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時(shí)間：2024-04-02 14:40:43
序論：速發(fā)表網(wǎng)結(jié)合其深厚的文秘經(jīng)驗(yàn)，特別為您篩選了11篇數(shù)字化管理的內(nèi)容范文。如果您需要更多原創(chuàng)資料，歡迎隨時(shí)與我們的客服老師聯(lián)系，希望您能從中汲取靈感和知識(shí)！
［中圖分類號(hào)］G21 ［文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼］A
傳統(tǒng)出版向數(shù)字化出版轉(zhuǎn)型，是當(dāng)今出版業(yè)積極探尋的發(fā)展之路。在數(shù)字化出版事業(yè)的進(jìn)程中，編輯工作轉(zhuǎn)型的重要性和迫切性日益凸顯。編輯的“角色”也悄然發(fā)生著變化，即從內(nèi)容的加工者，逐步升級(jí)為內(nèi)容與信息服務(wù)的提供者。
從傳統(tǒng)出版模式向數(shù)字化服務(wù)業(yè)態(tài)轉(zhuǎn)型過程中的重要一步，是搭建符合出版要求的內(nèi)容管理平臺(tái)?；谶@一平臺(tái)，數(shù)字化內(nèi)容資源分類入庫，集成使用，傳統(tǒng)紙質(zhì)書變?yōu)槠湫问街?。高等教育出版社第一本全過程數(shù)字化線上編輯加工的試驗(yàn)教材《環(huán)境工程微生物學(xué)》（第三版），由筆者擔(dān)任責(zé)任編輯，全書共50萬字，完全在內(nèi)容管理系統(tǒng)中進(jìn)行編輯加工，歷時(shí)半年的試驗(yàn)和改進(jìn)，達(dá)到出版要求，內(nèi)容、編校質(zhì)量均檢驗(yàn)合格，得到該教材編寫者的認(rèn)可。以下簡(jiǎn)要介紹此書的數(shù)字化編輯加工流程、特點(diǎn)及改進(jìn)建議。
采用一種新的編輯形態(tài)，就意味著要出現(xiàn)運(yùn)作方式的相應(yīng)變更。在內(nèi)容管理系統(tǒng)中，編輯工作的一個(gè)重要轉(zhuǎn)變是從傳統(tǒng)的紙介質(zhì)辦公轉(zhuǎn)變?yōu)樵诰W(wǎng)絡(luò)平臺(tái)進(jìn)行數(shù)字化辦公。傳統(tǒng)的編輯、出版和發(fā)行的配套運(yùn)作已相對(duì)成熟，因而整個(gè)流通程序比較固定和規(guī)范。傳統(tǒng)工作模式一旦發(fā)生變革，可能在最初會(huì)遇到一些困難。由于反復(fù)試驗(yàn)和不斷調(diào)試系統(tǒng)、改進(jìn)流程，往往會(huì)耗費(fèi)更多的時(shí)間，但從長(zhǎng)遠(yuǎn)的角度來講，內(nèi)容管理系統(tǒng)中的數(shù)字化編輯加工一旦試驗(yàn)成功，會(huì)逐步成熟并走向規(guī)?；瑢脮r(shí)，將具有很強(qiáng)的先進(jìn)性和便利性。
1.工作模式的先進(jìn)性
根據(jù)數(shù)字化內(nèi)容管理和編輯加工要求重建圖書生產(chǎn)流程，建設(shè)新的內(nèi)容引擎，使其直接與有關(guān)信息化平臺(tái)接口，搭建一個(gè)作者和編輯協(xié)同工作的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，就成為必然。在平臺(tái)的虛擬工作區(qū)中，作者、編輯、審稿、設(shè)計(jì)和校對(duì)人員等可以進(jìn)行各自的工作并互相溝通，這意味著將基于信息化技術(shù)來重組、優(yōu)化生產(chǎn)流程。各項(xiàng)工作基于同一平臺(tái)開展，也便于實(shí)現(xiàn)全流程各環(huán)節(jié)的質(zhì)量統(tǒng)一管理和實(shí)時(shí)控制。
在一部書稿到印刷環(huán)節(jié)時(shí)，它也同時(shí)到網(wǎng)絡(luò)課程、電子讀物等立體化教材呈現(xiàn)環(huán)節(jié)，即紙質(zhì)書只是內(nèi)容管理平臺(tái)上數(shù)字化產(chǎn)品的形式之一，而不再像以往那樣，紙質(zhì)書的完成是進(jìn)行內(nèi)容數(shù)字化的前提條件。如果在之后要進(jìn)行修改，則只需修改它的內(nèi)容源頭，即可實(shí)現(xiàn)各個(gè)產(chǎn)品相關(guān)內(nèi)容的修改，增強(qiáng)了內(nèi)容的一致性和精確性，便于做到實(shí)時(shí)同步更新?；跀?shù)字化內(nèi)容管理平臺(tái)的新型出版流程，將會(huì)顯著減少內(nèi)容創(chuàng)建和內(nèi)容維護(hù)的時(shí)間和成本。
2.加工操作的便利性
在數(shù)字化內(nèi)容管理系統(tǒng)中，編輯通過系統(tǒng)提供的編輯器和流程管理系統(tǒng)，對(duì)稿件進(jìn)行編輯處理。這包括對(duì)原稿的編輯加工，也包括對(duì)排好版式的清樣文件進(jìn)行通讀和修改。每一流程執(zhí)行完畢，自動(dòng)進(jìn)入下一流程。每位編輯均可直接在稿件上進(jìn)行修改，系統(tǒng)會(huì)通過不同顏色的設(shè)置來標(biāo)識(shí)不同的審稿級(jí)別，并自動(dòng)記錄稿件加工痕跡與操作者信息。系統(tǒng)為各環(huán)節(jié)操作人員設(shè)置了具體的級(jí)別權(quán)限，如一審、二審、三審等。編輯終審?fù)戤吅螅蛇M(jìn)入到發(fā)排、數(shù)據(jù)庫生成、網(wǎng)上等程序。
加工書稿時(shí)，為了保證稿件內(nèi)容的科學(xué)規(guī)范，編輯可利用內(nèi)容管理平臺(tái)的巨大信息資源庫，對(duì)文稿中的資料數(shù)據(jù)等關(guān)鍵性內(nèi)容進(jìn)行查詢和確認(rèn)。此外，數(shù)字化操作所特有的格式自動(dòng)檢查、統(tǒng)查、統(tǒng)改、編號(hào)順改、跟蹤操作等功能，將使加工工作的效率和準(zhǔn)確性大大提高。
數(shù)字化加工后的書稿可以按照傳統(tǒng)的模式做成紙介質(zhì)出版物；與此同時(shí)，它的內(nèi)容可以被重新拆分、集成和再創(chuàng)造，從而實(shí)現(xiàn)資源的多次利用和多種媒體形式。
3.避免批改錯(cuò)漏
在傳統(tǒng)書稿加工時(shí)，原稿摻雜各審次的加工痕跡，也存在一些批改錯(cuò)漏，編輯往往到清樣環(huán)節(jié)還要從檔案室調(diào)出原稿，進(jìn)行對(duì)比、糾正和修改。用計(jì)算機(jī)進(jìn)行線上操作即可免除這樣的麻煩。每個(gè)環(huán)節(jié)的編輯、設(shè)計(jì)人員，隱藏批改標(biāo)記后，即可隨時(shí)檢驗(yàn)編輯、設(shè)計(jì)的效果，如果發(fā)現(xiàn)批改不妥，立即改正。
根據(jù)我們?cè)诰€上加工試驗(yàn)教材書稿方面的經(jīng)驗(yàn)，下面簡(jiǎn)要介紹其編輯加工流程與傳統(tǒng)紙質(zhì)書稿加工流程的區(qū)別，如圖1所示。
