時(shí)間：2023-05-15 16:08:45
序論：速發(fā)表網(wǎng)結(jié)合其深厚的文秘經(jīng)驗(yàn)，特別為您篩選了11篇檔案管理政策范文。如果您需要更多原創(chuàng)資料，歡迎隨時(shí)與我們的客服老師聯(lián)系，希望您能從中汲取靈感和知識(shí)！
所謂“嚴(yán)密的檔案法治監(jiān)督”，就是檔案行政管理部門要依法行政，嚴(yán)格履行《檔案法》賦予的監(jiān)督職能，依法對(duì)檔案事務(wù)和檔案行政相對(duì)人進(jìn)行科學(xué)的監(jiān)管。
就檔案行政管理部門以往依法監(jiān)管檔案事務(wù)和檔案行政相對(duì)人來(lái)說(shuō)，檔案行政管理部門做得并不好，是方法簡(jiǎn)單，效果一般。主要的監(jiān)管方法就是實(shí)施檔案行政監(jiān)督檢查（簡(jiǎn)稱“行政檢查”），也就是我們檔案部門常說(shuō)的檔案執(zhí)法檢查。就是這單一的方法其效果也不理想，存在很多問(wèn)題。特別是市縣檔案行政管理部門存在的問(wèn)題就更多。據(jù)對(duì)河南檔案執(zhí)法檢查現(xiàn)狀調(diào)研，一般一個(gè)縣（市、區(qū)）的“檔案行政管理部門每年大約只對(duì)其八分之一的單位進(jìn)行了檔案行政執(zhí)法。顯然，這個(gè)執(zhí)法力度，是很不夠的。從實(shí)地調(diào)研和平時(shí)掌握的情況看，全省縣（市、區(qū)）級(jí)檔案行政管理部門的檔案行政執(zhí)法確實(shí)是個(gè)軟肋，個(gè)別縣（市、區(qū)）檔案行政管理部門有時(shí)一年連一次檔案行政執(zhí)法都沒(méi)有”。[2]即便是對(duì)很少一部分被檢查的單位，“但面對(duì)違法事實(shí)，在履行法定職責(zé)時(shí)，往往過(guò)多考慮到單位與單位之間、個(gè)人與個(gè)人之間的關(guān)系，礙于情面，在實(shí)施行政處理時(shí)，常常是避重就輕、厚此薄彼，處理結(jié)果也往往不盡如人意，大多以責(zé)令整改為主，致使個(gè)別單位出現(xiàn)改了又改的現(xiàn)象，檔案行政處理停留在淺層次上”。[3]很顯然，這些現(xiàn)象的存在離“嚴(yán)密的檔案法治監(jiān)督”和應(yīng)有的“檔案法治治理能力”都有很大的距離。
要改變上述現(xiàn)狀，落實(shí)國(guó)家檔案局提出的檔案治理法治化的目標(biāo)，就應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)檔案行政監(jiān)管的研究，實(shí)施科學(xué)有效的監(jiān)管，將科學(xué)監(jiān)管落實(shí)到檔案行政管理部門具體的檔案行政行為中，以增強(qiáng)檔案治理能力。而科學(xué)有效的監(jiān)管既是檔案治理能力提升的體現(xiàn)，也是檔案治理法治化的重要標(biāo)志。同時(shí)，也是實(shí)現(xiàn)檔案治理法治化的重要研究課題之一，本文就此做一些探索，以期為我國(guó)檔案治理法治化和治理能力建設(shè)提供借鑒和參考。
2 實(shí)施科學(xué)有效監(jiān)管的方法與途徑
實(shí)施科學(xué)有效監(jiān)管的方法與途徑應(yīng)當(dāng)從以下三個(gè)方面入手：
2.1 分類監(jiān)管。一般來(lái)說(shuō)，檔案行政管理就是對(duì)產(chǎn)生與管理檔案的組織機(jī)構(gòu)的檔案事務(wù)進(jìn)行監(jiān)管?！皺n案事務(wù)由管理體制、組織機(jī)構(gòu)架構(gòu)、運(yùn)行模式及物質(zhì)保障等形式性要素和管理制度、歸檔范圍、保管期限、利用服務(wù)、安全設(shè)施等實(shí)質(zhì)性要素構(gòu)成?！盵4]但是，由于產(chǎn)生與管理檔案的組織機(jī)構(gòu)千差萬(wàn)別，有黨政機(jī)關(guān)、事業(yè)單位、國(guó)有企業(yè)，也有社會(huì)團(tuán)體組織、民營(yíng)企業(yè)，等等，由于這些組織機(jī)構(gòu)的性質(zhì)不同，其檔案工作的內(nèi)容也不相同，因此，對(duì)它們既不能夠，也不可能用某種相同的單一方式進(jìn)行監(jiān)管，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行分類，選擇不同的監(jiān)管方法，以適應(yīng)不同類別的組織機(jī)構(gòu)的特性。
2.1.1 對(duì)于黨政機(jī)關(guān)、事業(yè)單位以及國(guó)有企業(yè)檔案事務(wù)的監(jiān)管，要全方位地從嚴(yán)監(jiān)管。也就是要對(duì)其檔案管理體制、組織機(jī)構(gòu)、運(yùn)行模式及人財(cái)物保障、檔案管理制度、歸檔范圍、檔案保管期限、檔案利用服務(wù)、檔案安全設(shè)施等方面按照檔案法律法規(guī)、檔案標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范進(jìn)行全面嚴(yán)格的監(jiān)管。對(duì)于黨政機(jī)關(guān)、事業(yè)單位以及國(guó)有企業(yè)的檔案事務(wù)之所以要全方位地從嚴(yán)監(jiān)管是因?yàn)槠湫纬傻臋n案不僅對(duì)當(dāng)?shù)厣鐣?huì)具有保管利用價(jià)值，對(duì)國(guó)家也具有保管利用價(jià)值;而且其檔案工作和檔案管理所需經(jīng)費(fèi)是由公共財(cái)政負(fù)擔(dān)的。因此，“對(duì)國(guó)家機(jī)構(gòu)形成的檔案及檔案工作的監(jiān)管要嚴(yán)于對(duì)社會(huì)組織形成的檔案及檔案工作的監(jiān)管，這既合情也合理”。[5]
2.1.2 對(duì)于民營(yíng)企業(yè)和其他社會(huì)團(tuán)體組織機(jī)構(gòu)則重點(diǎn)監(jiān)管那些涉及國(guó)家利益、社會(huì)安全和民生的組織機(jī)構(gòu)的檔案事務(wù)。對(duì)于這部分組織機(jī)構(gòu)檔案事務(wù)的監(jiān)管，也應(yīng)當(dāng)分為兩類：其一，對(duì)于那些由公共財(cái)政支持的社會(huì)組織機(jī)構(gòu)的監(jiān)管基本上涉及其整個(gè)檔案事務(wù)，對(duì)其檔案事務(wù)的監(jiān)管內(nèi)容應(yīng)當(dāng)是全面的，可近似于對(duì)黨政機(jī)關(guān)、事業(yè)單位以及國(guó)有企業(yè)檔案事務(wù)的監(jiān)管。對(duì)其監(jiān)管內(nèi)容應(yīng)包括檔案事務(wù)的各個(gè)要素，既有實(shí)質(zhì)性要素也有形式性要素。之所以對(duì)這部分組織機(jī)構(gòu)檔案事務(wù)的監(jiān)管要實(shí)施近似于對(duì)黨政機(jī)關(guān)、事業(yè)單位以及國(guó)有企業(yè)檔案事務(wù)的監(jiān)管，是因?yàn)樗鼈冃纬傻臋n案不僅對(duì)當(dāng)?shù)厣鐣?huì)具有保管利用價(jià)值，對(duì)國(guó)家也具有保管利用價(jià)值，而且其檔案工作和檔案管理所需經(jīng)費(fèi)是由公共財(cái)政支持的。其二，是對(duì)非公共財(cái)政支持的社會(huì)組織機(jī)構(gòu)的檔案事務(wù)的監(jiān)管，對(duì)其的監(jiān)管不應(yīng)當(dāng)涉及全部檔案事務(wù)。對(duì)其檔案事務(wù)的監(jiān)管內(nèi)容則應(yīng)是重點(diǎn)的，而非全面的。主要應(yīng)當(dāng)注重對(duì)實(shí)質(zhì)性要素的監(jiān)管，而對(duì)形式性要素不做強(qiáng)制性的統(tǒng)一要求，甚至可以不管。之所以對(duì)其注重對(duì)實(shí)質(zhì)性要素的監(jiān)管，是因?yàn)樗鼈兩婕皣?guó)家利益、社會(huì)安全和民生。對(duì)它們的監(jiān)管，主要應(yīng)當(dāng)限定在法律法規(guī)所規(guī)定的義務(wù)性、禁止性條款上。對(duì)其在檔案事務(wù)上是否履行了其應(yīng)盡的義務(wù)，是否有違反禁止性條款的行為發(fā)生進(jìn)行監(jiān)督。只要其不違反禁止性條款的規(guī)定，履行了義務(wù)，具體如何實(shí)施形式性要素，則是其自己的事情，?n案行政管理部門無(wú)需監(jiān)管，也無(wú)權(quán)監(jiān)管。因?yàn)?，隨著社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的建立，許多企業(yè)與社會(huì)組織已經(jīng)采用了不同的檔案管理體制、組織機(jī)構(gòu)架構(gòu)、運(yùn)行模式。檔案行政管理部門既無(wú)力也不應(yīng)當(dāng)要求其采用與政府機(jī)關(guān)相同的形式要素。如果非要強(qiáng)制其按相同的形式要素來(lái)管理檔案工作，則實(shí)際上是一種亂作為。
2.1.3 對(duì)于其他一般民營(yíng)企業(yè)和其他社會(huì)團(tuán)體組織機(jī)構(gòu)，則應(yīng)當(dāng)采取一般的宣傳、培訓(xùn)、指導(dǎo)等的監(jiān)管方式。對(duì)民營(yíng)企業(yè)和其他社會(huì)團(tuán)體組織機(jī)構(gòu)檔案事務(wù)的監(jiān)管，傳統(tǒng)的宣傳、培訓(xùn)等共性的監(jiān)管方法仍然行之有效。當(dāng)然，這些監(jiān)管工作并不一定非要檔案行政管理部門來(lái)做，這些監(jiān)管工作可以“通過(guò)政府購(gòu)買服務(wù)的方式，由高校、檔案學(xué)會(huì)協(xié)會(huì)、檔案館、檔案中介等專業(yè)機(jī)構(gòu)提供。檔案行政管理機(jī)構(gòu)需要做的是，做好宣傳、培訓(xùn)的計(jì)劃、內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)與要求等，選擇合適的專業(yè)機(jī)構(gòu)，并對(duì)其履約情況進(jìn)行嚴(yán)格監(jiān)督”。[6]
2.2 協(xié)同監(jiān)管。檔案工作與各行各業(yè)的工作有著千絲萬(wàn)縷的聯(lián)系，只靠檔案行政管理部門“單打獨(dú)斗”難以起到應(yīng)有的監(jiān)管效果，檔案行政管理部門單獨(dú)進(jìn)行監(jiān)管的精力十分有限，而且效果很一般，并且在許多方面檔案行政管理部門的監(jiān)管都難以觸及。因而，應(yīng)當(dāng)采取協(xié)同監(jiān)管的方式，形成合力，實(shí)施“大監(jiān)管”。檔案協(xié)同監(jiān)管體系建設(shè)的最終目標(biāo)是通過(guò)營(yíng)造良好的外部環(huán)境，鼓勵(lì)檔案事業(yè)有序健康發(fā)展，有效防范各種不利于檔案事業(yè)發(fā)展的因素，著力促進(jìn)檔案事業(yè)各參與主體的規(guī)范及自律機(jī)制，推動(dòng)我國(guó)檔案事業(yè)朝著更加專業(yè)和高效的方向發(fā)展。探索建立多主體間協(xié)同治理協(xié)同監(jiān)管的運(yùn)行方式和機(jī)制。具體來(lái)說(shuō)，主要包括如下內(nèi)容：
