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美國的一位相關(guān)工作者曾經(jīng)闡述過這樣一個觀點，即在關(guān)于檔案的所有工作中，檔案鑒定是很重要的一點，它決定了之后的工作。鑒定是檔案工作整個系列中第一關(guān)鍵性決定，在其后的所有檔案管理工作都是建立在它的基礎(chǔ)上。從這里就已經(jīng)可以看出在整個檔案管理的過程中檔案價值鑒定有著舉足輕重的作用。
從整體上來講，檔案是對各種信息的原始記錄，是人類寶貴的文化財富。不過實際上并不是每一份檔案都具有重要的價值，每一份文件的價值都是不盡相同的，文件的價值也不是一成不變的，可能會隨著時間的推移而改變其所包含的價值。檔案價值鑒定的工作就是對每一份檔案所具有的價值進行甄別。
檔案價值的鑒定將會直接決定檔案的存亡。當檔案價值鑒定判定檔案已經(jīng)沒有保存價值的時候，檔案就會被銷毀。所以在進行檔案價值鑒定的時候需要慎重。通過檔案鑒定可以讓所保存的檔案在整體的價值上面有質(zhì)的提升，是提高檔案質(zhì)量的重要途徑。
當今檔案不僅有紙質(zhì)的，還有電子的。對于紙質(zhì)檔案，檔案數(shù)量的急劇增加，會導(dǎo)致庫房的緊張，設(shè)備短缺，經(jīng)費不足等一系列的問題。通過對檔案價值的鑒定，有利于檔案庫房、設(shè)備人員的合理和有效利用，提高檔案人員的整體業(yè)務(wù)水平，實現(xiàn)優(yōu)質(zhì)服務(wù)。
二、檔案價值鑒定存在的問題
雖然從客觀上講，我國的檔案鑒定工作受到國家的重視，也有所發(fā)展，但是由于政策理論和法規(guī)等多方面的原因，使得我國檔案管理工作中檔案價值鑒定存在著許多的問題。
（一）檔案價值鑒定理論研究混亂
在我國幾乎是沒有對檔案價值鑒定進行一個準確的定義。在某些相關(guān)教材里對于鑒定有一些相關(guān)的描述，但是并沒有明確的定義，只是對于文件的部分相關(guān)鑒定提出了粗淺的方法。這樣通常就會導(dǎo)致文件的鑒定出現(xiàn)問題和一些失誤，最終文件的價值鑒定出現(xiàn)混亂的局面。比較明顯的表現(xiàn)就是有的將“文件”與“檔案”兩個概念相混淆；有的弄不清檔案價值鑒定的起始點和終止點；也有的將檔案價值與檔案價值鑒定混為一談。
（二）檔案價值鑒定隊伍建設(shè)急需改善
我國的檔案工作隊伍存在著不穩(wěn)定，缺少檔案價值鑒定人才的現(xiàn)象。檔案價值鑒定人才的缺少導(dǎo)致了檔案價值得不到有效的判定，從而對檔案管理的后期工作形成障礙。此外對于現(xiàn)有的檔案價值鑒定人員也存在著各種各樣的問題。其主要的表現(xiàn)有以下幾點：（1）檔案價值鑒定在檔案管理工作中有著很強的“困惑性”和“疑難性”，有部分檔案管理人員存在著畏難情緒、怕?lián)熑蔚男睦?，使得檔案價值鑒定工作無法有效的開展；（2）檔案價值的相關(guān)鑒定標準難以達到，不具備可操作性，這也帶來了很多的弊端；（3）相關(guān)鑒定人員不具備專業(yè)的理論知識，對相關(guān)的鑒定工作缺乏足夠的認識。
（三）檔案價值鑒定質(zhì)量不能夠令人滿意
隨著時間的推移與社會的變化，檔案的價值也會進行改變。在這一系列的變化中，檔案價值鑒定的重點也會進行變化。但是由于多種原因，很難準確的對檔案價值鑒定的重點進行準確的把握。檔案價值鑒定工作缺乏重點，導(dǎo)致工作的質(zhì)量不能夠讓人滿意。在現(xiàn)在的檔案管理工作中還存在著有些已經(jīng)失去保存價值的檔案仍被繼續(xù)保存，原有檔案保管期限劃分不清的現(xiàn)象。形成這些現(xiàn)象的主要原因就是檔案價值鑒定工作不到位。
三、加強檔案價值鑒定的措施
有問題不可怕，可怕的是知道問題卻不知道進行改正。對于檔案價值鑒定工作也是如此。為此，針對上述問題，個人提出以下幾個改善當前檔案價值鑒定工作的意見。
（一）加強理論研究
做任何事想要成功都必須要靠理論來進行支持。對于檔案鑒定工作首先要做的就是加強理論研究工作。對于檔案價值鑒定工作，應(yīng)該將其作為一個完整的、系統(tǒng)的工作，并組織專人進行攻關(guān)。既然我們國內(nèi)的檔案價值鑒定還沒有形成一個完整的理論體系，那么我們可以先借鑒、吸收國外在檔案鑒定方面的先進思想與優(yōu)秀成果，并在此基礎(chǔ)上形成具有中國特色的檔案鑒定的理論體系，從而更好地指導(dǎo)我們的檔案鑒定實踐。此外我們還必須做好兩方面的工作。一方面是利用現(xiàn)有理論，積極開展檔案價值鑒定工作，創(chuàng)造經(jīng)驗，為檔案價值鑒定理論的研究提供豐富的實踐材料；此外，相關(guān)的研究人員不應(yīng)該脫離實際，應(yīng)從實際入手，多多調(diào)查研究、收集材料，做好理論上的研究，再將理論與實際相結(jié)合，最終得到一個比較完整的體系。
（二）完善檔案價值鑒定隊伍
首先我們應(yīng)該培養(yǎng)出專門的檔案價值鑒定人才，然后是各級檔案局、館根據(jù)實際情況建立起專門的檔案價值鑒定機構(gòu)。檔案價值鑒定機構(gòu)的主要任務(wù)有以下內(nèi)容：提出職能范圍內(nèi)檔案價值鑒定工作的總的規(guī)劃和“永久”檔案進入檔案館的比例，協(xié)助檔案行政主管部門制定檔案價值鑒定工作的指導(dǎo)性文件及標準，監(jiān)督檢查和指導(dǎo)所轄各類檔案的價值鑒定，并負責鑒定業(yè)務(wù)咨詢。
如今隨著信息化社會的不斷發(fā)展，檔案的保密與利用工作在如今已經(jīng)成為了業(yè)界人士所關(guān)注的話題。對檔案的成果利用以及保密工作進行分析和探討，有利于檔案工作的有效開展，同時也有利于保障機密檔案的安全性。因此現(xiàn)階段的檔案保管部門應(yīng)該對檔案的成果利用以及保密工作給予足夠的重視。
1 檔案保密的重要性及現(xiàn)階段存在的隱患
1.1 檔案保密工作的重要性
檔案作為記錄組織或個人重要信息的載體，在人們的日常生活當中有著極為重要的作用。首先對檔案的有效保密能夠保證個人信息不被他人非法竊取[1]。個人信息的重要性現(xiàn)在已經(jīng)被人們所熟知，一旦個人信息被他人竊取，他人就可以利用受害者的信息從事非法活動而自己能夠從中獲利，給受害人造成不可估量的損失。其次，企業(yè)或組織的檔案中所記錄的是企業(yè)或組織發(fā)展過程中的核心機密，一旦出現(xiàn)泄密的情況，就可能給組織或者企業(yè)造成不可估量的損失，輕則是企業(yè)或組織蒙受巨大的經(jīng)濟損失，嚴重的甚至可能導(dǎo)致組織或企業(yè)的倒閉；最后，對于國家而言，機密檔案的丟失可能會威脅到國家的安全，一些重要的軍事或生物方面的科技一旦被其他國家非法竊取，可能會使國家的科技發(fā)展受到巨大打擊，從而威脅國家的安全穩(wěn)定。綜上所述，檔案的保密工作無論對于個人、集體還是國家都有著至關(guān)重要的作用，因此現(xiàn)階段的檔案部門應(yīng)該加強對檔案的保密工作。
1.2 現(xiàn)階段檔案保密工作中存在的隱患
如今隨著科技的發(fā)展，檔案部門對檔案保密工作做的也越來越好，但是在現(xiàn)階段檔案保密工作的發(fā)展過程中，還是存在著以下幾點問題：首先，隨著科技的不斷發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)入侵系統(tǒng)也不斷升級，但是現(xiàn)階段的部分檔案部門的網(wǎng)絡(luò)安全防護還沒有進行全面的升級，這就是檔案管理部門所保管的機密檔案有著很高的安全隱患；其次，在當前階段，由于部分年分比較久的檔案是以紙質(zhì)檔案袋的形式進行保管，這就導(dǎo)致在檔案的保管過程中可能會因為外界氣溫、濕度等變化使文件損壞，從而使文件失去了保密的意義；最后，在現(xiàn)階段的檔案保密工作中，由于部分檔案管理人員沒有經(jīng)受過專業(yè)的培訓(xùn)，這就是著這一部分檔案管理人員的安全意識以及崗位責任意識沒有得到有效加強，一旦檔案保管的網(wǎng)絡(luò)遭受到不明攻擊，可能就會出現(xiàn)檔案管理人員不能及時發(fā)現(xiàn)攻擊來源以及破解方法而導(dǎo)致檔案丟失的情況。
2 檔案保密的有效措施
2.1 做好開放檔案的審查工作
