時間：2023-05-17 10:07:17
序論：速發(fā)表網(wǎng)結(jié)合其深厚的文秘經(jīng)驗，特別為您篩選了11篇檔案工作的服務(wù)性范文。如果您需要更多原創(chuàng)資料，歡迎隨時與我們的客服老師聯(lián)系，希望您能從中汲取靈感和知識！
近年來，隨著計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案部門的大力普及與發(fā)展，檔案信息資源服務(wù)的基礎(chǔ)和手段正逐漸向數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化方向轉(zhuǎn)變。基于網(wǎng)絡(luò)的檔案信息服務(wù)作為一種趨勢，不僅是服務(wù)手段的拓展，更成為眾多檔案部門探索與實踐的重點。與工作開展和利用者多樣化、綜合化、便捷化的需求相比，還存在著不小差距。
一、更新服務(wù)思想觀念
檔案工作服務(wù)機制是創(chuàng)新的前提，創(chuàng)新的前提是觀念的更新。創(chuàng)新檔案工作服務(wù)機制，要求我們解放思想、轉(zhuǎn)變觀念、統(tǒng)一思想，樹立正確的、全新的檔案服務(wù)意識，樹立檔案工作為社會服務(wù)、為政治服務(wù)、為經(jīng)濟服務(wù)、為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)、為人民群眾服務(wù)的觀點。根據(jù)我國現(xiàn)狀，現(xiàn)代的社會化大生產(chǎn)逐步由過去的勞動密集型走向自動化、程序化。計算機管理廣泛應(yīng)用于生產(chǎn)管理活動的方方面面。因此，檔案工作者的重要使命就是開發(fā)和利用檔案信息資源，不斷創(chuàng)新檔案服務(wù)機制，積極主動地為經(jīng)濟建設(shè)主戰(zhàn)場服務(wù)，為全面建成小康社會服務(wù)。要通過計算機網(wǎng)絡(luò)為經(jīng)濟社會提供服務(wù)，就必須加強各項事務(wù)管理，促使檔案管理科學(xué)化、現(xiàn)代化。
二、創(chuàng)新服務(wù)手段
（一）建立檔案網(wǎng)頁，開展網(wǎng)上利用服務(wù)。檔案部門要充分利用單位的網(wǎng)站制作自己的網(wǎng)頁，積極組織上網(wǎng)數(shù)據(jù)和信息，實現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上檢索，為各部門提供更好的服務(wù)。目前，國內(nèi)許多單位檔案室利用互聯(lián)網(wǎng)開展的網(wǎng)上檔案查閱服務(wù)，已成為為社會和單位提供檔案利用服務(wù)的一種重要形式。檔案工作者要以網(wǎng)站為基礎(chǔ)，進一步加快檔案信息資源數(shù)據(jù)庫建設(shè)，尤其是電子文件全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)，在網(wǎng)站上實現(xiàn)電子文件的實時管理與利用，實現(xiàn)檔案信息資源化、數(shù)據(jù)庫化、檔案信息服務(wù)利用網(wǎng)絡(luò)化、檔案管理工作自動化、檔案信息管理法制化，建立“大檔案”。如：輸入目錄管理數(shù)據(jù)庫，在網(wǎng)上公開部分檔案目錄，方便查詢檢索；檔案室與各部門密切配合，可以將本單位重大活動中形成的新聞錄像檔案數(shù)字化并及時歸檔，建立數(shù)字化視頻檔案數(shù)據(jù)庫，以便于宣傳和利用。
（二）建立電子文件檔案數(shù)據(jù)管理中心。加強與本信息管理部門的密切配合，建立電子文件檔案數(shù)據(jù)管理中心。該中心設(shè)在本單位綜合檔案室，是單位信息資源庫的重要組成部分。電子文件檔案數(shù)據(jù)管理中心集中管理網(wǎng)站內(nèi)各單位的歸檔電子文件，并在網(wǎng)站上提供有限制性或非保密電子文件查詢、利用服務(wù)，實現(xiàn)電子文件信息資源共享。其優(yōu)點是覆蓋面廣，內(nèi)容豐富，利用率高。
（三）電子文件的自動上傳收集。目前在單機上形成的電子文件的收集工作，已成為檔案管理部門不容忽視的問題。與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案收集有很大差異的是，許多電子文件的形成通過下載和上傳就完成了，因此，檔案部門可以改變傳統(tǒng)工作模式，在網(wǎng)頁上建立電子文件自動上傳的工作窗口，在第一時間將其收集到，并在綜合檔案室的服務(wù)器上歸檔。例如：為了方便下級或管理部門、互聯(lián)網(wǎng)上本單位的各部門通過網(wǎng)站傳送自己單位非保密的檔案全文，檔案室自行開發(fā)了“電子文件全文自動上傳歸檔系統(tǒng)”該軟件可以利用身邊聯(lián)入網(wǎng)站的計算機，足不出戶就可將電子文件全文自動上傳到綜合檔案服務(wù)器歸檔，而不需跑到檔案室，也不必交任何光盤或軟盤。
三、開展多種服務(wù)
（一）開展在線服務(wù)。傳統(tǒng)的檔案利用方式，如到檔案部門利用檔案、參加檔案展覽、閱讀檔案復(fù)制件或公布件，特別是到檔案部門利用檔案原件的方式，在信息化時代必然要發(fā)生變化，至少是部分變化。社會的全面信息化改變了人們工作、學(xué)習(xí)和生活環(huán)境，使人們更注重信息的時效性，希望能通過信息系統(tǒng)、信息網(wǎng)絡(luò)及時準確地獲得多種信息。因此，被動的手工式的檔案提供利用方式必將逐步被主動的、現(xiàn)代化的檔案服務(wù)方式所代替。
（二）提供查詢和咨詢服務(wù)。檔案部門可以在網(wǎng)頁上通過匯編相應(yīng)的專題、提供數(shù)據(jù)庫查詢、電子信箱等服務(wù)方式，讓利用者與檔案室通過電子郵件在網(wǎng)上進行快速通信，進行信息交流，回答服務(wù)對象對檔案材料真實性與保存價值的咨詢，提供查詢和咨詢服務(wù)。
（三）開展現(xiàn)行文件閱覽服務(wù)。隨著改革開放的不斷深入，到檔案室查閱有關(guān)部門制定文件的人員逐年增多。為適應(yīng)新形勢的發(fā)展，必須進一步轉(zhuǎn)變工作職能，提高工作效率。目前檔案信息自動化系統(tǒng)從總體上看仍處于由文件處理向信息管理系統(tǒng)的過渡階段，完成這一步的關(guān)鍵在于數(shù)據(jù)庫建設(shè)。開發(fā)和建設(shè)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是國家檔案信息工程的核心和基礎(chǔ)，是工程的主體。數(shù)據(jù)庫的含義是依托先進的信息技術(shù)對資料進行科學(xué)管理和使用。建立數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是一項長期的任務(wù)，要經(jīng)過由低到高、由單個到群體的循序漸進過程。經(jīng)過試點，從數(shù)據(jù)庫中得出最主要的經(jīng)驗有：領(lǐng)導(dǎo)重視，統(tǒng)一認識，堅持計算機技術(shù)人員同檔案業(yè)務(wù)人員協(xié)同配合；面向應(yīng)用，建立“活庫”，以利用頻率和使用效率考核數(shù)據(jù)庫的“活性”；突出重點，由單一庫向系統(tǒng)庫發(fā)展等。當(dāng)前若能把綜合數(shù)據(jù)庫的完善提高和本單位檔案目錄庫建立起來，通過網(wǎng)絡(luò)聯(lián)接形成開放的分步式數(shù)據(jù)庫群，將使自動化系統(tǒng)效率大大提高。
四、拓展服務(wù)領(lǐng)域
（一）信息服務(wù)的社會化、多主體。由主要為企事業(yè)單位內(nèi)的對象服務(wù)轉(zhuǎn)化為社會全方位服務(wù)，已成為檔案管理者的共識。這是因為檔案部門既要面對黨政機關(guān)、企事業(yè)單位等一切社會活動中利用或可能利用檔案信息的組織和個人，又要有針對性地為特殊利用者提供特定服務(wù)。在信息化社會中，人們對各類信息的需求日益迫切。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，人們從事的科學(xué)研究和生產(chǎn)建設(shè)、行政管理活動變得越來越復(fù)雜，越來越離不開信息服務(wù)。對檔案信息的單一需求必然將被對檔案、文件、圖書、情報檢索資料的綜合需求所代替。
（二）興辦服務(wù)實體，發(fā)展檔案產(chǎn)業(yè)。在信息化社會的今天，從信息資源開發(fā)的角度看，檔案人員不再單純是檔案的保管員，還應(yīng)是檔案信息財富的擁有者和提供者；檔案室也不再是單純的收藏機構(gòu)，還是檔案信息的聚集中心、交流中心和信息技術(shù)的用戶。知識經(jīng)濟時代檔案室的改革創(chuàng)新方向就是走信息化道路，在為社會提供檔案信息服務(wù)的基礎(chǔ)上，創(chuàng)建檔案信息服務(wù)產(chǎn)業(yè)，建立以檔案信息搜集、加工、貯存、檢索、服務(wù)為主要內(nèi)容的工作實體。
對于檔案信息的開放和開發(fā)，檔案工作者應(yīng)當(dāng)樹立服務(wù)意識和產(chǎn)業(yè)意識，面向經(jīng)濟建設(shè)主戰(zhàn)場主動出擊。如在匯編專題信息方面：開發(fā)科技信息，幫助引進開發(fā)先進技術(shù)產(chǎn)品；開發(fā)經(jīng)濟信息，為結(jié)構(gòu)調(diào)整服務(wù)；開發(fā)市場信息，為保護合法權(quán)益服務(wù)；開發(fā)房地產(chǎn)信息，為城市改造和建設(shè)服務(wù)等。
（三）檔案管理將進入社會信息網(wǎng)絡(luò)的新天地。伴隨著電子商務(wù)時代的到來，檔案管理也伴隨著信息資源的交流和互換進入到社會信息網(wǎng)絡(luò)的新天地。
檔案工作者對電子檔案的來源與形成的關(guān)注由原來的內(nèi)部網(wǎng)而擴展到地區(qū)、國內(nèi)及至國際范圍內(nèi)的整個網(wǎng)絡(luò)。檔案人員除了要繼續(xù)做好檔信息資源的收集和保管，更多地了解需求，擴大服務(wù)內(nèi)容外，一方面要配合現(xiàn)代的營銷手段，同領(lǐng)導(dǎo)及專業(yè)人員一道，建立信息資料庫，選取最能體現(xiàn)優(yōu)勢、樹立良好形象的信息資源上網(wǎng)，宣傳自己和展示自己，吸引客戶和占領(lǐng)市場；另一方面要從網(wǎng)上獲取有效信息為領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)營決策、為生產(chǎn)建設(shè)發(fā)展提供服務(wù)，主動地、全過程地提、供、銷、科技、質(zhì)量、資金、政策等多層次的信息，建立起一套科學(xué)的、多功能的、高效的、靈活的緊密聯(lián)系市場的檔案信息管理體系。這的確給檔案工作者提出了又一次挑戰(zhàn)。
【參考文獻】
[1]蔡哲.論樹立新時期的檔案意識[J].機電兵船檔案，2008.