由圖1可以看出，基于內(nèi)容管理系統(tǒng)的編輯加工，與傳統(tǒng)的紙質(zhì)書稿的加工，在流程及操作方法上均存在多方面的不同。首先，作者交來的稿件要先經(jīng)多媒體部門完成初步的格式、體例的規(guī)范，然后轉(zhuǎn)成可以在內(nèi)容管理系統(tǒng)上加工的XML文稿，直接在線上對(duì)其進(jìn)行版式設(shè)計(jì)。設(shè)計(jì)好的XML文稿，發(fā)至編輯加工環(huán)節(jié)，由責(zé)任編輯及二審、三審進(jìn)行逐級(jí)加工。編輯要在線上審讀書稿內(nèi)容的基礎(chǔ)上，運(yùn)用標(biāo)簽進(jìn)行內(nèi)容和格式的修改。在完成一個(gè)審讀段落后，對(duì)有價(jià)值的內(nèi)容進(jìn)行內(nèi)容拆分和標(biāo)注，存入媒體素材庫中，為其他載體的組合做準(zhǔn)備。展開標(biāo)簽后的XML編輯器工作界面如圖2所示：
系統(tǒng)會(huì)清晰地記錄各審次的加工時(shí)間及加工痕跡，每完成一個(gè)環(huán)節(jié)，文稿對(duì)上一環(huán)節(jié)操作者自動(dòng)鎖定，由“寫入權(quán)”改為“只讀權(quán)”；而處于當(dāng)前工作環(huán)節(jié)中的操作者獲得“寫入權(quán)”；各審次編輯可隨時(shí)調(diào)出文稿，檢查加工進(jìn)度。
當(dāng)稿件三審加工完成，已達(dá)到發(fā)稿要求時(shí)，即可從編輯加工環(huán)節(jié)至排版環(huán)節(jié)。XML文稿利用新型多媒體技術(shù)進(jìn)行排版（如3B2等）。排版后為PDF版電子校樣，作者閱讀清樣、校對(duì)人員逐字校核、編輯謄紅及通讀工作樣等，都在電子校樣上完成。其中校對(duì)人員的工作變化較大，由原來的以折校為主，改為現(xiàn)在的PDF文件（校樣）對(duì)照XML文件（原稿）校對(duì)。
經(jīng)過數(shù)字化的編輯加工后，作者交來的Word原稿就變成了一套立體化教學(xué)資源。印刷出版只是它的整體形式之一，通過素材拆分、整合變換等，同步生產(chǎn)出的還有跨媒體、多載體產(chǎn)品。
三、常用標(biāo)簽和使用方法介紹
當(dāng)作者交來的Word文稿經(jīng)過多媒體技術(shù)人員的XML轉(zhuǎn)化，并進(jìn)行了初步的版式設(shè)計(jì)后，就形成了XML格式的動(dòng)態(tài)文件，即編輯加工前的“原稿”。原稿由內(nèi)容和標(biāo)簽組成，分別對(duì)應(yīng)數(shù)據(jù)及元數(shù)據(jù)。元數(shù)據(jù)定義數(shù)據(jù)的屬性，限定數(shù)據(jù)的使用環(huán)境，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的呈現(xiàn)方式。隱去XML語言的標(biāo)簽，編輯可以像閱讀Word文檔一樣審讀內(nèi)容，增刪、修改一般內(nèi)容。如涉及內(nèi)容屬性的改變，則需要修改XML語言標(biāo)簽。這是線上編輯加工的基本操作原則。編輯可查找XML語言語法規(guī)則文件，即DTD（Document Type Definition），來選擇合適的標(biāo)簽，并隨時(shí)用該語法規(guī)則檢驗(yàn)語句的完整和邏輯的閉合。本試驗(yàn)使用的是高等教育出版社推出的HEPDTD V1.0版，包括DTD詞匯二百余個(gè)，主要分為結(jié)構(gòu)類、內(nèi)容類、版式類及重用類。各類別標(biāo)簽舉例如表1所示：
在編輯加工書稿前，技術(shù)人員根據(jù)對(duì)Word原稿的初步判斷，已經(jīng)將各類標(biāo)簽加入XML原稿中。一般來說，編輯對(duì)結(jié)構(gòu)類標(biāo)簽的改動(dòng)并不大，而經(jīng)常涉及的是內(nèi)容類、版式類的修改和增刪。舉例如下：
1．內(nèi)容標(biāo)簽
提取段落的小標(biāo)題，是編輯加工中經(jīng)常要做的工作。在傳統(tǒng)加工模式中，采用“插入”的校對(duì)符號(hào)；在數(shù)字化加工時(shí)，我們用更為嚴(yán)格的“標(biāo)題”標(biāo)簽實(shí)現(xiàn)：
隱去標(biāo)簽后的上述內(nèi)容顯示如下：
2．版式標(biāo)簽
版式標(biāo)簽中最重要的是強(qiáng)調(diào)樣式（Emphasis）標(biāo)簽。通過Emphasis Font調(diào)整字體，通過Emphasis Type調(diào)整格式。例如：
四、對(duì)于內(nèi)容管理系統(tǒng)的改進(jìn)建議
由于線上加工書稿屬于首次嘗試，系統(tǒng)和流程隨編輯加工的推進(jìn)而不斷調(diào)整，編輯亦需邊學(xué)邊用，在技術(shù)人員的幫助下，探索、熟悉和改進(jìn)加工操作技術(shù)。通過全流程線上加工及征求各環(huán)節(jié)的意見，內(nèi)容管理系統(tǒng)尚需進(jìn)一步修改。修改建議如下：
1.必須檢入并脫機(jī)保存關(guān)鍵環(huán)節(jié)的文件版本
在內(nèi)容管理系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)中每檢入一次文件，就會(huì)生成一個(gè)版本的文件，記錄當(dāng)前的所有更改信息；而脫機(jī)保存就是將當(dāng)前文件保存到本地計(jì)算機(jī)硬盤中，防止網(wǎng)絡(luò)故障等其他偶然情況的發(fā)生。
根據(jù)系統(tǒng)規(guī)定，在流程過渡中，每次設(shè)置狀態(tài)前必須檢入當(dāng)前文件的版本。此外，建議責(zé)任編輯還要檢入并脫機(jī)保存的文件是三審意見確認(rèn)后準(zhǔn)備內(nèi)容集成并發(fā)稿的文件。此時(shí)先不要接受所有修訂，而應(yīng)帶修訂痕跡脫機(jī)保存到本地硬盤上，然后再帶修訂痕跡檢入到網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中，這樣，就會(huì)在本地機(jī)和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中生成一個(gè)加工完成的帶有一、二、三審修訂意見標(biāo)記的文件，此文件可作為傳統(tǒng)編輯流程的“發(fā)稿”環(huán)節(jié)的稿件，即生產(chǎn)環(huán)節(jié)所依據(jù)的“原稿”。
有了最終加工完成的帶標(biāo)記的“原稿”，校對(duì)人員可依此對(duì)排版文件或校樣進(jìn)行校對(duì)。
除了“發(fā)稿”后的校對(duì)外，在XML文檔錄入后、編輯加工開始前，也應(yīng)增加校對(duì)人員對(duì)XML文檔根據(jù)作者提供的Word稿件進(jìn)行毛校，以降低差錯(cuò)率。