由于部分檔案由于年代或者其他方面的原因，已經(jīng)失去了其保密的意義，因此需要對公眾進行開放。在這一過程中，檔案的有關(guān)管理人員應(yīng)該對需要開放的檔案做好審查工作，確保所開放的檔案是已經(jīng)過了保密時期的檔案[2]。因此，在開放檔案之前，檔案管理人員應(yīng)該對即將開放的檔案進行嚴格的審查，確保沒有還處于保密期的檔案暴露在公眾的事業(yè)之下。例如，檔案保管部門應(yīng)該建立完善的開放檔案審查體制，在所開放檔案的審查過程中應(yīng)該建立“三重審查”，即首先有基層檔案保管人員對檔案進行初步審查，在審查的過程中基層審查人員應(yīng)該做好相關(guān)檔案的審查記錄工作，隨后將檔案以及記錄表遞交上級的審查部門。上級的審查部門在接到基層工作人員送來的信息后，應(yīng)該對照表格信息對檔案進行復(fù)審，并將基層工作人員再審查過程中出現(xiàn)的失誤進行彌補，隨后將整理好的檔案送交最高領(lǐng)導(dǎo)。最高領(lǐng)導(dǎo)通過自身對檔案信息的了解，對檔案進行最終的審查，并在表格上簽字蓋章后，該檔案才可以處于開放的狀態(tài)。通過這種三重審查的審核流程，能夠在最大程度上確保處于保密時期檔案的安全度，從而提升機密檔案的安全系數(shù)[3]。
2.2 做好檔案的解密工作
國家《保密法》為檔案的保密想作出了三個等級地劃分，即“絕密檔案”、“機密檔案”以及“秘密檔案”，由于三個等級檔案的機密程度不一樣，因此在實際的操作過程中，對檔案的保管措施也不盡相同。隨著時間的流逝，由于檔案的機密程度具有一定的“時效性”，因此在對檔案進行解密時要根據(jù)不同檔案的機密程度采取不同的解密手段，為了使檔案解密工作順利展開，在檔案的保管過程中，就應(yīng)該對不同機密等級的檔案保存在不同區(qū)域，同時做好相關(guān)記錄，在解密時就可以根據(jù)不同檔案的機密程度送交不同的解密人員手中。例如，檔案管理部門可以開設(shè)三個等級的解密工作小組，同時在保存檔案的過程中對不同機密等級的檔案實施不同區(qū)域的保管，一旦檔案過了有效期，就可以根據(jù)不同機密程度的檔案送交相應(yīng)的解密人員手中。通過這種方式，能夠有效提升檔案保管部門的工作效率，也能在一定程度上增加檔案在保管過程中的安全性。
2.3 強化有關(guān)人員的保密與崗位責任意識
檔案的保密與利用工作最終也要落實到具體工作人員的肩上，因此在現(xiàn)階段檔案保管過程中，應(yīng)該對檔案部門工作人員的專業(yè)素質(zhì)以及崗位責任意識進行加強和培養(yǎng)，確保在檔案保管的過程中，機密檔案始終處于安全的狀態(tài)。對于檔案管理人員的培訓(xùn)，可以采取培訓(xùn)班的模式，對檔案的保管人員進行相應(yīng)專業(yè)知識的培訓(xùn)，使其意識到檔案保管的重要性，從而使檔案在被保管的過程中有強有力的安全保障。例如，在檔案部門進行系統(tǒng)升級后，可以聘請專門的信息技術(shù)人員對檔案的保管人員進行培訓(xùn)，提高檔案管理人員的安全責任意識，一旦檔案部門的信息系統(tǒng)遭受到黑客攻擊，檔案管理人員能夠及時做出應(yīng)對，確保檔案的安全。
2.4 做好檔案利用前的準備工作
在檔案進行公開之前，檔案部門應(yīng)該對檔案的利用做好相應(yīng)的準備工作。所謂準備工作，其實就是在檔案進行公開之前，對所公開檔案進行備注、備份以及確認分類等工作，這一系列工作是保證檔案安全性的重要措施，因此檔案的保管部門應(yīng)該對此加以重視。在當前的檔案利用前的準備工作中，最為重要的就是對檔案的分類保存以及備份工作。檔案的分類保存能夠是整個檔案管理部門的對檔案管理的系統(tǒng)性，而檔案的備份工作是保障檔案在利用過程中不會丟失的重要舉措，因此在現(xiàn)階段的檔案保管部門，有關(guān)部門應(yīng)該加強對檔案的備份和分類工作。例如，檔案保管部門建立自身的數(shù)據(jù)庫，在檔案利用之前對所有已經(jīng)無需繼續(xù)保密的檔案進行分類保存。同時要對即將轉(zhuǎn)移的檔案進行備份保存，以保障在今后的工作中如果還要使用該檔案，檔案部門能夠在最快的時間內(nèi)將該檔案進行提取，以此來提升檔案部門的工作效率，保障檔案保管部門的工作質(zhì)量。
3 結(jié)束語
隨著信息化社會的不斷發(fā)展以及大數(shù)據(jù)時代的來臨，檔案的安全性在一定程度上受到來自多方面的威脅，因此現(xiàn)階段對檔案的保管工作在現(xiàn)階段應(yīng)該引起有關(guān)部門足夠的重視。如今檔案的管理方面還存在著很多的安全隱患，而檔案部門方面還在不斷發(fā)展中，因此現(xiàn)階段距離實現(xiàn)檔案的絕對安全看起來不切合實際，對此，檔案管理部門應(yīng)該加強內(nèi)部的管理以及優(yōu)化檔案管理措施，從根本上確保所保存檔案的安全性。
參考文獻
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一、引言
《物業(yè)檔案管理》是高職院校物業(yè)管理專業(yè)開設(shè)的主要專業(yè)課之一。作為一門兼具理論性與實踐操作性的課程，直接為培養(yǎng)學生的物業(yè)檔案管理素質(zhì)服務(wù)，不僅使其能夠勝任現(xiàn)階段的物業(yè)管理工作，而且能夠適應(yīng)物業(yè)檔案管理工作在相當程度上發(fā)展和提高的要求。通過本課程的教學，要求學生掌握物業(yè)管理工作中檔案管理的原則、理論，認識物業(yè)檔案管理的意義，掌握物業(yè)檔案實體管理的具體操作方法如收集、整理、鑒定、保管、利用等，并能夠進行檔案信息資源的開發(fā)利用工作。
然而，長期以來，高職物業(yè)檔案管理課并沒有沖出學科體系的藩籬：教學內(nèi)容，還是傳統(tǒng)本科壓縮餅干式教學；在教學方法上，還是簡單的以課堂教學為主的知識灌輸型：在教學重心上，還是偏理論，輕操作，以教師、課堂、教材為中心；在主觀能動上，沒有導(dǎo)向，還是教師主動的在“教”，學生被動的在“學”，等等。沒有突出高職院校培養(yǎng)高層次的技能型、實用型、操作型人才的特點，有礙于對學生應(yīng)用能力和綜合能力的培養(yǎng)[1]。
高職院校物業(yè)檔案管理課程的改革勢在必行，以任務(wù)驅(qū)動，工作過程導(dǎo)向的學習情境設(shè)計，是物業(yè)檔案管理學習領(lǐng)域教學改革的創(chuàng)新思路。
二、任務(wù)驅(qū)動的目標性教學
任務(wù)驅(qū)動的目標教學，使學生有具體的學習任務(wù)和明確的教學目標，是以學習型工作任務(wù)為核心來訓(xùn)練專業(yè)技能并構(gòu)建專業(yè)理論知識的教學改革。
任務(wù)驅(qū)動的目標教學，其核心思想是將物業(yè)檔案管理專業(yè)知識與學習型工作任務(wù)整合進行學習。采用技能知識一體化，理論實踐一體化，教學做一體化的教學組織形式，將知識分布于各個學習任務(wù)之中。物業(yè)檔案管理學習領(lǐng)域的每個學習情景，布置適量的物業(yè)檔案管理工作任務(wù)，也就是學習任務(wù)，以任務(wù)為切入點，明確要獲取的知識、技能和職業(yè)素養(yǎng)，使學生有目的的在完成實際的工作任務(wù)過程中理解物業(yè)檔案專業(yè)知識，掌握物業(yè)檔案管理技術(shù)與技巧，學會物業(yè)檔案管理方法與技能，從而構(gòu)建屬于自己的經(jīng)驗和知識結(jié)構(gòu)，為就業(yè)與將來的職業(yè)生涯奠定良好的基礎(chǔ)。
任務(wù)驅(qū)動要與專業(yè)課程的進度相結(jié)合，從物業(yè)管理工程項目實際出發(fā)，收集、管理檔案信息資源，既能促進、鞏固物業(yè)管理專業(yè)課程的學習，又能完成物業(yè)檔案管理學習任務(wù)，提高學生的學習興趣、主動性、積極性與自主性。
三、基于工作過程的教學分析
1. 工作過程與職業(yè)教育。廣義的工作過程指的是旨在實現(xiàn)確定目標的生產(chǎn)活動和服務(wù)活動的順序。狹義的工作過程則是指向物質(zhì)產(chǎn)品生產(chǎn)的順序。工作過程是“在企業(yè)里為完成一件工作任務(wù)并獲得工作成果而進行的一個完整的工作程序[2]”；工作過程的特點：“是一個綜合的、時刻處于運動狀態(tài)但結(jié)構(gòu)相對固定的系統(tǒng)”；實現(xiàn)工作過程的步驟：資訊、決策、計劃、實施、檢查、評價[3]。
基于工作過程的職業(yè)教育，在教學設(shè)計上解構(gòu)了傳統(tǒng)的學科體系，構(gòu)建了符合職業(yè)能力形成規(guī)律的職業(yè)教育模式，實現(xiàn)學科體系知識的解構(gòu)與行動體系知識的重構(gòu)?；诠ぷ鬟^程的學習情意，通過任務(wù)的形式將知識點貫穿起來，知識的總量不變，只是排序發(fā)生變化，學生通過多個任務(wù)的完成，不僅積累了經(jīng)驗，而且掌握了知識與工作的技能。
