時間：2023-07-02 08:22:35
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核心制度——十三項核心制度
操作規(guī)范——三基訓練
診療常規(guī)——單病種質(zhì)控
規(guī)范的流程——臨床路徑
合理用藥——抗菌素合理應(yīng)用
手術(shù)準入與授權(quán)機制 醫(yī)療技術(shù)項目的管理
科室檔案管理：
一、 文件夾1、醫(yī)療技術(shù)、操作規(guī)范 診療常規(guī)管理 醫(yī)療技術(shù)目錄。 新技術(shù)、新項目管理。 醫(yī)療人員技術(shù)檔案（資質(zhì)、職稱、學歷、論文、科研、手術(shù)操作名稱及年例數(shù)）。 （科室前5位病種建立“病種臨床路徑表單、單病種質(zhì)量控制標準”手冊）。
二、 文件夾2、醫(yī)療質(zhì)量與安全持續(xù)改進 依據(jù)全院的方案制定科室醫(yī)療質(zhì)量與安全持續(xù)改進方案。 每年度工作總結(jié)（依據(jù)指標、任務(wù)完成）。 質(zhì)控記錄本（制定目標—落實目標—自查—總結(jié)—改進） 建立科室醫(yī)療質(zhì)量與安全小組。分工明確。（醫(yī)院感染管理、病案質(zhì)量管理、手術(shù)安全管理、應(yīng)急突發(fā)事件管理、人員培訓與考核、單病種與臨床路徑、合理用藥管理、安全事件上報、教學管理、護理質(zhì)量管理、教學管理） 科室分級管理結(jié)構(gòu)圖。 主任、副主任職責。 各級醫(yī)師的崗位職責。 質(zhì)控員職責。 縮短平均住院日的措施。 醫(yī)院醫(yī)療質(zhì)量考評結(jié)果通報。
三、 文件夾3、手術(shù)與安全管理 《衛(wèi)生部手術(shù)分級管理辦法》 《河北省手術(shù)分級管理辦法》 手術(shù)分級管理制度 圍手術(shù)期管理制度 手術(shù)分組管理目錄《各級醫(yī)師手術(shù)范圍》。 界定術(shù)前討論與疑難病例病種。 年手術(shù)操作名稱及例數(shù) 重點操作項目與授權(quán)制度與目錄。
四、 文件夾4、醫(yī)療制度、法律法規(guī)、醫(yī)院管理文件 《《法律法規(guī)》、病歷書寫規(guī)范核心制度》、《醫(yī)院制度匯編》。醫(yī)院下發(fā)文件。
五、 文件夾5、重癥病人管理與流程 常見內(nèi)科急病及突發(fā)公共事件流程圖。 本科室危、重病人界定。 重癥病人搶救預案與流程圖。 危急值登記本。 疑難病例討論本。
六、 文件夾6、應(yīng)急預案 《應(yīng)急預案手冊》、科室應(yīng)急預案（停電、泛水、著為、輸液反應(yīng)、地震、穿刺傷）
七、 文件夾7、合理用藥 抗菌藥物管理規(guī)范（藥劑科制定）。 本科室常用藥物名稱、適應(yīng)癥、禁忌癥、不良反應(yīng)。 本科室常見病種用藥原則（預防性應(yīng)用及時間、三線分類）（與路徑相匹配）。
目前我國國內(nèi)醫(yī)療單位的保險檔案涉及人員與種類眾多，尤其是在我國積極推進醫(yī)保改革的大環(huán)境下，醫(yī)療保險無論是覆蓋范圍、惠及人群都有了質(zhì)的提升，在險種方面也有了新的突破，這意味著醫(yī)療保險檔案的管理難度、服務(wù)需求都有了提升，對于醫(yī)院檔案的專業(yè)管理水平與服務(wù)質(zhì)量提出了更多更高的挑戰(zhàn)。受國內(nèi)醫(yī)保改革影響，現(xiàn)行醫(yī)療保險檔案無論是內(nèi)容、范圍還是服務(wù)層次上都趨于復雜，我國醫(yī)療保險檔案主要涉及醫(yī)、保、患、藥四個方面，其中醫(yī)代表國家制定的定點醫(yī)療機構(gòu)，出具各種認證資料、結(jié)算憑證、醫(yī)療保險服務(wù)協(xié)議以及醫(yī)療消費清單等;保是指醫(yī)保經(jīng)辦機構(gòu)，除了提供一般綜合檔案之外，主要針對醫(yī)保相關(guān)業(yè)務(wù)提供各類相關(guān)檔案，對醫(yī)保單位進行審核;患主要是指患者群體的個人醫(yī)保賬戶、基本醫(yī)療信息、醫(yī)保相關(guān)手續(xù)與各種基金轉(zhuǎn)移等;藥主要是指各大指定藥店，檔案涉及內(nèi)容包括醫(yī)保服務(wù)協(xié)議、藥費清單、結(jié)算憑證等。從上述四個方面所涵蓋的醫(yī)保檔案資料來看，檔案管理專業(yè)水平高、服務(wù)能力要求高，對新時期醫(yī)保檔案管理提出了挑戰(zhàn)。醫(yī)療保險檔案不僅僅是患者醫(yī)療保險的相關(guān)檔案，檔案是否齊全直接關(guān)系到廣大醫(yī)保對象的切實利益，關(guān)系到能否憑借這一憑證享受各種醫(yī)療保險服務(wù)，關(guān)系到醫(yī)院檔案工作的管理與醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)工作，因此做好醫(yī)保檔案的管理有重要意義，管理中也要充分挖掘檔案的服務(wù)價值，推動我國醫(yī)保的進步。
2．提升醫(yī)療保險檔案管理水平的舉措
提升醫(yī)療保險檔案管理水平要緊跟目前信息化潮流，圍繞檔案管理信息化這一核心適應(yīng)新形勢需要進行管理革新與改造，要積極引進相關(guān)信息技術(shù)，利用網(wǎng)絡(luò)、計算機、云計算、數(shù)據(jù)挖掘等技術(shù)對醫(yī)保檔案進行更加專業(yè)的高水平管理，從而最大限度發(fā)揮醫(yī)保檔案服務(wù)價值，真正做到管理中權(quán)責分明，管理舉措切實到位，減少管理工作中的風險與問題。在管理醫(yī)保檔案的過程中，要積極對現(xiàn)有各項規(guī)章制度進行完善與創(chuàng)新，打造堅實的管理基礎(chǔ)，緊抓管理人才隊伍建設(shè)、管理制度落實、技術(shù)升級等，達到提升業(yè)務(wù)水平的目的。通過切實可依的管理制度進行醫(yī)保檔案管理，以助于減少執(zhí)行中各個流程的潛在問題，便于問責，做到高效管理，切實履行各類獎懲機制，保障檔案管理的順利開展。在加強醫(yī)保檔案管理的過程中，要積極做好硬件設(shè)施建設(shè)，為管理與服務(wù)創(chuàng)造良好的平臺與基礎(chǔ)，這也是得以持續(xù)推進醫(yī)保檔案工作進步的必要前提條件。醫(yī)保檔案實際管理工作中，要重視并切實落實管理硬件設(shè)施的建設(shè)，積極予以完善，在及時更新?lián)Q代的情況下為管理、服務(wù)質(zhì)量的提升予以支持。比如某地區(qū)醫(yī)保局在經(jīng)費、資源緊張的情況下，對醫(yī)保檔案管理優(yōu)先安排資料室，購置各類計算機設(shè)備等進行檔案管理，在后續(xù)的醫(yī)保檔案服務(wù)工作中發(fā)揮了極大的作用，保證了醫(yī)保檔案信息的及時開發(fā)與利用，提升了檔案管理的安全性，也為后續(xù)管理工作的創(chuàng)新與改革提供了有力保障。