2.2.1 建立以檔案行政管理部門為主，聯(lián)合管理組織機(jī)構(gòu)的監(jiān)管協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)，增強(qiáng)監(jiān)管合力。以“專業(yè)分工、條塊分割”為特征的傳統(tǒng)檔案行政監(jiān)管體制，暴露出各個(gè)部門壁壘、協(xié)調(diào)成本高和監(jiān)管漏洞等諸多弊端，難以適應(yīng)快速多變的信息化社會(huì)對(duì)檔案事務(wù)的監(jiān)管需求。當(dāng)前，順應(yīng)信息化時(shí)代要求，強(qiáng)化檔案行政管理部門和不同行業(yè)行政管理部門之間的合作和協(xié)調(diào)，構(gòu)建無(wú)縫隙、一體化的“整體型政府”已成為當(dāng)前公共行政改革的新趨勢(shì)。[7]對(duì)檔案事務(wù)的監(jiān)管也應(yīng)順應(yīng)這一趨勢(shì)，在進(jìn)一步細(xì)化各個(gè)部門監(jiān)管職責(zé)的基礎(chǔ)上，著力構(gòu)建跨部門的協(xié)同監(jiān)管體制。建立以檔案行政管理部門為主，聯(lián)合管理組織機(jī)構(gòu)的主要部門（如國(guó)資委、工商局、民政局等）為成員的監(jiān)管協(xié)調(diào)委員會(huì)，制定協(xié)調(diào)監(jiān)管策略、方法，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)監(jiān)管檔案事務(wù)。盡快設(shè)立聯(lián)席會(huì)議，建立健全信息溝通共享機(jī)制、信息披露機(jī)制和違法違規(guī)行為協(xié)查機(jī)制，開展跨部門綜合執(zhí)法，形成監(jiān)管合力。
2.2.2 構(gòu)建檔案行政管理部門與各行各業(yè)行政管理部門依法分工協(xié)同監(jiān)管的模式。檔案事務(wù)的協(xié)同監(jiān)管不僅需要檔案行政管理部門與各行各業(yè)行政管理部門多主體各司其職，共同參與，更需要各主體之間圍繞共同目標(biāo)凝聚共識(shí)，依法依托統(tǒng)一協(xié)同的監(jiān)管平臺(tái)，互聯(lián)、互通、互動(dòng)、互助，形成有機(jī)的協(xié)同監(jiān)管體系。第一，在建立以檔案行政管理部門為主，聯(lián)合管理組織機(jī)構(gòu)的監(jiān)管協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)的基礎(chǔ)上，建立多種形式的協(xié)同監(jiān)管交流協(xié)商機(jī)制。轉(zhuǎn)變檔案行政管理部門“單打獨(dú)斗”的傳統(tǒng)監(jiān)管模式，通過(guò)多種形式的對(duì)話和協(xié)商，檔案行政管理部門與各行各業(yè)行政管理部門共同商討檔案事業(yè)發(fā)展中遇到的矛盾與問(wèn)題，研究解決策略，促進(jìn)檔案事業(yè)協(xié)同監(jiān)管各主體間的充分溝通，彼此尊重，凝聚共識(shí)。第二，依法規(guī)范檔案行政管理部門與各行各業(yè)行政管理部門各自對(duì)檔案事務(wù)的監(jiān)管邊界，明確各自的監(jiān)管責(zé)任，積極主動(dòng)地協(xié)同監(jiān)管，特別是要注意管好檔案行政管理部門與各行各業(yè)行政管理部門監(jiān)管檔案事務(wù)的結(jié)合部，消滅“?糲潞凇保?不留漏洞，不留空白地帶。第三，加強(qiáng)檔案行政管理部門與各行各業(yè)行政管理部門具體監(jiān)管工作的互動(dòng)互助。通過(guò)一定的溝通平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案行政管理部門與各行各業(yè)行政管理部門的有效互動(dòng)，為對(duì)方和雙方檔案事務(wù)的結(jié)合部的監(jiān)管范圍執(zhí)法提供信息，互動(dòng)幫助提高檔案事務(wù)監(jiān)管執(zhí)法的精準(zhǔn)度。
2.2.3 積極鼓勵(lì)社會(huì)力量和公眾參與監(jiān)管，充分發(fā)揮社會(huì)的協(xié)同監(jiān)管作用。面對(duì)眾多的民營(yíng)企業(yè)和其他社會(huì)團(tuán)體組織機(jī)構(gòu)的檔案事務(wù)，僅僅依靠檔案行政管理部門單一的監(jiān)管主體，顯然很難監(jiān)管到位。因此，應(yīng)當(dāng)積極鼓勵(lì)社會(huì)力量和公眾參與監(jiān)管，通過(guò)檔案行政管理部門、社會(huì)第三方力（包括檔案學(xué)會(huì)、檔案中介機(jī)構(gòu)等）和社會(huì)公眾“三位一體”監(jiān)管機(jī)制進(jìn)行合作協(xié)同監(jiān)管，充分發(fā)揮社會(huì)的協(xié)同監(jiān)管作用。
2.3 創(chuàng)新監(jiān)管?？茖W(xué)監(jiān)管的動(dòng)力是開拓創(chuàng)新，對(duì)檔案事務(wù)監(jiān)管的創(chuàng)新，主要應(yīng)當(dāng)從以下幾個(gè)方面進(jìn)行。
2.3.1 改變監(jiān)管理念，實(shí)施陽(yáng)光監(jiān)管。其一，建立檔案行政監(jiān)管權(quán)力清單制度，公開監(jiān)管權(quán)力與事項(xiàng)。凡是涉及檔案行政監(jiān)管權(quán)力的，要在清單中一一列出，每一項(xiàng)監(jiān)管職權(quán)都必須明確列出與之對(duì)應(yīng)的職責(zé)，以及相關(guān)的責(zé)任追究?jī)?nèi)容，做到有權(quán)必有責(zé)，權(quán)責(zé)相對(duì)等，防止檔案行政監(jiān)管權(quán)力的異化。凡是不涉及國(guó)家秘密和國(guó)家安全的，檔案行政管理部門都要把監(jiān)管事項(xiàng)、內(nèi)容、依據(jù)、標(biāo)準(zhǔn)等一一列出。按照政務(wù)信息公開的原則，充分向社會(huì)公開。并對(duì)監(jiān)管對(duì)象按照公開的監(jiān)管事項(xiàng)及時(shí)進(jìn)行監(jiān)管。其二，加強(qiáng)社會(huì)力量監(jiān)督。要保證檔案行政監(jiān)管權(quán)力清單的實(shí)施效果，還應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)社會(huì)力量監(jiān)督。要讓社會(huì)群眾參與到檔案行政監(jiān)管權(quán)力清單制度的運(yùn)行過(guò)程中來(lái)，增強(qiáng)社會(huì)群眾對(duì)檔案行政監(jiān)管權(quán)力清單的認(rèn)同感。加強(qiáng)輿論宣傳，積極營(yíng)造社會(huì)群眾監(jiān)督檔案行政監(jiān)管職責(zé)履行的氛圍。拓寬社會(huì)公眾參與渠道，搭建各種平臺(tái)，鼓勵(lì)引導(dǎo)社會(huì)群眾參與監(jiān)督檔案行政監(jiān)管權(quán)力清單制度運(yùn)行的全過(guò)程，形成全社會(huì)廣泛參與的監(jiān)督格局，更促使檔案行政管理部門依法監(jiān)管。
2.3.2 改革監(jiān)管方式，采用多樣監(jiān)管。一是激勵(lì)型監(jiān)管。激勵(lì)型監(jiān)管，是指檔案行政管理部門使用物質(zhì)和精神誘因方式和手段間接引導(dǎo)檔案行政相對(duì)人為或不為一定的行為，以實(shí)現(xiàn)其既定的政策目標(biāo)的行政活動(dòng)方式。激勵(lì)型監(jiān)管容易使被監(jiān)管的檔案行政相對(duì)人接受而自愿實(shí)施特定行為從而實(shí)現(xiàn)監(jiān)管目標(biāo)。二是協(xié)商性監(jiān)管。協(xié)商性監(jiān)管是指為了實(shí)現(xiàn)檔案行政管理監(jiān)管目標(biāo)，“監(jiān)管主體與被監(jiān)管主體或第三方組織在對(duì)話協(xié)商的基礎(chǔ)上，共同制定監(jiān)管政策和目標(biāo)，并圍繞目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)以契約或其他形式明確各自權(quán)利義務(wù)且付諸實(shí)現(xiàn)的監(jiān)管方式”。[8]協(xié)商性監(jiān)管極好地體現(xiàn)了合作治理理念。協(xié)商性監(jiān)管的優(yōu)勢(shì)在于：各方主體能夠更為廣泛地直接參與;創(chuàng)造性地解決監(jiān)管問(wèn)題的機(jī)會(huì);避免訴訟的潛在可能。三是行政指導(dǎo)。檔案行政指導(dǎo)是指檔案行政管理部門針對(duì)特定的檔案行政相對(duì)人采用輔導(dǎo)、協(xié)助、勸告、建議、示范、告誡等非強(qiáng)制性的方法或手段，促使檔案行政相對(duì)人為或不為一定行為從而實(shí)現(xiàn)一定的檔案行政目的的行為。相對(duì)于其他監(jiān)管方式，被監(jiān)管的檔案行政相對(duì)人對(duì)是否接受指導(dǎo)具有行為選擇上的自主性。檔案行政指導(dǎo)以其簡(jiǎn)便、靈活的特點(diǎn)，充分發(fā)揮出補(bǔ)充替代、協(xié)商疏通、引導(dǎo)促進(jìn)、預(yù)防抑制的作用，不但彌補(bǔ)了檔案法律法規(guī)的某些空白，而且充分調(diào)動(dòng)了檔案行政相對(duì)人的積極性。
2.3.3 改善“技管”條件，推行智能監(jiān)管。積極運(yùn)用云計(jì)算、物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)等現(xiàn)代信息化手段創(chuàng)新和加強(qiáng)檔案行政監(jiān)管。搭建檔案行政管理部門與各行各業(yè)行政管理部門之間信息溝通平臺(tái)。加快檔案行政管理部門與各行各業(yè)行政管理部門之間的監(jiān)管信息資源共享、互聯(lián)互通，全面整合各種檔案監(jiān)管信息資源，為檔案行政監(jiān)管提供強(qiáng)有力的技術(shù)支撐，以提高檔案行政管理部門的檔案治理能力。
路政管理檔案，主要包括公路路產(chǎn)、路政裝備、路政處罰、路政復(fù)議、路政訴訟、路政許可、公路街道化治理、文書資料、人員檔案等。它是反映路政管理部門歷史真實(shí)面貌的重要依據(jù)，是路政管理決策和制定政策的基礎(chǔ)，也是衡量路政管理科學(xué)化和現(xiàn)代化的重要尺度，更是路政管理工作的重要法律憑證。作為一名路政人員，在實(shí)踐工作中發(fā)現(xiàn)，看似枯燥的路政檔案管理，也有大學(xué)問(wèn)。
一、路政檔案歸檔管理工作中存在的問(wèn)題