基于工作過程的職業(yè)教育，教學實施的六個步驟即基于實現(xiàn)工作過程的步驟：資訊、決策、計劃、實施、檢查、評價。這是工作過程系統(tǒng)化課程結(jié)構(gòu)相對固定的六步驟，相對而言是不變的，變化的是時刻處于運動狀態(tài)之中的構(gòu)成工作過程的六要素：對象、內(nèi)容、手段、組織、產(chǎn)品、環(huán)境。
2. 職業(yè)實際工作過程與任務(wù)。物業(yè)檔案管理員（職業(yè)資格證書稱檔案業(yè)務(wù)人員）具體的工作過程：文件管理檔案收集檔案鑒定檔案整理編目與著錄檔案保管檔案編研提供利用統(tǒng)計分析。
物業(yè)檔案管理典型工作任務(wù)：文件編印與收發(fā)；檔案的接收與征集；鑒定檔案資料價值；檔案裝訂、分類、排列、編號、立卷；檔案數(shù)字加工；檔案信息化建設(shè)；檔案庫房管理；檔案檢索調(diào)卷與利用；統(tǒng)計分析。
3.基于工作過程的教學環(huán)節(jié)。物業(yè)檔案管理普適性的工作過程：資訊決策計劃實施檢查評價。
任務(wù)驅(qū)動工作過程導(dǎo)向的物業(yè)檔案管理教學環(huán)節(jié)：明確學習性工作任務(wù)制定工作策略執(zhí)行任務(wù)調(diào)整修正完成任務(wù)考核評定。
物業(yè)檔案管理專業(yè)抽象的普適性工作過程、具體的工作過程與教學過程的比較分析見表1。
四、學習情境總體設(shè)計
學習領(lǐng)域，是工作過程導(dǎo)向的課程方案（課程名稱），是一個由職業(yè)能力描述的學習目標、工作任務(wù)陳述的學習內(nèi)容和實踐理論綜合的學習時間（基本學時）三部分構(gòu)成的學習單元；學習情境，是工作過程導(dǎo)向的課程教學（實施方案），是在工作任務(wù)及其工作過程的背景下，將學習領(lǐng)域中的能力目標和學習內(nèi)容進行基于教學論和方法論轉(zhuǎn)換后，在學習領(lǐng)域框架內(nèi)構(gòu)成的“小型”的主題學習單元，例如，項目、任務(wù)、案例產(chǎn)品等[4]。
2007年以來，以國家示范性高等職業(yè)院校引領(lǐng)的基于工作過程化教學模式的改革，取得了很大的成果。改革中，學習情境設(shè)計的載體呈現(xiàn)出多元化的特點，其載體可以是項目、任務(wù)、案例、設(shè)備、產(chǎn)品、構(gòu)件、零件、部件、系統(tǒng)、工序、場地、材料、活動、現(xiàn)象、問題、癥狀、業(yè)務(wù)領(lǐng)域、客源……等等。
1. 學習情境設(shè)計思路。檔案工作系統(tǒng)是由輸入、輸出、反饋三個子系統(tǒng)中的八個工作環(huán)節(jié)即收集、整理、鑒定、保管、編目、編研、利用、統(tǒng)計，形成一個結(jié)構(gòu)清晰、功能多樣的檔案工作系統(tǒng)。從檔案的形成到檔案的保管利用，是一個專業(yè)性的有序化工作過程。
任務(wù)驅(qū)動工作過程導(dǎo)向的高職物業(yè)檔案管理學習領(lǐng)域?qū)W習情境的設(shè)計，根據(jù)檔案管理職業(yè)程序性很強的特點，以物業(yè)檔案工作過程為載體設(shè)計學習情境，即以物業(yè)檔案專業(yè)工作的程序進行設(shè)計。
基于完整的工作過程來設(shè)計學習情境。學習領(lǐng)域是課程的名稱，即物業(yè)檔案管理課，它是是完整的獨立的工作過程；學習情境是對學習領(lǐng)域的具體化，根據(jù)完整工作過程的思維分解學習領(lǐng)域為各個小型的主題學習單元，每個學習情境也是一個完整的工作過程；每個學習情境都要完成一個以上的學習型任務(wù)，每個任務(wù)也是一個完整的工作過程。
2. 學習情境總體設(shè)計。大多數(shù)的物業(yè)檔案管理員都兼做文案，所以，在物業(yè)檔案管理學習領(lǐng)域?qū)W習情景的設(shè)計在檔案的工作環(huán)節(jié)前增加了文件管理，最后增加了現(xiàn)代化管理，因此，基于工作過程的學習情景設(shè)計了10個學習情境：學習情境1文件管理；學習情境2檔案收集；學習情境3檔案鑒定；學習情境4檔案整理；學習情境5編目與著錄；學習情境6檔案保管；學習情境7檔案編研；學習情境8提供利用；學習情境9統(tǒng)計分析；學習情境10現(xiàn)代化管理。每個學習情境都有一組，即1個以上的學習任務(wù)。見表2。
在學習情境的總體設(shè)計上，縱向的學習情境是以物業(yè)檔案管理具體的工作過程為載體，組織各個學習情境之間的順序：除學習情境10之外，從學習情境1到學習情境9，是一個完整的具體的物業(yè)檔案工作過程：文件管理檔案收集檔案鑒定檔案整理編目與著錄檔案保管檔案編研提供利用統(tǒng)計分析；橫向的學習型工作任務(wù)，也是物業(yè)檔案管理職業(yè)中典型的工作任務(wù)，同樣是基于物業(yè)管理工作過程設(shè)計。
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注：
隨著社會的發(fā)展，人們對檔案的重視程度也出現(xiàn)了不少問題，而在檔案管理部門，由于處于新舊交替的時代，所以對檔案的管理也存在著制度上、管理上、開發(fā)利用上和資金投入上的各種問題，這都需要我們廣大檔案管理人員能夠從實際出發(fā)，適應(yīng)當前的形式，在現(xiàn)有的條件下解決檔案管理過程中的問題，以改變當前在檔案管理上的各種弊端。
1 檔案管理工作被忽視
檔案管理工作是一件比較重要的事，雖然隨著改革開放的深入和市場經(jīng)濟的創(chuàng)新，傳統(tǒng)計劃經(jīng)濟體系下的檔案管理也收到了沖擊，所以，當前，檔案管理工作越來越受到忽視。無論是大學生檔案，還是企事業(yè)單位的檔案，在管理中都存在著一定的問題。這主要是歸結(jié)于在企事業(yè)單位中很多人甚至一些領(lǐng)導(dǎo)者都認為檔案管理工作就是抄抄寫寫的保管事物性質(zhì)的工作，不是單位的重要工作。只要保證不丟失、不泄密，能查檔就可以了。沒有意識到檔案管理工作的重要性和必要性。所以在對于檔案信息化資源的開發(fā)和利用上不足，使檔案的管理工作效率不高。
這一點尤其在非公有制企業(yè)中表現(xiàn)比較突出。由于非公有制企業(yè)員工的靈活性，造成了其跳槽率也很高，所以，檔案的管理也存在著更多的問題。好多人員誤認為反正自己也不是國家干部，檔案沒有什么用，所以造成了自己的檔案被忽視，這樣，企業(yè)對員工的檔案管理也會產(chǎn)生忽視的現(xiàn)象，而放在人才的檔案雖然不會出現(xiàn)大的問題，但由于員工的不重視性，其檔案得不到更新，也會產(chǎn)生很大的問題。
2 檔案管理制度不完善、不健全
企事業(yè)單位中一般都有較為完善的管理體制，但是在檔案管理這方面的還比較分散，缺乏一些信息資源的整體性。在檔案管理的制度、職責、考核標準等還沒有一套完整的、系統(tǒng)的、嚴格的管理模式。
對于大多數(shù)國人來說，誤認為只有公務(wù)人員的檔案才是重要的，自己的檔案無所謂，這一點在非公有制企業(yè)表現(xiàn)尤其突出。所以檔案管理部門在企業(yè)里也往往會成為一個冷衙門，沒有人重視其地位，有的則直接歸屬于人力資源部門或辦公室部門，這就使得各個單位對于檔案管理制度忽視，造成檔案管理制度不完善，不健全。也正是如此，造成了檔案管理人員也是人浮于事，使得檔案管理工作十分混亂。
3 檔案管理人員缺乏檔案職業(yè)的準入資格
所謂的職業(yè)準入資格是指從業(yè)人員進入某種職業(yè)領(lǐng)域時所具備的基本條件、程序以及要求。準入資格對于進入某種職業(yè)領(lǐng)域內(nèi)起到一定的屏蔽作用。但是目前我國的企事業(yè)單位的檔案部門沒有制定這樣的準入資格。現(xiàn)在大多數(shù)檔案部門從業(yè)人員都是非專業(yè)出身。文化知識水平都不高，知識老化，知識面狹窄，思想理念和思想意識都相對落后。
這樣一來，造成了我國檔案管理工作基礎(chǔ)上的不足，后期提高更是不足，對于高考的學生來說，很少會去選擇檔案學來學習，因為這樣會限制他們的就業(yè)，這樣就使得每年專業(yè)畢業(yè)的學生遠遠趕不上用人單位的需求。最終導(dǎo)致了人員的不足。所以，從總的來說，還是要從國家層面重視專業(yè)的發(fā)展，及基層的發(fā)展，加強準入制度，這樣才能夠讓更多的專業(yè)人員進入到我們的檔案管理工作中來。
4 檔案開發(fā)利用率不高
