的獎(jiǎng)優(yōu)罰劣，改善調(diào)整檔案及相關(guān)人員工作行為，促使檔案及相關(guān)人員更加積極、主動(dòng)、規(guī)范地去完成檔案資料的收集整理、歸檔、借閱及利用工作。三導(dǎo)向作用。以檔案工作規(guī)范化為績(jī)效考核標(biāo)準(zhǔn)，以考核標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范工作行為，確立檔案工作方向。四監(jiān)控作用。通過(guò)績(jī)效考核，對(duì)檔案工作過(guò)程、環(huán)節(jié)、質(zhì)量及效率等方面進(jìn)行監(jiān)督、規(guī)定及考評(píng)，獲得反饋信息，可有效促進(jìn)調(diào)整和改進(jìn)檔案工作。五約束作用。將檔案工作納入績(jī)效考核，與獎(jiǎng)罰掛鉤，可以對(duì)機(jī)關(guān)責(zé)任部門和人員起到較好的約束作用，促使其不得不干。同時(shí)，也是對(duì)檔案工作人員的約束，借閱人員工作的好壞也可以提出，并可進(jìn)行考核獎(jiǎng)罰。
2建立完善檔案管理的責(zé)任體系
以績(jī)效考核為平臺(tái)推進(jìn)檔案工作的責(zé)任化管理，目的在于“分解目標(biāo)、落實(shí)責(zé)任”。也就是將文件資料的形成、積累、整理、立卷、利用工作，納入科研、生產(chǎn)、基本建設(shè)等單位的工作計(jì)劃，納入領(lǐng)導(dǎo)工作議程，納入有關(guān)人員的崗位責(zé)任制，將檔案工作責(zé)任落實(shí)到檔案室及各相關(guān)人員，可有效提高有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和人員的檔案意識(shí)。通過(guò)實(shí)施目標(biāo)及過(guò)程考核，達(dá)到實(shí)現(xiàn)檔案工作科學(xué)化、規(guī)范化、制度化管理的目標(biāo)。
在檔案工作責(zé)任體系中，將檔案工作納入相關(guān)工作流程當(dāng)中，起到相互監(jiān)督與聯(lián)系的作用。例如，在外購(gòu)設(shè)備儀器或引進(jìn)項(xiàng)目時(shí)，機(jī)關(guān)部門以書(shū)面通知檔案管理人員參加驗(yàn)收，并由檔案管理人員會(huì)同專業(yè)人員對(duì)文件材料進(jìn)行驗(yàn)收，由設(shè)備采購(gòu)人員負(fù)責(zé)收集整理，在設(shè)備開(kāi)箱驗(yàn)收起或安裝調(diào)試一個(gè)月內(nèi)向檔案部門歸檔。文件材料不齊全、驗(yàn)收單上無(wú)檔案人員簽字，財(cái)務(wù)部門不予辦理款項(xiàng)支付手續(xù)。通過(guò)此種方式，可極力避免原始資料的丟失和遺漏，易于收集第一手資料，亦無(wú)形之中對(duì)機(jī)關(guān)管理部門和人員施加必須保證資料齊全和及時(shí)上交的壓力，對(duì)檔案管理工作的第一步—收集的完整性奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。綜上所述，通過(guò)檔案工作責(zé)任體系的建立，降低了檔案室工作的被動(dòng)性，促進(jìn)達(dá)到檔案工作各方面規(guī)定要求，減少催交檔案資料等環(huán)節(jié)，提高了工作效率。
3做好檔案工作的流動(dòng)性管理
檔案部門的主要任務(wù)是檔案材料的整理、管理、投放、傳遞和周轉(zhuǎn)，是一個(gè)流動(dòng)性的管理過(guò)程。檔案管理的根本目的在于檔案利用，工作的最基本要求是保護(hù)好檔案資料的完整性。要確保參考價(jià)值的文件保存完好以備利用，績(jī)效管理就要有的放矢，把握好兩個(gè)方面重點(diǎn)，一是文件資料歸檔，二是文件資料借閱，也就是一個(gè)“進(jìn)”和一個(gè)“出”兩個(gè)環(huán)節(jié)。
對(duì)檔案資料的流動(dòng)性管理上，通過(guò)績(jī)效考核可切實(shí)起到約束和監(jiān)督、利用和保護(hù)的作用，重點(diǎn)突出嚴(yán)格性、規(guī)范性、時(shí)限性，以及對(duì)檔案人員和其他人員的雙方管理，保障檔案工作的順利開(kāi)展。例如，歸檔的文件材料的質(zhì)量是檔案質(zhì)量的先天因素，如歸檔的文件材料應(yīng)為原件、載體和本身應(yīng)符合耐久性要求等，因此，在文件材料歸檔前，檔案室人員要嚴(yán)格檢查歸檔文件材料是否符合歸檔要求，對(duì)于未按照歸檔材料規(guī)定及未達(dá)到規(guī)定要求的，每條扣*分(本分值與該單位部門及人員的績(jī)效工資掛鉤)，并采取適當(dāng)措施進(jìn)行改正;對(duì)違反借閱制度，不按期歸還檔案或資料者，檔案管理部門將下發(fā)檔案、資料催還通知單，在規(guī)定期限內(nèi)強(qiáng)行收回，每延誤一天扣績(jī)效**分，直至歸還所借檔案。總之，切實(shí)抓好檔案資料的“進(jìn)出口”，是保證檔案資料的完好再利用的重點(diǎn)。
4促進(jìn)檔案工作發(fā)展
檔案工作實(shí)施績(jī)效考核，是為了適應(yīng)企業(yè)發(fā)展形勢(shì)需要，對(duì)檔案工作作出適時(shí)和全面的評(píng)價(jià)，查找工作中的不足，發(fā)現(xiàn)與規(guī)范要求的差距，以尋求更為有效的服務(wù)新途徑，提高檔案利用的質(zhì)量和水平，更好地發(fā)揮檔案的作用，在企業(yè)創(chuàng)造效益的同時(shí)，促進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展。
檔案意識(shí)是制約檔案事業(yè)發(fā)展得關(guān)鍵性問(wèn)題?？?jī)效考核工作的開(kāi)展，可有效促使企業(yè)職工轉(zhuǎn)變檔案觀念，更好地認(rèn)識(shí)檔案工作的重要性。在日常工作中，績(jī)效考核作為管理手段，“提醒”資料積累者主動(dòng)把材料上交檔案室。檔案室在規(guī)章制度的“指引”下，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)系統(tǒng)管理，把“死”檔案變成“活”檔案，單位或人員需要時(shí)隨時(shí)提供，充分發(fā)揮檔案的使用價(jià)值。實(shí)踐證明，績(jī)效考核貫穿于檔案管理工作各個(gè)環(huán)節(jié)，與經(jīng)濟(jì)利益掛鉤，嚴(yán)格考核，可有效規(guī)范檔案工作行為，引領(lǐng)單位部門或機(jī)關(guān)人員強(qiáng)化檔案意識(shí)，提高檔案工作的主動(dòng)性和檔案利用的質(zhì)量及水平，為檔案事業(yè)的各項(xiàng)工作發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
參考文獻(xiàn):
通過(guò)不斷的摸索發(fā)現(xiàn)，績(jī)效管理作為成熟企業(yè)有效管理企業(yè)的工具，在提升財(cái)務(wù)管理水平，增強(qiáng)企業(yè)發(fā)展能力方面，發(fā)揮著舉足輕重的作用。如何將績(jī)效考核與財(cái)務(wù)日常管理有效結(jié)合，是我公司財(cái)務(wù)在不斷探索，改進(jìn)的一項(xiàng)重要任務(wù)。
1、財(cái)務(wù)績(jī)效考核管理辦法闡述
《財(cái)務(wù)績(jī)效考核管理辦法》是公司財(cái)務(wù)為充分發(fā)揮績(jī)效工資保障及激勵(lì)作用的目的，結(jié)合日常財(cái)務(wù)管理工作的實(shí)際，分類、逐項(xiàng)執(zhí)行的考核工具。從會(huì)計(jì)核算、出納管理、資金收支、會(huì)計(jì)檔案四大方面，對(duì)各項(xiàng)工作的具體要求做出了明確規(guī)定，并每月按照固定流程，對(duì)財(cái)務(wù)人員日常工作進(jìn)行監(jiān)督考核，以達(dá)到提升財(cái)務(wù)人員能動(dòng)性，提高財(cái)務(wù)管理水平的最終目的。
2、《財(cái)務(wù)績(jī)效考核管理辦法》主要內(nèi)容
2.1、會(huì)計(jì)核算考核
嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)網(wǎng)公司《會(huì)計(jì)核算辦法2009》和公司《會(huì)計(jì)政策標(biāo)準(zhǔn)》、《會(huì)計(jì)核算手冊(cè)》，規(guī)范各單位會(huì)計(jì)核算，分通用會(huì)計(jì)、核算會(huì)計(jì)兩方面對(duì)會(huì)計(jì)核算進(jìn)行考核。
2.2、出納管理考核要求
2.2.1、銀行對(duì)賬專責(zé)考核
每?jī)芍芎藢?duì)一次銀行存款科目余額與銀行對(duì)賬單，如有未達(dá)賬項(xiàng)，應(yīng)及時(shí)提醒對(duì)應(yīng)單位出納完成賬務(wù)調(diào)整處理，確保銀行存款余額調(diào)節(jié)表調(diào)節(jié)相符，并經(jīng)本部經(jīng)費(fèi)會(huì)計(jì)簽字后報(bào)財(cái)務(wù)資產(chǎn)部資金專責(zé)審閱；每月8日下班前報(bào)送銀行對(duì)賬單紙質(zhì)末頁(yè)，未按質(zhì)完成績(jī)效考核0.5分.