[2]馮寧.淺談如何加強檔案管理創(chuàng)新工作[J].福建檔案，2013.
以用戶為核心的前提是了解用戶，否則檔案館傾力推出的各種服務(wù)也會收效甚微。這就需要對用戶的情況進行調(diào)研，然后實施有針對性地服務(wù)。
(一)調(diào)研的內(nèi)容
首先，調(diào)研本館的主要用戶群體構(gòu)成及變化趨勢。一般而言，一個檔案館的檔案用戶都具有相對的穩(wěn)定性，即有一個或幾個核心用戶群，這些核心用戶群也是檔案館的主要服務(wù)對象，滿足了他們的信息需求即滿足了大部分的信息需求。另一方面，檔案用戶的構(gòu)成不是一成不變的，由于某項國家政策的出臺，或是檔案用戶本身生存狀況的變化等原因都會影響檔案用戶的構(gòu)成。對于檔案館而言，應(yīng)及時了解和跟蹤檔案用戶的變化，預(yù)測變化趨勢，并據(jù)此調(diào)整檔案服務(wù)中某些不相適應(yīng)的環(huán)節(jié)，將有利于開展優(yōu)質(zhì)高效的檔案服務(wù)。[1]
其次，調(diào)研檔案用戶的需求特點。不同的檔案用戶類型有不同的需求特點，檔案館應(yīng)根據(jù)不同的需求，提供有針對性的服務(wù)。目前，檔案界對各類型用戶需求以及對需求的調(diào)查分析已經(jīng)有了一定的研究成果，[2]檔案館可以借鑒這些研究成果并與自身的核心用戶群“對號入座”，提供相應(yīng)的服務(wù)。但做到這些還不夠，在網(wǎng)絡(luò)迅猛發(fā)展的今天，人們對信息要求更高、方式也日新月異，檔案館如果不與時俱進、突出自己的優(yōu)勢，就很難被選擇。
再次，調(diào)研檔案用戶的心理特征。檔案利用行為是檔案用戶內(nèi)在心理和外部環(huán)境共同作用的結(jié)果，因此檔案館研究分析檔案用戶的利用心理，將對檔案工作起到積極的作用。比如檔案用戶在利用過程中存在維護自我形象的心理，檔案工作人員就要隨時觀察、研究不同用戶的特點，有針對性地采取適當(dāng)服務(wù)態(tài)度和服務(wù)方式。
(二)調(diào)研的方式
調(diào)研的方式有館內(nèi)、館外兩種。館內(nèi)調(diào)研主要是做好登記記錄，也就是要利用好檔案登記表，這就要求檔案登記表要足夠詳細。不僅包括查檔人的姓名、單位、檔案名稱等基本項目，還要增加查檔人的具體聯(lián)系方式、查檔原因以及用后效果等項目，同時保證填寫做到認真負責(zé)。
館外調(diào)研絕不可少。在實際中，有不少人存在檔案需求，卻由于種種原因沒有來館查詢，也沒有通過其他方式利用檔案。對于這一部分人，我們稱之為檔案的潛在用戶。館外調(diào)研的主要目的就是挖掘潛在用戶，通過定期的問卷、訪談等調(diào)研方式可以幫助檔案館掌握社會中的潛在檔案需求，然后據(jù)此有目的的推出檔案信息，從而使?jié)撛谟脩粝颥F(xiàn)實用戶轉(zhuǎn)化。調(diào)研的結(jié)果用于建立用戶聯(lián)系表或數(shù)據(jù)庫，這些聯(lián)系人可作為檔案館推出自我服務(wù)的主要對象。
二、檔案服務(wù)工作的改進
用戶調(diào)研不是目的，檔案館真正要做的是根據(jù)調(diào)研結(jié)果，有針對性地調(diào)整服務(wù)工作中不適合的環(huán)節(jié)。
(一)檔案資源的整合方面
在檔案資源的整合上，首先要在原有館藏的基礎(chǔ)上，加強對已開放檔案的集成化管理和開發(fā)。這里所說的“檔案集成化管理和開發(fā)”是指將聯(lián)系緊密或檔案用戶普遍需求的檔案以某種方式歸納、整合和組合，以整體的形式集中展現(xiàn)，并在必要的情況下對這些檔案信息進行深層次的編研和開發(fā)。這是因為現(xiàn)代檔案用戶對檔案的需求不再局限于檔案原件，而對經(jīng)過編研、序化和深加工的檔案信息顯得更有興趣。[3]比如，對于政府信息、城市記憶和百姓證明等共享性的檔案信息資源就要進行有序的整合，實行集成化的管理。其次要建立館際互借系統(tǒng)。對于特定的檔案館而言，收集的范圍有限，收集到的檔案也不可能面面俱到。與其他的檔案館建立館際互借系統(tǒng)，能夠拓寬檔案館的服務(wù)范圍，也為用戶提供了便利條件。當(dāng)然，對于用戶廣泛需求而本館又欠缺的檔案，在今后的收集過程中，要加強對相應(yīng)檔案的收集。再次要突出特色，發(fā)揮自身優(yōu)勢。檔案館在長期收集檔案過程中，一定在某一方面有自己突出的優(yōu)勢。其實，一般的地方檔案館也都匯集著反映當(dāng)?shù)匾欢ū尘跋绿囟ㄊ挛锱d衰變遷的一些特色檔案。這些都應(yīng)該成為檔案館吸引用戶的“招牌”，檔案館應(yīng)積極發(fā)揮這些特色優(yōu)勢使自身得到增值。
(二)檔案資源的配套服務(wù)方面
在配套服務(wù)上，首先要提供多樣化的查詢和利用方式，在以館內(nèi)查詢?yōu)橹黧w的情況下，開通網(wǎng)絡(luò)利用服務(wù)，提供代查、郵寄、傳真等服務(wù)，甚至在用戶不方便的情況下主動送檔上門。其次要提供多樣化的檢索系統(tǒng)，并盡量簡化檢索方式。當(dāng)前全國各級檔案館的檢索方式都存在過于專業(yè)化、多樣化欠缺等問題，這些都難以滿足現(xiàn)代人查找信息的心理，因此，檔案館開發(fā)出一種適合于普通民眾的簡易化檢索系統(tǒng)顯得很有必要。再次要營造一個干凈、舒適、方便地利用環(huán)境。最后要提供細心、耐心以及專業(yè)化的咨詢服務(wù)，加強對用戶引導(dǎo)，努力消除在檔案利用過程中的障礙。
三、檔案信息的宣傳與“推送”
李揚新認為：“檔案利用者需求分為客觀需求、認識需求、表達需求三個層次。最佳的狀態(tài)是三者完全一致，而實際上這只是一種無法達到的完美極致。”[4]因此，檔案館不該僅僅坐等檔案用戶上門查檔，還應(yīng)采取積極的措施“刺激”人們這種潛在的利用需求，使上面所說的三種需求盡可能地達到統(tǒng)一，即客觀需求能夠被認識并表達。而滿足這個目標的重要條件就是檔案館要對館藏檔案進行積極的宣傳甚至直接推送給用戶。
宣傳是檔案開放的窗戶，檔案館不必拘泥于形式，可利用多種媒介向公眾宣傳已開放的檔案或目錄，尤其要重點宣傳根據(jù)調(diào)研的用戶需求整合出來的目錄，也可以舉辦檔案展覽等。為了貼近人們生活，檔案館可以積極配合重要紀念日、重大歷史事件和活動等，利用檔案信息資源廣泛開展教育。[5]或者，將各種檔案的內(nèi)容進行提取，并利用計算機技術(shù)開發(fā)出一種類似于知識尋寶的小游戲，這樣，公眾在娛樂 之中就學(xué)到了知識，檔案館也達到了傳播檔案信息的目的。
信息推送是一種信息管理技術(shù)，是通過一定的技術(shù)標準或協(xié)議，在互聯(lián)網(wǎng)上通過定期傳送用戶需要的信息來減少信息過載的一項技術(shù)。推送技術(shù)根據(jù)用戶的興趣來搜索、過濾信息，并將其定期推給用戶，幫助用戶高效率地發(fā)掘有價值的信息。檔案館可以借鑒推送技術(shù)及時將用戶可能感興趣的檔案信息傳送給用戶。不過，在當(dāng)前情況下，由于我國檔案的數(shù)字化程度還不高，不能完全依賴互聯(lián)網(wǎng)。這就要求檔案館一方面加緊推進檔案的數(shù)字化，另一方面積極探索多樣化的方式將檔案信息推送給用戶。比如利用第一環(huán)節(jié)建立起的用戶聯(lián)系表，采用郵件或短信的方式將用戶可能感興趣的信息發(fā)給用戶，從而讓用戶及時了解并利用檔案。
四、檔案利用后的信息反饋
檔案利用后的信息反饋是檔案館提高和改善服務(wù)、提高檔案利用效果的保障。具體而言，包含以下幾個方面。
反饋信息的收集。收集內(nèi)容主要包括兩方面：一是檔案用戶對檔案館提供的各項服務(wù)的評價。如檔案工作人員的態(tài)度如何，規(guī)章制度是否合理恰當(dāng)以及提供的檢索工具是否方便易用等方面。二是檔案用戶利用檔案信息的效果評價，如是否解決了實際問題，是否產(chǎn)生了經(jīng)濟效益和社會效益等。[6]收集的方式可通過建立檔案利用效果登記簿主要了解用戶利用時對各項服務(wù)的要求、評價和建議；利用檔案用戶聯(lián)系表定期調(diào)查利用后的效果；也可以建立利用信箱制度隨時接收檔案用戶的反饋。反饋信息的收集要盡量做到準確全面，爭取收集到每一個檔案用戶的反饋意見。
反饋信息的整理和分析。在實際的工作中，檔案用戶反饋回來的信息數(shù)量是龐大的，而且涉及的問題種類繁多。因此，檔案部門要對這些信息進行分門別類的整理、去粗取精獲得有用的反饋信息。然后對這些信息進行統(tǒng)計、分析和歸納，最終得到反映各方面問題的總結(jié)性的結(jié)論。
反饋信息的應(yīng)用。對于用戶反饋回來的具有普遍性的問題，檔案館要真正落到檔案服務(wù)的各個環(huán)節(jié)，并加以改進和提高以滿足用戶的要求。對于那些取得較大現(xiàn)實效用的檔案實例加以匯編，從而為今后的檔案宣傳工作服務(wù)。而對于那些沒有達到現(xiàn)實效用的檔案利用行為，要積極找出原因，進行補救。
二、遵守紀律，嚴守秘密
文書檔案工作人員處理、管理的公文，許多是涉及黨和國家以及單位政治、經(jīng)濟、軍事、科學(xué)文化等重要秘密，或重大的機密科研成果。如果我們不嚴加防范，失去警惕，就有可能使黨和國家在政治上、經(jīng)濟上遭到不可彌補的重大損失。文書檔案工作人員接觸和掌握了大量重要的核心機密，因此，文書檔案工作人員不僅要嚴格遵守保密紀律，而且應(yīng)該具有高度自覺的保密觀念和良好的保密習(xí)慣;不該說的，絕對不說，守口如瓶，不該看的，絕對不看;不該記錄的，絕對不記錄。不在私人通信上或公共場所、家屬子女面前談?wù)摍C密信息，與親戚朋友的交往要適度，要談吐有止;遵寧紀律，同時也要嚴格按照工作的職責(zé)行事，不以工作之便謀取私利。文書檔案工作人員是機關(guān)中經(jīng)常在領(lǐng)導(dǎo)同志身邊工作的人員，同領(lǐng)導(dǎo)同志接觸機會比較多，了解的機密也比較多，因此，他們在為機關(guān)、為領(lǐng)導(dǎo)同志服務(wù)的同時，又有假借領(lǐng)導(dǎo)同志名義謀取私利的機會和可能，也有失密、泄密的可能。因此文書檔案工作人員應(yīng)嚴格遵守紀律，清正廉潔，嚴守黨和國家的機密，以自己的言行確保一切秘密的安全。文書檔案工作人員應(yīng)當(dāng)嚴格遵守黨和國家制定的一系列有關(guān)保密工作的方針、原則和條例，確保國家秘密。
