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時(shí)間：2023-05-15 16:08:28
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推進(jìn)事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理，一方面能夠促進(jìn)事業(yè)單位的科學(xué)發(fā)展，從而在根本上提升事業(yè)單位的工作的精細(xì)度，規(guī)避決策性失誤的情況發(fā)生。另一方面，檔案的規(guī)范化管理還在一定程度上保存了社會資源與力量，能夠保證事業(yè)單位更有效率地開展工作，從而提高事業(yè)單位決策的合理性。因此本文將立足于事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理中容易出現(xiàn)的問題，結(jié)合實(shí)際工作，提出具有參考價(jià)值的檔案規(guī)范化管理的對策，從而為我國社會各項(xiàng)工作的開展貢獻(xiàn)一份力量。
一、事業(yè)單位檔案管理中存在的問題
（一）對檔案管理工作不夠重視。傳統(tǒng)的觀念影響，檔案管理工作一直未受到足夠的重視。一方面，是因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)層未能全面地認(rèn)識檔案管理工作，將其當(dāng)成一個(gè)儲存性質(zhì)的工作，沒有能夠認(rèn)識到檔案管理工作與事業(yè)單位運(yùn)轉(zhuǎn)之間的關(guān)系，因此在檔案管理工作的投入上較少，無法達(dá)到檔案管理工作的要求，造成事業(yè)單位檔案管理工作普遍滯后的情況。另一方面，檔案管理工作還受事業(yè)單位工作模式的影響，而在事業(yè)單位的編制體系中，檔案管理工作也一直處于較為基層的位置，這嚴(yán)重影響檔案管理工作的人才交替，導(dǎo)致事業(yè)單位中檔案管理工作流于表面。
（二）管理模式不規(guī)范?？萍嫉陌l(fā)展也帶動了其他領(lǐng)域工作的革新，相比傳統(tǒng)檔案管理工作，如今檔案管理工作更依賴計(jì)算機(jī)等高端媒體技術(shù)。一方面，計(jì)算機(jī)依靠其強(qiáng)大的儲存功能與信息處理能力，將事業(yè)單位檔案管理工作的效率大大提高了。另一方面，還規(guī)避了各種失誤，提升了事業(yè)單位檔案工作的精確化管理能力。但技術(shù)的革新在事業(yè)單位的檔案管理中卻暴露出一些問題，管理模式無法適應(yīng)新型技術(shù)，成為事業(yè)單位檔案管理中的主要問題。相關(guān)工作人員沒能將多媒體技術(shù)完全的納入自身的工作之中，在許多工作環(huán)節(jié)，依舊使用著落后于新興技術(shù)的手段，造成人工與多媒體技術(shù)的工作內(nèi)容重疊，管理模式很大程度上限制了事業(yè)單位檔案管理的工作效率，從而造成資源的浪費(fèi)。
（三）檔案管理制度不健全。檔案管理制度不健全，表現(xiàn)在事業(yè)單位檔案管理制度無法全面地涵蓋檔案管理的日常工作，在全面性上有所不足。這主要是由于制定檔案管理制度，在工作的過程中，沒有全面地考察檔案管理工作的流程，因此導(dǎo)致檔案管理制度的制定工作脫離實(shí)際，缺乏對相關(guān)工作人員的約束能力。除此之外，檔案管理制度缺乏對某些特殊情況的處理方法，導(dǎo)致檔案管理制度無法行使其職能，也給相關(guān)工作人員的管理造成一定的影響。
二、事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理的有關(guān)對策
（一）強(qiáng)化檔案規(guī)范化管理的重視程度。強(qiáng)化事業(yè)單位規(guī)范化管理的重視程度，首先要從領(lǐng)導(dǎo)層的認(rèn)識出發(fā)。加強(qiáng)部門領(lǐng)導(dǎo)對事業(yè)單位檔案管理的重視程度，一方面，能夠提高事業(yè)單位檔案管理的力度，重新整合檔案管理部門在事業(yè)單位中的資源配比，從而提高檔案管理部門在事業(yè)單位中的重要程度，不僅局限于基層工作的位置。另一方面，領(lǐng)導(dǎo)層的重視，是對檔案管理工作的有力的保障，在領(lǐng)導(dǎo)層的支持下，相關(guān)工作人員要進(jìn)一步提升檔案規(guī)范化管理的工作水平，從而給事業(yè)單位的檔案管理工作提供組織保障。推動檔案管理制度規(guī)范化。檔案管理制度的規(guī)范化，是提升事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理能力的重要途徑，也是事業(yè)單位開展檔案管理工作的基礎(chǔ)。因此要求相關(guān)工作人員能夠從實(shí)際出發(fā)，實(shí)事求是地進(jìn)行檔案管理制度建設(shè)。需要從新形勢、新要求出發(fā)，針對當(dāng)前的工作要求，與時(shí)俱進(jìn)，從而推動事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化。首先應(yīng)當(dāng)做的，是擴(kuò)充檔案管理制度的內(nèi)容，在事業(yè)單位工作的過程中，更新檔案管理工作的內(nèi)容，從而增加檔案管理制度的全面性，在合理化的基礎(chǔ)上不斷增加新的制度。除此之外，還需要配合事業(yè)單位的總體目標(biāo)，有側(cè)重地完善檔案管理制度，對現(xiàn)有的檔案管理制度進(jìn)行清理，剔除過時(shí)的部分，保證檔案管理制度能夠與時(shí)俱進(jìn)。促進(jìn)檔案管理模式的規(guī)范化。檔案管理模式需要組織建設(shè)的保障，要求相關(guān)工作人員加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，配合新型的技術(shù)，不斷完善現(xiàn)代化檔案管理模式，從而提高事業(yè)單位檔案管理的工作效率。首先，要求相關(guān)工作人員建立互聯(lián)網(wǎng)檔案管理平臺，將檔案的收集、整理、歸檔工作轉(zhuǎn)移到互聯(lián)網(wǎng)平成。同時(shí)，還要針對多媒體技術(shù)的特點(diǎn)，不斷完善事業(yè)單位檔案管理的運(yùn)行機(jī)制。從而在完善的工作模式下，提升檔案管理工作的深度與廣度。
（二）強(qiáng)化檔案管理體系規(guī)范化。進(jìn)一步健全事業(yè)單位管理體系，需要事業(yè)單位內(nèi)部各個(gè)部門的配合。加強(qiáng)檔案管理人員的能力建設(shè)，是強(qiáng)化檔案管理體系的重要途徑，通過有針對性的崗前培訓(xùn)工作，能在一定程度上，增強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，確保管理人員的素質(zhì)符合事業(yè)單位運(yùn)轉(zhuǎn)的需要，并且在工作的過程中，不斷拓展檔案管理工作在事業(yè)單位中的業(yè)務(wù)內(nèi)容。從而提高事業(yè)單位協(xié)同體系的建設(shè)。
三、結(jié)語
綜上所述，檔案管理工作是事業(yè)單位合理運(yùn)轉(zhuǎn)的核心，因此加強(qiáng)檔案管理規(guī)范化建設(shè)，能夠有效地提高事業(yè)單位的工作能力，使其在社會各項(xiàng)工作中，能夠保證高效地工作，促進(jìn)事業(yè)單位的處理能力。
作者:才君 單位:吉林省高速公路管理局吉林管理分局
參考文獻(xiàn):
[1]許莉莉.探究事業(yè)單位檔案信息化管理的推動思路及舉措[J].黑龍江科技信息,2016（08）:173.