2.2.2、出納日常工作考核
2.2.2.1、應(yīng)遵照《支付結(jié)算辦法》執(zhí)行，大額資金使用須提前兩個(gè)工作日?qǐng)?bào)送填報(bào)《大額資金使用計(jì)劃申報(bào)單》，未提報(bào)資金使用計(jì)劃將不予付款；應(yīng)及時(shí)完成貨幣資金支付業(yè)務(wù)，及時(shí)查看網(wǎng)銀系統(tǒng)業(yè)務(wù)辦理是否成功，并對(duì)收付憑證及附件單加蓋出納章、收付訖章和附件章，并按月移交給各會(huì)計(jì)；負(fù)責(zé)妥善保管現(xiàn)金、有價(jià)證券、有關(guān)印章、空白支票和收據(jù)，做好有關(guān)單據(jù)、賬冊(cè)、報(bào)表等會(huì)計(jì)資料的整理、歸檔工作；負(fù)責(zé)掌管本單位財(cái)務(wù)保險(xiǎn)柜；負(fù)責(zé)支票、匯票、發(fā)票、收據(jù)管理；除了供日常零用支付所需限額以外的現(xiàn)金，公司收到的各種營(yíng)業(yè)款、匯票、支票等，均需在3天內(nèi)及時(shí)存入銀行；不超限額保存現(xiàn)金，不私借、挪用公款，不得“白條”頂替庫(kù)存現(xiàn)金，不為其他單位及部門進(jìn)行支票套現(xiàn)行為；負(fù)責(zé)保管好U盾，不得隨意外借。未按質(zhì)完成工作任務(wù)，或發(fā)生違反財(cái)經(jīng)法規(guī)事故的，每項(xiàng)績(jī)效考核扣0.5分。
2.2.2.2、所有出納完成以上所列事項(xiàng)，績(jī)效考核獎(jiǎng)勵(lì)1分，扣分至2分封頂.
2.3、會(huì)計(jì)檔案管理考核
2.3.1、憑證檔案管理時(shí)間
一憑證收、付、轉(zhuǎn)及附件章的蓋章工作應(yīng)在次月5日前完成；二憑證復(fù)核工作應(yīng)在次月20日之前完成；三憑證打印裝訂工作應(yīng)在次月月末之前完成；未完成的，相關(guān)責(zé)任人每人績(jī)效考核扣0.5分。
2.3.2、會(huì)計(jì)賬簿類裝訂、移交要求
應(yīng)填寫(xiě)《會(huì)計(jì)賬簿交接表》。將上年度賬簿裝訂成冊(cè)，編寫(xiě)頁(yè)號(hào)，加裝封面，附上目錄；各類銀行調(diào)節(jié)表也應(yīng)裝訂成冊(cè)，編寫(xiě)頁(yè)號(hào)，加裝封面，附上目錄，考核期憑證未打印、裝訂，相關(guān)責(zé)任人每人績(jī)效考核扣0.5分。
2.3.3、憑證封套要求
外殼填寫(xiě)及裝訂要求：憑證類別、年度、月份、起止號(hào)、連續(xù)號(hào)要按檔案管理統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行填寫(xiě)，每?jī)?cè)厚度為2厘米，未按要求裝訂，相關(guān)責(zé)任人每人績(jī)效考核扣0.5分。
2.3.4、憑證移交時(shí)間要求
當(dāng)年于次次月10日之前移交中心檔案室，并按表內(nèi)所列內(nèi)容逐本詳細(xì)填寫(xiě)《憑證移交一覽表》；上上年會(huì)計(jì)憑證按局檔案室要求在檔案系統(tǒng)錄入檔案要素、統(tǒng)一裝訂后于本年2月底前移交至局檔案室，未按要求移交，相關(guān)責(zé)任人每人績(jī)效考核扣0.5分。
2.3.5、賬簿移交時(shí)間要求
上年賬簿在每年3月15日前移交至中心檔案室；上上年會(huì)計(jì)賬簿、報(bào)表、工資冊(cè)在每年3月15日前移交至局檔案室，所有歸屬于本部的檔案由本部會(huì)計(jì)負(fù)責(zé)移交，各業(yè)務(wù)單位檔案由各所轄會(huì)計(jì)負(fù)責(zé)移交，未按要求移交，相關(guān)責(zé)任人每人績(jī)效考核扣0.5分。
2.3.6、會(huì)計(jì)檔案管理類績(jī)效考核，每月扣分至2分封頂
2.4、相關(guān)獎(jiǎng)勵(lì)要求及考核說(shuō)明
2.4.1、特殊獎(jiǎng)勵(lì)說(shuō)明。因工作需要長(zhǎng)期代班工作者，績(jī)效考核加1分；凡獲得省公司和省市有關(guān)部門或全局性表彰者，當(dāng)月績(jī)效考核加1分；在省級(jí)刊物上發(fā)表專業(yè)性論文，當(dāng)月績(jī)效考核加0.5分。
2.4.2、考核說(shuō)明。按局績(jī)效管理辦法總分為100分要求，績(jī)效考核的基準(zhǔn)分為95分，考核權(quán)重為5分，上述考核最高考核不超過(guò)5分，最高獎(jiǎng)勵(lì)不超過(guò)5分。考核結(jié)果每月公布，有異議可進(jìn)行申訴、討論。
3、《財(cái)務(wù)績(jī)效考核管理辦法》的管理流程（以某月為例）
3.1、每月5號(hào)12點(diǎn)前人力資源專責(zé)收集績(jī)效考核評(píng)價(jià)表及各指標(biāo)明細(xì)數(shù)據(jù)。
3.2、每月5號(hào)下班前人力資源專責(zé)匯總績(jī)效考核評(píng)價(jià)表及各指標(biāo)明細(xì)數(shù)據(jù)，并報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。每月6號(hào)下班前相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)反饋意見(jiàn)，提出對(duì)應(yīng)指標(biāo)建議。
3.3、每月7號(hào)8點(diǎn)人力資源專責(zé)將績(jī)效考核評(píng)價(jià)表及各指標(biāo)明細(xì)數(shù)據(jù)發(fā)給各位同志。（等待48小時(shí)績(jī)效考核申訴時(shí)間。）
3.4、如果反饋有異議，各位同志以書(shū)面問(wèn)題與考核方進(jìn)行指標(biāo)明細(xì)數(shù)據(jù)核對(duì)、申述，考核方在48小時(shí)內(nèi)反饋申述方意見(jiàn)，并重新報(bào)送績(jī)效考核評(píng)價(jià)表及各指標(biāo)明細(xì)數(shù)據(jù)；如果反饋無(wú)異議，每月10號(hào)上午9點(diǎn)前匯總績(jī)效考核評(píng)價(jià)表及各指標(biāo)明細(xì)數(shù)據(jù)。
3.5、每月10號(hào)上午10點(diǎn)召開(kāi)績(jī)效管理會(huì)議，對(duì)疑難問(wèn)題進(jìn)行說(shuō)明、評(píng)價(jià)。六每月11號(hào)上午公布績(jī)效管理會(huì)議評(píng)價(jià)數(shù)據(jù)及基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。
一是健全檔案管理制度。按照《企業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)》的要求，依據(jù)《檔案法》有關(guān)規(guī)定，切合單位實(shí)際，建立健全檔案工作規(guī)章制度，對(duì)歸檔范圍、保管期限，保密文件收發(fā)、存檔、銷毀等環(huán)節(jié)、程序作出明確規(guī)定，并在實(shí)際工作中不斷完善，不斷強(qiáng)化檔案的形成、收集、整理過(guò)程管理。嚴(yán)格落實(shí)制度規(guī)定，確保檔案安全。堅(jiān)持制度上墻、措施落地，保證檔案管理沿著制度化、規(guī)范化的軌道行進(jìn)。二是完善溝通協(xié)調(diào)機(jī)制。加強(qiáng)與領(lǐng)導(dǎo)溝通，促使領(lǐng)導(dǎo)強(qiáng)化檔案意識(shí)，將檔案管理工作列入企業(yè)重要議事日程，做到年初有部署，年底有總結(jié)，平時(shí)有檢查指導(dǎo)，并接受上級(jí)和地方檔案管理部門的領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)。加強(qiáng)與工程管理員、技術(shù)員溝通，要求及時(shí)收集歸檔工程項(xiàng)目資料。加強(qiáng)與部門檔案員溝通，促使業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)有機(jī)銜接，做到勤收集、勤整理、勤檢查核實(shí)，把好收集整理基礎(chǔ)關(guān)。三是建立績(jī)效考核機(jī)制。將檔案工作納入企業(yè)績(jī)效考核，與獎(jiǎng)罰掛鉤，科學(xué)制定檔案工作績(jī)效考核辦法，細(xì)化考核指標(biāo)，嚴(yán)格按照考核辦法對(duì)各部門進(jìn)行考核，加大檔案工作的督導(dǎo)落實(shí)力度，充分發(fā)揮績(jī)效考核對(duì)檔案工作的管理、激勵(lì)、導(dǎo)向、監(jiān)控、約束作用，有效提高檔案資料的完整程度和管理水平。建立健全一系列檔案工作機(jī)制，確保檔案工作統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一制度，統(tǒng)一規(guī)劃計(jì)劃，統(tǒng)一檢查指導(dǎo)和統(tǒng)一培訓(xùn)交流。
二、 以信息化建設(shè)為動(dòng)力，推進(jìn)企業(yè)檔案管理體系改革