三、精明干練、主動負責(zé)
文書檔案工作是一項服務(wù)性的工作，要嚴格按照領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)和領(lǐng)導(dǎo)同志的意圖辦事，同時還要處理許多事務(wù)性的工作。因此，文書檔案工作人員應(yīng)當(dāng)頭腦靈活，思路敏捷，辦事利落、迅速而有條理，大事小事，案前百事，能分清輕重緩急，大事不誤，小事不漏。文書檔案工作的服務(wù)性和事務(wù)性，決定了文書、檔案工作人員要有勤奮工作，主動負責(zé)的工作態(tài)度。文書檔案工作人員應(yīng)當(dāng)腿勤、手勤、腦勤。在一些規(guī)模較小的單位，文書檔案工作人員同時兼任秘書工作，工作任務(wù)里，因此更需要勤奮并且要有積極主動的負責(zé)精神。
四、埋頭苦干、嚴謹精細
埋頭苦干和嚴謹精細，是文書、檔案工作人員應(yīng)有的工作態(tài)度和工作精神，也是職業(yè)的行為準則。文書檔案工作是屬于事務(wù)性、服務(wù)性的工作，這些工作往往都很具體、繁雜，每一樁，每一件，不干不行，干好義不容辭，要做好這一工作，就必須具有兢兢業(yè)業(yè)、勤勤懇懇、積極奉獻的精神。文書、檔案工作又是十分細致的工作，有許多相當(dāng)細小、零碎的環(huán)節(jié)，稍一馬虎，就會出現(xiàn)這樣或那樣的紕漏和差錯，只有具備嚴謹精細的工作精神，才能做到周到、圓滿。
中圖分類號：TG333.7 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2016）08-0218-01
檔案管理工作也需要隨著社會的發(fā)展不斷的改革創(chuàng)新，創(chuàng)新檔案管理的方法，這不僅能夠提高檔案館路的效果，也符合為了檔案管理發(fā)展的需要，當(dāng)前我國信息化技術(shù)以及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)得到了前所未有的發(fā)展，檔案管理工作需要利用現(xiàn)代先進的技術(shù)手段，提高檔案管理的范圍及規(guī)范化。
一、檔案管理工作創(chuàng)新的意義
我國的發(fā)展，民族的進步都離不開創(chuàng)新，創(chuàng)新對于經(jīng)濟的發(fā)展和我國的建設(shè)起到了至關(guān)重要的作用，創(chuàng)新檔案管理首先需要提高管理人員對于創(chuàng)新的認識程度，清楚的認識到傳統(tǒng)的檔案管理弊端，清醒的認識到市場經(jīng)濟體制下對于檔案管理工作的要求；其次檔案管理人員需要強化自身的創(chuàng)新能力，不斷的專研，大膽實踐，不斷的創(chuàng)新，提高檔案管理工作的質(zhì)量，同時國家需要為我國檔案管理工作提供便利俄條件，通過培訓(xùn)的方式來提高人員的政治素養(yǎng)和專業(yè)素養(yǎng)，同時還要提高我國檔案管理人員的責(zé)任意識，認清自身的使命，這樣有利于檔案管理人員素質(zhì)的全面提高，有利于促進我國檔案管理工作的全面提高。
二、創(chuàng)新我國檔案管理工作的措施
1、強化檔案的信息化好網(wǎng)絡(luò)化進程
傳統(tǒng)的檔案管理主要是進行手工管理，這種管理方式管理效率低，已經(jīng)不適應(yīng)我國社會生產(chǎn)力發(fā)展的需要，因此需要提高檔案管理的效率，提高信息化和網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)在信息管理中的應(yīng)用，電子信息技術(shù)的發(fā)展為檔案管理的信息化進程提供了技術(shù)支持，在計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展的前提下，電子文件的生成、運用以及后期的銷毀工作都可以通過網(wǎng)絡(luò)進行，提高了檔案管理的效果，形成了檔案管理的新模式，也減輕了管理人員的工作負擔(dān)，解放了勞動力。
我國政府為了能夠盡快提高檔案管理的效果，促進檔案管理的信息化和網(wǎng)絡(luò)化進程，已經(jīng)在2012年開始網(wǎng)絡(luò)檢索系統(tǒng)，借助網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺，為用戶提供了更快方便、快捷的服務(wù)，該系統(tǒng)單位建立需要堅持集中統(tǒng)一的原則，這樣才能骨偶實現(xiàn)檢索系統(tǒng)的規(guī)范化和細化，這樣能夠為用戶提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，這也是我國檔案管理工作未來發(fā)展的主要方向。
2、創(chuàng)新檔案管理的標準化進程
新的歷史時期，我國的檔案管理工作已經(jīng)發(fā)生了重大的變化，并且已經(jīng)取得了很大的進步，但是在檔案管理工作的系統(tǒng)和結(jié)構(gòu)還存在一定的弊端，需要相關(guān)的工作人員結(jié)合當(dāng)前時代的發(fā)展狀況以及科技發(fā)展水平進行適度的檔案管理創(chuàng)新，提高檔案管理工作的標準化進程，同時還需要建立檔案管理工作標準化體系，并建立相關(guān)的管理機制。同時隨著科技的發(fā)展，還需要豐富檔案管理內(nèi)容，增加檔案中的音頻資料和視頻資料，檔案需要是記錄重大的歷史事件、重點人物的影響力，這樣可以彌補文字檔案中存在的不足，通過圖像資料來完善檔案管理工作，通過創(chuàng)新檔案管理工作提高檔案管理適應(yīng)時展的能力，為社會提供更加準確的資料，彌補傳統(tǒng)檔案管理工作中存在的不足，強化檔案管理的全面性，完善檔案管理工作的標準化進程。
3、深化檔案管理資源的開發(fā)和利用
我國經(jīng)濟體制改革的變化，市場經(jīng)濟已經(jīng)成為了我國經(jīng)濟的主要形式，想要提高檔案管理工作與市場之間的互動，需要強化檔案管理工作的服務(wù)性，一服務(wù)為主，檔案管理的服務(wù)性是檔案管理工作的根本出發(fā)點和落腳點，近些年來，我國經(jīng)濟、教育等各方面都取得了一定程度的進步，我國國民的思想道德素質(zhì)和文化素質(zhì)都得到了一定程度的提高，因此人們對于檔案的認識程度和理解程度與以前相比也更加的深入，因此人們需要利用檔案所蘊含的信息，更進一步的研究和開發(fā)，這樣可以提高檔案資料對于社會的貢獻，提高檔案的文化創(chuàng)新能力，深化檔案滾利的資源的開發(fā)和利用可以為社會提供更加專業(yè)、更加專業(yè)的檔案信息，滿足社會公眾的需要，突出檔案管理的服務(wù)。
三、結(jié)束語
經(jīng)濟的發(fā)展、社會的進步，檔案管理工作也需要不斷的創(chuàng)新，提高檔案管理的信息化、規(guī)范化以及服務(wù)性，這樣能夠才能夠符合時展的需要，為社會的發(fā)展提供全面的資料，由于國民知識水平的不斷提高，為檔案管理工作的創(chuàng)新提供例如思想基礎(chǔ)，同時我國科技的發(fā)展，尤其是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息化技術(shù)的進步，為檔案管理工作提供了技術(shù)支持。創(chuàng)新檔案管理工作，提供檔案的服務(wù)性能，提高檔案的價值，因此新的時期，需要強化檔案管理工作的創(chuàng)新性，為社會的發(fā)展和進步提供有價值的資源支撐。
參考文獻
[論文關(guān)鍵詞]文秘工作檔案管理
一、提高對文秘工作重要性的認識
文秘工作是以領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)工作有效運轉(zhuǎn)和為領(lǐng)導(dǎo)者決策服務(wù)為宗旨的，輔助于文件、會議、辦事，為其做好參謀，處理好事務(wù)性工作。文秘工作既區(qū)別于領(lǐng)導(dǎo)工作，又不同于業(yè)務(wù)部門的工作，同社會改造活動一樣，文秘工作具有特定的規(guī)范性，主要有以下幾方面：
一是文秘工作的從屬性。文秘工作歷來都是從屬于一個領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)的。它的活動內(nèi)容主要是圍繞著領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)和決策者，為保證順利工作而提供方便條件的。在實際工作中，文秘及其他工作人員需要為領(lǐng)導(dǎo)思維、決策提供信息，提供方案，做好決策前準備工作等；需要及時抓住市場信息，如客戶來電話咨詢工程項目的設(shè)計或客戶前來咨詢工民建或城市規(guī)劃設(shè)計等相關(guān)問題，及時與領(lǐng)導(dǎo)、工作人員聯(lián)系或直接給予解答；需要做出積極的反應(yīng)，抓住商機，為領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)的工作運轉(zhuǎn)和領(lǐng)導(dǎo)者的決策提供輔工作。
二是文秘工作的綜合性。文秘工作大多很被動，很少能按照自己的意圖安排工作，常常是來了電話處理電話事務(wù)或收發(fā)傳真，有了文件取送處理文件，來了客戶接待客戶。協(xié)調(diào)上下級事務(wù)，這也是文秘工作從屬性所決定的。但只要動腦筋，想辦法，凡事超前儲備經(jīng)驗，進行預(yù)測，有多種準備和處理方案，就有望把被動變?yōu)橹鲃恿恕?/p>
三是文秘工作的服務(wù)性。文秘工作的服務(wù)性也是事務(wù)性，服務(wù)性是由從屬性決定的，這是文秘工作的重要特點
二、加強檔案管理勢在必行
文秘工作的性質(zhì)決定了文秘部門加強檔案管理勢在必行，極為關(guān)鍵。
首先，文檔工作離不開檔案管理。文秘工作的性質(zhì)在實踐中凸顯檔案信息的重要，文秘工作必然涉及許多上呈下傳的文件材料，這些文件要及時遞呈領(lǐng)導(dǎo)批閱，然后催辦、歸檔，會直接影響整個企業(yè)的工作效率；能夠使企業(yè)更好地貫徹落實好上級領(lǐng)導(dǎo)部門的精神；為設(shè)計人員提供學(xué)習(xí)進修的信息，使設(shè)計人員的技術(shù)水平不斷提高，有效地促進經(jīng)濟效益?？梢哉f，文秘工作的優(yōu)質(zhì)服務(wù)對墾區(qū)的經(jīng)濟和社會建設(shè)都在起著不可估量的作用。因此，以基礎(chǔ)檔案管理為起點，規(guī)范運作方法才能夠有效地推動文秘工作規(guī)范有序地健康發(fā)展。
