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時(shí)間：2023-05-15 16:08:36
序論：速發(fā)表網(wǎng)結(jié)合其深厚的文秘經(jīng)驗(yàn)，特別為您篩選了11篇檔案數(shù)字化管理范文。如果您需要更多原創(chuàng)資料，歡迎隨時(shí)與我們的客服老師聯(lián)系，希望您能從中汲取靈感和知識(shí)！
[中圖分類號(hào)]G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1009-5349（2014）02-0064-01
王麗（1982-），吉林德惠人，德惠市人力資源和社會(huì)保障局初級(jí)助理管員。
首先，檔案數(shù)字化是時(shí)展的必然。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)和多媒體技術(shù)的發(fā)展，使分散于不同載體、不同地點(diǎn)的信息得以實(shí)現(xiàn)數(shù)字化存儲(chǔ)。通過(guò)網(wǎng)絡(luò)互通，實(shí)現(xiàn)共享利用，方便快捷，因此形成了大量的數(shù)字化檔案。同時(shí)，數(shù)字化檔案也有很多傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案所不能代替的優(yōu)勢(shì)，如數(shù)字化檔案節(jié)省占地空間，查閱方便，節(jié)約了保管費(fèi)用，避免了人力浪費(fèi)。數(shù)字化檔案?jìng)鬟f快速，利用及時(shí)，大大提高了工作效率。因此，檔案數(shù)字化將是未來(lái)時(shí)展的必然趨勢(shì)。隨著數(shù)字化檔案的興起，檔案管理數(shù)字化必然應(yīng)運(yùn)而生。檔案管理數(shù)字化是發(fā)展的必然要求，也是因?yàn)槠溆胁豢商娲淖饔?。首先，?shù)字化管理更有利于保護(hù)檔案。因?yàn)樵趯鹘y(tǒng)檔案資源數(shù)字化的過(guò)程中，必將能夠發(fā)現(xiàn)檔案中不完整和欠缺部分，便于及時(shí)補(bǔ)齊，同時(shí)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)還可以彌補(bǔ)紙張字跡模糊、污損的問(wèn)題。檔案數(shù)字化后成為原紙質(zhì)檔案的副本，相當(dāng)于一個(gè)備份，極大限度地保護(hù)了原件資料的完整性。其次，檔案管理數(shù)字化也有利于改進(jìn)檔案管理工作質(zhì)量，提高歸檔、立卷、查詢效率。
二、檔案數(shù)字化管理的內(nèi)容
數(shù)字化管理主要內(nèi)容包括基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、信息資源建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)和人才隊(duì)伍建設(shè)以及安全保障體系建設(shè)等內(nèi)容。標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)是指是對(duì)電子文件的形成、歸檔和電子檔案信息資源各方面制定標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，并指導(dǎo)實(shí)施的過(guò)程，對(duì)于確保數(shù)字化檔案管理的安全、暢通具有十分重大的意義。
基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)指網(wǎng)絡(luò)和設(shè)備的建設(shè)，它是檔案信息傳輸、交換和資源共享的基礎(chǔ)條件。應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)主要包括檔案信息的收集、管理、利用、安全等方面，關(guān)系到檔案數(shù)字化管理的速度與質(zhì)量。檔案信息化資源建設(shè)包括館藏檔案的數(shù)字化和電子文件的采集和接收。檔案信息資源建設(shè)主要指數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。人才建設(shè)指專業(yè)人才，特別是既懂檔案業(yè)務(wù)，又熟悉信息技術(shù)的復(fù)合型人才，是當(dāng)前數(shù)字化檔案管理工作所需要的。
最后是檔案數(shù)字化管理所需的安全保障體系建設(shè)，檔案數(shù)字化管理過(guò)程需要有強(qiáng)大的安全保障體系支撐，這是一項(xiàng)復(fù)雜而龐大的系統(tǒng)工程，主要應(yīng)該由以下五個(gè)要素組成：法制標(biāo)準(zhǔn)保障、基礎(chǔ)設(shè)施保障、組織管理保障、安全技術(shù)保障和災(zāi)難恢復(fù)機(jī)制。積極促進(jìn)檔案整體信息化應(yīng)用水平的全面提高，為信息化建設(shè)保駕護(hù)航。
三、檔案管理數(shù)字化要把握的環(huán)節(jié)
我國(guó)的檔案管理數(shù)字化建設(shè)剛剛發(fā)展，其中有需要改善的環(huán)節(jié)，也有需要注意避免的問(wèn)題。
（一）避免資源的浪費(fèi)
電子文件與紙質(zhì)文件的雙重保管容易造成資源的浪費(fèi)，有些檔案已經(jīng)形成了廣泛傳播的電子文件，就沒(méi)有必要轉(zhuǎn)化成紙質(zhì)文檔再保存一次。因此，除了對(duì)已有珍貴檔案進(jìn)行數(shù)字化再傳播和保存外，后續(xù)檔案的管理就要注意避免資源浪費(fèi)的問(wèn)題。
（二）提高數(shù)字化檔案利用率
數(shù)字化檔案具有非常方便快捷的優(yōu)勢(shì)，這是紙質(zhì)檔案無(wú)法比擬的。其傳播快捷、查閱快捷、使用快捷，因此，完全有理由提高數(shù)字化檔案的利用率，使之充分發(fā)揮作用。但現(xiàn)實(shí)往往不盡如人意，人們對(duì)于浩瀚的網(wǎng)絡(luò)資源往往只利用了其20%的功能。因此，要提高數(shù)字化檔案的利用率，首先應(yīng)該建立起檔案電子化的系統(tǒng)工程，做好系統(tǒng)的總體設(shè)計(jì)，配套設(shè)備選型，檔案管理軟件的開(kāi)發(fā)和采用，檔案整理和錄入，備份和安全措施也要做好。面對(duì)大量的查詢和共享，檔案管理系統(tǒng)的設(shè)備首先要選用雙服務(wù)器的設(shè)備，并進(jìn)行雙備份，同時(shí)設(shè)置查詢系統(tǒng)，為資源共享提供方便。
（三）提高檔案管理人員隊(duì)伍水平
檔案管理要轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化管理，檔案管理工作也由原來(lái)的勞動(dòng)密集型工作轉(zhuǎn)變?yōu)橹R(shí)技能型工作。這就要求檔案管理人員的知識(shí)技能水平也要有相應(yīng)的提高，這一方面包括檔案整理者的宏觀分析能力，準(zhǔn)確識(shí)別有效檔案進(jìn)行歸檔；另一方面，根據(jù)眾多使用者的要求提供準(zhǔn)確的檔案。這都要求檔案管理者具有一定的知識(shí)技能水平，需要高素質(zhì)技能的信息化人才。因此，管理部門要加強(qiáng)檔案管理人員這方面的培訓(xùn)，提高電子文件管理意識(shí)，加快工作轉(zhuǎn)型，提高檔案管理水平。
四、檔案管理數(shù)字化中對(duì)電子檔案的管理
（一）電子檔案的鑒定
在歸檔管理前，首先要對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。鑒別檔案的價(jià)值以確定管理期限，對(duì)無(wú)保存價(jià)值的電子文件進(jìn)行刪除和銷毀。對(duì)電子檔案的有效鑒別是保證檔案管理工作準(zhǔn)確、完整、系統(tǒng)的前提。
（二）電子檔案的著錄歸檔
認(rèn)清數(shù)字化檔案與紙質(zhì)檔案管理環(huán)節(jié)的差異性，有利于科學(xué)地開(kāi)展數(shù)字化檔案的管理工作。數(shù)字化檔案的管理除了需要開(kāi)展傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的收集、整理、保管、利用、統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷毀等工作外，還應(yīng)注重以下四項(xiàng)工作的開(kāi)展。一是介入電子文件的形成過(guò)程，使電子文件在設(shè)計(jì)、形成階段就體現(xiàn)出電子檔案管理功能；二是建立數(shù)字化檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)，各立檔單位應(yīng)歸檔的電子文件，可采用多種途徑進(jìn)入檔案館的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)；三是實(shí)施數(shù)字化檔案長(zhǎng)期保存和有效可讀；四是做好數(shù)字化檔案的備份與恢復(fù)工作。紙質(zhì)檔案各管理環(huán)節(jié)絕大部分都是人工操作，科技含量較低。數(shù)字化檔案各個(gè)管理環(huán)節(jié)都離不開(kāi)信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)設(shè)備和管理信息系統(tǒng)，技術(shù)含量比較高。
一、數(shù)字化檔案管理概述
根據(jù)檔案所有權(quán)形式可分為國(guó)家所有檔案、集體所有檔案和個(gè)人所有檔案。在外國(guó)通常分為公共檔案和私人檔案。對(duì)不同所有權(quán)的檔案，要按照檔案法規(guī)的規(guī)定，分別采取不同的收集和管理辦法。屬于國(guó)家所有的檔案，要按規(guī)定向國(guó)家檔案館移交。屬于集體或個(gè)人所有的檔案，其所有權(quán)的轉(zhuǎn)讓，一般要在自愿、 合法基礎(chǔ)上進(jìn)行， 檔案所有者可向國(guó)家檔案館捐贈(zèng)、出售或寄存。
在數(shù)字化檔案的管理中，檔案信息的安全無(wú)疑是非常重要的。傳統(tǒng)檔案的保管工作著重強(qiáng)調(diào)的是如何使檔案載體延長(zhǎng)壽命，因?yàn)檩d體與所記錄的信息是“從一而終”，不可分離的，有了載體就有了可用的信息。對(duì)于電子檔案管理來(lái)說(shuō)，載體的保管和信息的保護(hù)同樣重要。電子檔案的安全不僅僅是技術(shù)的問(wèn)題，電子檔案的安全至少包含三類措施：技術(shù)方面的安全措施、管理方面的安全措施和相應(yīng)的政策法規(guī)。電子檔案的安全首先取決于電子環(huán)境的安全，主要從網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)、存儲(chǔ)器、應(yīng)用系統(tǒng)和病毒等方面實(shí)施安全部署。在實(shí)際應(yīng)用過(guò)程中，保障電子檔案安全的內(nèi)容主要包括四個(gè)方面：
（1）實(shí)體安全，是指保護(hù)網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施、計(jì)算機(jī)、存儲(chǔ)設(shè)備以及其他媒體免遭地震、水災(zāi)、火災(zāi)、有害氣體和其他環(huán)境事故（如電磁污染等）的破壞。一般情況下，電子檔案是以脫機(jī)方式存儲(chǔ)在磁、光介質(zhì)上，所以要建立一個(gè)適合于磁、光介質(zhì)保存的環(huán)境，諸如溫濕度的控制，存放載體的柜、架及庫(kù)房應(yīng)達(dá)到的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的要求，載體應(yīng)直立排放，并滿足避光、防塵、防變形的要求，遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場(chǎng)和有害氣體等。