一是加強(qiáng)信息化硬件建設(shè)。充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)檢索速度快、運(yùn)算精確度高、存儲(chǔ)信息量大等優(yōu)勢(shì)，優(yōu)質(zhì)配備檔案管理計(jì)算機(jī)，提高企業(yè)檔案室計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用程度。建立并完善企業(yè)單位局域網(wǎng)，借助局域網(wǎng)開(kāi)發(fā)網(wǎng)上檔案業(yè)務(wù)，實(shí)行檔案工作網(wǎng)絡(luò)化，加強(qiáng)檔案的利用，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，逐步提升檔案信息化水平。二是加強(qiáng)信息化資源建設(shè)。對(duì)紙質(zhì)檔案資料進(jìn)行收集、篩選、加工，利用計(jì)算機(jī)、掃描儀等數(shù)碼技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行無(wú)紙化錄入、保存，轉(zhuǎn)化電子信息形式，便于檢索利用、科學(xué)管理。加強(qiáng)電子檔案資料的歸檔工作，完善檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，進(jìn)一步開(kāi)發(fā)標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理系統(tǒng)，提高檔案管理工作效率。三是加強(qiáng)信息化管理措施。制定檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)，推廣檔案管理應(yīng)用軟件，加強(qiáng)電子文件和電子檔案的管理，做好電子文件、電子檔案的積累、保管、利用，確保電子文件、電子檔案的齊全、完整、有效，建立、規(guī)范局域網(wǎng)，完善企業(yè)檔案信息網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案數(shù)字化、資源共享化、服務(wù)對(duì)象與需求擴(kuò)大化。
三、 以規(guī)范化管理為準(zhǔn)繩，推進(jìn)企業(yè)檔案管理效能增強(qiáng)
一是強(qiáng)化隊(duì)伍管理。設(shè)立專職檔案員和兼職檔案員，明確檔案管理負(fù)責(zé)人以及專、兼職檔案員的崗位職責(zé)，建立以主管領(lǐng)導(dǎo)掛帥、辦公室全程參與、檔案室具體負(fù)責(zé)、部門協(xié)調(diào)聯(lián)動(dòng)的四級(jí)檔案管理網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)檔案管理網(wǎng)絡(luò)全覆蓋。積極參加檔案管理專業(yè)培訓(xùn)，交流學(xué)習(xí)先進(jìn)管理經(jīng)驗(yàn)，增強(qiáng)檔案管理責(zé)任意識(shí)，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)水平，促使檔案管理工作規(guī)范化。注重信息化隊(duì)伍建設(shè)，加強(qiáng)電子檔案管理的培訓(xùn)，培養(yǎng)檔案、信息處理復(fù)合型人才，熟練掌握、靈活運(yùn)用電子檔案管理技能。將檔案管理納入綜合績(jī)效考核范圍，實(shí)行檔案工作成效與檔案人員工資掛鉤，有效提升檔案工作管理水平。二是強(qiáng)化硬件管理。硬件設(shè)備管理是檔案管理的基礎(chǔ)，也是保證檔案管理質(zhì)量的關(guān)鍵。專設(shè)檔案保管室，配備空調(diào)，去濕機(jī)、消防器等必備硬件，加強(qiáng)庫(kù)房“十防”，配齊電腦、打印機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代化辦公設(shè)施，維護(hù)檔案信息化管理系統(tǒng)，做到庫(kù)存檔案與系統(tǒng)內(nèi)電子條目檔案一一對(duì)應(yīng)。三是強(qiáng)化流動(dòng)管理。檔案管理是一個(gè)流動(dòng)性的管理過(guò)程。重點(diǎn)突出嚴(yán)格性、規(guī)范性、時(shí)限性，做好檔案資料歸檔、檔案資料借閱，即“進(jìn)出口”雙向流動(dòng)環(huán)節(jié)。充分發(fā)揮績(jī)效考核對(duì)檔案管理的約束、監(jiān)督、利用和保護(hù)的作用，加強(qiáng)管理人員和閱檔人員的雙方管理，保障檔案工作的順利開(kāi)展。做到檔案材料管理關(guān)口前移，抓好歸檔前檔案材料檢查工作，確保按規(guī)定、按要求收集整檔。嚴(yán)格執(zhí)行檔案資料限時(shí)借閱制，不按期歸還檔案資料者，及時(shí)下發(fā)催還通知單，務(wù)必在規(guī)定期限內(nèi)強(qiáng)行收回，確保檔案資料完好再利用。
一、實(shí)施個(gè)人績(jī)效檔案管理必要性
在以往的管理實(shí)踐中,對(duì)員工的考核評(píng)價(jià)更多地依停留在傳統(tǒng)的人事管理的人事考核階段:在考核指標(biāo)上,使用的往往是德、能、勤、績(jī)考核要素;在考核指標(biāo)的衡量上,只界定了考核要素和考核標(biāo)準(zhǔn),沒(méi)有量化的績(jī)效目標(biāo)和量化的績(jī)效衡量指標(biāo),因而更多地需要主管的判斷;在考核指標(biāo)的設(shè)計(jì)上,對(duì)崗位指標(biāo)的界定,沒(méi)有與組織的戰(zhàn)略與目標(biāo)有機(jī)結(jié)合起來(lái),崗位考核不支持組織目標(biāo);在考核體制上,把主管對(duì)下屬的考核與下級(jí)對(duì)上級(jí)的考核結(jié)合起來(lái);在考核方式上,考核具體工作量多于考核工作過(guò)程,定性考核多于定量考核,憑印象成份居多,內(nèi)容不具體、不客觀,在一定程度上存在“吃大鍋飯”、“出工不出力”的現(xiàn)象。它造成的必然結(jié)果就是考核過(guò)程流于形式,不能成為員工考核管理中有效的激勵(lì)和約束手段。
建立對(duì)員工科學(xué)的價(jià)值評(píng)價(jià)體系,成為目前石油企業(yè)人力資源管理需要的迫切解決的課題。經(jīng)過(guò)探索,孤東采油二礦不斷完善對(duì)員工個(gè)人績(jī)效考核管理辦法,通過(guò)建立個(gè)人永久性績(jī)效檔案,把日常工作和表現(xiàn)納入考核內(nèi)容,使原來(lái)每月一次的考核變?yōu)殡S時(shí)考核,注重對(duì)日常工作過(guò)程的考核,實(shí)行每日記檔,使企業(yè)員工保持持久的危急感和工作動(dòng)力。
二、實(shí)施個(gè)人績(jī)效檔案管理的基本框架
個(gè)人績(jī)效檔案管理法運(yùn)用目標(biāo)管理法把員工個(gè)人崗位績(jī)效考核內(nèi)容進(jìn)行細(xì)化量化,根據(jù)每個(gè)員工在完成生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)總目標(biāo)中所應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任,內(nèi)容分為原油產(chǎn)量、成本控制、崗位職能、日常表現(xiàn)等四部分,以百分制的形式進(jìn)行打分,實(shí)行積累式考核,結(jié)果作為每名員工的日?？?jī)效,并為工資獎(jiǎng)金、評(píng)先樹(shù)優(yōu)、崗位競(jìng)爭(zhēng)以及晉級(jí)晉升提供可靠依據(jù)。
在考核的層次上,該礦實(shí)行逐級(jí)考核的原則,把員工分干部和工人兩個(gè)層面進(jìn)行考核。在干部考核方面,分為機(jī)關(guān)干部和基層干部?jī)蓚€(gè)考核層,在工人考核方面,分班站長(zhǎng)和一般工人兩個(gè)考核層。同時(shí),在橫向上把全礦基層干部分為指導(dǎo)員、隊(duì)長(zhǎng)、副隊(duì)長(zhǎng)、地質(zhì)技術(shù)員、工程技術(shù)員五個(gè)類別,工人分為管井工、資料員、維修工、后勤服務(wù)人員等四個(gè)工種,考核的頻率為每月考核一次,根據(jù)考核結(jié)果,全礦同系統(tǒng)進(jìn)行排隊(duì),并以此作為對(duì)員工月度績(jī)效獎(jiǎng)金和年度工作總體評(píng)價(jià)的主要依據(jù)。
在考核內(nèi)容上,就是把員工的勞動(dòng)技能、工作質(zhì)量、行為規(guī)范以統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)尺度進(jìn)行量化表現(xiàn)。該礦根據(jù)采油礦生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)任務(wù)總目標(biāo)和員工個(gè)人崗位職責(zé),將全礦原油產(chǎn)量、成本指標(biāo)、思想政治工作指標(biāo)進(jìn)行層層分解,對(duì)全礦員工分級(jí)確定工作目標(biāo),并按照本人崗位職責(zé)及所承擔(dān)的相關(guān)責(zé)任,細(xì)分考核標(biāo)準(zhǔn),確定考核分值。同時(shí),根據(jù)不同崗位及責(zé)任大小,分值基數(shù)不同,考核項(xiàng)目側(cè)重點(diǎn)不同,考核周期也不同,既保證目標(biāo)統(tǒng)一,又體現(xiàn)崗位特點(diǎn),真正體現(xiàn)出個(gè)人的綜合素質(zhì)和工作績(jī)效。
在考核兌現(xiàn)上,該礦給每人建立了《員工個(gè)人績(jī)效檔案卡》,較為詳細(xì)地記錄員工個(gè)人工作績(jī)效,主要內(nèi)容包括個(gè)人基本情況、崗位職責(zé)、月度考核記錄、年度綜合考評(píng)及考核情況、年度鑒定和獎(jiǎng)懲情況。采油礦人力資源部門每進(jìn)行綜合評(píng)價(jià)和績(jī)效分析,填寫(xiě)員工考核鑒定,作為階段考評(píng)的主要依據(jù)。
三、個(gè)人績(jī)效檔案管理運(yùn)作注意事項(xiàng)
由于個(gè)人績(jī)效檔案管理類別較多,情況各異,內(nèi)容復(fù)雜,涉及考核的方方面面,其中既有共性的又有個(gè)性的,既有常規(guī)的又有應(yīng)急的,在眾多的矛盾當(dāng)中,該礦抓住主要矛盾,堅(jiān)持處理好三個(gè)關(guān)系,做到“四個(gè)掛鉤”,確保了績(jī)效檔案管理的順利實(shí)施。
1、堅(jiān)持處理好四個(gè)關(guān)系。一是處理好常規(guī)工作和應(yīng)急工作的關(guān)系。對(duì)常規(guī)工作,該礦按照正常的考核辦法進(jìn)行管理,對(duì)諸如抗洪、搶險(xiǎn)、突擊會(huì)戰(zhàn)等應(yīng)急工作,根據(jù)工作的性質(zhì)、應(yīng)擔(dān)負(fù)的責(zé)任、效果,確定相應(yīng)的分
轉(zhuǎn)貼于