其次，搞好檔案管理能夠保證文秘工作的科學(xué)性和全面性。重大活動重要的信息來源和物質(zhì)基礎(chǔ)直接關(guān)系到文秘工作的科學(xué)性、全面性。檔案資料科學(xué)性、準確性增強，全面性、可選性擴增，是文秘工作科學(xué)、準確、全面開展的重要前提和保障。因此，建立健全檔案管理體制是新形勢下對文秘工作的必然要求，也是非常重要的管理手段和工作任務(wù)。
三、文檔工作要更好地為經(jīng)濟建設(shè)服務(wù)
文秘部門要加強檔案管理，更好地為經(jīng)濟建設(shè)服務(wù)，應(yīng)從以下幾個方面入手：
一要建立健全檔案管理機構(gòu)的職能建設(shè)，明確分管部門，為檔案管理提供有力的組織保障，并著力開展檔案管理標準、規(guī)范的研究制定工作，保證為領(lǐng)導(dǎo)決策提供信息的方向性和準確性。
二要加快檔案信息化建設(shè)步伐，提高檔案工作現(xiàn)代化水平，努力做好檔案“三網(wǎng)”（局域網(wǎng)、黨政網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)）“一庫”（數(shù)據(jù)庫）建設(shè)，保證為領(lǐng)導(dǎo)提供決策信息、決策方案的及時性和全面性。
三要及時做好電子歸檔及規(guī)范管理工作。主動介入本單位辦公自動化、電子政務(wù)建設(shè)，通過技術(shù)支持與制度建設(shè)，建立完善的電子文件歸檔機制，加快實現(xiàn)電子文件與紙質(zhì)文件同步歸檔和有效管理，從而保證為領(lǐng)導(dǎo)工作和決策服務(wù)的科學(xué)性和安全性。轉(zhuǎn)貼
四要建立健全檔案管理的保障制度。如檔案信息的專報專題研究制度，編輯、指導(dǎo)、篩選、送審以及追蹤反饋制度等。
五要嚴把工程檔案歸檔質(zhì)量關(guān)。這是做好竣工檔案管理的關(guān)鍵。高質(zhì)量的工程檔案來源于領(lǐng)導(dǎo)的重視，來源于工作人員的群體意識，來源于工作程序的合理和管理制度的健全。在領(lǐng)導(dǎo)重視的良好基礎(chǔ)上，檔案員參加工程竣工驗收，參加科研成果鑒定，參加新設(shè)備購進開箱是“三參加”的重要內(nèi)容，也是加強重點工程檔案管理的關(guān)鍵。因為要做好重點工程檔案管理，首要的任務(wù)就是明確質(zhì)量標準，把住重點工程竣工檔案的歸檔質(zhì)量。黑龍江省農(nóng)墾建筑設(shè)計院建筑設(shè)計具備國家甲級資質(zhì)、城市規(guī)劃具備省乙級資質(zhì)、公路行業(yè)具備省丙級資質(zhì)。該院領(lǐng)導(dǎo)十分重視設(shè)計工程竣工檔案歸檔工作，每項工程從初設(shè)到竣工驗收都層層嚴格把關(guān)。
其主要內(nèi)容是按合同要求，在合同任務(wù)書、地質(zhì)報告、設(shè)計方案、報批圖、施工圖、效果圖、質(zhì)檢、檔案、設(shè)計資質(zhì)等方面，要求建筑設(shè)計師、結(jié)構(gòu)設(shè)計師、水暖電氣設(shè)計師、城市規(guī)劃設(shè)計師都必須肩負起責(zé)任。
四、結(jié)束語
作為一名文檔工作人員必須嚴把設(shè)計竣工檔案的歸檔質(zhì)量，歸檔的設(shè)計竣工檔案必須達到完整、準確、系統(tǒng)的要求。完整的標志就是指按照要求，將形成的各種形式、種類載體、各種內(nèi)容的歸檔資料從建設(shè)項目的提出、立項審批、勘察設(shè)計、到竣工驗收全過程形成的應(yīng)歸檔的文件都要收集齊全；準確的標志是指檔案的內(nèi)容需真實地反映工程竣工時的實際情況和建設(shè)過程，歸檔的竣工資料與實物一致，圖物相符，賬圖相符，技術(shù)數(shù)據(jù)可靠，簽字手續(xù)完備，施工中的設(shè)計變更按有關(guān)規(guī)定進行個性補充或重新繪制，不允許有任何差錯;系統(tǒng)的標志是指文件材料的整理要遵循其自然形成規(guī)律和成套性的特點，保持文件材料之間的有機聯(lián)系，進行科學(xué)分類和系統(tǒng)排列以便于保管和利用。只有這樣，才能保證為領(lǐng)導(dǎo)和部門有效的服務(wù)，更好地優(yōu)化檔案管理，做好文秘工作。
參考文獻：
[1]徐艷.試論檔案工作創(chuàng)新[J].赤峰學(xué)院學(xué)報，2005，(02).
[2]高德武，周愛東，李文.檔案工作創(chuàng)新思路[J].科學(xué)與管理，2005，(02).
隨著社會的不斷進步和發(fā)展，檔案已經(jīng)成為社會和人們生活中的一項重要的工作內(nèi)容。如何加強檔案的管理工作，適應(yīng)社會和人們需要，主要體現(xiàn)在檔案的利用工作上。檔案利用工作，是指檔案部門為了滿足利用需要，向利用者提供檔案材料，為利用者服務(wù)的工作，也就是如何使利用者利用檔案更好地為社會各項事業(yè)服務(wù)的工作。利用是檔案工作的根本目的，是檔案工作賴以生存和發(fā)展的基礎(chǔ)，它在檔案工作中處于中心環(huán)節(jié)，占有突出地位，充分認識檔案利用工作的重要意義，將有利于我們更加努力地做好檔案利用工作。
一、 檔案利用工作在社會實踐中的作用
檔案利用工作是以利用者為服務(wù)對象，以提供館室儲藏檔案為手段采取多種形式和方法，開發(fā)和提供檔案是為黨和國家各項事業(yè)服務(wù)的工作。檔案利用工作是一項服務(wù)性的工作，它通過多種方式為利用者實際提供檔案資料，進行咨詢服務(wù)。它的特點是直接傳遞檔案信息為各項工作服務(wù)，促進社會主義物質(zhì)文明和精神文明建設(shè)。所以這項工作常常被人們稱為“檔案的利用服務(wù)工作”。社會團體各企事業(yè)單位都花費大量的人力物力來保存檔案，其目的都是為了提供“利用”。檔案部門只有做好了檔案的利用工作，才能充分發(fā)揮其作用。
一個檔案部門工作成績的大小，衡量它的標準，首先要看它利用工作的開展情況，為各部門提供了多少檔案，這些檔案的提供究竟取得了多少社會效益和經(jīng)濟效益，從中體現(xiàn)出檔案部門工作成績的大小。檔案的利用工作不僅推動了基礎(chǔ)工作的發(fā)展，也對檔案工作起到了有效的宣傳。
二、 如何做好檔案利用工作
檔案來源于人們的社會活動，具體說就是在各機關(guān)、團體、企事業(yè)單位工作中，以及個人在私人活動中產(chǎn)生出來的。每個人都有可能形成檔案和利用檔案，經(jīng)過長期的實踐，人們對檔案的認識不斷加強，檔案利用工作也在不斷提高。
（一）做好檔案的前期工作。檔案的前期工作是檔案利用工作的基礎(chǔ)，前期工作的好壞直接影響著利用工作的效果。其所進行的收集、整理、鑒定、保管等一系列準備活動都為檔案的利用工作打下了基礎(chǔ)，檔案利用工作是建立在基礎(chǔ)工作之上的，沒有基礎(chǔ)工作就沒有利用工作，基礎(chǔ)工作薄弱，利用工作則不能展開，這兩項工作相輔相成，相互制約，相互促進，不可分割，兩者構(gòu)成檔案工作的全部內(nèi)容。做好基礎(chǔ)工作最終目的是為了查找利用，所以利用工作在整個檔案過程中占主導(dǎo)地位，但它是建立在基礎(chǔ)工作之上，不能離開基礎(chǔ)工作而存在和發(fā)展。就一項基本建設(shè)項目來說，前期文件和后期文件不能分離，就一個規(guī)劃方案來說，依據(jù)性材料、方案性材料等不能分家。更不允許雜亂無章，或任意割裂分散。這一切工作的收集整理都為竣工檔案的立卷歸檔打下了基礎(chǔ)，只有這些基礎(chǔ)工作做好了，檔案的利用工作才能發(fā)揮它重大的作用。
在檔案工作中既要搞好基礎(chǔ)工作注意做好檔案的收集、整理、鑒定、保管、檢查等工作的建設(shè)，又要提高檔案的利用價值。提高檔案利用工作的能力，為社會建設(shè)各方面服務(wù)，這也是檔案工作的最終目的。要實現(xiàn)檔案的有效利用，必須下大力量做好檔案的一切基礎(chǔ)工作，只有基礎(chǔ)工作做好了，才能充分發(fā)揮檔案的作用，才能及時準確地提供高質(zhì)量的檔案信息，為社會經(jīng)濟發(fā)展以及黨和國家各項工作的長遠需要服務(wù)。
（二）全面提高檔案工作人員的素質(zhì)，更好地為檔案利用工作服務(wù)。檔案工作人員對檔案工作要認真負責(zé)、扎實、細致，要做到一絲不茍，來不得半點馬虎，在長期的工作實踐中養(yǎng)成一種自覺的工作作風(fēng)，必須具備為利用者服務(wù)的思想，既要積極熱情又能任勞任怨。在業(yè)務(wù)上指導(dǎo)利用者，幫助選擇所需要的檔案資料。嚴格執(zhí)行各項檔案制度，耐心解答利用者提出的問題并認真聽取利用者對檔案工作的意見和建議。在實踐中不斷提高工作效率和個人素質(zhì)。要做好利用工作還必須進一步明確服務(wù)思想，端正服務(wù)態(tài)度，必須具備高度的重任感和群眾觀點，千方百計為利用者服務(wù)，處處為利用者著想。同時還要解放思想，開動腦筋，及時解決工作中的難題，不斷改革，以適應(yīng)社會各方面的需要。檔案工作屬于服務(wù)性的工作，通過各種形式的服務(wù)來實現(xiàn)管理，寓管理于服務(wù)之中，這也是檔案工作的目的。但它只是一項輔的工作而不是主體工作，對檔案工作的地位和作用既要充分認識，又不能強調(diào)過分。明確服務(wù)性，就要擺正位置，搞好服務(wù)，甘當(dāng)配角，從而要求檔案人員學(xué)習(xí)專業(yè)，熟悉掌握專業(yè)技術(shù)，了解需要，更好地為社會各方面服務(wù)，在服務(wù)中求發(fā)展。
總之，在新的形勢下，隨著市場經(jīng)濟的發(fā)展，檔案工作要服從于經(jīng)濟建設(shè)。各檔案管理工作人員，要根據(jù)各自單位的特點和實際情況，不斷提高管理水平，加強調(diào)查研究，加強綜合分析能力，提出加強改進檔案工作的建議，使檔案事業(yè)健康地向前發(fā)展，為社會主義建設(shè)事業(yè)發(fā)揮更大作用。
【參考文獻】
[1]張蕾.做好新時期檔案管理工作的探索[J].辦公室業(yè)務(wù)，2012（09）.