（2）運(yùn)行安全，指為保障系統(tǒng)功能的安全實(shí)現(xiàn)提供一套安全措施（如風(fēng)險(xiǎn)分析、審計(jì)跟蹤、備份與恢復(fù)、應(yīng)急措施），建立系統(tǒng)的安全防范體系，以保障檔案信息被處理、存儲(chǔ)和訪問(wèn)過(guò)程中的安全。
（3）信息安全。指防止信息資源被故意或偶然的非授權(quán)泄露、更改、破壞或使信息被非法系統(tǒng)辨識(shí)、控制和否認(rèn)，以確保信息的完整性、保密性、可用性和可控性。
（4）管理安全。指采取有關(guān)的法律法令和規(guī)章制度以及安全管理手段，加強(qiáng)管理人員的安全意識(shí)和操作規(guī)范，確保網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和檔案數(shù)據(jù)的安全。另外，要對(duì)電子檔案載體進(jìn)行有效的檢測(cè)與維護(hù)。電子檔案載體，特別是磁性載體，極易受到保存環(huán)境的影響。因此，對(duì)所保存的數(shù)字化載體，必須進(jìn)行定期檢測(cè)和拷貝，以確保電子檔案信息的可讀性。對(duì)于電子檔案的檢測(cè)與維護(hù)，必須進(jìn)行嚴(yán)格管理，因?yàn)槿魏我淮握`操作都可能使保存的電子檔案遭到人為損害，甚至造成難以彌補(bǔ)的損失。必須建立相應(yīng)的維護(hù)管理檔案，對(duì)電子檔案的檢測(cè)、維護(hù)、拷貝和遷移等操作過(guò)程進(jìn)行記錄，避免發(fā)生人為的誤操作或不必要的重復(fù)勞動(dòng)。
數(shù)字化檔案的有效保存與維護(hù)是一項(xiàng)極其重要而復(fù)雜的工作。因而，在數(shù)字化檔案的保存與維護(hù)過(guò)程中，應(yīng)充分考慮環(huán)境、設(shè)備、技術(shù)、人員及數(shù)字化檔案的特點(diǎn)等綜合條件，制定技術(shù)方案和工作模式，并采取有效措施，以確保數(shù)字化檔案的安全可靠，使數(shù)字化檔案能夠永久地處于可準(zhǔn)確提供利用的狀態(tài)，使其在社會(huì)生活中發(fā)揮更大的作用。
二、數(shù)字化檔案管理的特點(diǎn)
數(shù)字化檔案的管理思路已遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出了傳統(tǒng)檔案的管理思路，其管理范圍已擴(kuò)展到電子文件的形成之初，電子信息的網(wǎng)絡(luò)化歸檔、數(shù)字檔案的存儲(chǔ)、鑒定、開(kāi)放、編研、利用甚至是刪除（即檔案的銷毀）等電子信息整個(gè)生命周期的全過(guò)程。其管理手段將是把嚴(yán)格的人工管理制度與現(xiàn)代化的信息技術(shù)有效地結(jié)合起來(lái)，形成聯(lián)系造成的、具有即時(shí)校驗(yàn)、碎石糾錯(cuò)和及時(shí) 反饋的網(wǎng)絡(luò)化高效工作模式。
數(shù)字化檔案的存儲(chǔ)介質(zhì)也不再局限于紙、縮微、磁帶等，而是更多地采用數(shù)字化存儲(chǔ)手段，如光盤、磁盤、網(wǎng)絡(luò)化存儲(chǔ)設(shè)備，并根據(jù)需要將模擬與數(shù)字的存儲(chǔ)方式合理地結(jié)合起來(lái)，保證檔案信息的原始性、憑證性、有效性和完整性。數(shù)字化檔案的利用也不再拘泥于“到檔案館查閱檔案”的機(jī)械模式，網(wǎng)絡(luò)化檔案目錄及全文資料的檢索方式將成為利用者足不出戶地全面認(rèn)識(shí)檔案、了解檔案和利用檔案的基本方式。
數(shù)字化檔案的管理是對(duì)傳統(tǒng)檔案管理理論的發(fā)展、完善和擴(kuò)充。數(shù)字化檔案的管理可采用“目錄全文一體化管理”方式?！澳夸浫囊惑w化管理”是將數(shù)字化檔案分門別類，整理成方便檢索的目錄信息，并通過(guò)電子原文關(guān)聯(lián)掛接、存取訪問(wèn)的現(xiàn)代技術(shù)手段，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案目錄信息與檔案內(nèi)容信息的一體化管理。
這種方案的提出是一個(gè)逆向思維的形成過(guò)程，即立足于檔案利用者的需求，結(jié)合并反嘎巴檔案管理者的工作需要，對(duì)數(shù)字化檔案的形成者提出合理要求，將“目錄全文一體化管理”思想貫穿與數(shù)字化檔案形成的全過(guò)程。
檔案工作者要充分利用現(xiàn)代化的管理手段，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)開(kāi)展檔案的指導(dǎo)、鑒定、歸檔與管理工作，將工作重點(diǎn)投入到分析檔案利用者的需求、檔案資源的挖掘與編研、提前介入電子信息的形成過(guò)程中，將工作模式由“被動(dòng)接受”轉(zhuǎn)為“主動(dòng)挑選”，將真正有價(jià)值的電子信息轉(zhuǎn)化為社會(huì)需要的檔案資源。
傳統(tǒng)筆紙化醫(yī)療辦公已經(jīng)難以符合現(xiàn)代辦公的需求。我國(guó)醫(yī)療網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)迅速發(fā)展，以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)的醫(yī)院運(yùn)營(yíng)管理技術(shù)，受到了醫(yī)學(xué)界學(xué)者的肯定和醫(yī)院的喜愛(ài)，醫(yī)院工作形式漸漸變成了無(wú)紙化辦公，運(yùn)用數(shù)字網(wǎng)絡(luò)技術(shù)廣泛搜集和妥善儲(chǔ)存醫(yī)院檔案信息，這一改變也為醫(yī)院實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理創(chuàng)造了條件。先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)檔案管理方式完全替代了傳統(tǒng)的紙張式檔案管理，這不僅降低了醫(yī)院檔案管理費(fèi)用支出，還節(jié)省了大量空間，而且能夠隨時(shí)隨地對(duì)檔案信息進(jìn)行查閱與儲(chǔ)存，操作方便，并且還能解決紙張打印清晰度較低和浪費(fèi)等棘手問(wèn)題。檔案數(shù)字化管理，不僅節(jié)約了人力，而且提高了醫(yī)院檔案管理工作效率。
二、醫(yī)院檔案信息數(shù)字化管理的主要問(wèn)題
（一）紙張存儲(chǔ)和信息儲(chǔ)存同時(shí)存在。在各種醫(yī)療研究和醫(yī)療活動(dòng)中，都是采用電子文件的方式記錄研究結(jié)果和會(huì)議記錄，同時(shí)在整個(gè)醫(yī)院進(jìn)行傳閱，從而有力地增加了醫(yī)院各科室的工作效率。然而，往往在電子文件閱讀完成和工作完成后，都需要進(jìn)行紙張歸檔保存。在這一過(guò)程中便出現(xiàn)了紙張文件與電子文件同時(shí)存在的情況，不僅增加了醫(yī)院成本，而且制約了醫(yī)院數(shù)字化管理的發(fā)展進(jìn)程。
（二）對(duì)數(shù)字化檔案管理認(rèn)識(shí)不深。目前，大多數(shù)醫(yī)院大力推廣檔案信息數(shù)字化管理，然而醫(yī)院工作人員依然慣于采用紙張進(jìn)行辦公，將檔案數(shù)字化管理當(dāng)作軟任務(wù)，并未引起高度重視，傳遞文檔和借閱文檔信息依然采取人力的方式，這不僅影響了數(shù)字化管理作用的發(fā)揮，而且增加了人力資源，使得數(shù)字化管理流于形式。
（三）電腦網(wǎng)絡(luò)的安全問(wèn)題。電腦網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)檔案具有傳閱方便、速度快、空間小等特征，然而隨著信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，威脅網(wǎng)絡(luò)的因素也漸漸出現(xiàn)，例如數(shù)字檔案信息不穩(wěn)定性、能夠隨意修改、對(duì)硬件要求較高等問(wèn)題。
三、實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理數(shù)字化的策略
（一）建立健全醫(yī)院數(shù)字化信息檔案管理平臺(tái)。為了實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理，醫(yī)院必須制定一套符合醫(yī)院實(shí)際情況的檔案管理軟件系統(tǒng)，配齊相關(guān)硬件設(shè)施。檔案管理系統(tǒng)具有雙服務(wù)器、光盤等雙備份和高速掃描儀集中掃描等作用，確保檔案資料能夠真實(shí)、準(zhǔn)確、及時(shí)歸檔，提高檔案管理的安全性。
（二）加強(qiáng)檔案資料管理相關(guān)領(lǐng)域的信息交流。一是在數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)和辦公自動(dòng)化系統(tǒng)之間建立橋梁。醫(yī)院需要在信息查詢接口程序中添加檔案資料查詢功能，將醫(yī)院財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)、認(rèn)識(shí)管理系統(tǒng)、教研管理系統(tǒng)、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)同檔案資料管理系統(tǒng)密切結(jié)合起來(lái)。這一做法有助于對(duì)各部門的電子文件進(jìn)行全面收集，進(jìn)一步完善檔案資料庫(kù)，使得數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)同辦公自動(dòng)化系統(tǒng)之間形成密切的關(guān)聯(lián)。二是在紙質(zhì)文件和電子文件之間構(gòu)建紐帶。對(duì)于紙質(zhì)文件和電子文件雙重保存的問(wèn)題，能夠把電子文件和紙質(zhì)文件以影像、文本的方式共存，同時(shí)基于檔案的特征，制定相關(guān)的檔案管理機(jī)制。為了保證檔案資料的安全，電子文檔和紙質(zhì)文檔之間必須確保其可共享性和非重疊性。
檔案信息的管理關(guān)系到整個(gè)部門、單位、行業(yè)甚至國(guó)家的信息安全問(wèn)題。目前，檔案信息的數(shù)字化管理模式已經(jīng)廣泛應(yīng)用于各行各業(yè)之中，這時(shí)，數(shù)字化管理對(duì)檔案信息的安全保障系統(tǒng)是否完善成為數(shù)字化管理模式發(fā)展和完善自我的關(guān)鍵點(diǎn)。
一、采用數(shù)字化模式對(duì)檔案信息進(jìn)行安全管理的重要作用
隨著計(jì)算機(jī)管理技術(shù)、數(shù)字化管理技術(shù)的飛速發(fā)展和不斷革新，其功能不斷增強(qiáng)，涉及領(lǐng)域不斷拓寬，計(jì)算機(jī)數(shù)字化管理技術(shù)逐漸融入人們生產(chǎn)生活以及各行各業(yè)之中，為行業(yè)內(nèi)的發(fā)展與創(chuàng)新創(chuàng)造了更多的可能性，為行業(yè)的整體發(fā)展鋪設(shè)了良好的平臺(tái)；同時(shí)，計(jì)算機(jī)數(shù)字化管理技術(shù)也為行業(yè)間的交流與鏈接提供了可能性。檔案信息是一個(gè)單位或企業(yè)非常重要的信息，是商業(yè)機(jī)密，其安全性必須得到保證，否則，企業(yè)的發(fā)展甚至生存都將受到嚴(yán)重影響。將數(shù)字化管理應(yīng)用于保障檔案信息安全中去，企業(yè)或單位的檔案信息安全將得到更加強(qiáng)有力的保證，而且，檔案信息的數(shù)字化管理模式是一種科學(xué)有效的管理體系，可以提升全體員工的積極性和參與程度。這樣，企業(yè)或單位的凝聚力將得以提升，工作效率也將隨之得到提高，企業(yè)或單位的發(fā)展與進(jìn)步將得到保證。
二、檔案信息存在的相關(guān)安全問(wèn)題
檔案信息的安全性受到多個(gè)方面的影響，例如自然環(huán)境方面的影響、技術(shù)方面的影響、管理方面的影響、國(guó)家政策方面的影響和社會(huì)形勢(shì)方面的影響等。