醫(yī)保檔案管理中要做好各類檔案的接收與歸檔工作，嚴格把關(guān)檔案質(zhì)量，在醫(yī)保工作將檔案的合理管理與應(yīng)用作為重點，從而為基礎(chǔ)業(yè)務(wù)的順利執(zhí)行提供切實依據(jù)，通過規(guī)范化、程序化的運作最終實現(xiàn)流程優(yōu)化。比如某地區(qū)醫(yī)保局在醫(yī)保檔案管理改革中積極探索管理科學化與制度化，在認清以往管理工作問題的基礎(chǔ)上探索綜合管理新模式，利用多項創(chuàng)新舉措對不同門類、載體的醫(yī)保檔案進行開發(fā)，從而極大地挖掘了醫(yī)保信息的服務(wù)價值，提升了醫(yī)療服務(wù)工作質(zhì)量。在醫(yī)保檔案管理中首先要針對檔案內(nèi)容與類別進行分門別類的管理，做好不同載體檔案的有序化管理，確保檔案按照正確的時間、順序與類別進行排列，減少管理中的丟失、損壞、遺漏、篡改等問題。關(guān)于醫(yī)保檔案的建檔工作，要著重對目錄進行梳理與編寫，確保目錄清晰可查，檔案裝訂整潔牢固，以此達到提升醫(yī)保檔案整理質(zhì)量的目的。另外，對于醫(yī)保檔案要加強管理監(jiān)督與核查，將工作監(jiān)督與考核列入必要的日常管理中，經(jīng)常組織對檔案的梳理、核查等工作，確保檔案工作無疏漏。對檔案管理工作人員要定期組織培訓與教育，提升其職業(yè)道德水平與專業(yè)管理水準，積極組織各種醫(yī)保檔案管理交流的工作會議，聯(lián)合多個部門加強監(jiān)督與考核，從而及時發(fā)現(xiàn)并處理管理工作中的各項問題，達到提升管理水平的目的。加強醫(yī)保檔案服務(wù)能力建設(shè)。醫(yī)保檔案的服務(wù)對象主要為各級參保單位與參保人員，要積極樹立人本化觀念，將僵硬死板的醫(yī)保檔案管理打造成為從參保單位與人員實際需求出發(fā)、符合他們醫(yī)保保險業(yè)務(wù)需求的新服務(wù)模式，為其提供便捷、快速、高質(zhì)量的檔案服務(wù)，利用信息化、計算機等做到醫(yī)保信息的隨時查詢與共享，并且與各大醫(yī)療結(jié)構(gòu)聯(lián)合共同建立專門的醫(yī)保網(wǎng)站，以確保醫(yī)保檔案得以最大限度地發(fā)揮服務(wù)功能與價值?？紤]到醫(yī)保檔案的服務(wù)價值，要切身挖掘檔案本身信息的服務(wù)潛力，積極與社會各界溝通發(fā)掘醫(yī)保檔案管理與運用的各類問題，并及時提出合理的改善舉措予以解決，通過各類交流工作會議推動檔案信息的深挖掘與深加工，為醫(yī)保行業(yè)的決策與發(fā)展提供參考。為確保醫(yī)保制度的順利運行，未來要進一步研究參保人員結(jié)構(gòu)、醫(yī)保基金投資、不同地區(qū)醫(yī)保水平與變化、醫(yī)保待遇變化規(guī)律等諸多內(nèi)容，這些都必須以完善、準確的醫(yī)保檔案為基礎(chǔ)才能進行研究，因此為保障醫(yī)保制度的順利推行，必須做好醫(yī)保檔案的管理，從而確保我國醫(yī)療保險服務(wù)現(xiàn)狀得到進一步改善，實現(xiàn)平穩(wěn)健康的過渡與發(fā)展。
1、管理不夠規(guī)范。醫(yī)療檔案信息化管理的范圍由當初的文書檔案、財務(wù)檔案、影像檔案、病歷檔案、人事檔案等發(fā)展到今天的科研檔案、膠片檔案、病理切片檔案、各種設(shè)備檢查的圖文檔案、實物檔案、印模檔案、聲像檔案、計算機磁盤檔案、計算機數(shù)據(jù)檔案等等。醫(yī)療機構(gòu)根據(jù)自己單位的具體情況，對納入檔案管理的內(nèi)容按照自己的理解進行規(guī)劃管理，不能更全面的收集、利用、開發(fā)檔案。
2、醫(yī)療機構(gòu)對檔案工作重視不夠。醫(yī)療機構(gòu)在發(fā)展建設(shè)中，一般對醫(yī)院規(guī)模、醫(yī)院環(huán)境、醫(yī)院設(shè)備、醫(yī)務(wù)人員培養(yǎng)等會投入相當大的資金和精力，而對檔案管理、檔案設(shè)備投入較少，造成檔案管理水平滯后，設(shè)備落后，影響檔案建設(shè)與發(fā)展。
3、檔案管理技術(shù)滯后，制約了檔案事業(yè)的發(fā)展。醫(yī)療機構(gòu)各單位對檔案工作不夠重視，致檔案用房環(huán)境較差，硬件投入不足，達不到檔案安全保管的要求。另外，管理技術(shù)滯后，計算機及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在醫(yī)院管理中沒有被廣泛運用，醫(yī)院管理手段落后。基本還采用手工收集、檢索，制約了醫(yī)療檔案事業(yè)的發(fā)展。
二、強化醫(yī)療檔案信息資源管理
1、把檔案人員從手工程序中解放出來。新時期醫(yī)療機構(gòu)檔案工作主要是運用計算機技術(shù)對文書和檔案工作的全程實施一體化管理，這樣可以加快檔案信息的采集、處理、存儲、歸檔、組織、、利用以及數(shù)字處理過程，減輕檔案管理者的勞動強度。
2、運用高科技手段，提供醫(yī)療檔案的最大化服務(wù)。通過采用快捷的電子目錄和電子文檔查詢系統(tǒng)，把以往手工查詢檔案資料進行檔案信息化處理，只要輸入關(guān)鍵詞，相關(guān)資料信息就會迅速體現(xiàn)出來。速度快、效率高、范圍廣，同時還可采用電子加密技術(shù)對檔案進行機密處理。這種高科技檢索手段，為醫(yī)療單位處理大量的檔案信息資料提供了最有效的方法。
3、提高醫(yī)療檔案的利用。檔案資源的開發(fā)利用是檔案管理的主要目的，通過檔案深層次開發(fā)，提高檔案的使用價值，為臨床、教學、科研、患者提供服務(wù)和幫助。同時，通過利用檔案為醫(yī)院創(chuàng)造良好的社會效益和經(jīng)濟效益，提高檔案在醫(yī)院管理中的地位和作用，促進檔案事業(yè)發(fā)展。
4、充分發(fā)揮醫(yī)療檔案信息共享作用。檔案信息資源主要體現(xiàn)在檔案信息的系統(tǒng)性、有效性和完整性，其最終目的是進一步擴大檔案資源的利用范圍，這是檔案事業(yè)順應(yīng)社會信息化潮流的趨勢所在。
三、有效提高醫(yī)療檔案管理工作的途徑
如何解決醫(yī)療機構(gòu)檔案管理中存在的問題，是新形勢下做好檔案管理工作的關(guān)鍵，結(jié)合我們實際，探索出了一些檔案管理的方式方法。
1、充分發(fā)揮醫(yī)療機構(gòu)主管部門的管理職能，積極協(xié)調(diào)各單位做好檔案管理工作。作為醫(yī)療機構(gòu)主管部門，經(jīng)常深入到衛(wèi)生基層單位，了解各部門檔案工作中存在的問題，用行政分管的職能，幫助基層單位解決實際困難，形成更加完善的醫(yī)療檔案管理機制。