（一）檔案管理人員素質(zhì)有待提高。路政檔案具有專業(yè)性強(qiáng)、獨(dú)立性強(qiáng)、保存性強(qiáng)、規(guī)范性強(qiáng)的特點(diǎn)，是一項(xiàng)系統(tǒng)性很強(qiáng)的工作，從事路政檔案管理人員必須具有較強(qiáng)的責(zé)任心和事業(yè)心，不僅要熟悉路政業(yè)務(wù)還要集文字、管理等綜合能力于一體，除了要熟悉各種檔案、臺(tái)賬、工作報(bào)表之外，還要做好各種文字材料的撰寫工作，協(xié)調(diào)路政與各方面的關(guān)系等等。日常工作中，由于認(rèn)識(shí)的差距和管理工作的漏洞，導(dǎo)致路政內(nèi)外業(yè)工作關(guān)系銜接不到位，很多外業(yè)數(shù)據(jù)不能及時(shí)反饋到檔案管理人員手中，漏報(bào)、誤報(bào)現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，該收集的第一手資料得不到收集，導(dǎo)致各種數(shù)據(jù)失真，影響領(lǐng)導(dǎo)的正確決策，造成不必要的損失，制約了路政管理工作的全面發(fā)展。
（二）路政檔案歸檔管理不規(guī)范。路政檔案管理中存在歸檔不健全、收集不完整、整理不規(guī)范、管理不集中等問(wèn)題。具體表現(xiàn)在：一是．有關(guān)處罰案件、許可審批不能及時(shí)錄入路政業(yè)務(wù)系統(tǒng)，使紙質(zhì)文檔和電子檔案存在一定的沖突，紙質(zhì)文檔和電子檔案在某些案卷上不能完全匹對(duì)，信息傳遞不暢，工作效率低下：二是，電子檔案中樁號(hào)有參差。由于公路的改擴(kuò)建，安保工程的實(shí)施，及地方上的城鎮(zhèn)建設(shè)，公路縣別名稱不斷變化，電子檔案的樁號(hào)沒(méi)有及時(shí)更新和補(bǔ)全。造成前幾年的臺(tái)賬與現(xiàn)今的臺(tái)賬不一致。檔案出現(xiàn)前后不統(tǒng)一；三是，有些路政管理部門不嚴(yán)格按照檔案管理制度執(zhí)行，有檔案專柜，無(wú)檔案室和防盜設(shè)施，缺乏防蟲、防潮、防鼠設(shè)施，缺乏必要的保密措施，存在未經(jīng)路政檔案管理員同意就隨意翻動(dòng)的現(xiàn)象。
二、加強(qiáng)路政檔案管理的幾點(diǎn)建議
路政檔案管理是路政工作的主要內(nèi)容之一，要以《中華人民共和國(guó)檔案法》和相關(guān)法律、法規(guī)為依據(jù)，切實(shí)做好檔案管理工作。
（一）建立健全檔案管理運(yùn)作機(jī)制。搞好路政檔案的管理，單位和部門領(lǐng)導(dǎo)要充分認(rèn)識(shí)路政檔案的作用，要從思想上、組織上保障檔案管理人員的地位和作用，而且要正確協(xié)調(diào)好內(nèi)外的關(guān)系，使內(nèi)外人員團(tuán)結(jié)合作，促進(jìn)路政管理工作的全面發(fā)展。單位和路政部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)和檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改，及時(shí)查漏補(bǔ)缺，并將檔案管理工作納入工作日程，真正做到認(rèn)識(shí)到位、組織到位、措施到位，將路政檔案工作作為行政管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容納入年度目標(biāo)與路政工作同部署、同組織、同考核，使之更加規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。
一、財(cái)政檔案現(xiàn)代化管理工作的存在問(wèn)題
近年來(lái)，隨著財(cái)政檔案工作者業(yè)務(wù)水平的提高，檔案的管理工作也逐漸走上規(guī)范化的路線，但一些需要解決的問(wèn)題也時(shí)刻提醒著檔案管理工作還需要與時(shí)俱進(jìn)，還需要跟上現(xiàn)代化管理的腳步。
（一）檔案全部實(shí)現(xiàn)電子歸檔難度較大
與紙質(zhì)文件相比，電子歸檔是一項(xiàng)更加艱苦細(xì)致且難度較大的工作，因?yàn)榇蠖鄶?shù)電子文件形成者局限于傳統(tǒng)觀念，誤認(rèn)為電子文件不是文件而忽視其歸檔，或怕增加工作量而不愿承擔(dān)此項(xiàng)工作。
（二）檔案管理工作者現(xiàn)代化操作水平不高
由于電子文件必須借助計(jì)算機(jī)編目歸檔，這對(duì)不熟悉電腦操作技術(shù)的檔案工作者來(lái)說(shuō)，不像從事紙質(zhì)文件立卷工作駕輕就熟，容易產(chǎn)生煩躁情緒。
（三）檔案現(xiàn)代化管理操作程序不統(tǒng)一
目前，檔案工作的現(xiàn)代化管理沒(méi)有出臺(tái)統(tǒng)一規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)和制度，各地方也缺乏操作的實(shí)施意見(jiàn)。各單位雖然依據(jù)自己的情況，開發(fā)了一些檔案的系統(tǒng)軟件，但是在遇到問(wèn)題時(shí)，還是難免局限于操作的不規(guī)范，所用的操作系統(tǒng)缺乏全面性和可聯(lián)系性。
（四）檔案收集歸檔的不完整
財(cái)政檔案所涉及的業(yè)務(wù)檔案、會(huì)計(jì)檔案非常多，除檔案部門負(fù)責(zé)接收的檔案外，其他業(yè)務(wù)檔案均分散在相應(yīng)的業(yè)務(wù)部門，而業(yè)務(wù)科室事務(wù)繁雜，檔案的采集、整理、歸檔難以做到現(xiàn)代化操作系統(tǒng)的整齊規(guī)范，因而檔案收集歸檔不夠完整。
二、實(shí)現(xiàn)財(cái)政檔案現(xiàn)代化管理的一些對(duì)策
（一）提高領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的重視程度
要做好檔案工作，必須得到領(lǐng)導(dǎo)的支持，領(lǐng)導(dǎo)是否重視檔案工作，在很大程度上取決于對(duì)檔案員工作的滿意度。因此，要加強(qiáng)宣傳，增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí)。單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作不夠重視，大多都是因?yàn)槿狈n案意識(shí)，認(rèn)為檔案工作不是主要工作，可有可無(wú)，這就需要檔案員經(jīng)常向領(lǐng)導(dǎo)宣傳檔案工作。檔案工作者要勤向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案工作情況，使領(lǐng)導(dǎo)受觸動(dòng)、受啟發(fā)；另外，要努力做好檔案服務(wù)工作，及時(shí)為領(lǐng)導(dǎo)提供上級(jí)機(jī)關(guān)和檔案部門下發(fā)的相關(guān)文件材料，為領(lǐng)導(dǎo)提供檔案利用信息，使領(lǐng)導(dǎo)逐漸認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要性。爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)重視后，檔案工作人員還要注重完善自我，熱愛(ài)本職工作，忠于職守，發(fā)揮主觀能動(dòng)性，做出業(yè)績(jī)，做出水平，讓領(lǐng)導(dǎo)滿意，更好地為單位的發(fā)展服務(wù)。
（二）建立和規(guī)范新形勢(shì)下檔案現(xiàn)代化管理制度
計(jì)算機(jī)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，辦公自動(dòng)化的迅速發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)的不斷延伸和發(fā)展，日益迫切地需要確保檔案的可靠性和安全性。因此，各級(jí)檔案管理部門要根據(jù)新問(wèn)題、新要求建立并結(jié)合本單位實(shí)際制訂一套科學(xué)、合理、嚴(yán)密的管理制度，切實(shí)可行的檔案收集、整理、保管、利用的操作規(guī)程，以避免在電子文件的各個(gè)環(huán)節(jié)中信息更改或丟失，從而維護(hù)電子文件的原始性和真實(shí)性，保證檔案管理現(xiàn)代化持續(xù)、有效地發(fā)展。
（三）提高檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平
檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)的現(xiàn)狀是檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化落后和軟件應(yīng)用的“多、亂、雜”，這些都嚴(yán)重影響了檔案現(xiàn)代化系統(tǒng)整體水平的提高。系統(tǒng)的主要矛盾不是硬件設(shè)備的缺乏，而是功能并沒(méi)有得到充分發(fā)揮。應(yīng)建立一套統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，并適時(shí)加以更新和規(guī)范化，為相關(guān)部門的檔案管理工作提供可管理的依據(jù)。
（四）建設(shè)一支具有現(xiàn)代化素質(zhì)的管理者隊(duì)伍
隨著經(jīng)濟(jì)和社會(huì)的飛速發(fā)展，各種檔案在國(guó)民經(jīng)濟(jì)發(fā)展中的作用越來(lái)越大，財(cái)政檔案是財(cái)政局的重要文件，其記載的內(nèi)容可反映出地區(qū)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的重要證據(jù)，高質(zhì)量的財(cái)政檔案可為領(lǐng)導(dǎo)層決策提供基礎(chǔ)，并為相關(guān)政策的制定提供客觀依據(jù)，因此對(duì)財(cái)政檔案的管理具有很大的社會(huì)效益，對(duì)財(cái)政檔案實(shí)行現(xiàn)代化管理有利于提高財(cái)政檔案的管理水平，使其發(fā)揮更大的作用。財(cái)政檔案現(xiàn)代化管理就是用現(xiàn)代化的技術(shù)手段以及現(xiàn)代化的管理方法，來(lái)對(duì)財(cái)政檔案進(jìn)行科學(xué)而高效的管理，以使財(cái)政檔案保持完整性和較高的質(zhì)量。
一、財(cái)政檔案現(xiàn)代化管理工作的存在問(wèn)題
近年來(lái)，隨著財(cái)政檔案工作者業(yè)務(wù)水平的提高，檔案的管理工作也逐漸走上規(guī)范化的路線，但一些需要解決的問(wèn)題也時(shí)刻提醒著檔案管理工作還需要與時(shí)俱進(jìn)，還需要跟上現(xiàn)代化管理的腳步。
（一）檔案全部實(shí)現(xiàn)電子歸檔難度較大
與紙質(zhì)文件相比，電子歸檔是一項(xiàng)更加艱苦細(xì)致且難度較大的工作，因?yàn)榇蠖鄶?shù)電子文件形成者局限于傳統(tǒng)觀念，誤認(rèn)為電子文件不是文件而忽視其歸檔，或怕增加工作量而不愿承擔(dān)此項(xiàng)工作。
（二）檔案管理工作者現(xiàn)代化操作水平不高
由于電子文件必須借助計(jì)算機(jī)編目歸檔，這對(duì)不熟悉電腦操作技術(shù)的檔案工作者來(lái)說(shuō)，不像從事紙質(zhì)文件立卷工作駕輕就熟，容易產(chǎn)生煩躁情緒。
（三）檔案現(xiàn)代化管理操作程序不統(tǒng)一