（一）計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)引發(fā)的安全問(wèn)題
如今，大部分企業(yè)的數(shù)字化檔案信息管理都運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行運(yùn)行和維護(hù)，企業(yè)所采用的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)一般為互聯(lián)網(wǎng)與局域網(wǎng)聯(lián)合使用，內(nèi)外聯(lián)系卻又相互分離和獨(dú)立。局域網(wǎng)系統(tǒng)之間、局域網(wǎng)相對(duì)于互聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)雖然屬于相互隔離狀態(tài)且設(shè)置了防衛(wèi)措施和相關(guān)系統(tǒng)，但仍然不可避免會(huì)出現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題。
（二）外來(lái)產(chǎn)品和技術(shù)所具有的安全問(wèn)題
我國(guó)的檔案信息管理系統(tǒng)相關(guān)技術(shù)、產(chǎn)品、系統(tǒng)等的發(fā)展較西方發(fā)達(dá)國(guó)家比較落后。因此，我國(guó)的檔案信息管理系統(tǒng)多為國(guó)外引進(jìn)產(chǎn)品，從軟硬件、應(yīng)用軟件、操作系統(tǒng)到數(shù)據(jù)庫(kù)大都是進(jìn)口產(chǎn)品。引入的產(chǎn)品未根據(jù)企業(yè)自身的實(shí)際情況進(jìn)行一定的改動(dòng)和調(diào)整，這將阻礙檔案信息管理系統(tǒng)發(fā)揮其正常作用，也將導(dǎo)致出現(xiàn)一些安全問(wèn)題。
（三）安全保障措施和系統(tǒng)不完善
隨著計(jì)算機(jī)在中國(guó)的普及，計(jì)算機(jī)安全技術(shù)也日益成熟和完善，各種防病毒、殺病毒、防黑客入侵；安全漏洞掃描、檢測(cè)和訪問(wèn)權(quán)限設(shè)置等技術(shù)正為計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)安全保駕護(hù)航。但是，這些產(chǎn)品的完善程度和規(guī)范程度還有待加強(qiáng)，對(duì)于保障整個(gè)企業(yè)的檔案信息安全的重任來(lái)說(shuō)，還有很大的發(fā)展進(jìn)取空間。不安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境加之未完善的網(wǎng)絡(luò)安全保障系統(tǒng)的組合，使得數(shù)字化管理檔案信息的安全問(wèn)題頻出。
三、使數(shù)字化管理檔案信息趨向安全化的有效措施
（一）全面規(guī)劃?rùn)n案信息數(shù)字化安全管理
為提升數(shù)字化管理檔案信息的安全性，對(duì)數(shù)字化管理檔案信息活動(dòng)進(jìn)行全面規(guī)劃具有舉足輕重的作用。全面規(guī)劃就是在對(duì)數(shù)字化檔案信息安全性能進(jìn)行評(píng)估后，預(yù)測(cè)安全風(fēng)險(xiǎn)，并綜合考慮自然因素和社會(huì)因素等盡快制定出規(guī)避或解決該風(fēng)險(xiǎn)的策劃和方案。這是一種有效的檔案信息安全保障方式，能夠使企業(yè)事先做好防范措施，做好應(yīng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的準(zhǔn)備，以致在風(fēng)險(xiǎn)來(lái)臨時(shí)能夠快速應(yīng)對(duì)、從容不迫。企業(yè)所遭受的創(chuàng)傷也將因此減小到最輕。同時(shí)，全面規(guī)劃?rùn)n案信息數(shù)字化安全管理，也能夠協(xié)調(diào)各部門，加強(qiáng)部門之間的協(xié)作與交流，從而提升了企業(yè)的凝聚力，這對(duì)企業(yè)來(lái)說(shuō)彌足珍貴。
（二）實(shí)行信息訪問(wèn)及操作安全控制機(jī)制
對(duì)檔案信息系統(tǒng)的訪問(wèn)權(quán)限進(jìn)行控制是數(shù)字化檔案信息管理中常見(jiàn)的一種安全控制方法。它可以起到防止數(shù)字化管理中檔案信息被非法訪問(wèn)和利用的作用。訪問(wèn)控制機(jī)制由幾部分組成，各部分之間相互協(xié)調(diào)、共同作用。
1.檔案信息數(shù)字化系統(tǒng)的訪問(wèn)權(quán)限控制。通常，數(shù)字化檔案信息管理系統(tǒng)都設(shè)置有登錄界面，登陸者需輸入賬號(hào)、密碼和驗(yàn)證碼等信息進(jìn)行系統(tǒng)識(shí)別過(guò)程，其中若有任何一項(xiàng)不符合條件，該登陸者將無(wú)法進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)。訪問(wèn)權(quán)限控制機(jī)制將能夠進(jìn)入系統(tǒng)與無(wú)訪問(wèn)權(quán)限的用戶進(jìn)行分類，這是信息安全系統(tǒng)控制機(jī)制的第一道防線。
2.檔案信息數(shù)字化系統(tǒng)的操作權(quán)限控制。檔案信息數(shù)字化系統(tǒng)的操作權(quán)限控制就是對(duì)不同用戶所能夠觀看的系統(tǒng)內(nèi)信息、所能操作執(zhí)行的系統(tǒng)內(nèi)文件、設(shè)備進(jìn)行分類設(shè)置。例如：校園教務(wù)管理系統(tǒng)就對(duì)學(xué)生和管理員進(jìn)行了分類設(shè)置，學(xué)生只擁有閱讀與復(fù)制檔案中某一個(gè)文件的權(quán)限，而管理員具有更改所有文件信息和限制學(xué)生登錄系統(tǒng)的權(quán)限。3.信息分類和信息安全控制。在對(duì)檔案信息進(jìn)行數(shù)字化管理時(shí)，管理人員應(yīng)將信息整合成不同文件、目錄，并為其設(shè)定訪問(wèn)屬性。不同用戶在對(duì)檔案信息進(jìn)行訪問(wèn)時(shí)對(duì)應(yīng)不同的訪問(wèn)信息控制表，用以在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)內(nèi)部根據(jù)此控制程序進(jìn)行運(yùn)行。屬性可以控制用戶訪問(wèn)、復(fù)制、剪切、刪除該文件信息的權(quán)限，以保證檔案信息不被隨意篡改，防止用戶誤刪文件或信息導(dǎo)致系統(tǒng)出現(xiàn)問(wèn)題，影響檔案信息的真實(shí)準(zhǔn)確性，同時(shí)也對(duì)數(shù)字化檔案系統(tǒng)的安全性能造成負(fù)面影響。
（三）實(shí)行信息傳輸安全控制機(jī)制
1.進(jìn)行實(shí)施網(wǎng)絡(luò)監(jiān)測(cè)。數(shù)字化檔案信息管理系統(tǒng)的管理員應(yīng)對(duì)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)，對(duì)服務(wù)器進(jìn)行設(shè)置，使之記錄下用戶訪問(wèn)檔案信息系統(tǒng)的情況。對(duì)不正常訪問(wèn)情況，服務(wù)器應(yīng)及時(shí)進(jìn)行報(bào)警，使管理員能夠收到消息盡早做出維護(hù)工作和防范措施。如果有不法用戶試圖強(qiáng)行進(jìn)入系統(tǒng)，服務(wù)器應(yīng)自動(dòng)記錄其嘗試次數(shù)，當(dāng)?shù)竭_(dá)一定次數(shù)時(shí)將該賬戶鎖定。
2.對(duì)網(wǎng)絡(luò)節(jié)點(diǎn)和端口進(jìn)行控制。為強(qiáng)化數(shù)字化檔案信息系統(tǒng)的安全性能，可以在網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器端口應(yīng)用自動(dòng)回呼設(shè)備，加之靜默型調(diào)制解調(diào)器進(jìn)行保護(hù)，且可以采用節(jié)點(diǎn)加密形式進(jìn)行身份識(shí)別。用戶在登錄系統(tǒng)時(shí)需要出示將能夠證實(shí)其身份的驗(yàn)證產(chǎn)品，例如：U盾、磁卡。安全秘鑰等，待系統(tǒng)對(duì)登錄信息和驗(yàn)證物進(jìn)行搭配與核實(shí)后方可進(jìn)入。這提升了安全指數(shù)，增加了一些非法用戶破解用戶信息登入檔案管理系統(tǒng)的難度。
3.對(duì)檔案信息進(jìn)行加密處理。數(shù)字化檔案信息具有不完全公開(kāi)性的特點(diǎn)，為了維護(hù)系統(tǒng)的這一特性，可以輔之以信息加密技術(shù)對(duì)檔案信息安全性能加分。對(duì)信息加密的方法多種多樣，信息加密后的嚴(yán)密程度取決于安全密鑰的長(zhǎng)度。對(duì)信息加密的方法使通過(guò)各種各樣的加密算法組合起來(lái)形成的，對(duì)信息加密的方法能夠滿足以小成本低代價(jià)提供高效用的安全保護(hù)功能的需求和目標(biāo)。
（四）數(shù)字化檔案信息管理員自身的信息安全控制
數(shù)字化檔案信息管理員是接觸檔案信息最全面的人員，也是具有更改、刪除、添加檔案信息權(quán)利的人員，是檔案信息的管理者、守護(hù)者，是檔案系統(tǒng)的運(yùn)行者，同時(shí)也是數(shù)字化檔案信息安全問(wèn)題的制造者。管理員自身的檔案信息安全意識(shí)和安全問(wèn)題處理能力都將對(duì)檔案信息以及系統(tǒng)造成直接影響。若管理員自身對(duì)相關(guān)法律法規(guī)概念不熟悉，對(duì)檔案信息管理的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)等定義不清晰，將直接增加數(shù)字化檔案信息管理的安全風(fēng)險(xiǎn)系數(shù)。因此，應(yīng)定期對(duì)管理人員進(jìn)行專業(yè)技能培訓(xùn)和安全意識(shí)塑造，監(jiān)督管理員熟練掌握數(shù)字化檔案信息安全管理的相關(guān)內(nèi)容、要求和方法。綜上所述，在對(duì)檔案信息進(jìn)行數(shù)字化管理時(shí)，保證檔案信息的安全是重中之重。因此，應(yīng)從多個(gè)方面進(jìn)行控制和預(yù)防，對(duì)出現(xiàn)的安全問(wèn)題進(jìn)行及時(shí)徹底且科學(xué)合理的解決。
參考文獻(xiàn)
房地產(chǎn)檔案轉(zhuǎn)型不動(dòng)產(chǎn)檔案數(shù)字化，就是通過(guò)一些信息技術(shù)手段，比如計(jì)算機(jī)、掃描設(shè)備、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)以及多媒體儲(chǔ)存技術(shù)等具有鮮明的信息化特征的先進(jìn)、科學(xué)、發(fā)達(dá)的技術(shù)，有效實(shí)現(xiàn)將各類不動(dòng)產(chǎn)檔案轉(zhuǎn)化為明確的數(shù)字信息，并且講這些信息儲(chǔ)存在數(shù)據(jù)庫(kù)里，借助網(wǎng)絡(luò)將全國(guó)的不動(dòng)產(chǎn)檔案信息統(tǒng)合起來(lái)，并且通過(guò)計(jì)算機(jī)、大數(shù)據(jù)挖掘等技術(shù)進(jìn)行統(tǒng)一管理，目標(biāo)就是要建立一個(gè)系統(tǒng)、前面、科學(xué)、完備、安全的不動(dòng)產(chǎn)信息數(shù)據(jù)庫(kù)，供社會(huì)各界人士在國(guó)家機(jī)關(guān)的允許之下使用。這種方式極大方便了房產(chǎn)檔案的集中管理與高效傳輸，在很大程度上實(shí)現(xiàn)了數(shù)字資源在全社會(huì)的共享。