檔案管理長期以來都是處于封閉或半封閉的管理狀態(tài)，一直被人們認為其管理的工作是保密性質(zhì)的。隨著現(xiàn)代科技技術(shù)的高速發(fā)展，檔案信息被更快更多的收集起來。檔案信息化的發(fā)展讓檔案信息完全可以被開發(fā)利用起來。但是由于受到過去思想的影響被整理收集的信息被擱置起來，未能及時開發(fā)利用，造成了信息的浪費。
其實，在檔案的開發(fā)上，還是有許多可利用之處的，比如許多私營或外資企業(yè)就比較重視檔案的管理，他們甚至建立了自己的檔案館，有利于員工和兄弟單位參觀與學習，這就是在檔案管理上一個很好的利用模式。
5 檔案管理資金投入不足
檔案管理部門在很多企事業(yè)單位中不受重視，認為其不會給單位帶來經(jīng)濟效益，致使在資金投入方面不足。資金短缺就不能引進更好的設(shè)備。同時也給檔案信息化的建設(shè)帶來了阻力。一些企事業(yè)單位雖然為檔案管理部門添加了計算機這一硬件設(shè)施，但是后續(xù)沒有資金的加入，致使一些軟件無法引進和更新。令檔案信息無法被高效快捷的開發(fā)利用。
當前，隨著信息化時代的到來，檔案的管理不但要有紙質(zhì)檔案，還要與信息檔案相結(jié)合，并由其注意檔案的備份工作，防止信息丟失。這樣，都需要我們的主管部門，對檔案管理進行投入，以便于有利于我們的檔案管理工作，并能跟上社會的發(fā)展，更好的服務(wù)于社會。
在新的歷史條件下，檔案管理工作應(yīng)該緊緊地與時展的需求聯(lián)系起來。檔案是社會信息的一個載體。是對經(jīng)濟文化發(fā)展的一個依據(jù)。它的信息無論是對某個單位還是整個社會的發(fā)展都有著重要的協(xié)調(diào)索引作用。因此，在新的時展中我們更要重視檔案管理中存在的問題，更應(yīng)該積極解決存在的問題，使檔案發(fā)揮出更大的作用。
參考文獻
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一、積極做好檔案保管利用過程中公文管理與保密工作
在檔案保管利用過程中公文管理與保密,是機關(guān)文檔管理的一項重要工作。做好公文管理與保密,對于促進機關(guān)工作,確保公文的有效運轉(zhuǎn),提高機關(guān)工作效率,具有十分重要的意義。
二、提高檔案保管工作人員的職責和素養(yǎng),加強保密意識
1.檔案管理人員的職責。檔案管理人員的職責,就是要維護檔案的完整與安全。這既是檔案保管工作的基本任務(wù),也是檔案保管工作的目的。檔案保管工作的具體任務(wù)就是做到不壞、不丟、不散、不亂。不壞,就是使檔案保管得完好無損,不致因各種不利因素而使檔案損壞。對已經(jīng)破損的檔案,要及時搶救。不丟,就是使檔案絕對安全,不致因工作疏忽而使檔案遺失或被竊,不僅保證檔案實體安全,也要保證檔案內(nèi)容的安全。不散,就是要求檔案的保管相對集中,不致因檔案的分散保管而使檔案管理不便,甚至造成檔案損壞或丟失等嚴重情況。不亂,就是要求檔案保管工作有條不紊,檔案排架整齊規(guī)范,有規(guī)可循,有目可查。
2.檔案管理人員的素養(yǎng)。(1)檔案管理人員要具備較高的政治思想品德和職業(yè)道德,認真執(zhí)行黨和國家的方針、政策。客觀地、辯證地、全面地研究和分析工作中存在的問題,維護歷史的真實面目,懂得黨的路線、方針、政策及黨和國家關(guān)于檔案、保密工作的方針、路線、政策、法律和法規(guī)。(2)檔案專業(yè)人員要有一定的檔案基礎(chǔ)理論和專業(yè)知識。檔案是歷史的真實記錄,是極為豐富的知識資源,其內(nèi)容涉及政治、經(jīng)濟、外交、科學等廣泛的領(lǐng)域;其知識涉及文、史、哲、數(shù)、理、天、地等各個方面。要管好這些檔案。我們需要具有廣博的科學文化知識和現(xiàn)代科學管理知識,要具有一定的古漢語、現(xiàn)代漢語和外事知識、一般法律知識和一定歷史知識,在當今信息社會里更要有一定的計算機知識等。還要有一定的檔案基礎(chǔ)理論和專業(yè)知識。(3)檔案管理人員要具備較好的身體素質(zhì)。 一直以來,人們對檔案工作的認識始終存在誤差和偏見,認為它是“老、弱、病、殘”做的事情。其實,恰恰相反,檔案工作既有腦力勞動,又有體力勞動,工作艱辛而又煩瑣,細致而又嚴格,常年不懈,周而復(fù)始,沒有健康的身體和旺盛精力是根本無法勝任檔案工作的。所以,身體健康、精力充沛、思維敏捷是一個檔案人員所必備的條件。(4)加強檔案管理人員的保密意識。就是要維護檔案的完整與安全,因此必須有較強的責任心、事業(yè)心和高度的保密意識。要通過培訓(xùn)手段來增強檔案管理人員的法制意識和保密意識。
三、做好檔案利用中的監(jiān)督工作
檔案利用監(jiān)督是做好檔案利用過程中保密工作的一項重要措施,它能有效地發(fā)現(xiàn)并制止糾正檔案利用過程中不利于檔案保密的各種不良行為,從而做到既能利用檔案,又能保證檔案的完整與安全。具體說來,檔案利用監(jiān)督可以從以下幾個方面實施:
1.制度建設(shè)。檔案利用規(guī)章制度一般有閱覽制度、外借制度、復(fù)制制度等。根據(jù)實際情況,對不同層次的利用人員確定不同的利用范圍,規(guī)定不同的審批手續(xù),使提供利用工作有章可循,在大力開展檔案利用工作的同時,確保不失密、不泄密及文件的完好無損。各項檔案利用規(guī)章制度的條文應(yīng)嚴密而簡明,便于執(zhí)行,并在實踐中認真加以總結(jié),不斷充實和完善。
2.隊伍建設(shè)。擔負利用服務(wù)工作的檔案管理人員,是利用制度的直接貫徹者,對檔案的安全負有直接責任,必須具備較高的素質(zhì)。一是政治素質(zhì),要有高度的政治責任心和全心全意為人民服務(wù)的精神,熱愛檔案和檔案事業(yè);二是業(yè)務(wù)素質(zhì),要具備專業(yè)知識,熟悉所保管的檔案內(nèi)容,熟悉檔案法規(guī);三是文化素質(zhì),要有較高的文化知識,能總結(jié)和分析利用工作中的經(jīng)驗與問題,從中掌握利用工作的規(guī)律。此外,還要有敏銳的工作能力和觀察能力,善于做利用者的工作,能獨立處理利用中出現(xiàn)的一般問題。
創(chuàng)新管理方法。注重可操作性。落實項目檔案管理體系全過程管理
在固定資產(chǎn)投資項目檔案管理工作中，僅靠制度和計劃是遠遠不夠的，再完美的制度和周密的計劃也必須能夠執(zhí)行下去才能體現(xiàn)其完美和周密，才能發(fā)揮他們的作用。必須通過具有實際操作性的方法和手段，才能將制度和計劃真正落到實處。經(jīng)過不斷的摸索和嘗試，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，工廠創(chuàng)新了多種管理方法和措施，初步實現(xiàn)了項目的全過程管理控制，將項目檔案管理體系真正落到實處。具體管理流程見圖。
方法一：工廠在進行新項目報告申報、編寫等工作時，檔案部門要協(xié)助進行相關(guān)報告的準備工作，借此檔案部門在項目立項之初就能及時掌握項目整體情況，做到提前介入。
方法二：在固定資產(chǎn)投資項目(含項目可研、初設(shè)，安全、環(huán)保、職業(yè)病、消防等“三同時”辦理，設(shè)備購置，土建工程，信息化工程，設(shè)備及房屋大修等技改及自籌項目)進行招標方案評審必須通知檔案部門人員參加；如不開會，采取招標文件(方案)評審表會簽形式，則必須送交檔案部門會簽，否則該文件(方案)項目主管部門不予通過。檔案部門在進行招標文件評審或會簽時，從項目檔案管理角度對招標方案提出意見和建議，確保招投標文件符合歸檔要求。
方法三：在進行固定資產(chǎn)投資項目工程及設(shè)備儀器開標日寸，檔案部門人員必須到現(xiàn)場參與，在知悉開標過程和結(jié)果的同時'及時收集、整理、登記相關(guān)招投標文俄
方法四：在固定資產(chǎn)投資項目(含項目可研、初設(shè)，安全、環(huán)保、職業(yè)病、消防等“三同時”辦理，設(shè)備購置，土建工程，信息化工程，設(shè)備及房屋大修等)合同審查會簽過程中，必須送交檔案部門審查會簽，否則財務(wù)部門不予支付首款。通過參與合同審查，檔案部門的文件歸檔要求在合同條款中得到了合理的體現(xiàn)，使文件資料的歸檔具有了法律效力，為后續(xù)文件資料的收集歸檔工作打下了良好的基礎(chǔ)。如在與施工方、設(shè)備供應(yīng)商、監(jiān)理方簽訂的合同條款中明確要求文件資料移交歸檔完畢后才能支付尾款(該項費用比例一般占總款的10％～20％)。
方法五：在進行工程技術(shù)交底時，檔案部門參與并將文件歸檔要求和歸檔范圍對施工方進行交底，使施工方能夠從一開始就對工廠的文件歸檔要求有一個詳細的了解和掌握，確保施工文件資料歸檔的完整、準確、系統(tǒng)、有效。