目前，檔案工作的現(xiàn)代化管理沒(méi)有出臺(tái)統(tǒng)一規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)和制度，各地方也缺乏操作的實(shí)施意見(jiàn)。各單位雖然依據(jù)自己的情況，開發(fā)了一些檔案的系統(tǒng)軟件，但是在遇到問(wèn)題時(shí)，還是難免局限于操作的不規(guī)范，所用的操作系統(tǒng)缺乏全面性和可聯(lián)系性。
（四）檔案收集歸檔的不完整
財(cái)政檔案所涉及的業(yè)務(wù)檔案、會(huì)計(jì)檔案非常多，除檔案部門負(fù)責(zé)接收的檔案外，其他業(yè)務(wù)檔案均分散在相應(yīng)的業(yè)務(wù)部門，而業(yè)務(wù)科室事務(wù)繁雜，檔案的采集、整理、歸檔難以做到現(xiàn)代化操作系統(tǒng)的整齊規(guī)范，因而檔案收集歸檔不夠完整。
二、實(shí)現(xiàn)財(cái)政檔案現(xiàn)代化管理的一些對(duì)策
（一）提高領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的重視程度
要做好檔案工作，必須得到領(lǐng)導(dǎo)的支持，領(lǐng)導(dǎo)是否重視檔案工作，在很大程度上取決于對(duì)檔案員工作的滿意度。因此，要加強(qiáng)宣傳，增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí)。單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作不夠重視，大多都是因?yàn)槿狈n案意識(shí)，認(rèn)為檔案工作不是主要工作，可有可無(wú)，這就需要檔案員經(jīng)常向領(lǐng)導(dǎo)宣傳檔案工作。檔案工作者要勤向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案工作情況，使領(lǐng)導(dǎo)受觸動(dòng)、受啟發(fā)；另外，要努力做好檔案服務(wù)工作，及時(shí)為領(lǐng)導(dǎo)提供上級(jí)機(jī)關(guān)和檔案部門下發(fā)的相關(guān)文件材料，為領(lǐng)導(dǎo)提供檔案利用信息，使領(lǐng)導(dǎo)逐漸認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要性。爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)重視后，檔案工作人員還要注重完善自我，熱愛(ài)本職工作，忠于職守，發(fā)揮主觀能動(dòng)性，做出業(yè)績(jī)，做出水平，讓領(lǐng)導(dǎo)滿意，更好地為單位的發(fā)展服務(wù)。
（二）建立和規(guī)范新形勢(shì)下檔案現(xiàn)代化管理制度
計(jì)算機(jī)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，辦公自動(dòng)化的迅速發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)的不斷延伸和發(fā)展，日益迫切地需要確保檔案的可靠性和安全性。因此，各級(jí)檔案管理部門要根據(jù)新問(wèn)題、新要求建立并結(jié)合本單位實(shí)際制訂一套科學(xué)、合理、嚴(yán)密的管理制度，切實(shí)可行的檔案收集、整理、保管、利用的操作規(guī)程，以避免在電子文件的各個(gè)環(huán)節(jié)中信息更改或丟失，從而維護(hù)電子文件的原始性和真實(shí)性，保證檔案管理現(xiàn)代化持續(xù)、有效地發(fā)展。
（三）提高檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平
檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)的現(xiàn)狀是檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化落后和軟件應(yīng)用的“多、亂、雜”，這些都嚴(yán)重影響了檔案現(xiàn)代化系統(tǒng)整體水平的提高。系統(tǒng)的主要矛盾不是硬件設(shè)備的缺乏，而是功能并沒(méi)有得到充分發(fā)揮。應(yīng)建立一套統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，并適時(shí)加以更新和規(guī)范化，為相關(guān)部門的檔案管理工作提供可管理的依據(jù)。
（四）建設(shè)一支具有現(xiàn)代化素質(zhì)的管理者隊(duì)伍
檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)要有兩手準(zhǔn)備，一手抓硬件的投入，一手抓軟件的開發(fā)，這就需要有一支知識(shí)和能力都過(guò)硬的檔案管理者隊(duì)伍，檔案現(xiàn)代化管理的針對(duì)方向是電腦技術(shù)應(yīng)用，檔案工作者對(duì)計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力水平直接影響檔案現(xiàn)代化管理水平的提高。對(duì)檔案工作者進(jìn)行計(jì)算機(jī)的培訓(xùn)和管理是一個(gè)重要課題，要有針對(duì)性地對(duì)他們進(jìn)行思想教育，培育其事業(yè)心和奉獻(xiàn)精神；有計(jì)劃組織學(xué)習(xí)，掌握信息技術(shù)的新知識(shí)；在工作條件和生活待遇上給予關(guān)心和照顧，解除其后顧之憂；廣大的檔案工作者通過(guò)學(xué)習(xí)現(xiàn)代化的技術(shù)實(shí)踐，從而進(jìn)行了知識(shí)更新?，F(xiàn)代化的檔案管理給檔案事業(yè)帶來(lái)了前所未有的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，財(cái)政局作為國(guó)家行政機(jī)關(guān)，將在實(shí)踐中不斷探索完善，以制度化、信息化促進(jìn)財(cái)政檔案工作的現(xiàn)代化，適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需要，充分發(fā)揮財(cái)政檔案在經(jīng)濟(jì)社會(huì)中的重要作用，為構(gòu)建和諧社會(huì)做出貢獻(xiàn)。
三、結(jié)束語(yǔ)
財(cái)政局作為國(guó)家行政機(jī)關(guān)，在國(guó)民經(jīng)濟(jì)發(fā)展中具有舉足輕重的地位，財(cái)政檔案實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理對(duì)于財(cái)政局的工作高效進(jìn)行具有重大的意義，在財(cái)政檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程中，財(cái)政局還要注意對(duì)相關(guān)人才的培養(yǎng)工作，以適應(yīng)新時(shí)代檔案管理設(shè)備、方式方法的更新?lián)Q代，使財(cái)政檔案在社會(huì)和經(jīng)濟(jì)的發(fā)展中發(fā)揮更大的作用。
參考文獻(xiàn)：
1.2 檔案業(yè)務(wù)“兩基”建設(shè)上“軟”。一是工作制度不夠健全，有的單位沒(méi)有室藏檔案應(yīng)急處置方案和計(jì)算機(jī)檔案信息網(wǎng)絡(luò)應(yīng)急處置方案；二是部分機(jī)關(guān)檔案室對(duì)各門類歸檔文件材料收集不齊全完整，黨委黨組會(huì)議記錄、辦公會(huì)議記錄、民主生活會(huì)記錄和年度統(tǒng)計(jì)報(bào)表及人員編制名冊(cè)未及時(shí)歸檔；三是部分機(jī)關(guān)檔案室沒(méi)有建立全宗卷，有些機(jī)關(guān)檔案室雖已建立全宗卷，但全宗卷主要內(nèi)容不齊全；四是部分機(jī)關(guān)沒(méi)有單獨(dú)的檔案庫(kù)房、閱覽室和辦公室；五是有的機(jī)關(guān)檔案保管沒(méi)有實(shí)現(xiàn)“三鐵”，達(dá)不到“十防”措施要求。
1.3 檔案信息化建設(shè)上“松”。很多單位對(duì)檔案信息化建設(shè)的緊迫性、重要性認(rèn)識(shí)不足，不能夠把檔案信息化建設(shè)列入電子政務(wù)建設(shè)規(guī)劃，與之同步實(shí)施，同步發(fā)展。應(yīng)配備的計(jì)算機(jī)、刻錄機(jī)、掃描儀、檔案管理軟件未能配備，文檔一體化管理難以實(shí)行。
1.4 檔案提供利用上弱。檔案檢索工具編制不全，編研材料單薄，提供利用效果不明顯。
2 機(jī)關(guān)檔案工作存在問(wèn)題的原因
2.1 領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識(shí)不到位。由于機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識(shí)不到檔案工作的重要性，在工作中不重視檔案工作。檔案管理制度不健全，責(zé)任不明確，工作被動(dòng)。
2.2 對(duì)檔案工作人員管理不到位。第一，機(jī)關(guān)檔案員不能保持相對(duì)穩(wěn)定，調(diào)動(dòng)過(guò)于頻繁。第二，機(jī)關(guān)檔案工作人員少，不適應(yīng)檔案工作的需要。如濮陽(yáng)市法院有訴訟檔案、文書檔案四萬(wàn)多卷，工作量大，檔案員疲于應(yīng)付。第三，檔案員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高。有的檔案員不是學(xué)檔案專業(yè)的，有的是從其他崗位上調(diào)動(dòng)過(guò)來(lái)的，對(duì)檔案工作知之不多。第四，檔案員待遇低，其積極主動(dòng)性很難發(fā)揮，機(jī)關(guān)檔案工作也很難有起色。
2.3 經(jīng)費(fèi)投入不到位。機(jī)關(guān)檔案工作需要適量的資金投入，但很多單位沒(méi)有投入開展檔案工作必需的資金，該配備的空調(diào)機(jī)、去濕機(jī)、滅火器和計(jì)算機(jī)等沒(méi)有配備或配備不全，機(jī)關(guān)檔案庫(kù)房達(dá)不到“十防”措施的要求，影響了檔案信息化建設(shè)工作開展。
3 機(jī)關(guān)檔案工作規(guī)范化管理認(rèn)證對(duì)策
3.1 抓領(lǐng)導(dǎo)，不斷提高思想認(rèn)識(shí)。①凡是召開檔案工作會(huì)議，就請(qǐng)分管領(lǐng)導(dǎo)、主管負(fù)責(zé)人參加，增強(qiáng)其重視支持檔案工作的責(zé)任感；②檔案行政管理部門可以收集編輯檔案利用實(shí)例匯編，發(fā)給機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)學(xué)習(xí)，加深他們對(duì)機(jī)關(guān)檔案工作的認(rèn)識(shí)和理解；③檔案部門的干部在對(duì)機(jī)關(guān)單位檢查工作、業(yè)務(wù)指導(dǎo)時(shí)，利用正反實(shí)例宣傳機(jī)關(guān)檔案工作的重要性和必要性。