值,在原有總分上進(jìn)行相應(yīng)地加減,納入到整體考核中去。二是處理好考核的定性與定量的關(guān)系。他們結(jié)合實(shí)際情況,對(duì)不易量化的指標(biāo),該礦盡可能地轉(zhuǎn)化為可量化的指標(biāo),增強(qiáng)考核的客觀性。如機(jī)關(guān)服務(wù)態(tài)度、行為規(guī)范、勞動(dòng)紀(jì)律等指標(biāo),該礦采取測(cè)評(píng)的形式,以定量的方式體現(xiàn)出來(lái)。三是處理好橫向?qū)Ρ扰c縱向?qū)Ρ鹊年P(guān)系。為了體現(xiàn)不同隊(duì)別、不同工種人員的差距,增強(qiáng)可比性,該礦一方面采取同系統(tǒng)、同工種對(duì)比排隊(duì)的辦法,實(shí)行末位淘汰。四是處理好機(jī)關(guān)與基層的關(guān)系。該礦把機(jī)關(guān)作為一個(gè)四級(jí)單位,納入到全礦整體考核之中,每月由礦績(jī)效考核委員會(huì)組織有關(guān)組室,在對(duì)基層隊(duì)進(jìn)行考核的同時(shí),對(duì)機(jī)關(guān)支部進(jìn)行考核。機(jī)關(guān)直屬考核各組室,組室考核到個(gè)人。在考核內(nèi)容上,該礦抓住硬性考核和軟性考核兩個(gè)方面,通過(guò)細(xì)化標(biāo)準(zhǔn),完善體系,明確層次,實(shí)現(xiàn)了考核工作的正常運(yùn)行。
2、堅(jiān)持做到“四個(gè)掛鉤”。一是與干部選拔任用、工人“三崗制”動(dòng)態(tài)管理掛鉤。年度績(jī)效分?jǐn)?shù)列后三位的,實(shí)行末位淘汰,空余崗位在全礦范圍內(nèi)公開(kāi)招聘。對(duì)工人考核:每月考評(píng)成績(jī)記入本人檔案,作為“三崗制”動(dòng)態(tài)管理的主要依據(jù),工人計(jì)獎(jiǎng)多少、名次排定位置,一目了然。二是與浮動(dòng)工資和績(jī)效獎(jiǎng)金發(fā)放掛鉤。該礦規(guī)定,干部浮動(dòng)工資與獎(jiǎng)金發(fā)放由采油礦統(tǒng)一掌握,機(jī)關(guān)拿全礦三線平均獎(jiǎng),由機(jī)關(guān)考核分配到組室,組室根據(jù)個(gè)人績(jī)效考核情況分配到個(gè)人。對(duì)員工獎(jiǎng)金發(fā)放,該礦主要實(shí)行三次分配,采油礦根據(jù)基層隊(duì)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)指標(biāo)完成情況進(jìn)行切塊分配,基層隊(duì)再根據(jù)班組生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)指標(biāo)完成情況切塊到班組,員工根據(jù)個(gè)人績(jī)效分?jǐn)?shù)在班組內(nèi)進(jìn)行再分配。三是與個(gè)人技術(shù)職務(wù)、技術(shù)等級(jí)晉級(jí)晉升掛鉤。對(duì)干部年度綜合考評(píng)為優(yōu)秀的,優(yōu)先推薦參加專業(yè)技術(shù)職務(wù)晉升,優(yōu)先推薦參加專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)或?qū)W歷教育。對(duì)工人年度綜合考評(píng)為優(yōu)秀的,優(yōu)先推薦參加技術(shù)培訓(xùn)。四是與評(píng)先樹(shù)優(yōu)掛鉤。該礦把年度績(jī)效考評(píng)作為評(píng)先樹(shù)優(yōu)的主要依據(jù)。考評(píng)優(yōu)秀的,有資格參加評(píng)選,評(píng)先樹(shù)優(yōu)工作由“評(píng)時(shí)爭(zhēng)”變?yōu)榱?ldquo;平時(shí)爭(zhēng)”,激發(fā)了員工立足崗位做貢獻(xiàn)的積極性。
四、實(shí)施個(gè)人績(jī)效考核的預(yù)期效果
實(shí)施績(jī)效檔案管理以來(lái),不僅體現(xiàn)了企業(yè)對(duì)企業(yè)員工的他律要求,而且有效的解決了企業(yè)員工自律的內(nèi)在動(dòng)力,使組織目標(biāo)與個(gè)人目標(biāo)達(dá)到了有機(jī)統(tǒng)一。迫使每名員工要不斷的審視自我、認(rèn)識(shí)自我、評(píng)價(jià)自我,進(jìn)而煥發(fā)了員工的精神風(fēng)貌,促進(jìn)了采油礦各項(xiàng)管理水平的提高。
一是建立科學(xué)客觀合理的績(jī)效管理機(jī)制。實(shí)施績(jī)效檔案管理,從根本上改變過(guò)去那種不全面、不規(guī)范、不科學(xué)的考核辦法,建立起員工個(gè)人跟蹤考核、科學(xué)評(píng)價(jià)機(jī)制,為員工進(jìn)行一系列的獎(jiǎng)懲提供了可行依據(jù)。
（一）檔案管理觀念落后
在檔案管理工作中，很多人都將其簡(jiǎn)單視為檔案的抄錄保管，作為一項(xiàng)事務(wù)性工作進(jìn)行管理，沒(méi)有深入理解檔案管理的國(guó)家財(cái)富作用，忽視了檔案管理對(duì)社會(huì)的間接經(jīng)濟(jì)效益。部分檔案管理部門檔案管理理念僅僅是不丟失文件、不泄露資料，做好檔案保管工作就是完成對(duì)檔案的管理；面對(duì)相關(guān)檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和檢查時(shí)，只需要保證檔案管理設(shè)備設(shè)施達(dá)到要求，這些檔案管理中存在的管理觀念弊端都是影響檔案管理工作發(fā)展的思想原因。
（二）檔案管理制度不健全
長(zhǎng)期以來(lái)，我國(guó)的檔案管理工作都缺乏嚴(yán)肅細(xì)致的檔案管理制度，容易在檔案管理工作中出現(xiàn)各種工作紕漏，也導(dǎo)致檔案管理工作效率低下。首先是檔案管理工作任務(wù)分配的不明確，在很多基層檔案管理部門中，甚至出現(xiàn)一人兼職多項(xiàng)工作的現(xiàn)象，又或者是檔案管理部門閑職多、人員冗雜；其次是績(jī)效考核的不完善，在檔案管理工作中，很多管理工作都只是形式上的“管理”，由于缺乏必要的考核機(jī)制，造成檔案管理人員責(zé)任意識(shí)不強(qiáng)烈，出現(xiàn)檔案管理工作的表面化和形式化[2]。這些原因都導(dǎo)致檔案管理質(zhì)量偏低，無(wú)法有效發(fā)揮檔案的社會(huì)作用。
（三）檔案管理手段陳舊
在檔案管理工作上，部分檔案管理部門都沒(méi)有對(duì)管理人員進(jìn)行專業(yè)化的入職培訓(xùn)，檔案管理手段也是一味的沿用傳統(tǒng)管理手段，陳舊落后的機(jī)械管理手段使得管理人員對(duì)檔案管理工作產(chǎn)生枯燥乏味感，不利于檔案管理的質(zhì)量提升。另一方面，檔案管理設(shè)備落后，達(dá)不到新時(shí)期現(xiàn)代化檔案管理要求，沒(méi)有充分發(fā)揮信息技術(shù)在檔案管理工作中的有利作用，自然無(wú)法激發(fā)檔案管理人員的工作激情。
二、新時(shí)期下提升檔案管理工作質(zhì)量的措施探討
（一）轉(zhuǎn)變檔案管理觀念，提高檔案管理意識(shí)
有效提升檔案管理工作質(zhì)量，首要任務(wù)就是改變現(xiàn)有檔案管理觀念，端正檔案管理人員對(duì)檔案管理的工作態(tài)度。首先需要檔案管理部門領(lǐng)導(dǎo)自身轉(zhuǎn)變檔案管理觀念，重視檔案管理工作，加大對(duì)檔案管理工作的監(jiān)督和檢查力度，促使工作人員改變檔案管理工作態(tài)度，增強(qiáng)自身的責(zé)任意識(shí)，將檔案管理工作當(dāng)做成一項(xiàng)社會(huì)事業(yè)認(rèn)真落實(shí)。然后對(duì)檔案管理工作人員進(jìn)行必要的思想教育，讓其從思想意識(shí)上認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，增進(jìn)檔案管理意識(shí)，全身心的投入到檔案管理這項(xiàng)社會(huì)事業(yè)當(dāng)中。
（二）建立健全檔案管理制度
建立完善的社會(huì)檔案管理系統(tǒng)，并輔之以制度保證其順利實(shí)施。檔案管理制度應(yīng)該符合新時(shí)期管理要求，與時(shí)俱進(jìn)進(jìn)行管理制度的改革創(chuàng)新，避免出現(xiàn)檔案管理制度與管理內(nèi)容的不相符合。第一：明確檔案管理工作任務(wù)的劃分。做好檔案管理工作職責(zé)劃分，合理分配檔案管理任務(wù)，在具體的檔案工作管理中確保做到“各司其職”，確保檔案管理系統(tǒng)“不養(yǎng)閑人、不設(shè)閑差”，完善社會(huì)檔案管理系統(tǒng)。第二：嚴(yán)格績(jī)效考核機(jī)制的執(zhí)行。對(duì)檔案管理人員實(shí)施績(jī)效考核制度，讓每個(gè)管理人員認(rèn)識(shí)到自己工作對(duì)整個(gè)檔案管理工作的意義和影響，將績(jī)效考核作為一項(xiàng)重要考核標(biāo)準(zhǔn)納入到管理薪酬標(biāo)準(zhǔn)當(dāng)中。一方面鼓勵(lì)工作人員對(duì)檔案管理工作的突出成績(jī)，肯定優(yōu)秀員工的工作業(yè)績(jī)，給予一定的物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)；另一方面，對(duì)玩忽職守、無(wú)法完成本職工作的工作人員進(jìn)行思想教育，對(duì)給檔案管理單位帶來(lái)不影響的工作人員進(jìn)行懲罰或者辭退。只有認(rèn)真落實(shí)并嚴(yán)格執(zhí)行這一制度，才能確保檔案管理工作的高效有序。
（三）提高檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)
在轉(zhuǎn)變思想后，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行必要的專業(yè)培訓(xùn)，實(shí)現(xiàn)檔案管理人才的高素質(zhì)。在新時(shí)期下，檔案管理工作不僅是做好檔案的保管，還需要通過(guò)各項(xiàng)檔案的管理做好社會(huì)檔案信息化建設(shè)工作，這就需要檔案管理人才要具備相應(yīng)的職業(yè)能力，并合理運(yùn)用到工作中。為此，檔案管理部門應(yīng)帶定期的組織工作人員學(xué)習(xí)檔案管理知識(shí)，并培訓(xùn)期信息化檔案管理的基本技能，鼓勵(lì)工作人員自我發(fā)展、不斷進(jìn)步，讓檔案管理工作在人才的推動(dòng)下實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理，提升新時(shí)期檔案管理工作質(zhì)量。