方法六：項目工程中施工方向工廠提供的施工圖統(tǒng)一交檔案部門，檔案部門對施工圖進行建賬、登記和更換，并通知相關(guān)部門進行簽字領(lǐng)用，避免了因管理不統(tǒng)一而造成的各部門使用施工圖不一致，進而影響施工工程決策的問題。
方法七：項目工程的基礎(chǔ)、主體及竣工驗收，檔案部門均參與其中，―方面及時掌握工程進度，另―方面對施工方文件資料的收集、整理工作及時進行指導(dǎo)、檢查。
方法八：工廠要求工程監(jiān)理方除履行正常的工程監(jiān)理外，還必須對施工方的文件資料進行監(jiān)督檢查，工程完工后，除了監(jiān)理總結(jié)報告外，還需撰寫工程文件資料評估報告，促使施工過程中監(jiān)理方擔負起對施工方文件資料的監(jiān)督、檢查工作，在提高施工方文件資料質(zhì)量的同時減少檔案部門工作量。
方法九：設(shè)備儀器到廠開箱驗收時，檔案部門必須到場參與，清理并記錄隨機文件數(shù)量和種類，做到心中有數(shù)。
方法十：在進行包括基建工程和設(shè)備儀器在內(nèi)的所有固定資產(chǎn)投資項目尾款支付時，移交歸檔的文件資料必須經(jīng)檔案部門檢查認可合格并簽字后，工廠財務(wù)部門才能支付尾款，這一管理措施的執(zhí)行，將檔案部門追檔案轉(zhuǎn)變?yōu)槭┕し郊霸O(shè)備儀器供應(yīng)商主動歸檔的良好局面。
通過以上在項目檔案管理工作中逐步摸索、積累、總結(jié)出來的、行之有效的方法和措施，工廠項目檔案管理制度和計劃在項目實施過程中得到了有效落實，實現(xiàn)了從項目立項到結(jié)束的項副當案全過程管理控制，將項目檔案管理體系真正落到實處。
加強工作協(xié)調(diào)，充分重視溝通，為
項目檔案管理體系提供有效補充
制度、計劃和方法都是相對固定的，而實際工作中面對的情況千變?nèi)f化，制度、計劃和方法不可能做到包治百病，解決實際工作中的一切問題，且制度、計劃和方法在某些情況下顯得過于剛性，不利于工作的長期開展。針對實際問題，及時溝通、耐心協(xié)調(diào)是制度、計劃和方法的必不可少的重要補充和。
對規(guī)章制度中未明確、未涉及的內(nèi)容輔以各種協(xié)調(diào)紀要、會議紀要加以明確規(guī)定，作為規(guī)章制度和工作計劃的有效補充。為保證文件資料的及時歸檔，及時解決文件歸檔過程中的各種具體問題，檔案部門采取開會集中協(xié)調(diào)，面對面交流，電話溝通等多種方式與各相關(guān)部門進行及時的溝通協(xié)調(diào)，齊心協(xié)力，共同努力，確保文件資料歸檔的完整、準確、及H寸、有效。
為保證文件資料的及時歸檔，檔案部門定期與規(guī)劃部門進行溝通，確保文件資料歸檔計劃的及時準確列入工廠固定資產(chǎn)投資項目執(zhí)行計劃和落實考核；檔案人員經(jīng)常到相關(guān)業(yè)務(wù)部門協(xié)調(diào)、指導(dǎo)工作；檔案部門、基建管理部門、設(shè)備采購部門和宣傳部相關(guān)人員全程參加項目竣工驗收和設(shè)備儀器開箱，確保了材料的完整性；檔案部門與環(huán)境安全管理部門、保衛(wèi)部門共同努力，開展項目“三同時”文件辦理；檔案部門與財務(wù)審計，監(jiān)察等部門共同參與，認真進行項目財務(wù)決算和審計。
溝通、協(xié)調(diào)作為制度、計劃和方法的有效補充和強力，進一步充實、完善了固定資產(chǎn)投資項目檔案管理體系。
以員工為根本，培訓(xùn)自學相結(jié)合，提升項目檔案管理體系執(zhí)行人員能力和素養(yǎng)
人是固定資產(chǎn)投資項目檔案管理體系的執(zhí)行主體，再好的制度、計劃、方法和協(xié)調(diào)溝通工作也必須要人來執(zhí)行，執(zhí)行人的工作能力和水平直接制約著固定資產(chǎn)投資項目檔案管理體系的執(zhí)行效果。因此，員工職業(yè)能力和素養(yǎng)的提升就十分重要，為此，工廠采取派出去、請進來和組織自學相結(jié)合的方法，努力提升員工能力和素養(yǎng)。
一方面，工廠積極派員參加固定資產(chǎn)投資項目檔案及固定資產(chǎn)投資項目相關(guān)內(nèi)容的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提升專業(yè)知識；同時定期引導(dǎo)、組織員工學習基建工程、設(shè)備儀器、安全、環(huán)保、職業(yè)病等國家地方政府相關(guān)法律法規(guī)，不放松相關(guān)專業(yè)知識的掌握。
另一方面，積極聯(lián)系、組織員工到固定資產(chǎn)投資項目檔案工作水平較高的其他企事業(yè)單位進行實地考察，與他們進行面對面的討論和交流，學習他們的先進工作方法和經(jīng)驗；此外還直接邀請固定資產(chǎn)投資項目檔案工作方面的專家對員工進行有針對性的專門講座。
執(zhí)行人員的能力和水平的不斷提升，從根本上確保了固定資產(chǎn)投資項目檔案管理體系的良性運轉(zhuǎn)。
部隊的基礎(chǔ)在士兵，士兵的基礎(chǔ)在新兵。為此，做好預(yù)定新兵的檔案管理工作，既關(guān)系士兵切身利益，也是在軍隊新時期建設(shè)過程中堅持以人為本的實際舉措，具有很強的現(xiàn)實意義。
2 新兵檔案管理的重要意義
士兵檔案是新兵入伍后個人經(jīng)歷的記錄，是部隊對新兵考察和培養(yǎng)的一種重要的參考依據(jù)，更是士兵在服役結(jié)束后安置的憑證。而要對士兵檔案進行有效的管理，首先要做好新兵檔案的管理工作。新兵檔案是士兵檔案的基礎(chǔ)，主要包括入伍材料及新訓(xùn)材料等內(nèi)容。對新兵檔案的有效管理是十分重要，其意義主要體現(xiàn)在以下幾點：
（1）新兵檔案管理工作是士兵權(quán)益的保障。新兵檔案管理工作如果不到位將會影響士兵在部隊的發(fā)展、晉升以及退伍后的安置等問題，為士兵帶來巨大的精神損失和經(jīng)濟損失。例如，士兵檔案中的名字與真實名字不符，政審表中的年齡和學歷有涂改等等，這些都會反映出新兵檔案管理工作存在問題，如果士兵要參加全軍統(tǒng)考，則會因此而被取消考試資格，這為士兵帶來巨大的損失。如果在新兵入伍時，對新兵檔案管理過程中重視檔案的審核，那么將會避免此類問題的發(fā)生。
（2）新兵檔案管理為部隊管理工作提供支持。在對部隊的管理過程中，新兵檔案也起到一定的支持作用。例如，在對士兵的提干過程中，部隊會審閱士兵在入伍后的表現(xiàn)，作為提拔士兵的依據(jù)。如果檔案管理工作不到位，會為部隊的管理帶來許多負面影響。
3 新兵檔案管理存在的問題
目前，各級征兵主管部門對預(yù)定新兵的檔案管理工作都非常重視，管理工作比起以往有了較大的改善和提高，但是仍然存在一些問題，總結(jié)來看，主要有以下幾點：思想重視程度不高、入伍前材料填寫不規(guī)范、審核材料不細致及方案保管不正規(guī)。
3.1 思想重視程度不高
預(yù)定新兵的檔案材料主要由縣區(qū)征兵辦公室負責整理歸檔，主要來自于三個部門：一是醫(yī)院，二是派出所，三是學校。由于部分檔案管理干部的事業(yè)心和責任感不強，對新兵檔案的認識程度不高，認為檔案材料作用不大，只要在退役之后能夠找到一份好工作即可，因此在填寫材料時不夠認真、規(guī)范。同時由于標準不統(tǒng)一，檔案材料在收集過程中容易經(jīng)常出現(xiàn)填寫不規(guī)范、信息不全面等現(xiàn)象，對新兵檔案管理工作造成非常大的阻礙。相關(guān)單位之間的溝通不到位，對檔案材料的思想重視程度不高，出現(xiàn)問題各單位之間互相推諉，為后期的檔案管理工作以及士兵退伍后的退伍安置埋下隱患。
3.2 入伍前材料填寫不規(guī)范
新兵在入伍前需要準備的檔案材料有以下內(nèi)容：《應(yīng)征公民體格檢查表》、《應(yīng)征公民政治考核表》、《應(yīng)征公民入伍批準書》、黨團材料以及學生檔案等。由于新兵入伍時間比較緊張，且需要準備的材料比較多，這樣便導(dǎo)致入伍前的新兵需要在各個部門之間奔波。在材料準備過程中，由于涉及到的部門比較多，一些部門如果不按照國家規(guī)定的程序進行，會導(dǎo)致士兵在入伍檔案中的個人信息與士兵的實際情況不相符的現(xiàn)象，或者出現(xiàn)各材料之間相關(guān)信息不一致的?F象。入伍前材料填寫不規(guī)范會為后續(xù)新兵檔案管理工作帶來許多麻煩和挑戰(zhàn)，也會為部隊的管理工作和士兵自身帶來不便。
3.3 審核材料不細致