[2]方豪陽.檔案管理研究熱點評議[J].科技資訊，2015（16）.
[3]周耀林，朱倩.大數(shù)據(jù)時代我國數(shù)字檔案館的建設(shè)與發(fā)展[J].信息資源管理學(xué)報，2015（02）.
[4]郭仲陽. 檔案利用現(xiàn)象的歸納與分析[A]. 決策論壇――系統(tǒng)科學(xué)在工程決策中的應(yīng)用學(xué)術(shù)研討會論文集（上）[C]. 2015.
[5]牛秀英. 企業(yè)檔案在企業(yè)發(fā)展中的地位和作用[J]. 城建檔案， 2009（02）.
近年來，醫(yī)療體制改革的不斷深入，醫(yī)院在經(jīng)營管理工作中所面臨的內(nèi)部環(huán)境和外部環(huán)境發(fā)生了較大的變化，這就對醫(yī)院的管理工作提出了更高的要求。醫(yī)院公文檔案管理作為醫(yī)院管理工作中的基礎(chǔ)性工作，醫(yī)院文書檔案是對醫(yī)院發(fā)展歷史的重要記載，是確保醫(yī)院能夠良性發(fā)展的重要信息依據(jù)，這就對文書檔案的完整性提出了更高的要求。因此，需要強化醫(yī)院文書檔案的管理工作，使其為醫(yī)院的健康、持續(xù)發(fā)展起到重要的保障作用。
一、醫(yī)院文書檔案管理的特點
醫(yī)院文書檔案不僅記載著醫(yī)院的發(fā)展史，更是醫(yī)院重要事件與公文活動資料的匯總，因此在醫(yī)院發(fā)展和管理工作中發(fā)揮著非常重要的作用。新時期醫(yī)院文書檔案管理工作具有以下特點：
（一）規(guī)范性。文書檔案多以領(lǐng)導(dǎo)部門的公文為主，因此在管理工作中需要嚴格對公文的類型、檢查和傳遞等方面進行嚴格規(guī)定，確保實現(xiàn)對公文的規(guī)范性管理。
（二）服務(wù)性。醫(yī)院文書檔案作為醫(yī)院及部門各項決策的重要依據(jù)和參考，其具有較強的服務(wù)性，因此需要在文書檔案管理工作中更好的對其服務(wù)性進行重視，進一步對文書檔案管理工作進行優(yōu)化，提供工作效率，從而更好的為患者提供便利的查詢服務(wù)。
（三）保密性。文書檔案是對醫(yī)院重要事件的真實記錄，同時也是各項公文活動資料的匯總，可以說醫(yī)院內(nèi)部的許多重要信息都會由文書檔案記錄下來，這些信息作為醫(yī)院的內(nèi)部信息資料，具有一定的保密性，一旦發(fā)生信息的泄露，則會對醫(yī)院帶來不良的影響，不利于醫(yī)院的健康、持續(xù)發(fā)展。
二、當(dāng)前醫(yī)院文書檔案管理的現(xiàn)狀
（一）文書檔案管理基礎(chǔ)較差
長期以來醫(yī)院文書檔案管理都處于封閉的狀態(tài)，更重視于保管工作。而且不同時期對文書檔案管理質(zhì)量要求也不同，檔案缺乏統(tǒng)一的整理規(guī)則，再加在醫(yī)院發(fā)展過程中，對檔案工作缺乏重視，經(jīng)費嚴重不足，檔案管理人員整體素質(zhì)較低，這就導(dǎo)致醫(yī)院文書檔案管理基礎(chǔ)較差，不利于各項檔案工作的順利開展。
（二）文書工作與文書檔案工作脫節(jié)
在醫(yī)院管理工作中，文書和檔案處于分塊管理的狀態(tài)，這就導(dǎo)致文書工作與檔案工作存在許多脫節(jié)的情況，無法實現(xiàn)有效的銜接。同時醫(yī)院文書人員由于自身檔案意識淡薄，在日常工作中，往往存在著不能及時進行收集，收集范圍不明確等問題，同時還存在著用紙、裝訂、附件、辦理程序及編號不規(guī)范等情況，文書處理的質(zhì)量不高，這就文書檔案收集工作的質(zhì)量帶來了較大的影響，不利于文書檔案利用工作的開展，同時還會對文件價值鑒定及文件之間的有機聯(lián)系帶來較大的影響。
（三）文書檔案管理意識不強
文書檔案管理工作需要由文書人員和檔案管理人員共同完成，但在實際工作中，文書人員自身檔案意識淡薄，檔案人員也沒有履行對文書人員的指導(dǎo)和監(jiān)管職責(zé)，這就導(dǎo)致文書檔案存在許多不規(guī)范的地方，不利于文書檔案管理工作的開展。
（四）文書檔案管理不規(guī)范
醫(yī)院發(fā)展過程中，對于文書檔案的歸檔一直沒有明確其范圍，這就導(dǎo)致工作人員對于文書檔案歸檔界限在認識上較為模糊，在實際工作中，檔案不能及時歸檔的現(xiàn)象較為常見，檔案極易發(fā)生毀損和丟失。同時在當(dāng)前文書檔案管理工作中信息化技術(shù)應(yīng)用水平不高，管理手段較為落后，這就導(dǎo)致醫(yī)院文書檔案在檢索、查閱過程中受到諸多的制約，對檔案的服務(wù)性帶來不利影響。
二、新時期提高醫(yī)院文書檔案管理水平的策略
（一）提高醫(yī)院文書檔案現(xiàn)代化管理意識
醫(yī)院應(yīng)該具有文書檔案的現(xiàn)代化管理意識。從醫(yī)院管理角度來講，重視文書檔案管理需要從領(lǐng)導(dǎo)做起，只有領(lǐng)導(dǎo)對文書檔案管理的重要作用有了深刻的認識，才能讓檔案人員對文書檔案的管理形成科學(xué)管理意識。在現(xiàn)代化科技信息發(fā)展過程中，醫(yī)院文書檔案管理者必須通過職業(yè)素養(yǎng)提升來熟練運用計算機技術(shù)強化醫(yī)院文書檔案的現(xiàn)代化管理，既為醫(yī)院的醫(yī)療服務(wù)提供資料查詢幫助，又能讓醫(yī)院文書檔案管理水平更一層樓。所以，作為文書檔案管理者，應(yīng)該具有高度服務(wù)意識，認真收集、整理、管理醫(yī)院文書檔案，加強檔案的匯編與分類工作，讓醫(yī)院在醫(yī)療服務(wù)中有據(jù)可依、有章可循。
（二）優(yōu)化文書檔案管理工作
在科學(xué)技術(shù)的發(fā)展影響下，醫(yī)院醫(yī)療衛(wèi)生體系的改革正在持續(xù)進行，在目前形勢下，醫(yī)院的文書檔案管理需要通過現(xiàn)代化技術(shù)設(shè)備更新來提高工作效率，以促進文書檔案管理科學(xué)化。醫(yī)院應(yīng)該完善文書檔案信息管理系統(tǒng)，利用計算機、微縮、光盤之類的多介質(zhì)兼容，對文書檔案的全文進行掃描存入，對文書檔案的案卷級以及文件級等多方面信息進行存儲和檢索，以節(jié)省醫(yī)院文書檔案管理資源，節(jié)省檢索時間，將檢索中的認為失誤率降低，保證檢索準確率，優(yōu)化醫(yī)院文書檔案管理效率。
（三）以制度保證醫(yī)院文書檔案管理質(zhì)量
規(guī)范、完善的文書檔案管理制度是確保醫(yī)院文書檔案管理工作制度化、規(guī)范化的重要保證。醫(yī)院需要認真執(zhí)行國家檔案局的管理政策，從自身的實際情況出發(fā)，對文書檔案材料的規(guī)范范圍、保管時間進行明確規(guī)定，通過正確界定范圍、準確劃分管理期限，使醫(yī)院文書檔案可以準確地反映醫(yī)院情況。加強文書檔案管理的工作執(zhí)行力，使文書檔案管理切實為醫(yī)院的醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展服好務(wù)。將文書檔案管理制度落到實處，院長牽頭、分管領(lǐng)導(dǎo)負責(zé)、檔案管理部門逐級負責(zé)，加強文書檔案管理的監(jiān)督考核，以便于使文書檔案管理制度真正得以落實。
（四）提高醫(yī)院文書檔案管理者的素質(zhì)
醫(yī)院需要全面加強檔案管理者的職業(yè)素質(zhì)，通過講座宣傳、考察交流、培訓(xùn)等方式來提高檔案管理者的專業(yè)能力以及管理素質(zhì)。引導(dǎo)他們通過現(xiàn)代化的新管理方法來落實文書檔案管理，同時可以利用現(xiàn)代電子技術(shù)管理方式來優(yōu)化文書檔案管理效率，使文書檔案管理和醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展同步進行。
三、結(jié)束語
加強醫(yī)院文書檔案的管理，不僅需要醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)要對此項工作給予高度重視，加大資金投入，同時，檔案部門要加大對專業(yè)檔案業(yè)務(wù)知識的培訓(xùn)，全方位提升文書檔案管理人員的綜合素質(zhì)；另一方面，要加強醫(yī)院內(nèi)部各部門間的管理與溝通，充分利用計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，改進服務(wù)方式和手段，真正實現(xiàn)文書檔案管理的飛躍。
參考文獻
一、學(xué)校檔案管理的重要意義
學(xué)校的一項重要管理工作就是檔案管理，檔案管理工作是一項基礎(chǔ)工作，關(guān)系到學(xué)校的整體管理效率。對檔案分類歸納和保管，體現(xiàn)了一個學(xué)校的整體管理水平。學(xué)校是一個教學(xué)機構(gòu)，需要保管的檔案種類很多，具體為：一、一般類管理檔案，包括辦學(xué)條件檔案、學(xué)校管理檔案、教育教學(xué)檔案、學(xué)生檔案。二、教師業(yè)務(wù)檔案，三、基礎(chǔ)建設(shè)檔案，四、會計檔案，五、特殊載體檔案，包括實物檔案、照片檔案、多媒體檔案等。由于種類多項目雜，對檔案管理的要求就會提高。那么如何有效提高學(xué)校檔案管理質(zhì)量，就成為了每個學(xué)校檔案管理者面對的課題。由于學(xué)校檔案的特殊性和重要性，學(xué)校檔案管理要引起學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)足夠的重視。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理的重視程度和投入程度，直接決定了學(xué)校檔案管理的質(zhì)量。學(xué)校檔案包含學(xué)生、教師和學(xué)校本身的大量有價值的信息，保管好檔案對學(xué)校來講是十分必要的。因此，提高學(xué)校檔案管理質(zhì)量具有重要的現(xiàn)實意義。學(xué)校檔案管理所搜集整理的檔案都是關(guān)系學(xué)生的基本信息、教學(xué)工作記錄、教育教學(xué)經(jīng)驗和日常工作記錄，對歸納學(xué)校教學(xué)成果和掌握教學(xué)規(guī)律、開展教學(xué)科研工作都具有促進作用。
但僅僅對檔案管理重視還是不夠的，還需要在檔案管理上采取多種措施，多渠道多層面開闊思路，引進先進的管理經(jīng)驗，強化學(xué)校檔案管理，使學(xué)校檔案管理質(zhì)量和水平有一個整體的提高，更好的為學(xué)校管理服務(wù)。下面結(jié)合我多年的學(xué)校檔案管理工作的經(jīng)驗，對如何提高學(xué)校檔案管理質(zhì)量提一點我自己的看法。
二、提高學(xué)校檔案管理質(zhì)量的具體措施
學(xué)校檔案管理工作是為了搜集學(xué)校日常管理的原始資料，記錄學(xué)校的發(fā)展歷史，記錄教師的教育教學(xué)成果，為學(xué)校今后的發(fā)展提供資料支持和幫助。學(xué)校應(yīng)該認識到檔案的價值，并學(xué)會合理的利用檔案，開發(fā)檔案資源，使檔案為學(xué)校的管理工作服好務(wù)。所以，學(xué)校檔案管理工作質(zhì)量急需提升。結(jié)合我多年的學(xué)校檔案管理工作經(jīng)驗，我覺得要想提高學(xué)校檔案管理質(zhì)量，要從以下兩個方面入手：
1、體現(xiàn)出學(xué)校檔案管理的服務(wù)性，創(chuàng)新檔案服務(wù)理念
學(xué)校檔案管理工作搜集匯總了學(xué)校發(fā)展歷史的資料，是學(xué)校各種信息的一個集合?，F(xiàn)階段，不但要發(fā)揮檔案管理的信息平臺作用，還要讓檔案為我們服務(wù)。