（四）檔案管理的信息化建設(shè)
現(xiàn)代企業(yè)檔案管理績(jī)效考核經(jīng)濟(jì)體制的改革、企業(yè)現(xiàn)代化制度的建立、網(wǎng)絡(luò)信息化的發(fā)展，促使了我們新社會(huì)的全面發(fā)展，在這個(gè)新的環(huán)境中，我們的檔案工作也需要跟上步伐，要突出它的重要程度。從公司建立檔案科至今，我們的檔案管理工作從原始正在逐步邁向現(xiàn)代化，我認(rèn)為現(xiàn)代化檔案管理應(yīng)具備以下幾點(diǎn)：
一、與企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)同步進(jìn)行，是現(xiàn)代化企業(yè)檔案管理的基礎(chǔ)性工作文件是企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)的伴生物。一方面，企業(yè)成立以來(lái)，按社會(huì)需求和自身目標(biāo)，制定各項(xiàng)決策并付諸實(shí)施，科學(xué)管理企業(yè)，要求企業(yè)從決策到落實(shí)的各項(xiàng)過(guò)程，必須按照一定的程序和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，這些程序和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了各個(gè)工作階段相應(yīng)完成文件。另一方面，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的社會(huì)是契約社會(huì)，要求企業(yè)每一步行動(dòng)都要留有原始記錄，以便將來(lái)有所依據(jù)和參考。所以企業(yè)運(yùn)動(dòng)發(fā)展的過(guò)程即文件的形成過(guò)程。
企業(yè)文件的形成與企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)同步進(jìn)行，根據(jù)這一特點(diǎn)，企業(yè)文件檔案工作者總結(jié)出很多有效的工作方法，如針對(duì)科技文件的形成與企業(yè)科技、生產(chǎn)活動(dòng)同步進(jìn)行的特點(diǎn)，實(shí)行“四同步”的管理措施，其總結(jié)為“企業(yè)在下達(dá)生產(chǎn)計(jì)劃時(shí)，需要提出文件的形成、積累、整理、歸檔的要求；檢查生產(chǎn)進(jìn)度情況時(shí)，需要與查看文件的形成、積累情況同時(shí)進(jìn)行；驗(yàn)收最終成果時(shí)，需要檢查文件完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，能否達(dá)到歸檔的要求；工程移交時(shí)，需要將整理好的案卷一并移交給建設(shè)單位的檔案部門，并雙方辦理移交手續(xù)?！?/p>
在文件的形成全過(guò)程中，把好文件的質(zhì)量關(guān)，保證企業(yè)檔案的完全完整。
二、將部分檔案管理納入合同管理，是現(xiàn)代化企業(yè)檔案管理工作的亮點(diǎn)。在經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的今天，雙方簽訂合同相互約束，是至關(guān)重要的。就建設(shè)項(xiàng)目工程來(lái)說(shuō)，合同是約束勘察、設(shè)計(jì)、施工和監(jiān)理單位與建設(shè)單位的法律依據(jù)和紐帶，有了合同，相互就有了法律保障。在勘察、設(shè)計(jì)合同內(nèi)容中，提出了需要給建設(shè)方檔案部門移交工程的基礎(chǔ)性資料；施工承包方合同中，提出了需要給建設(shè)方檔案部門移交工程施工過(guò)程中，產(chǎn)生的過(guò)程性資料及每個(gè)工序的驗(yàn)收資料。并且有施工過(guò)程中文件的質(zhì)量要求、移交的套數(shù)及其驗(yàn)收時(shí)的有關(guān)規(guī)定，甚至有紙質(zhì)版和電子版的要求。但在實(shí)際工作中，往往造成建設(shè)單位檔案部門需花很長(zhǎng)時(shí)間催收各方資料，給其檔案部門的工作造成相當(dāng)大的被動(dòng)。因此，各建設(shè)項(xiàng)目應(yīng)將此項(xiàng)管理工作納入到合同管理之中，在合同中列入相應(yīng)的條款，約定移交的日期和份數(shù)，使檔案人員要有一定的主動(dòng)權(quán)，否則，工程一旦交工，資料不齊全、不完整、文件不符合檔案的要求，檔案人員也束手無(wú)策。
三、建立完善的檔案管理體系，是檔案管理工作的一個(gè)基礎(chǔ)性工作。首先，應(yīng)將企業(yè)文件資料的形成、積累、整理、統(tǒng)計(jì)、利用工作，納入到單位的科研、生產(chǎn)、基礎(chǔ)建設(shè)、改建、擴(kuò)建等相關(guān)部門的工作計(jì)劃之中；其次是納入到有關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)人的工作議程中；再次，將此項(xiàng)工作落實(shí)到科室及相關(guān)人員，這樣，提高了相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及人員對(duì)檔案的意識(shí)。通過(guò)這種目標(biāo)化和責(zé)任考核制，可以實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、制度化的目標(biāo)。將檔案工作納入到各個(gè)工作流程中，可以起到相互監(jiān)督與聯(lián)系的作用。例如，我公司采購(gòu)部門為生產(chǎn)二級(jí)部門購(gòu)買了一臺(tái)設(shè)備，當(dāng)設(shè)備運(yùn)送到現(xiàn)場(chǎng)，采購(gòu)部門應(yīng)以書(shū)面形式通知設(shè)備管理部門、檔案管理人員、生產(chǎn)使用單位技術(shù)人員，一同進(jìn)行設(shè)備開(kāi)箱驗(yàn)收，驗(yàn)收完，參與單位要在驗(yàn)收單上簽字確認(rèn)，并由設(shè)備管理部門負(fù)責(zé)收集合格證、說(shuō)明書(shū)、質(zhì)保書(shū)、設(shè)備的隨機(jī)文件等，在設(shè)備安裝調(diào)試一個(gè)月無(wú)任何問(wèn)題時(shí)，設(shè)備管理部門應(yīng)將設(shè)備驗(yàn)收時(shí)收集的文件材料及驗(yàn)收單向檔案部門移交，若文件不齊全，無(wú)法與檔案部門人員辦理交接手續(xù)。通過(guò)這種方式，對(duì)檔案收集的完整性奠定了一定的基礎(chǔ)?？傊n案工作體系，降低了檔案工作人員的被動(dòng)性，同時(shí)提高了檔案工作的工作效率。
在為超市開(kāi)發(fā)人事管理信息系統(tǒng)的過(guò)程中發(fā)現(xiàn)，超市的人事管理同普通企業(yè)的人事管理有很大的不同，最大的不同點(diǎn)在于超市的促銷員管理。超市的促銷員具有隊(duì)伍龐大、流動(dòng)性大、合同周期短等特點(diǎn)，這些原因?yàn)榇黉N員的管理帶來(lái)了很大的困難，對(duì)于這些問(wèn)題，可以通過(guò)開(kāi)發(fā)一套信息系統(tǒng)來(lái)解決，利用專門的數(shù)據(jù)庫(kù)和人事管理軟件對(duì)促銷員進(jìn)行科學(xué)、統(tǒng)一的管理，可以大大簡(jiǎn)化人事部的人工勞動(dòng)。
一、需求分析
（一）促銷員人事管理分析。根據(jù)對(duì)超市促銷員管理情況的實(shí)際調(diào)查，超市人力資源管理中最為繁瑣的一部分就是對(duì)于促銷員的管理。促銷員與普通員工有很多不同點(diǎn)。首先超市促銷員工作流動(dòng)性強(qiáng)，由于不同產(chǎn)品企業(yè)的營(yíng)銷策略不同，不同的時(shí)期進(jìn)駐超市的促銷員數(shù)量、工作任務(wù)以及薪酬都是不同的，大量的人事信息處于不斷變化之中，給人事的管理帶來(lái)了極大的不便。其次就是促銷員上崗和離職頻繁，因?yàn)槌械拇黉N經(jīng)常會(huì)集中在節(jié)日前后，促銷人員也就是集中到超市人事部報(bào)到或者在完成任務(wù)之后注銷。最后，促銷員的勞動(dòng)合同帶有復(fù)雜性，因?yàn)榇黉N員的勞動(dòng)合同期通常比較短，而有的促銷員還需要多次續(xù)約，使得勞動(dòng)合同的簽訂以及保險(xiǎn)和福利的發(fā)放很難管理。
（二）系統(tǒng)需求分析。為了解決促銷員人事管理中的問(wèn)題開(kāi)發(fā)的面向促銷員的人事管理系統(tǒng)，需要解決以下四個(gè)問(wèn)題：
首先，系統(tǒng)應(yīng)該能夠解決促銷員到超市報(bào)到注冊(cè)時(shí)遇到的問(wèn)題。
其次，是解決促銷員的基本信息錄入問(wèn)題。促銷員報(bào)到時(shí)就需要多次手工填寫(xiě)基本信息表，再交給各個(gè)相關(guān)部門，最后還是需要由人事部門將信息輸入數(shù)據(jù)庫(kù)，這種信息的輸入過(guò)程十分繁瑣，所以必須解決該問(wèn)題。
再次，應(yīng)解決促銷員的勞動(dòng)合同及相關(guān)問(wèn)題。促銷員的勞動(dòng)合同較短，在較短的周期后就需要續(xù)約，又因?yàn)榇黉N員的人數(shù)較多，且合同到期的時(shí)間不一致，使得人力資源部門在管理促銷員的勞動(dòng)合同時(shí)遇到了很大的困難。需要系統(tǒng)提供合同到期提醒功能，提醒促銷員和人力資源管理部門及時(shí)完成續(xù)簽或解除勞動(dòng)合同。與勞動(dòng)合同問(wèn)題類似的問(wèn)題還有薪酬、保險(xiǎn)和福利發(fā)放等問(wèn)題。