隨著目前經(jīng)濟(jì)水平極其科學(xué)技術(shù)的蓬勃發(fā)展下，計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)也得到了日益的進(jìn)步。目前，事業(yè)單位在工作期間大部分都會使用到現(xiàn)代化設(shè)備，不管是在文件生產(chǎn)還是在文件傳輸中都可以通過應(yīng)用現(xiàn)代化設(shè)備得以實(shí)現(xiàn)。因此，隨著事業(yè)單位不斷發(fā)展，促使檔案管理工作效率面臨著更嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，加大規(guī)范化管理工作得力度成為了關(guān)鍵所在。
1事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理中出現(xiàn)的問題
1.1對檔案規(guī)范化管理的重視度不夠
通過檔案規(guī)范化管理，可以有效的推動事業(yè)單位的科學(xué)化與規(guī)范化發(fā)展，并且對提高事業(yè)單位的工作效率還具有非常重要的作用。目前，許多的事業(yè)單位都對檔案規(guī)范化管理有了足夠的重視，但是仍然有許多事業(yè)單位沒有注意到檔案規(guī)范化管理的重要性。一些事業(yè)單位認(rèn)為檔案管理的規(guī)范化不會帶來經(jīng)濟(jì)效益，并且單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理的工作不會關(guān)注。還有一些事業(yè)單位在人力財(cái)力等方面存在不足，造成檔案規(guī)范化管理工作無法得到有效地貫徹。
1.2檔案管理制度的規(guī)范化不足
由于檔案管理制度在事業(yè)單位建設(shè)中扮演著重要的角色，目前我國諸多單位都先后成立了相應(yīng)的管理機(jī)制。但是，在一些地區(qū)依然還有某些事業(yè)單位沒有健全的管理機(jī)制，沒有對管理制度建設(shè)工作引起必要的重視。某些事業(yè)單位制定出來的管理制度諸多還是由該部門的有關(guān)人員進(jìn)行管理，并沒有將檔案管理機(jī)制使用到所有員工的日常工作里，所以致使在某種程度上檔案管理工作的開展得不到有關(guān)部門的合作，在實(shí)際落實(shí)的時(shí)候會存在一定的阻礙。不僅如此，還有某些事業(yè)單位即使已經(jīng)存在較為健全的管理機(jī)制，然而卻缺乏執(zhí)行力，不能將這項(xiàng)工作有效的落實(shí)到實(shí)際工作中，久而久之就會致使檔案管理工作存在諸多缺陷，致使檔案制度無法發(fā)揮出最大的作用。
1.3檔案管理模式缺乏規(guī)范化
在當(dāng)前統(tǒng)計(jì)的事業(yè)單位的檔案管理規(guī)范化的情況來看，一些事業(yè)單位并不重視檔案管理的規(guī)范化與制度化，在檔案管理工作中，還存在著人工管理的情況。一些事業(yè)單位對檔案管理信息化建設(shè)也不到位，沒有為檔案管理工作提供相應(yīng)的檔案管理軟件，沒有配備相應(yīng)的現(xiàn)代化檔案管理設(shè)備，使得許多檔案管理工作只能依靠人工進(jìn)行[3]。還有一些事業(yè)單位的檔案管理工作封閉性較強(qiáng)，不具備足夠的開放性，導(dǎo)致檔案管理在開放與利用方面存在較大的不足，使得檔案規(guī)范化管理的建設(shè)受到嚴(yán)重的制約。
2事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理的對策
2.1提高認(rèn)識，加強(qiáng)建設(shè)力度
加大對檔案規(guī)范化管理的宣傳力度，提高事業(yè)單位人員對檔案規(guī)范化管理重要性的認(rèn)識。通過學(xué)習(xí)與宣傳的途徑，加強(qiáng)檔案法律法規(guī)以及相關(guān)規(guī)定的宣傳，提高各事業(yè)單位人員的檔案意識，讓各級領(lǐng)導(dǎo)與干部職工認(rèn)識到檔案對國家的重要性，對社會各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展的重要性，做好檔案工作是所有工作人員肩負(fù)的責(zé)任。增強(qiáng)檔案管理人員的綜合素質(zhì)，提高檔案工作人員的專業(yè)水平。還需要穩(wěn)定檔案工作人員，確保檔案管理人員的穩(wěn)定是檔案管理工作的保障。檔案管理工作作為一份專業(yè)性較強(qiáng)的工作，需要工作人員具備較強(qiáng)的實(shí)踐性與操作性，這就要求工作人員要有豐富的工作經(jīng)驗(yàn)，才能達(dá)到檔案管理、收集工作的規(guī)范。因此，需要加強(qiáng)檔案工作人員自身綜合素質(zhì)與專業(yè)技能的培養(yǎng)，樹立為社會服務(wù)的觀念，養(yǎng)成良好的職業(yè)道德，不斷加強(qiáng)自身的專業(yè)技能，掌握現(xiàn)代信息技術(shù)。
2.2強(qiáng)化職責(zé)范圍，健全檔案管理制度
倘若想要進(jìn)一步落實(shí)檔案管理工作的開展，那么首先就要制定完善的制度，這才能確保檔案管理制度可以順利進(jìn)行，與此同時(shí)各個(gè)檔案小組成立適當(dāng)數(shù)量的檔案室，將工作責(zé)任落實(shí)到每個(gè)人員頭上，并依據(jù)檔案室的具體情況，配置適當(dāng)數(shù)量的人員，形成科學(xué)的管理網(wǎng)絡(luò)，為檔案管理工作的順利開展提供重要得保障。不僅如此，還應(yīng)當(dāng)建立完善的管理機(jī)制，確保管理工作能夠有條不紊的開展。
2.3擴(kuò)大經(jīng)費(fèi)投入，改善檔案管理?xiàng)l件
由于我國各個(gè)地區(qū)所存在的經(jīng)濟(jì)條件具有較大的差別，這樣也會使事業(yè)單位在實(shí)際建設(shè)中存在一定的差異。對于我國貧困地區(qū)來說，某些事業(yè)單位沒有豐富的經(jīng)濟(jì)條件，這樣就會致使管理工作也較為落后，會在發(fā)展的時(shí)候受到一定的阻礙，不能在最短得時(shí)間獲得足夠的資金支持。這樣就要求相關(guān)部門加大檔案管理監(jiān)督工作得力度，并主動將具體情況上報(bào)到指定部門，獲得相應(yīng)的資金支持，進(jìn)而為檔案工作的發(fā)展創(chuàng)造有利條件。
2.4開發(fā)檔案信息資源，強(qiáng)化檔案管理體系
倘若事業(yè)單位想要實(shí)現(xiàn)規(guī)范化的管理目的，那么就應(yīng)當(dāng)摒棄以往的工作理念以及管理形式，并樹立良好的管理意識，最大程度使用資源信息。對于事業(yè)單位落實(shí)檔案應(yīng)用方面得研究工作來說，可以參考相應(yīng)的檔案，對單位的發(fā)展情況進(jìn)行編輯，將單位的知名度不斷提高，繼而推動事業(yè)單位的進(jìn)步，從而為不同部門的使用帶來方便。不僅如此，還應(yīng)當(dāng)將現(xiàn)代化設(shè)備滲透到檔案管理工作中，盡可能為社會提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。相關(guān)人員在使用檔案資源的過程中，應(yīng)當(dāng)提高檔案管理水平，并建立完善的制度，進(jìn)而促使事業(yè)單位的檔案管理工作可以達(dá)到規(guī)范化的效果。
2.5完善檔案室建設(shè)，注重服務(wù)質(zhì)量
紙質(zhì)檔案需要一定的存放空間，檔案越多占有的空間面積越大，同時(shí)由于紙質(zhì)檔案容易受到外界因素影響，經(jīng)常會產(chǎn)生發(fā)霉、受潮的現(xiàn)象。因此有關(guān)事業(yè)單位應(yīng)對檔案的存放地點(diǎn)進(jìn)行合理的選擇，建立起符合存放要求的檔案室，完善檔案室的建設(shè)，避免檔案因存放不當(dāng)造成檔案的損壞。除此之外，檔案室管理人員的工作能力也與檔案存放的質(zhì)量有著密切的關(guān)系，因此有關(guān)檔案管理人員應(yīng)積極的學(xué)習(xí)檔案管理知識，吸取周圍工作人員的工作經(jīng)驗(yàn)，注重提高服務(wù)的質(zhì)量，使得事業(yè)單位檔案管理工作可以取得長足的進(jìn)步。
3結(jié)論
隨著社會水平的日益發(fā)展下，事業(yè)單位工作也緊跟時(shí)代的潮流，促使方案工作朝著規(guī)范化的方向發(fā)展。目前，檔案管理工作在實(shí)際開展得時(shí)候依然存在不足之處，例如制度不完善、沒有對檔案實(shí)現(xiàn)規(guī)范化工作引起重視等。這些問題都會在某種程度上給事業(yè)單位的發(fā)展帶來一定的阻礙。這樣就要求事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)加大宣傳的力度，將檔案規(guī)范化管理質(zhì)量加以提升，從而推動事業(yè)單位可以得到進(jìn)一步額定發(fā)展。
作者:李英杰 單位:富裕縣道路運(yùn)輸管理站
參考文獻(xiàn)
[1]丁峰.新時(shí)期事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理的具體方法探討[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014（13）.
[2]甘宜英.淺談事業(yè)單位文書檔案的規(guī)范化管理[J].門窗，2014（4）.