2 實(shí)現(xiàn)房地產(chǎn)檔案轉(zhuǎn)型不動(dòng)產(chǎn)檔案數(shù)字化管理的重要性
在經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的今天，房地產(chǎn)已經(jīng)成為了我國(guó)經(jīng)濟(jì)的支柱性產(chǎn)業(yè)，房產(chǎn)交易數(shù)量自2002年以來(lái)一直保持在高位，同時(shí)還在不斷擴(kuò)大，同時(shí)房地產(chǎn)交易的方式也發(fā)生的重大改變，傳統(tǒng)的房地產(chǎn)檔案管理模式已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)新形勢(shì)下房地產(chǎn)業(yè)的發(fā)展形勢(shì)。不動(dòng)產(chǎn)檔案數(shù)字化管理可以很好的克服傳統(tǒng)的房產(chǎn)檔案的很多缺陷，信息取得方面、信息傳輸、信息分析的處理速度大幅度提升。同時(shí)不動(dòng)產(chǎn)檔案登記時(shí)可以采用數(shù)字化的方式，記錄更多的信息，比如圖像甚至是視頻資料。在檔案保存方面，由于是數(shù)字化的檔案，只需要建設(shè)完備的數(shù)據(jù)儲(chǔ)存設(shè)備既可。完全不需要像傳統(tǒng)的房產(chǎn)檔案那般，需要保存大量的紙質(zhì)檔案，同時(shí)還要注意檔案的分類、整理、儲(chǔ)存，傳統(tǒng)的管理方式查詢檔案也是一件非常繁瑣的工作。而數(shù)字化的檔案管理工作，只需要設(shè)置好管理邏輯，就可以自動(dòng)進(jìn)行不動(dòng)產(chǎn)檔案的分類、整理、儲(chǔ)存，檔案調(diào)取也極為方便。這些優(yōu)勢(shì)能夠不斷推動(dòng)不動(dòng)產(chǎn)檔案的管理水平提升，推動(dòng)不動(dòng)產(chǎn)檔案管理的發(fā)展，更好的為國(guó)家掌握詳實(shí)數(shù)據(jù)、為房地產(chǎn)企業(yè)發(fā)展提供正確、科學(xué)的信息提供幫助，為我國(guó)房地產(chǎn)事業(yè)發(fā)展提供最專業(yè)、最規(guī)范、最方便的數(shù)據(jù)服務(wù)。
3 提高不動(dòng)產(chǎn)檔案數(shù)字化管理水平的有效策略
3.1 加強(qiáng)不動(dòng)產(chǎn)檔案數(shù)字化管理的認(rèn)知
近年來(lái)，雖然不動(dòng)產(chǎn)檔案管理方式方法在不斷改進(jìn)和完善，但是進(jìn)度不快，效果并不是很明顯，一個(gè)很主要的原因就是不動(dòng)產(chǎn)檔案管理人員以及各地地稅房地產(chǎn)管理部門沒(méi)有對(duì)不動(dòng)產(chǎn)檔案數(shù)字化管理的認(rèn)識(shí)不足，重視程度不夠。很多的相關(guān)人員及部門，將不動(dòng)產(chǎn)檔案數(shù)字化管理僅僅視為簡(jiǎn)單的文案處理工作，忽視了這項(xiàng)工作成果對(duì)于國(guó)家和房地產(chǎn)行業(yè)的重要作用。因此，在實(shí)際的管理實(shí)施過(guò)程中，沒(méi)有對(duì)信息采集和分類工作抱有足夠嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，使得信息收集過(guò)程形式化過(guò)重，嚴(yán)重破壞了信息的完整與準(zhǔn)確，從而降低了使用價(jià)值，也耽誤了工作時(shí)間，影響效率。
3.2 提升管理人員的業(yè)務(wù)能力和專業(yè)水平
應(yīng)當(dāng)正確認(rèn)識(shí)的是，不動(dòng)產(chǎn)檔案數(shù)字化管理已經(jīng)早已超越了傳統(tǒng)的手工勞動(dòng)范疇，而發(fā)展到了知識(shí)型技能型的工作。我國(guó)缺乏不動(dòng)產(chǎn)檔案數(shù)字化管理的相關(guān)專業(yè)人才，管理人員只要具有相當(dāng)?shù)募?jí)別才會(huì)有相應(yīng)的檔案管理專業(yè)的人員，其余人員也沒(méi)有經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的識(shí)別與培訓(xùn)，有的是其他人員富余的崗位補(bǔ)充過(guò)來(lái)的人員，這些人對(duì)于不動(dòng)產(chǎn)檔案數(shù)字化管理的重要性認(rèn)識(shí)不足，也沒(méi)有相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)及技能，無(wú)法有效開(kāi)展相關(guān)工作。
數(shù)字化管理不動(dòng)產(chǎn)檔案，是一項(xiàng)復(fù)雜的工作，涉及到的工?N多、專業(yè)多，對(duì)于專業(yè)能力和技術(shù)能力有著很高的要求。數(shù)字化管理不動(dòng)產(chǎn)檔案的相關(guān)人才，必須要有全面系統(tǒng)的知識(shí)框架、強(qiáng)大的觀察能力與數(shù)據(jù)處理能力，同時(shí)還要有縝密的思維以及細(xì)致的工作作風(fēng)。管理部門必須要培養(yǎng)一支專業(yè)素質(zhì)高、思想觀念好、文化水平高的卓越的不動(dòng)產(chǎn)檔案數(shù)字化管理人才。這些人才還要熟練掌握各種自動(dòng)化辦公設(shè)備的應(yīng)用。相關(guān)單位和企業(yè)應(yīng)當(dāng)重視培養(yǎng)專業(yè)的不動(dòng)產(chǎn)檔案數(shù)字化管理人才，目的就是要培養(yǎng)一支專業(yè)、敬業(yè)、精業(yè)的團(tuán)隊(duì)。
3.3 其他措施
檔案數(shù)字化管理是現(xiàn)代的一種新型管理模式，通過(guò)各種渠道來(lái)將檔案資源進(jìn)行轉(zhuǎn)換，變成數(shù)字檔案信息，用數(shù)字化的形式來(lái)進(jìn)行保存，借助計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)的便捷來(lái)進(jìn)行傳遞和應(yīng)用，建立一個(gè)龐大的檔案信息庫(kù)，提高檔案的利用率，達(dá)到資源共享的目的?，F(xiàn)階段，我國(guó)的信息化程度比較高，電子商務(wù)等新型的商務(wù)模式相應(yīng)出現(xiàn)，這是我國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展的最佳時(shí)代，檔案數(shù)字化工作目前已經(jīng)正式啟動(dòng)，在不斷的深化當(dāng)中。
1、數(shù)字化檔案概述
自二十一世紀(jì)以來(lái)，電子技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、通信技術(shù)的發(fā)展就越來(lái)越快，高科技時(shí)代已經(jīng)到來(lái)。檔案數(shù)字化是計(jì)算機(jī)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)等新型技術(shù)的應(yīng)用擴(kuò)展。資源轉(zhuǎn)化市檔案管理的重要方面，在資料的管理當(dāng)中需要將紙質(zhì)的資料轉(zhuǎn)換為網(wǎng)絡(luò)的文檔形式，或者在資料整理的時(shí)候就以文檔的形式進(jìn)行板寸。檔案數(shù)字化需要對(duì)其規(guī)范性進(jìn)行統(tǒng)一，使用標(biāo)準(zhǔn)的檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)來(lái)實(shí)現(xiàn)管理和應(yīng)用；檔案數(shù)字化需要以實(shí)際為立足點(diǎn)，通過(guò)組織來(lái)確保工作的正常開(kāi)展，抓好文件的質(zhì)量問(wèn)題；檔案數(shù)字化建設(shè)要以完善的系統(tǒng)為基礎(chǔ)進(jìn)行發(fā)展，需要將目前的系統(tǒng)進(jìn)行完善化；檔案數(shù)字化建設(shè)重點(diǎn)工作是數(shù)據(jù)庫(kù)的建立和維護(hù)。
目前的信息化程度越來(lái)越高，如何快速的對(duì)信息服務(wù)進(jìn)行利用，減少工作中的失誤，讓工作變得規(guī)范化、系統(tǒng)化、程序化，讓我們的工作目標(biāo)能夠快速實(shí)現(xiàn)，降低工作成本，提升效益，這些是目前的檔案管理部門所需要去思考的問(wèn)題。檔案信息過(guò)去是以紙質(zhì)的形式來(lái)進(jìn)行存儲(chǔ)，使用和查閱都非常的不便，浪費(fèi)人力和無(wú)力。因此，需要使用數(shù)字化檔案信息管理來(lái)實(shí)現(xiàn)更加高效的應(yīng)用，滿足社會(huì)快速發(fā)展的需求。
2、目前檔案管理數(shù)字化建設(shè)存在的問(wèn)題
我國(guó)的數(shù)字化檔案管理發(fā)展的比較晚，數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)還不健全，處于發(fā)展初級(jí)階段。因此，存在很多問(wèn)題：第一，沒(méi)有有效的領(lǐng)導(dǎo)。科技的發(fā)展如此的快速，數(shù)字化檔案管理體現(xiàn)的重要性已經(jīng)得到大家的認(rèn)可，但是領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于數(shù)字化管理仍然有著太多的不足之處。因此，管理上要是摸索階段，這樣就缺乏一個(gè)系統(tǒng)的領(lǐng)導(dǎo)，來(lái)以科學(xué)和規(guī)范的檔案管理制度和模式來(lái)對(duì)數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行管理；第二，沒(méi)有完善的保障。數(shù)字化檔案管理體系是以大量的檔案管理人才和數(shù)字化檔案管理人才組成的，目前的數(shù)字化檔案管理工作中，人才比較缺乏。因此，人才的總量和結(jié)構(gòu)存在一定的不合理。因此，高層次、高技術(shù)的人才缺口比較大，而數(shù)字化檔案管理工作還不完善，沒(méi)有足夠的培養(yǎng)人才的能力，導(dǎo)致了發(fā)展緩慢。而且硬件跟不上時(shí)代，軟件落后，兼容性差；第三，網(wǎng)絡(luò)安全性低。網(wǎng)絡(luò)是數(shù)字化檔案利用的重要渠道，其安全性存在不足就容易導(dǎo)致信息的丟失，對(duì)于信息的應(yīng)用是非常大的損失。
3、數(shù)字化檔案管理的基本行為準(zhǔn)則
數(shù)字化檔案管理的工作原理主要是通過(guò)先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)將檔案資料儲(chǔ)備在計(jì)算機(jī)內(nèi)部進(jìn)行檔案資料的分類和管理。只有通過(guò)對(duì)這些檔案資料的信息分類才能夠促使數(shù)字化管理的有效性和合理性?？傮w而言，對(duì)數(shù)字化檔案管理的基本行為準(zhǔn)則的內(nèi)容需要進(jìn)行全面掌握，主要從以下幾個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)進(jìn)行規(guī)范：第一、需要對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行不斷提高，對(duì)檔案管理的人員進(jìn)行計(jì)算機(jī)技術(shù)的培訓(xùn)，同時(shí)，不斷更新檔案管理方面的計(jì)算機(jī)設(shè)備，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)方面的基礎(chǔ)設(shè)施。第二、在檔案管理方面需要不斷加強(qiáng)管理，只有系統(tǒng)的管理才能夠?qū)n案資料管理的有條理和有步驟。在現(xiàn)代企業(yè)里數(shù)字化的檔案管理方法成為了企業(yè)的重要的內(nèi)容，這種資料管理的方法在各行各業(yè)都收到了青睞，更得益于這種資料的管理方法便于管理，有利于檔案資料的管理。第三、數(shù)字化檔案管理的管理方法可以提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，增強(qiáng)企業(yè)對(duì)于資料管理的能力，提高管理資料的效率，促進(jìn)資料管理的高效完成。提高辦事效率是這項(xiàng)資料管理的有效的方法，可以促進(jìn)檔案管理方法的深入貫徹和持續(xù)進(jìn)行。