當(dāng)前，計(jì)算機(jī)的廣泛使用，形成了大量的數(shù)字檔案信息。檔案信息數(shù)字化隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)以及多媒體技術(shù)的發(fā)展，產(chǎn)生的一種新型的檔案信息形態(tài)。采用數(shù)字化檔案管理，把分散于不同載體、不同地理位置的信息資源以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)，以網(wǎng)絡(luò)化的方式互相連接，從而可以及時(shí)利用，實(shí)現(xiàn)資源共享。國(guó)土資源管理系統(tǒng)通過引入數(shù)字化管理后，相關(guān)管理內(nèi)容能通過軟件進(jìn)行歸類管理，將大量的紙質(zhì)文件變換成數(shù)據(jù)和數(shù)字形式的計(jì)算機(jī)管理，不僅有利于文件的長(zhǎng)期保存，還有利于科學(xué)管理的實(shí)施。當(dāng)前國(guó)家的經(jīng)濟(jì)正在不斷的發(fā)展，國(guó)土資源的利用不斷的發(fā)生變化，國(guó)土資源檔案的調(diào)用使用的比較頻繁，通過數(shù)字化檔案管理，相關(guān)人員通過計(jì)算機(jī)的資源共享，能夠迅速的查閱了相關(guān)的軟件，減少了以往紙質(zhì)文件的調(diào)用時(shí)間，在檔案的更新和歸檔中也能夠通過計(jì)算機(jī)的錄入及時(shí)的實(shí)現(xiàn)，為國(guó)家的國(guó)土資源管理和國(guó)家的革新經(jīng)濟(jì)建設(shè)提供了方便，高效利用時(shí)間的同時(shí)也間接的促進(jìn)了國(guó)家經(jīng)濟(jì)效益的提升。
二、數(shù)字化檔案管理在國(guó)土資源管理中的適應(yīng)性分析
1、數(shù)字化檔案管理符合國(guó)土資源多樣化管理要求。
國(guó)土資源檔案種類極多，包括了綜合類檔案、地籍管理檔案、建設(shè)用地檔案以及礦產(chǎn)資源檔案，還有國(guó)土資源監(jiān)察檔案、測(cè)繪管理檔案、會(huì)計(jì)、聲像、科研、基建設(shè)備、實(shí)物和電子檔案等等。而且僅就地籍檔案來說，又分成集體土地地籍檔案和國(guó)有土地地籍檔案兩類。這充分體現(xiàn)了國(guó)土資源檔案的多樣化特征。根據(jù)數(shù)字化檔案管理特征來看，可以針對(duì)不同的檔案資料進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，從而將這些資源統(tǒng)一納入到數(shù)據(jù)庫中，并利用智能化分析技術(shù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的高效管理，從國(guó)土資源檔案多樣化特點(diǎn)上來看充分顯示了數(shù)字化檔案管理的高度適用性。
2、數(shù)字化管理能夠解決國(guó)土資源檔案復(fù)雜性特點(diǎn)
國(guó)土資源檔案管理的相關(guān)內(nèi)容比較復(fù)雜，其主要是對(duì)國(guó)土使用歷史的記錄，長(zhǎng)期積累了較多的文件，在長(zhǎng)時(shí)間的國(guó)家城市建設(shè)和規(guī)劃中，同一地點(diǎn)經(jīng)歷了不同的建設(shè)規(guī)劃，其用房的性質(zhì)，產(chǎn)權(quán)所有人等都發(fā)生了變動(dòng)。因此，在同一地點(diǎn)，國(guó)土資源的使用情況不同，其檔案也就有多個(gè)文件記錄，檔案之間也存在著相互的聯(lián)系。面對(duì)我國(guó)眾多的地區(qū)和建設(shè)工程，可知國(guó)土資源檔案的復(fù)雜性。而數(shù)字化管理能夠通過智能軟件對(duì)復(fù)雜的工作內(nèi)容簡(jiǎn)化記錄和保存，當(dāng)然并不是對(duì)內(nèi)容簡(jiǎn)化，而是將其管理模式進(jìn)行簡(jiǎn)化，通過數(shù)字化模型的建立，將龐大的檔案文件相互間的關(guān)系進(jìn)行智能的整理，相關(guān)人員在錄入和查找中只要輸入相關(guān)信息就可以實(shí)現(xiàn)檔案的綜合利用，實(shí)現(xiàn)了管理流程的數(shù)字化和科學(xué)化。
3、數(shù)字化管理能夠適用國(guó)土資源易變更性特點(diǎn)。國(guó)土資源種類繁多，其中地籍方面檔案資源就非常容易出現(xiàn)信息變化。特別是當(dāng)前我國(guó)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展，城鎮(zhèn)化建設(shè)速度不斷加快，地籍信息經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)改變。在數(shù)字化管理模式下，利用智能化的信息系統(tǒng)，將相關(guān)的信息統(tǒng)一搜索出來，并統(tǒng)一進(jìn)行修改，從而極大地提升管理效率。因此，數(shù)字化管理能夠輕松應(yīng)對(duì)國(guó)土資源信息容易變更的問題。
4、數(shù)字化管理能夠適用國(guó)土資源完整性特點(diǎn)。國(guó)土資源檔案是一個(gè)系統(tǒng)性的資源集合，很多資源并不是獨(dú)立信息個(gè)體，而是將多種信息資源綜合在一起形成一個(gè)完整性資源，因此如果某一個(gè)資源信息出現(xiàn)缺失就容易造成國(guó)土資源信息的不完整，從而影響資源的檢查和監(jiān)督作用。在數(shù)字化管理模式下，這種相關(guān)性的建立已經(jīng)通過數(shù)據(jù)庫完成，因此很容易輕松調(diào)用并進(jìn)行修改，極大地提升了國(guó)土資源檔案管理的效率。
三、推進(jìn)國(guó)土資源檔案數(shù)字化管理的應(yīng)用
數(shù)字化檔案管理的具體含義，即通過多媒體等信息技術(shù)手段，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)資料或是相應(yīng)的錄音或視頻資料通過數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)換，使其成為統(tǒng)一整體的多媒體信息內(nèi)容，并將其依據(jù)相應(yīng)一致的數(shù)據(jù)格式儲(chǔ)存于數(shù)據(jù)庫當(dāng)中。進(jìn)而利用強(qiáng)大的數(shù)據(jù)庫資源對(duì)國(guó)土資源信息進(jìn)行統(tǒng)一的處理和管理，從而高效的提高對(duì)國(guó)土資源信息的利用及處理能力。
1、改變觀念充分認(rèn)識(shí)數(shù)字化管理的重要作用
在推進(jìn)國(guó)土資源檔案管理的數(shù)字化過程中，必須要有相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行推動(dòng)才能夠?qū)嵤?，因?yàn)閲?guó)土資源本身的復(fù)雜性會(huì)涉及到諸多部門的通力合作，如果這些部門的信息沒有納入到數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)中，就難以轉(zhuǎn)化成知識(shí)庫，從而實(shí)現(xiàn)高效的系統(tǒng)化管理。所以只有所有領(lǐng)導(dǎo)摒棄門戶之見，轉(zhuǎn)變觀念，將國(guó)土資源檔案信息統(tǒng)一收集被納入到數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)中，并在日常的工作中使用數(shù)字化管理系統(tǒng)，才能夠有效提升國(guó)土資源管理效率。