一、事業(yè)單位檔案管理中存在的問題
（一）對檔案管理工作的認(rèn)識不足。受傳統(tǒng)理念的影響，當(dāng)前我國事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)者對檔案管理工作的內(nèi)涵與重要性認(rèn)識不足，將檔案管理工作簡單看作一個(gè)儲存性質(zhì)的工作，資金投入較少，管理方式與管理理念較為落后，相關(guān)設(shè)備不夠齊全，檔案管理制度流于形式，或過分依賴信息技術(shù)，無法正確處理人工管理與信息化管理之間的關(guān)系，從而導(dǎo)致事業(yè)單位檔案管理效率低下。（二）相關(guān)管理人員素質(zhì)較低。隨著社會的不斷發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理逐漸向著規(guī)范化、科學(xué)性和信息化的方向發(fā)展，對相關(guān)管理人員的要求越來越高。但是，我國當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理人員的專業(yè)知識與業(yè)務(wù)素質(zhì)較差，缺乏檔案意識，服務(wù)意識較低，責(zé)任感較差，管理方法與管理理念陳舊落后，無法滿足當(dāng)前檔案管理的需要。（三）檔案管理的規(guī)范化程度較低。據(jù)了解，雖然我國當(dāng)前已經(jīng)建立了檔案管理制度，但是相關(guān)制度還不夠完善健全，未對檔案管理程序等進(jìn)行具體明確的要求，某些歸檔材料不夠準(zhǔn)確，檔案的考核與鑒定無法反映相關(guān)人員的真實(shí)情況，檔案管理的規(guī)范化程度較低。此外，電子檔案的出現(xiàn)為傳統(tǒng)的檔案管理工作帶來了一定的挑戰(zhàn)，但是我國當(dāng)前現(xiàn)代化設(shè)施還較為落后，現(xiàn)代化管理手段的應(yīng)用水平較低。
二、提高事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理的對策與措施
（一）加強(qiáng)對檔案規(guī)范化管理重要性的重視，加大投資力度。單位領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)當(dāng)注意提高自身的思想認(rèn)識，加強(qiáng)對檔案規(guī)范化管理的重視，充分認(rèn)識檔案規(guī)范化管理在事業(yè)單位發(fā)展中的重要作用，加大對檔案規(guī)范化管理的宣傳力度，營造檔案管理重要性的宣傳氛圍，加強(qiáng)督導(dǎo)與檢查，提高相關(guān)負(fù)責(zé)人員的檔案意識與責(zé)任感，更新相關(guān)管理人員對檔案管理工作的定位與認(rèn)識，提高事業(yè)單位檔案管理的效率。相關(guān)單位應(yīng)當(dāng)注意加大投資力度，按照檔案管理規(guī)范化的標(biāo)準(zhǔn)來進(jìn)行基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，完善檔案柜、閱覽室、陳列室、檔案微機(jī)室以及電腦、打印機(jī)裝訂機(jī)等相關(guān)設(shè)備，添置滅火器、防潮箱、除濕機(jī)等相關(guān)設(shè)備，盡可能地改善事業(yè)單位檔案管理的工作條件，加強(qiáng)檔案的開發(fā)與研究，真正解決檔案管理中存在的問題，促進(jìn)我國事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理。（二）創(chuàng)新檔案規(guī)范化管理方法，完善檔案規(guī)范化管理體制。相關(guān)管理人員應(yīng)當(dāng)注意創(chuàng)新檔案規(guī)范化管理方法，建立科學(xué)完善的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，嚴(yán)格檔案管理制度，明確檔案管理工作人員的職、責(zé)、權(quán)，科學(xué)制定檔案管理計(jì)劃，做好檔案分類工作，嚴(yán)格檔案整理工作，充分運(yùn)用現(xiàn)代化的管理手段，認(rèn)真分析當(dāng)前檔案管理工作中存在的問題，采用更加科學(xué)的管理方式，提高檔案管理的質(zhì)量。相關(guān)單位應(yīng)當(dāng)注意完善事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理體制，從管理機(jī)制規(guī)范化、工作程序規(guī)范化和工作交接規(guī)范化三個(gè)方面入手，加強(qiáng)規(guī)章制度建設(shè)，建立科學(xué)合理的檔案管理制度，統(tǒng)一檔案工作標(biāo)準(zhǔn)，堅(jiān)持檔案管理的基本原則，有計(jì)劃地開展檔案管理工作，盡可能地保證檔案的安全與完整。此外，相關(guān)管理人員在離崗和離職時(shí)應(yīng)當(dāng)注意最后按照企業(yè)的相應(yīng)程序做好移交準(zhǔn)備工作，明確相關(guān)責(zé)任。（三）提高檔案管理人員素質(zhì)，轉(zhuǎn)變檔案管理模式。事業(yè)單位檔案管理工作具有一定的保密性，對相關(guān)工作人員的要求較高。因此，相關(guān)企業(yè)應(yīng)當(dāng)注意加強(qiáng)培訓(xùn)工作，通過開展學(xué)習(xí)與培訓(xùn)工作來提高相關(guān)管理人員的專業(yè)知識與業(yè)務(wù)技能，增強(qiáng)相關(guān)工作人員對檔案管理規(guī)范重要性的認(rèn)識；相關(guān)管理人員應(yīng)當(dāng)注意樹立終身學(xué)習(xí)的理念，不斷優(yōu)化自身的知識結(jié)構(gòu)，改變自身的工作方式，提高自身的責(zé)任感，以滿足新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理工作的需要。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，電子檔案發(fā)展迅速，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案已經(jīng)無法滿足當(dāng)前社會發(fā)展的需要，事業(yè)單位檔案管理工作的內(nèi)容與范圍發(fā)生了很大的改變。因此，相關(guān)管理人員應(yīng)當(dāng)注意依據(jù)當(dāng)前實(shí)際情況調(diào)整檔案管理的工作重心與管理模式，樹立服務(wù)意識，開發(fā)多種服務(wù)渠道和服務(wù)方式，盡可能地滿足不同群體的需要，促進(jìn)我國事業(yè)單位檔案管理的規(guī)范化。
三、結(jié)語
當(dāng)前我國事業(yè)單位檔案管理中還存在對檔案管理工作的認(rèn)識不足、相關(guān)管理人員素質(zhì)較低以及檔案管理的規(guī)范化程度較低等問題。因此，相關(guān)單位應(yīng)當(dāng)注意加強(qiáng)對事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理重要性的認(rèn)識，加大投資力度，創(chuàng)新檔案規(guī)范化管理方法，完善檔案規(guī)范化管理體制，提高檔案管理人員素質(zhì)，轉(zhuǎn)變檔案管理模式，提高我國事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理水平。
作者:王秋菊 單位:黑龍江省農(nóng)業(yè)機(jī)械試驗(yàn)鑒定站
【參考文獻(xiàn)】
隨著當(dāng)前我國經(jīng)濟(jì)與科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)也隨之快速普及。當(dāng)前事業(yè)單位的辦公對計(jì)算機(jī)的依賴越來越大，文件生產(chǎn)與文件傳輸基本上都可以在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行，無紙化的辦公方式給事業(yè)單位的檔案管理工作帶來了新的要求。因此，對事業(yè)單位的檔案管理工作帶來的新要求，需要加快推動事業(yè)單位檔案的規(guī)范化管理。
1 事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理中出現(xiàn)的問題
1.1 對檔案規(guī)范化管理的重視度不夠
通過檔案規(guī)范化管理，可以有效的推動事業(yè)單位的科學(xué)化與規(guī)范化發(fā)展，并且對提高事業(yè)單位的工作效率還具有非常重要的作用。目前，許多的事業(yè)單位都對檔案規(guī)范化管理有了足夠的重視，但是仍然有許多事業(yè)單位沒有注意到檔案規(guī)范化管理的重要性[1]。一些事業(yè)單位認(rèn)為檔案管理的規(guī)范化不會帶來經(jīng)濟(jì)效益，并且單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理的工作不會關(guān)注。還有一些事業(yè)單位在人力財(cái)力等方面存在不足，造成檔案規(guī)范化管理工作無法得到有效地貫徹。
1.2 檔案管理制度的規(guī)范化不足
檔案管理制度是事業(yè)單位制度建設(shè)的重要部分，當(dāng)前我國大部分的事業(yè)單位都建立了檔案管理制度。然而，在我國還是存在一些事業(yè)單位沒有建立完整的檔案管理制度，不注重對檔案管理制度的建設(shè)。一些事業(yè)單位制定的檔案管理制度較多的是對檔案人員的管理，沒有將檔案管理制度應(yīng)用到事業(yè)單位全體人員的工作中，因此使得檔案管理工作缺乏配合，難以進(jìn)行。還有一些事業(yè)單位建立了完善的檔案管理工作制度，但是沒有執(zhí)行力，無法使檔案管理工作制度得到深入的貫徹實(shí)施，從而導(dǎo)致事業(yè)單位的檔案管理工作出現(xiàn)較大的問題，使檔案管理制度形同虛設(shè)[2]。
1.3 檔案管理模式缺乏規(guī)范化
在當(dāng)前統(tǒng)計(jì)的事業(yè)單位的檔案管理規(guī)范化的情況來看，一些事業(yè)單位并不重視檔案管理的規(guī)范化與制度化，在檔案管理工作中，還存在著人工管理的情況。一些事業(yè)單位對檔案管理信息化建設(shè)也不到位，沒有為檔案管理工作提供相應(yīng)的檔案管理軟件，沒有配備相應(yīng)的現(xiàn)代化檔案管理設(shè)備，使得許多檔案管理工作只能依靠人工進(jìn)行[3]。還有一些事業(yè)單位的檔案管理工作封閉性較強(qiáng)，不具備足夠的開放性，導(dǎo)致檔案管理在開放與利用方面存在較大的不足，使得檔案規(guī)范化管理的建設(shè)受到嚴(yán)重的制約。
2 事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理的對策
2.1 提高認(rèn)識，加強(qiáng)建設(shè)力度
加大對檔案規(guī)范化管理的宣傳力度，提高事業(yè)單位人員對檔案規(guī)范化管理重要性的認(rèn)識。通過學(xué)習(xí)與宣傳的途徑，加強(qiáng)檔案法律法規(guī)以及相關(guān)規(guī)定的宣傳，提高各事業(yè)單位人員的檔案意識，讓各級領(lǐng)導(dǎo)與干部職工認(rèn)識到檔案對國家的重要性，對社會各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展的重要性，做好檔案工作是所有工作人員肩負(fù)的責(zé)任。增強(qiáng)檔案管理人員的綜合素質(zhì)，提高檔案工作人員的專業(yè)水平。還需要穩(wěn)定檔案工作人員，確保檔案管理人員的穩(wěn)定是檔案管理工作的保障。檔案管理工作作為一份專業(yè)性較強(qiáng)的工作，需要工作人員具備較強(qiáng)的實(shí)踐性與操作性，這就要求工作人員要有豐富的工作經(jīng)驗(yàn)，才能達(dá)到檔案管理、收集工作的規(guī)范。因此，需要加強(qiáng)檔案工作人員自身綜合素質(zhì)與專業(yè)技能的培養(yǎng)，樹立為社會服務(wù)的觀念，養(yǎng)成良好的職業(yè)道德，不斷加強(qiáng)自身的專業(yè)技能，掌握現(xiàn)代信息技術(shù)。