（1）讓學(xué)校檔案管理為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)提供決策依據(jù)
學(xué)校的檔案信息匯集了學(xué)校每個發(fā)展階段的不同材料，包括國家政策、上級精神、學(xué)生信息和教學(xué)科研成果等，所有這些第一手的材料，都給學(xué)校未來發(fā)展提供了方向，使學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)可以從過去的管理方法中汲取養(yǎng)分，搞好當(dāng)今的學(xué)校管理工作。所以，要體現(xiàn)出學(xué)校檔案管理的服務(wù)性質(zhì)，利用好學(xué)校檔案，為學(xué)校發(fā)展服務(wù)，為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)。
（2）讓學(xué)校檔案管理為學(xué)校教學(xué)科研工作提供理論支持
學(xué)校的檔案記錄了學(xué)校各個階段的教學(xué)成績和教學(xué)科研成果，是一個公用的教學(xué)科研信息庫。那么要想搞好教學(xué)科研工作，就要利用好學(xué)校檔案，從學(xué)校檔案中提取所需的教學(xué)科研成果信息，進行合理轉(zhuǎn)化并應(yīng)用在當(dāng)今的教學(xué)實踐中。所以，學(xué)校檔案管理要做好信息共享工作，使廣大教師能夠從檔案中獲取足夠的教育教學(xué)知識，從而推動教研工作有序進行。學(xué)校檔案管理也要轉(zhuǎn)變管理方式，變被動查找為主動提供，為學(xué)校的教學(xué)科研工作提供理論支持。
（3）讓學(xué)校檔案管理為資料查詢工作提供支持和服務(wù)
學(xué)校檔案收錄了學(xué)校、學(xué)生和老師基礎(chǔ)資料、個人信息和教育教學(xué)信息，這些信息都是常用信息，有些時候在學(xué)校管理和老師工作及學(xué)生學(xué)習(xí)中，需要查詢這些信息。例如學(xué)?；A(chǔ)設(shè)施建設(shè)資料、教師的履歷、教師業(yè)務(wù)素質(zhì)考核、學(xué)生學(xué)籍和畢業(yè)生報考及錄取信息等。因此，學(xué)校檔案管理應(yīng)該方便老師、學(xué)生及家長對這些信息的查詢，要為資料查詢工作提供支持和服務(wù)。
學(xué)校檔案管理現(xiàn)階段應(yīng)該從被動管理向主動服務(wù)轉(zhuǎn)變，多層次多角度創(chuàng)新管理方式，樹立服務(wù)理念，用優(yōu)質(zhì)的服務(wù)為學(xué)校管理工作作出貢獻。學(xué)校檔案管理的服務(wù)性要根據(jù)服務(wù)對象和服務(wù)內(nèi)容的不同進行延伸，總之把握一個原則，就是要讓學(xué)校教師員工利用好檔案，發(fā)揮檔案的服務(wù)優(yōu)勢，讓檔案服務(wù)變得更有針對性、更有實效性。
2、開闊檔案管理思路，提升檔案管理人員素質(zhì)
（1）創(chuàng)新檔案管理思想
由于檔案的特殊性，在相當(dāng)長的時間內(nèi)，檔案都給人以神秘的感覺，讓大家覺得檔案是高深莫測的，是不能輕易觸碰的。這種神秘感給人們帶來了畏懼心理，使人們不會也不敢有效使用檔案。使得檔案管理工作只進行了保存，卻忽視了檔案的服務(wù)性，沒有對檔案進行充分的利用。其實這是一種誤區(qū)。人們的畏懼心里源于不清楚檔案的分類，將普通檔案也視為機密檔案，認為利用檔案會泄漏機密。而實際上，檔案中蘊藏的知識量是相當(dāng)豐富的。只要人們好好加以利用，定會對工作產(chǎn)生積極作用。正是源于這種誤區(qū)，所以學(xué)校檔案管理要創(chuàng)新檔案管理思想，變保存為有效利用，使檔案管理適應(yīng)目前教育形勢的發(fā)展，有效開發(fā)檔案的服務(wù)性，讓學(xué)校檔案為學(xué)校建設(shè)和發(fā)展提供支持和服務(wù)，讓普通師生都能學(xué)會運用檔案，讓學(xué)校檔案管理從觀念上進行一個創(chuàng)新。
（2）轉(zhuǎn)變學(xué)校檔案管理模式
因為學(xué)校檔案具有服務(wù)性，所以在運用檔案服務(wù)的時候，就要轉(zhuǎn)變學(xué)校檔案管理模式，建立起完整的檔案使用制度，規(guī)范檔案的收集、整理、歸檔和使用等程序，對檔案管理實行科學(xué)化管理，保證使用程序的規(guī)范化和制度化。學(xué)校檔案管理應(yīng)采取先進的多媒體管理手段，將電子計算機技術(shù)和現(xiàn)代傳媒有效融入學(xué)校檔案管理中來，提升學(xué)校檔案管理水平。在學(xué)校檔案管理中，加大學(xué)校信息化建設(shè)力度，將傳統(tǒng)的文本信息轉(zhuǎn)化成電子文本，節(jié)省了檔案的保管空間和保管難度。建立電子文本后，可以配套建設(shè)電子檔案查詢系統(tǒng)，實現(xiàn)真正意義上的檔案查詢，減輕檔案管理的難度。由于學(xué)校部門多，各部門的信息量很大，教師的教學(xué)科研資料都很重要，都需要及時進行歸檔，基于這種形勢，就要對學(xué)校的各類信息，轉(zhuǎn)變過去的管理模式，由等待存檔變成主動搜集信息，并對信息進行分類整理，使之達到存檔要求，簡而言之就是變被動為主動，實現(xiàn)檔案管理模式的轉(zhuǎn)變。
（3）提高檔案管理人員素質(zhì)
檔案管理工作歸根到底是由人來進行管理和控制的，所以人是第一要素。檔案管理工作的好壞，主要在于檔案管理人員的素質(zhì)高低。學(xué)校的檔案與其他單位的檔案不同，必須具備實用性和服務(wù)性，必須為廣大師生提供可靠的服務(wù)，所以，學(xué)校檔案管理人員必須具備很強的責(zé)任心和專業(yè)素質(zhì)。提高檔案管理人員的素質(zhì)可以從以下兩個當(dāng)面入手：一是職業(yè)道德素質(zhì)，二是專業(yè)技能素質(zhì)。檔案管理人員的職業(yè)道德素質(zhì)可以通過學(xué)校的思想政治教育來實現(xiàn)，通過對檔案管理人員的培訓(xùn)和教育，使其認識到檔案管理的重要性，能主動提升自己的職業(yè)道德素質(zhì)。檔案人員的專業(yè)技能素質(zhì)，就要依靠專業(yè)的檔案管理培訓(xùn)了。要定期對檔案管理人員進行拓展訓(xùn)練和專業(yè)技能培訓(xùn)，使其具有較強的業(yè)務(wù)素質(zhì)，能夠獨立完成檔案管理工作，真正做到將檔案管理事業(yè)當(dāng)作自己一生的事業(yè)來做。此外，還要在學(xué)校建立起檔案管理和查詢網(wǎng)絡(luò)，提高檔案管理的科技含量，減輕檔案管理人員的勞動強度，通過使用計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，提升檔案管理品質(zhì)，實現(xiàn)學(xué)校檔案管理的計算機化和網(wǎng)絡(luò)化，更好的為學(xué)校管理和教學(xué)科研服務(wù)。
（4）增加學(xué)校檔案搜集和整理信息的功能
原有的學(xué)校檔案管理工作只是被動式的等待將需要存檔的資料進行歸檔處理，現(xiàn)階段的學(xué)校檔案管理工作，由于要突出其服務(wù)性，就要增加檔案的搜集信息和整理信息的功能。學(xué)校檔案管理人員要根據(jù)學(xué)校整體形勢和教學(xué)動態(tài)，主動搜集各方面信息，并對信息進行歸納整理，將信息納入到檔案管理系統(tǒng)中來，更好的實現(xiàn)學(xué)校檔案管理的服務(wù)功能，為廣大師生服好務(wù)。
（5）對學(xué)校檔案管理工作作出合理規(guī)劃
學(xué)校檔案管理工作是一項基礎(chǔ)而繁雜的工作，涉及的信息面廣，搜集和整理信息的工作量很大。想要為廣大師生提供有效且實用的信息，并提高學(xué)校檔案管理的服務(wù)性，就要對學(xué)校檔案管理工作作出合理的規(guī)劃。規(guī)劃要包括：重點整理哪些實用信息、需要建立和完善哪些檔案管理制度、需要學(xué)校制定哪些具體政策來保障檔案管理等等。所以，要想搞好學(xué)校檔案管理工作，就要提前謀劃，具有一定的前瞻性，從制度上使檔案管理的服務(wù)渠道暢通，使廣大師生能夠多渠道、全方位的利用學(xué)校的檔案資源，搞好教研和學(xué)習(xí)。
三、總結(jié)
學(xué)校的檔案管理工作之所以重要，是因為這是一項基礎(chǔ)工作，最能體現(xiàn)學(xué)校的信息管理水平。學(xué)校檔案管理工作的質(zhì)量，也能反映出一個學(xué)校的整體管理效率。一個學(xué)校的檔案管理井井有條，也就反映出了學(xué)校管理水平很上檔次。此外，通過上面的分析我們可以知道，學(xué)校檔案不但是學(xué)校管理效率的綜合體現(xiàn)，還具有很強的服務(wù)性，能夠為廣大師生提供可靠的信息查詢，為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)制定決策提供依據(jù)。所以，學(xué)校檔案管理工作意義重大。由于學(xué)校信息種類多項目雜，對檔案管理的要求就會提高。如何有效提高學(xué)校檔案管理質(zhì)量，成了每個學(xué)校檔案管理者面對的課題。通過上面的分析我們可以知道，要想提高學(xué)校檔案管理的質(zhì)量，就要從兩大方面入手，一是體現(xiàn)出學(xué)校檔案管理的服務(wù)性，創(chuàng)新檔案服務(wù)理念，二是開闊檔案管理思路，提升檔案管理人員素質(zhì)。只有做到了這些，才能夠有效提高學(xué)校檔案管理質(zhì)量，才能發(fā)揮學(xué)校檔案管理的作用。
本文結(jié)合了我多年的學(xué)校檔案管理工作經(jīng)驗，對如何提高學(xué)校檔案管理質(zhì)量提出了具體改進措施。希望對廣大學(xué)校檔案工作者提供有益的幫助。
1.正確認識文秘人員檔案工作的重要作用
一個單位的文秘檔案工作，看起來很普通，人們往往在認識上忽視它的存在。該項工作主要是以為領(lǐng)導(dǎo)者決策服務(wù)和追溯以往記錄為宗旨的工作，輔助于文件、會議、辦事，為其做好參謀，處理好事務(wù)性工作。文秘工作具有特定的規(guī)范性，主要有以下幾方面：
一是文秘工作的從屬性。文秘工作歷來都是從屬于一個領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)的。它的活動內(nèi)容主要是圍繞著領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)和決策者，為保證順利工作而提供方便條件的。在實際工作中，文秘及其他工作人員需要為領(lǐng)導(dǎo)思維、決策提供信息，提供方案，做好決策前準備工作等；需要及時抓住市場信息，如客戶來電話咨詢工程項目的設(shè)計或客戶前來咨詢工民建或城市規(guī)劃設(shè)計等相關(guān)問題，及時與領(lǐng)導(dǎo)、工作人員聯(lián)系或直接給予解答；需要做出積極的反應(yīng)，抓住商機，為領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)的工作運轉(zhuǎn)和領(lǐng)導(dǎo)者的決策提供輔工作。 二是文秘工作的綜合性。文秘工作大多很被動，很少能按照自己的意圖安排工作，常常是來了電話處理電話事務(wù)或收發(fā)傳真，有了文件取送處理文件，來了客戶接待客戶。協(xié)調(diào)上下級事務(wù)，這也是文秘工作從屬性所決定的。但只要動腦筋，想辦法，凡事超前儲備經(jīng)驗，進行預(yù)測，有多種準備和處理方案，就有望把被動變?yōu)橹鲃恿恕?三是文秘工作的服務(wù)性。文秘工作的服務(wù)性也是事務(wù)性，服務(wù)性是由從屬性決定的，這是文秘工作的重要特點.