新兵入伍材料上交之后，部隊接兵干部需要對每一個新兵的檔案材料進行認真細致的審核。由于材料比較多，接兵干部在資料審核過程中一旦發(fā)生懈怠，沒有按照要求對新兵檔案材料進行認真的審核，很容易出現(xiàn)材料所填寫的內(nèi)容，例如：姓名、出生日期、入黨入團時間發(fā)生錯誤或涂改問題以及檔案缺件問題。因此，要求檔案材料審核人員對待工作要認真負責，把好材料審核關(guān)。
3.4 檔案整理不規(guī)范
檔案管理人員應(yīng)當對新兵檔案材料的真實性進行鑒定，使新兵檔案能夠真實地反映出士兵的真實情況。新兵檔案材料不能什么資料都存，要將那些有保存價值的真實資料進行保存?，F(xiàn)在由于檔案管理人員對新兵檔案缺乏鑒定意識，造成新兵檔案出現(xiàn)真、假資料同時存在的現(xiàn)象。對新兵檔案進行鑒定之后，需要對檔案進行整理。有的部門沒有嚴格遵循《士兵檔案管理規(guī)定》去做，導(dǎo)致新兵檔案的收集、書寫 、編目等工作不規(guī)范。
3.5 檔案保管不正規(guī)
在新兵訓(xùn)練期間，一些單位為了更加方便地使用新兵檔案，將新兵檔案留在訓(xùn)練中隊中，而沒有將新兵檔案上交到部隊檔案管理部門進行新兵檔案的統(tǒng)一管理。這種新兵檔案管理方法很容易造成新兵檔案材料的遺失，或者出現(xiàn)檔案隨意查閱、私自裝入檔案材料等問題。檔案的保管應(yīng)由上級單位進行統(tǒng)一保管，防止出現(xiàn)新兵檔案材料的遺失或者篡改等問題，為新兵檔案管理工作帶來不便。
4 加強新兵檔案管理對策
加強新兵檔案管理工作需要各方的共同努力。針對目前新兵檔案管理中所存在的一些問題，從以下幾個角度提出相應(yīng)的改善建議及對策。
一是把好培訓(xùn)選拔關(guān)。將富有工作責任心并且具有一定經(jīng)驗的人員安排到征兵辦公室，并加強對工作人員的培訓(xùn)工作。各地征兵辦公室工作人員組織學習與軍隊檔案管理、兵役等相關(guān)的法律法規(guī)，提高對檔案管理工作的認識，增強自身的責任高和使命感。并通過對檔案管理的培訓(xùn)學習，提高業(yè)務(wù)水平和業(yè)務(wù)能力，確保新兵檔案管理的工作質(zhì)量。
二是嚴格建檔程序。要想提高檔案管理工作的質(zhì)量，必須從源頭上把好關(guān)，嚴格建檔程序。（1）在征兵工作之初，保證對每一個士兵都進行登記建檔，使每一個應(yīng)征對象都在管理范圍之中。（2）對體檢應(yīng)征對象重點建檔，全程跟蹤，保證檔案的連續(xù)性和完整性。（3）對于體檢和政審都合格的人員，及時收集好他們的資料，并且整理注冊之后錄入數(shù)據(jù)庫。（4）對檔案材料的真實性進行嚴格審核，確保檔案材料全部真實有效。
高校招生檔案的保管過程中，最重要的是保密工作，適當調(diào)整檔案保管過程中的保密程度是相當有必要的。根據(jù)國家制定的相關(guān)檔案法規(guī)，結(jié)合招生工作的實際情況，適當調(diào)整招生檔案的保密程度和管理過程中的管理制度，如，閱覽制度、復(fù)制制度、保密制度、銷毀制度等。對不同層次的檔案借閱人員確定檔案的利用范圍，規(guī)定不同的審批借閱手續(xù)，由上而下建立嚴謹?shù)谋O(jiān)督機制，及時掌握檔案信息變動，從根本上保障招生檔案管理的有效性、準確性和完整性。
1 招生過程中考生電子檔案的保管和利用
電子檔案與紙質(zhì)檔案有著本質(zhì)上的區(qū)別，是現(xiàn)代檔案管理發(fā)展的方向和趨勢?？忌娮訖n案是將考生的影像、文字甚至聲音等信息轉(zhuǎn)換為符號或數(shù)碼進行傳輸、存儲，利用者需要相應(yīng)的軟硬件技術(shù)還原后才能查閱。電子檔案的形成階段，招生工作人員就應(yīng)該參與到應(yīng)用設(shè)計中來，使形成的電子檔案在應(yīng)用過程中能按政策法規(guī)要求并能行之有效。電子檔案形成后的使用過程中，招生工作人員要全程參與對其的應(yīng)用管理，熟練操作系統(tǒng)，熟知在使用過程中發(fā)生的各種情況，積累經(jīng)驗，對檔案管理應(yīng)用的不足之處提出建議，及時進行合理化修改。
2 管理應(yīng)用電子檔案中的困難與挑戰(zhàn)
科技日新月異的今天，如何保護和利用考生電子檔案已成為招生一線工作人員思考和亟待解決的問題。
第一，電子檔案的內(nèi)容易于修改，且修改過后可以不易留下痕跡，雖說目前某些技術(shù)可以有效地防止修改、偽造電子檔案，但仍要比紙質(zhì)檔案的內(nèi)容發(fā)生變化的可能性大得多，在內(nèi)容的穩(wěn)定性上并不盡如人意。電子檔案還不具備特定的字體，個人可根據(jù)自己的愛好隨意變換字體、字號，根本無法從字跡上分辨出其原始性，這就為判斷電子檔案的原始依據(jù)增添了更多不必要的麻煩。
第二，在電子檔案建立的過程中，虛擬化的程序使得對其原件的界定難以實現(xiàn)。建立電子檔案不一定像建立紙質(zhì)檔案那樣，必須制定出一份原件來行使其應(yīng)用職責，有時只不過是制作一個“窗口”，將必要的信息收集起來集中在一起，并在需要的時候進行輸出。這個“窗口”可以在眾多的電子計算機上進行應(yīng)用，不同的管理人員也可以將其任意拷貝到任何計算機存儲器上或轉(zhuǎn)換成硬拷貝保存起來。不同時間、不同地點由不同人獲得同一內(nèi)容文件可以毫無區(qū)別，無法區(qū)分“原件”和“復(fù)制件”。
第三，計算機的軟硬件技術(shù)不斷更新?lián)Q代，迫使電子檔案不斷適應(yīng)新的“生存環(huán)境”，這種適應(yīng)往往需要以自身結(jié)構(gòu)、格式的變化為代價。
第四，電子檔案不再有固定的存儲載體，根據(jù)利用需要人們可以采用不同的方式輸出。對于長期保存的電子檔案，還需要定期進行載體轉(zhuǎn)換、復(fù)制，以防止信息損失。一份電子檔案沒有了固定的載體，也就無法判定這份電子文件的原始性。
第五，目前，電子檔案的簽署技術(shù)還不能普及，我們還不能為每一份電子檔案蓋印或親自簽名，也就無法借助印章或簽署的字跡來判斷一份電子檔案是否為原件。
第六，采集電子檔案的困難性?？忌鷤€人電子檔案的建立與管理，不是只懂得紙質(zhì)檔案建立原則、方法和技術(shù)的招生管理人員所能夠勝任的。他們在完成電子信息檔案的存儲形式、傳輸及對電子檔案的管理上，無法達到開發(fā)利用電子檔案的目的。也并非是單單懂得計算機技術(shù)或數(shù)據(jù)處理的技術(shù)人員所能夠勝任的。其盲點在于不能懂得電子檔案的業(yè)務(wù)知識、管理環(huán)節(jié)和管理原則，不能理解保存電子檔案的必要性，也就不可能采取一些必要的技術(shù)和措施來規(guī)范電子檔案的管理。鑒于此，我們不能盲目認為，凡是從事管理紙質(zhì)檔案的工作人員都能管理電子檔案；也不能機械地認為，凡是懂得計算機軟硬件技術(shù)的工作人員，都可以管理電子檔案。
3 解決問題的思路與對策。
電子檔案與紙質(zhì)檔案相比有著截然不同的區(qū)別，這就造成電子檔案管理凸顯的特殊性，并表現(xiàn)出發(fā)展的趨勢和方向。
一是電子信息數(shù)碼化。電子檔案是將文字、圖形、圖像、影像、聲音等文件信息，轉(zhuǎn)換為數(shù)碼或符號，進行存儲、傳輸，要通過相應(yīng)的軟硬件技術(shù)還原后才能獲知。
二是檔案管理的現(xiàn)代化。當考生將個人信息填寫完整后，信息錄入員便依據(jù)統(tǒng)一的程序、標準將考生信息輸入計算機，經(jīng)過計算機的數(shù)據(jù)處理、打印，考生對自己的信息進行核對簽字確認后，形成有實際利用價值的二次檔案信息，實現(xiàn)一次輸入，多次、多種形式輸出的目的，為下一步的考生在網(wǎng)上錄取時的信息利用奠定可靠基礎(chǔ)。
三是檔案處理一體化。電子檔案和計算機軟硬件技術(shù)及相關(guān)設(shè)備的應(yīng)用，有著密不可分的關(guān)系。電子檔案的建立必須了解形成電子檔案相關(guān)的軟件和設(shè)備。電子檔案的形成者和管理者要通力協(xié)作，才能確保電子檔案的可存取性、利用性、理解性。因此，在電子時代，檔案一體化管理勢在必行。
四是檔案信息情報一體化。辦公室工作的自動化和檔案管理的現(xiàn)代化，使人們迫切需要社會信息“資源共享”，于是招生戰(zhàn)線電子檔案管理的一體化發(fā)展趨勢尤為突出，以計算機為中心的現(xiàn)代科學技術(shù)，為檔案一體化管理提供了技術(shù)保證。