2.2 強(qiáng)化職責(zé)范圍，健全檔案管理制度
要落實(shí)檔案管理工作，首先要有制度上的堅(jiān)實(shí)依靠。因此，首先需要建立完善的檔案管理制度，保證檔案管理制度的正常運(yùn)行，同時(shí)在各個(gè)檔案小組建立綜合檔案室，確定相關(guān)人員的職權(quán)以及職責(zé)范圍，并根據(jù)檔案室工作的實(shí)際，對相關(guān)機(jī)構(gòu)配置一定數(shù)量的兼職檔案人員，從而形成完整的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，保證檔案管理工作機(jī)制的運(yùn)行。還要根據(jù)相關(guān)的法律法規(guī)，建立健全檔案管理工作制度，保證檔案管理工作的有序規(guī)范運(yùn)行，因此，需要用制度來規(guī)范以及保證檔案管理工作。
2.3 擴(kuò)大經(jīng)費(fèi)投入，改善檔案管理?xiàng)l件
我國各地區(qū)經(jīng)濟(jì)發(fā)展差異巨大，不同地區(qū)事業(yè)單位的發(fā)展建設(shè)的程度也存在較大的差異。在我國經(jīng)濟(jì)貧困地區(qū)，一些事業(yè)單位的經(jīng)濟(jì)條件較差，對單位檔案的管理也比較落后，受經(jīng)濟(jì)條件的制約，事業(yè)單位在短時(shí)間內(nèi)還無法籌集資金以加強(qiáng)檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。檔案管理部門的主管需要加強(qiáng)對檔案管理部門的監(jiān)督，積極向政府部門請示，給予經(jīng)濟(jì)支持，從而促進(jìn)檔案管理工作的持續(xù)發(fā)展。對于具備相關(guān)條件的事業(yè)單位，需要投入資金改善檔案工作所需的設(shè)備，提高檔案管理設(shè)備的水平，從而提高檔案管理工作的水平。
2.4 開發(fā)檔案信息資源，強(qiáng)化檔案管理體系
要推進(jìn)事業(yè)單位檔案的規(guī)范化管理，需要打破傳統(tǒng)的檔案管理觀念，以及管理模式，并樹立正確的檔案管理意識，充分利用檔案的資源信息。事業(yè)單位可以開展檔案的應(yīng)用研究，可以根據(jù)本事業(yè)單位的檔案，編寫單位相關(guān)的發(fā)展史、編年史，擴(kuò)大單位的知名度，從而促進(jìn)單位的發(fā)展，并通過檔案資料的匯編，可以為各個(gè)部門提供所需的檔案資源。同時(shí)，爭取將現(xiàn)代科技融入到檔案管理工作中，從而最大限度的為事業(yè)單位與社會提供全面的服務(wù)。在利用檔案信息資源的同時(shí)，還需要強(qiáng)化檔案管理體系，確保與檔案規(guī)范化管理形成合力。建立完整的檔案管理體系，將檔案管理精確到事業(yè)單位工作的各個(gè)環(huán)節(jié)，同時(shí)健全與完善檔案管理的運(yùn)行機(jī)制，推動檔案信息資源的開發(fā)利用，從而推動事業(yè)單位檔案的規(guī)范化管理。
3 結(jié)語
隨著社會的不斷發(fā)展，事業(yè)單位的工作也要與時(shí)俱進(jìn)，事業(yè)單位的檔案管理工作也需要不斷規(guī)范化、系統(tǒng)化。當(dāng)前檔案管理工作還存在一些問題，比如：事業(yè)單位對檔案規(guī)范化管理的重視度不夠、檔案管理制度的規(guī)范化不足、檔案管理模式缺乏規(guī)范化等。這些問題嚴(yán)重的制約了事業(yè)單位檔案的規(guī)范化管理。因此，要加強(qiáng)事業(yè)單位檔案的規(guī)范化管理，就需要加強(qiáng)檔案規(guī)范化管理的宣傳，提高對檔案規(guī)范化管理重要性的認(rèn)識，同時(shí)，還需要建立完善的檔案管理制度，保證檔案管理制度的正常運(yùn)行，確定工作人員的職責(zé)范圍，根據(jù)檔案室工作的實(shí)際，給相關(guān)機(jī)構(gòu)配置兼職檔案人員，以建立完整的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。工作人員要樹立正確的檔案管理意識，加強(qiáng)自身綜合素質(zhì)與專業(yè)技能的培養(yǎng)，不斷提高自身的專業(yè)技能，并樹立為社會服務(wù)的觀念，養(yǎng)成良好的職業(yè)道德，掌握現(xiàn)代信息技術(shù)。要加強(qiáng)事業(yè)單位檔案的規(guī)范化管理，還需要健全檔案管理的運(yùn)行機(jī)制，促進(jìn)檔案信息資源的開發(fā)利用，從而達(dá)到強(qiáng)化事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理的目標(biāo)。
參考文獻(xiàn)
檔案是事業(yè)單位在發(fā)展過程中的重要資料，也是事業(yè)單位從創(chuàng)建以來的歷史憑證，為事業(yè)單位管理及社會查詢方面提供了良好的法律依據(jù)。事業(yè)單位登記檔案規(guī)范化管理，主要目的就是保證事業(yè)單位檔案工作的規(guī)范性，真正發(fā)揮出事業(yè)檔案檔案所具有的價(jià)值。
一、以提高認(rèn)識為前提，強(qiáng)化登記檔案管理責(zé)任意識
事業(yè)單位登記檔案規(guī)劃化管理過程中，需要得到事業(yè)單位管理人員的高度重視，提高責(zé)任觀念。在提高對于事業(yè)單位登記檔案規(guī)劃化管理重視方面，管理人員在實(shí)際工作過程中，應(yīng)該高度重視該項(xiàng)工作，并且對于登記檔案規(guī)劃化管理工作經(jīng)常過問及檢查，為事業(yè)單位登記檔案規(guī)范化管理工作提供物質(zhì)方面的保證，保證事業(yè)單位登記檔案在規(guī)范化管理過程中，擁有充足的人力、物力及財(cái)政方面的資源。將登記檔案管理工作作為事業(yè)單位重要管理工作之一，對于登記檔案日常工作及檢查進(jìn)行全面性部署，了解登記檔案管理工作的實(shí)際情況，幫助工作人員解決工作中所存在的問題。其次事業(yè)單位登記檔案規(guī)范化管理工作應(yīng)該不斷進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)，提高登記檔案工作信息化建設(shè)水平。伴隨著網(wǎng)上登記工作的逐漸開展，事業(yè)單位登記檔案在實(shí)際工作中會產(chǎn)生大量的數(shù)字檔案，就需要對于數(shù)字檔案進(jìn)行有效的管理，嚴(yán)禁出現(xiàn)電子檔案散失或者是損毀的問題，同時(shí)電子檔案修改十分容易，這樣對于檔案原始信息會造成嚴(yán)重影響。要是不對電子檔案進(jìn)行科學(xué)的歸檔，就會出現(xiàn)資源分散及查找困難的情況，檔案信息所具有的經(jīng)濟(jì)效益及社會效益也難以發(fā)揮出來。所以，事業(yè)單位一定要提高對于登記電子檔案管理工作重視程度，完善事業(yè)單位數(shù)字檔案管理流程。
二、以嚴(yán)格標(biāo)準(zhǔn)為抓手，創(chuàng)新登記檔案管理模式
（一）創(chuàng)建工作制度，提高對于信息整合強(qiáng)度
事業(yè)單位登記檔案工作切點(diǎn)就是對于登記管理資料的收集整合，要是沒有該工作，事業(yè)單位登記檔案規(guī)范化管理其他工作也就難以順利開展。提高登記管理資料收集及整合質(zhì)量，才能夠有效保證登記檔案規(guī)范化管理工作的完整性及系統(tǒng)性，充分發(fā)揮出檔案信息所具有的價(jià)值。在對于登記檔案材料收集及整合工作過程中，應(yīng)該創(chuàng)建有關(guān)制度，通過使用事業(yè)單位管理檔案登記表等等表格，進(jìn)而對于登記檔案信息進(jìn)行高效率處理。將事業(yè)單位登記檔案規(guī)范化管理工作與事業(yè)單位法人年檢工作相結(jié)合，在對于事業(yè)單位監(jiān)督審查的過程中，保證年度審查登記檔案管理工作質(zhì)量。
（二）創(chuàng)新建檔模式，實(shí)行分卷立宗
事業(yè)單位在對于登記檔案規(guī)范化管理過程中，需要嚴(yán)格按照檔案管理工作要求，實(shí)行“一戶一檔”管理模式，對于登記檔案進(jìn)行分柜管理，專柜保管，專人負(fù)責(zé)，真正將登記檔案管理規(guī)定落實(shí)到實(shí)際管理工作中，對于管理登記檔案范圍進(jìn)行科學(xué)化劃分，并且設(shè)置專門檔案室。
（三）加大硬件投入，完善基礎(chǔ)設(shè)施
為了保證事業(yè)單位登記檔案規(guī)范化管理工作順利落實(shí)，事業(yè)單位應(yīng)該為登記檔案管理部門提供充足的資金作為保證，通過多途徑為登記檔案管理工作籌劃資金，為登記檔案管理工作提供檔案柜及檔案盒等等硬件設(shè)備，并且配備計(jì)算機(jī)等設(shè)施，為事業(yè)單位登記檔案規(guī)范化管理工作順利開展奠定良好的基礎(chǔ)。
三、以開發(fā)利用為目標(biāo)，建立健全檔案管理規(guī)章制度
事業(yè)單位對于登記檔案進(jìn)行規(guī)范化管理，主要目的就是希望能夠?qū)τ谑聵I(yè)單位所擁有的檔案信息進(jìn)行深度挖掘。為了能夠提高事業(yè)單位對于登記檔案的利用效率，應(yīng)該根據(jù)有關(guān)政策，制定完善的登記檔案管理制度。
（一）健全完善事業(yè)單位登記檔案收集整理制度
為了能夠保證事業(yè)單位登記檔案進(jìn)行規(guī)范化管理，應(yīng)該對于檔案工作人員責(zé)任及檔案管理進(jìn)行針對性制度，將屬于登記檔案工作的文獻(xiàn)資料，在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)全部上交檔案管理人員進(jìn)行統(tǒng)一管理。登記檔案管理工作人員收到申請，經(jīng)過審核之后進(jìn)行登記，并且頒發(fā)有關(guān)證書及進(jìn)行公告，已經(jīng)歸檔完畢的文獻(xiàn)應(yīng)該立即收到登記檔案管理人員手中，事業(yè)單位在發(fā)展過程中所形成的文件也需要上交給登記檔案管理人員。
（二）健全完善事業(yè)單位登記檔案保管制度
事業(yè)單位應(yīng)該根據(jù)現(xiàn)有的有關(guān)政策，對于登記檔案管理工作不斷進(jìn)行完善，制定針對性制度，保證檔案管理工作責(zé)任能夠落實(shí)到每一個(gè)檔案管理人員身上，并且檔案管理人員遵守有關(guān)保密規(guī)定，在檔案管理人員實(shí)際工作中，嚴(yán)格根據(jù)“六防”進(jìn)行管理，也就是防火、防潮、防蛀、防盜、防光及防高溫。保證事業(yè)單位內(nèi)工作人員不會出現(xiàn)私自保存檔案的行為，對于利用檔案的人員，應(yīng)該立即進(jìn)行處罰，根據(jù)所造成情況進(jìn)行嚴(yán)肅處理。登記檔案部門要是出現(xiàn)人事上面的變動，應(yīng)該及時(shí)將對保管的檔案進(jìn)行交接，對于登記檔案進(jìn)行逐項(xiàng)交代，保證登記檔案內(nèi)信息的完整性。
事業(yè)單位登記檔案規(guī)范化管理，主要目的就是提高事業(yè)單位登記檔案管理水平，完善登記檔案資料收集及整合工作的規(guī)范性，保C事業(yè)單位登記方案管理規(guī)范化，讓事業(yè)單位能夠發(fā)現(xiàn)登記檔案內(nèi)所存在的潛在價(jià)值，為事業(yè)單位發(fā)展建設(shè)提供客觀資料作為保證。
參考文獻(xiàn)：
[1]周知勇.加強(qiáng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理工作的思考[J].云南檔案，2015.