2.加強文秘檔案管理工作是現(xiàn)代企業(yè)建設(shè)的基本要求
文檔工作離不開檔案管理。文秘工作的性質(zhì)在實踐中凸顯檔案信息的重要，文秘工作必然涉及許多上呈下傳的文件材料，這些文件要及時遞呈領(lǐng)導(dǎo)批閱，然后催辦、歸檔，會直接影響整個企業(yè)的工作效率；能夠使企業(yè)更好地貫徹落實好上級領(lǐng)導(dǎo)部門的精神；為設(shè)計人員提供學(xué)習(xí)進修的信息，使設(shè)計人員的技術(shù)水平不斷提高，有效地促進經(jīng)濟效益?？梢哉f，文秘工作的優(yōu)質(zhì)服務(wù)對墾區(qū)的經(jīng)濟和社會建設(shè)都在起著不可估量的作用。因此，現(xiàn)代企業(yè)需要以基礎(chǔ)文秘檔案管理為起點，不斷規(guī)范運作方法，有效地推動文秘工作規(guī)范有序地健康發(fā)展。 因此,一個企業(yè)的文秘檔案工作也就凸顯出其重要的作用，必須全面規(guī)范管理企業(yè)文秘檔案的全過程。
首先，搞好檔案管理能夠保證文秘工作的科學(xué)性和全面性。重大活動重要的信息來源和物質(zhì)基礎(chǔ)直接關(guān)系到文秘工作的科學(xué)性、全面性。檔案資料科學(xué)性、準確性增強，全面性、可選性擴增，是文秘工作科學(xué)、準確、全面開展的重要前提和保障。因此，建立健全文秘檔案管體制是新形勢下對文秘工作的必然要求，也是非常重要的管理手段和工作任務(wù)。
其次，搞好檔案管理能夠保證文秘工作的科學(xué)性和全面性。重大活動重要的信息來源和物質(zhì)基礎(chǔ)直接關(guān)系到文秘工作的科學(xué)性、全面性。檔案資料科學(xué)性、準確性增強，全面性、可選性擴增，是文秘工作科學(xué)、準確、全面開展的重要前提和保障。因此，建立健全檔案管理體制是新形勢下對文秘工作的必然要求，也是非常重要的管理手段和工作任務(wù)。
3.文秘檔案工作要更好地為經(jīng)濟建設(shè)服務(wù)文秘部門要加強檔案管理，更好地為經(jīng)濟建設(shè)服務(wù)，應(yīng)從以下幾個方面入手：
（一）要建立健全檔案管理機構(gòu)的職能建設(shè)，明確分管部門，為檔案管理提供有力的組織保障，并著力開展檔案管理標準、規(guī)范的研究制定工作，保證為領(lǐng)導(dǎo)決策提供信息的方向性和準確性。
（二）要加快檔案信息化建設(shè)步伐，提高檔案工作現(xiàn)代化水平，努力做好檔案“三網(wǎng)”（局域網(wǎng)、黨政網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)）“一庫”（數(shù)據(jù)庫）建設(shè)，保證為領(lǐng)導(dǎo)提供決策信息、決策方案的及時性和全面性。 （三）要及時做好電子歸檔及規(guī)范管理工作。主動介入本單位辦公自動化、電子政務(wù)建設(shè)，通過技術(shù)支持與制度建設(shè)，建立完善的電子文件歸檔機制，加快實現(xiàn)電子文件與紙質(zhì)文件同步歸檔和有效管理，從而保證為領(lǐng)導(dǎo)工作和決策服務(wù)的科學(xué)性和安全性。
（四）要建立健全檔案管理的保障制度。如檔案信息的專報專題研究制度，編輯、指導(dǎo)、篩選、送審以及追蹤反饋制度等。 （五）要嚴把工程檔案歸檔質(zhì)量關(guān)。這是做好竣工檔案管理的關(guān)鍵。高質(zhì)量的亠秘檔案來源于領(lǐng)導(dǎo)的重視，來源于工作人員的群體意識，來源于工作程序的合理和管理制度的健全。
結(jié)束語：
作為一名文檔工作人員必須嚴把設(shè)計竣工檔案的歸檔質(zhì)量，歸檔的設(shè)計竣工檔案必須達到完整、準確、系統(tǒng)的要求。完整的標志就是指按照要求，將形成的各種形式、種類載體、各種內(nèi)容的歸檔資料從建設(shè)項目的提出、立項審批、勘察設(shè)計、到竣工驗收全過程形成的應(yīng)歸檔的文件都要收集齊全；準確的標志是指檔案的內(nèi)容需真實地反映工程竣工時的實際情況和建設(shè)過程，歸檔的竣工資料與實物一致，圖物相符，賬圖相符，技術(shù)數(shù)據(jù)可靠，簽字手續(xù)完備，施工中的設(shè)計變更按有關(guān)規(guī)定進行個性補充或重新繪制，不允許有任何差錯；系統(tǒng)的標志是指文件材料的整理要遵循其自然形成規(guī)律和成套性的特點，保持文件材料之間的有機聯(lián)系，進行科學(xué)分類和系統(tǒng)排列以便于保管和利用。只有這樣，才能保證為領(lǐng)導(dǎo)和部門有效的服務(wù)，才能真正體現(xiàn)文秘工作在一個企業(yè)中的重要作用。
參考文獻：
[1]高德武，周愛東，李文. 檔案工作創(chuàng)新思路[J]. 科學(xué)與管理，2005，(02).