4、數(shù)字化檔案管理的重要意義
隨著數(shù)字化管理方式的深入落實(shí)很多的企業(yè)開(kāi)始對(duì)檔案管理的工作效率進(jìn)行關(guān)注。只有充分改善數(shù)字化檔案管理的工作水平才能夠促進(jìn)工作效率的提高。數(shù)字化檔案管理具有重要的意義。具體表現(xiàn)在三個(gè)方面：第一、可以提高資料管理的工作效率，促進(jìn)工作的積極完成。通過(guò)計(jì)算機(jī)等高科技設(shè)備的引進(jìn)提高了企業(yè)的工作效率，減輕了工作者的工作的繁瑣程度，在很大程度上減輕了工作人員的工作負(fù)擔(dān)?，F(xiàn)代社會(huì)是信息化時(shí)代，只有充分將這些信息進(jìn)行整理和保存才能夠?qū)⒐ぷ鬟M(jìn)行整體的規(guī)劃，促進(jìn)信息的暢通無(wú)阻。第二、計(jì)算機(jī)的辦公設(shè)備給工作人員帶來(lái)了很大的幫助，很多的資料通過(guò)計(jì)算機(jī)就可以傳遞，工作人員通過(guò)計(jì)算機(jī)就可以進(jìn)行信息的交換。同時(shí)，應(yīng)用計(jì)算機(jī)設(shè)備可以快速查閱各種管理資料有助于資料的管理和保存。第三、計(jì)算機(jī)技術(shù)的普及對(duì)于檔案資料的保存也具有重要的意義。通過(guò)計(jì)算機(jī)備份系統(tǒng)可以講大量的信息同構(gòu)文檔的形式儲(chǔ)備起來(lái)，促進(jìn)工作的完成。關(guān)于信息的保存在充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)的前提下不斷改善技術(shù)改善措施，增強(qiáng)工作人員的管理水平。總之，數(shù)字化檔案管理的技術(shù)對(duì)于信息和資料的高效管理做出了很大的貢獻(xiàn)，值得進(jìn)行普遍推廣。
5、數(shù)字化檔案管理的優(yōu)越性分析
數(shù)字化檔案管理在各個(gè)方面都有很多需要注意的問(wèn)題，其優(yōu)越性白哦現(xiàn)在很多的地方，主要是為提高工作效率，儲(chǔ)備信息的可靠性以及節(jié)省工作人員的工作量等多個(gè)方面，具體而言，首先，數(shù)字化檔案管理的工作方法對(duì)檔案管理的人員進(jìn)行計(jì)算機(jī)技術(shù)的訓(xùn)練有助于不斷更新檔案管理方面的計(jì)算機(jī)設(shè)備，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)方面的基礎(chǔ)設(shè)施。其次，在檔案管理方面需要不斷加強(qiáng)管理，只有系統(tǒng)的管理才能夠?qū)n案資料管理的有條理和有步驟。綜合服務(wù)的管理體系是現(xiàn)代化企業(yè)管理發(fā)展的最終方向和追求目標(biāo)。在現(xiàn)代企業(yè)里數(shù)字化的檔案管理方法成為了企業(yè)的重要的內(nèi)容，這種資料管理的方法在各行各業(yè)都收到了青睞，更得益于這種資料的管理方法便于管理，有利于檔案資料的管理。最后，數(shù)字化檔案管理的管理方法可以提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，增強(qiáng)企業(yè)對(duì)于資料管理的能力，提高管理資料的效率，促進(jìn)資料管理的高效完成。提高辦事效率是這項(xiàng)資料管理的有效的方法，可以促進(jìn)檔案管理方法的深入貫徹和持續(xù)進(jìn)行。只有綜合將數(shù)字化管理的方方面面進(jìn)行整合才能夠配合管理效率的提高，促進(jìn)數(shù)字化檔案管理的管理模式的改善。
6、總結(jié)分析
由文件處理向數(shù)字管理系統(tǒng)的轉(zhuǎn)化和發(fā)展是數(shù)字化檔案管理的目前發(fā)展現(xiàn)狀，對(duì)于這個(gè)轉(zhuǎn)變的完成非常需要建立數(shù)據(jù)庫(kù)，建立數(shù)據(jù)庫(kù)是進(jìn)行資料保存和整理的關(guān)鍵，數(shù)字化檔案管理的工作方法結(jié)合了計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及現(xiàn)代的管理方法。只有綜合在各個(gè)方面進(jìn)行提高才能夠?qū)?shù)字化檔案管理的水平真正提高上去。我們應(yīng)該知道，由于應(yīng)用計(jì)算機(jī)設(shè)備可以快速查閱各種管理資料有助于資料的管理和保存，在很多方面都存在很多的優(yōu)勢(shì)，因此需要在各個(gè)領(lǐng)域進(jìn)行推廣。
參考文獻(xiàn)
醫(yī)院檔案醫(yī)院的一筆寶貴財(cái)富，對(duì)于醫(yī)院各項(xiàng)管理經(jīng)營(yíng)、科研創(chuàng)新、文化建設(shè)都有著舉足輕重的意義。檔案是醫(yī)院開(kāi)展日常經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的重要基礎(chǔ)。譬如，病歷檔案是醫(yī)院開(kāi)展醫(yī)療服務(wù)的有效憑據(jù)，具有法律效力，當(dāng)發(fā)生醫(yī)療糾紛時(shí)，舉證倒置原則下，醫(yī)院可以依據(jù)患者的病歷檔案進(jìn)行維權(quán)，保護(hù)醫(yī)院和患者的正當(dāng)權(quán)益。而人事檔案記錄了醫(yī)院所有人員的各項(xiàng)資料，是現(xiàn)代醫(yī)院隊(duì)伍建設(shè)、人力資源優(yōu)化、崗位結(jié)構(gòu)調(diào)整等的重要依據(jù)。數(shù)字化檔案管理是醫(yī)院信息化建設(shè)的內(nèi)容之一，也是當(dāng)前我國(guó)醫(yī)療行業(yè)轉(zhuǎn)型的必然要求。
1 檔案數(shù)字化管理中存在的問(wèn)題
1.1 人才制約
專業(yè)人才的缺乏是當(dāng)前檔案數(shù)字化管理的最大障礙。由于缺乏專業(yè)人才，醫(yī)院在開(kāi)展檔案數(shù)字化建設(shè)時(shí)不能有效地開(kāi)展整體規(guī)劃和具體細(xì)節(jié)的制定。即使數(shù)字平臺(tái)搭建好后，也會(huì)由于檔案工作缺乏必須的網(wǎng)絡(luò)操作技術(shù)，而導(dǎo)致平臺(tái)的利用名不副實(shí)。此外，部分醫(yī)院甚至是由其他員工兼職檔案管理，其工作能力不但有待考量，甚至其工作熱情和日常工作量都難以保證。
1.2 制度有待完善
醫(yī)院檔案是醫(yī)院人在長(zhǎng)期社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中留存下來(lái)的歷史真跡[1]。它記錄了醫(yī)院在不同發(fā)展階段包括前身、建設(shè)規(guī)劃、基礎(chǔ)建設(shè)、財(cái)務(wù)活動(dòng)、設(shè)備科研、黨建工作等在內(nèi)等的各項(xiàng)事務(wù)，保存好醫(yī)院檔案能夠使我們?nèi)娴卣J(rèn)識(shí)醫(yī)院的發(fā)展軌跡以及歷史沿襲。不同性質(zhì)的檔案管理有著不同的要求。但目前醫(yī)院的檔案工作由于多種限制而存在粗放式管理，制度籠統(tǒng)松懈，針對(duì)性不強(qiáng)。因此造成了檔案出現(xiàn)遺漏遺失、損壞甚至是偷盜篡改。這樣不僅不利于檔案的長(zhǎng)期有序管理，而且還可能使醫(yī)院的內(nèi)部信息、保密成果受到破壞與泄露。
1.3 檔案管理意識(shí)落后
開(kāi)始醫(yī)療改革后，醫(yī)院公益性質(zhì)和事業(yè)單位性質(zhì)逐漸削弱，醫(yī)療服務(wù)和經(jīng)濟(jì)利益成為了其發(fā)展的主要方向，像檔案管理這類后勤保障類的工作逐漸受到冷落。致使在醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層以及檔案人員都逐漸放松了對(duì)檔案工作的管理。這樣下來(lái)，致使檔案工作的物理環(huán)境、經(jīng)費(fèi)投入、人員制度保障等都難以滿足檔案管理的正常需求，更談不上檔案的數(shù)字化管理。
2 提升醫(yī)院檔案數(shù)字化管理的對(duì)策建議
2.1 樹(shù)立醫(yī)院檔案管理的數(shù)字化觀念
數(shù)字化是現(xiàn)代檔案管理的基本發(fā)展思路。醫(yī)院開(kāi)展檔案數(shù)字化工作，必須首先轉(zhuǎn)變觀念，摒棄傳統(tǒng)的人工操作。醫(yī)院管理層應(yīng)積極樹(shù)立現(xiàn)代化的檔案管理觀念，深刻認(rèn)識(shí)檔案數(shù)字化發(fā)展對(duì)于提升檔案管理成效，構(gòu)建醫(yī)院信息化體系的重要意義。檔案部門應(yīng)當(dāng)深刻到當(dāng)前形勢(shì)下檔案工作肩負(fù)著提升醫(yī)療水平，創(chuàng)新工作局面的承前啟后職能。檔案人員應(yīng)當(dāng)盡早樹(shù)立數(shù)字化意識(shí)，同時(shí)積極開(kāi)展學(xué)習(xí)。只有首先樹(shù)立了現(xiàn)代檔案管理意識(shí)，才能確保數(shù)字化工作的有序開(kāi)展。
2.2 推進(jìn)檔案數(shù)字平臺(tái)建設(shè)
數(shù)字化檔案管理應(yīng)當(dāng)充分依托醫(yī)院的信息化平臺(tái)。一是積極在醫(yī)院局域網(wǎng)內(nèi)積極構(gòu)建檔案管理網(wǎng)絡(luò)，重點(diǎn)建立檔案的電子資源庫(kù)。從而逐步實(shí)現(xiàn)手工作業(yè)向數(shù)字化管理的轉(zhuǎn)型。二是重點(diǎn)開(kāi)發(fā)檔案網(wǎng)絡(luò)與醫(yī)院信息化平臺(tái)的有效對(duì)接和信息共享。實(shí)現(xiàn)平臺(tái)對(duì)接和信息共享后，檔案的采集與篩選工作就可以直接通過(guò)信息平成，而不必再經(jīng)過(guò)紙質(zhì)資料這一過(guò)程。三是開(kāi)展重點(diǎn)項(xiàng)目的檔案管理。對(duì)于醫(yī)院的科研立項(xiàng)、管理試點(diǎn)等重大項(xiàng)目應(yīng)當(dāng)建立獨(dú)立檔案，并與其所屬檔案分類項(xiàng)目的管理并行。同時(shí)積極協(xié)助課題組完成項(xiàng)目立項(xiàng)、資料整理、建檔歸檔及組卷等工作。此外還應(yīng)當(dāng)適當(dāng)開(kāi)放醫(yī)院檔案，為醫(yī)院的醫(yī)療科研、經(jīng)營(yíng)管理、文化建設(shè)等工作提供資料與參考。
2.3 加快傳統(tǒng)作業(yè)與數(shù)字化融合
從目前來(lái)看，醫(yī)院檔案管理的數(shù)字化仍然處于降低水平。僅僅是人工的手寫記錄操作轉(zhuǎn)變?yōu)榱穗娮有问?，而遠(yuǎn)沒(méi)有實(shí)現(xiàn)依托計(jì)算機(jī)技術(shù)的信息處理平臺(tái)。筆者認(rèn)為，今后醫(yī)院開(kāi)展數(shù)字化檔案管理工作應(yīng)當(dāng)著重將檔案管理從傳統(tǒng)人工向數(shù)字自動(dòng)轉(zhuǎn)變。實(shí)際上，傳統(tǒng)檔案管理是其數(shù)字化的前提和基礎(chǔ)，也是其過(guò)渡階段的重要輔助工具。這兩者之間既有形式上的區(qū)別，又有著內(nèi)在聯(lián)系。因此醫(yī)院在推進(jìn)數(shù)字化檔案工作時(shí)，應(yīng)當(dāng)充分依托傳統(tǒng)檔案管理，積極開(kāi)展數(shù)字化的檔案業(yè)務(wù)再造，分階段分步驟地開(kāi)展數(shù)字化改造。