1 依法治檔，建立健全檔案管理工作制度
構(gòu)建完善的檔案資料管控制度體系，保障檔案資料管理工作依照流程化、正規(guī)化、科學(xué)化的軌道有序運(yùn)行，這是搞好檔案工作的關(guān)鍵。因此，首先要用制度去規(guī)范檔案工作；其次要用制度去保證檔案工作，高效完善的組織機(jī)構(gòu)及運(yùn)作機(jī)制是實(shí)施檔案管理工作的基本保障。長期的檔案資料管理工作過程提醒我們，在所有建檔部門內(nèi)部設(shè)立完整的檔案管理室，設(shè)置檔案管理工作的分管負(fù)責(zé)人、檔案管理處主任及檔案室工作人員，清晰劃分各部門職責(zé)，且依照單位內(nèi)部設(shè)置的具體機(jī)構(gòu)組成狀況配設(shè)備兼職型檔案管理人員，由此組建出完整的檔案資料管控網(wǎng)絡(luò)化機(jī)制，其是完全滿足現(xiàn)階段檔案管理部門工作現(xiàn)實(shí)需求的。
2 增強(qiáng)檔案信息化管理的安全意識
當(dāng)今網(wǎng)絡(luò)訊息化技術(shù)使單位人事檔案資料的管理工作走向了高品質(zhì)、快節(jié)奏的發(fā)展道路，然而其亦給現(xiàn)實(shí)的檔案資料管理過程造成了一些安全缺陷?，F(xiàn)階段，一些單位在開展檔案資料訊息化管理工作中，其安全觀念表現(xiàn)出極為的淡薄狀態(tài)，往往出現(xiàn)檔案訊息資料的遺失及暴露，并由此帶來巨大的組織功能隱患。并且對電子型檔案資料保管中實(shí)施的升格式版本的非兼容品質(zhì)及不能辨認(rèn)性，存放檔案材料以及其承載軟件的易受損等問題的輕視，時(shí)常可引發(fā)對珍貴檔案訊息資源的傷害。在管理中，一定要對人事檔案管理的相關(guān)政策進(jìn)行認(rèn)真的研究，在對各種信息資料的密級進(jìn)行嚴(yán)格界定的基礎(chǔ)上，正確運(yùn)用好計(jì)算機(jī)的加密功能，對訊息參數(shù)庫內(nèi)儲存的相關(guān)價(jià)值性數(shù)據(jù)依照運(yùn)作權(quán)限范圍實(shí)施規(guī)范化的內(nèi)容分類及加密處理，須精細(xì)處置好訊息檔案資料的保管和運(yùn)用的關(guān)系，不但須消除只求穩(wěn)定、不思創(chuàng)新的保守思想，還應(yīng)防范隨意變更、沒有規(guī)則的馬虎思想。
3 采用公文制發(fā)的方式
檔案是由公文逐漸發(fā)展轉(zhuǎn)化而來的。所以，公文制發(fā)的質(zhì)量，就會對以后的檔案的質(zhì)量產(chǎn)生重要的影響。這就需要我們在公文制發(fā)的時(shí)候，應(yīng)該認(rèn)真遵從正規(guī)化及精準(zhǔn)化的模式展開制發(fā)工作，進(jìn)而大幅度提升檔案資料管理品質(zhì)，促使檔案資料管理過程可以更加精準(zhǔn)化及正規(guī)化。第一，需真正實(shí)現(xiàn)檔案材料所用的紙張及格式的完整匹配，也就是說要使紙張和質(zhì)量相一致，而且其格式必須統(tǒng)一，完美遵照國家的統(tǒng)一控制基準(zhǔn)。第二，須審查在編制公文的過程中是否滿足正規(guī)的操作程序，公文材料的樣式及其內(nèi)容是否屬實(shí)。第三，須確保編制公文材料的字跡規(guī)范清晰，使用規(guī)定的文種。這樣，才能夠使日后的檔案資料管控過程能夠真正實(shí)現(xiàn)規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。
4 實(shí)施“以我為主”的立卷歸檔原則即為推進(jìn)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的關(guān)鍵環(huán)節(jié)
其總體任務(wù)是達(dá)到檢索運(yùn)用簡潔化、案卷規(guī)整化以及應(yīng)用價(jià)值的最高化的檔案保管目標(biāo)。使用“以我為主”的立卷歸檔原則，全宗的完整性要注意有效地維護(hù)。為使檔案完整，在歸檔工作中把住全宗的入口關(guān)，使不該歸檔文件不致混入，既要注意歸檔文件防止散失，同時(shí)又要分清主次，掌握重點(diǎn)。
5 提高人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)
一、工作目標(biāo)
在“十二五”期間，全縣各機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位應(yīng)全面完成
檔案工作規(guī)范化管理的認(rèn)定和復(fù)查工作。
（一）機(jī)關(guān)檔案規(guī)范化管理
對尚未進(jìn)行規(guī)范化考評驗(yàn)收的機(jī)關(guān)完成初始評定；2012—2013年對在2002年《省機(jī)關(guān)檔案工作目標(biāo)管理辦法》（晉檔字〔2002〕23號）前已達(dá)標(biāo)升級的機(jī)關(guān)，結(jié)合實(shí)際情況，按新的評定標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行相應(yīng)等級的重新認(rèn)定；2014年后，對2002年后等級認(rèn)定連續(xù)滿5年的機(jī)關(guān)進(jìn)行復(fù)查評定，二級部門復(fù)查評定時(shí)間和主管部門大體一致，已評定等級的單位創(chuàng)造條件上檔升級，以確保檔案工作規(guī)范化管理常態(tài)化。
（二）企事業(yè)單位檔案室規(guī)范化管理
對已評定等級的單位，結(jié)合實(shí)際情況，按2005年《省企業(yè)科技事業(yè)單位檔案工作規(guī)范化管理等級評定辦法（試行）》（2005年4月6日省檔案局印發(fā)）評定標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行相應(yīng)等級的重新認(rèn)定；對未申報(bào)等級評定的企事業(yè)單位應(yīng)對照評定標(biāo)準(zhǔn)做好檔案工作，管理水平最低應(yīng)達(dá)到A級標(biāo)準(zhǔn)（企業(yè)科技事業(yè)單位檔案工作規(guī)范化管理等級分為“AAA級”、“AA級”、“A級”三個(gè)等級，其中“AAA級”為最高級）。
二、工作要求
全縣各機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位要嚴(yán)格按照相關(guān)檔案工作規(guī)范要求扎實(shí)做好各項(xiàng)工作，重點(diǎn)從以下幾方面加強(qiáng)：
（一）加強(qiáng)組織管理，確保人員、經(jīng)費(fèi)、場所、制度“四落實(shí)”
1、各單位要加強(qiáng)對檔案規(guī)范化管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，將此項(xiàng)工作列入重要議事日程，并落實(shí)必要的人員、資金、設(shè)備。
2、要建立健全檔案工作網(wǎng)絡(luò)和各項(xiàng)規(guī)章制度，確保各種門類和載體檔案集中統(tǒng)一管理。
3、強(qiáng)化主管部門的檔案監(jiān)督指導(dǎo)職能，確保檔案的安全和有效利用。
（二）加強(qiáng)收集整理，確保檔案資料的齊全完整
根據(jù)國家檔案局8號令的要求，縣直機(jī)關(guān)年內(nèi)要完成本機(jī)關(guān)《文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表》的編制和審批工作。在做好紙質(zhì)文書檔案收集整理的同時(shí)，還應(yīng)加強(qiáng)電子、聲像、實(shí)物、重大活動、專業(yè)檔案的管理。
（三）加強(qiáng)規(guī)范移交，確保檔案應(yīng)交盡交
檔案是單位、組織、個(gè)人在發(fā)展過程、社會活動中形成的具有保存價(jià)值的歷史原始記錄。對于企事業(yè)單位來講，檔案是單位進(jìn)行文化建設(shè)的重要素材，也是企事業(yè)單位規(guī)范管理的基礎(chǔ)和憑證。在新形勢下，企事業(yè)單位檔案管理內(nèi)容和環(huán)境都出現(xiàn)了新的變化，檔案管理工作也變得更加復(fù)雜。因此，走檔案管理規(guī)范化發(fā)展之路，也成為單位的必然選擇。
1 檔案管理工作規(guī)范化的必要性
檔案是企事業(yè)單位在生產(chǎn)管理、經(jīng)營活動中形成的各種資料，它對于企事業(yè)單位來說有著重要意義。如一些企事業(yè)檔案記錄了企事業(yè)發(fā)展創(chuàng)新成果、企事業(yè)經(jīng)營整體狀況，所以，企事業(yè)在人事安排、經(jīng)濟(jì)決策中都要以檔案為依據(jù)來進(jìn)行戰(zhàn)略部署，以促進(jìn)企事業(yè)健康發(fā)展。因此，可以說，做好檔案管理、開發(fā)和利用工作，維護(hù)檔案的完整性、真實(shí)性，是企事業(yè)單位的重要管理任務(wù)，是提高企事業(yè)單位工作效率和工作質(zhì)量的關(guān)鍵，也是企事業(yè)單位發(fā)展的需求。企事業(yè)單位的檔案形成范圍非常廣，檔案形式也是豐富多樣，各種文字、圖表、聲像資料和實(shí)物等，都有可能是檔案載體。在新形勢下，隨著企事業(yè)單位發(fā)展規(guī)模的不斷擴(kuò)大，企事業(yè)單位的檔案數(shù)量也與日俱多，檔案管理難度也隨之加大。但是，許多單位在檔案管理中，始終存在管理意識淡薄、管理不規(guī)范等問題。如企事業(yè)單位檔案管理部門在檔案收集、歸檔和利用方面都存在許多問題，這不得不引起我們的重視。要想解決這些問題，必須走檔案規(guī)范化管理之路。