最后，促銷員的績(jī)效考核問(wèn)題。由于促銷員的績(jī)效考核有著自身的特點(diǎn)，而且人員流動(dòng)性大要求對(duì)于促銷員的績(jī)效考核更具有時(shí)效性。因此面向促銷員的信息系統(tǒng)就需要采用促銷員特定的績(jī)效考核方法以及更加頻繁和及時(shí)的考評(píng)作業(yè)。
二、系統(tǒng)設(shè)計(jì)原則
（一）系統(tǒng)設(shè)計(jì)針對(duì)服務(wù)對(duì)象。該系統(tǒng)專門為促銷員以及促銷員的管理者而設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)。對(duì)于促銷員，系統(tǒng)可以提供促銷員進(jìn)入超市時(shí)所需要的超市基本信息查詢以及促銷員面試錄用基本流程的查詢，方便促銷員到各個(gè)部門進(jìn)行面試并辦理各種手續(xù)。
（二）軟、硬件結(jié)構(gòu)簡(jiǎn)單原則。由于該系統(tǒng)的主要服務(wù)對(duì)象很有針對(duì)性，應(yīng)用的范圍較少，在同一時(shí)間最大訪問(wèn)量不會(huì)超過(guò)20人，因此系統(tǒng)的軟件和硬件結(jié)果都應(yīng)該較為簡(jiǎn)單，既方便系統(tǒng)的維護(hù)，又可以讓系統(tǒng)更加穩(wěn)定和安全地工作，進(jìn)而及時(shí)、可靠地提供服務(wù)。
（三）操作方便、提示清晰原則。此原則主要針對(duì)于促銷員的使用來(lái)講，因?yàn)榇黉N員的流動(dòng)性強(qiáng)，而且公司概況查詢功能也主要為促銷員初次了解超市提供信息服務(wù)，所以大部分使用該系統(tǒng)的人是沒(méi)有使用經(jīng)驗(yàn)的。這就要求該系統(tǒng)在設(shè)計(jì)時(shí)充分考慮到操作的簡(jiǎn)易性，同時(shí)在每一項(xiàng)操作都應(yīng)該配有適當(dāng)?shù)奈淖终f(shuō)明，為操作者提供參考，避免因使用信息系統(tǒng)而帶來(lái)更多的麻煩。
三、系統(tǒng)設(shè)計(jì)
該系統(tǒng)包含公司概況查詢子系統(tǒng)、促銷員檔案管理子系統(tǒng)、績(jī)效考核子系統(tǒng)、薪金管理子系統(tǒng)等五個(gè)子系統(tǒng)
（一）概況查詢子系統(tǒng)。該系統(tǒng)主要為促銷員第一次進(jìn)入超市提供幫助，由于促銷員流動(dòng)性強(qiáng)的特點(diǎn)，該部分十分重要，如果系統(tǒng)能夠?yàn)榇黉N員提供準(zhǔn)確的信息服務(wù)，可以大大減少新促銷員報(bào)到時(shí)人事部門的工作量以及促銷員對(duì)于概況和業(yè)務(wù)流程不熟悉所產(chǎn)生的問(wèn)題。
該子系統(tǒng)的公司概況介紹功能，為促銷員提供最基本的超市信息；公司地圖指示使促銷員能準(zhǔn)確的找到所屬的部門以及人事部門的位置；面試流程介紹功能將面試的流程以及每個(gè)流程設(shè)計(jì)的部門、人員、地點(diǎn)以及要注意的問(wèn)題匯總到系統(tǒng)中，提供給促銷員進(jìn)行查詢。
（二）招聘培訓(xùn)子系統(tǒng)。招聘培訓(xùn)子系統(tǒng)主要的功能就是輔助人事部門進(jìn)行工作，而具體的招聘、面試以及培訓(xùn)活動(dòng)還是由人工完成，信息系統(tǒng)只是提供信息服務(wù)。促銷員參加面試前，將個(gè)人信息填入信息系統(tǒng)，而后面試官進(jìn)行調(diào)用，并將面試結(jié)果輸入到信息系統(tǒng)當(dāng)中匯總。培訓(xùn)工作同招聘工作相似。
（三）檔案管理子系統(tǒng)。檔案管理子系統(tǒng)是提高促銷員人事管理效率的重要一環(huán)。促銷員初次來(lái)到超市，將個(gè)人信息填入信息系統(tǒng)，存入人事部的數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器中。人事部在經(jīng)過(guò)面試后將錄用的員工轉(zhuǎn)為正式的員工檔案，刪除被淘汰的員工，并建立相應(yīng)的合同檔案。之后檔案管理轉(zhuǎn)入日常更新階段，對(duì)于每個(gè)員工的培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲等記錄進(jìn)行存貯，形成完整的電子檔案體系。對(duì)于合同檔案的管理包括合同到期提醒，合同打印等功能。
（四）績(jī)效考核子系統(tǒng)。績(jī)效考核制度可以督促員工的工作效率，提高員工的積極性。該子系統(tǒng)主要分為兩個(gè)部分。一部分是考勤部分，由系統(tǒng)直接在指紋考勤機(jī)的數(shù)據(jù)庫(kù)中調(diào)取，并進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。另以部分是360度績(jī)效反饋考核系統(tǒng)，它可以對(duì)促銷員進(jìn)行全方位的考評(píng)，得出科學(xué)的績(jī)效考核結(jié)果，并將結(jié)果傳遞給薪酬管理子系統(tǒng)。
（五）薪酬管理子系統(tǒng)。向該系統(tǒng)輸入考勤以及績(jī)效考核的數(shù)據(jù)后，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)根據(jù)促銷員的基本情況，按照不同的參數(shù)設(shè)置計(jì)算出促銷員的個(gè)人薪酬，并且將工資報(bào)表傳送給財(cái)務(wù)部。由于促銷員的勞動(dòng)合同變化情況復(fù)雜，在實(shí)際工作中不同的促銷員發(fā)放工資的時(shí)間是不同的，因此該子系統(tǒng)提供了薪酬發(fā)放提醒功能，系統(tǒng)按照勞動(dòng)合同信息計(jì)算出每個(gè)促銷員發(fā)放薪酬的時(shí)間，并在薪酬計(jì)劃發(fā)放的日期前五天、前一天分別提醒，保證促銷員薪酬的及時(shí)發(fā)放。
參考文獻(xiàn)：
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在財(cái)務(wù)管理中，必然是存在一定的問(wèn)題的，但是只要我們抓住重點(diǎn)，并且加以解決，就一定能夠不斷完善財(cái)務(wù)檔案的管理工作。下面我們就其內(nèi)部經(jīng)常出現(xiàn)的問(wèn)題加以闡述，希望能夠?yàn)橄嚓P(guān)的財(cái)務(wù)工作人員提供思路，找出解決財(cái)務(wù)檔案管理問(wèn)題的方法。
1.對(duì)建立財(cái)務(wù)檔案管理的重視程度還有待提高
企業(yè)不僅為國(guó)家創(chuàng)造了巨大的經(jīng)濟(jì)財(cái)富，還為人們提供了更多的工作機(jī)會(huì)，因此，企業(yè)的根本任務(wù)就是創(chuàng)造更大的社會(huì)價(jià)值以及經(jīng)濟(jì)財(cái)富。在這種趨勢(shì)下，要想保證企業(yè)的不斷發(fā)展，就應(yīng)該加強(qiáng)企業(yè)的財(cái)務(wù)檔案管理，財(cái)務(wù)檔案是企業(yè)在發(fā)展過(guò)程中各種活動(dòng)的一種書(shū)面表現(xiàn)形式，是一種依據(jù)，所以我們應(yīng)該重視對(duì)這方面的管理，這樣才能保證企業(yè)在規(guī)范合法的環(huán)境下運(yùn)行，并且在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中占據(jù)優(yōu)勢(shì)，甚至是在激烈的國(guó)際競(jìng)爭(zhēng)中占據(jù)一席之地，為祖國(guó)爭(zhēng)光?？梢?jiàn)財(cái)務(wù)檔案管理的作用是十分重要的，在各種市場(chǎng)活動(dòng)中同樣也離不開(kāi)財(cái)務(wù)檔案管理的指導(dǎo)性作用，如果我們要想充分促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展，就應(yīng)該將這一工作得到充分的重視，只有這樣，我們才能在今后的工作得到順利的發(fā)展。但是當(dāng)前在財(cái)務(wù)檔案管理工作中面臨的首要問(wèn)題就是人們的重視程度不夠，甚至是不能形成有效的機(jī)制對(duì)檔案進(jìn)行管理，在這種情況下，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)如果沒(méi)有形成高度的重視，沒(méi)有用長(zhǎng)遠(yuǎn)的眼觀看待問(wèn)題，那么企業(yè)在內(nèi)部的財(cái)務(wù)管理中就很難得到發(fā)展，進(jìn)而影響到企業(yè)整體發(fā)展水平的提升。
2.對(duì)相關(guān)法律法規(guī)的執(zhí)行不積極
缺乏統(tǒng)一的財(cái)務(wù)管理標(biāo)準(zhǔn)，自從國(guó)家的《檔案法》和《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》頒布實(shí)施以來(lái)，經(jīng)過(guò)多年的摸索實(shí)踐，在財(cái)務(wù)檔案管理上取得了一定的進(jìn)步，但從整體的情況來(lái)看，許多企業(yè)的財(cái)務(wù)工作人員和管理者仍然對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理的認(rèn)識(shí)和相關(guān)流程的實(shí)行自覺(jué)性比較差，導(dǎo)致最后的執(zhí)行步驟不積極不到位。有些企業(yè)對(duì)于財(cái)務(wù)管理工作的認(rèn)識(shí)以為只是銀行業(yè)務(wù)上的轉(zhuǎn)賬、匯款等方式，更有許多的管理者根本就不知道財(cái)務(wù)檔案建設(shè)是我國(guó)相關(guān)法律法規(guī)的硬性要求，嚴(yán)重阻礙了企業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理工作的開(kāi)展。同時(shí)我們還必須清楚的看到，雖然國(guó)家立法部門已經(jīng)為財(cái)務(wù)檔案管理制定了相應(yīng)的法律法規(guī)，但大都是宏觀上的規(guī)定，多流于形式而已。
二、解決當(dāng)前財(cái)務(wù)檔案管理工作問(wèn)題的幾點(diǎn)建議