2.4 開(kāi)展軟件硬件建設(shè)
在醫(yī)院科技檔案數(shù)字化建設(shè)過(guò)程，要以計(jì)算機(jī)分布和網(wǎng)絡(luò)設(shè)施為基礎(chǔ)的硬件建設(shè)[2]。數(shù)字檔案管理的建設(shè)不可一蹴而就，需要全院上下全員參與。它涉及廣泛，包括了網(wǎng)絡(luò)工程、軟件系統(tǒng)、硬件支撐、信息的采集處理及存儲(chǔ)規(guī)則、網(wǎng)絡(luò)安全等諸多技術(shù)問(wèn)題。筆者認(rèn)為醫(yī)院當(dāng)前的檔案數(shù)字化工作應(yīng)當(dāng)從以下方面入手：一是積極開(kāi)展軟硬件建設(shè)[3]。硬件建設(shè)，包括基礎(chǔ)的機(jī)房、計(jì)算機(jī)、辦公自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)通信等。醫(yī)院前期應(yīng)積極投入資金，加強(qiáng)硬件環(huán)境建設(shè)，開(kāi)發(fā)引進(jìn)軟件平臺(tái)。在構(gòu)建信息平臺(tái)的過(guò)程中，重視平臺(tái)的移植性和實(shí)用性。二是積極統(tǒng)籌檔案資源。由于醫(yī)院檔案管理工作覆蓋面廣，包括了醫(yī)院建設(shè)沿襲、人事檔案、病例資料、科研成果等等。這些檔案由于長(zhǎng)期采用封閉式的人工管理，其中本身就存在著一些歸檔錯(cuò)誤、填寫不規(guī)范、資料破損遺失等問(wèn)題。因此在開(kāi)展檔案數(shù)字化建設(shè)時(shí)，應(yīng)當(dāng)對(duì)現(xiàn)有檔案工作進(jìn)行全面的梳理與校驗(yàn)。同時(shí)醫(yī)院內(nèi)部深入調(diào)研檔案資料采集、篩選、審核以及保管過(guò)程存在的問(wèn)題，也為今后的數(shù)字化發(fā)展提供參考。
2.5 加強(qiáng)數(shù)字化檔案隊(duì)伍建設(shè)
數(shù)字化檔案管理工作除了在軟硬件環(huán)境上需要醫(yī)院積極投入資金，購(gòu)買基礎(chǔ)設(shè)備，引進(jìn)信息平臺(tái)。現(xiàn)代檔案工作應(yīng)盡早從傳統(tǒng)的手工作業(yè)步入自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化管理階段[4]。醫(yī)院應(yīng)將人員培訓(xùn)納入數(shù)字化檔案管理的實(shí)施路徑中。檔案人員應(yīng)當(dāng)盡快轉(zhuǎn)變心態(tài)，樹(shù)立現(xiàn)代化的檔案管理觀念。盡早圍繞數(shù)字化工作成立專業(yè)小組，積極開(kāi)展檔案調(diào)研，引進(jìn)其他醫(yī)院成功的數(shù)字化檔案建設(shè)模式與經(jīng)驗(yàn)。同時(shí)聯(lián)合醫(yī)院信息中心積極制定數(shù)字化檔案工作的實(shí)施路徑、步驟等問(wèn)題，邀請(qǐng)專業(yè)數(shù)字化檔案人員來(lái)院開(kāi)展工作指導(dǎo)和業(yè)務(wù)培訓(xùn)。從而加速數(shù)字檔案工作的進(jìn)程，并提高人員數(shù)字化業(yè)務(wù)操作水平。
3 結(jié)語(yǔ)
隨著社會(huì)現(xiàn)代化進(jìn)程的持續(xù)推進(jìn)，醫(yī)院檔案數(shù)字化管理已經(jīng)成為了趨勢(shì)。然而數(shù)字化并非可一蹴而就的。醫(yī)院應(yīng)當(dāng)積極樹(shù)立檔案管理的數(shù)字化觀念，推進(jìn)檔案數(shù)字平臺(tái)建設(shè)，加快傳統(tǒng)作業(yè)與數(shù)字化融合，同時(shí)開(kāi)展軟件硬件建設(shè)以及加強(qiáng)數(shù)字化檔案隊(duì)伍建設(shè)。只有始終圍繞檔案數(shù)字化管理，多管齊下，結(jié)合醫(yī)院工作實(shí)際采取多種舉措，才能有效提升醫(yī)院的檔案管理成效，建設(shè)一條特色數(shù)字化檔案管理路子。
參考文獻(xiàn)
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根據(jù)2008年9月1日頒布的《高等學(xué)校檔案管理辦法》，高等學(xué)校檔案是指“高等學(xué)校從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)直接形成的對(duì)學(xué)生、學(xué)校和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄”。高校檔案主要記載著學(xué)校重要的教育歷史，具有很重要的價(jià)值，因此必須加大對(duì)檔案管理的重視。根據(jù)目前的情況來(lái)看，主要對(duì)其總結(jié)了以下這幾個(gè)方面特點(diǎn):第一，學(xué)校每年都會(huì)“迎來(lái)送往”，送走很多畢業(yè)生。同時(shí)會(huì)招來(lái)很多新生，這對(duì)高校檔案的管理需要很大的工作量，既要對(duì)新入學(xué)學(xué)生的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行錄入，也要對(duì)畢業(yè)生的數(shù)據(jù)進(jìn)行遷出或改動(dòng)，此時(shí)檔案的變化呈現(xiàn)數(shù)量巨大、變動(dòng)較為頻繁等一系列特點(diǎn)，再加上要對(duì)學(xué)生其他檔案的維護(hù)和保存，都需要耗費(fèi)大量的人力物力。第二，檔案管理操作的標(biāo)準(zhǔn)化程度不高，各個(gè)高校結(jié)合自身具體情況所設(shè)定的制度、規(guī)范存在各種差異性，導(dǎo)致各高校之間對(duì)于檔案管理操作的步調(diào)不夠一致，甚至存在極少數(shù)相互抵觸的情況，這給提高檔案管理工作的效率帶來(lái)了障礙。第三，檔案數(shù)字化管理處理手段有待提高，由于目前的高校檔案主要還是以紙質(zhì)檔案作為保存媒介，電子信息管理只是起到了檢索、交換、備份等輔助功能。以上是各高校檔案管理工作中比較突出的特點(diǎn)，也是制約檔案管理工作效率提高的瓶頸所在，后文將繼續(xù)就以上特點(diǎn)結(jié)合電子化檔案管理進(jìn)行應(yīng)用分析。
二、檔案數(shù)字化管理的特點(diǎn)
過(guò)去傳統(tǒng)的檔案管理模式是在每個(gè)部門分出一個(gè)檔案管理科室，此種管理模式是十分封閉的，雖然在過(guò)去的高校檔案管理工作中發(fā)揮了重要的作用，但是就目前社會(huì)的管理模式來(lái)看，傳統(tǒng)的檔案管理方式顯然是無(wú)法滿足現(xiàn)狀的，因此必須在過(guò)去傳統(tǒng)的管理模式中，創(chuàng)建一種新的管理模式，那就是應(yīng)運(yùn)而生的電子信息化管理模式，這是一種更具開(kāi)放性的管理體系，是對(duì)傳統(tǒng)檔案管理的一種補(bǔ)充及升華，使得檔案管理的質(zhì)量和效率得到進(jìn)一步的提高。隨著電子信息技術(shù)的快速發(fā)展，檔案數(shù)字化已成為高校檔案管理的一種發(fā)展趨勢(shì)，各種新型產(chǎn)品正不斷被研發(fā)出來(lái)并得到廣泛性地應(yīng)用，也使得檔案管理在模式上發(fā)生了巨大的變化，作為檔案管理的一種有效手段，檔案數(shù)字化在高校中的管理功能也變得越來(lái)越強(qiáng)大。如今，不管是檔案的生成、歸檔還是檢索都是與計(jì)算機(jī)緊密相連的，電子檔案的存在方式主要是以機(jī)讀的形式，就這一點(diǎn)來(lái)說(shuō)是和傳統(tǒng)的檔案管理存在很大的區(qū)別的。在信息的使用中，需要將有價(jià)值的信息在檔案信息這一系統(tǒng)中檢索出來(lái)，對(duì)此就必然要求檔案管理系統(tǒng)的精確性，如此才能保障高校檔案信息的真實(shí)性以及價(jià)值性。
三、電子檔案使用的途徑
電子檔案所具備的很多特點(diǎn)都是傳統(tǒng)檔案所不具備的，像查準(zhǔn)率以及查全率等等，這些都是傳統(tǒng)檔案對(duì)于現(xiàn)代化的電子檔案管理所不能比擬的，對(duì)此為了提高工作效率，應(yīng)充分利用電子檔案的優(yōu)勢(shì)，使其優(yōu)越性得到展現(xiàn)。當(dāng)前電子檔案的使用途徑主要包括以下幾點(diǎn)：
（一）提供拷貝
在對(duì)電子檔案進(jìn)行使用的過(guò)程中，主要的一個(gè)途徑就是拷貝，這是最初的提供檔案的一種方式，為了使得整個(gè)檔案部門可以充分利用拷貝向檔案人員提供材料，可以將文件直接轉(zhuǎn)換為一種通用的格式，然后再讓使用者對(duì)檔案進(jìn)行處理，然而使用人員不一定具有軟硬件設(shè)施條件，對(duì)此可以直接要求檔案管理部門將檔案打印出來(lái)。
（二）通信傳輸
通信傳輸主要是指不同的檔案管理部門通過(guò)計(jì)算機(jī)將所使用的檔案進(jìn)行相互傳輸，這是當(dāng)前比較常用的一種電子檔案管理方式，這顯示了檔案在提取的過(guò)程中沒(méi)有地域限制的特點(diǎn)，不需要檔案人員再為提取檔案專門跑一趟，有效節(jié)省了大量的人力以及財(cái)力。
（三）直接利用
所謂直接性地利用，是指利用檔案部門的計(jì)算機(jī)對(duì)電子檔案進(jìn)行查詢，這樣一來(lái)可以使得眾多的檔案使用人員能夠在統(tǒng)一時(shí)間得到相同的電子檔案，并為使用電子檔案的人員提供相關(guān)的技術(shù)支持。
四、檔案數(shù)字化管理的重要作用
檔案數(shù)字化管理是一種現(xiàn)代化的信息管理模式，該模式是將原來(lái)紙質(zhì)記載的信息轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化的信息進(jìn)行保存，這樣方便存儲(chǔ)和查閱，而且電子智能化的記載儲(chǔ)存有利于管理。數(shù)字智能化的管理模式能把相關(guān)的檔案按照不同的類別進(jìn)行數(shù)字化儲(chǔ)存，還可以儲(chǔ)存音頻資料，對(duì)于及時(shí)的信息反饋還能做出詳細(xì)的記載。因此電子智能化的管理模式有很多的好處：首先，檔案數(shù)字化的管理模式可以方便管理，在工作的過(guò)程當(dāng)中可以進(jìn)行電子傳遞閱覽，可以節(jié)約時(shí)間，提高工作效率。利用數(shù)字化的管理模式搜集的數(shù)據(jù)，其信息具有完整性、可靠性，有利于工作的更快開(kāi)展。其次，在電子化的智能管理中，把相關(guān)的資料儲(chǔ)存在文檔的資料庫(kù)當(dāng)中，高校的工作人員只需要輸入所要查詢的資料的信息點(diǎn)就可以快速地找到需要的資料，更加地方便、快捷，而且所找到的資料具有一定的準(zhǔn)確性，不容易產(chǎn)生誤差，從而方便了辦公，為工作人員節(jié)約了時(shí)間，提高了工作效率，這便是現(xiàn)代數(shù)字智能化管理模式的優(yōu)點(diǎn)。再次，數(shù)字智能化的管理模式可以隨時(shí)進(jìn)行數(shù)據(jù)更新，保證資料的時(shí)效性，能方便員工的查閱和使用。傳統(tǒng)的紙質(zhì)記載信息需要大量的人工進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和整理，現(xiàn)在的數(shù)字智能化的管理可以利用高科技的電子產(chǎn)品快速地完成工作，只要輕輕地點(diǎn)擊鼠標(biāo)就能夠完成整個(gè)的統(tǒng)計(jì)整理到儲(chǔ)存的過(guò)程，從而減輕管理人員工作的壓力。最后，數(shù)字化的管理模式可以使整個(gè)的辦公流程順暢無(wú)阻，節(jié)省了很多的人力和時(shí)間，使材料的管理更加的科學(xué)化、系統(tǒng)化。所以，在社會(huì)快速發(fā)展的今天，高校檔案管理采用數(shù)字化的管理模式是符合時(shí)代需求的。