時間：2023-06-11 08:23:45
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文檔一體化管理，是隨著計算機技術的發(fā)展而提出的—個檔案管理領域的新課題。隨著當代網(wǎng)絡技術的發(fā)展，“電子檔案”、“虛擬檔案”等概念的提出與運用，文檔計算機一體化管理被賦予更新的內涵。
一、文檔一體化管理的內容及其發(fā)展
我國的文檔一體化管理基本與計算機技術在我國檔案領域的應用同步進行和發(fā)展，隨著計算機技術尤其是網(wǎng)絡技術的發(fā)展，文檔一體化理論和實踐也不斷深化和發(fā)展。
文檔一體化是從文書管理和檔案管理的全局出發(fā)，實現(xiàn)從文件生成、辦理到檔案歸檔管理的全過程管理，保證文件內容的完整性、元數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)結構的一致性，從文書到檔案的數(shù)據(jù)暢通、完整性。包括：文檔實體生成一體化，文檔管理一體化，文檔信息利用一體化，文檔規(guī)范一體化。
文檔一體化的意義在于保證檔案信息收集完整、系統(tǒng)、準確；從文件生產(chǎn)到歸檔全程控制；數(shù)據(jù)信息重復利用，提高工作效率。在實際工作中，文書工作和檔案管理工作可由一人或多人承擔，對于規(guī)模與文件流量較小的單位多由一人同時負責文書與檔案工作，稍大的機關或企業(yè)則會將文書與檔案分部門或分人來管理，為了提高工作效率，“文檔一體化”管理已成為信息化所推行的一種管理模式。
文書工作是檔案工作的基礎，檔案工作是文書工作的延伸和發(fā)展，兩者有效地結合起來，才能實現(xiàn)文書運轉的高效率和檔案管理的高質量。文檔一體化利用管理系統(tǒng)將公文處理與檔案管理相結合，充分利用文書處理過程中形成的數(shù)據(jù)信息，避免檔案部門的重復勞動，使文書工作中文件的收發(fā)、登記、運轉、承辦、催辦以及文件的收集、整理、立卷和歸檔、利用、統(tǒng)計形成一個有序的整體。從而達到文件處理精煉化、完成案卷系統(tǒng)化、查找利用標準化，檔案部門也就擺脫了繁瑣立卷任務?？梢酝ㄟ^辦公自動化或檔案系統(tǒng)或OA與檔案系統(tǒng)相結合等不同的方式實現(xiàn)文檔一體化管理。
二、電子文件與檔案
隨著以計算機為主的信息技術的發(fā)展，電子文件作為辦公自動化的直接產(chǎn)物，正在并逐步替代傳統(tǒng)的紙質文件而成為信息傳遞的主角，給辦公、管理等領域帶來巨大的影響，檔案部門也不例外。
（一）電子文件及其特點
電子檔案的前身是電子文件。電子文件即通過數(shù)字電腦進行操作、傳輸與處理的文件。與傳統(tǒng)文件相比，它具有以下特點：
1.電子文件的讀寫方式有了革命性變化。傳統(tǒng)文件以文字、圖形等為記錄符號，可供人們直接閱讀；電子文件以需要解碼的二進制數(shù)字符號做記錄符號，讀寫都依賴計算機。
2.電子文件的內容與載體的依附關系發(fā)生變化。傳統(tǒng)文件的內容與載體密不可分，內容脫離原載體時可能破壞原文件的原始記錄件，載體原件與復制件的區(qū)別較顯著；電子文件的內容與載體不具有密不可分的關系，內容可以同載體分離并轉移到另一載體上，因此使電子文件失去物理意義上的原始實體狀態(tài)；此外電子文件還可以由若干記錄模型結合而成，因而存在著虛擬狀態(tài)。
3.電子文件的結構發(fā)生變化。傳統(tǒng)文件的結構是為閱讀者顯示的，并作為文件真實性的重要標準，構成文件的組成要素；電子文件的實體結構并非一目了然，而其內容與載體可以分離，因而結構有時對讀者并無實際價值，所以電子文件適于建立邏輯結構，以便識別每份文件并顯示其組成部分。
（二）電子文件的影響
電子文件的脫離載體生存的“數(shù)字式存在”形式，以及它在網(wǎng)絡技術下快速傳遞等特點，使它在文件檔案管理工作中帶來了巨大的便利：一方面使信息處理走向無紙化，減輕辦公、業(yè)務部門和檔案部門的文書、檔案實體管理的壓力，另一方面可以利用計算機實現(xiàn)快速檢索，提高查全率和查準率，有效地滿足人們的利用需要；同時，計算機的海量存儲和網(wǎng)絡化傳輸可以成功實現(xiàn)信息資源的共享。不過，也正是電子文件的以上特點，在改變人們文件與檔案的概念、提高信息管理水平的同時，也給檔案部門帶來了新的挑戰(zhàn)。
1.電子文件內容和載體的可分離性和物質結構的可變性，給電子文件和檔案的管理帶來了困難，即難以確認電子文件的原始性，檔案“原件”及因此而具有的憑證價值難以確定，更難以保障。
2.電子條件下，文件的歸檔范圍、程序、時間及檔案管理的來源原則等都面臨挑戰(zhàn)。
（三）電子檔案的發(fā)展趨勢
盡管目前在大多數(shù)檔案部門仍以傳統(tǒng)的手工管理方式對文件和檔案進行管理，而且受經(jīng)濟實力、人員素質和傳統(tǒng)習慣等方面的影響，傳統(tǒng)方式還將在相當長時間內存在，在許多辦公室，計算機文件已取代手寫的文件；計算機輔助設計，已在許多企業(yè)取代手工制圖，并制定了相應的國家標準；諸如郵件取代信件、電子商務取代商務合同、信用卡取代存折、存單；也都發(fā)生在我們身邊。盡管電子檔案與傳統(tǒng)檔案相比，其原始性、合法性、長久性和可靠性方面還有一些問題有待解決，但電子檔案的存在和認可確實已成為不可拒絕的事實：美國司法部訴微軟公司的案件中，電子郵件已作為重要的訴訟證據(jù)；我國《合同法》認可電子文件的合法性；國家頒布的關于CAD的標準承認電子檔案的合法性；全球范圍的電子商務和電子政務已開始登場。
在信息技術飛速發(fā)展的今天，計算機技術已發(fā)展到社會各領域。自1971年我國氣象部門首次用計算機管理氣象檔案，到現(xiàn)在不少單位檔案部門與業(yè)務部門聯(lián)網(wǎng)，計算機已經(jīng)從“文件、檔案的管理——檢索”，發(fā)展到“文件的產(chǎn)生——保管——管理——利用”的整合模式。電子檔案的長久、海量的存儲，方便、迅速的檢索和利用，與其說是發(fā)展趨勢，不如說是技術發(fā)展的必然。檔案部門只有勇敢地接受信息技術的挑戰(zhàn)，才能在新形勢下由必然王國走向自由王國。
參考文獻：
現(xiàn)如今我國已經(jīng)開始著手建設文檔一體化，但是相比較而言，國外在此方面的發(fā)展水平比較高。文檔一體化開始于美國，目前已經(jīng)成為美國等發(fā)達國家普遍應用的一種形式，隨著信息技術的發(fā)展，信息標準化數(shù)據(jù)格式已經(jīng)形成，已經(jīng)在電子檔案管理中得到了廣泛的使用。國外文檔一體化在檔案管理中運用不僅研究理論比較成熟，研究方法也比較具有可用性。國外在文檔一體化所取得的成就，為我國文檔一體化的發(fā)展將會提供寶貴經(jīng)驗。
由于我國各種各樣的辦公業(yè)務系統(tǒng)應用越來越普遍，同時越來越多的研究者開始進行管理方面的研究，這使得文檔一體化理念逐漸走入人們的心中，很多單位與個人都開始通過文檔一體化來來進行檔案管理?，F(xiàn)階段，我國很多文檔一體化軟件被研發(fā)出來，這些軟件功能不同，有些用于整合檔案管理業(yè)務，而有些則由于信息收集與開發(fā)。目前所使用的軟件，無論是在功能上，還是在兼容方面都所有進步，甚至已經(jīng)達到了國際水平，但也有一些研發(fā)出來的軟件并不盡如人意，之所以會出現(xiàn)此種問題，主要是由兩方面原因造成：第一是某些軟件開發(fā)人員因為禁受不住誘惑，只希望盡快研發(fā)出來賺取利益；第二是軟件開發(fā)人員在進行開發(fā)研究時并未與文檔工作者進行良好交流，因此研發(fā)出來的軟件并沒有達到文檔工作者的需求。
2 文檔一體化在檔案管理中的運用
2.1 文檔一體化的系統(tǒng)架構