3.2 抓隊(duì)伍，加強(qiáng)對(duì)機(jī)關(guān)檔案干部的管理。首先，要保持機(jī)關(guān)檔案干部的相對(duì)穩(wěn)定。實(shí)行機(jī)關(guān)檔案干部備案制度，各機(jī)關(guān)檔案干部交流調(diào)動(dòng)前，要向當(dāng)?shù)貦n案行政管理部門備案，征得同意后，原檔案干部方可調(diào)動(dòng)。其次，提高機(jī)關(guān)檔案室的規(guī)格。如能把機(jī)關(guān)檔案室編制為機(jī)關(guān)內(nèi)部科室，提高其規(guī)格，既能保持機(jī)關(guān)檔案干部的相對(duì)穩(wěn)定，發(fā)揮檔案干部的積極主動(dòng)性，又能提高機(jī)關(guān)工作效率。最后，提高機(jī)關(guān)檔案干部業(yè)務(wù)素質(zhì)。理論與實(shí)踐相結(jié)合，“走出去，請(qǐng)進(jìn)來(lái)”，集中與分散，有計(jì)劃有步驟地對(duì)各級(jí)機(jī)關(guān)檔案干部分期分批進(jìn)行輪訓(xùn)，使其提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，推進(jìn)機(jī)關(guān)檔案工作開展。
中圖分類號(hào)：F275.1 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A
一、檔案征集的含義和特點(diǎn)
（一）檔案征集的含義。
檔案征集是指檔案機(jī)構(gòu)根據(jù)檔案行政管理部門的委托或授權(quán)，為公共利益的需要，依照法律規(guī)定的條件，對(duì)集體或個(gè)人所有的檔案實(shí)行“代為保管”、“收購(gòu)”或者“征購(gòu)”、“捐贈(zèng)”。 檔案征集工作作為檔案工作中的第一個(gè)環(huán)節(jié)，它為檔案工作奠定了物質(zhì)的基礎(chǔ)，決定了庫(kù)藏檔案材料的價(jià)值高低和豐富程度，也直接影響了緊隨其后的其他各個(gè)環(huán)節(jié)的工作成效，影響到檔案工作最終目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。
（二）檔案征集的特點(diǎn)。
一方面，檔案征集既屬于檔案工作，又屬于文書工作。各類文件經(jīng)過(guò)產(chǎn)生和承辦的各環(huán)節(jié)后完成現(xiàn)行作用，由機(jī)關(guān)文書部門整理立卷后向檔案部門歸檔，由檔案部門接收，標(biāo)志文書工作結(jié)束的這個(gè)“歸檔”環(huán)節(jié)，對(duì)于文件材料的“歸”與“收”之處就是文書工作和檔案工作的匯合之處，兩者形成重疊，收集環(huán)節(jié)既是檔案工作中的第一個(gè)環(huán)節(jié)，同時(shí)它又跨越到文書工作的最后一個(gè)環(huán)節(jié)中。因此可以認(rèn)為檔案工作的收集環(huán)節(jié)具有雙重身份，它既屬于檔案工作又有文書工作的性質(zhì)，正是這個(gè)雙重身份使機(jī)關(guān)的文書工作和檔案工作具有天然的聯(lián)系。
另一方面，檔案征集是文書材料向檔案材料轉(zhuǎn)化的節(jié)點(diǎn)。文書材料經(jīng)過(guò)文書工作的各運(yùn)轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)，最后到達(dá)歸檔（收集）環(huán)節(jié)，這一環(huán)節(jié)的完成也就是實(shí)現(xiàn)了文書材料向檔案材料的轉(zhuǎn)化。
二、檔案收集工作的新形式
（一）檔案收集工作已進(jìn)入大眾化、平民化時(shí)代。
隨著社會(huì)的發(fā)展、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及，社會(huì)越來(lái)越走向大眾化、平民化，人們對(duì)個(gè)體的生存狀態(tài)也越來(lái)越關(guān)注。時(shí)下較流行的博客、播客、中的文字、圖像、聲音等資料都是個(gè)體成長(zhǎng)經(jīng)歷的寫照，相當(dāng)于傳統(tǒng)意義上的“日記”，它對(duì)于全面了解一個(gè)人具有很重要的參考價(jià)值。在社會(huì)上有重大影響的名人博客、空間更是人氣旺盛，從中可以看出當(dāng)代社會(huì)各個(gè)方面的情況，是社會(huì)的一個(gè)縮影。對(duì)于這些資料如果視而不見(jiàn)，恐怕難以真正地了解和認(rèn)識(shí)一個(gè)人。
（二）網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下電子文件的出現(xiàn)。
我國(guó)已進(jìn)入信息時(shí)代，計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)、多媒體技術(shù)等得到廣泛應(yīng)用，很多單位的檔案資料都是在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下形成的。電子文件在很多方面不同于傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件，它的管理也與傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件檔案有很大的不同。對(duì)電子文件的收集工作須順應(yīng)形勢(shì)的變化，做到與時(shí)俱進(jìn)，這樣才能收集得齊全完整，為我國(guó)各項(xiàng)建設(shè)事業(yè)提供有效的服務(wù)。
三、檔案征集管理工作存在的問(wèn)題
（一）管理制度不健全。
征集到的檔案沒(méi)有集中統(tǒng)一的管理，檔案的管理主要存在三種形式：一是檔案室集中統(tǒng)一管理，隨時(shí)形成隨時(shí)移交；二是各科室一年一次移交檔案室；三是由科室分散保管或個(gè)人保存。而在我國(guó)當(dāng)下，很大數(shù)量的檔案沒(méi)有集中統(tǒng)一管理，缺乏必要的管理制度，或有的單位雖有管理制度，但落實(shí)不夠，缺乏有效的保障措施。
（二）檔案意識(shí)不強(qiáng)。
檔案意識(shí)不強(qiáng)導(dǎo)致征集的檔案難以及時(shí)完整歸檔，例如聲像資料，照片底片需同時(shí)歸檔，影像需輔以文字說(shuō)明，如果不及時(shí)歸檔，以后攝影人員自己也難以追憶齊全和準(zhǔn)確。因此，本來(lái)是很珍貴的照片，卻由于沒(méi)有及時(shí)歸檔而失去了其應(yīng)有的保存價(jià)值和利用價(jià)值。究其原因， 主要是檔案意識(shí)不強(qiáng)，對(duì)聲像檔案管理缺乏重視。
（三）保管條件差。
尤其對(duì)于以長(zhǎng)久保存的聲像檔案的保管，其條件比紙質(zhì)檔案要求更嚴(yán)格。只有少數(shù)單位設(shè)置了聲像檔案室或配備了聲像檔案專柜，很多單位都將聲像檔案存放在文書柜內(nèi)與其它檔案混存，不具備恒濕、恒溫、防磁等保存要求。致使一些照片變黃褪色，底片粘連變質(zhì)，不利于聲像檔案的長(zhǎng)久保存和利用，一旦發(fā)生問(wèn)題， 悔之晚矣。
（四）征集渠道不暢。
很多檔案館、室藏匱乏正是由于多年來(lái)沿襲下來(lái)的檔案分散保存，難以及時(shí)完整歸檔統(tǒng)一管理，致使基層檔案室檔案不齊全，檔案館的某些類型的檔案也就沒(méi)了來(lái)源。源頭沒(méi)控制住，加之征集措施不得力，渠道不暢，造成今天的匱乏。
（五）區(qū)域性重大活動(dòng)檔案失控，檔案流失嚴(yán)重。
例如，跨地區(qū)召開重要會(huì)議，每個(gè)地區(qū)都安排人員攝錄像，形成了許多有價(jià)值的文字和聲像檔案。 其中一些在報(bào)刊上刊登或印成圖書、畫冊(cè)對(duì)外發(fā)行，但在檔案館（室）卻找不齊這些原始檔案。分析原因：一是多個(gè)單位同時(shí)參與的大型活動(dòng)，檔案管理不集中統(tǒng)一；二是從籌備到結(jié)束沒(méi)有歸檔要求和相應(yīng)的控制措施以及貫穿始終的檔案管理、服務(wù)工作，也造成檔案材料流失；三是有關(guān)專業(yè)人員檔案意識(shí)不強(qiáng)，加之缺乏有效的管理，形成的檔案不及時(shí)歸檔，用完之后就歸為已有或是下落不明，又造成檔案的流失。
四、對(duì)策建議
（一）加大檔案宣傳力度，增強(qiáng)全社會(huì)的檔案意識(shí)。
所謂社會(huì)檔案意識(shí)，是指社會(huì)公眾對(duì)于檔案、檔案工作這一客觀事物的了解和認(rèn)識(shí)程度。社會(huì)公眾檔案意識(shí)的強(qiáng)弱，對(duì)檔案事業(yè)的發(fā)展具有重要的或促進(jìn)或阻礙的作用。社會(huì)檔案意識(shí)增強(qiáng)，檔案收集工作才容易開展，才能得到社會(huì)各方面的有力支持和配合。因此，檔案工作部門應(yīng)該加強(qiáng)宣傳工作，大力宣傳檔案、檔案工作、檔案工作者，讓全社會(huì)的人都知道檔案為何物，從而加深對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)。
（二）制定法律、法規(guī)，確保檔案工作順利進(jìn)行。
目前，我國(guó)正在加強(qiáng)民主法制建設(shè)，人們的法制觀念正在逐步加強(qiáng)。我國(guó)已制定了《檔案法》及其實(shí)施辦法等一些檔案法律法規(guī)，隨著社會(huì)的發(fā)展還需不斷地對(duì)其進(jìn)行修訂和完善，有關(guān)個(gè)人捐贈(zèng)檔案及民間檔案的接收征集都應(yīng)該有完善的法律作保障。
（三）加強(qiáng)檔案人才隊(duì)伍建設(shè)。
目前，從事檔案工作的人員大部分不是檔案專業(yè)畢業(yè)的，且文化層次比較低，這對(duì)整個(gè)檔案事業(yè)的發(fā)展很不利。人是一切生產(chǎn)力要素中最活躍最具決定性的因素，檔案事業(yè)的發(fā)展離不開專業(yè)人才的強(qiáng)大智力支持。因此，大力加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)應(yīng)是檔案事業(yè)獲得發(fā)展的最基礎(chǔ)最重要的一項(xiàng)工作。對(duì)于在崗人員應(yīng)加強(qiáng)職業(yè)培訓(xùn)，使其接收新知識(shí)、新理念、新技能。同時(shí)，應(yīng)及時(shí)地招收、引進(jìn)高素質(zhì)的檔案專業(yè)人才，為檔案事業(yè)注入新鮮血液。
（四）建議檔案主管部門參與各類重大跨地區(qū)活動(dòng)。
針對(duì)跨地區(qū)重大活動(dòng)（重要會(huì)議）檔案失控、聲像檔案流失嚴(yán)重的現(xiàn)狀及產(chǎn)生的諸多因素，應(yīng)采取檔案局、館直接參與的辦法，由主辦單位通知檔案局派專人攝影錄像并負(fù)責(zé)其他各類檔案的收集歸檔工作，以確保重大活動(dòng)產(chǎn)生的檔案得以及時(shí)、齊全、完整地歸檔，統(tǒng)一管理，方便各方面利用。
總之，檔案征集管理工作在檔案工作中具有舉足輕重的地位，檔案工作的開展需要檔案界及社會(huì)各界人士的共同努力。我們只有重視檔案收集工作，提高收集工作的地位，才能保證這項(xiàng)工作的順利進(jìn)行，為建設(shè)內(nèi)容豐富、結(jié)構(gòu)合理的館藏體系奠定堅(jiān)實(shí)的物質(zhì)基礎(chǔ)。