2、加快檔案管理人才梯隊建設(shè)。檔案信息化建設(shè)的實現(xiàn)不是檔案部門的單一工作，不能僅憑幾個計算機技術(shù)人員就能實現(xiàn)的。為了適應(yīng)檔案信息化建設(shè)的需要，就必須有一批高素質(zhì)的檔案管理人才，來推進檔案信息化的進程。加快培養(yǎng)檔案信息復合型人才是醫(yī)療機構(gòu)推動檔案事業(yè)不斷發(fā)展的重要任務(wù)。
3、建立健全醫(yī)療檔案各項規(guī)章制度。隨著科學技術(shù)的發(fā)展，檔案管理領(lǐng)域的不斷擴大，就必須建立與之相應(yīng)的、科學的檔案管理體系。通過明確職能，將采購招標程序、協(xié)議、合同納入歸檔材料之中，使醫(yī)療機構(gòu)各個門類、不同載體的檔案統(tǒng)一管理，讓檔案管理與醫(yī)療業(yè)務(wù)同步考核評價，同步發(fā)展。
Medical Equipment Archives Management
SUN Juan
（The Fifth People’s Hospital of Jinan，Medical Equipment Department，Jinan Shandong 250022，China）
【Abstract】Hospitals with higher science and technology department， in the medical practice； Has a large number of advanced medical equipment， these devices in disease diagnosis， treatment and scientific research work plays an irreplaceable role. Management of medical equipment archives is an important content of hospital management， the stand or fall of its management level directly affects the hospital medical quality， technical level and social and economic benefits， so how to strengthen the management of equipment files， maximize equipment in the role of medical treatment， scientific research is extremely important.
【Key words】Medical equipment；Archives；Management
1 醫(yī)院設(shè)備檔案的主要內(nèi)容
醫(yī)療設(shè)備檔案的歸檔內(nèi)容主要由三大部分組成：設(shè)備的隨機文件、設(shè)備申購過程中形成的管理性文件和設(shè)備運行過程中積累的文件。一卷完整的醫(yī)療設(shè)備檔案主要包括：設(shè)備購置申請、論證報告、批文、招標公告、投標邀請書、開標記錄、招標報告表、中標公示、中標通知書、合同、開箱、安裝、調(diào)試、驗收、維修記錄及隨機文件（說明書、合格證、保修單、操作手冊、維修手冊、系統(tǒng)手冊）以及設(shè)備移交、轉(zhuǎn)讓、報廢等資料。享受國家免稅政策的進口設(shè)備，除了具備上述材料外，還應(yīng)包括機電設(shè)備進口證明、海關(guān)免稅證明、報關(guān)單、外貿(mào)合同、質(zhì)量保證書、商檢報告等。從設(shè)備檔案的形成過程涉及到設(shè)備從立項申請到最終報廢，其時間周期長，中間環(huán)節(jié)多，參與人員雜，因此，設(shè)備檔案的管理是一項既耗時又耗力且工作量相當大的工作。
2 建立醫(yī)療設(shè)備檔案的意義
首先，建立醫(yī)療設(shè)備檔案，能為領(lǐng)導和專家的論證及設(shè)備的引進提供有力的證據(jù)，為同類設(shè)備的更新?lián)Q代提供依據(jù)。由于一臺先進的醫(yī)療設(shè)備功能多樣、價格不菲，在引進時領(lǐng)導和專家將會進行詳細的論證，包括設(shè)備的臨床使用價值、資金的投入、創(chuàng)造的效益等。而建立醫(yī)療設(shè)備檔案，就能為此工作提供證據(jù)和參考。
其次，建立醫(yī)療設(shè)備檔案是設(shè)備維修、檢修和管理的必備條件。機器設(shè)備在運轉(zhuǎn)和使用過程中，由于熱力、化學原素的作用，一些零部件會磨損、腐蝕和松動，將會影響設(shè)備的精度、性能和工作效率，這就必須維護和檢修，要維護和檢修，設(shè)備檔案是必備的條件，它能為設(shè)備的使用和維修、保養(yǎng)提供依據(jù)。
第三，利用設(shè)備保修期和維修期的區(qū)別，避免不必要的支出。
3 醫(yī)療設(shè)備檔案的科學管理的原則
醫(yī)療設(shè)備檔案的特點及其在醫(yī)院管理中的重要地位，要求我們高度重視醫(yī)療設(shè)備的科學管理，使之實現(xiàn)制度化、規(guī)范化。
醫(yī)療設(shè)備檔案管理必須堅持“集中統(tǒng)一管理”的原則，這樣才能保證其完整性和利用效率。因為醫(yī)療設(shè)備檔案其特殊性：一是，檔案材料多，歸檔時間長，如一臺大型醫(yī)療設(shè)備，從論證、購置到安裝將會形成大量材料，并且還有以后的使用和維修直至報廢，有一個很長的周期。二是，多種多樣，設(shè)備有國產(chǎn)的、進口的，檔案材料勢必牽涉到多種文字，如中文、英文、日文等；其載體有紙張、照片、錄音帶、錄像帶等。三是，檔案使用牽涉多個科室，特別是設(shè)備的構(gòu)造圖表、操作和維修說明書等一類材料，使用很頻繁。因此，如不集中統(tǒng)一管理，很容易造成文件的破損和丟失，破壞檔案的完整性，影響檔案的利用價值。
4 如何加強醫(yī)療設(shè)備的檔案管理
4.1 建立完善的管理網(wǎng)絡(luò)
設(shè)備檔案的管理必須堅持集中統(tǒng)一的原則，便于開發(fā)利用，確保設(shè)備檔案完整、準確、系統(tǒng)和安全設(shè)備檔案工作必須納入醫(yī)院設(shè)備管理工作中，與設(shè)備計劃管理、設(shè)備采購、使用等工作緊密結(jié)合，保證設(shè)備文件的完整、準確、系統(tǒng)。建立、完善管理網(wǎng)絡(luò)廣泛深入地宣傳《檔案法》，強化各級管理人員依法治檔的意識。我院成立由分管院長直接領(lǐng)導的檔案管理網(wǎng)絡(luò)小組，實行醫(yī)院、科室、操作人員三級管理網(wǎng)絡(luò)，定期召開有關(guān)人員會議，明確工作目標，修訂和完善醫(yī)院檔案管理制度。將設(shè)備檔案管理工作作為醫(yī)院目標管理責任制的一部分，納入院部對科室的目標考核，及時與有關(guān)人員的考評、職稱晉級、年終評優(yōu)掛鉤。明確設(shè)備操作者在負責設(shè)備的日常維護保養(yǎng)的同時，做好日常設(shè)備記錄；每次使用后，要將使用情況認真做好記錄；每半年將整理好的記錄上報給設(shè)備科負責人，經(jīng)核查后交檔案室存檔，在全院形成一個有效的管理網(wǎng)絡(luò)。