2 檔案管理工作規(guī)范化途徑
2.1 提高檔案管理意識，完善檔案管理制度
態(tài)度決定行動，提高檔案管理意識，是做好企事業(yè)單位檔案管理工作的出發(fā)點(diǎn)。因此，在新形勢下，企事業(yè)單位要提高檔案管理意識，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理觀念，樹立“人人有責(zé)”的檔案管理思想，將檔案管理工作納入單位工作計(jì)劃，制定和完善檔案管理工作制度，明確各類檔案分類、整理、歸檔要求和標(biāo)準(zhǔn)，從檔案搜集到保管建立嚴(yán)格的工作流程和管理制度，要求有關(guān)部門將檔案管理工作落到實(shí)處。然后，成立專職檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理工作人員，明確工作人員的工作職責(zé)，并實(shí)行崗位責(zé)任制，對檔案管理工作進(jìn)行督查和考核，以提高檔案工作者的責(zé)任感和工作熱情，進(jìn)而提高單位檔案管理和利用率。在此基礎(chǔ)上，在單位內(nèi)部加大檔案管理工作宣傳教育，營造重視檔案管理的氛圍，使單位職工充分認(rèn)識到檔案及檔案管理工作的作用，為檔案規(guī)范化管理打好基礎(chǔ)。
2.2 完善檔案管理設(shè)施，提高檔案技術(shù)管理水平
檔案管理設(shè)施不完善，檔案管理技術(shù)落后，是企事業(yè)單位在檔案方面普遍存在的一個(gè)問題。在科學(xué)技術(shù)快速發(fā)展的大環(huán)境下，傳統(tǒng)的檔案管理模式和方法，已經(jīng)無法滿足企事業(yè)單位檔案管理工作需要。因此，企事業(yè)單位要抓住發(fā)展機(jī)遇，加強(qiáng)檔案管理設(shè)施建設(shè)，將信息技術(shù)運(yùn)用到檔案管理中來，以提高檔案管理質(zhì)量。這就要求企事業(yè)單位強(qiáng)檔案管理的資金投入，完善檔案管理軟硬件設(shè)備，為檔案現(xiàn)代化管理打好基A。如在資金允許的情況下，單位要購買更加先進(jìn)的消防系統(tǒng)、防盜報(bào)警裝置、防蟲、防濕設(shè)備，確保檔案安全。在此基礎(chǔ)上，發(fā)揮計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及數(shù)據(jù)庫管理技術(shù)的作用，走檔案信息化之路，提高檔案管理和利用效率。如完善檔案管理網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，購買先進(jìn)的檔案管理硬件和系統(tǒng)軟件，建設(shè)檔案數(shù)據(jù)資源庫，建設(shè)單位內(nèi)部服務(wù)館內(nèi)網(wǎng)和公眾服務(wù)網(wǎng)，允許職工群眾通過網(wǎng)絡(luò)查詢、瀏覽、使用檔案。與此同時(shí)，完善檔案信息化管理制度，明確檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，要求工作人員按照工作規(guī)定，采用科學(xué)的方法進(jìn)行檔案管理，如采用科學(xué)的技術(shù)手段進(jìn)行光盤、磁帶類檔案讀取、保存和管理，以防止檔案信息丟失。
2.3 提高檔案工作者的素質(zhì)水平
工作人員素質(zhì)偏低，是影響企事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理的一個(gè)重要因素。如許多單位的檔案管理人員都缺少專業(yè)的檔案管理知識和技能，根本無法勝任檔案管理工作要求，所以他們在檔案管理中，難以做到得心應(yīng)手，也無法做到規(guī)范化管理。鑒于此，在新時(shí)期，企事業(yè)單位要重視和加強(qiáng)檔案管理工作隊(duì)伍建設(shè)，嚴(yán)把檔案工作人員招聘質(zhì)量關(guān)，確保錄用的檔案工作人員具有檔案管理專業(yè)能力和素養(yǎng)。然后，建立健全工作人員培訓(xùn)機(jī)制，制定檔案管理隊(duì)伍學(xué)習(xí)和培訓(xùn)計(jì)劃，針對檔案管理隊(duì)伍進(jìn)行信息技術(shù)教育、職業(yè)道德教育和專業(yè)技能培訓(xùn)，提高培訓(xùn)工作的實(shí)效，以提高檔案工作隊(duì)伍的整體素質(zhì)，進(jìn)而提高檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理水平。
參考文獻(xiàn)
一、引言
文書檔案管理是企事業(yè)單位內(nèi)部管理體系的重要組成部分，是提升單位管理與服務(wù)質(zhì)量的關(guān)鍵要素。在文書檔案管理中，分類和歸檔是核心部分。但是隨著現(xiàn)代化水平的提升，企事業(yè)單位的文書檔案管理工作出現(xiàn)了諸多問題。這就需要單位結(jié)合具體情況，針對問題提出具體的解決措施，促使文書檔案管理工作更加科學(xué)化、規(guī)范化。
二、企事業(yè)單位文書檔案管理現(xiàn)狀
當(dāng)前，我國企事業(yè)文書檔案管理理念和管理方法較為落后，且企事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)對文書檔案管理工作并不重視，也沒有結(jié)合企事業(yè)單位實(shí)際情況健全和完善文書檔案管理制度，導(dǎo)致企事業(yè)單位文書檔案工作無法滿足發(fā)展所需。首先，企事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)不夠重視文書檔案管理工作。這是造成文書檔案管理資金不足的主要原因，無論是人員配置還是設(shè)備配置，都無法滿足企事業(yè)單位實(shí)際要求。甚至不少企事業(yè)單位文書檔案部門人員均是兼職人員，或者是依靠單位領(lǐng)導(dǎo)裙帶關(guān)系進(jìn)入檔案管理部門的關(guān)系人員，兼職人員專業(yè)能力欠缺、關(guān)系人員綜合素質(zhì)較低，這是造成單位文書檔案管理工作效率和服務(wù)質(zhì)量低的關(guān)鍵要素。其次，單位沒有加大對文書檔案工作人員的培訓(xùn)，也沒有做好崗前和崗位培訓(xùn)工作，導(dǎo)致工作人員的綜合素質(zhì)普遍低下、責(zé)任意識不強(qiáng)、管理水平不高。這種惡性循環(huán)致使企事業(yè)單位檔案管理工作的針對性不強(qiáng)，準(zhǔn)確性不高，也就不能充分發(fā)揮文書檔案管理部門應(yīng)有的作用和效益。
三、加強(qiáng)企事業(yè)單位文書檔案規(guī)范化管理的具體對策
（一）以人為本。隨著國家的進(jìn)步和社會的不斷發(fā)展，以人為本思想逐步被推廣和應(yīng)用至各行各業(yè)。將以人為本思想引入企事業(yè)單位文書檔案管理工作中，是有效改善單位工作人員管理思想和管理方式的主要途徑。單位領(lǐng)導(dǎo)需要加強(qiáng)對文書檔案管理工作的重視，并加大對文書檔案部門的人力、物力、資金投入力度，加強(qiáng)對工作人員的關(guān)注，從而使工作人員充分認(rèn)識到文書檔案管理工作在單位內(nèi)部管理體系的重要性。除此之外，單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)積極加強(qiáng)與工作人員之間的有效溝通與交流，真正深入群眾內(nèi)部，了解工作人員的實(shí)際需求和心理情緒，并引導(dǎo)各部門之間加強(qiáng)溝通與聯(lián)系，從而確保文書檔案管理工作的順利實(shí)施，并促使文書檔案工作引起各部門領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)可與支持，實(shí)現(xiàn)提高文書檔案管理效率和工作人員工作積極性的目的。除此之外，單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)積極創(chuàng)設(shè)有利條件，增加工作人員學(xué)習(xí)與培訓(xùn)的機(jī)會，進(jìn)而提高工作人員專業(yè)能力和綜合素質(zhì)。并做好人員配置工作，綜合分析人員的綜合能力，將其安排在最為合適的崗位，進(jìn)而促使工作人員在工作中找到歸屬感，并實(shí)現(xiàn)其自身價(jià)值。對于培訓(xùn)活動的安排與展開，應(yīng)安排專業(yè)人員負(fù)責(zé)，從而在提升工作人員綜合能力的同時(shí)提高他們的責(zé)任意識，為企事業(yè)單位建立一支專業(yè)能力強(qiáng)、綜合素質(zhì)高的管理隊(duì)伍奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。（二）引入現(xiàn)代化技術(shù)。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的不斷發(fā)展，企事業(yè)單位應(yīng)改變落后單一的文書檔案管理方式，結(jié)合現(xiàn)代化信息技術(shù)，促使文書檔案管理方式逐步向現(xiàn)代化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化方向發(fā)展。