2、制定實(shí)施計(jì)劃分步實(shí)施
首先要明白國(guó)土資源檔案數(shù)字化管理的難度，這是一個(gè)系統(tǒng)性的綜合工程，涉及到諸多部門的支持，同時(shí)還需要相關(guān)人才的支持。所以不可能一步完成，所以在實(shí)施過程中要通過制定完善的實(shí)施計(jì)劃著手。然后再進(jìn)一步落實(shí)資金、實(shí)施單位和基礎(chǔ)設(shè)施構(gòu)建、人才培訓(xùn)和意識(shí)培養(yǎng)等一系列工作。接著當(dāng)數(shù)字化管理系統(tǒng)搭建完成之后，就需要組織相關(guān)的人員對(duì)傳統(tǒng)的國(guó)土信息資源，如紙質(zhì)檔案、錄像帶資料等進(jìn)行手工錄入和數(shù)字化前期的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化工作推進(jìn)，并且在錄入數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)時(shí)，需要對(duì)數(shù)據(jù)內(nèi)容進(jìn)行嚴(yán)格審核，確保在數(shù)字化轉(zhuǎn)換過程中，信息資源沒有失真，只有如此才能夠有效提升國(guó)土資源檔案的使用效果。
3、搞好安全性建設(shè)
通常定義下的數(shù)字化檔案，指的是隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展和多媒體技術(shù)的應(yīng)用，產(chǎn)生的一種信息化的檔案管理模式。具體是指應(yīng)用現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)等手段,將紙質(zhì)文件、聲像文件等傳統(tǒng)介質(zhì)的文件和已歸檔保存的電子檔案,系統(tǒng)組織成的一種檔案信息資源，用數(shù)字代替檔案中的文字記錄、圖像記錄、聲音記錄、視頻記錄等檔案記錄方式，對(duì)檔案資料進(jìn)行傳輸，使檔案資源能夠得到快捷的利用，實(shí)現(xiàn)檔案資源在一定區(qū)域內(nèi)的共享。高校檔案主要記載的是高校的教學(xué)、科研及重大事項(xiàng)等實(shí)踐活動(dòng)內(nèi)容，其中也包括各種形式的記載內(nèi)容，內(nèi)容比較繁雜，高校檔案使用數(shù)字化管理模式之后，大大提高了高校檔案的管理效率，為高校檔案數(shù)字化管理發(fā)展提供技術(shù)基礎(chǔ)，進(jìn)一步促進(jìn)高校整體的發(fā)展。
二、當(dāng)前我國(guó)高校在檔案數(shù)字化管理中出現(xiàn)的問題
雖然高校檔案管理使用數(shù)字化管理模式，但是由于數(shù)字化系統(tǒng)建設(shè)和檔案管理人員的數(shù)字化技術(shù)能力比較薄弱，高校檔案數(shù)字化處理技術(shù)的水平偏低等原因，高校檔案數(shù)字化管理工作仍然存在諸多問題。接下來就對(duì)高校檔案的數(shù)字化管理過程中出現(xiàn)的問題，進(jìn)行具體分析，主要從以下幾個(gè)方面進(jìn)行闡述：
1.高校內(nèi)部機(jī)構(gòu)數(shù)據(jù)庫不兼容。
我國(guó)大多數(shù)高校目前都使用了數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，建立了各類檔案數(shù)據(jù)庫，基本上實(shí)現(xiàn)了檔案數(shù)字化管理。但是由于高校各管理部門的內(nèi)部機(jī)構(gòu)比較復(fù)雜，使用數(shù)字化管理系統(tǒng)時(shí)沒進(jìn)行溝通，各自為政，所以導(dǎo)致高校部門使用的管理系統(tǒng)和檔案管理部門的檔案系統(tǒng)不匹配，致使數(shù)據(jù)庫連接時(shí)出現(xiàn)了諸多問題。主要表現(xiàn)在：檔案數(shù)據(jù)庫建立缺乏整體性和系統(tǒng)性，檔案部門和學(xué)校其他部門分別建立自己使用的數(shù)據(jù)庫，這類數(shù)據(jù)庫的標(biāo)準(zhǔn)化程度相對(duì)比較低，而且信息記錄的也不全面，并且各部門之間可能會(huì)出現(xiàn)數(shù)據(jù)庫重復(fù)建設(shè)的問題，對(duì)數(shù)據(jù)庫的使用和資源優(yōu)化產(chǎn)生了不利影響，而且數(shù)據(jù)庫里的數(shù)據(jù)信息也不規(guī)范，數(shù)據(jù)庫的信息資源的利用只有在自己部門的管理系統(tǒng)中所使用，高校的各部門之則不能共享檔案信息，無法滿足其他用戶的需求。
2.高校檔案數(shù)字化管理的存在安全性問題。
由于數(shù)字化檔案管理是建立在計(jì)算機(jī)技術(shù)和多媒體技術(shù)的基礎(chǔ)上的，因此，檔案信息、數(shù)據(jù)傳送是依賴互聯(lián)網(wǎng)和校園網(wǎng)來完成的，它的優(yōu)點(diǎn)是傳遞速度快捷、便利，但容易泄密和丟失數(shù)據(jù)。所以，檔案信息的安全性就得不到保障。雖然高校檔案的數(shù)字化管理評(píng)價(jià)指標(biāo)是檔案數(shù)字化管理的過程中必不可少的一項(xiàng)內(nèi)容，能夠?qū)Ω咝n案數(shù)字化管理中出現(xiàn)的問題進(jìn)行及時(shí)把握分析，但是對(duì)于數(shù)據(jù)泄露和丟失等問題卻難以發(fā)現(xiàn)，對(duì)高校檔案的安全保護(hù)問題造成困難。
三、解決高校檔案運(yùn)用數(shù)字化管理出現(xiàn)問題的措施
由于高校檔案數(shù)字化管理過程中，存在著諸多問題，針對(duì)高校檔案數(shù)字化管理的問題，要提出解決措施。解決高校檔案運(yùn)用數(shù)字化管理出現(xiàn)問題的措施，主要從以下幾個(gè)方面進(jìn)行論述：
1.檔案數(shù)字化建設(shè)的核心是檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)。
在高校檔案館數(shù)字化建設(shè)中,數(shù)據(jù)庫的結(jié)構(gòu)標(biāo)準(zhǔn)化的規(guī)范化體系的確立，是高質(zhì)量建設(shè)檔案數(shù)字化的堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，也是數(shù)字化檔案能否實(shí)現(xiàn)最大范圍共享的前提。各高校的檔案管理部門在開發(fā)應(yīng)用檔案管理軟件的同時(shí)，要匯同學(xué)校其他主要管理部門進(jìn)行協(xié)商，開發(fā)使用兼容性比較強(qiáng)的檔案管理系統(tǒng)，要緊密聯(lián)系學(xué)校各部門的實(shí)際，建立實(shí)用性、可靠性強(qiáng)的數(shù)據(jù)庫，要有更新和控制功能。對(duì)有關(guān)檔案數(shù)字化管理的系統(tǒng)進(jìn)行完善，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫和檔案全文數(shù)據(jù)庫，對(duì)檔案自動(dòng)檢索系統(tǒng)以及對(duì)檔案全文信息的鏈接起到?jīng)Q定性作用,并能實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)共享。