4.2 確定醫(yī)療設(shè)備檔案的歸檔范圍
我們根據(jù)醫(yī)療設(shè)備檔案的管理要求，結(jié)合醫(yī)院實際，明確了醫(yī)療設(shè)備檔案的歸檔內(nèi)容由兩個部分組成：設(shè)備申購過程中形成的管理性文件和設(shè)備運行過程中積累的文件。這些資料一般按年度歸入設(shè)備檔案。隨著設(shè)備從申購到安裝使用，其相應(yīng)的材料由設(shè)備管理人員做好檔案的收集整理工作，再移交醫(yī)院檔案室 。同時將有關(guān)材料復印下發(fā)有關(guān)使用科室，讓各科的設(shè)備操作者都了解設(shè)備檔案的歸檔內(nèi)容和要求，使之配合檔案部門，做好資料的歸檔工作。
收齊檔案材料后，應(yīng)遵循檔案管理的指導思想，及時整理。以醫(yī)療糾紛案件為單元進行組卷，一宗醫(yī)療糾紛從開始到結(jié)案所形成的全部有保存價值的文書應(yīng)放在一起立卷。醫(yī)療糾紛檔案的立卷實行一案一卷、一卷一號的原則。按照發(fā)生醫(yī)療糾紛的年度、糾紛事由、涉案科室、涉案患者姓名進行分類組卷。同一案件以同一案由經(jīng)過多級法院審理的應(yīng)合并立卷，在訴訟過程中進行反訴的也可合并立卷。醫(yī)療糾紛檔案應(yīng)長期保管，按照一案一號的原則單獨立卷，分別裝訂成冊。
1.2醫(yī)療糾紛檔案的推薦排列順序
醫(yī)療糾紛檔案文書材料的排列順序是：（1）卷宗封面；（2）目錄；（3）判決書、調(diào)解書、裁定書、協(xié)議書；(4）患者身份證明或人身份證明（包括授權(quán)委托書）；（5）患方投訴材料（進入訴訟程序的書）；（6）科室對醫(yī)療爭議事件的說明及初步處理意見（進入訴訟程序的醫(yī)院答辯狀）；（7）病案資料；（8）鑒定材料；（9）醫(yī)療機構(gòu)處理意見（包括對爭議事件的討論、總結(jié)，對責任部門、責任人績效考評的情況）；（10）責任醫(yī)師執(zhí)業(yè)證書；（11）賠償明細清單；（12）結(jié)算發(fā)票及患方收條；（13）卷底。以上材料均可為復印件。
1.3醫(yī)療糾紛檔案的編號管理
檔案的編號要遵循檢索方便、易于保管的原則進行，用糾紛發(fā)生年度+科室簡稱+患者姓名依次連接進行編號，如2013普外趙某某。
2醫(yī)療糾紛檔案的利用
2.1案例教育
醫(yī)療糾紛檔案是醫(yī)方處理醫(yī)患雙方爭議形成的資料記錄和經(jīng)驗總結(jié)，有的甚至是血和淚的教訓。通過對醫(yī)療糾紛典型案例教育，使醫(yī)務(wù)人員吸取教訓，增強責任心，嚴格遵守醫(yī)院各項規(guī)章制度和診療常規(guī)，為患者提供優(yōu)質(zhì)的醫(yī)療服務(wù)，減少醫(yī)療糾紛的發(fā)生。
2.2為醫(yī)患關(guān)系研究提供真實案例
近年來，醫(yī)患矛盾愈演愈烈，已成為社會關(guān)注的熱點。為減少醫(yī)療糾紛，改善醫(yī)患關(guān)系，業(yè)界許多人士開始從事醫(yī)患關(guān)系方面的研究。醫(yī)療糾紛檔案客觀真實地體現(xiàn)了糾紛處理的全過程。通過對醫(yī)療糾紛檔案資料的歸納、分析，使得研究結(jié)果更具信服力。
2.3推動醫(yī)院醫(yī)療安全和醫(yī)療質(zhì)量的持續(xù)改進
不同時期醫(yī)療糾紛的成因各不相同，但也存在著共性的方面。醫(yī)院管理者可以從各個時期的醫(yī)療糾紛檔案中尋找醫(yī)院管理方面存在的紕漏，及時采取相應(yīng)措施并完善相關(guān)規(guī)章制度，不斷推動醫(yī)療安全和醫(yī)療質(zhì)量的持續(xù)改進。
2.4客觀地評價醫(yī)務(wù)人員
大多數(shù)醫(yī)院把醫(yī)療糾紛或者醫(yī)療投訴事件和醫(yī)務(wù)人員的晉職晉升、定期考核、技術(shù)準入、績效考核等掛鉤。醫(yī)療糾紛檔案能真實反映當事醫(yī)務(wù)人員的診療缺陷或者服務(wù)缺陷以及責任認定，為以后的考核、晉升、準入提供了客觀依據(jù)。另一方面也督促了醫(yī)務(wù)人員加強自律，有利于自身職業(yè)素養(yǎng)的提高。
2.5提高醫(yī)療糾紛的處置能力
醫(yī)療糾紛形形，處理方式也各不相同。通過對醫(yī)療糾紛檔案資料的總結(jié)，可以發(fā)現(xiàn)其中的內(nèi)在規(guī)律，利于指導類似糾紛的處理，提高糾紛的處置效率。
中圖分類號：G27 文獻標志碼：A 文章編號：1673—291X（2012）26—0186—02
一、衛(wèi)生防疫機構(gòu)業(yè)務(wù)檔案的兩級管理
防疫業(yè)務(wù)檔案的“兩級管理”是指在衛(wèi)生防疫站檔案工作管理委員會的統(tǒng)一領(lǐng)導下，將防疫業(yè)務(wù)形成的技術(shù)檔案分別實行站級、科級兩級管理。
（一）兩級管理的意義
業(yè)務(wù)檔案兩級管理的意義主要體現(xiàn)在三個方面：
第一，有利于解決業(yè)務(wù)檔案儲藏空間與檔案數(shù)量之間的矛盾。我國各級衛(wèi)生機構(gòu)中，檔案室的檔案儲藏庫房均頗為狹小，無法容納更多或全部的業(yè)務(wù)檔案。所以，可以將那些保存價值較大、保存期較長的檔案集中到站級檔案室中；而較為一般性的、基礎(chǔ)性的材料就可以分散在科室保存。
第二，站級業(yè)務(wù)檔案管理有利于防疫業(yè)務(wù)工作整體水平的提高。站級業(yè)務(wù)檔案管理使“站檔案”能夠反映業(yè)務(wù)工作的全貌和工作水平，這為站領(lǐng)導及時把握全局、做出正確決策提供了有力依據(jù)。由于站級業(yè)務(wù)歸檔范圍明確，將具有總結(jié)分析性、學術(shù)性的材料交站歸檔，從而要求各科業(yè)務(wù)人員不能再僅停留在做一般性工作小結(jié)，而是要在大量的監(jiān)督監(jiān)測材料上做進一步的加工，形成分析性報告，促進了業(yè)務(wù)工作的提高。此外，站級檔案管理便于開展站際防疫信息的交流，為各省、市，甚至全國的防疫工作提供便利。
第三，科級業(yè)務(wù)檔案管理有利于滿足防疫業(yè)務(wù)工作日常的需要。防疫業(yè)務(wù)具有延續(xù)性特點，在對監(jiān)測點、直管單位的監(jiān)督監(jiān)測中，要經(jīng)常使用其前一年或前幾年形成的監(jiān)督監(jiān)測檔案，特別是隨著生產(chǎn)經(jīng)營單位的變化，有些檔案還要不斷進行補充或者注銷。因此，科級管理可以及時滿足衛(wèi)生防疫的日常需要。