檔案業(yè)務(wù)人員應(yīng)具備的素質(zhì)是由檔案工作的性質(zhì)、任務(wù)、目的和內(nèi)容所決定的。檔案工作的質(zhì)量高低。直接取決于檔案人員的素質(zhì)高低。《檔案法》第九條明確規(guī)定：“檔案管理人員應(yīng)當(dāng)忠于職守，遵守紀律，具備專業(yè)知識。”這是從法律的高度對檔案管理人員的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)提出的要求。隨著社會的進步，經(jīng)濟的發(fā)展，檔案業(yè)務(wù)也在不斷地更新和拓展，特別是信息時代的到來，給檔案工作提出了更高的要求，這就對檔案管理人員在素質(zhì)上提出了新的要求、新的標準。為了加強公路檔案工作更好地為公路建設(shè)服務(wù)。因此，公路檔案工作者應(yīng)具備以下素質(zhì)：
一、政治素質(zhì)
一個公路檔案工作者首先必須具備默默無聞的奉獻精神和忠于職守、實事求是的職業(yè)道德，這是做好公路檔案工作的前提和基礎(chǔ)。公路檔案工作是一項專業(yè)性、技術(shù)性很強的工作，又是一項瑣碎的具體的服務(wù)性工作，是為了滿足公路工程改建、大修、養(yǎng)護管理等需要的服務(wù)性工作。它不直接產(chǎn)生社會和經(jīng)濟效益，是通過利用檔案而產(chǎn)生社會和經(jīng)濟 效益。因此，它的作用從形式上看不十分明顯，所以，很多人不了解公路檔案，不理解公路檔案工作者。事實證明，檔案和檔案工作人員在公路建設(shè)、養(yǎng)護、路政管理等方面起到了重要作用，管好、用好公檔案是公路事業(yè)發(fā)展的一項重要工作。公路檔案工作者不被人理解，這就要求從事公路檔案的工作者有做無名英雄的精神，不為名、不為利、甘當(dāng)人梯，無私奉獻。
二、業(yè)務(wù)素質(zhì)
公路檔案管理工作是一項專業(yè)性強、涉及面廣的工作。做好它不僅涉及到檔案方面的專業(yè)性知識，也涉及到公路建設(shè)、地質(zhì)勘探、規(guī)劃、維權(quán)、路政、養(yǎng)護等工程技術(shù)方面的知識，要有“一專多能”的本領(lǐng)，這是業(yè)務(wù)素質(zhì)方面的要求。這就需要我們有各種相應(yīng)的專業(yè)技術(shù)人員來從事這項專、兼職工作，而檔案工作的收集、整理、保管、鑒定、利用等各環(huán)節(jié)又要求相應(yīng)的檔案專業(yè)人員去做，公路檔案工作者的數(shù)量是有限制的。因此，公路檔案人員只能通過“一專多能”的本領(lǐng)來解決。在自己原有專業(yè)知識的基礎(chǔ)上廣泛學(xué)習(xí)其它學(xué)科的相應(yīng)知識，擴大自己的知識面十分必要，因此，應(yīng)鼓勵專、兼職檔案工作者有專才向通才方面發(fā)展。
公路檔案管理工作又是一項管理性的工作，因此，要求公路檔案工作者具有一定的管理知識，其中重要抓檔案資料的收集、整理、加強業(yè)務(wù)指導(dǎo)等基礎(chǔ)牲工作，保證檔案完整、準確地進室，還要加強法規(guī)、制度建設(shè)，使工作逐步走向標準化的軌道。這樣才能科學(xué)的管理好公路檔案，更好地為公路建設(shè)服務(wù)，“四率”越高，我們的成績就越大。再者，時代的發(fā)展、新技術(shù)大量涌現(xiàn)，我局現(xiàn)已用計算機管理檔案代替了過去的手工管理。同時，要求我們的專、兼職檔案管理人員掌握計算機等現(xiàn)代化管理技術(shù)及相關(guān)的業(yè)務(wù)知識。
三、職業(yè)道德
檔案工作是一項服務(wù)性勞動，是檔案與利用者之間的媒介與紐帶。默默無聞、無私奉獻，是檔案工作的突出特點。所以，企業(yè)檔案管理人員應(yīng)該樹立正確的人生觀、價值觀，樹立全心全意為企業(yè)生產(chǎn)和發(fā)展服務(wù)的思想，愛崗敬業(yè)，勤勤懇懇，不計名利，在平凡中創(chuàng)造不平凡。公路檔案室是一個清水衙門，手中無權(quán)、無名利可言，許多人因此看不起檔案工作，一些從事檔案工作的同志因此而調(diào)換崗位。所以，我們面對市場經(jīng)濟發(fā)展的大潮，要求我們的檔案工作者摒棄名利思想、兢兢業(yè)業(yè)、默默無聞、甘做無名英雄。要有良好的心理素質(zhì)，不為名利所動，這是公路檔案人員隊伍穩(wěn)定的保證。
當(dāng)前，面對公路建設(shè)的發(fā)展，我們檔案工作者應(yīng)穩(wěn)下心來求進步、求發(fā)展，只有這樣才能使公路檔案工作更好的為公路建設(shè)事業(yè)服務(wù)，也只有這樣才能進一步提高我們公路檔案地位，公路檔案工作才能引起各方面的關(guān)注和重視，只有有“為”，才能有“位”。
四、創(chuàng)新精神
檔案工作要在為企業(yè)建設(shè)服務(wù)中取得更大的生存空間，得到最大的發(fā)展，檔案管理人員必須要解放思想、開拓創(chuàng)新，克服看門守攤、墨守陳規(guī)、自我封閉的舊思想，樹立信息產(chǎn)品是商品，信息創(chuàng)造價值的新觀念，善于用豐富的專業(yè)知識指導(dǎo)實踐，分析新情況，解決新問題。
五、工作作風(fēng)
嚴謹?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)是企業(yè)檔案管理人員必不可少的素質(zhì)之一。在實際工作中，必須始終保持政治、學(xué)術(shù)上的嚴肅負責(zé)態(tài)度，對每卷檔案，從整體到細微，都要尊重科學(xué)，尊重客觀，做到精益求精，嚴謹務(wù)實，一絲不茍。
六、服務(wù)意識
一、提高對文秘工作重要性的認識
文秘工作是以領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)工作有效運轉(zhuǎn)和為領(lǐng)導(dǎo)者決策服務(wù)為宗旨的，輔助于文件、會議、辦事，為其做好參謀，處理好事務(wù)性工作。文秘工作既區(qū)別于領(lǐng)導(dǎo)工作，又不同于業(yè)務(wù)部門的工作，同社會改造活動一樣，文秘工作具有特定的規(guī)范性，主要有以下幾方面：
一是文秘工作的從屬性。文秘工作歷來都是從屬于一個領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)的。它的活動內(nèi)容主要是圍繞著領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)和決策者，為保證順利工作而提供方便條件的。在實際工作中，文秘及其他工作人員需要為領(lǐng)導(dǎo)思維、決策提供信息，提供方案，做好決策前準備工作等；需要及時抓住市場信息，如客戶來電話咨詢工程項目的設(shè)計或客戶前來咨詢工民建或城市規(guī)劃設(shè)計等相關(guān)問題，及時與領(lǐng)導(dǎo)、工作人員聯(lián)系或直接給予解答；需要做出積極的反應(yīng)，抓住商機，為領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)的工作運轉(zhuǎn)和領(lǐng)導(dǎo)者的決策提供輔工作。
二是文秘工作的綜合性。文秘工作大多很被動，很少能按照自己的意圖安排工作，常常是來了電話處理電話事務(wù)或收發(fā)傳真，有了文件取送處理文件，來了客戶接待客戶。協(xié)調(diào)上下級事務(wù)，這也是文秘工作從屬性所決定的。但只要動腦筋，想辦法，凡事超前儲備經(jīng)驗，進行預(yù)測，有多種準備和處理方案，就有望把被動變?yōu)橹鲃恿恕?/p>
三是文秘工作的服務(wù)性。文秘工作的服務(wù)性也是事務(wù)性，服務(wù)性是由從屬性決定的，這是文秘工作的重要特點
二、加強檔案管理勢在必行
文秘工作的性質(zhì)決定了文秘部門加強檔案管理勢在必行，極為關(guān)鍵。
首先，文檔工作離不開檔案管理。文秘工作的性質(zhì)在實踐中凸顯檔案信息的重要，文秘工作必然涉及許多上呈下傳的文件材料，這些文件要及時遞呈領(lǐng)導(dǎo)批閱，然后催辦、歸檔，會直接影響整個企業(yè)的工作效率；能夠使企業(yè)更好地貫徹落實好上級領(lǐng)導(dǎo)部門的精神；為設(shè)計人員提供學(xué)習(xí)進修的信息，使設(shè)計人員的技術(shù)水平不斷提高，有效地促進經(jīng)濟效益?？梢哉f，文秘工作的優(yōu)質(zhì)服務(wù)對墾區(qū)的經(jīng)濟和社會建設(shè)都在起著不可估量的作用。因此，以基礎(chǔ)檔案管理為起點，規(guī)范運作方法才能夠有效地推動文秘工作規(guī)范有序地健康發(fā)展。
其次，搞好檔案管理能夠保證文秘工作的科學(xué)性和全面性。重大活動重要的信息來源和物質(zhì)基礎(chǔ)直接關(guān)系到文秘工作的科學(xué)性、全面性。檔案資料科學(xué)性、準確性增強，全面性、可選性擴增，是文秘工作科學(xué)、準確、全面開展的重要前提和保障。因此，建立健全檔案管理體制是新形勢下對文秘工作的必然要求，也是非常重要的管理手段和工作任務(wù)。
三、文檔工作要更好地為經(jīng)濟建設(shè)服務(wù)
文秘部門要加強檔案管理，更好地為經(jīng)濟建設(shè)服務(wù)，應(yīng)從以下幾個方面入手：
一要建立健全檔案管理機構(gòu)的職能建設(shè)，明確分管部門，為檔案管理提供有力的組織保障，并著力開展檔案管理標準、規(guī)范的研究制定工作，保證為領(lǐng)導(dǎo)決策提供信息的方向性和準確性。
二要加快檔案信息化建設(shè)步伐，提高檔案工作現(xiàn)代化水平，努力做好檔案“三網(wǎng)”（局域網(wǎng)、黨政網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)）“一庫”（數(shù)據(jù)庫）建設(shè)，保證為領(lǐng)導(dǎo)提供決策信息、決策方案的及時性和全面性。
三要及時做好電子歸檔及規(guī)范管理工作。主動介入本單位辦公自動化、電子政務(wù)建設(shè)，通過技術(shù)支持與制度建設(shè)，建立完善的電子文件歸檔機制，加快實現(xiàn)電子文件與紙質(zhì)文件同步歸檔和有效管理，從而保證為領(lǐng)導(dǎo)工作和決策服務(wù)的科學(xué)性和安全性。
四要建立健全檔案管理的保障制度。如檔案信息的專報專題研究制度，編輯、指導(dǎo)、篩選、送審以及追蹤反饋制度等。
五要嚴把工程檔案歸檔質(zhì)量關(guān)。這是做好竣工檔案管理的關(guān)鍵。高質(zhì)量的工程檔案來源于領(lǐng)導(dǎo)的重視，來源于工作人員的群體意識，來源于工作程序的合理和管理制度的健全。在領(lǐng)導(dǎo)重視的良好基礎(chǔ)上，檔案員參加工程竣工驗收，參加科研成果鑒定，參加新設(shè)備購進開箱是“三參加”的重要內(nèi)容，也是加強重點工程檔案管理的關(guān)鍵。因為要做好重點工程檔案管理，首要的任務(wù)就是明確質(zhì)量標準，把住重點工程竣工檔案的歸檔質(zhì)量。黑龍江省農(nóng)墾建筑設(shè)計院建筑設(shè)計具備國家甲級資質(zhì)、城市規(guī)劃具備省乙級資質(zhì)、公路行業(yè)具備省丙級資質(zhì)。該院領(lǐng)導(dǎo)十分重視設(shè)計工程竣工檔案歸檔工作，每項工程從初設(shè)到竣工驗收都層層嚴格把關(guān)。
其主要內(nèi)容是按合同要求，在合同任務(wù)書、地質(zhì)報告、設(shè)計方案、報批圖、施工圖、效果圖、質(zhì)檢、檔案、設(shè)計資質(zhì)等方面，要求建筑設(shè)計師、結(jié)構(gòu)設(shè)計師、水暖電氣設(shè)計師、城市規(guī)劃設(shè)計師都必須肩負起責(zé)任。
四、結(jié)束語
作為一名文檔工作人員必須嚴把設(shè)計竣工檔案的歸檔質(zhì)量，歸檔的設(shè)計竣工檔案必須達到完整、準確、系統(tǒng)的要求。完整的標志就是指按照要求，將形成的各種形式、種類載體、各種內(nèi)容的歸檔資料從建設(shè)項目的提出、立項審批、勘察設(shè)計、到竣工驗收全過程形成的應(yīng)歸檔的文件都要收集齊全；準確的標志是指檔案的內(nèi)容需真實地反映工程竣工時的實際情況和建設(shè)過程，歸檔的竣工資料與實物一致，圖物相符，賬圖相符，技術(shù)數(shù)據(jù)可靠，簽字手續(xù)完備，施工中的設(shè)計變更按有關(guān)規(guī)定進行個性補充或重新繪制，不允許有任何差錯;系統(tǒng)的標志是指文件材料的整理要遵循其自然形成規(guī)律和成套性的特點，保持文件材料之間的有機聯(lián)系，進行科學(xué)分類和系統(tǒng)排列以便于保管和利用。只有這樣，才能保證為領(lǐng)導(dǎo)和部門有效的服務(wù)，更好地優(yōu)化檔案管理，做好文秘工作。
參考文獻：
[1]徐艷. 試論檔案工作創(chuàng)新[j]. 赤峰學(xué)院學(xué)報，2005，(02).
[2]高德武，周愛東，李文. 檔案工作創(chuàng)新思路[j]. 科學(xué)與管理，2005，(02).