2.加大對(duì)專業(yè)人才的培養(yǎng)，確保檔案信息利用安全。
檔案數(shù)字化建設(shè)是一個(gè)對(duì)技術(shù)要求比較高的工作，所以高校在檔案數(shù)字化建設(shè)的過程中要加大對(duì)專業(yè)人才的培養(yǎng)，使他們能夠?qū)σ恍﹩栴}作出正確的判斷和決策，并指導(dǎo)檔案管理的工作人員進(jìn)行工作，使管理人員在高校檔案管理過程中發(fā)揮最大的作用。強(qiáng)化高校檔案數(shù)字化管理人員的工作能力，增強(qiáng)他們對(duì)高校檔案數(shù)據(jù)安全保護(hù)意識(shí)，確保高校的檔案數(shù)據(jù)安全，防止信息泄露，給高校的教育教學(xué)工作帶來麻煩。增強(qiáng)高校檔案數(shù)據(jù)管理人員的數(shù)據(jù)安全意識(shí)，是高校檔案管理過程中非常重要的環(huán)節(jié)，也是高校檔案數(shù)字化管理人員的職責(zé)所在。要加強(qiáng)高校檔案數(shù)字化管理的數(shù)據(jù)安全性，強(qiáng)化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。高校的檔案中包含著高校長(zhǎng)期以來重要文件資料等內(nèi)容，一旦泄露，就會(huì)對(duì)高校的發(fā)展產(chǎn)生不利影響，所以要建立數(shù)字化的評(píng)價(jià)體系，對(duì)檔案數(shù)字化管理進(jìn)行評(píng)價(jià)，防止數(shù)據(jù)泄露和丟失。另外，要保證高校檔案數(shù)據(jù)的安全性，要加強(qiáng)對(duì)基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，信息化基礎(chǔ)設(shè)施是高校檔案數(shù)字化管理的基礎(chǔ)保障。高校檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理，是檔案管理模式發(fā)展的必然趨勢(shì)。高校檔案是對(duì)學(xué)校的教學(xué)、科研管理及學(xué)校重大活動(dòng)等各方面的真實(shí)記錄，對(duì)高校的發(fā)展有著十分重要的作用。高校檔案的數(shù)字化管理，雖然給檔案管理工作帶了很多便利，但同時(shí)也為高校的檔案信息安全埋下了隱患。因此，要加強(qiáng)對(duì)高校檔案數(shù)字化管理的安全管理，促進(jìn)高校檔案管理工作的順利進(jìn)行，促進(jìn)高校的健康發(fā)展。
作者：樊麗君 單位：沈陽建筑大學(xué)檔案館
現(xiàn)階段，基于數(shù)字化技術(shù)的房地產(chǎn)檔案管理技術(shù)以其巨大的存儲(chǔ)量，智能化以及可以實(shí)現(xiàn)信息共享等優(yōu)點(diǎn)已經(jīng)逐步取代傳統(tǒng)的以手工操作為主的房地產(chǎn)檔案管理技術(shù)?；跀?shù)字化的房地產(chǎn)檔案管理在房地產(chǎn)行業(yè)的廣泛應(yīng)用，大大提高了房地產(chǎn)檔案管理的速度，促進(jìn)了資源共享，滿足了當(dāng)今房地產(chǎn)行業(yè)信息化的需求，提升了房地產(chǎn)檔案管理的質(zhì)量，推動(dòng)了房地產(chǎn)行業(yè)的發(fā)展。
1 房地產(chǎn)檔案數(shù)字化管理的內(nèi)涵
1.1 房地產(chǎn)檔案數(shù)字化管理的含義
房地產(chǎn)檔案數(shù)字化管理是基于數(shù)字化技術(shù)的檔案管理，具體是將傳統(tǒng)的房地產(chǎn)檔案資源通過先進(jìn)的數(shù)字化信息技術(shù)處理轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的信息并將其進(jìn)行保存，主要的數(shù)字化信息技術(shù)有數(shù)字?jǐn)z影技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)等。然后將保存的數(shù)字化信息通過網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)資源的共享，形成一個(gè)檔案信息化的數(shù)據(jù)庫，再由計(jì)算機(jī)系統(tǒng)將檔案信息化的數(shù)據(jù)庫實(shí)現(xiàn)房地產(chǎn)檔案數(shù)字化管理。通過房地產(chǎn)檔案數(shù)字化管理，大大提高了房地產(chǎn)檔案管理的效率與質(zhì)量，促進(jìn)了房地產(chǎn)實(shí)現(xiàn)信息化與數(shù)字化。
1.2 房地產(chǎn)檔案數(shù)字化管理的原則
1.真實(shí)性
房地產(chǎn)檔案數(shù)字化管理具有真實(shí)性。真實(shí)性是檔案管理的首要原則，房地產(chǎn)檔案在數(shù)字化管理的過程中及時(shí)糾正錯(cuò)誤的檔案信息，數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用也將房地產(chǎn)檔案信息透明化，提高了房地產(chǎn)檔案管理的準(zhǔn)確性與真實(shí)性。
2.快捷性
房地產(chǎn)檔案數(shù)字化管理具有快捷性。房地產(chǎn)檔案管理通過數(shù)字化技術(shù)，將傳統(tǒng)以手工為主的檔案管理轉(zhuǎn)化成以信息技術(shù)為媒介的檔案管理，實(shí)現(xiàn)信息的數(shù)字化，提高了房地產(chǎn)檔案管理的速度，對(duì)于檔案管理的工作人員來說，也提高查閱檔案資料，修改檔案信息等工作的速度，實(shí)現(xiàn)了檔案信息快捷的瀏覽。
3.安全性
房地產(chǎn)檔案數(shù)字化管理具有安全性。數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用，保障房地產(chǎn)檔案管理實(shí)現(xiàn)了信息的安全，使得檔案信息不再受人為因素危害，避免了房地產(chǎn)信息的泄露與流失，以信息化的方式保存提高了房地產(chǎn)檔案信息在存儲(chǔ)過程中的安全性。
2 房地產(chǎn)檔案數(shù)字化管理的現(xiàn)狀
我國(guó)房地產(chǎn)檔案數(shù)字化管理從上個(gè)世紀(jì)九十年代開始的，雖然時(shí)間不是很長(zhǎng)，但也取得了很大的突破。房地產(chǎn)檔案管理從傳統(tǒng)以手工為主逐步過渡到了信息化檔案管理，對(duì)我國(guó)房地產(chǎn)行業(yè)起到了極大地推動(dòng)作用。然而在房地產(chǎn)檔案數(shù)字化管理的發(fā)展過程中仍然存在一些問題。這些問題的出現(xiàn)，阻礙了房地產(chǎn)檔案數(shù)字化管理的發(fā)展，具體歸納為以下幾點(diǎn)：