（二）兩級業(yè)務(wù)檔案管理的實施
1.建立健全的檔案工作網(wǎng)絡(luò)體系
業(yè)務(wù)檔案兩級管理是通過檔案工作網(wǎng)絡(luò)體系層層管理而實現(xiàn)有序?qū)嵤┑?，所以，建立健全的檔案工作網(wǎng)絡(luò)體系是衛(wèi)生防疫檔案兩級管理實施的組織保障。
建立檔案工作網(wǎng)絡(luò)，即在站級設(shè)立由主管站長牽頭、各科主任參加的全站檔案工作管理委員會，負責全站包括業(yè)務(wù)檔案在內(nèi)的檔案工作領(lǐng)導及規(guī)劃，提出業(yè)務(wù)檔案工作的總體要求，同時協(xié)調(diào)解決在實行兩級管理中的各種問題。站級綜合檔案管理室依據(jù)站檔案管理委員對業(yè)務(wù)檔案的總體要求，具體制定業(yè)務(wù)檔案的各項管理制度，除管理站級業(yè)務(wù)檔案外，還要對科級業(yè)務(wù)檔案管理進行督促指導。
2.建立切合實際的業(yè)務(wù)檔案管理制度
對種類繁多、形式各異的業(yè)務(wù)檔案，要實行科學規(guī)范的管理，就必須建立切合實際的業(yè)務(wù)檔案管理制度。首先，在制定業(yè)務(wù)檔案歸檔范圍和歸檔制度時，站級檔案管理室人員應(yīng)深入各科室，了解各科主要業(yè)務(wù)活動，再結(jié)合衛(wèi)生部《全國衛(wèi)生防疫工作規(guī)范》關(guān)于業(yè)務(wù)活動形成材料范圍的規(guī)定，經(jīng)過與各科密切協(xié)商，具體確定符合業(yè)務(wù)實際的站級和科級業(yè)務(wù)檔案的歸檔范圍。其次，對于各科的科級業(yè)務(wù)檔案也要同站級業(yè)務(wù)檔案一樣，提出統(tǒng)一的立卷要求，以確?？萍墮n案立卷的規(guī)范。
3.加強對兼職檔案員的培訓和指導
各科兼職檔案員的檔案知識相對貧乏，因此，要做好業(yè)務(wù)檔案的立卷歸檔，就必須加強對他們的培訓和指導。檔案室可定期舉辦檔案業(yè)務(wù)培訓班，并將檔案業(yè)務(wù)學習列入兼職檔案員繼續(xù)教育的學習內(nèi)容，同時進行相關(guān)評定，以提高學習檔案業(yè)務(wù)的積極性。
4.推行責任制并加強考核
各級防疫站在推行經(jīng)濟責任制時，應(yīng)將業(yè)務(wù)檔案的立卷歸檔也明確列入科級管理中，制定相應(yīng)的考核指標，定期對各科進行考核，并與獎金掛鉤。這是確保兩級管理實施的十分重要的措施。此外，還應(yīng)將業(yè)務(wù)材料的歸檔列入全站業(yè)務(wù)人員年終考核評定標準中。
二、衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)的會計檔案管理
隨著衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)的改革任務(wù)的不斷深入，衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)的會計工作中財務(wù)管理任務(wù)越來越繁重，財務(wù)管理在衛(wèi)生監(jiān)督和管理工作中的地位和作用也越來越重要。衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)的會計檔案記錄著衛(wèi)生監(jiān)督資金的運作，因此，全面加強衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)的會計檔案管理可以促進和保障衛(wèi)生監(jiān)督事業(yè)的健康發(fā)展。
（一）衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)會計資料的歸檔
1.會計憑證的歸檔
衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)的會計憑證是記錄衛(wèi)生監(jiān)督資金運作、明確經(jīng)濟責任的書面證明，是辦理衛(wèi)生監(jiān)督各項費用征收和登記的依據(jù)。它的記賬憑證是根據(jù)衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)資金的運作以及衛(wèi)生監(jiān)督各項收費的原始憑證編制而成的。歸檔時應(yīng)該按照日期順序、會計記賬憑證及時裝訂，裝訂順序以憑證排列先后次序為準。
2.會計賬簿的歸檔
賬簿是由賬頁組成的簿籍。它全面、系統(tǒng)、綜合地記錄著衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)資金運作的發(fā)生。它將衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)的會計憑證日期、編號、業(yè)務(wù)內(nèi)容摘要、金額和其他有關(guān)資料逐項記入賬內(nèi)，做到數(shù)字準確、摘要清楚、登記及時、字跡工整。各會計事項一方面要記入總賬，另一方面要記入該總賬所屬的明細賬。賬簿記錄中的日期，應(yīng)該填寫記賬憑證上的日期。會計賬簿與會計憑證應(yīng)同時歸檔。
3.會計報表的歸檔
會計人員都必須全面熟練地操作衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)的會計報表處理方法。衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)的會計報表應(yīng)按月、季、年上報，并及時歸檔。
4.其他相關(guān)會計資料的歸檔
衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)會計人員調(diào)動的交接手續(xù)、會計檔案向本單位或上級部門的檔案室所移交歸檔的會計檔案的移交手續(xù)等，都是衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)會計資料歸檔中不可缺少的。
社會主義經(jīng)濟的快速發(fā)展，人們的生活物質(zhì)水平在不斷地提高。社會醫(yī)療保險制度越發(fā)的占據(jù)重要地位，在人們經(jīng)歷重大疾病或重大傷害時醫(yī)療保險是國家給予最及時的經(jīng)濟補助。在新形勢下醫(yī)療保險檔案是唯一記錄我國參保人員的醫(yī)療參保的數(shù)據(jù)及其待遇。所以新形勢下的醫(yī)療保險檔案的管理顯得尤為的重要。
1.新形勢下的醫(yī)療保險檔案管理的重要性