文檔一體化在檔案管理中的應用作用發(fā)揮的關鍵在于TPIP數(shù)據(jù)庫，在最初設計時，設計人員就將該數(shù)據(jù)庫看作是儲存引擎，而后再應用Struts、Spring技術等。整個系統(tǒng)框架既能夠進行擴展，也能夠進行自我維護，恢復組件、同時還具有可以移植的特點，因此應用前景非常好。整個系統(tǒng)框架如下：
第一，領域對象是由一些層次結構對象構成，它們是對不同業(yè)務模型的抽象，如果需要完成這些狀態(tài)數(shù)據(jù)的存儲，通常每個領域對象對應一個TRIP數(shù)據(jù)庫表。
第二，持久?傭?TRIPjxpAPI進行了DAO封裝，實現(xiàn)了對TRIP系統(tǒng)內置的CCL查詢語言的支持，完成了領域對象到TRIP數(shù)據(jù)庫表的對象關系映射，對業(yè)務層隱藏了TRIPjxpAPI，降低了業(yè)務層的開發(fā)難度，縮短了系統(tǒng)的開發(fā)時間。
第三，業(yè)務層的組成是業(yè)務邏輯對象，Sring框架的控制反轉容器使得業(yè)務邏輯替換時變得簡單，使各層間以松耦合的方式進行無縫整合，在SpringAOP聲明式事務管理的基礎上把業(yè)務邏輯的事務實現(xiàn)了。
第四，表現(xiàn)層使用MVC模式中的Struts把解耦的網(wǎng)頁和基于組件的業(yè)務邏輯進行了實現(xiàn)，使用FlashPaper瀏覽器插件來顯示文件。用戶只可執(zhí)行瀏覽、查詢及縮放功能，同時可限制用戶執(zhí)行保存、復制與打印等功能，從而即做到了對原有文檔的高效開放利用，又有效避免了直接的復制抄襲。對論文評語及成績系統(tǒng)則直接以PDF文件的格式進行存儲展示，從而保證了檔案的原始性和不可更改性。使用FreeMarker模板生成自定義的網(wǎng)頁，使用反向Ajax技術DWRAjax框架實現(xiàn)數(shù)據(jù)的變化，Web服務器會主動將信息推送到用戶瀏覽器，保證了業(yè)務數(shù)據(jù)實時的顯示和處理。
2.2 文檔一體化的實現(xiàn)模型
應用是研究的最終目的，在前述研究的基礎上，基于實踐類文檔的應用設計出系統(tǒng)的原型，并在系統(tǒng)中實現(xiàn)了主要功能。在設計的系統(tǒng)中，把用戶類型分為幾大類，分別是普通用戶、其他方面的用戶以及管理員。普通用戶可以對所有開放信息執(zhí)行標準檢索（包括全文檢索）、高級檢索、按有關檢索要求進行瀏覽。其他類型的用戶可提交信息并且對自己的信息進行管理。更高級的用戶可對信息進行批改、和刪除管理。管理員用戶主要對系統(tǒng)中各類的用戶進行管理。各類用戶所能執(zhí)行的功能之間是有時序和前提的。
2.3 文檔一體化的儲存平臺
因為檔案文檔最顯著的特征就是非結構化數(shù)據(jù)，如若應用關系數(shù)據(jù)庫，系統(tǒng)無法滿足于各類檔案文檔需求，也難以達到各類附件的需求，即便系統(tǒng)可與將所有的文檔與附件都存儲起來，要對其進行全文檢索也具有一定的難度，并且若數(shù)據(jù)量非常大，并不利于數(shù)據(jù)維護。應用關系數(shù)據(jù)庫所產(chǎn)生的這些問題，幾乎無法解決，因為這些問題與底層設計息息相關。為此文檔一體化在檔案管理中應用就必須使用其他非結構化數(shù)據(jù)庫。經(jīng)過大量的實踐證明，非結構化的TRIP數(shù)據(jù)庫應用效果比較好，這主要是因為這種數(shù)據(jù)庫具有非常多的優(yōu)勢：
第一，可以進行跨平臺大數(shù)據(jù)存儲，采用的是二進制數(shù)據(jù)形式，對數(shù)據(jù)對象大小并沒有任何要求，實驗證明此種型式的數(shù)據(jù)庫能夠存儲超過200種格式的電子文件，同時還能夠自主完成抽取文本信息工作，之后再將其存放到倒排文件中，用戶就能夠因此對全文內容快速有效的查詢；第二，TRIP數(shù)據(jù)庫不僅檢索功能強大，檢索速度也異常的快。TRIP既是數(shù)據(jù)庫，也是搜索引擎，用戶能夠將檔案信息儲存起其中，如果有需要也會立即檢索出來；第三，TRIP數(shù)據(jù)庫具有多層次機制，首先，系統(tǒng)的登錄采用了用戶身份認證的方法；其次，對數(shù)據(jù)庫的訪問權限的方法，在數(shù)據(jù)庫級別，創(chuàng)紀錄的水平，領域層三個層次分別授權，訪問權限和用戶內容的訪問控制。非法用戶無法進入其中，而且如果是重要的文件還能夠進行備份處理，這對檔案信息的安全性有著非常大的保證。
2.4 文檔一體化的安全
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.12.137
[中圖分類號]G271 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2016）12-0-01
1 圖書檔案一體化管理概述
1.1 圖書檔案一體化管理的含義
圖書和檔案是以文獻信息為基礎而形成的產(chǎn)物，兩者作為信息的重要來源，雖然管理信息的形式不同：圖書完成信息的橫向管理，檔案實現(xiàn)信息的縱向管理。但這兩者的最終目的都是開發(fā)和利用信息價值。所謂圖書檔案一體化管理是指：整合圖書和檔案兩者各自獨立的管理系統(tǒng)，使兩者協(xié)調統(tǒng)一，實現(xiàn)網(wǎng)絡資源共享，為千萬用戶們提供方便而且綜合性很強的檢索服務。
1.2 圖書檔案一體化管理價值
隨著科學技術的不斷更新發(fā)展，信息資源數(shù)量也不斷增加，這使圖書檔案管理的整合工作迫在眉睫。傳統(tǒng)的圖書館及檔案管理顯然無法跟上資源更新?lián)Q代的速度。通過圖書和檔案管理的整合，實現(xiàn)資源的共享，提供最佳的解決方案，滿足用戶的需求，除此之外，還可加速圖書和檔案管理的發(fā)展進程。一體化管理的優(yōu)勢表現(xiàn)在：能夠在現(xiàn)代技術與互聯(lián)網(wǎng)的基礎之上，實現(xiàn)資源信息的共享，進而滿足用戶全方位和多元化的資源需求，促進圖書與檔案整合性的科學管理。
2 醫(yī)院圖書檔案一體化管理存在的問題
2.1 管理體制滯后，缺乏統(tǒng)一性
雖然圖書和檔案兩者幾乎同出一源，但是目前我國大部分醫(yī)院將圖書和檔案管理工作，分置在不同的系統(tǒng)，造成書籍和文件管理上的碎片化，這兩方面的工作人員也沒有足夠的溝通和交流。這不僅妨礙了管理工作的發(fā)展進程，還無法給用戶們提供多元化和系統(tǒng)化的資源信息。這樣的管理系統(tǒng)顯然無法達成資源共享，而且還會導致許多的資源信息重復存儲，并流失一些重要的資源信息，管理工作無法明確分配，在某種程度上浪費了大量人力、物力。
2.2 缺少綜合型高素質人才
往往能夠擔當圖書館檔案管理工作并將其合理運轉起來的人都是綜合型的高素質人才。實現(xiàn)圖書和檔案管理一體化必須著重從人的角度研究剖析。因為醫(yī)療書籍包括檔案的管理都具有特殊性，因此，對在職的人員就有了較高的要求：一要具備合理清晰構建知識結構系統(tǒng)的能力；二是要能夠熟練掌握多方面領域知識；三是要清楚各方面階段的發(fā)展特征。
然而事實并非如此，截至目前，我國大部分醫(yī)院從事圖書和檔案管理工作的高素質綜合型人才非常稀缺，甚至部分醫(yī)療機構沒有專業(yè)管理人員，使圖書館的檔案管理工作難以整合發(fā)展，更阻礙了信息資源管理水平的提高。
2.3 缺乏完善的基礎信息設施
能否擁有完善的信息基礎設施決定著圖書館和檔案管理工作能夠順利的進行，這也是實現(xiàn)圖書館和檔案管理綜合控制的基本要素。目前，盡管已有不少醫(yī)院開始應用信息基礎設施來介入管理，但設備的質量和數(shù)量還不能達到規(guī)定的標準。一些醫(yī)院的基礎信息設備甚至是幾臺為數(shù)不多的筆記本電腦，而且還需要人工進行信息搜索。由于圖書檔案管理的網(wǎng)絡環(huán)境建設受限，因此，降低了管理的效率，而且還難以實現(xiàn)資源的共享。