將現(xiàn)代化信息技術(shù)引入企事業(yè)單位文書檔案管理體系，不僅可以大大提高檔案管理工作效率，還可以提高文書檔案管理工作的真實(shí)性和完整性，對于構(gòu)建新型管理模式具有積極的促進(jìn)作用。1.健全和完善各項(xiàng)管理制度，促使管理制度的規(guī)范性和科學(xué)性。健全和完善管理制度的目的是確保文書檔案管理工作順利展開，并確保管理工作規(guī)范化，進(jìn)而滿足單位發(fā)展所需。單位應(yīng)配置專門的檔案室負(fù)責(zé)管理文書檔案。對于資料入庫管理或者出庫管理，都需要事先征求科室主要負(fù)責(zé)人的同意才能執(zhí)行。2.提高工作人員的計(jì)算機(jī)操作能力。在構(gòu)建現(xiàn)代化和數(shù)字化管理模式的同時(shí)，單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)積極引入計(jì)算機(jī)，將計(jì)算機(jī)作為培養(yǎng)管理工作人員管理水平的主要工具，從而起到提高工作人員綜合能力和管理效率的目的。利用計(jì)算機(jī)建立資料檔案，將文書檔案資料及時(shí)錄入數(shù)據(jù)庫，利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行資料管理，這樣既可以給上級領(lǐng)導(dǎo)檢查提供便利，又可以減少不必要的人力和資金投入。另外，其他部門需要文書檔案資料時(shí)，可以直接用電腦將資料發(fā)送至部門主要負(fù)責(zé)人處。由此可見，利用計(jì)算機(jī)管理企事業(yè)單位文書檔案工作，既可以提高文獻(xiàn)檢索速度和檔案管理效率，又可以確保文書檔案資料的完整性和真實(shí)性。
四、結(jié)語
隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的不斷發(fā)展，企事業(yè)單位的文書檔案管理工作取得了不錯(cuò)的成效。但是由于單位領(lǐng)導(dǎo)的不重視、管理制度的不健全、管理思想和管理方法的落后，導(dǎo)致單位文書檔案管理工作不夠規(guī)范化。針對以上問題，單位領(lǐng)導(dǎo)需要加強(qiáng)對文書檔案管理工作的重視，并結(jié)合單位實(shí)際情況健全和完善管理制度，積極引入現(xiàn)代信息技術(shù)提高文書檔案管理效率，從而進(jìn)一步滿足單位的發(fā)展所需，為促進(jìn)企事業(yè)單位的長遠(yuǎn)健康發(fā)展提供保障。
作者:畢彩云 單位:威海通明照明工程有限公司
【參考文獻(xiàn)】
檔案是歷史的真實(shí)記錄，如何規(guī)范管理檔案，充分發(fā)揮檔案“存史、資政、為民”的作用，一直是個(gè)舊檔案工作者思考的問題。為此，個(gè)舊市檔案局以問題為導(dǎo)向，創(chuàng)新工作方式，多措并舉，推動個(gè)舊市檔案規(guī)范化管理，主要做了以下幾個(gè)方面的工作：
一、領(lǐng)導(dǎo)重視，確保檔案規(guī)范化管理工作順利開展
一是自2009年起，將檔案工作列入市委、市政府各項(xiàng)工作目標(biāo)考核內(nèi)容之一，并明確市檔案局負(fù)責(zé)考核各單位檔案管理工作，認(rèn)真確定檔案工作考核內(nèi)容，以此推動個(gè)舊市檔案規(guī)范化管理。二是個(gè)舊市始終有市人民政府副市長分管全市檔案工作，協(xié)調(diào)解決檔案工作中存在的困難和問題。三是根據(jù)《云南省企業(yè)事業(yè)單位檔案工作規(guī)范化管理認(rèn)定辦法》《紅河州黨政機(jī)關(guān)社會團(tuán)體檔案工作規(guī)范化管理示范單位認(rèn)定辦法》，結(jié)合個(gè)舊檔案工作實(shí)際，市委、市政府高度重視，先后下發(fā)了《云南省企事業(yè)單位、紅河州黨政機(jī)關(guān)社會團(tuán)體檔案工作規(guī)范化管理示范單位認(rèn)定辦法有關(guān)通知》（個(gè)辦發(fā)〔2013〕61號）、《關(guān)于印發(fā)〈個(gè)舊市鄉(xiāng)鎮(zhèn)區(qū)機(jī)關(guān)文件材料歸檔案范圍和文書檔案保管期限規(guī)定〉的通知》（個(gè)辦發(fā)〔2013〕61號）以及印發(fā)《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢下檔案工作的實(shí)施意見的通知》（個(gè)辦發(fā)〔2015〕15號），確保個(gè)舊市的檔案規(guī)范化管理進(jìn)一步統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和明確目標(biāo)的工作順利開展。
二、措施有效，確保檔案規(guī)范管理工作有序推進(jìn)
舊市檔案局創(chuàng)新工作方法，認(rèn)真做好檔案規(guī)范管理工作的指導(dǎo)、監(jiān)督和調(diào)查研究工作。一是明確分工，落實(shí)責(zé)任。將市直各部、委、辦、局、鄉(xiāng)鎮(zhèn)（包括下屬單位）的檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作落實(shí)到全局每個(gè)干部，明確責(zé)任。二是抓好調(diào)查研究工作。要求所有干部在開展業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作時(shí)，善于發(fā)現(xiàn)檔案規(guī)范化管理工作中存在的問題，解決問題，對帶有共性和一時(shí)難以解決的問題，要多作思考，認(rèn)真總結(jié)，出調(diào)研報(bào)告。三是集體討論找出解決辦法。通過集體研究討論，找出最為合理的解決問題的對策和辦法，以做到發(fā)現(xiàn)一個(gè)問題解決一個(gè)問題，最大限度地做到檔案工作規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)和統(tǒng)一。四是結(jié)合檔案規(guī)范化管理的要求，建立和完善各立檔單位綜合檔案室的各項(xiàng)管理制度，認(rèn)真組織專題培訓(xùn)，確保各單位開展檔案規(guī)范管理工作不走彎路。五是利用“12.4”法制宣傳日及“6.9”國際檔案日，在個(gè)舊電視臺、《個(gè)舊時(shí)訊》等媒體宣傳個(gè)舊市檔案工作，增強(qiáng)社會檔案意識。六是加強(qiáng)企業(yè)檔案工作，深入民營企業(yè)，幫助其建立和規(guī)范企業(yè)檔案，維護(hù)其合法權(quán)益。七是通過開展年度執(zhí)法檢查，對各單位貫徹執(zhí)行《檔案法》《云南省檔案條例》以及國家檔案局8號令等檔案法律法規(guī)的情況進(jìn)行檢查，指導(dǎo)各單位規(guī)范管理檔案。八是切實(shí)做好政府機(jī)構(gòu)改革中的檔案管理工作。根據(jù)《關(guān)于將政府職能轉(zhuǎn)變和機(jī)構(gòu)改革后部門文書檔案移交個(gè)舊市檔案館管理的通知》和《關(guān)于將政府職能轉(zhuǎn)變和機(jī)構(gòu)改革后部門印章移交個(gè)舊市檔案館管理的通知》，市檔案局積極開展相關(guān)檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)。目前，涉及機(jī)構(gòu)改革的8家單位已將機(jī)構(gòu)改革中撤并前的全部印章檔案規(guī)范移交進(jìn)館。九是市檔案局通過建立檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)QQ群方式開辟檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)新渠道，采用現(xiàn)代化的科技手段，開展全市檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)。據(jù)統(tǒng)計(jì)，2016年上半年，市檔案局各業(yè)務(wù)指導(dǎo)組通過各種方式進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)200余次。
通過這些措施，個(gè)舊市檔案工作規(guī)范管理示范單位認(rèn)定工作形成了齊抓共管的工作局面，全市檔案工作規(guī)范化管理活動健康、有序、全面開展，并取得了實(shí)效。隨著“檔案工作規(guī)范化管理示范單位認(rèn)定工作”的深入開展，個(gè)舊市黨政機(jī)關(guān)、鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府等單位的檔案管理體制進(jìn)一步得到完善，檔案管理制度進(jìn)一步得到健全，檔案安全保管保護(hù)的設(shè)備設(shè)施得到進(jìn)一步改善，檔案工作步入規(guī)范化、科學(xué)化的管理軌道。截至2015年底，全市有市委辦、雞街鎮(zhèn)、市環(huán)衛(wèi)處、大屯村委會、建設(shè)社區(qū)等80家單位完成認(rèn)定工作，示范單位認(rèn)定數(shù)量居全州第一。
三、取得的成效
一是個(gè)舊市檔案館館藏檔案種類不斷豐富，館藏結(jié)構(gòu)不斷改善，截至2016年6月，館藏總量達(dá)108779卷、193868件，案件排架長度1915米，其色檔案、專門檔案、涉民檔案總量達(dá)33854卷、66620件，館藏檔案數(shù)量居全州第一。