看醫(yī)治病是人們生活中最重要的事情之一，而醫(yī)療保險是國家給予人們就醫(yī)的福利。那么醫(yī)療保險檔案作為人們享有就醫(yī)福利的依據(jù)就顯得非常的重要了。而只有完整的醫(yī)療保險檔案才能保障參保人的合法權(quán)益，在治療重大疾病時才能真正的享受國家給予的福利待遇。也就是說醫(yī)療保險檔案的管理跟我國人們的切身利益息息相關(guān)，特別是在新形勢的環(huán)境中，科技經(jīng)濟的快速發(fā)展，弄虛作假的情況日益增多，所以醫(yī)療保險檔案的管理越發(fā)的重要。醫(yī)療保險檔案除了與人們的利益緊密聯(lián)系以外，它還關(guān)系著我國醫(yī)療保險事業(yè)的健康發(fā)展。因為醫(yī)療保險檔案所記錄的數(shù)據(jù)能夠充分地反映我國醫(yī)療保險事業(yè)當前發(fā)展的狀況，并且也能及時的在實際的數(shù)據(jù)中指導我國醫(yī)療保險事業(yè)的未來發(fā)展方向。完整、全面、科學的醫(yī)療保險檔案可以使得醫(yī)療保險的工作進行有效的開展，健全的醫(yī)療保險制度能夠讓人們對我國的醫(yī)療保險制度更加的有信心。這有利于維護國家團結(jié)穩(wěn)定，增加我國人們對國家的高度認同感[1]。
2.新形勢下醫(yī)療保險檔案管理的措施
改革開放以后，我國的社會主義經(jīng)濟快速發(fā)展，國家的綜合實力日益加強。而環(huán)境的污染，重大的疾病也隨即層出不窮。所以醫(yī)療保險制度適應(yīng)了社會的需要，就目前的醫(yī)療保險制度對人們的生活而言著實為人們帶來了不可言喻的益處，這是國家實實在在的為人們解決生活中就醫(yī)的大事。所以醫(yī)療保險制度非常的受到人們的推崇。醫(yī)療保險檔案管理的具體措施要適應(yīng)當前的發(fā)展形勢，與當前人們的生活緊密的結(jié)合起來，當然醫(yī)療保險檔案的管理制度有一定的超前意識是更加的有利于我國醫(yī)療保險制度的發(fā)展。
2.1提高醫(yī)療保險檔案管理人員的管理意識
新形勢下想要強化醫(yī)療保險檔案管理制度首先需要提高的是管理人員的管理意識，只有先從思想上強化管理才能從行動上開展檔案管理工作。管理人員沒有嚴格的管理意識的話，很容易在醫(yī)療保險檔案工作中出現(xiàn)重大的失誤。例如，弄丟參保人的醫(yī)療檔案或者在檔案記錄時出現(xiàn)工作不仔細不認真導致參保人的醫(yī)療保險資料不清楚等等。所以提高檔案管理人員的管理意識是非常重要的。針對提高醫(yī)療保險檔案管理者的管理意識要從兩個方面著手。首先要對醫(yī)療檔案管理的領(lǐng)導進行提高管理意識的灌輸，其次是對直接參與醫(yī)療保險檔案管理者的管理意識的提高。領(lǐng)導的管理意識對于其他管理人員具有榜樣作用，簡接的影響到醫(yī)療保險檔案管理工作的有效開展。而其他管理者的管理意識的提高則直接影響著醫(yī)療保險檔案工作的成效。對于這兩方面的管理意識的提高我們可以展開定期的檔案工作的培訓，或者設(shè)置合理的獎懲制度來激勵管理者的管理意識[2]。
2.2提高醫(yī)療保險檔案管理人員的管理技術(shù)水平
就目前的醫(yī)療檔案管理技術(shù)水平而言，大多數(shù)的檔案管理人員的管理技術(shù)基本處于初級階段。隨著科技的進步，醫(yī)療保險團隊已經(jīng)引進了大量的先進技術(shù)設(shè)備。然而由于技術(shù)人才的匱乏使得這些設(shè)備也基本處于無用狀態(tài)，所以要想提高醫(yī)療保險檔案的管理我們必須要加強管理人員的技術(shù)培訓，或者引進高質(zhì)量、高水平的技術(shù)型人才。并且讓各個部門相互學習促進每個管理人員新型技術(shù)的加強。
2.3建立健全醫(yī)療保險檔案管理制度，規(guī)范相關(guān)工作
一個完善的管理制度是醫(yī)療保險檔案管理工作有效進行的先決條件。建立健全醫(yī)療保險檔案制度首先要建立一個科學制度的理念，其次要讓制度更加的標準化、規(guī)范化，加強醫(yī)療保險檔案庫的設(shè)備引進，同時將各個工作環(huán)節(jié)的職責清析明了化，做到各司其職。并且要建立合理適當?shù)谋O(jiān)管機制，為醫(yī)療保險檔案管理制度做好監(jiān)管工作。最后還需要定時的對醫(yī)療保險檔案進行查漏補缺，這能夠讓其管理制度更加的規(guī)范化。不定期的進行查漏補缺工作是為了避免工作上的失誤，在新時期科技信息的發(fā)展的條件下很多的醫(yī)療保險檔案需要從紙質(zhì)檔案到電子檔案的轉(zhuǎn)化。在這個轉(zhuǎn)化的過程中可能會有檔案資料的遺漏問題。我們進行排查的過程中能夠把有效的對原始的檔案進行保存或者補缺。
2.4加強醫(yī)療保險檔案的信息化管理
科技在進步，信息時代已經(jīng)席卷全球。那么醫(yī)療保險檔案管理工作也不能避免走向信息化的管理。所以目前加強檔案信息化管理是順應(yīng)時代的發(fā)展潮流。首先想要實現(xiàn)信息化管理就必須要引進信息化技術(shù)設(shè)備，然后需要培養(yǎng)信息化技術(shù)人才，既能駕馭先進的技術(shù)又通曉醫(yī)療保險檔案工作的復合型人才是目前需要特別培養(yǎng)的。然后就是加強技術(shù)設(shè)備的日常維護工作，同時也需要加強醫(yī)療保險檔案的保密工作[3]。
3.結(jié)語
綜上所述，醫(yī)療保險檔案管理工作在新的形勢下需要新型的管理制度和管理人才。建立健全管理制度，并行以人為本的理念，加強信息化管理是我國醫(yī)療保險檔案管理制度健康發(fā)展的有效之路。為實現(xiàn)我國人人有病可治，有錢可醫(yī)的的大好前景，醫(yī)療保險檔案的管理需要更多的得到關(guān)注和重視。
作者:鄭琳 單位:安圖縣社會醫(yī)療保險管理局
參考文獻：
一、以對檔案管理內(nèi)容的明確為切入口
在《社會保險業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定》當中有明確指出：社會保險經(jīng)辦機構(gòu)辦理社會保險業(yè)務(wù)過程中形成的記錄、證據(jù)、依據(jù)，按照《社會保險業(yè)務(wù)材料歸檔與保管期限》進行收集、整理、立卷、歸檔，確保歸檔材料的完整、安全，不得偽造、篡改。對于進入醫(yī)療檔案管理內(nèi)容的類別可以劃分為永久性和定期性兩大類，其中定期保管類當中又分為1年、3年、5年、1年等幾小類。而對于上述的各種社會保險業(yè)務(wù)的檔案在管理過程中都是具體依據(jù)國家所頒布的《社會保險業(yè)務(wù)材料歸檔范圍與保管期限》相關(guān)要求進行執(zhí)行。因此，一名從事醫(yī)療檔案管理的從業(yè)人員，要想提高自身的業(yè)務(wù)水平及服務(wù)水平，就必須要明確自己所從事行業(yè)的相關(guān)工作內(nèi)容是什么。通過認清與掌握自己的工作范疇，工作內(nèi)容，才能更為有效地提高社會服務(wù)水平。
二、以對醫(yī)療檔案前期文書的處理為切入口