3 加強圖書檔案一體化管理的對策
3.1 完善管理體制的建設
學習國家政策、法規(guī)，合理開發(fā)符合標準化的信息資源，建立圖書檔案館一體化管理機制，積極號召鼓勵這些圖書檔案館參與到建設一體化的管理活動中來。建設圖書檔案管理一體化的監(jiān)管體系，確保圖書館和檔案館順利實現(xiàn)信息資源共享。與此同時，醫(yī)院各級領導積極推動制度改革，加快圖書檔案一體化管理完善步伐。
3.2 專業(yè)化人才的引進和培養(yǎng)
doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2016. 23. 097
[中圖分類號] G251 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2016）23- 0183- 02
不置可否，圖書管理模式需要緊隨時代變化而銳意創(chuàng)新，實現(xiàn)圖書檔案一體化成為大勢所趨，檔案管理一體化能夠充分滿足讀者需求，更降低了時空限制，有效提升了圖書館相關服務水平與服務質量。但是，圖書檔案管理一體化并不能一蹴而就，其中諸多弊病仍要解決，探究之路任重而道遠。
1 明晰圖書檔案一體化管理的弊病所在
1.1 政策以及體制構建不完備，欠缺行業(yè)規(guī)范與標準
檔案館以及圖書館處于各自為政的現(xiàn)狀，相互協(xié)作性偏弱，難以實現(xiàn)信息交換和共通，阻礙資源共享以及一體化的發(fā)展。在此背景下，引發(fā)了相當程度上的人力資源浪費現(xiàn)象。另外，在圖書檔案一體化管理環(huán)節(jié)沒有統(tǒng)一行業(yè)標準的指導，在法律法規(guī)不完善的情況下便難以實現(xiàn)對于圖書檔案管理的具體實踐。由此看來，相關管理層必須高度注重一體化建設進程，認識到圖書檔案管理一體化方面的制度問題。一體化管理離不開統(tǒng)一性行業(yè)標準的約束，但是我國在這方面工作相當欠缺，在制定適合國內圖書檔案管理一體化行業(yè)標準上需要進一步協(xié)調和規(guī)范。運用互聯(lián)網(wǎng)等先進化技術，需要充分結合圖書館、檔案館的要求與特點，制定實用性、共同性原則，實現(xiàn)網(wǎng)絡、數(shù)據(jù)庫統(tǒng)一建設與管理迫在眉睫[1]。
1.2 圖書檔案管理一體化緊缺復合型人才
現(xiàn)實生活中，鑒于既有檔案事業(yè)、圖書管理事業(yè)與教育體制的脫節(jié)，在精通檔案理論和圖書管理實踐技能型的人才建設上遠遠處于落后狀況，專業(yè)人員素質水平不高會嚴重制約圖書檔案一體化、信息資源共享建設進程。當前急需培養(yǎng)復合型信息管理人才，諸多高等教育機構必須在學科教育中包含圖書檔案知識，以此同時，還要強化對于現(xiàn)在職圖書檔案管理一體化人員的培訓工作，以此敦促他們提高自身專業(yè)能力，更好地為圖書檔案一體化管理工作的推進保駕護航。
1.3 圖書檔案管理實踐不足
當前國內圖書檔案管理一體化研究中主要側重于理論性研究，在實踐方面的探究較為薄弱，尤其是相較于發(fā)達國家來說，我國在圖書檔案管理一體化過程中片中理論，發(fā)展水平十分落后，在管理過程中與實際情況不符的情況比比皆是。這就要求相關工作人員積極的借鑒發(fā)達國家的成功經(jīng)驗，立足于自身的實際情況，加強理論和實踐的結合。
2 探究圖書檔案管理一體化的有效路徑
2.1 構建管理制度，完善一體化信息平臺
首要的是構建一體化管理制度，站在全局立場，緊抓信息時代順應圖書館、檔案館兩館發(fā)展的趨勢，進行各部門間整合和合理配置資源。繼而，管理層需要強化重視度，提升決策可操作性、正確性，從而為圖書檔案管理一體化發(fā)展奠定良好基石，其中貫徹實踐性與理論性結合的理念[2]。打造圖書檔案管理一體化信息服務平臺，通訊網(wǎng)絡技術以及計算機技術是必備前提，通過管理一體化信息服務平臺實現(xiàn)信息利用集中、高效、高速的最佳效能，為共享信息資源創(chuàng)造一定的物質條件， 確保圖書情報檔案一體化管理提供了有效的途徑。
2.2 實現(xiàn)統(tǒng)一的技術標準，加強隊伍建設，提高工作人員的綜合素質
網(wǎng)絡環(huán)境下的圖書檔案共享與發(fā)展是互相關聯(lián)的，只有二者橫向聯(lián)系，才能進一步實現(xiàn)圖書、檔案管理的相互交叉，使兩個具有相同的工作系統(tǒng)在全面規(guī)劃下互相協(xié)調、探尋兩者互換性和交融性的結合點，從而制定出適用更廣的技術標準，不斷推動一體化的進程。只有進行信息共享中發(fā)揮整體合力，才能利用先進技術實現(xiàn)一體化管理，借助計算機網(wǎng)絡技術與網(wǎng)絡相連的綜合信息檢索查詢所需信息， 實施網(wǎng)絡化的模式可以加強檔案信息資源網(wǎng)絡共享建設[3]。一體化的管理說到底還是主要依靠人才為支撐，這就要求要注重人才的培養(yǎng)，尤其是培養(yǎng)復合型人才。轉變過去人才單一、專業(yè)性不足等問題，建立一支知識面廣泛、熟悉相關領域的高素質人才隊伍，通過形式多樣且靈活的路徑探究人才培養(yǎng)方式，強化人才制度建設與管理，不斷為圖書檔案管理一體化注入新活力。
3 結 語
一言以蔽之，圖書檔案管理一體化理應發(fā)揮雙管作用，有針對性地解決制度問題、實踐不足問題，不斷發(fā)展一體化過程中管理水準。盡管當下圖書檔案管理一體化發(fā)展已取得一定成效，但是仍然任重而道遠。
主要參考文獻
一、文書檔案管理一體化中存在的問題
（一）管理思想上存在的問題
現(xiàn)階段，文書檔案管理一體化并沒有取得顯著的效果。在管理過程中，通過引入計算機管理系統(tǒng)，對現(xiàn)行的管理體制產(chǎn)生了一定的影響，尤其是傳統(tǒng)的手工文件處理方式已經(jīng)沿用多年，已經(jīng)形成了完善的管理制度和工作辦法，而工作人員也習慣了公文處理模式，而采用計算機技術進行公文處理，改變了原有的工作模式和工作習慣，很難避免部分工作人員產(chǎn)生疑問和抵觸情緒。因此，為有效提升文書檔案管理一體化工作水平并加強宣傳工作，逐步進行思想觀念的統(tǒng)一和提升，逐步推動自動化的辦公模式。
（二）實踐理論上存在的問題
現(xiàn)階段，許多企業(yè)的文書工作以及檔案工作，是分別進行的。而這種制度使得文書工作與檔案工作之間具有較大的距離，文書工作人員的檔案意識相對薄弱，只考慮到現(xiàn)階段的工作內容，而檔案工作人員也很少考慮到文書工作，導致二者的銜接存在許多問題，以及不規(guī)范的現(xiàn)象，直接影響了文書檔案一體化管理質量。
二、文書檔案管理一體化的對策
將文書工作以及檔案工作進行有效連接的主體則是公文，而公文是文書工作的主要產(chǎn)品。文書質量的好壞對檔案的管理質量具有直接影響，也就是說如果沒有高質量的公文就不會產(chǎn)生高質量的檔案。因此，檔案管理是在規(guī)范的公文工作基礎之上形成的，由此可見，文書工作是進行檔案管理工作的基礎，他們是一個有機結合的整體。隨著科學技術的不斷發(fā)展，尤其是計算機網(wǎng)絡技術的迅猛發(fā)展，文書檔案一體化管理模式應運而生。
（一）進行組織機構的合并，培養(yǎng)文檔工作者
文書檔案管理一體化實質是將文書工作與檔案管理工作從制度上以及實施兩個層面進行融合，進而實現(xiàn)文書檔案管理工作的科學化和有效性。
（二）逐步明確部門職責，檔案立卷前移
文書工作人員應嚴格按照國家相關工作要求進行文件材料的處理，之后M行統(tǒng)一的保存和管理，根據(jù)立卷的方式和原則進行歸檔管理，確保文件立卷工作的規(guī)范性。在工作過程中應及時進行會議文件的收集整理并在會后進行歸檔。對于聯(lián)合辦理的公文應由主辦單位進行管理，收集和歸檔由協(xié)辦單位進行復印件以及副本的保存，進而方便平時的查閱。