二是2016年上半年，市檔案館共計(jì)接待檔案利用者4683人次，調(diào)取案卷7565卷（冊）、525件、提供復(fù)印資料9542頁，為基層單位和廣大人民群眾解決了政策落實(shí)、社會養(yǎng)老保險(xiǎn)、勞動保障、機(jī)關(guān)事業(yè)單位參加養(yǎng)老保險(xiǎn)等大量民生問題，“死檔案”變成了“活信息”，檔案在服務(wù)民生、服務(wù)和諧社會中發(fā)揮了不可估量的作用。
2014年9月25日，云南省地震局綜合檔案室通過了“云南省企業(yè)事業(yè)單位檔案工作規(guī)范化管理示范單位”認(rèn)定。本次認(rèn)定工作從開始準(zhǔn)備到結(jié)束歷時(shí)5個(gè)月，時(shí)間緊促，人手緊張，任務(wù)繁重，能夠順利通過認(rèn)定實(shí)屬不易。筆者回顧整個(gè)認(rèn)定過程，對于如何做好檔案規(guī)范化管理認(rèn)定工作，簡要談一些工作體會。
一、領(lǐng)導(dǎo)重視、經(jīng)費(fèi)落實(shí)到位
防震減災(zāi)工作基本圍繞地震監(jiān)測預(yù)報(bào)、震災(zāi)預(yù)防、緊急救援及科學(xué)技術(shù)“3+1”工作體系進(jìn)行，而檔案工作滲透到“3+1”體系的各個(gè)方面。檔案室所保存的歷史地震觀測圖紙及震害資料等，是攻克地震預(yù)報(bào)難關(guān)、開展地震科學(xué)研究的基本依據(jù)，是防震減災(zāi)事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的重要戰(zhàn)略資源。云南省地震局向來重視檔案工作，每年都會將檔案工作列入單位年度工作計(jì)劃及年度目標(biāo)責(zé)任考核，有檔案工作專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)；單位領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)常向檔案人員了解工作和生活情況，支持并鼓勵檔案人員積極參加中國地震局及云南省檔案局舉辦的各類檔案專業(yè)培訓(xùn)，及時(shí)解決檔案工作中存在的問題和困難。
在檔案工作規(guī)范化管理認(rèn)定過程中，信息中心將檔案工作規(guī)范化管理認(rèn)定作為2014年度中心重點(diǎn)工作任務(wù)進(jìn)行安排和部署，并劃撥了專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)。主管檔案工作的局領(lǐng)導(dǎo)、局辦公室領(lǐng)導(dǎo)以及中心領(lǐng)導(dǎo)全程參與認(rèn)定工作，詳細(xì)了解工作的進(jìn)展，及時(shí)協(xié)調(diào)解決工作中面臨的困難與問題，為檔案達(dá)標(biāo)工作的順利進(jìn)行提供了大力支持。
二、對照標(biāo)準(zhǔn)自查自檢，摸清家底
《云南省企業(yè)事業(yè)單位檔案工作規(guī)范化管理評審標(biāo)準(zhǔn)》是檔案規(guī)范化管理認(rèn)定的依據(jù)和內(nèi)容，也是評審計(jì)分的基本標(biāo)準(zhǔn)。所以我們的首要任務(wù)就是認(rèn)真學(xué)習(xí)和分析評審標(biāo)準(zhǔn)，把握好每一項(xiàng)的評審內(nèi)容，并對照本單位的檔案工作情況進(jìn)行自檢并打分。
做好自查自檢工作，摸清了自己的家底，找到了得分點(diǎn)與扣分點(diǎn)，也就找到了單位檔案工作的優(yōu)勢與不足。之后，就需要對優(yōu)勢進(jìn)行保持和發(fā)揚(yáng)，并將其作為自己的亮點(diǎn)；同時(shí)重點(diǎn)分析和總結(jié)扣分原因，進(jìn)行完善和整改。整改過程中，必須特別注意評審標(biāo)準(zhǔn)中帶“*”的標(biāo)注為必須達(dá)到的項(xiàng)目。
三、查缺補(bǔ)漏，收集整理認(rèn)定材料
（一）建立健全組織制度
1.調(diào)整檔案管理網(wǎng)絡(luò)領(lǐng)導(dǎo)小組
1995年，云南省地震局建立了以分管檔案工作的一名副局長為組長、主管局檔案工作的辦公室主任及負(fù)責(zé)檔案工作的防災(zāi)所副所長為副組長、各部門專兼職檔案員為成員的檔案工作網(wǎng)絡(luò)，并進(jìn)行了職責(zé)分工。隨著機(jī)構(gòu)、人員的調(diào)整，原有的檔案工作網(wǎng)絡(luò)已不能適應(yīng)目前的工作需要。2014年，云南省地震局辦公室對檔案管理網(wǎng)絡(luò)工作小組進(jìn)行了調(diào)整，由分管檔案工作的局領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長，分管檔案工作的局辦公室領(lǐng)導(dǎo)及信息中心領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任副組長，負(fù)責(zé)全局檔案管理工作；信息中心情報(bào)信息部專職檔案員負(fù)責(zé)檔案的資源管理、對兼職檔案員進(jìn)行檔案專業(yè)技術(shù)技能的指導(dǎo)以及檔案日常業(yè)務(wù)工作的監(jiān)督；兼職檔案員負(fù)責(zé)所在單位的檔案收集、整理、立卷、移交工作，確保歸檔文件材料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全。
我局此次檔案管理規(guī)范化認(rèn)定工作的順利完成，也得益于這樣一個(gè)完善的檔案工作網(wǎng)絡(luò)，在認(rèn)定工作中，我們得到了工作小組所有人員的大力支持和幫助。大家的共同努力，是我局順利通過認(rèn)定的推進(jìn)力。
2.編制云南省地震局檔案管理工作制度匯編
由于地震部門檔案工作的特殊性，我局以前均參照中國地震局印發(fā)的《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍》和《機(jī)關(guān)文書檔案保管期限的規(guī)定》進(jìn)行文書檔案的歸檔工作。2014年，按照評審標(biāo)準(zhǔn)的要求，為正確界定云南省地震局各級機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍，準(zhǔn)確劃分檔案保管期限，結(jié)合我局實(shí)際情況，我們編制了云南省地震局《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍》及《文書檔案保管期限的規(guī)定》。同時(shí)，重新修訂了檔案工作收集、整理、鑒定、利用、庫房管理等各項(xiàng)規(guī)章制度及云南省地震局檔案管理細(xì)則，使其更符合新形勢下檔案工作的需要。
（二）開展文書檔案鑒定工作
2014年，我局調(diào)整了原有的檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組，并對室藏到期文書檔案進(jìn)行了鑒定。鑒定小組本著就高不就低的原則，按照《云南省地震局檔案鑒定與銷毀制度》對1999-2003年的10年期文書檔案逐份、逐頁進(jìn)行了審查，共清理失去保存價(jià)值的文件1661份，并編制了檔案鑒定工作報(bào)告和檔案銷毀清冊，對銷毀的檔案和抽出重組的文件做了詳細(xì)說明，有效的優(yōu)化了庫藏結(jié)構(gòu)。
（三）更換檔案裝具
云南省地震局檔案室保存了1964年至今的文書、科技檔案，時(shí)間跨度較長，有相當(dāng)一部分檔案盒為塑料制品，盒上裝有大量鐵扣，極易腐蝕損壞盒內(nèi)的檔案文件，并不符合現(xiàn)在的檔案管理規(guī)定。加上歷經(jīng)數(shù)次檔案庫房的搬遷，致使大量的檔案盒、卷在搬遷中在嚴(yán)重破損，急待更新。我局充分利用此次認(rèn)定工作的契機(jī)，訂購符合檔案管理規(guī)定的無酸紙檔案盒，對原有檔案裝具進(jìn)行更換和完善。
5月份，檔案室全體人員全力以赴，對3000余卷檔案舊盒進(jìn)行更換。在更換過程中，不斷強(qiáng)化檔案管理人員的崗位職責(zé)意識、安全意識和保密意識，全面提高了大家的工作積極性和主動性，增強(qiáng)了對檔案規(guī)范化管理工作重要性的認(rèn)識。
通過更換檔案裝具，實(shí)現(xiàn)了我局檔案的整理規(guī)范化，延長了檔案的使用壽命，為逐步實(shí)現(xiàn)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理，不斷提高檔案管理工作水平奠定了基礎(chǔ)。
（四）檔案信息化建設(shè)
2014年，中國地震局辦公室組織開發(fā)了“中國地震局文書檔案管理系統(tǒng)”，旨在推進(jìn)文書檔案信息化工作，提高文書檔案管理和利用效率，實(shí)現(xiàn)地震系統(tǒng)文書檔案的統(tǒng)一歸檔、分權(quán)限查詢。我局積極配合中國地震局推進(jìn)此項(xiàng)工作，檔案室根據(jù)工作需要提交了檔案數(shù)字化建設(shè)方案，并申請了專項(xiàng)資金用于設(shè)備購置及檔案數(shù)字化整理及加工，力爭在2016年完成云南省地震局檔案管理系統(tǒng)建設(shè)。
同時(shí)，我局積極配合云南省檔案局進(jìn)行數(shù)字檔案館系統(tǒng)建設(shè)工作，按要求落實(shí)相關(guān)設(shè)備和輔助軟件，及時(shí)做好“電子文件歸檔管理系統(tǒng)”的安裝實(shí)施工作。
四、認(rèn)真準(zhǔn)備評審會議