從醫(yī)療檔案管理的角度來看，檔案工作的規(guī)范化、標準化是實現(xiàn)有效檔案管理的重要前提。要使檔案規(guī)范、標準，必須先解決好公文制發(fā)。而完成這一環(huán)節(jié)，做好前期的文書處理是重中之重，也是檔案管理工作規(guī)范化、標準化實現(xiàn)的重要基礎(chǔ)。醫(yī)療保險檔案管理主要是對參保單位或者個人權(quán)益的真實記錄，是參保個人所能享受社會保險待遇的重要依據(jù)?！坝涗浺簧?、跟蹤一生、服務(wù)一生、保障一生”是我們醫(yī)療檔案管理的核心目標，也是反映社會保險事業(yè)不斷發(fā)展的寶貴資料與重要的歷史憑證。公文本身質(zhì)量的高低將直接影響檔案質(zhì)量，也將制約日后檔案工作的規(guī)范化、標準化。因此，我們在公文制發(fā)中必須要注意解決好規(guī)范化、標準化問題，以提高檔案實體質(zhì)量，為檔案工作實施規(guī)范化、標準化管理打下牢固的工作基礎(chǔ)。對于將成為檔案的公文文本載體的質(zhì)量上一定要注意，其中幅面的尺寸規(guī)格上就要求統(tǒng)一化，這樣做的好處便于裝訂。另外，文書的標題是否是準確的，主送單位與抄送單位是否準確齊全與否，還有落款是否與公文一致，簽發(fā)的手續(xù)有無。以上所提到的種種都是提高醫(yī)療保險檔案管理工作有效性所應(yīng)該關(guān)注和重視的內(nèi)容。
三、以醫(yī)療檔案管理的信息化發(fā)展為切入口
關(guān)鍵詞：
社會醫(yī)療；檔案管理；有效性；建議
我們欣喜地看到，隨著我國綜合國力的不斷壯大，國家對社會醫(yī)療資金也呈現(xiàn)出逐漸遞增之勢。各地的社會醫(yī)療保險得到了不斷完善與發(fā)展，其參保的人數(shù)也逐漸增加，而有效地完善社會醫(yī)療體系，其檔案管理工作必不可少。雖然，各地社會醫(yī)療主管部門都成立了專門的檔案管理科室（辦公室），但是還是存在管理工作有效性不高的問題。長此以往，其必將影響我國社會醫(yī)療保險社會化、科學化的推進。那么，有哪些好的方法或者途徑可以有效地幫助我們社會醫(yī)療保險檔案管理工作有效性提高呢，本文筆者認為以下四點值得我們深思及加以踐行。
一、準確把脈
所謂的把脈準確，就是我們要能夠準確地自我剖析出在社會醫(yī)療保險檔案管理工作中存在的具體問題都有哪些。那么，到底我們在實踐中存下什么問題呢，本文筆者梳理出了三個方面的問題。首先，是理念先進性不夠。一個工種如果參與工作的人，在其理念上陳舊或者不具有一定的先進性，那么其工作的效果也將不會好到哪里去。我們常常看到，一些社會醫(yī)療保險檔案管理員在上表現(xiàn)出了理念淡薄，對自己所從事的工作表現(xiàn)出了消極情緒。這一切都不利于社會醫(yī)療保險檔案工作管理的有效性提高。其此，管理機制不完善。檔案管理不是一件簡單的事情，其存在較強的復雜性，尤其是現(xiàn)在社會化大發(fā)展的背景。缺乏檔案管理機制的完善性就會直接導致工作人員輕視崗位以及所分配的工作任務(wù)。故而，也就出現(xiàn)了社會醫(yī)療保險檔案管理人員的閑置與浪費，挫傷了部分工作人員的積極性；最后，管理人員的過度流失。我們知道，檔案管理工作具有工作具有工作時間長、工作強度大的特性，其管理者在晉級、獎懲、評估等方面又存在一定的影響。因此，僅僅通過自律與奉獻精神是無法提高檔案管理人員的積極性。
二、對癥下藥
上述所剖析出的問題，如何加以解決，這是我們所要認真思考的問題。本文認為，要對其逐一深入剖析，提出有針對性的藥方。如，工作理念不先進問題。我們相關(guān)主管部門要定期開展管理人員的業(yè)務(wù)培訓，突出理念的創(chuàng)新與優(yōu)化。要在思想上，強化管理人員的自我意識提升。通過專題講座及現(xiàn)場觀摩等形式，強化社會醫(yī)療保險檔案管理的工作理念。而針對管理機制不完善的問題，本文筆者認為要深入地進行相關(guān)制度的優(yōu)化。如，相關(guān)獎勵制度的構(gòu)建與實施。主管部門，要到工作一線中去，去了解與掌握檔案管理員的實際情況，通過分析與比較，對其給以準確的反饋，幫助管理人員進行自我剖析及修正。而對管理人員過度流失的問題，本文筆者認為，其根本還是職工待遇問題得不得徹底解決所造成的。這里，我們要提一下職業(yè)幸福感。因為，這是每一個參與工作者有效開展工作的重要影響因素。對于，社會醫(yī)療保險檔案管理員而言，更需要幫其建立職業(yè)的幸福感。因此，本文筆者建議，相關(guān)部門要強化檔案管理工作的重要性，要通過各種途徑及平臺加以宣傳。
三、總結(jié)交流
我們知道，在實踐工作中，當一定時間內(nèi)要進行相關(guān)的總結(jié)與交流。雖然，這是一種常規(guī)的工作模式，但是，巧妙的加以運用，我們可能會收到意想不到的效果。社會醫(yī)療保險檔案管理，表面看上去似乎比較簡單，但是其所蘊含的技巧或者說竅門還是很多的。因此，通過總結(jié)讓我們深入地分析出存在的問題，通過交流獲取更為有效的方法。隨著，技術(shù)的反發(fā)展，以往的集中會議總結(jié)與交流，可以通過視頻會議、QQ和微信群等加以實現(xiàn)。
四、結(jié)語
綜上所述，醫(yī)療保險檔案是具有查考利用價值的原始記錄材料的集合體,通過對醫(yī)療保險檔案的結(jié)構(gòu)和功能進行分析后發(fā)現(xiàn),醫(yī)療保險檔案具有依據(jù)憑證、決策參考、史料學術(shù)等社會功能。社會醫(yī)療保險檔案管理工作具有其獨有的特性，其存在管理者理念的陳舊、管理制度的不完善以及管理者隊伍的過度流失等問題，而這些問題我們可以通過準確把脈、對癥下藥及總結(jié)交流等方法或者途徑加以攻克。一句話，工作中不可能不存在問題，而對于問題總會找到解決的辦法，無法就是時間長短。
作者：王磊 單位：吉林省雙遼市社會醫(yī)療保險管理局
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2培訓現(xiàn)有人員，招募高素質(zhì)的、專業(yè)的檔案管理人員
醫(yī)療工作的高效完成，離不開高素質(zhì)的、專業(yè)的檔案管理人員，管理機制再完善，也需要高素質(zhì)的人員來操作。原來的檔案管理人員有非常豐富的工作經(jīng)驗，和熟練地整理技巧，但是可能缺乏工作的積極性；醫(yī)療機構(gòu)要再現(xiàn)有基礎(chǔ)上培訓這些人員，使其緊跟時代步伐，主動學習，成為高素質(zhì)工作人員；同時醫(yī)療機構(gòu)也要招募專業(yè)的高素質(zhì)檔案管理人員，增加新鮮血液，接觸最前沿的技術(shù)和思想，更新舊觀念，迎接新挑戰(zhàn)人才是關(guān)鍵，制度是保障。
3建立檔案工作的保密機制