（三）強化制度建設實現(xiàn)全過程管理
為有效保障文書檔案管理一體化，應建立健全管理制度逐步完善工作程序嚴格按照標準規(guī)定進行公文的處理，樹立全面質量管理意識，進行全過程的檔案管理。通過建立一支高素質水平的優(yōu)秀檔案工作隊伍并配置計算機管理系統(tǒng)實現(xiàn)文書檔案全過程一體化管理。
（四）利用信息化技術進行文書檔案管理一體化管理
為有效提升文書檔案管理工作水平并采用信息化技術進行一體化的管理，采用OA系統(tǒng)進行檔案數(shù)據(jù)庫的管理，直接進行檔案的歸檔，對不能導入的個別文件采用掃描的方式進行歸檔，并采取系統(tǒng)設置功能對文書檔案進行可借閱、不可借閱、歸還日期以及查詢范圍等功能的實現(xiàn)，確保實現(xiàn)文書檔案管理工作的信息化水平和一體化管理水平，充分發(fā)揮文書檔案信息資源的作用
（五）通過檔案業(yè)務來促進文書處理工作
通過建立健全文書檔案歸檔制度來確保文書檔案的完整性，避免出現(xiàn)文件的丟失。在工作過程中通過不斷加強文書檔案的立卷歸檔和監(jiān)督管理作用，不僅會有效提升文書檔案的立卷歸檔質量，而且能夠鑒定文件之間的關系。因此，文書檔案管理人員應嚴格進行每一份文件的審查。對每一份文件的名稱、發(fā)文機關、作者、區(qū)域以及文件的形成規(guī)律進行處理，確保文書的質量。有效區(qū)分文檔兩者之間的區(qū)別，并將兩項工作進行有機結合，確保文書檔案工作的規(guī)范化。
（六）優(yōu)化隊伍結構滿足人文需求
為進一步提升文書檔案工作的一體化水平應不斷優(yōu)化隊伍結構，通過引進具有一定文化層次和相應知識基礎的人員來加強檔案管理隊伍的綜合素質水平，不斷提升工作人員的對檔案工作的認識水平，從實際出發(fā)根據(jù)不同的崗位需求，分層次、多形式、多渠道、有重點、有計劃的進行培訓教育，不斷更新文書檔案工作人員的業(yè)務儲存。首先選擇質量好、規(guī)格統(tǒng)一、尺寸合適的公文用紙，并進行合理的排版，橫排左側裝訂；第二，嚴格審查公文的簽發(fā)手續(xù)，確保其符合審批權限，對公文的主送單位以及抄送單位落款等進行嚴格的審查，確保字跡清晰，不論是草擬公文還是定稿應做好記錄和簽字，避免使用容易褪色的筆、紙張和墨水，保證字跡清晰以及長久的保存；第三，文種的使用應合理、格式要規(guī)范。避免使用簡稱和不規(guī)范的字詞，以便采用現(xiàn)代化和標準化的檢索手段。
參考文獻：
[1]趙艷萍.如何加強文書工作與文書檔案管理工作的一體化[J].黑龍江史志，2008（11）：28-29.
二、實現(xiàn)文件檔案一體化管理的關鍵
文件與檔案既有區(qū)別，又密切相關。文件強調的是現(xiàn)行效用，而檔案注重的是長遠價值。文件轉化成檔案不是其本身發(fā)生質的變化，而是依據(jù)其運動周期不同階段的不同作用所進行的不同劃分，是同一事物價值形態(tài)變化的體現(xiàn)。檔案可以被理解成是由于它們的特定價值而必須保存起來的某個機構或組織的所有的現(xiàn)行文件和非現(xiàn)行文件。這種觀點已被越來越多的檔案工作者所認識和接受。盡管如此，傳統(tǒng)檔案的管理工作是與文件工作分開的。大多是在機關內分設兩個部門，分別負責文書處理工作和檔案管理工作。兩者以立卷歸檔為界，文件在歸檔前屬文書部門管理，歸檔后屬檔案部門管理。在這種管理體制下，文件在兩個相互封閉的系統(tǒng)里分開運行，文書處理和檔案管理各自為政，致使檔案質量得不到可靠保證，檔案資源不能充分發(fā)揮作用;出現(xiàn)了文書部門收集不全文件、檔案部門收集不全檔案、業(yè)務部門利用不全檔案的惡性循環(huán)。
(一)電子文件的真實性、完整性與電子文件保存系統(tǒng)緊密相關
電子文件的真實性、完整性與電子文件保存系統(tǒng)緊密相關，如果在文件形成之初不能采取技術與管理措施使其真實性、完整性得到控制，則形成的電子文件轉化為檔案后，其憑證價值將難以得到肯定。此外，如果不在文件形成之初就由最關心其檔案價值的部門對其進行控制與管理，一些有價值的電子文件可能會由于工作人員疏忽或對文件價值的不理解而從系統(tǒng)內清除、刪掉，這將造成有價值的電子文件流失而無檔可歸。
(二)電子文件需要預先的檔案干預
電子文件來自計算機，計算機技術導致了相關的信息管理原則，可以有效地進行信息處理，把它作為實現(xiàn)一個組織目標的有效手段，這是信息技術的一種戰(zhàn)略作用。在計算機內，管理程序以迅捷的電子化方式進行。新開發(fā)的“工作流程”軟件，可以通過完整的工作程序來自動處理電子文件。這一電子工具的應用，導致了機構工作形式的完全變化。文件管理在計算機信息系統(tǒng)內進行，而不再是一個機構內純粹手工進行的行政管理或公文運行。檔案工作提前介入文件的管理，到文件制作形成過程中去指導工作，直接對文件進行鑒定、著錄，使文件管理與檔案管理部分重疊，使文件從產(chǎn)生到最后利用形成一個無縫系統(tǒng)，這樣才便于對文件的保護與存取。所謂文檔一體化管理，它是將原紙質文件歸檔管理系統(tǒng)中的許多“后控制”手段提到了最前端，主張在電子文件形成前采取行動，以保證其歸檔質量，即將傳統(tǒng)理論對實體保管對象的關注，轉變成對文件、文件形成者及其過程的有機聯(lián)系、目的、意圖、相互關系、職能和可靠性的關注。所有這些都遠遠超過了對文件進行傳統(tǒng)的檔案保管。這種保管模式因此又被稱為“后保管模式”、“前端控制思想”。這樣實行的結果，就使文件管理工作與檔案工作真正熔為一體，再也無法將兩者明確區(qū)分。
（一）做好文秘工作是實現(xiàn)文書檔案管理工作一體化的基礎
文秘工作和文書檔案管理工作的密切關系源于共同的主體――公文。公文作為文秘工作的主要產(chǎn)品，正是文書檔案的前身。公文經(jīng)過組件、分類、排列、編號、編目、修正、裝訂、編頁、裝盒、排架等步驟，即成為檔案。文秘工作規(guī)范與否直接關系到公文質量的高低，而文書檔案的質量直接取決于公文的質量，可見，高水平的文書檔案管理是建立在規(guī)范的文秘工作基礎之上的。因此，做好文秘工作是實現(xiàn)文書檔案一體化的基礎。
（二）文書檔案是檢驗和提高文秘工作質量的重要手段之一
文書檔案在實際工作中，發(fā)揮著提供信息、指導查考、積累知識、總結經(jīng)驗、發(fā)展生產(chǎn)、改善工作、提高效益等作用。文秘工作者通過查考文書檔案，可以快速高效地起草公文、制定規(guī)章制度、撰寫領導講話等，也可以在處理糾紛、落實政策等工作中借助文書檔案找到相關依據(jù)。通過文書檔案的整理、歸檔和利用，可以發(fā)現(xiàn)文書起草、公文處理工作過程中存在的問題，檢驗文書處理工作的水平，對進一步提高文秘工作效率和質量具有重要作用。
二、制約文書檔案管理工作一體化發(fā)展的主要因素
（一）在文檔實體生成過程中，文秘部門和檔案管理部門出現(xiàn)斷口
眾所周知，與文檔實體生成密切相關的兩個部門就是文秘部門和檔案管理部門。公文處理工作和文書檔案管理工作可由一人或多人承擔，對于規(guī)模與文件流量較小的單位多由一人同時負責，稍大的機關或企事業(yè)單位往往將公文處理和檔案管理實行分塊管理，即文秘部門和檔案管理部門分設。分設的管理模式，雖然實現(xiàn)了職責明確、成效顯著，但往往由于文秘人員和檔案管理人員工作之間因缺少溝通、缺乏配合和多頭指揮等，導致在工作標準、交接時限等方面出現(xiàn)明顯斷口，致使公文用紙、格式、附件、簽批、辦理等不符合歸檔要求。
（二）在文檔管理過程中，前緊后松現(xiàn)象制約了一體化發(fā)展進程