通過(guò)上文的論述，我們對(duì)企業(yè)的財(cái)務(wù)檔案管理中存在的問(wèn)題有了初步的認(rèn)識(shí)，為了避免在今后的工作中不再出現(xiàn)類似的狀況，我們就要找到行之有效的措施加以解決，將這項(xiàng)工作落到實(shí)處，要想促進(jìn)企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，財(cái)務(wù)檔案管理是其內(nèi)部源源不斷的動(dòng)力。
1.制定統(tǒng)一的財(cái)務(wù)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)
在進(jìn)行財(cái)務(wù)檔案管理的過(guò)程中，一定要遵循相應(yīng)的管理制度，因?yàn)橹贫仁潜ＷC工作正常運(yùn)行的根本，如果我們不能按照制度辦事，就很難對(duì)工作的效果具有統(tǒng)一的評(píng)判標(biāo)準(zhǔn)。無(wú)論是何種工作，相應(yīng)的規(guī)章制度都是起到約束性的作用的，在財(cái)務(wù)檔案管理中也是如此，制定規(guī)范化的、統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)是當(dāng)前財(cái)務(wù)檔案管理中的首要任務(wù)，建立相應(yīng)的制度能夠確保在工作中具有一定的依據(jù)，對(duì)企業(yè)在發(fā)展過(guò)程中的財(cái)務(wù)狀況進(jìn)行歸檔的整理，同時(shí)建立系統(tǒng)性的檔案管理，也方便今后工作中對(duì)相關(guān)檔案的查找，我們還要對(duì)財(cái)務(wù)檔案加以保護(hù)，這樣才能更進(jìn)一步的加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案的管理工作，為企業(yè)的發(fā)展做出貢獻(xiàn)。在進(jìn)行管理的過(guò)程中，還應(yīng)該注意要將每一項(xiàng)開(kāi)支明細(xì)仔細(xì)的進(jìn)行記錄，留有相應(yīng)的備案，以便在日后的工作中進(jìn)行查找。
2.加強(qiáng)管理者重視和財(cái)務(wù)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)
第一，加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案管理制度的執(zhí)行監(jiān)督，一方面針對(duì)教育培訓(xùn)的實(shí)施情況，企業(yè)應(yīng)該要求財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人會(huì)同相關(guān)管理部門對(duì)參與培訓(xùn)的相關(guān)管理人員進(jìn)行嚴(yán)格的考核，考核通過(guò)的人員才能繼續(xù)參與崗位工作，考核不通過(guò)的應(yīng)該給予一定的處罰，并要求繼續(xù)參與學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)期間待崗，待考核通過(guò)以后才能再次上崗工作。另一方面，應(yīng)該在制度中明確監(jiān)督處罰的措施，定期檢查財(cái)務(wù)檔案管理有關(guān)人員的檔案管理工作，包括檔案資料收集、分類、入檔、登記等情況，要求檔案管理人員必須嚴(yán)格按照法律的規(guī)定做好財(cái)務(wù)檔案的立卷、歸檔、保管工作，所有的查閱、復(fù)制、銷毀應(yīng)該嚴(yán)格遵守企業(yè)的財(cái)務(wù)檔案管理規(guī)定。第二，將財(cái)務(wù)檔案管理納入到績(jī)效考核當(dāng)中，企業(yè)在績(jī)效考核當(dāng)中，應(yīng)該將財(cái)務(wù)檔案管理作為績(jī)效考核的重要內(nèi)容，除了對(duì)相關(guān)管理人員的工作作出評(píng)價(jià)和獎(jiǎng)懲之外，將考核的結(jié)果與管理人員的薪資待遇掛鉤，財(cái)務(wù)檔案管理工作表現(xiàn)突出的工資待遇按一定幅度上調(diào)，表現(xiàn)較差的薪資待遇按一定幅度下調(diào)，只有這樣才能讓管理人員充分重視財(cái)務(wù)檔案管理工作。
3.建立信息化的財(cái)務(wù)檔案管理體制
中圖分類號(hào)：F240 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A
文章編號(hào)：1004-4914（2015）10-261-02
醫(yī)院各級(jí)干部在醫(yī)院運(yùn)營(yíng)中承擔(dān)著多維度的管理職能，是醫(yī)院的核心人力資源，干部隊(duì)伍整體素質(zhì)的高低直接影響著醫(yī)院的發(fā)展方向和戰(zhàn)略目標(biāo)，因此干部管理是醫(yī)院人力資源管理的重要內(nèi)容。湖北省中西醫(yī)結(jié)合醫(yī)院作為省衛(wèi)生計(jì)生委直屬的公立醫(yī)院，于2013年10月正式啟動(dòng)干部人事制度改革試點(diǎn)工作，試點(diǎn)項(xiàng)目為：任期+競(jìng)崗+目標(biāo)管理，目的是探索建立與事業(yè)單位改革方向相適應(yīng)、績(jī)效管理相匹配的干部選拔任用機(jī)制，形成科學(xué)系統(tǒng)的干部人事制度體系。為給干部人事制度改革提供充分的依據(jù)，醫(yī)院經(jīng)過(guò)積極探索，成功設(shè)計(jì)并建立干部任期績(jī)效檔案庫(kù)，實(shí)現(xiàn)了干部評(píng)價(jià)信息的客觀性、全面性和可追溯性。
人事檔案是我國(guó)人事管理制度的一項(xiàng)重要特色，主要內(nèi)容為個(gè)人履歷、自傳、鑒定（考評(píng)）、政治歷史、入黨入團(tuán)、獎(jiǎng)勵(lì)、處分、任免、工資等文件材料，能記錄個(gè)人一般信息及成長(zhǎng)發(fā)展的歷史，但是無(wú)法直接體現(xiàn)個(gè)人的工作業(yè)績(jī)，而干部任期績(jī)效檔案對(duì)干部個(gè)人業(yè)績(jī)有客觀、量化、動(dòng)態(tài)的記錄，可作為人事檔案的有效補(bǔ)充形式。
目前國(guó)內(nèi)建立干部任期績(jī)效檔案庫(kù)的單位非常少，基本無(wú)可借鑒的經(jīng)驗(yàn)，筆者所在的湖北省中西醫(yī)結(jié)合醫(yī)院在設(shè)計(jì)和建立績(jī)效檔案庫(kù)的過(guò)程中，從實(shí)際出發(fā)，研討并明確建立檔案庫(kù)的目的和作用，以此為導(dǎo)向確定建立和管理的原則，創(chuàng)新設(shè)計(jì)檔案編號(hào)，制定合理便捷的管理流程。經(jīng)過(guò)一系列的設(shè)計(jì)和籌備，全面建成干部任期績(jī)效檔案庫(kù)，建檔率達(dá)100%，正式啟用后運(yùn)行正常有效。在此，結(jié)合我院建立干部任期績(jī)效檔案庫(kù)的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，探討各單位建立任期績(jī)效檔案庫(kù)的思路和做法，為各單位管理干部評(píng)價(jià)信息提供可借鑒的經(jīng)驗(yàn)。
一、績(jī)效檔案庫(kù)的設(shè)計(jì)要點(diǎn)
1.分析目的和作用。檔案作為信息資源，是一種潛在的生產(chǎn)力，其價(jià)值體現(xiàn)在為醫(yī)院發(fā)展大局和群眾健康服務(wù)之中{1}。建立干部任期績(jī)效檔案庫(kù)最終目的是規(guī)范和健全干部的管理工作，但是各單位具體情況均不相同，同一家單位在不同發(fā)展時(shí)期對(duì)干部隊(duì)伍的管理要求也會(huì)不同，所以啟動(dòng)建檔工作，首先要分析本單位目前干部管理的現(xiàn)狀、優(yōu)勢(shì)和不足、確定本單位建立績(jī)效檔案庫(kù)的原則和思路。
我院作為干部人事制度改革試點(diǎn)單位，應(yīng)緊緊圍繞改革試點(diǎn)項(xiàng)目研討建檔的目的和作用，創(chuàng)新性地開(kāi)展這項(xiàng)工作，為干部人事制度改革積累可復(fù)制的經(jīng)驗(yàn)。經(jīng)過(guò)調(diào)研，首先明確我院干部評(píng)價(jià)信息現(xiàn)狀和建檔的目的和作用，簡(jiǎn)要分析如下：
2.明確原則和方法。通過(guò)調(diào)研分析，基于我院有較完善的績(jī)效考核體系，因此有較全面的干部評(píng)價(jià)信息，對(duì)于應(yīng)完善之處，可在干部人事制度改革中通過(guò)頂層設(shè)計(jì)得以實(shí)現(xiàn)。對(duì)于任期績(jī)效檔案庫(kù)，我院希望其能有效地實(shí)現(xiàn)信息整合，能夠滿足各部門對(duì)信息的需求，充分達(dá)成共享，建立一個(gè)完整的信息鏈{2}，但是如何將散在于各部門的信息進(jìn)行整合建檔，應(yīng)先明確建檔的原則和方法。我院建立績(jī)效檔案庫(kù)遵循以下三項(xiàng)原則：一是全面性原則，即應(yīng)建立每位在任干部的任期績(jī)效檔案。二是完整性原則，檔案應(yīng)包含干部任職期間每年的工作業(yè)績(jī)和獎(jiǎng)懲情況。三是便捷性原則，檔案編號(hào)和資料歸檔應(yīng)條理清晰、科學(xué)設(shè)計(jì)檔案編號(hào)、方便查找。
3.設(shè)計(jì)類別和編號(hào)。為實(shí)現(xiàn)干部任期績(jī)效檔案的科學(xué)性，我院檔案編號(hào)方法如下：一級(jí)類目依據(jù)醫(yī)院干部崗位特點(diǎn)，分為四個(gè)類別，即行政管理、臨床（含醫(yī)技）管理、護(hù)理管理和黨務(wù)管理，分別冠以字母簡(jiǎn)稱：XG、LG、HG、DG;二級(jí)類目參照人事檔案案卷編號(hào)中的漢語(yǔ)拼音字母編號(hào)法，為干部姓名首拼音字母，與醫(yī)院人事檔案編號(hào)相同;在同類干部姓名首拼音字母相同時(shí)，設(shè)計(jì)三級(jí)類目，為二位制阿拉伯?dāng)?shù)字，按照任職時(shí)間先后進(jìn)行排序。另外，干部如兼任不同類別管理職務(wù)，每類均建立任期績(jī)效檔案。我院依據(jù)此種方式對(duì)全院中層干部進(jìn)行編號(hào)，一般情況下檔案編號(hào)由干部類別、姓名組成，編寫(xiě)格式為：類別―姓名，如：XG-LHJ;出現(xiàn)同類干部姓名首拼音字母相同時(shí)，增加三級(jí)類目，編寫(xiě)格式為：類別―姓名―序號(hào)，如：XG―LHJ―01。經(jīng)過(guò)一年多的實(shí)踐檢驗(yàn)，我院原創(chuàng)設(shè)計(jì)的檔案編號(hào)方法完全符合《檔案編制規(guī)則》中規(guī)定的唯一性、合理性、穩(wěn)定性、擴(kuò)充性、簡(jiǎn)單性這5項(xiàng)要求。