五是保管保存技術(shù)化。電子檔案的保存要比紙質(zhì)檔案復(fù)雜得多。要考慮電子檔案可存取性、利用性、理解性等，這就要求不僅要保存電子檔案所表述的信息，還要保存相應(yīng)的軟硬件技術(shù)及背景信息和原始數(shù)據(jù)等。電子檔案所依賴的計算機發(fā)展迅速，設(shè)備不斷更新，軟件技術(shù)日新月異，其存儲載體性也不甚耐久。給電子檔案的保存帶來諸多不利因素，需要電子檔案管理人員認真對待，具有一整套的對策、技術(shù)和措施。
4 探索檔案管理規(guī)范化的路子
公路工程建設(shè)在國家建設(shè)項目中占有非常重要的地位，因此公路工程建設(shè)檔案同樣具有很重要的作用，它不但記錄公路工程建設(shè)的全過程，還有助于公路以后的管理、維護、改建等工作，具有很高的應(yīng)用價值。
一、建設(shè)公路工程檔案的意義
公路建設(shè)能夠促進地方經(jīng)濟的增長，對地方具有非常重要的作用，因此建立齊全的公路檔案，能夠提高公路的有效運用，延長公路的使用壽命，同樣有利于地方經(jīng)濟的發(fā)展。公路建設(shè)檔案可以記錄公路建設(shè)過程中的多種技術(shù)資料，是建設(shè)施工的真實反映，不但是公路工
程質(zhì)量的評價資料，公路以后的改造、擴建、維護都要以此為根據(jù)；不但是公路管理的組成部分，又是國家技術(shù)檔案的一個分支，檔案管理機關(guān)一定要保證檔案的真實性和有效性，并在長期保存。
二、公路工程建設(shè)項目檔案的特點及整理原則
1.公路工程建設(shè)項目檔案的特點
第一，成套性。工程建設(shè)檔案的特點是由公路工程建設(shè)項目的特點決定的。因此，圍繞著一個工程建設(shè)項目的基本建設(shè)活動就自然形成了一個相互之間密切聯(lián)系的工程建設(shè)項目的整體，共同反映了一個建設(shè)項目活動的全貌。
第二，材料形成的階段。 一個公路工程建設(shè)項目的形成具備階段性特點。大致可分為工程前期準備階段、施工設(shè)計階段、竣工驗收階段、掌握其階段性特點。對工程建設(shè)項目檔案的收集和初步整理具有指導(dǎo)意義。
第三，產(chǎn)生時間的延續(xù)性。有些公路工程建設(shè)項目投資大，工期長，其文件材料的產(chǎn)生也是隨著整個工程的進展而逐漸產(chǎn)生，并一直延續(xù)到工程竣工驗收結(jié)束。這就構(gòu)成了公路工程檔案會產(chǎn)生時間上的延續(xù)性特點。
第四，工程資料使用的頻繁性。公路工程建設(shè)是在先進行圖紙設(shè)計，后按圖紙施工的原則下進行的。其文件材料，尤其是工程設(shè)計圖紙的利用率很高。從工程施工到竣工驗收，以及以后的大修，改建等都離不開它們做依據(jù)。原始資料的使用要求在公路工程建設(shè)中嚴格各種檔案管理制度，以確保文件材
料的完整和安全。
2.工程項目檔案的整理原則
第一，集中性原則。集中統(tǒng)一管理工程建設(shè)的檔案資料是其建檔案工作的首要要求。堅持專人領(lǐng)導(dǎo)負責、定期收集歸檔。前期工作檔案應(yīng)以分散的初步整理為主。這一時期應(yīng)采取哪個部門產(chǎn)生文件材料哪個部門負責整理的辦法，對前期工作檔案進行分散初步整理。然后移交工程項目內(nèi)業(yè)管理人員。
第二，完整性原則?？⒐を炇针A段的檔案應(yīng)以集中的系統(tǒng)整理為主。建設(shè)工程竣工驗收
階段，應(yīng)首先組織工程檔案內(nèi)業(yè)管理人員制訂工作方案，進行科學分類，然后進行系統(tǒng)整理工作，最后移交檔案主管部門。要從質(zhì)量上保證檔案的完整。
第三，準備性原則。要密切注意工程各單位的具體動態(tài)。對設(shè)計變更、圖紙變更、事故處理、合理化建議審批等工程變動情況要了如指掌，以使收集的檔案材料能夠準確地反映
整個工程項目建設(shè)的真實歷史面貌。
第四，系統(tǒng)性原則。要遵循建設(shè)公路工程項目檔案的自然形成規(guī)律，注意保持檔案材料的內(nèi)在聯(lián)系。
三、做好公路工程建設(shè)項目檔案管理的措施
1.公路工程檔案收集要全面而完整
公路工程檔案資料的收集工作是一項復(fù)雜、長期、全面的工作，中間會涉及很多管理單位，內(nèi)容范圍非常寬廣，所以要全部人員共同參與，一同收集，本單位的全部職工都要參加檔案資料的收集工作，并要對所收集的資料負責，對工程的文件、各種數(shù)據(jù)、音像材料都要指派專人負責，不放過任何工程，對于工程建設(shè)過程中的各種技術(shù)資料，各種文件資料都要進行收集入檔，做到種類齊全、形式多樣，保證入檔的資料齊全完整。
2.關(guān)于公路工程質(zhì)量資料的記錄和整理
在公路工程建設(shè)當中，有很多質(zhì)量問題不能使用儀器來測量，所以一些關(guān)于公路質(zhì)量的文字記錄材料顯得非常重要。因此，在公路的實際建設(shè)中，一定要有齊全的公路建設(shè)資料，來證明公路的建設(shè)質(zhì)量，這些公路建設(shè)資料要齊備、長期、妥善保管。在公路建設(shè)完工后，用戶在對公路進行質(zhì)量驗收時，根據(jù)公路建設(shè)資料就可以對公路建設(shè)情況有一個全面的了解。
3.保證公路工程技術(shù)資料的完整
在各種技術(shù)資料當中，容易遺漏的有混凝土試塊（剛性防地面細石混凝土強度試塊、地面基層混凝土強度試塊、抗?jié)B用混凝土試塊、地面面層水泥砂漿試塊）和水泥砂漿試塊強度，因此，在整理技術(shù)資料時，要特別注意資料的完整，假如沒有這部分材料，那么在測定公路質(zhì)量時就會遇到很多困難。如果一個公路工程分包給幾個建筑單位進行施工建設(shè)，那么總包單位應(yīng)對全部公路的質(zhì)量負責，各個承包單位要依據(jù)國家關(guān)于公路建設(shè)標準進行施工建設(shè)，并把公路建設(shè)中完整技術(shù)材料和各種文件資料及時整理上交到總包單位，由總包單位進行公路質(zhì)量的評定，并接受用戶的督促與審查。
4.運用現(xiàn)代化的檔案管理模式
原來檔案管理方法主要依靠手工完成，工作人員勞動強度大，操作復(fù)雜，有很多檔案資料不能及時入檔。伴隨科學技術(shù)的飛速發(fā)展，計算機技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普遍應(yīng)用，同時有力推動了檔案建設(shè)工作前進的步伐，逐步轉(zhuǎn)向信息化管理，從而大大提高了檔案管理的工作效
率，實現(xiàn)檔案內(nèi)容資源共享，同時也對檔案管理工作提出了更高的要求。公路建設(shè)單位要在檔案建設(shè)方面加大投資力度，改善檔案管理工作的工作設(shè)備與工作環(huán)境，運用現(xiàn)代最新科技手段進行檔案管理，促進檔案管理工作的科學化與規(guī)范化。
5.加強檔案人員的專業(yè)培訓(xùn)
公路工程建設(shè)項目各施工單位配備的專、兼職檔案員，大多具有較高的文化程度，但熟練掌握檔案專業(yè)知識的人員卻廖廖無幾，他們對立卷的方法和各類案卷的國家標準都比較陌生，盡管工作很認真負責，也做了大量的工作，但整理出的案卷質(zhì)量不是很高，離國家標準尚有一定差距，往往在向檔案室移交時，還要返工重整。這樣不僅浪費了人力、物力，頻繁的折卷還不利檔案的保護。
為此，各公路建設(shè)項目建設(shè)單位檔案部門應(yīng)加大對各施工承建單位檔案的培訓(xùn)力度，使他們盡快熟悉公路建設(shè)檔案分類的方法、檔號的編制、案卷的編目等知識；同時，加大對各施工單位檔案員的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。發(fā)現(xiàn)問題，及時整改。為了保證案卷質(zhì)量，除提高各級檔案員的業(yè)務(wù)素質(zhì)外，還應(yīng)做好平時立卷工作，杜絕竣工驗收前突擊整卷。實踐證明，凡是突擊整理案卷的單位，其案卷質(zhì)量都不是很高。做好平時立卷工作，還有利于保證檔案的齊全、完整，因為平時立卷時。若發(fā)現(xiàn)某些文件材料沒有及時歸檔，還可以找有關(guān)人員查尋彌補，若等到竣工驗收時整理案卷，有關(guān)人員可能已不在施工現(xiàn)場，缺少的文件材料可能己無法彌補。
四、結(jié)語
總之，施工單位檔案管理工作是一項系統(tǒng)工程，是涉及各個專業(yè)技術(shù)部門的一項復(fù)
合型工作。要保證施工檔案的完整、準確、系統(tǒng)、齊全，真實的記錄和反映施工及竣工驗
收的全過程，就必須不斷加強建設(shè)單位、監(jiān)單位和施工單位的基礎(chǔ)管理水平，加強制度建設(shè)，嚴格落實工程項目竣工編制工作“三同步”制度，強化過程控制，嚴格竣工驗收審查把關(guān)，充分發(fā)揮各級檔案人員的監(jiān)督指導(dǎo)作用。