然而目前，我國(guó)在運(yùn)用數(shù)字化的管理過(guò)程當(dāng)中，還存在很多的困難沒(méi)有克服，還沒(méi)有熟練地掌握數(shù)字化的管理模式，需要進(jìn)一步的學(xué)習(xí)與實(shí)踐。數(shù)字化的管理模式分為以下幾個(gè)工作步驟：1、信息搜集。信息的搜集具有一定的難度，在現(xiàn)在的數(shù)字化管理模式當(dāng)中，利用科技化的電子產(chǎn)品可以幫助你更好更方便地搜集資料，而且保證資料更加的完整。2、信息整理。在進(jìn)行數(shù)字化的管理過(guò)程當(dāng)中，對(duì)相關(guān)的信息進(jìn)行數(shù)字化的編碼，使相關(guān)的檔案資料歸檔整齊有序，而且使整個(gè)資料信息一目了然。3、檢查信息。在眾多的信息當(dāng)中進(jìn)行相關(guān)的檢查，去掉一些沒(méi)有用的或者多余的資料，這一步要取其精華，去其糟粕，對(duì)于資料文件的管理至關(guān)重要，所以需要工作人員能夠集中精力，認(rèn)真對(duì)待。4、管理資料。對(duì)于傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔的保管有很多嚴(yán)格的要求，要保證紙質(zhì)資料環(huán)境的干燥、清潔等，要防止火災(zāi)的發(fā)生，防止被水淹沒(méi)，而數(shù)字化管理則不用擔(dān)心這些問(wèn)題?，F(xiàn)如今，數(shù)字化的檔案管理相對(duì)過(guò)去簡(jiǎn)單多了，在對(duì)資料進(jìn)行統(tǒng)計(jì)這個(gè)環(huán)節(jié)當(dāng)中，主要依靠高科技產(chǎn)品進(jìn)行自動(dòng)化的統(tǒng)計(jì)，可以節(jié)約時(shí)間，減少人力，提高工作效率；在使用資料中，利用數(shù)字化的管理模式可以使數(shù)字化的信息更加方便閱讀，便于管理，為工作人員查找資料節(jié)省很多的時(shí)間、精力；在編排資料中，利用計(jì)算機(jī)的操作系統(tǒng)把相似的檔案編排在一起，可以更加方便地查閱與尋找所需的資料，同時(shí)還可以進(jìn)行資料共享，促進(jìn)高校之間的合作。然而在數(shù)字化的管理中，為保證資料不流失，就要對(duì)每一道操作程序進(jìn)行加密處理，防止相關(guān)的資料泄露，造成不必要的損失。由于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)比較復(fù)雜，在相關(guān)的操作過(guò)程當(dāng)中有可能被別人盜取信息，所以要保管好自己的資料。在信息傳輸?shù)倪^(guò)程當(dāng)中，要進(jìn)行多次加密，而且不外泄自己的密碼，還要進(jìn)行正當(dāng)?shù)牟僮?，這樣才能保證信息的安全。
五、如何規(guī)范檔案數(shù)字化管理
在檔案數(shù)字化管理模式當(dāng)中存在著很多的問(wèn)題，涉及到電子科技產(chǎn)品的使用，電子科技產(chǎn)品是一個(gè)很復(fù)雜的產(chǎn)物，如果操作不當(dāng)就會(huì)對(duì)學(xué)?；蛘邔W(xué)生造成很大的損失，所以在進(jìn)行數(shù)字化的信息管理的時(shí)候，要嚴(yán)格規(guī)范管理模式，制定一定的管理制度。
（一）加強(qiáng)檔案數(shù)字化管理，保障資料的安全
要想安全地管理學(xué)校內(nèi)部資料，就必須完善相關(guān)的管理體系，加強(qiáng)高校檔案的內(nèi)部管理，對(duì)學(xué)校內(nèi)部工作人員進(jìn)行定期的培訓(xùn)，提高內(nèi)部人員的操作能力。在進(jìn)行數(shù)字化的儲(chǔ)存模式當(dāng)中存在著很多的問(wèn)題，在復(fù)雜的網(wǎng)絡(luò)世界，安全隨時(shí)受到威脅，如果操作不當(dāng)或者沒(méi)有做好保密防范工作，隨時(shí)都有可能為學(xué)校帶來(lái)相當(dāng)大的損失。所以要定期對(duì)電腦系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)管理，請(qǐng)專業(yè)的維修人員進(jìn)行專業(yè)的維修工作，對(duì)于電腦要進(jìn)行加密處理，而且密碼不可外泄，這樣才能保障數(shù)字化的管理順利地進(jìn)行。
（二）規(guī)范操作，減少損失
以往在信息的管理過(guò)程當(dāng)中，由于疏忽泄露了資料或者丟失一些信息，都會(huì)帶來(lái)相應(yīng)的損失，為了能夠避免這些事情重蹈覆轍，應(yīng)該對(duì)于信息進(jìn)行嚴(yán)格的加密處理，不要把密碼告訴無(wú)關(guān)的人，應(yīng)該避免密碼被更多的人知道，所以應(yīng)該建立一個(gè)完整的管理體系，每個(gè)人都要認(rèn)真地對(duì)待工作，對(duì)于信息要加強(qiáng)管理，對(duì)于資料的管理更加的嚴(yán)謹(jǐn)，在使用資料的過(guò)程當(dāng)中，要時(shí)刻注意網(wǎng)絡(luò)的安全，加強(qiáng)防范意識(shí)。
數(shù)字化管理首先沖擊的是我們的思想觀念。通過(guò)實(shí)現(xiàn)觀念的轉(zhuǎn)變，適應(yīng)新形勢(shì)下的城建檔案管理方式，才能在工作中抓住機(jī)遇，走出城建檔案管理新路子。我們經(jīng)歷了城建檔案工作從依靠經(jīng)濟(jì)行政手段向依法管理的轉(zhuǎn)變，檔案實(shí)體管理向信息管理的轉(zhuǎn)變，檔案管理手段由手工向技術(shù)的轉(zhuǎn)變，檔案服務(wù)由單一向綜合型服務(wù)轉(zhuǎn)變。思想觀念轉(zhuǎn)變了，就能推進(jìn)檔案管理和服務(wù)工作的順利開(kāi)展。
轉(zhuǎn)變工作內(nèi)容和工作目標(biāo)
在新的管理形式下，工作中心從過(guò)去單一的建設(shè)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案館，轉(zhuǎn)變?yōu)榻⒁粋€(gè)多元化的、適應(yīng)發(fā)展需求的數(shù)字城建檔案館，建立一個(gè)城建檔案信息集散中心。建立一個(gè)具備數(shù)字化檔案的管理能力，具備數(shù)字化信息的處理能力，具備數(shù)字化信息的傳輸能力的數(shù)字城建檔案館成為當(dāng)前城建檔案館的工作目標(biāo)。
保障技術(shù)人員的需求
【關(guān)鍵詞】數(shù)字化 檔案管理 信息安全管理 策略
檔案管理是社會(huì)發(fā)展中的一項(xiàng)重要工作，對(duì)各領(lǐng)域發(fā)展起著不容忽視的作用。隨著網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)的發(fā)展，數(shù)字化程度不斷加深，檔案管理工作要取得發(fā)展也必須對(duì)管理方法進(jìn)行創(chuàng)新，采用數(shù)字化檔案管理方法，來(lái)全面提高了檔案管理的效率。但與此同時(shí)，信息安全是其中的一個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)，必須加以重視，并開(kāi)展有效研究和改善，才能保證我國(guó)數(shù)字化檔案管理得到更好的發(fā)展。
一、數(shù)字化檔案
隨著科技的發(fā)展，計(jì)算機(jī)逐漸進(jìn)入到各行各業(yè)的工作中，可以說(shuō)現(xiàn)在人們的工作與生活離不開(kāi)計(jì)算機(jī)。有了計(jì)算機(jī)的幫助，現(xiàn)今人們的工作更加的方便，就管理檔案而言，原有的紙質(zhì)版的檔案雖可以完好的保存信息，但是，其存在難以保存，難以查找，占用空間等等問(wèn)題，所以為了改善這種狀況，現(xiàn)今的檔案管理多向數(shù)字化轉(zhuǎn)變。數(shù)字化檔案的管理方式可以說(shuō)是在現(xiàn)有技術(shù)的基礎(chǔ)上發(fā)展而來(lái)的，應(yīng)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)將原有的紙質(zhì)版的檔案進(jìn)行保存，不可否認(rèn)數(shù)字化檔案是存在一定的優(yōu)勢(shì)的，因?yàn)楝F(xiàn)在的數(shù)字化檔案更加容易保存，更加節(jié)省空間，也更加容易保管。數(shù)字化檔案是一種新型的檔案信息形態(tài)，它運(yùn)用諸多技術(shù)，如計(jì)算機(jī)技術(shù)，掃描技術(shù)，數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)等等，將檔案信息進(jìn)行存檔處理與保存。但是數(shù)字化檔案技術(shù)雖然方便，仍然存在著一定的安全問(wèn)題，尚需改善這些問(wèn)題。
二、實(shí)施數(shù)字化檔案信息安全管理的意義
在我國(guó)現(xiàn)代社會(huì)科技技術(shù)手段不斷發(fā)展的過(guò)程中，對(duì)檔案信息管理也不再拘泥于傳統(tǒng)的管理模式，而是隨著社會(huì)需求對(duì)檔案信息管理做出了合理的更新。目前數(shù)字化檔案管理在我國(guó)社會(huì)上也取得非常廣泛的應(yīng)用，其自身不僅僅能夠?yàn)闄n案管理人員帶硨艽蟊憷，而且對(duì)檔案數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性提升也起到非常重要的作用。但是在數(shù)字化檔案管理模式發(fā)展過(guò)程中還存在一定信息安全問(wèn)題，針對(duì)于此就需要對(duì)整個(gè)檔案信息管理的安全性進(jìn)行深入研究，對(duì)其中存在的問(wèn)題提出有效的解決策略，從根本的角度上促使數(shù)字化檔案管理得到更好的發(fā)展。
在對(duì)數(shù)字化檔案實(shí)施信息安全管理的過(guò)程中，不僅僅需要對(duì)管理手段起到高度重視，還需要對(duì)在管理過(guò)程中涉及的技術(shù)手段有一個(gè)全面的了解，只有這樣才能更好的實(shí)現(xiàn)信息檔案安全管理。在實(shí)施管理之前還需要制定合理的保障體系，這樣對(duì)有效提升檔案管理各個(gè)環(huán)節(jié)的合理性起到不可忽視的作用。在信息保障體制實(shí)施的時(shí)候還需要對(duì)各個(gè)環(huán)節(jié)涉及的安全信息有一個(gè)全面的了解，更好的實(shí)現(xiàn)信息安全運(yùn)行。在進(jìn)行數(shù)字化檔案信息安全管理的過(guò)程中，需要技術(shù)人員的參與，因此還需要對(duì)整個(gè)過(guò)程中技術(shù)人員自身職業(yè)素養(yǎng)做出合理提升，從而提升技術(shù)人員自身工作效率，有效促使數(shù)字化檔案信息安全管理得到更好的發(fā)展。
三、數(shù)字化檔案的信息安全管理策略
（一）構(gòu)建完善的管理制度
想要解決數(shù)字化檔案管理中存在的信息安全問(wèn)題，首先要做的就是構(gòu)建完善的管理制度，在構(gòu)建制度過(guò)程中，應(yīng)該綜合考慮所有的因素，并建立相應(yīng)的崗位安全考核制度以及培訓(xùn)制度等；其次，應(yīng)該對(duì)已經(jīng)保存的數(shù)字信息進(jìn)行加密處理，將一些重要的信息進(jìn)行加密處理，并通過(guò)脫機(jī)的方式進(jìn)行保存。這樣可以提高數(shù)字信息的安全等級(jí)，防止數(shù)字信息被不法分子竊取；再次，應(yīng)該從系統(tǒng)運(yùn)行方面入手，對(duì)機(jī)房的出入人員進(jìn)行控制，對(duì)機(jī)房環(huán)境進(jìn)行有效的管理，同時(shí)還應(yīng)該做好電磁波防護(hù)等相應(yīng)工作；最后，應(yīng)該設(shè)置管理權(quán)限、操作權(quán)限等相關(guān)的權(quán)限管理系統(tǒng)，這樣只能是由規(guī)定的人員進(jìn)行管理工作，同時(shí)還可以從中查看到進(jìn)行管理的人員，這樣一方面可以降低數(shù)字信息被竊取的危險(xiǎn)，另一方面若是出現(xiàn)問(wèn)題可以在第一時(shí)間內(nèi)找到負(fù)責(zé)人員，從而降低工作人員篡改數(shù)據(jù)信息這一情況出現(xiàn)的概率。