參考文獻(xiàn)：
（一）人員管理不到位，資源收集力較弱。在我國(guó)，無(wú)論什么行業(yè)的檔案管理工作都被視為不上檔次的清閑工作，對(duì)其重視程度嚴(yán)重不足，這是我國(guó)檔案管理存在的困惑。在民政檔案管理中也存在類似的問(wèn)題，首先在人員的配備上，檔案管理人員帶有兼職性的較多，在文化程度上普遍低于其它部門。另外，對(duì)于檔案管理員來(lái)說(shuō)，他們覺(jué)得工作乏味枯燥，又得不到領(lǐng)導(dǎo)的重視，做不出什么成果來(lái)，所以在工作中消極怠工的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。另外民政檔案管理部門相關(guān)的約束制度沒(méi)有起到應(yīng)有的作用，導(dǎo)致檔案管理工作發(fā)展滯后。作為民政檔案管理重要內(nèi)容的信息資源收集工作發(fā)展緩慢，由于多種因素的限制，導(dǎo)致民政檔案信息資源的收集不能及時(shí)全面，出現(xiàn)了嚴(yán)重的滯后性和缺失性。特別是近些年，隨著民政工作范圍的擴(kuò)張，出現(xiàn)了大量的民政工作資料，但是在檔案管理中，這些信息卻沒(méi)有得到及時(shí)的收集和整理，造成了信息資源收集的不完整。
（二）檔案歸類不當(dāng)，專題建設(shè)不完善。在工作內(nèi)容上，民政工作是非常廣泛的，涉及到的工作也是多方面的，有社會(huì)福利、社會(huì)救濟(jì)、重大自然災(zāi)害的事故處理、居民婚姻登記、城鄉(xiāng)基層政權(quán)建設(shè)、行政區(qū)劃、地名管理、社團(tuán)登記等等，但是在實(shí)際的工作現(xiàn)狀中不難發(fā)現(xiàn)，目前我國(guó)民政管理工作，特別是基層的民政管理工作存在著類別不全、分類不清、歸類不當(dāng)、殘缺不齊的現(xiàn)象，自然在其檔案管理工作中也是如此，呈現(xiàn)了檔案歸類不當(dāng)，專題建設(shè)不完善的情況。
（三）基建有些滯后，開發(fā)利用不到位。對(duì)于檔案管理工作來(lái)說(shuō)，隨著社會(huì)的發(fā)展和工作內(nèi)容的變化，也需要一定的技術(shù)和設(shè)備支撐。近些年，我國(guó)在民政檔案管理中硬件環(huán)境有了一定程度的改善，但是對(duì)于一些較為先進(jìn)的檔案管理技術(shù)和設(shè)備還無(wú)法與社會(huì)發(fā)展相匹配，如檔案庫(kù)房建設(shè)、微機(jī)配備等還不能滿足當(dāng)前民政檔案管理工作的需要。在民政檔案管理中，較為突出的問(wèn)題是檔案的開發(fā)利用嚴(yán)重不到位，由于各種因素的影響導(dǎo)致我國(guó)民政檔案的利用率一直處于低水平階段，一定程度上造成了檔案資源的閑置浪費(fèi)。
二、新形勢(shì)下優(yōu)化我國(guó)民政檔案管理工作的對(duì)策探究
民政工作關(guān)乎到老百姓的切身利益，對(duì)社會(huì)的良性運(yùn)行和發(fā)展有著直接的聯(lián)系，所以近些年我國(guó)政府主打民生牌，想方設(shè)法推進(jìn)民生工程的建設(shè)，一心一意為老百姓謀取福利。民政檔案管理工作作為民政工作活動(dòng)的記錄，必須緊跟時(shí)展的步伐，以優(yōu)質(zhì)高效的工作來(lái)服務(wù)相關(guān)的受眾。筆者結(jié)合自身的工作經(jīng)歷，提出了新形勢(shì)下提升民政檔案管理工作的對(duì)策，希望能對(duì)民政檔案管理工作的發(fā)展起到一定的積極作用。
（一）提高重視程度，加強(qiáng)工作領(lǐng)導(dǎo)。民政檔案管理工作發(fā)展緩慢的一個(gè)重要原因就是對(duì)其重視不足，所以要想提升檔案管理的工作質(zhì)量，必須對(duì)民政檔案管理進(jìn)行重視。首先是領(lǐng)導(dǎo)的重視，檔案管理部門需要得到與其他部門平等的待遇，改變以往低人一等的局面。其次是檔案管理人員要重視本職工作，了解檔案管理工作的重要性，克服工作障礙，提升工作的積極性和主動(dòng)性。最后，要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，切實(shí)把民政檔案工作列入到重要議事日程，多方協(xié)調(diào)資金，不斷加大資金投入，制定發(fā)展規(guī)劃和計(jì)劃，實(shí)現(xiàn)民政檔案管理的規(guī)范化與科學(xué)化。
開展加強(qiáng)公證檔案管理工作的對(duì)策研究，能夠有效促使公證機(jī)構(gòu)在開展公證管理工作的過(guò)程中，明確公證檔案管理工作的開展價(jià)值，將先進(jìn)的技術(shù)引入到公證檔案的管理進(jìn)程之中，提升公證檔案的管理效率，確保公證檔案的內(nèi)容查找工作速度能夠得以有效的提升，進(jìn)而為公證機(jī)關(guān)的各項(xiàng)工作的利開展提供更加全面的、系統(tǒng)性的以及完整性的資料。
一、開展加強(qiáng)公證檔案管理工作的對(duì)策的研究的重要性
公證機(jī)關(guān)的公證檔案管理工作的開展，對(duì)于機(jī)關(guān)工作人員的工作的專業(yè)性有著很高的要求，因此需要公證機(jī)關(guān)對(duì)于公證管理工作的開展給予足夠的重視，才能夠保障公證檔案管理工作的開展的高效性和精確性。但是實(shí)際在部分公證機(jī)關(guān)的工作開展進(jìn)程中，認(rèn)為公證檔案管理工作可有可無(wú)，投入的精力較少，也沒(méi)有將先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)應(yīng)用到公證機(jī)關(guān)的檔案管理工作之中。這種消極的公證檔案管理方式，導(dǎo)致這些公證機(jī)關(guān)的檔案管理工作的開展較為繁瑣，浪費(fèi)了大量的人力物力資源，卻沒(méi)有良好的管理效果，查找檔案的效率慢，存在的檔文件的內(nèi)容不完整，都是公證檔案工作的開展進(jìn)程中，經(jīng)常出現(xiàn)的難題，這都阻礙了公證機(jī)關(guān)的整體工作的順利開展，由此可知，開展加強(qiáng)公證檔案管理工作的對(duì)策研究，全面完善公證機(jī)關(guān)的公證檔案的管理模式，其重要性不容忽視。
二、開展加強(qiáng)公證檔案管理工作的對(duì)策內(nèi)容的研究
（一）完善公證檔案管理工作的開展的每個(gè)步驟，進(jìn)而加強(qiáng)公證檔案管理工作
完善公證檔案管理工作的開展的每個(gè)步驟，可以有效的從根本上加強(qiáng)公證檔案工作的管理力度。在管理公證檔案時(shí)，首先應(yīng)當(dāng)保障公證檔案的排列順序嚴(yán)格遵照實(shí)踐順序，而后在進(jìn)行裝訂。進(jìn)而開展公證檔案的歸檔工作，歸檔工作的開展是保障公證檔案的管理質(zhì)量最為關(guān)鍵的步驟之一。在開展工作檔案的歸檔工作的過(guò)程中，需要遵循以下原則：
精確完成公證檔案的組卷工作。根據(jù)每一份公證檔案的具體內(nèi)容，按照年份和1證1卷1號(hào)的基本原則進(jìn)行組卷，進(jìn)而有效的保證公證檔案的組卷具有順序性和規(guī)律性，同時(shí)在開展組卷工作的過(guò)程中也需要嚴(yán)格遵照國(guó)家的檔案管理要求，定期的核查每一份歷史公證文書材料，并且根據(jù)公證機(jī)關(guān)的實(shí)際工作的開展情況對(duì)于這些歷史公證文書材料的組卷類別進(jìn)行調(diào)整。同時(shí)在公證機(jī)關(guān)完成公證事項(xiàng)的開展工作之后，也必須在三個(gè)月的期限內(nèi)，將公證文書進(jìn)行歸檔，同時(shí)為了保證檔案所涉及的人員的個(gè)人隱私不受到侵害，公證機(jī)關(guān)在開展檔案管理工作時(shí)，也需要確保檔案在歸檔時(shí)已經(jīng)被加密蓋章。同時(shí)由于公證檔案的文件形式除了文書文件外還有音像文件和錄像文件。在保存這些檔案時(shí)，檔案的管理工作人員也需要每一盤磁帶或者是錄像帶上明確的標(biāo)注出當(dāng)事人的姓名、錄制時(shí)間以及檔案編號(hào)，以方便檔案的管理工作以及日后的查找工作的開展。同時(shí)公證機(jī)關(guān)在開展檔案管理工作的過(guò)程中，也需要安排專門的人員，定期的進(jìn)行檔案管理審查工作以及不定期的檔案管理抽查工作，要求公證檔案管理人員重新整理管理方式不合格的檔案，以確保公證檔案的管理工作開展的管理力度得以真正有效的提高。
（二）全面提升公檔案證管理人員和專業(yè)性和職業(yè)素養(yǎng)，進(jìn)而加強(qiáng)公證檔案管理工作
全面提升公證檔案管理人員和專業(yè)性和職業(yè)素養(yǎng)，進(jìn)而加強(qiáng)公證檔案管理工作，需要公證機(jī)關(guān)對(duì)于公證檔案的管理工作的開展給予足夠的重視，為公證檔案管理人員提供更多的職業(yè)技能培訓(xùn)機(jī)會(huì)，并且建立明確的賞罰制度，對(duì)于良好的完成公證檔案的管理工作的工作人員給予一定的表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，進(jìn)而調(diào)動(dòng)公證檔案管理人員的工作的積極主動(dòng)性，全面提升自身素質(zhì)，將有效推進(jìn)公證檔案管理加強(qiáng)工作的高效開展。在國(guó)家頒布的《中華人民共和國(guó)公證法》的內(nèi)容中，對(duì)于公證單位的公證檔案管理人員的專業(yè)性有了最新的標(biāo)準(zhǔn)，公證機(jī)關(guān)在聘用公證檔案管理人員時(shí)，也應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格的按照這一標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，并且建立定期的考核制度，保證公證機(jī)關(guān)的公證檔案管理的工作的開展具有良好的人才推動(dòng)力。
三、結(jié)語(yǔ)
探究加強(qiáng)公證檔案管理工作的對(duì)策，首先應(yīng)當(dāng)明確開展加強(qiáng)公證檔案管理工作的對(duì)策的研究的重要性，進(jìn)而開展加強(qiáng)公證檔案管理工作的對(duì)策內(nèi)容的研究，加強(qiáng)公證檔案管理工作的對(duì)策內(nèi)容主要包括：完善公證檔案管理工作的開展的每個(gè)步驟，進(jìn)而加強(qiáng)公證檔案管理工作和全面提升公檔案證管理人員和專業(yè)性和職業(yè)素養(yǎng)，進(jìn)而加強(qiáng)公證檔案管理工作。開展加強(qiáng)公證檔案管理對(duì)策研究，提升公證檔案開展的高效性和精確性，確保公證檔案的內(nèi)容查找工作速度能夠得以有效的提升，可以為公證機(jī)關(guān)的各項(xiàng)工作的順利開展提供更加全面的、系統(tǒng)性的以及完整性的資料，進(jìn)而可以有效保障公證機(jī)關(guān)的各項(xiàng)工作的開展更加有據(jù)可依。
參考文獻(xiàn)：
[1]張會(huì)娟.向公共檔案館轉(zhuǎn)型的探索研究[D].天津師范大學(xué)，2013.