（1）收集存儲(chǔ)檔案信息的過程中存在問題
數(shù)字化信息技術(shù)的應(yīng)用的確使得房地產(chǎn)檔案管理實(shí)現(xiàn)了快捷與便利，但是與此同時(shí)，發(fā)達(dá)的互聯(lián)網(wǎng)信息每天的更新速度也是相當(dāng)迅速，這就使得房地產(chǎn)檔案管理的信息在整理與搜集的過程中存在一定的難度，這就可能使得檔案信息出現(xiàn)缺失。事物的好壞都是相對(duì)的，在信息便利的同時(shí)，仍會(huì)出現(xiàn)各種不可避免的難題，阻礙房地產(chǎn)檔案信息管理的發(fā)展。
（2）缺乏創(chuàng)新的服務(wù)理念
傳統(tǒng)的房地產(chǎn)檔案管理以服務(wù)消費(fèi)者的理念為主，一直延續(xù)到現(xiàn)代基于信息化的房地產(chǎn)檔案信息管理。長(zhǎng)時(shí)間以來，房地產(chǎn)檔案管理只是提供消費(fèi)者便于查詢或者證明檔案信息等表面上的工作，而檔案管理人員忽略了對(duì)檔案信息深入的挖掘與創(chuàng)新，只停留在表面，沒有對(duì)檔案信息進(jìn)行深入的開發(fā)。因此檔案管理人員應(yīng)變被動(dòng)為主動(dòng)，提高自身創(chuàng)新的服務(wù)理念，深入開展房地產(chǎn)檔案管理工作。
3 房地產(chǎn)檔案數(shù)字化管理的改進(jìn)措施
3.1 建立健全房地產(chǎn)檔案數(shù)字化管理制度
建立健全管理制度是房地產(chǎn)檔案管理改進(jìn)的重中之重。只有建立健全管理制度，房地產(chǎn)檔案管理才能夠有章可循，嚴(yán)格根據(jù)管理制度來實(shí)現(xiàn)房地產(chǎn)檔案管理工作。檔案管理制度的內(nèi)容如下：一是嚴(yán)格管控機(jī)密檔案，對(duì)房地產(chǎn)檔案進(jìn)行機(jī)密性分級(jí)，對(duì)機(jī)密指數(shù)高的檔案內(nèi)容進(jìn)行加密處理，或者將其與其他檔案資料分離開單獨(dú)脫機(jī)儲(chǔ)存，避免檔案內(nèi)容的更新與修改。二是加強(qiáng)房地產(chǎn)檔案管理的環(huán)境保護(hù)工作。對(duì)房地產(chǎn)檔案管理的機(jī)房人員的出入進(jìn)行嚴(yán)格的管理，并且對(duì)檔案管理的環(huán)境條件給予充分地保障，防護(hù)自然災(zāi)害的發(fā)生。三是對(duì)房地產(chǎn)檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)實(shí)行安全保障措施。對(duì)檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)的操作權(quán)限，監(jiān)督管理，數(shù)據(jù)恢復(fù)管理，檔案?jìng)浞莨芾硪约坝?jì)算機(jī)軟件的防護(hù)管理工作嚴(yán)格落實(shí)到具體個(gè)人，并通過相關(guān)的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)預(yù)防對(duì)房地產(chǎn)檔案進(jìn)行人為的隨意更改。嚴(yán)格按照房地產(chǎn)檔案數(shù)字化管理制度，加強(qiáng)房地產(chǎn)檔案管理的防護(hù)工作。
3.2 加強(qiáng)創(chuàng)新型檔案管理人才的培養(yǎng)
培養(yǎng)創(chuàng)新型的檔案管理人才對(duì)改進(jìn)房地產(chǎn)檔案數(shù)字化管理起到十分重要的作用。要調(diào)整檔案管理人才的知識(shí)結(jié)構(gòu)，培養(yǎng)高水平，具有創(chuàng)新意識(shí)的人才隊(duì)伍。使其對(duì)檔案管理的維護(hù)，存儲(chǔ)與整理工作可以深入細(xì)致的開展，使其能夠熟練掌握數(shù)字化信息技術(shù)，提高管理人員的業(yè)務(wù)水平，促進(jìn)數(shù)字信息化對(duì)房地產(chǎn)檔案管理的建設(shè)。
3.3 建立健全電子檔案信息系統(tǒng)
傳統(tǒng)的房地產(chǎn)檔案管理是通過人工錄入檔案信息，而基于數(shù)學(xué)化的檔案管理通過先進(jìn)的數(shù)字化信息技術(shù)，例如掃描技術(shù)，將房地產(chǎn)檔案錄入房地產(chǎn)信息數(shù)據(jù)庫，保證了檔案的準(zhǔn)確性與完整性。要保證電子檔案數(shù)據(jù)系統(tǒng)的完整性才能使得房地產(chǎn)數(shù)據(jù)信息準(zhǔn)確無誤。同時(shí)，還要建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫，這樣有利于檔案管理人員方便整理，查詢檔案信息，使得檔案管理工作井然有序。因此，建立健全電子檔案數(shù)據(jù)系統(tǒng)極大地改進(jìn)房地產(chǎn)檔案數(shù)字化管理。
4 房地產(chǎn)檔案數(shù)字化管理的意義
房地產(chǎn)檔案數(shù)字化管理對(duì)房地產(chǎn)檔案管理具有重要的意義。數(shù)字化的檔案管理將房地產(chǎn)檔案信息轉(zhuǎn)變成方便快捷的電子檔案，使房地產(chǎn)檔案信息實(shí)現(xiàn)了共享，提高了房地產(chǎn)檔案管理的效率與質(zhì)量，改變了傳統(tǒng)的房地產(chǎn)檔案管理模式。通過基于數(shù)字化技術(shù)的房地產(chǎn)檔案管理模式的運(yùn)用，使房地產(chǎn)行業(yè)實(shí)現(xiàn)了互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的變革。隨著改革開放和數(shù)字信息化的深入建設(shè)，房地產(chǎn)行業(yè)也將不斷發(fā)展壯大。
5 結(jié)語
基于數(shù)字化技術(shù)的房地產(chǎn)檔案管理是房地產(chǎn)檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)。運(yùn)用數(shù)字化技術(shù)也將成為房地產(chǎn)行業(yè)未來發(fā)展的重要目標(biāo)。數(shù)字信息化將房地產(chǎn)檔案信息通過電子檔案信息系統(tǒng)存儲(chǔ)與互聯(lián)網(wǎng)中，實(shí)現(xiàn)了信息的共享，使房地產(chǎn)檔案信息由有形變?yōu)闊o形，方便整理與查詢，促進(jìn)了房地產(chǎn)檔案管理的數(shù)字化發(fā)展，實(shí)現(xiàn)了房地產(chǎn)行業(yè)在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的變革。
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二、企業(yè)檔案數(shù)字化管理的必要性