文秘工作和檔案管理工作作為公文的起點和歸宿，在實際工作中，往往容易出現(xiàn)前緊后松的現(xiàn)象。公文處理是一個單位的“門面”。公文處理質量和辦文效率是衡量一個單位工作水平、工作作風的重要指標之一，在一定程度上代表著一個單位的形象。因此，大家都能夠高度重視公文處理工作，在人力、物力、財力方面舍得投入。相對而言，檔案管理工作的性質決定了檔案工作是幕后的，很多單位領導認識不全面、不透徹，認為檔案管理工作極為簡單，人力物力的投入無法創(chuàng)造立竿見影的效益，因此，在投入方面縮手縮腳，嚴重挫敗了檔案管理人員的積極性。這種偏見和做法嚴重影響了檔案管理工作的發(fā)展，同時也制約了文檔管理一體化的發(fā)展進程。
（三）在文檔信息利用方面，公文處理系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)無法實現(xiàn)無縫對接影響了信息利用效率
提高文檔信息利用效率是文書檔案管理一體化的最終目標。通過公文處理系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的無縫對接，充分利用公文處理過程中形成的數(shù)據(jù)信息，避免檔案管理部門的重復勞動，使公文的收發(fā)、登記、起草、運轉、承辦、催辦、督辦與文件材料的收集、整理、立卷和歸檔、利用、統(tǒng)計形成一個有序的整體，從而實現(xiàn)文件處理精煉化、案卷生成標準化、查找利用自動化。但在實際工作中，公文處理系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)往往分別由文秘人員和檔案管理人員主持開發(fā)，且不同步，極易出現(xiàn)標準不一致、接口不統(tǒng)一、兼容性差、數(shù)據(jù)共享困難等問題，嚴重影響了文檔信息的利用效率。
（四）在文檔規(guī)范方面，雙重標準成為文書檔案管理工作一體化的絆腳石
文秘工作和文書檔案管理工作既是緊密聯(lián)系的，又是相互獨立的。《國家黨政機關公文處理條例》（以下簡稱《條例》）作為黨政機關公文規(guī)范化的重要依據(jù)，明確指出“公文處理指公文的辦理、管理、整理（立卷）、歸檔等一系列相互關聯(lián)、銜接有序的工作”，這就決定了公文處理工作與文書檔案管理工作的緊密關系，公文理工作應為文書檔案管理工作奠定良好基礎。但往往由于文秘工作與文書檔案管理工作的脫節(jié)，導致公文處理各環(huán)節(jié)與文書檔案管理工作規(guī)范、標準不一致，人為地影響后續(xù)一體化工作的順利實施。
三、進一步提高文書檔案管理工作一體化水平的對策和建議
文書檔案管理工作一體化是文秘工作和文書檔案管理工作的大勢所趨，要切實提高文書檔案管理工作一體化水平，建議從以下方面著手：
（一）建立“一體化”流程
對于由一人同時負責公文處理和檔案管理的單位來說，實現(xiàn)文書檔案工作一體化相對容易，但對于文秘部門和檔案管理部門分設的單位來說，要實現(xiàn)文書檔案管理一體化，就需要對部門和人員分工進行統(tǒng)一布局，對流程進行精心設計，對文秘工作和檔案管理工作從組織形式到具體工作流程進行通盤考慮，實行統(tǒng)一指揮、合理分工、密切配合，使所有工作流程科學化、合理化、高效化。首先，文秘人員要注意按照檔案管理有關要求做好公文信息的登記、錄入、掃描、報批、交辦、承辦等工作；其次，文秘部門要注意做好辦結公文的收集、整理、排列、裝訂等，收集過程中除了收集原文，還要收集批辦單、辦理結果等，整理和排列時要注意結果在前原則，裝訂方式要盡量滿足后期歸檔要求；最后，文秘人員要注意及時與檔案管理人員做好交接和溝通，交接過程要嚴格履行相關手續(xù)。
（二）強化“一體化”意識
首先，要在領導層面樹立文書檔案管理一體化意識，要充分認識檔案工作的重要性，重視檔案工作，加大人力、物力、財力等方面的投入，支持檔案管理人員做好檔案收集、歸檔、利用工作。其次，要提高文秘人員一體化的意識，文秘工作作為文書檔案管理工作一體化的基礎性工作，要求文秘人員必須具有較強的文書檔案意識。在公文起草、登記、運轉和制發(fā)等過程中，要嚴格執(zhí)行有關規(guī)范、標準，從源頭上提高檔案實體質量。具體可從如下幾方面入手：一是要注意選擇質量好和符合檔案管理規(guī)范、標準的紙張，包括紙張厚度、尺寸等；二是要注意做到字跡清晰、耐久，在文稿起草、記錄、簽批等環(huán)節(jié)使用符合檔案要求的筆種、墨水和墨粉；三是注意在公文制發(fā)前做好檢查和復核，重點對審批手續(xù)、內容、文種、格式等進行復核。最后，要加強檔案管理人員與文秘人員的有效溝通，檔案人員要善于將檔案管理有關要求和標準向文秘人員宣講。
（三）制定“一體化”制度
為了實現(xiàn)科學化、標準化、制度化管理目標，保證文書檔案管理工作一體化得到長效發(fā)展，必須建立相應的制度體系。首先，要將各部門（包括文秘、檔案、業(yè)務部門）分工和職責制度化，具體將各項工作、各個環(huán)節(jié)責任到人；其次，要將建立起來的“一體化”工作流程以規(guī)章制度形式予以規(guī)范、明確，以保證工作全過程的制度化、規(guī)范化和長效化；最后，要將人員培訓、考核、獎懲、晉升等制度化，以激發(fā)文秘和檔案管理人員的主動性、積極性，形成良性循環(huán)。
1.前言
圖書、情報、檔案的一體化管理于20世紀50年代首先由國外的優(yōu)秀學者提出，并于70年代傳入我國，迅速得到專家學者的重視和研究。圖書、情報、檔案一體化涉及到多層面的管理，例如管理模式、服務模式一體化等方面。隨著全球化信息步伐的快速發(fā)展，新型技術和信息技術為圖書、情報、檔案的一體化管理創(chuàng)造了優(yōu)越的外界背景，信息化為圖書、情報和檔案管理實現(xiàn)一體化、系統(tǒng)化、科學化的發(fā)展水平提供了契機。
2.圖書、情報、檔案實現(xiàn)一體化管理的必然性和可行性
2.1三者一體化管理的必然性
知識經(jīng)濟和精神文化的發(fā)展標志著新時代的進步，隨著生活水平和社會經(jīng)濟的發(fā)展使得信息用戶對使用系統(tǒng)提出了新的需求。在信息化技術如此發(fā)達的今天，使用用戶對繁瑣、復雜、單一的信息應用能力較反感，因此追求系統(tǒng)、完整、動態(tài)的信息管理系統(tǒng)是競爭的主體力量。高校圖書、情報、檔案一體化管理結束了多重單一管理的復雜問題。三者一體化管理模式為用戶提供了動態(tài)的、便捷的服務信息;另外，隨著計算機網(wǎng)絡平臺的推進，打破了傳統(tǒng)的信息查收弊端，為用戶創(chuàng)造了時間自由、信息量廣的搜集平臺，可見，圖書、情報、檔案的一體化管理是時展的必然要求和結果。
2.2三者一體化管理的可行性
首先，就目前的圖書館管理模式調查來看，一般將圖書、情報和檔案分開進行管理，各自的信息資源共享能力較弱，三者各自為營，互不干預，自行購買管理設備和信息資源，這種現(xiàn)象造成圖書館信息資源散亂，不易被用戶搜索和查找，另一方面，在不必要的經(jīng)費投入中消耗過高，無法實現(xiàn)經(jīng)費的最優(yōu)化使用;其次，圖書、情報和檔案具有想通的本質意義，在網(wǎng)絡信息時代的發(fā)展背景下，將三者協(xié)調結合，共同管理，形成系統(tǒng)、科學、綜合化的管理系統(tǒng)，便于對信息資源的搜集、整理和服務，保證信息的高質量、高效率、高動態(tài)地服務用戶;最后，三者的一體化式管理可以在人力、物力和財力等方面提出優(yōu)化的使用結構，避免分散管理所造成的一些資源浪費和重復建設，創(chuàng)造了良好的經(jīng)濟保障基礎。
3.高校構建圖書、情報、檔案一體化管理的實現(xiàn)途徑
3.1轉變傳統(tǒng)管理思想，樹立一體化觀念