[2]汪媛.揚(yáng)州市民生檔案資源服務(wù)體系建設(shè)研究[D].揚(yáng)州大學(xué)，2014.
[3]肖秋會(huì)，張欣.基層檔案館民生檔案工作：現(xiàn)狀、問(wèn)題與對(duì)策研究[J].檔案學(xué)通訊，2014，（02）.
[4]夏大為.公共服務(wù)視角下的當(dāng)代中國(guó)檔案館開放性設(shè)計(jì)策略研究[D].華南理工大學(xué)，2015.
在實(shí)際的歸檔收集過(guò)程中，由于歸檔管理人員理工科與工程技術(shù)背景知識(shí)的欠缺，以及對(duì)歸檔項(xiàng)目整體了解的不足，往往使其在歸檔中不能很好地把握歸檔文件的完整性，特別是科研項(xiàng)目形成立項(xiàng)階段的反映項(xiàng)目需求和來(lái)龍去脈的專業(yè)性很強(qiáng)的技術(shù)文件。這就導(dǎo)致歸檔文件不少，技術(shù)類文件有遺漏，最終使得所歸檔文件不能反映科研項(xiàng)目的技術(shù)全貌、進(jìn)展過(guò)程，甚至造成技術(shù)路線的模糊與不連續(xù)。
（二）管理模式落后
很多企業(yè)檔案部門在科技檔案管理上局限于科技檔案實(shí)體的收集、整理、保管和利用，而對(duì)科技檔案的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化管理則很少涉及，沒(méi)有認(rèn)識(shí)到科技檔案信息化管理的重要性、必要性和緊迫性，以至于企業(yè)科技檔案管理多年來(lái)停滯不前。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)和信息時(shí)代，隨著科技檔案類別、內(nèi)容、載體、信息的不斷增加，傳統(tǒng)的科技檔案實(shí)體管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)新形勢(shì)下科技檔案信息化管理的需要。
（三）服務(wù)手段滯后
由于檔案管理涉及軟、硬件的投入，因投入不足而導(dǎo)致在科技檔案管理上只能簡(jiǎn)單地編制科技檔案案卷目錄、專題目錄，不能運(yùn)用現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)進(jìn)行科技成果轉(zhuǎn)讓和信息交流，影響了企業(yè)科技檔案信息資源的開發(fā)和利用。
二、加強(qiáng)科技檔案管理的舉措
（一）要注重歸檔項(xiàng)目中系統(tǒng)（課題）、分析系統(tǒng)（專項(xiàng)、子系統(tǒng)、子課題）組成與它們之間的內(nèi)在技術(shù)聯(lián)系，按照技術(shù)專業(yè)體系形成歸檔文件體系，避免歸檔文件材料的雜亂無(wú)章堆積。為了確保歸檔技術(shù)文件材料的系統(tǒng)性和完整性，檔案人員應(yīng)當(dāng)采取前端介入、過(guò)程控制的方法。只有這樣，才能從根據(jù)上保證科技檔案技術(shù)文件材料的系統(tǒng)性和完整性。
（二）大力推進(jìn)科技檔案的全面質(zhì)量管理
全面質(zhì)量管理是提高科技檔案工作的質(zhì)量的重要手段。因此，在科技檔案的形成、積累、收集、整理、保管鑒定、統(tǒng)計(jì)、提供利用以及技術(shù)文件材料的接收、裝訂、分發(fā)、入庫(kù)等環(huán)節(jié)中必須把科技檔案的質(zhì)量要求貫穿于科技檔案工作的全過(guò)程，同時(shí)要研究那些影響檔案質(zhì)量的因素并探討如何來(lái)控制他們，這就要求抓好各個(gè)環(huán)節(jié)各個(gè)過(guò)程的質(zhì)量管理；同時(shí)，建立一整套保證檔案質(zhì)量的工作體系，把科技檔案工作納入生產(chǎn)、技術(shù)和科研等管理制度．納入生產(chǎn)、技術(shù)和科研計(jì)劃，納入專業(yè)科室和技術(shù)人員的職責(zé)范圍并構(gòu)成一個(gè)整體，融會(huì)貫通，互相補(bǔ)充，從各條途徑來(lái)保證科技檔案工作的開展。
（三）加強(qiáng)科技檔案的開發(fā)利用
合理地利用科技檔案可以產(chǎn)生巨大的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，能有效地提高效率、增加收益、節(jié)約資金。在科技檔案的開發(fā)利用上，以科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo)、堅(jiān)持全面協(xié)調(diào)可持續(xù)發(fā)展是檔案事業(yè)發(fā)展的必然要求。為了更好地利用科技檔案、發(fā)揮檔案價(jià)值的作用，必須提高檔案的利用功能；同時(shí)，為了保守企業(yè)秘密，必須加強(qiáng)法律意識(shí)，建立嚴(yán)格的保密措施。利用和保密是辨證的關(guān)系，強(qiáng)調(diào)一方面而忽視另一方面都是不允許的、不科學(xué)的。要轉(zhuǎn)變思想、更新觀念，改變傳統(tǒng)的”重保密、輕利用”的觀念，統(tǒng)籌安排好各環(huán)節(jié)工作，正確處理好利用和保密的關(guān)系，使兩者和諧共存。在開展科技檔案利用工作時(shí)，要依法規(guī)范利用，積極、慎重地制約人們對(duì)科技檔案的利用行為，維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益，確保企業(yè)秘密的安全。
（四）加強(qiáng)科技檔案信息化建設(shè)
加大投入，解決好科技檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)等關(guān)鍵性問(wèn)題，應(yīng)用現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，對(duì)科技檔案信息資源進(jìn)行處置、管理和提供利用服務(wù)，使科技檔案管理模式由傳統(tǒng)的檔案實(shí)體保管，逐步轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)伐化的檔案實(shí)體的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化信息管理。
1.1.1 “內(nèi)部資料”不能公開
一些機(jī)關(guān)將保管檔案視作一種權(quán)利，公開與否，全憑個(gè)人意愿。甚至，某些機(jī)關(guān)不允許公檢法以外的機(jī)構(gòu)或個(gè)人查閱檔案，認(rèn)為檔案是內(nèi)部保密資料。
1.1.2 將政府的檔案資源轉(zhuǎn)換成對(duì)應(yīng)的經(jīng)濟(jì)資源
一些行政機(jī)關(guān)把政府機(jī)關(guān)產(chǎn)生的檔案當(dāng)做賺錢的工具，視為本單位的搖錢樹，對(duì)檔案查詢明碼標(biāo)價(jià)。在某信息中心的規(guī)定中，其檔案的查詢費(fèi)高達(dá)100元每分鐘，僅允許電腦觸摸式查詢，這種將檔案資源轉(zhuǎn)換為經(jīng)濟(jì)資源的手段盡管缺乏對(duì)應(yīng)的法律支持，但卻一直運(yùn)行。
1.1.3 重要檔案的不泄露觀念
這些檔案可能正是行政機(jī)關(guān)違法審批或者越權(quán)審批的依據(jù)。利用者僅能查詢到一些簡(jiǎn)單、無(wú)關(guān)輕重的申報(bào)材料，每當(dāng)翻閱到一些政府機(jī)關(guān)內(nèi)部的審批意見(jiàn)和審批資料時(shí)，就會(huì)被告知不允許查閱或不允許復(fù)印。
1.2 對(duì)檔案法律法規(guī)的挑戰(zhàn)
隨著政府管理體制改革的深化和電子政務(wù)的發(fā)展，檔案法中某些條款已不能適應(yīng)時(shí)展的需要。
由于法律法規(guī)中沒(méi)有規(guī)定檔案室的開放這項(xiàng)服務(wù)，做與不做完全由機(jī)關(guān)自行決定。我國(guó)《檔案法》僅規(guī)定檔案室的職責(zé)是保管本單位的檔案，并對(duì)所屬機(jī)構(gòu)進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。而公開現(xiàn)行文件和半現(xiàn)行文件是目前政府信息公開的主要內(nèi)容。檔案室是機(jī)關(guān)信息資源集中的地方，在保障公眾知情權(quán)的工作中發(fā)揮著重要作用，要求越來(lái)越多的開放服務(wù)。
我國(guó)《檔案法實(shí)施辦法》中第二十條規(guī)定：各級(jí)國(guó)家檔案館保管的檔案自形成之日起要滿30年才可向社會(huì)開放。而經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)等類檔案則可以隨時(shí)向社會(huì)開放。這條規(guī)定中有兩點(diǎn)值得思考。第一點(diǎn)是開放的范圍，因?yàn)橄窠?jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化這類檔案無(wú)法給出概念解釋，也就難以確定其范圍，進(jìn)而使得隨時(shí)開放的規(guī)定難以實(shí)施。第二點(diǎn)是信息時(shí)效性問(wèn)題，“檔案形成30年向社會(huì)開放”，現(xiàn)行文件、半現(xiàn)行文件也是一種信息，有其時(shí)效性，30年時(shí)間太長(zhǎng)，其最佳利用時(shí)間已被錯(cuò)過(guò)。館藏檔案利用時(shí)效與利用需求時(shí)間之間不相適應(yīng)。
1.3 對(duì)檔案學(xué)理論的挑戰(zhàn)