4.理清內(nèi)容和要求。建立干部任期績(jī)效檔案庫(kù)是醫(yī)院管理的一項(xiàng)變革和創(chuàng)新，然而在變革和創(chuàng)新的過(guò)程中，應(yīng)制定明確的目標(biāo)，有計(jì)劃、有組織地進(jìn)行變革，并將這些變革與日常管理工作緊密結(jié)合{3}。結(jié)合我院工作實(shí)際，從任期績(jī)效檔案需求出發(fā)，經(jīng)過(guò)研究討論，明確歸檔內(nèi)容為四大類評(píng)價(jià)信息：一是績(jī)效考核類，包含部門月度管理績(jī)效考核結(jié)果、部門年度管理績(jī)效考核結(jié)果、科主任月度績(jī)效考核結(jié)果、中層干部年度考評(píng)結(jié)果。二是評(píng)先獎(jiǎng)勵(lì)類，包含院級(jí)及院級(jí)以上獲得的獎(jiǎng)項(xiàng)和表彰。三是處分處罰類，包含因違規(guī)違紀(jì)行為受醫(yī)院通報(bào)批評(píng)以上處分、對(duì)負(fù)次要及以上責(zé)任的三級(jí)及以上醫(yī)療安全事故、年度不良執(zhí)業(yè)行為的處分。四是其他類，目的是為干部評(píng)價(jià)信息的擴(kuò)充提供一個(gè)渠道，包含黨政聯(lián)席會(huì)督辦件明確要求記入績(jī)效檔案的事項(xiàng);醫(yī)院紅頭文件明文要求記入績(jī)效檔案的事項(xiàng)。
5.確定來(lái)源和時(shí)限。確定歸檔內(nèi)容來(lái)源的原則為“誰(shuí)管理、誰(shuí)負(fù)責(zé)”，即主管部門負(fù)責(zé)提供相應(yīng)的檔案資料，對(duì)于存在部門之間交叉的評(píng)價(jià)信息，應(yīng)在頂層設(shè)計(jì)時(shí)商議明確。對(duì)于不同檔案資料的歸檔時(shí)間，我院依據(jù)實(shí)際情況，明確了每個(gè)歸檔材料的上報(bào)時(shí)限，即：每年的4、7、10和次年的1月上報(bào)上一季度的資料;每年的2月上報(bào)前一年度資料，上報(bào)日期均為以上月份的5日前。
二、績(jī)效檔案庫(kù)的實(shí)現(xiàn)步驟
1.建立方法。首先應(yīng)確定檔案柜的存放和標(biāo)識(shí)，如單位有條件，可設(shè)立專門檔案室，我院因新大樓正在施工，檔案柜暫時(shí)放置在獨(dú)立的辦公區(qū)域里，由檔案管理員專人管理。對(duì)于信息變動(dòng)較大的標(biāo)識(shí)，如《中層干部一覽表》，我院特別定制一面開(kāi)口的亞克力薄型方盒，內(nèi)置《中層干部一覽表》，可定期進(jìn)行更換。其次是確定合適的規(guī)格和內(nèi)容。依據(jù)實(shí)際情況，我院采用的是塑料檔案盒（31cm×23cm×1.5cm），歸檔資料是用拉桿夾按年度順序存放，為便于區(qū)分，對(duì)于不同類別干部的檔案資料，采用不同顏色的拉桿夾，XG為黃色、LG為藍(lán)色、HG為綠色、DG為紅色。每份檔案均填寫(xiě)案卷目錄，案卷目錄可打印或用鋼筆正楷填寫(xiě)，所有歸檔材料，都寫(xiě)明具體頁(yè)數(shù)，如需變更或修改時(shí)，由檔案管理員注明。
2.管理流程。干部人事檔案管理工作只有認(rèn)真、規(guī)范，才能使干部的人事檔案全面、真實(shí)、連續(xù)，為開(kāi)發(fā)干部檔案的信息資源、發(fā)揮干部的積極作用起到大力的推動(dòng)作用，為領(lǐng)導(dǎo)發(fā)現(xiàn)、培養(yǎng)、提拔、重用干部提供有力的依據(jù){4}。同樣對(duì)于干部任期績(jī)效檔案的管理，也應(yīng)科學(xué)、規(guī)范，我院按照動(dòng)態(tài)性、規(guī)范性、安全性原則，制定任期績(jī)效檔案庫(kù)的管理流程，以維護(hù)其正常、高效的運(yùn)轉(zhuǎn)。一是收集歸檔流程。設(shè)立兼職檔案管理員一名，負(fù)責(zé)任期績(jī)效檔案資料的收集整理、分類編目、歸檔保存，歸檔資料實(shí)行“季度歸檔”及“年度歸檔”制度，每季度第一月歸檔上一季度資料，每年2月份歸檔上一年度資料，檔案管理員按時(shí)更新檔案內(nèi)容，登記案卷目錄，保證績(jī)效檔案資料的連續(xù)性和完整性。二是借閱運(yùn)用流程。任期績(jī)效檔案運(yùn)用時(shí)必須嚴(yán)格執(zhí)行借閱制度，職能部門因工作需要借閱，需填寫(xiě)《借閱檔案申請(qǐng)表》，報(bào)分管院長(zhǎng)審核，經(jīng)院長(zhǎng)審批后方可借閱。對(duì)于借閱的檔案，借閱者應(yīng)保證檔案的完整及注意安全保密，嚴(yán)格按照規(guī)定時(shí)間返還。三是存檔保管流程。干部任期績(jī)效檔案庫(kù)管理部門定期（暫定為3年）將績(jī)效檔案資料移交給人力資源部，人力資源部按照人事檔案管理要求進(jìn)行存檔保管，原則上任期績(jī)效檔案需保管至干部離職、辭職、調(diào)動(dòng)或退休。
三、建立和管理的經(jīng)驗(yàn)體會(huì)
1.建立任期績(jī)效檔案庫(kù)首先要明確目的。建立任期績(jī)效檔案庫(kù)雖然管理成本不太高，但是各單位決定開(kāi)展這項(xiàng)工作首先要明確需要達(dá)到的目的，再確定建檔的覆蓋面、建立和運(yùn)行的模式和需要給予的支持，避免運(yùn)行時(shí)出現(xiàn)諸多問(wèn)題。
2.歸檔內(nèi)容必須緊密結(jié)合實(shí)際管理現(xiàn)狀。不同單位干部管理模式和重點(diǎn)均不相同，歸檔內(nèi)容也要因地制宜。首先，應(yīng)梳理本單位所有的干部評(píng)價(jià)信息;其次，依據(jù)本單位管理導(dǎo)向，篩選出重要有代表性的評(píng)價(jià)信息作為歸檔內(nèi)容。如發(fā)現(xiàn)干部評(píng)價(jià)信息不全面，應(yīng)依據(jù)管理實(shí)際，設(shè)計(jì)并運(yùn)行新的干部評(píng)價(jià)體系。
3.以制度的形式將檔案管理工作常態(tài)化。檔案管理工作是一個(gè)長(zhǎng)期、動(dòng)態(tài)的過(guò)程，各單位在進(jìn)行調(diào)研論證后，需制定相應(yīng)的管理制度，將此項(xiàng)工作用制度的形式固化下來(lái)，成為一項(xiàng)常態(tài)化的工作。
4.與干部人事檔案有關(guān)聯(lián)但應(yīng)獨(dú)立建檔。干部任期績(jī)效檔案不同于干部人事檔案，是現(xiàn)有干部人事檔案的一種有效的補(bǔ)充形式，各單位在設(shè)計(jì)檔案編號(hào)、歸檔內(nèi)容和管理流程時(shí)，要注意既可以有一定的相關(guān)性，又同時(shí)保持績(jī)效檔案庫(kù)的獨(dú)立性，不能混淆。
5.依據(jù)管理導(dǎo)向適時(shí)動(dòng)態(tài)調(diào)整歸檔內(nèi)容。建立任期績(jī)效檔案庫(kù)后，既要嚴(yán)格按照制度進(jìn)行動(dòng)態(tài)、規(guī)范的管理，同時(shí)應(yīng)周期性地進(jìn)行優(yōu)化和調(diào)整，特別是歸檔內(nèi)容，應(yīng)依據(jù)干部管理導(dǎo)向定期進(jìn)行動(dòng)態(tài)調(diào)整，保證其適宜性。
6.績(jī)效檔案需要長(zhǎng)期堅(jiān)持才能更有價(jià)值?？?jī)效檔案對(duì)干部的評(píng)價(jià)信息是起到整合、優(yōu)化的作用，雖然這些信息短期內(nèi)也可以從管理部門中獲取，但是較長(zhǎng)的周期，各部門的評(píng)價(jià)信息就逐漸難以集中，所以干部任期績(jī)效檔案需要積淀2～3年，甚至更長(zhǎng)時(shí)間，才能通過(guò)干部績(jī)效檔案反映干部不同時(shí)期的工作業(yè)績(jī)。
通過(guò)精心設(shè)計(jì)和規(guī)范管理，干部任期績(jī)效檔案可以動(dòng)態(tài)、客觀地反映干部履職能力，可作為干部選拔培養(yǎng)、競(jìng)爭(zhēng)上崗、任用免職等人事管理的重要參考依據(jù)，各單位也可通過(guò)建立任期績(jī)效檔案庫(kù)，梳理整合本單位干部評(píng)價(jià)信息，依據(jù)管理需求，開(kāi)發(fā)設(shè)計(jì)新的干部評(píng)價(jià)體系，以進(jìn)一步健全本單位干部業(yè)績(jī)?cè)u(píng)價(jià)體系?？傊?，建立干部任期績(jī)效檔案庫(kù)的目的應(yīng)是規(guī)范和健全本單位干部的管理工作，通過(guò)干部評(píng)價(jià)體系的完善促進(jìn)干部隊(duì)伍建設(shè)，這才是建立干部任期檔案庫(kù)的真正意義和價(jià)值所在。
注釋：
{1}李成修，林樂(lè)良，于復(fù)德，等.醫(yī)院綜合檔案的管理與利用[J].中國(guó)醫(yī)院，2009.13（10）：58-58
{2}趙明娟，孫海霞，王曉冬，淺談醫(yī)院檔案信息管理的作用與對(duì)策[J].中國(guó)醫(yī)院管理，2010.30（7）：58-58
{3}李玉紅，淺析綜合性醫(yī)院檔案管理運(yùn)行機(jī)制[J].中國(guó)衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)管理，2015.（01）：11-12
{4}楊小清，橇眨石星，衛(wèi)生系統(tǒng)干部人事檔案管理的矛盾分析與對(duì)策[J].中國(guó)民康醫(yī)學(xué)，2012.24（14）：1783-1784