實現(xiàn)三者的一體化管理首先需要高校圖書館管理部門能夠正確認識到圖書、情報和檔案統(tǒng)計管理的優(yōu)勢和價值，轉變自身的傳統(tǒng)管理思想，正確認識到在長期工作中所養(yǎng)成的不良習慣、消極怠工和安于現(xiàn)狀的不良現(xiàn)象。積極探索和轉變管理思維，在圖書、情報和檔案管理工作中樹立遠矚性、主動性和科學性的觀念，認識到三者一體化管理所產(chǎn)生的價值。將圖書、情報和檔案的一體化管理模式制定為高校圖書館信息資源管理的建設性戰(zhàn)略目標，在圖書館管理工作中積極引入和貫徹信息全方位開放與資源文獻的共享措施，各部門之間應加強交流和溝通，為高校圖書館信息管理工作提出創(chuàng)新性的建議和方案，落實到高校圖書、情報、檔案一體化的實踐工作中。
3.2加快高校信息化基礎設施建設
在信息全球化的外部環(huán)境中，高校管理部門要積極引入網(wǎng)絡、通信、計算機操作技術等現(xiàn)代化科學手段，從而為高校圖書、情報和檔案的信息管理系統(tǒng)奠定堅持的設備基礎，提高三者管理系統(tǒng)的發(fā)展進程，這就需要高校積極投入到信息化基礎設施建設中。高校圖書、情報和檔案信息含量大，且處于動態(tài)變化中，因此要將網(wǎng)絡基礎設施作為后臺支撐，從而借助網(wǎng)絡平臺建立統(tǒng)一的技術標準和管理措施。據(jù)調查，我國高校圖書館在信息基礎設施建設上已初具規(guī)模，但是在設施建設的水平上還存在較多滯后因素，在一定程度上制約著一體化管理的發(fā)展進程。針對此現(xiàn)象，高校還應不斷地為信息化基礎設施投入精力，積極開拓多渠道的發(fā)展機會，為圖書、情報和檔案一體化管理提供物質保障。
3.3優(yōu)化文獻資源的配置
隨著網(wǎng)絡數(shù)據(jù)、信息資源平臺的載入，在高校的圖書、情報和檔案信息中，也大量地引入了電子出版物、網(wǎng)上信息情報與電子檔案等資源，這些電子與網(wǎng)絡信息打破了傳統(tǒng)的時間限制和空間局限性，應積極開發(fā)和利用電子與網(wǎng)絡圖書、情報和檔案信息資源，針對傳統(tǒng)文獻資源的管理模式，進一步優(yōu)化文獻信息的配置和使用效能。
3.4培養(yǎng)復合型的管理人才
傳統(tǒng)的圖書館管理工作人員只要求具備必要的專業(yè)知識技能，但是隨著高校圖書建設和現(xiàn)代化技術的引進，對圖書、情報和檔案管理人員的職業(yè)技能和素養(yǎng)都提出了新的要求。人才是圖書、情報和檔案管理體系中的基礎保障，扎實的專業(yè)能力，敏銳的信息搜集能力、良好的溝通和外語能力是復合型圖書工作者的重點要求，此外，對圖書、情報和檔案的專業(yè)管理能力、信息檢索能力也是實現(xiàn)符合型人才的必需技能要求。
總之，高校圖書、情報和檔案的一體化管理是一項長遠的戰(zhàn)略性發(fā)展過程，因此，高校圖書館管理部門應高瞻遠矚，制定科學、系統(tǒng)的發(fā)展目標和規(guī)劃，有條理、有計劃地推進高校圖書、情報和檔案進程，在借鑒優(yōu)秀單位的管理模式基礎上，結合本校特色，最終實現(xiàn)資源共享、信息開放的一體化管理。（作者單位：云南大學圖書館館員）
參考文獻：
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中圖分類號：G27文獻標識碼A文章編號1006-0278（2015）09-183-01
隨著社會的發(fā)展，知識經(jīng)濟和數(shù)字技術化占據(jù)越來越重要的地位，并滲透各行各業(yè)。在這樣的歷史趨勢下，檔案、圖書、情報的管理也被賦予了新的概念，但同時也面臨著巨大的挑戰(zhàn)。高校應利用現(xiàn)有的多媒體技術，充分發(fā)揮檔案、圖書、情報的綜合效能，讓知識信息更好地位高校的教育事業(yè)服務。高校實行檔案、圖書、情報資料一體化管理，也是社會發(fā)展的必然趨勢。
一、實施高校圖書情報檔案一體化管理的可行性
（一）高校圖書、檔案、情報一體化管理有共同的理論基礎
圖書、情報、檔案有三個共同的特性，即信息性、知識性、服務性，且圖書、情報、檔案工作也都屬于為大眾提供知識信息的服務工作，這也是圖書、情報、檔案的共同理論基礎。圖書館學是研究和開發(fā)文獻信息資源的，需要掌握圖書資料與情報信息的收集、分類、編目、流通、參考咨詢、文獻檢索、情報服務等方面知識與技能。情報學是研究情報的產(chǎn)生、傳遞、利用規(guī)律和用現(xiàn)代化信息技術與手段，使情報流通過程、情報系統(tǒng)保持最佳效能狀態(tài)的一門科學。檔案學是探索檔案、檔案工作和檔案事業(yè)的發(fā)展規(guī)律，研究檔案信息資源的管理、開發(fā)的理論、原則與方法的學科。三者之間也是相互借鑒、共同發(fā)展的。
（二）信息數(shù)字化時代為高校圖書、情報、檔案實現(xiàn)一體化提供了可能
圖書、情報、檔案實現(xiàn)一體化，可以是網(wǎng)絡環(huán)境下的融合即虛擬圖書館、虛擬情報所和虛擬檔案館，信息化的時代背景為其提供了可能性。圖書、情報、檔案都是用來承載知識信息的，具有同源性，而如今信息化時代使之相互獨立，信息對載體的依賴性也越來越低。這樣我們就可以將信息從傳統(tǒng)的載體中解放出來，讓信息在網(wǎng)絡環(huán)境下獲得自由，利用數(shù)字技術將不同時間、不同地點的數(shù)字化圖書、情報、檔案信息互相連接。這樣一來，我們不僅可以及時提供用戶所需要的信息，還可以實現(xiàn)信息資源共享，讓更多的人享受到圖書、情報、檔案一體化所帶來的便利。
二、實施高校圖書情報檔案一體化管理的意義
（一）高校圖書檔案和情報一體化管理有利于降低成本
目前我國高校圖書、情報、檔案各自為政，相互之間并沒有太多的聯(lián)系，而我們都知道圖書、情報、檔案是具有很大的同源性的，這種分散且重復率高的管理是存在很大弊端的。不僅是對人力物力的極大浪費，對高校的建設成本也有很大的要求。因此，為了降低不必要的浪費，減輕高校壓力，圖書、情報、檔案實行一體化管理勢在必行。建立高校圖書、情報、檔案一體化管理機制，對圖書、情報、檔案進行統(tǒng)一的分類和檢索，有利于開發(fā)更多的文獻和信息資源，還能適當降低管理成本；對館內業(yè)務人員進行培訓，加強學術交流，培養(yǎng)一批精通圖書、情報、檔案處理技巧，熟悉信息檢索技術，同時還具有一定的計算機知識的“一體化”管理人才，實現(xiàn)工作人員的最大化利用，降低管理成本；改進技術裝備，協(xié)調計算機的開發(fā)與利用，實現(xiàn)校園信息網(wǎng)絡的統(tǒng)一管理，充分利用網(wǎng)絡平臺。降低管理成本。
（二）高校圖書檔案情報一體化管理有利于資源共享
資源共享可以做到資源利用率的有效提高，減少閑置資源甚至浪費，還可以促進資源流通發(fā)展，提高流通率加速社會發(fā)展，是社會發(fā)展的必然趨勢。信息資源共享是指圖書館在自愿、平等、互惠的基礎上，通過建立圖書館與圖書館之間和圖書館與其他機構之間的各種合作、協(xié)作、相互協(xié)調關系，利用各種技術、方法和途徑，開展共同提示、共同建設和共同利用信息資源，以最大限度地滿足用戶信息資源需求的全部活動?，F(xiàn)如今無論哪個單獨的圖書館、檔案館、情報所都無法完全滿足用戶的需求，而這一矛盾的唯一解決辦法就是加強相互之間的協(xié)作，組織聚攏分散獨立的信息資源，形成綜合優(yōu)勢，發(fā)揮整體功能，全面實現(xiàn)資源共享。而在我們信息化的時代背景下，網(wǎng)絡虛擬圖書館、虛擬情報所和虛擬檔案館同樣適用，而且會應用地更好。計算機可代替人力實現(xiàn)更多更高技能的操作，實現(xiàn)知識信息存儲與快速檢索，滿足更多用戶的更多要求。圖書、檔案和情報一體化管理有利于全面實現(xiàn)資源共享，是歷史發(fā)展的潮流也是必然趨勢。
三、結語