我國(guó)傳統(tǒng)觀念認(rèn)為：在檔案室和文件中心的文件只對(duì)形成者有利用價(jià)值，對(duì)社會(huì)的作用為零。但實(shí)踐說(shuō)明：有些現(xiàn)行、半現(xiàn)行文件與人民利益密切相關(guān)，這些文件的社會(huì)價(jià)值非常大。據(jù)調(diào)查，現(xiàn)行文件利用率在其形成后的5年內(nèi)最高，并逐年遞減。現(xiàn)行、半現(xiàn)行文件的社會(huì)開放工作是順應(yīng)公眾需求的，檔案部門應(yīng)配合政府信息公開工作的進(jìn)行，圍繞政府信息公開工作開拓創(chuàng)新，提升業(yè)務(wù)水平。
1.4 對(duì)檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)的挑戰(zhàn)
政府信息公開勢(shì)必要加強(qiáng)檔案信息資源的開發(fā)利用，檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作面臨挑戰(zhàn)。目前我國(guó)檔案管理部門的服務(wù)意識(shí)不強(qiáng)，對(duì)檔案信息資源的開發(fā)利用還處于起步階段，一是因?yàn)榉?wù)意識(shí)不強(qiáng)，二是因?yàn)樘峁┥顚訑?shù)據(jù)查詢的能力不足。
檔案工作數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)在檔案信息資源建設(shè)中處于核心地位，是落實(shí)資源共享的基礎(chǔ)。目前，我國(guó)圖書館行業(yè)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)日趨完善，受到大眾的歡迎。而剛剛起步的檔案部門的數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，還存在各種問(wèn)題。檔案信息資源的開發(fā)利用還不能滿足社會(huì)需求，且檔案信息資源共享度低，資源利用不充分。
1.5 對(duì)業(yè)務(wù)人員素質(zhì)的挑戰(zhàn)
檔案部門的業(yè)務(wù)人員應(yīng)加強(qiáng)對(duì)知情權(quán)與隱私權(quán)方面法律法規(guī)知識(shí)的學(xué)習(xí)，認(rèn)清公開的范圍與保密的必要性，保護(hù)公民神圣的隱私權(quán)。同時(shí)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)自身職業(yè)道德的認(rèn)識(shí)，業(yè)務(wù)人員由于身份特殊，有時(shí)會(huì)輕而易舉地獲得服務(wù)對(duì)象的隱私信息。因此要強(qiáng)調(diào)檔案工作人員職業(yè)道德建設(shè)，強(qiáng)化對(duì)隱私權(quán)的認(rèn)識(shí)，用法律約束工作人員的行為，明確侵害隱私權(quán)時(shí)工作人員及檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)承擔(dān)的法律責(zé)任。
2 檔案管理部門的對(duì)策
面對(duì)政府信息公開的挑戰(zhàn)，檔案管理部門應(yīng)更新觀念，突破傳統(tǒng)，積極應(yīng)對(duì)，實(shí)現(xiàn)思想與工作的飛躍。
2.1 樹立服務(wù)意識(shí)
人民不僅是國(guó)家的主人，更是政府和政府信息的主人。在信息公開的過(guò)程中，任何政府機(jī)關(guān)或個(gè)人都沒(méi)有任何資本去牟利。檔案管理部門擁有的檔案資料均是公共信息，是政府機(jī)關(guān)使用人民繳納的稅款在行政管理過(guò)程中生成、獲得和保管的信息。
政府部門在信息公開中不可贏利，但可根據(jù)信息獲得、保管的成本，向使用者收取合理的成本費(fèi)。
2.2 樹立保密是特例、公開是慣例的思想
目前，在我國(guó)檔案管理工作中，由于各個(gè)單位之間分工不夠明確、其工作水平不足，導(dǎo)致在檔案管理工作中增加其難度，在該情況下，不僅會(huì)影響到政府機(jī)關(guān)的規(guī)范性管理，還制約了政府部門發(fā)揮的管理職能。
其一，對(duì)檔案文件管理的不夠集中，導(dǎo)致材料處理工作不夠規(guī)范。因?yàn)檎畽C(jī)關(guān)的檔案管理工作比較復(fù)雜，需要各個(gè)工作人員之間的相互分工、相互配合，但面對(duì)這種復(fù)雜性，導(dǎo)致在管理工作中經(jīng)常出現(xiàn)遺漏、資料不完整等現(xiàn)象。
其二，對(duì)檔案信息收集的不夠完整，無(wú)法準(zhǔn)確分類。每個(gè)政府機(jī)關(guān)在工作中，都需要建立屬于自己的長(zhǎng)效機(jī)制，但是，常常會(huì)增加一些臨時(shí)、短期任務(wù)，這些任務(wù)種類多，豐富多樣，導(dǎo)致一些工作人員只重視主件，無(wú)法完成附件管理工作，從而影響了信息的完整性[1]。
其三，使用的電子政務(wù)系統(tǒng)比較落后，不符合當(dāng)代社會(huì)的發(fā)展需要。在政府機(jī)關(guān)中使用的大量文件都是利用計(jì)算機(jī)打印完成的，根據(jù)工作需要以及工作任務(wù)的實(shí)施，將其轉(zhuǎn)換為紙質(zhì)文件。但面對(duì)這種落后現(xiàn)象，與國(guó)際化相比還存在較大差距，不僅會(huì)造成工作成本增加現(xiàn)象，還會(huì)影響政府機(jī)關(guān)工作效率的提升。
其四，檔案管理人員與工作人員的自身素質(zhì)不高，自身的專業(yè)性、分析問(wèn)題的能力都不高。我國(guó)政府機(jī)關(guān)檔案管理團(tuán)隊(duì)在整體上不夠穩(wěn)定，缺乏積極思想意識(shí)和創(chuàng)新意識(shí)。雖然在一定程度上能夠使檔案工作人員符合數(shù)字化工作需要，但由于他們?nèi)狈I(yè)性和較強(qiáng)能力，無(wú)法熟練使用計(jì)算機(jī)技術(shù)，導(dǎo)致文件管理方法和實(shí)際使用的方式存在較大差距，無(wú)法實(shí)現(xiàn)一致性，從而影響了政府機(jī)關(guān)檔案管理工作的積極發(fā)展，制約我國(guó)社會(huì)的和諧發(fā)展[2]。
二、政府機(jī)關(guān)檔案管理問(wèn)題的解決對(duì)策
在和諧社會(huì)發(fā)展理念提出下，我國(guó)政府機(jī)關(guān)的檔案管理工作作用充分發(fā)揮，對(duì)和諧社會(huì)的積極發(fā)展提高意見(jiàn)。在現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展下，需要結(jié)合和諧社會(huì)發(fā)展下的具體要求，促進(jìn)管理工作的優(yōu)化實(shí)施，保證檔案管理工作發(fā)揮的服務(wù)職能，為和諧社會(huì)的積極發(fā)展提供動(dòng)力。在這種執(zhí)行下，需要各個(gè)單位的管理人員、工作人員從幾方面，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)化發(fā)展需要。
（一）加強(qiáng)調(diào)查與監(jiān)督
對(duì)政府機(jī)關(guān)的檔案管理工作進(jìn)行調(diào)查與分析，針對(duì)其存在的問(wèn)題，需要對(duì)其優(yōu)化、改正。同時(shí)，還需要根據(jù)政府機(jī)關(guān)的實(shí)際發(fā)展情況，促進(jìn)管理方法的嚴(yán)格性與完善性，保證能夠?qū)n案文件進(jìn)行合理記錄、有效整理與分析等，促進(jìn)其檔案分析工作更合理，為檔案信息的安全保存、規(guī)范管理提供較大方便。在政府各個(gè)部門的相互執(zhí)行下，不僅能將各個(gè)規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)充分落實(shí)，還能促進(jìn)工作效率的穩(wěn)定提升[3]。
（二）實(shí)現(xiàn)材料的分類整理
在對(duì)政府機(jī)關(guān)的檔案信息進(jìn)行分類處理期間，需要根據(jù)機(jī)關(guān)的實(shí)施工作需求以及實(shí)際的工作情況，對(duì)全部的檔案進(jìn)行科學(xué)分類、有效整理，保證能夠減少政府機(jī)關(guān)內(nèi)部管理難度，減少其存在的各個(gè)問(wèn)題。在各個(gè)部門相互聯(lián)合下，工作人員還需要注意到檔案的結(jié)合問(wèn)題，嚴(yán)格解決檔案文件存在的重復(fù)性與混亂性。政府機(jī)關(guān)內(nèi)部管理工作比較復(fù)雜，各個(gè)部門需要對(duì)工作任務(wù)、工作檔案等進(jìn)行處理，在這種執(zhí)行條件下，不僅能減少檔案信息出現(xiàn)遺漏、丟失等現(xiàn)象，還能維持檔案信息使用的全面性與可靠性。
（三）促進(jìn)檔案管理體制的創(chuàng)新
促進(jìn)檔案管理體系的創(chuàng)新性，保證能夠?qū)㈦娮诱?wù)充分滲透到檔案日常管理工作中。在工作執(zhí)行期間，工作人員需要對(duì)電子檔案文件的形成、歸檔以及開發(fā)等各個(gè)工作進(jìn)行全面管理，促進(jìn)政府機(jī)關(guān)的自動(dòng)化發(fā)展，為信息的實(shí)時(shí)性發(fā)展提供較大保障，促進(jìn)政府工作的高效運(yùn)行和穩(wěn)定發(fā)展。不僅如此，還需要利用電子政務(wù)建設(shè)，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)擴(kuò)展，保證各個(gè)單位之間在服務(wù)與管理工作中，都能為社會(huì)、為人們發(fā)展提供更好服務(wù)，保證政府機(jī)關(guān)的檔案工作滿足現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展需要[4]。
（四）加強(qiáng)思想黨風(fēng)建設(shè)