（二）加強(qiáng)數(shù)字化檔案宏觀管理
想要提高數(shù)字化檔案管理的信息安全，就應(yīng)該加強(qiáng)宏觀管理。宏觀管理是一項(xiàng)對(duì)技術(shù)以及專業(yè)等要求比較高的工作，在開(kāi)展此工作的過(guò)程中，領(lǐng)導(dǎo)的思想應(yīng)該是統(tǒng)一的，而且還應(yīng)該針對(duì)宏觀調(diào)控工作設(shè)置相應(yīng)的組織機(jī)構(gòu)，通過(guò)明確的分工來(lái)有效開(kāi)展宏觀管理，進(jìn)而發(fā)揮管理工作的作用，提高數(shù)字化檔案信息安全性。
（三）計(jì)算機(jī)安全管理
數(shù)字化檔案信息管理存在不安全因素和計(jì)算機(jī)出現(xiàn)故障有著密切的聯(lián)系，所以相關(guān)人員必須保證計(jì)算機(jī)的正常運(yùn)行，盡可能減少計(jì)算機(jī)出現(xiàn)故障的概率。工作人員應(yīng)該針對(duì)工作需求來(lái)選擇合適的計(jì)算機(jī)硬件以及軟件，在使用過(guò)程中需要按照規(guī)定流程使用，同時(shí)還應(yīng)該對(duì)硬件的兼容性進(jìn)行審核，從而避免數(shù)據(jù)信息丟失。與此同時(shí)，還應(yīng)該定期地更新軟件，保持軟件與時(shí)俱進(jìn)，這樣才能有效地保證信息安全，進(jìn)而發(fā)揮數(shù)字化檔案信息管理的優(yōu)勢(shì)，為相關(guān)部門的發(fā)展提供有力依據(jù)。
（四）提高數(shù)字化檔案管理人員的素質(zhì)
檔案管理的工作人員是檔案管理的執(zhí)行者，員工的工作水平對(duì)于數(shù)字化檔案管理的管理效率有著直接的影響，因此，提高數(shù)字化檔案管理人員的素質(zhì)是非常有必要的。想要促使管理人員做好管理工作，應(yīng)該讓管理人員具備以下幾點(diǎn)素質(zhì)：第一，要了解管理方面的專業(yè)知識(shí)，對(duì)于數(shù)字化檔案管理有一定的認(rèn)知，在工作中能夠具備較強(qiáng)的安全管理意識(shí)，這樣將安全管理工作落到實(shí)處；第二，管理人員要掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)，能夠熟練地使用計(jì)算機(jī)，在利用計(jì)算機(jī)開(kāi)展數(shù)字化檔案管理的過(guò)程中能夠做到得心應(yīng)手，這樣才能用計(jì)算機(jī)有效的開(kāi)展安全管理。員工想要更好地開(kāi)展數(shù)字化檔案信息安全管理工作，就要具有這二方面的能力，只有這樣才能做好安全管理工作，進(jìn)而發(fā)揮數(shù)字化檔案管理的作用。
四、結(jié)語(yǔ)
總之，檔案數(shù)字化是檔案管理的必然趨勢(shì)，要充分發(fā)揮檔案管理的作用就要將維護(hù)檔案信息安全作為一個(gè)重點(diǎn)工作來(lái)抓，結(jié)合數(shù)字化檔案信息系統(tǒng)的實(shí)際運(yùn)行特點(diǎn)，通過(guò)制度的完善、人員素質(zhì)提升及宏觀管理和計(jì)算機(jī)安全管理等措施實(shí)施，來(lái)促進(jìn)我國(guó)檔案數(shù)字化安全性的提升，促進(jìn)檔案管理工作整體發(fā)展。
中圖分類號(hào)：TP309 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1007-9416（2014）02-0196-02
隨著信息時(shí)代的快速發(fā)展，各種電子技術(shù)以及信息技術(shù)的不斷應(yīng)用，使得我們的工作以及生活方式都發(fā)生了很大的改變。各種工作的發(fā)展都逐漸傾向于智能化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化。檔案管理也是這場(chǎng)變革中的一部分。企業(yè)的檔案管理逐漸轉(zhuǎn)變成為數(shù)字化的檔案管理。傳統(tǒng)的檔案大多數(shù)都是紙質(zhì)的資料和信息，管理方式也大多是人工管理，工作效率比較低，而且也容易出錯(cuò)。隨著數(shù)字化檔案在企業(yè)管理過(guò)程中的逐漸普及，數(shù)字化檔案的應(yīng)用和管理也成為企業(yè)管理中的一個(gè)重要組成部分。在數(shù)字化檔案的歸檔、管理以及應(yīng)用中，其安全性是一個(gè)十分關(guān)鍵的問(wèn)題。本文淺述企業(yè)的數(shù)字化檔案在安全應(yīng)用方面存在的問(wèn)題以及相應(yīng)的應(yīng)對(duì)措施。
1 企業(yè)數(shù)字化檔案在應(yīng)用管理中存在的安全問(wèn)題
數(shù)字化檔案指的是以計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備作為管理的手段，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案進(jìn)行改進(jìn)，形成的一種電子檔案，基于網(wǎng)絡(luò)對(duì)各種檔案進(jìn)行收集、整理、儲(chǔ)存、共享。在企業(yè)數(shù)字檔案的應(yīng)用中存在的安全問(wèn)題主要有以下幾個(gè)方面。
（1）網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題。網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題指的是數(shù)字檔案的各種網(wǎng)絡(luò)載體，即物理設(shè)備在運(yùn)行過(guò)程中的安全問(wèn)題，這種安全問(wèn)題包括很多方面，比如網(wǎng)絡(luò)布線、連接、局域網(wǎng)的構(gòu)建、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的選擇等都有可能會(huì)帶來(lái)網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題。這種網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題是企業(yè)數(shù)字化檔案管理中比較常見(jiàn)的問(wèn)題，一般是通過(guò)設(shè)置防火墻以及權(quán)限、采用可靠的硬件設(shè)備等措施來(lái)對(duì)數(shù)字檔案管理和應(yīng)用過(guò)程中潛在的危險(xiǎn)進(jìn)行控制。網(wǎng)絡(luò)安全是整個(gè)數(shù)字檔案系統(tǒng)能夠安全運(yùn)行的一個(gè)關(guān)鍵，也是重要的基礎(chǔ)，在數(shù)字檔案的應(yīng)用管理中占有十分重要的地位。
（2）數(shù)據(jù)安全問(wèn)題。數(shù)據(jù)安全問(wèn)題指的是各種數(shù)字檔案中包含的信息數(shù)據(jù)的安全。包括很多方面，比如數(shù)字檔案的操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)、數(shù)據(jù)備份、格式的轉(zhuǎn)換、電子文件的保管等，各種數(shù)字檔案的收集、整理、應(yīng)用以及管理的過(guò)程中，為了防止數(shù)據(jù)在這些環(huán)節(jié)中出現(xiàn)問(wèn)題，防止存儲(chǔ)介質(zhì)老化失效從而導(dǎo)致數(shù)據(jù)的丟失，應(yīng)該要加強(qiáng)數(shù)據(jù)安全的管理。數(shù)字化檔案面臨的一個(gè)十分重要的問(wèn)題就是數(shù)據(jù)丟失，對(duì)于這個(gè)問(wèn)題也是企業(yè)數(shù)字檔案管理中應(yīng)該要加強(qiáng)的一個(gè)方面。在數(shù)字檔案應(yīng)用管理中，操作系統(tǒng)以及數(shù)據(jù)庫(kù)的安全管理主要是取決于各種軟件的穩(wěn)定性以及安全性，但是在建立網(wǎng)絡(luò)化檔案管理信息系統(tǒng)的過(guò)程中也要考慮上述兩個(gè)方面的安全性，首先要考慮到操作系統(tǒng)的種類，當(dāng)前數(shù)字檔案的應(yīng)用和管理中常用的系統(tǒng)一般有Unix、Windows、Linix，這三種系統(tǒng)各有優(yōu)缺點(diǎn)，在實(shí)際的選擇過(guò)程中應(yīng)該要根據(jù)企業(yè)的需求進(jìn)行實(shí)際的選擇，為數(shù)字檔案的安全應(yīng)用提供基礎(chǔ)的保障。
（3）在數(shù)字檔案應(yīng)用方面的安全問(wèn)題。數(shù)字檔案應(yīng)用方面的安全主要是在檔案應(yīng)用過(guò)程中潛在的一些安全問(wèn)題，是在實(shí)際操作中應(yīng)該考慮的重要問(wèn)題之一。這方面是否安全主要是取決于企業(yè)的檔案管理部門所采用的具體的應(yīng)用系統(tǒng)中對(duì)于用戶模型的定義規(guī)則。數(shù)字檔案的管理信息系統(tǒng)中的用戶一般有很多層次、多種功能、也有很多角色。信息管理系統(tǒng)一般會(huì)將用戶分成幾類，不同種類的用戶對(duì)于數(shù)字檔案信息的查詢應(yīng)用等有一定的權(quán)限，為了控制數(shù)字檔案的應(yīng)用安全問(wèn)題，需要對(duì)信息系統(tǒng)中的各個(gè)功能模塊都要進(jìn)行一定的權(quán)限設(shè)置操作，也要對(duì)系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行分層管理。以保證數(shù)字檔案在應(yīng)用過(guò)程中的安全性。
2 企業(yè)數(shù)字化檔案安全應(yīng)用管理措施
（1）加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)環(huán)境的安全控制。網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)環(huán)境的安全控制是保障企業(yè)數(shù)字檔案安全應(yīng)用管理的一個(gè)重要措施，加強(qiáng)數(shù)字檔案系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)環(huán)境的安全建設(shè)，對(duì)于系統(tǒng)外部的各種不安全的因素可以進(jìn)行有效的防范，在構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)安全環(huán)境的過(guò)程中，一般采用的方法有幾種，如物理隔離、防火墻設(shè)置、身份權(quán)限設(shè)置等。
1）加強(qiáng)防火墻的設(shè)置。防火墻設(shè)置是安全管理的重要措施。防火墻本身對(duì)于外界的各種不安全的攻擊具有一定的抵御能力，在數(shù)字檔案的應(yīng)用管理中加強(qiáng)防火墻的設(shè)置，可以限制一些沒(méi)有被授權(quán)的未知用戶的進(jìn)入，防止外部的侵害者對(duì)檔案信息系統(tǒng)的入侵，為監(jiān)視網(wǎng)絡(luò)完全提供更加便捷的服務(wù)。防火墻設(shè)置也是當(dāng)前企業(yè)數(shù)字檔案應(yīng)用安全管理中常用的措施，如果有的企業(yè)數(shù)字化檔案室需要服務(wù)器來(lái)指定用戶，則可以利用防火墻的用戶認(rèn)證來(lái)進(jìn)行限制，除去那些已經(jīng)通過(guò)驗(yàn)證的用戶，外來(lái)的用戶想要進(jìn)入系統(tǒng)中時(shí)都要經(jīng)過(guò)防火墻的過(guò)濾，可以對(duì)一些可以的數(shù)據(jù)包、外來(lái)的用戶等進(jìn)行抵制，保護(hù)數(shù)字檔案系統(tǒng)的安全。