由此可見，高校實現(xiàn)圖書、情報、檔案一體化管理是切實可行的，它對用戶、高校甚至是整個社會的影響也是深遠的。高校應積極主動探索與學習圖書、情報、檔案的一體化管理，探索制定統(tǒng)一的管理標準和方法，嘗試并創(chuàng)造出極具特色的管理模式，降低高校自身發(fā)展成本，推動信息網(wǎng)絡化社會的發(fā)展。
1前言
與傳統(tǒng)的紙質載體檔案管理相比，電子文件、電子檔案的管理具有技術含量高、更新快、相關因素多，關聯(lián)度高等特點，因此電子檔案對記錄的管理工作提出了更高的要求。檔案信息涉及到企業(yè)的方方面面，與各個不同的專業(yè)信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)都有密切聯(lián)系，例如辦公自動化系統(tǒng)等，檔案管理信息平臺就是利用各個不同專業(yè)信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)，實現(xiàn)電子文件與電子檔案一體化管理。近年來，寧夏電力公司順利完成了從機關到地市、縣級供電局3~t-i-I-39家單位聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)的部署工作，使企業(yè)內部檔案借助信息系統(tǒng)更好地服務于生產(chǎn)、經(jīng)營、電網(wǎng)建設等工作，全面提升了檔案現(xiàn)代化、專業(yè)化、規(guī)范化管理水平。
2基本情況
寧夏電力公司從機關到地區(qū)級供電局、分公司，再到縣級供電企業(yè)共計39家單位。系統(tǒng)部屬前，公司機關與少數(shù)地區(qū)級供電局檔案信息管理僅有單機版管理軟件，實現(xiàn)條目級管理，其余單位均無軟件，管理模式和服務手段落后。針對此情況，在國家電網(wǎng)公司建設統(tǒng)一的檔案管理信息平臺的發(fā)展戰(zhàn)略背景下，公司考慮到系統(tǒng)局域網(wǎng)的可支持性，經(jīng)濟性技術論證于2007年及時向國家電網(wǎng)公司申報并獲得同意，并作為5家試點單位部署實施。2008年3月至2009年1月完成公司機關部署并驗收。2009年5月至年底已完成l3家地市級供電局、分公司和25家縣級供電局的部署工作并投^運行。
3系統(tǒng)的建設日標、部署模式
3．1建設目標
建立寧夏電力公司檔案信息管理統(tǒng)一平臺，實現(xiàn)全公司上、下級單位檔案系統(tǒng)互聯(lián)互通；實現(xiàn)全公司3級單位統(tǒng)一業(yè)務規(guī)范；實現(xiàn)電子檔案網(wǎng)上移交和網(wǎng)上互查；實現(xiàn)上級檔案業(yè)務在線監(jiān)管和查看；將電網(wǎng)建設參建單位納入管理體系，更好地實現(xiàn)工程項目檔案收集、保管和利用，有效整合各種檔案資源，充分發(fā)揮網(wǎng)絡優(yōu)勢，實現(xiàn)檔案信息資源的最大化共享功能，推動公司信息現(xiàn)代化建設和檔案資源數(shù)字化建設。
3．2部署模式
公司采用服務器組和存儲設備大集中的集群部署模式，建立檔案數(shù)據(jù)中心，為各所屬單位提供數(shù)據(jù)集中存儲和應用服務。數(shù)據(jù)庫采用ORACLE10G數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，應用服務器采用wEBLOGIC9．2。系統(tǒng)硬件部署如圖1所示。
4系統(tǒng)具備主要功能
4．1檔案管理
系統(tǒng)根據(jù)國家檔案局的標準進行建模，并在此模型的基礎集成了寧夏電力公司業(yè)務標準，允許公司所屬各單位在此業(yè)務模型上進行全宗的個性化定制，以達到總體統(tǒng)一、兼顧個性的要求。該系統(tǒng)對文件收集、整編、編目、移交、歸檔、利用、鑒定、統(tǒng)計、編研等一系列操作進行全過程管理，可針對不同檔案類型定義不同的整理規(guī)則、管理方式，以達到系統(tǒng)適應業(yè)務變化的要求。
4．2檔案檢索
可直接檢索目錄也可進行全文檢索，可對檔案目錄、正文、附件進行檢索，并且可對下屬單位進行全宗數(shù)據(jù)檢索，主要有普通檢索、卡片檢索、跨全宗檢索以及全文檢索。
4．3個人待辦
可提醒用戶目前有哪些事情需要處理。主要通過在主頁上顯示和進入相應模塊進行操作。
4．4權限管理
主要定義各檔案類型的開放權限以及可使用檔案系統(tǒng)的用戶。定義用戶的角色、權限以及是否是專兼職檔案員等。權限管理模塊還細分為永久權限和臨時權限，并可對檔案原文的控制進行細化，具體分為瀏覽權限和下載權限，以滿足不同的利用。
4．5標準業(yè)務定制
結合寧夏電力公司本部以及下屬各單位實際，統(tǒng)一定制了檔案類型、供電企業(yè)標準分類表、各檔案類型的整理規(guī)則以及統(tǒng)一的報表樣式，下屬各單位均依此標準進行全宗檔案管理工作。
4．6業(yè)務設置
此模塊主要是在寧夏電力公司設置的標準業(yè)務基礎上進行各全宗的個性化定制工作，主要可以進行各全宗的檔案類型定制、分類表定制、代碼表定制，以及各種顯示界面的設置。以適應各全宗的個性化要求。
5系統(tǒng)在公司的應用
作為寧夏電力公司3級統(tǒng)一檔案管理信息平臺，該系統(tǒng)制定了適合全省業(yè)務應用的統(tǒng)一檔案管理標準；實現(xiàn)了與寧夏電力公司目錄、門戶、辦公自動化等系統(tǒng)的無縫集成；電子文件實時物理歸檔；網(wǎng)絡信息采集、信息整合、數(shù)據(jù)處理、及電子文件到電子檔案的全程數(shù)字化管理；各種檔案類型的數(shù)字化管理；檔案全文信息網(wǎng)絡檢索與共享；數(shù)字檔案光盤存儲的自動打包，脫離系統(tǒng)、跨平臺的目錄檢索及原文調閱；檔案信息資源共享，各全宗單位可跨全宗移交檔案、網(wǎng)上數(shù)據(jù)報送，使其檔案信息不再存在信息“孤島”。
寧夏電力公司檔案管理信息平臺自實施以來，完成了系統(tǒng)部署、配置、數(shù)據(jù)遷移、培訓、運行等工作。目前系統(tǒng)內共有11種檔案類型，文書檔案、科技檔案(生產(chǎn)調度、科研、基建、設備)、照片檔案、實物檔案、會計檔案、聲像檔案、人事檔案，能夠滿足寧夏電力公司檔案管理的現(xiàn)代化需求。通過檔案系統(tǒng)平臺進行檔案網(wǎng)上利用的人次數(shù)愈來愈多。文檔通過協(xié)同辦公自動化模塊實現(xiàn)電子文件的及時歸檔、保管、利用；工程檔案通過在線系統(tǒng)、離線客戶端進行了多個項目的收集、編目等工作，目前已應用到750kV銀川東變電站、330kV太陽山變電站、220kV西夏變電站等工程檔案管理中，滿足工程檔案利用現(xiàn)代化工具進行收集、整理、編目、打印、移交、借閱和利用等一整套功能。照片檔案、實物檔案部分數(shù)字化后通過該系統(tǒng)生成了縮略圖供本部用戶進行網(wǎng)上借閱和利用。
6系統(tǒng)投入運行取得的效益
從企業(yè)管理角度看，寧夏電力公司檔案管理系統(tǒng)的建立，實現(xiàn)了業(yè)務信息與檔案信息的一體化和檔案管理業(yè)務自動化，同時為統(tǒng)一管理全公司電力檔案提供了先進的技術手段，減少了檔案工作人員重復工作量，降低了實現(xiàn)檔案信息化管理的成本，提高了企業(yè)信息管理的水平。
從檔案利用角度看，由于檔案利用者可直接、快速、方便地在網(wǎng)上查找檔案資源，大大提高了查檔效率。如果實現(xiàn)異地查檔，其累積節(jié)約的費用及時間將更為可觀。
7通過系統(tǒng)實施進行的理論研究與實踐
7．1室藏檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡信息一體化管理