企業(yè)檔案的數(shù)字化管理就是在企業(yè)的檔案管理過程中使用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)把傳統(tǒng)使用文字、數(shù)字和圖片等紙質(zhì)方式的存貯轉(zhuǎn)變成數(shù)字信息儲(chǔ)存。比如，指紋錄制、照片記錄以及檔案管理系統(tǒng)等。對(duì)企業(yè)各類紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，為其建立集中數(shù)字檔案館勢(shì)在必行，檔案數(shù)字化管理，在優(yōu)化管理者知識(shí)結(jié)構(gòu)、隊(duì)伍結(jié)構(gòu)、提高管理者素質(zhì)、促進(jìn)現(xiàn)代管理技術(shù)應(yīng)用、保護(hù)原紙質(zhì)檔案和改善其利用方式等方面有著特殊意義。
三、企業(yè)檔案數(shù)字化管理的應(yīng)用分析
在信息社會(huì)中的檔案數(shù)字化管理已經(jīng)不再陌生。比如企業(yè)的人事管理，企業(yè)的財(cái)務(wù)管理企業(yè)自動(dòng)化辦公等等。數(shù)字化的企業(yè)檔案管理模式不單單克服了傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理中的人工查找困難以及查找方式局限性大的問題，還使得企業(yè)的檔案管理更加的精細(xì)化。數(shù)字化的企業(yè)檔案管理順應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需要，但同時(shí)不能完全否定企業(yè)的紙質(zhì)檔案管理，比如企業(yè)的合同管理、文書檔案管理，底圖管理、工程檔案等也需要保持傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理作備份。因此，我們需要對(duì)企業(yè)檔案中如何進(jìn)行數(shù)字化管理以及數(shù)字化管理的具體內(nèi)容進(jìn)行確定。
四、企業(yè)檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢(shì)分析
首先，企業(yè)檔案的數(shù)字化管理大大地提高了企業(yè)的辦公效率。數(shù)字化檔案管理中使用的數(shù)據(jù)庫比如EXCEL以及OA等，使得檔案管理的工作更加的便捷。其次，數(shù)字化的檔案管理對(duì)檔案存儲(chǔ)的原件保護(hù)措施得到了完善和增強(qiáng)。只要數(shù)字化系統(tǒng)中的硬盤設(shè)施不被破壞，數(shù)字化的檔案將不受到影響。傳統(tǒng)的新聞?lì)悪n案、產(chǎn)品類檔案的紙質(zhì)保管也可以借鑒數(shù)字化檔案管理的方法，做出數(shù)字化的信息，進(jìn)而使得合同、新聞、產(chǎn)品檔案管理更加的高效，同時(shí)提高檔案的保護(hù)措施強(qiáng)度。
五、如何開展企業(yè)檔案的數(shù)字化管理
（一）規(guī)范企業(yè)的檔案管理流程，使得管理效率得到提高。在逐步加強(qiáng)企業(yè)檔案數(shù)字化管理過程中，需要逐漸使其規(guī)范化。所以，我們需要借助計(jì)算機(jī)等技術(shù)辦法，使得人力資源以及數(shù)字化加工設(shè)備（掃描設(shè)備）的能力得到提升，并根據(jù)檔案管理的內(nèi)容和方式進(jìn)行不斷的探索，最終使得工作流程規(guī)范化。這是保障企業(yè)數(shù)字化檔案管理的關(guān)鍵。以我單位的工程檔案為例。使用的是雙套雙備的管理開發(fā)模式。在具體的實(shí)施中，把紙質(zhì)的工程檔案轉(zhuǎn)化成電子檔案進(jìn)行存儲(chǔ)，同時(shí)將電子檔案上傳到自動(dòng)化系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中。這樣可以使得檔案更加的安全可靠，利用也更方便。把需要備份的電子檔案和紙質(zhì)檔案進(jìn)行雙套備份，然后在紙質(zhì)轉(zhuǎn)化成電子的過程中還需要保持?jǐn)?shù)字化的效果。使得數(shù)字化的檔案管理工作更加的高效。例如大部分企業(yè)現(xiàn)在都利用內(nèi)部局域網(wǎng)進(jìn)行辦公，文書檔案已是在線歸檔，在線利用。再如：企業(yè)檔案數(shù)字化一條龍服務(wù)模式。所謂數(shù)字化“一條龍”服務(wù)模式就是對(duì)企業(yè)各個(gè)部門整理或掃描的檔案材料按順序完成收集、整理、掃描（數(shù)字化）、消毒殺蟲、數(shù)據(jù)備份等系列程序后，將紙質(zhì)檔案歸檔整編進(jìn)入檔案庫，備份檔案數(shù)據(jù)導(dǎo)入數(shù)字化檔案服務(wù)器中，方便查閱利用。
（二）更新傳統(tǒng)的檔案管理思路，轉(zhuǎn)變檔案管理的理念。為了使得企業(yè)的數(shù)字化檔案管理更加的具有高效率，需要培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理團(tuán)隊(duì)進(jìn)行企業(yè)的數(shù)字化檔案管理。如何進(jìn)行檔案管理人員的培養(yǎng)，并使得其管理水平得到提高是我們需要關(guān)注的重點(diǎn)問題。首先，要將企業(yè)的檔案管理理念更新，并使得企業(yè)管理者的視野得到開闊。只有管理者充分重視企業(yè)的數(shù)字化檔案管理，才能使得企業(yè)內(nèi)部可以推行數(shù)字化的檔案管理。數(shù)字化的檔案管理技術(shù)也在大數(shù)據(jù)的促進(jìn)下變得日新月異，因此檔案管理者需要加快自身的步伐，使得自己的數(shù)字化檔案管理水平跟上時(shí)代的步伐，進(jìn)而提高企業(yè)的檔案管理水平。數(shù)字化與傳統(tǒng)檔案各有利弊，除去一些特殊情況如打官司等要傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案之外，數(shù)字化在利用的方便高效，是企業(yè)發(fā)展的趨勢(shì)。
（三）充分地利用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)。計(jì)算機(jī)改變生活，網(wǎng)絡(luò)使得人與人之間的距離逐漸縮短，查閱文件已經(jīng)不需要去圖書館或者檔案室中進(jìn)行查詢，只需要連上網(wǎng)絡(luò)在檔案數(shù)據(jù)庫中進(jìn)行檢索。所以，企業(yè)檔案的數(shù)字化管理要充分的利用計(jì)算機(jī)的便捷性，進(jìn)而使得檔案的查詢和管理的流程逐漸變得高效率。但是，在此過程中，也需要注重企業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫的安全保密工作。例如當(dāng)前會(huì)計(jì)檔案中的紙質(zhì)發(fā)票在逐步轉(zhuǎn)變成電子發(fā)票，這樣使得發(fā)票報(bào)銷程序更加的快捷。公司的工程檔案與企業(yè)網(wǎng)絡(luò)辦公相融合，進(jìn)行數(shù)字化的全程跟蹤管理，使公司對(duì)工程的進(jìn)展可以全面了解管控。