隨著電子化，信息化的發(fā)展，醫(yī)療檔案信息機制的逐步完善，檔案信息直接體現(xiàn)在互聯(lián)網(wǎng)上。我們知道，互聯(lián)網(wǎng)是把雙刃劍，給人們帶來巨大便捷，實現(xiàn)資源共享的同時，互聯(lián)網(wǎng)的安全性問題應(yīng)運而生，我國互聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)利用也仍然在探索中，互聯(lián)網(wǎng)信息是有被黑客、不法分子伺機利用，進行篡改、竊秘、刪除等等非法操縱的風險。所以，日常的工作中，醫(yī)療機構(gòu)一定要加強網(wǎng)絡(luò)安全意識，提高網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)，防患于未然，充分享受檔案信息化帶來的優(yōu)勢的同時，也要更好地保障各參與人的信息安全。
醫(yī)療設(shè)備檔案是醫(yī)療使用單位在申購過程與運行過程形成的查閱報備資料，包括申購單、論證報告表、政府采購計劃報批表、醫(yī)療儀器生產(chǎn)許可證、購銷合同、協(xié)議書、發(fā)票復印件（原件保存在財務(wù)檔案中）、裝箱單、運輸單據(jù)、安裝調(diào)試及驗收報告、設(shè)備安裝使用說明、維修手冊及其他隨機技術(shù)資料等。
首先，建立醫(yī)療設(shè)備檔案，能為院領(lǐng)導和專家的論證及設(shè)備的引進提供有力的證據(jù)，為同類設(shè)備的更新?lián)Q代提供參考。由于一臺先進的醫(yī)療設(shè)備功能多樣、價格不菲，在引進時領(lǐng)導和專家將會進行詳細的論證，包括設(shè)備的臨床使用價值、資金的投入、創(chuàng)造的經(jīng)濟和社會效益等。而建立醫(yī)療設(shè)備檔案，就能為此方面工作提供參考。
其次，建立醫(yī)療設(shè)備檔案是設(shè)備維修、檢修和管理的必備條件。機器設(shè)備在運轉(zhuǎn)和使用過程中，由于一些零部件的磨損、腐蝕和松動，將會影響設(shè)備的精度、性能和工作效率，這就必須維護和檢修，要維護和檢修，設(shè)備檔案是必備的條件，它能為設(shè)備的使用和維修、保養(yǎng)提供依據(jù)。從而縮短停機時間，減少維修費用，降低醫(yī)療設(shè)備對人體的傷害，減少設(shè)備事故隱患的發(fā)生率。
再次，利用設(shè)備保修期和維修期的區(qū)別，避免不必要的支出。我院2011年6月，從上海某醫(yī)療器械公司采購一批恒溫箱，運行一直很好。但在2015年7月，有兩個恒溫箱內(nèi)部出現(xiàn)用電線路短路問題，與生產(chǎn)廠家取得了聯(lián)系，讓其進行維修，但他們回復說，已過了保修期，上門修可以，但必須支付維修費用。我們從檔案室調(diào)出設(shè)備的購銷合同，保修期為5年，此時，生產(chǎn)廠家啞口無言，答應(yīng)免費維修，如修不好將免費更換新品。
二、醫(yī)療設(shè)備檔案管理現(xiàn)存在的問題
（一）醫(yī)療設(shè)備檔案信息量少。醫(yī)療設(shè)備檔案主要包括購買合同、發(fā)票、使用手冊、供貨評價等材料，信息量相對較小，在工作中的實用性不高，難以全面地評價和衡量設(shè)備的效能，因此，醫(yī)療設(shè)備檔案在利用時，只能提供比較淺顯的醫(yī)療設(shè)備信息，不能綜合地提供全面信息。
（二）醫(yī)療設(shè)備檔案管理比較分散。醫(yī)院對設(shè)備的管理上沒有行成一套綜合的管理體制，各個部門各自為戰(zhàn)。如：診室負責購買申請、業(yè)務(wù)部門負責申報、辦公室負責聯(lián)系、檔案室負責檔案材料歸檔；醫(yī)療設(shè)備檔案的管理分散，易造成檔案材料的損壞，并且易破?牡蛋傅耐暾?性。
（三）醫(yī)療設(shè)備檔案管理方法落后。目前醫(yī)療設(shè)備檔案的管理工作僅限于對紙質(zhì)材料的建立和歸檔上。還沒有完全地形成電子信息檔案，檔案室的電腦僅限于局部的打印檔案目錄，無法全面地對設(shè)備信息進行查詢、檢索、篩選、排序、分類、匯總等，信息化水平比較低，只能靠人工工作，造成人力資源的浪費。
三、建立醫(yī)療設(shè)備檔案的幾點思考
醫(yī)療設(shè)備檔案的建立工作，主要由醫(yī)療設(shè)備科、醫(yī)療儀器使用科、檔案室等部門共同驗收該儀器設(shè)備，檔案室人員參與部門設(shè)備開箱驗收，將隨機設(shè)備資料收集并經(jīng)過整理后，再提供或?qū)⒃O(shè)備技術(shù)操作說明書復印件借出借用，設(shè)備安裝、調(diào)試階段，應(yīng)抓住這一時機隨時收集資料，做好設(shè)備使用運轉(zhuǎn)記錄，了解各階段、各部門設(shè)備形成的規(guī)律，根據(jù)歸檔范圍，有目的地進行收集，通過分類收集，將收集來的資料逐一進行分類、整理，將散失的材料收集齊全，以備后用。報廢設(shè)備，應(yīng)有嚴格的報廢申請書，經(jīng)有關(guān)部門鑒定后方能作報廢處理工作。
四、加強醫(yī)療設(shè)備檔案管理的具體幾點措施
加強醫(yī)療設(shè)備檔案管理是一個復雜的系統(tǒng)工程，它涉及計算機、網(wǎng)絡(luò)安全、數(shù)據(jù)信息處理、信息和規(guī)范等。因此，要加大資金的投入力度，保障檔案管理所必須的軟、硬件配套設(shè)施，建立標準化、規(guī)范化檔案管理體系，滿足醫(yī)院文檔和業(yè)務(wù)流程管理的需要。醫(yī)療設(shè)備檔案的特點及其在醫(yī)院管理中的重要地位，要求我們高度重視醫(yī)療設(shè)備的科學管理，使之實現(xiàn)制度化、規(guī)范化。
（一）要明確應(yīng)當歸入檔案管理范圍。對于“三級”以上醫(yī)院，我院規(guī)定凡在2000元以上各種進口和國產(chǎn)的精密、貴重、稀缺儀器設(shè)備，都必須建立設(shè)備檔案。我們根據(jù)醫(yī)療設(shè)備檔案管理要求，結(jié)合醫(yī)院實際，明確了醫(yī)療設(shè)備檔案的歸檔內(nèi)容由兩個部分組成：醫(yī)療設(shè)備申購過程中形成的管理性文件和醫(yī)療設(shè)備運行過程中積累的文件。這些資料一般按年度歸入設(shè)備檔案。隨著設(shè)備從申購到安裝使用，其相應(yīng)的材料由設(shè)備管理人員做好檔案的收集整理工作，再移交醫(yī)院檔案室。同時將有關(guān)資料復印下發(fā)有關(guān)使用科室，讓使用科室的操作者建立使用過程中的檔案。
（二）嚴格醫(yī)療設(shè)備檔案的查、借閱制度。由于醫(yī)療設(shè)備具有動態(tài)性，在日常工作中醫(yī)療設(shè)備的查閱是比較頻繁的，就需要嚴格查、借閱制度。借閱應(yīng)履行相應(yīng)的登記和簽字手續(xù)。借閱人員對醫(yī)療設(shè)備檔案應(yīng)妥善保管，不準隨意勾劃或拆散。設(shè)備檔案的原件一律不外借，如因特殊需要必須外借使用時，應(yīng)經(jīng)設(shè)備科領(lǐng)導同意，辦理借閱手續(xù)，借出的檔案材料，借閱人要妥善保管，不得毀壞和遺失，如期歸還，如有損壞、遺失，由借閱人員負責。