參考文獻：
一、辦理退休申報過程中出現(xiàn)的現(xiàn)象
（1）檔案模糊致使出生日期難以認定。在山東省相關(guān)人員來油田鑒定退休職工檔案過程中出現(xiàn)過以下的情況：例如某一退休職工的出生日期不好認定，2010年省相關(guān)鑒定人員認定該退休職工的退休日期應(yīng)該為2011年的某月，但是到了2011年審查退休檔案時，該退休人員的退休日期又被認定為2010年的某月，前后認定的出生日期不同，該職工的退休時間也出現(xiàn)了不同，這樣對于單位和職工來說都造成了麻煩，與職工的協(xié)調(diào)工作不好做。
（2）檔案資料不全工作時間不好認定。由于檔案管理不善，部分職工的人事檔案中缺少相應(yīng)的資料，例如每年辦理退休時都會有一些退休職工的工作時間不好認定，多數(shù)發(fā)生在赤腳醫(yī)生、下鄉(xiāng)知青、民辦教師等擬辦退休職工身上，這些都是發(fā)生在幾十年前的事情，原始資料很難找到的，這就造成了部分職工本人到處去尋找材料而未果的情況發(fā)生。
從以上兩個案例來看，檔案管理工作是關(guān)系到職工切身利益的大事，記載不清或者檔案卻是都會給職工、單位造成不必要的麻煩。完善檔案管理工作是一份長期而艱巨的任務(wù)，現(xiàn)在做得好不好有可能要到幾年甚至幾十年之后才能體現(xiàn)出它的效果。
二、申報退休遇到問題的原因分析
（1）表象原因。一是由于歷史原因?qū)е碌穆毠さ臋n案不全，或者丟失檔案。遇到這種問題是比較難解決的，因為職工工作期間，或多或少的都有過工作單位變動情況，有些單位檔案意識淡薄，檔案材料收集不齊，不能及時補充新材料，職工的檔案在崗位跨單位調(diào)動時極易導(dǎo)致部分檔案材料內(nèi)容不完整，跟不上個人經(jīng)歷變化，職工個人接觸到自己檔案的可能性不大，所以即使丟失了檔案也不知道，等知道檔案丟失時也就到了退休的年齡，而崗位變動是幾年甚至是幾十年之前的事情，要找回檔案幾率微乎其微，這就導(dǎo)致了職工的出生日期和工作時間難以斷定或者和職工本人的認定不同。二是職工人事檔案記載不清。大多數(shù)單位沒有專職人員分管人事檔案工作，檔案長期無人整理，沒有經(jīng)過嚴格鑒定，個別職工的檔案有涂改現(xiàn)象，人事檔案中工作經(jīng)歷記載前后不一致，部分證明和檔案記載又有差異，增加了檔案審查鑒定工作的難度。
（2）本質(zhì)原因。在辦理職工退休中出現(xiàn)的各種現(xiàn)象只是一種表象，除了歷史原因造就外，追根溯源是檔案管理環(huán)節(jié)嚴重不規(guī)范所導(dǎo)致的結(jié)果。過去將創(chuàng)造經(jīng)濟效益作為頭等大事來抓，對人事檔案卻不重視，檔案意識薄弱，沒有建立良好的檔案管理體系，檔案管理人員的文化素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平不高，個人檔案意識更是薄弱，“棄檔”現(xiàn)象嚴重等原因?qū)е铝巳耸聶n案出現(xiàn)各種問題，并且這一現(xiàn)象仍然還沒有徹底改變，可見人事檔案管理仍然需要關(guān)注，建立全局意識的人事檔案管理體系是必要的。
三、建立人事檔案管理體系
（1）加強檔案管理工作重要性的認識。檔案是職工退休時的基本依據(jù)，對于每一位職工來說都是非常重要的人生資料，如果保存不善就會導(dǎo)致職工的切身利益無法得到保障。因此要提高各單位組織、勞資等人事管理部門對檔案管理重要性的認知程度，配備符合規(guī)定的軟硬件設(shè)施，按照檔案管理相關(guān)規(guī)定確保人事檔案管理的規(guī)范性、提高檔案的質(zhì)量和檔案信息的安全性。
（2）建立專職檔案管理隊伍。當前油田部分單位檔案管理不規(guī)范，受到缺員的影響沒有專門的檔案管理人員從事職工人事檔案管理工作，大多數(shù)職工人事檔案管理人員是組織干事、勞資干事兼任，檔案管理工作成為了工作的薄弱環(huán)節(jié)。材料入檔不及時，借檔、查檔程序不規(guī)范的現(xiàn)象時常存在。因此各單位配備專職的人事檔案管理人員成為保障檔案管理的條件之一。
（3）加大檔案管理的培訓(xùn)工作。各單位檔案管理隊伍狀況、素質(zhì)參差不齊，專門學習檔案管理專業(yè)的人員不多，因此油田應(yīng)該適當?shù)慕M織檔案管理人員進行適時培訓(xùn)，提高各單位檔案管理人員的基本素質(zhì)，在油田范圍內(nèi)建立一支專業(yè)的檔案管理隊伍，為高質(zhì)量的檔案管理提供基本的人力保障。
（4）建立職工知悉人事檔案的相關(guān)機制。長期以來，人們認為人事檔案屬于保密內(nèi)容，除了負責保管和收集人事檔案的管理者能接觸到檔案外，個人可能一輩子都不知道自己的檔案里有什么材料。人事檔案作為職工個人經(jīng)歷和德才能績的客觀記錄，應(yīng)當對職工公開、透明，每個職工也都有權(quán)利知曉自己檔案的內(nèi)容狀況和保管狀況，讓職工及時知道檔案中缺少了那些材料，及時補救，可以避免事后很多不必要的麻煩，同時也提高了檔案管理的質(zhì)量。因此積極探索增加人事檔案透明度的方法，建立相關(guān)職工知悉人事檔案的機制可以有效的提高人事檔案的完整性和高質(zhì)量，避免出現(xiàn)十幾年之后才發(fā)現(xiàn)檔案缺失的現(xiàn)象。同時應(yīng)該重點考慮確保人事檔案的安全性，杜絕人事檔案造假等問題，以及維護職工的隱私權(quán)，有條件的開放部分相關(guān)信息，
關(guān)于學校檔案管理工作中存在的不足，首先是?碓從諶鮮凍潭鵲牟蛔恪S捎誆皇苤厥櫻?學校檔案管理工作長期沿用傳統(tǒng)的管理方式，效率較低，比如關(guān)于學校檔案資料的整理，大部分管理認為只是單純地對資料進行收集和存放，缺乏后續(xù)的整理和利用，導(dǎo)致檔案資料的管理工作與學校其他部門的管理工作配合度不高，大大降低了檔案資料的利用效率，無法利用檔案資料對學校的評建創(chuàng)優(yōu)作出貢獻。
檔案管理工作是一項系統(tǒng)性的工作，需要工作人員掌握科學的管理理念與方法。但實際上，很多學校的檔案管理工作由于不受重視，其管理人員也并不專業(yè)，基本上都是從其他崗位調(diào)到檔案管理崗位上來，缺乏專業(yè)的檔案管理知識，無法做好檔案管理工作。或者很多學校是由其他部門的工作人員兼任檔案管理工作，這不僅加大了工作人員的日常工作壓力，也容易出現(xiàn)檔案缺失、遺漏等問題，有時工作人員為了完成任務(wù)不會過多地追究這些問題，導(dǎo)致學校檔案管理的質(zhì)量難以提升。
在這些因素的影響下，學校檔案管理工作中存在著兩個比較突出的問題。一方面，檔案原始資料不全面。由于缺少必要的管理和監(jiān)督機制，很多部門對于檔案資料的收集并不重視，對于一些比較復(fù)雜的資料得過且過，收集不完善。比如對于學校在學年之內(nèi)的活動，很多學校只是有大致的、階段性的記錄，卻并沒有詳細記錄活動的具體內(nèi)容和具體效果，這對學校后續(xù)的活動和工作無法提供幫助和指導(dǎo)。另一方面，由于學校檔案資料的來源不同，其收集和管理難度也不同，為了快速完成檔案資料收集的任務(wù)，很多學校并不重視校外資料的收集與管理，這嚴重破壞了學校檔案資料的完整性。
二、提高學校檔案管理質(zhì)量的具體途徑
首先，為了充分發(fā)揮檔案管理工作促進學校評建創(chuàng)優(yōu)的作用，學校相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)者和管理者需要加強檔案管理相關(guān)知識的學習，充分意識到檔案管理工作的重要性，促進檔案管理部門提高檔案管理效率，為學校評建創(chuàng)優(yōu)提供充足的檔案資料和信息。學校需要召開相關(guān)會議，以不斷完善檔案資料、提高檔案管理質(zhì)量為主題，號召學校其他部門的工作人員重視檔案資料的收集與整理工作。
在此基礎(chǔ)上，學校需要針對檔案管理工作制定完善的檔案資料管理制度。鑒于檔案資料收集、整理的復(fù)雜性，只有配合完善的管理制度，才能促使檔案資料收集與整理的完整性。關(guān)于檔案收集，學校需要制定硬性規(guī)定，并將內(nèi)部檔案與外部檔案資料的收集與整理情況作為相關(guān)管理人員的年終考核與評價標準。其次，對于檔案資料的內(nèi)容、格式等，學校需要做出統(tǒng)一的規(guī)定，不同部門均需要按照統(tǒng)一的格式框架進行檔案資料的收集和遞交，以保證檔案資料的準確性與完整性。