通過檔案管理信息平臺的實施，利用計算機和網(wǎng)絡技術對企業(yè)信息和檔案工作進行統(tǒng)籌規(guī)劃，通過設置網(wǎng)絡專業(yè)信息檔案屬性，以及網(wǎng)絡信息采集工作流程和數(shù)據(jù)處理方法使檔案工作超前介入到信息形成階段，實現(xiàn)了電子文件信息與電子檔案信息一體化管理即電子文件與電子檔案全程自動化管理。
7．2對檔案資源的定義與接口實現(xiàn)
在檔案管理信息平臺的實施中論證了通過對XML格式的檔案元數(shù)據(jù)的定制，能夠統(tǒng)一規(guī)范與其他業(yè)務系統(tǒng)的接口，并且能夠對檔案真實性、有效性、完整性進行快速實時地在線校驗提示。
7．3檔案信息利用模式
能夠完成檔案信息網(wǎng)絡共享、電子文件的全文檢索、內控檔案網(wǎng)絡調閱的電子審批等功能，并通過檔案管理信息平臺進行全公司調用。
7．4檔案信息的安全管理
面對網(wǎng)絡信息安全管理的難度越來越大，系統(tǒng)除采用標準的目錄認證、門戶登錄等工程通用的安全防護外，通過公司本部的試用后，在通用安全管理的基礎上對權限控制進行了進一步的深化與細分，并在寧夏電力公司本部采用按部門、按級別以及特殊控制等多位一體的控制體系增強檔案信息的安全性。
7．5永久、真實保存數(shù)字檔案的研究與實踐
電子檔案信息的保管和維護與傳統(tǒng)的方式截然不同，它的數(shù)字化特性決定了其保管的復雜性和安全維護的難度。電子文件的保管從保護載體(磁性介質)轉為保護其內容信息，保證內容的真實性、可靠性、完整性和跨平臺的查閱，并通過拷貝與鏡像技術、遷移技術，以加強對數(shù)據(jù)的研究與實踐。
7．6解決了寧夏電網(wǎng)建設項目工程檔案電子化管理的難題
系統(tǒng)針對離線參建單位和在線參建單位兩種模式進行管理，對工程目錄數(shù)據(jù)進行收集整理，并對電子文件和竣工圖實現(xiàn)網(wǎng)上掛接，打印標準模式的案卷目錄、備考表等，還可進行電子檔案跨全宗向運行單位移交，使檔案現(xiàn)代化建設滿足工程驗收達標創(chuàng)優(yōu)需要。
8幾點建議
寧夏電力公司檔案信息管理平臺實施以來，能夠滿足企業(yè)內部檔案管理各項工作的需要。但從長遠發(fā)展看，還需加強幾個方面的工作。
8．1加強檔案信息化建設工作的宣傳力度
從一定程度講，檔案是可開放的信息資源。但員工對檔案信息系統(tǒng)帶來的服務沒有分認識到位，還需加強宣傳，擴大檔案信息資源的使用。
8．2加強歸檔接口完善工作
加強檔案系統(tǒng)與186業(yè)務應用系統(tǒng)的歸檔接口完善工作，按照國網(wǎng)公司要求，保證業(yè)務應用系統(tǒng)產(chǎn)生的歸檔電子文件能正常歸檔，確保電子文件歸檔的完整性。
8.3加強相關管理制度建設
從信息系統(tǒng)角度和電子文件的安全管理方面，根據(jù)國家、行業(yè)有關標準，結合電力公司實際，制定相關管理制度和標準，促進檔案信息系統(tǒng)規(guī)范化建設。
8．4加強有關人員的培訓力度
從信息系統(tǒng)的使用和維護講，重點加強專、兼職檔案人員的系統(tǒng)使用和專業(yè)水平培訓；從使用角度講，需加強各單位、各部門的培訓，便于更好地利用系統(tǒng)借閱檔案。
8．5加強檔案數(shù)據(jù)的安全管理
還需完善數(shù)據(jù)安全存儲管理措施，增加數(shù)據(jù)存儲備份，加強設備運行和維護，保證系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全。
8．6加強館藏歷史檔案的數(shù)字化進程
基建和設備之間是互相關聯(lián)的，設備將基建作為依托的對象，基建是設備主要的承載體。通常情況下，醫(yī)院中的大部分診斷類設備普遍都是有特殊需要的，例如：X射線等相關診斷設備。這些設備不論在場地方面還是環(huán)境方面都有明確的標準，而且設備的資料也是有相關要求的?；ú块T會依據(jù)廠家的技術需要進行針對性的施工，在設備完成以后就可以投入使用。在定期的維護或者是改造環(huán)節(jié)中，不僅要對設備檔案做好檢查，同樣還應當根據(jù)基建檔案的相關內容進行合理的維護以及改造方案，從而提高檔案的利用率。對基建檔案按照類別的方式進行保存是較為方便的。在工程設計單位中，在對特殊醫(yī)療設備設計過程中，應當需要專業(yè)人員對其進行設計，由于專業(yè)設計公司是依據(jù)不同設備技術內容以及相關標準要求進行設計的，是單獨完成的基本建設。
（一）制定設備檔案資料收集歸檔制度。在進行設備采購過程中和不同的部門之間都存在一定的聯(lián)系，從科室的使用申請流程一直到上級的批準，在進行采購、招標等環(huán)節(jié)的實施，期間需要經(jīng)歷的環(huán)節(jié)較多，而且時間花費很長，手續(xù)也繁瑣，尤其是在采購進口醫(yī)療設備時，手續(xù)不但復雜而且也存在時間長久等問題。因此，為了能夠確保檔案的完整性，檔案管理人員應當和有關的科室、設備采購方面制定恰當?shù)姆桨福瑥亩軌蛟诙虝r間里面將設備采購所需要的資料都收集齊全。
（二）提前介入設計、施工過程，收集完整的基建設計和建設資料。對于醫(yī)療設備中的采購和基建工程的實施，兩者是同時進行的，相關人員在對設備進行采購的前期階段中，設備應當具備一定的實用性，人員是否具備使用資格，是相關人員首先要考慮的問題。所以，在設備建設的準備過程中，檔案管理人員應當參與進來，制定恰當?shù)臋n案資料內容，并且與相關人員之間進行交流，確保工程進度能夠和檔案資料是同步的。倘若在收集時出現(xiàn)資料不合理的現(xiàn)象，應當?shù)谝粫r間進行處理，從而確保檔案的完整性。
二、方便利用，為利用者提供最便利的利用模式
醫(yī)療設備作為醫(yī)療衛(wèi)生診治過程中不可或缺的重要輔助和診療工具，一直為著這個原則不斷地更新發(fā)展。在這個醫(yī)療設備維修維護、更新改造的過程中，不可避免地要查閱設備和基建的相關資料。而在醫(yī)院管理中，一般基建部門和設備部門是分開的兩個獨立科室，即使單位有綜合檔案室，在建檔時，兩個部門根據(jù)各自的要求，分類整理，單獨排架管理。沒有綜合檔案室的單位，都是各管各塊，這就為利用者查詢時帶來了不便，有時既要調閱基建檔案，又要查詢設備檔案，因兩種檔案的資料歸檔、保管期限的不同，有時還查詢不到需要的資料。基建檔案和設備檔案一體化管理，保證資料的不流失，可以節(jié)省利用者的時間。原來在上級行政管理和質量監(jiān)測部門檢查時，每次都要兩個科室的檔案管理員抱著一大堆的檔案備查，一體化管理還可以節(jié)省人力，利于政府部門的檢查。對無法進行一體化管理的單位，為了便于利用，可將與設備配套的工程設計單位設計的施工圖及竣工圖復制一份藍圖存入設備檔案，以供設備在維修維護、改造更新時使用，也不失為一種好的方法。
三、基建和設備檔案一體化管理，可以方便后續(xù)形成的檔案歸檔
因設備屬固定資產(chǎn)，在有些非醫(yī)療單位，將設備檔案作為基建檔案的一部分組卷、歸檔。但在醫(yī)療單位，因其使用的特殊性，基建竣工后，設備安裝完畢，設備的使用與管理才剛剛開始。在以后的日常管理中，會有大量的維護、維修，更新、改造、檢測工作，這些活動中，會形成大量檔案資料，特別是設備更新改造過程中需要對場所設計變動形成的資料進行歸檔，而這時設備與基本建設已經(jīng)脫鉤，想把基建變動的資料加入基建竣工的檔案中已經(jīng)不可能，這些資料單獨存放容易丟失且不利查詢?；n案和醫(yī)療設備檔案一體化管理可以解決這些問題。設備檔案一臺一檔，按件編號，變動的資料可以隨時添加進檔案，較好地保持了檔案的完整性。因此，從使用需要上出發(fā)，實行一體化管理也是必要的。
四、從利用實際出發(fā)，在基建和醫(yī)療設備檔案卷內目錄中設置互見號