六、結(jié)語
綜上所述，本文對(duì)企業(yè)檔案的數(shù)字化管理進(jìn)行分析，首先介紹了企業(yè)檔案的數(shù)字化管理，接著對(duì)企業(yè)檔案數(shù)字化管理的應(yīng)用進(jìn)行分析，然后提出如何開展企業(yè)檔案的數(shù)字化管理。再具體執(zhí)行過程中，需要規(guī)范企業(yè)的檔案管理流程、更新傳統(tǒng)的檔案管理思路，轉(zhuǎn)變檔案管理的理念以及充分地利用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)。企業(yè)引進(jìn)檔案數(shù)字化管理時(shí)，需要跟進(jìn)時(shí)展的步伐，提高企業(yè)數(shù)字化管理的水平，進(jìn)而使得企業(yè)的檔案管理的效率更高。
檔案數(shù)字化管理是現(xiàn)代的一種新型管理模式，通過各種渠道來將檔案資源進(jìn)行轉(zhuǎn)換，變成數(shù)字檔案信息，用數(shù)字化的形式來進(jìn)行保存，借助計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)的便捷來進(jìn)行傳遞和應(yīng)用，建立一個(gè)龐大的檔案信息庫，提高檔案的利用率，達(dá)到資源共享的目的。現(xiàn)階段，我國(guó)的信息化程度比較高，電子商務(wù)等新型的商務(wù)模式相應(yīng)出現(xiàn)，這是我國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展的最佳時(shí)代，檔案數(shù)字化工作目前已經(jīng)正式啟動(dòng)，在不斷的深化當(dāng)中。
1、數(shù)字化檔案概述
自二十一世紀(jì)以來，電子技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、通信技術(shù)的發(fā)展就越來越快，高科技時(shí)代已經(jīng)到來。檔案數(shù)字化是計(jì)算機(jī)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)等新型技術(shù)的應(yīng)用擴(kuò)展。資源轉(zhuǎn)化市檔案管理的重要方面，在資料的管理當(dāng)中需要將紙質(zhì)的資料轉(zhuǎn)換為網(wǎng)絡(luò)的文檔形式，或者在資料整理的時(shí)候就以文檔的形式進(jìn)行板寸。檔案數(shù)字化需要對(duì)其規(guī)范性進(jìn)行統(tǒng)一，使用標(biāo)準(zhǔn)的檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)來實(shí)現(xiàn)管理和應(yīng)用；檔案數(shù)字化需要以實(shí)際為立足點(diǎn)，通過組織來確保工作的正常開展，抓好文件的質(zhì)量問題；檔案數(shù)字化建設(shè)要以完善的系統(tǒng)為基礎(chǔ)進(jìn)行發(fā)展，需要將目前的系統(tǒng)進(jìn)行完善化；檔案數(shù)字化建設(shè)重點(diǎn)工作是數(shù)據(jù)庫的建立和維護(hù)。
目前的信息化程度越來越高，如何快速的對(duì)信息服務(wù)進(jìn)行利用，減少工作中的失誤，讓工作變得規(guī)范化、系統(tǒng)化、程序化，讓我們的工作目標(biāo)能夠快速實(shí)現(xiàn)，降低工作成本，提升效益，這些是目前的檔案管理部門所需要去思考的問題。檔案信息過去是以紙質(zhì)的形式來進(jìn)行存儲(chǔ)，使用和查閱都非常的不便，浪費(fèi)人力和無力。因此，需要使用數(shù)字化檔案信息管理來實(shí)現(xiàn)更加高效的應(yīng)用，滿足社會(huì)快速發(fā)展的需求。
2、目前檔案管理數(shù)字化建設(shè)存在的問題
我國(guó)的數(shù)字化檔案管理發(fā)展的比較晚，數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)還不健全，處于發(fā)展初級(jí)階段。因此，存在很多問題：第一，沒有有效的領(lǐng)導(dǎo)。科技的發(fā)展如此的快速，數(shù)字化檔案管理體現(xiàn)的重要性已經(jīng)得到大家的認(rèn)可，但是領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于數(shù)字化管理仍然有著太多的不足之處。因此，管理上要是摸索階段，這樣就缺乏一個(gè)系統(tǒng)的領(lǐng)導(dǎo)，來以科學(xué)和規(guī)范的檔案管理制度和模式來對(duì)數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行管理；第二，沒有完善的保障。數(shù)字化檔案管理體系是以大量的檔案管理人才和數(shù)字化檔案管理人才組成的，目前的數(shù)字化檔案管理工作中，人才比較缺乏。因此，人才的總量和結(jié)構(gòu)存在一定的不合理。因此，高層次、高技術(shù)的人才缺口比較大，而數(shù)字化檔案管理工作還不完善，沒有足夠的培養(yǎng)人才的能力，導(dǎo)致了發(fā)展緩慢。而且硬件跟不上時(shí)代，軟件落后，兼容性差；第三，網(wǎng)絡(luò)安全性低。網(wǎng)絡(luò)是數(shù)字化檔案利用的重要渠道，其安全性存在不足就容易導(dǎo)致信息的丟失，對(duì)于信息的應(yīng)用是非常大的損失。
3、數(shù)字化檔案管理的基本行為準(zhǔn)則
數(shù)字化檔案管理的工作原理主要是通過先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)將檔案資料儲(chǔ)備在計(jì)算機(jī)內(nèi)部進(jìn)行檔案資料的分類和管理。只有通過對(duì)這些檔案資料的信息分類才能夠促使數(shù)字化管理的有效性和合理性?？傮w而言，對(duì)數(shù)字化檔案管理的基本行為準(zhǔn)則的內(nèi)容需要進(jìn)行全面掌握，主要從以下幾個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)進(jìn)行規(guī)范：第一、需要對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行不斷提高，對(duì)檔案管理的人員進(jìn)行計(jì)算機(jī)技術(shù)的培訓(xùn)，同時(shí)，不斷更新檔案管理方面的計(jì)算機(jī)設(shè)備，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)方面的基礎(chǔ)設(shè)施。第二、在檔案管理方面需要不斷加強(qiáng)管理，只有系統(tǒng)的管理才能夠?qū)n案資料管理的有條理和有步驟。在現(xiàn)代企業(yè)里數(shù)字化的檔案管理方法成為了企業(yè)的重要的內(nèi)容，這種資料管理的方法在各行各業(yè)都收到了青睞，更得益于這種資料的管理方法便于管理，有利于檔案資料的管理。第三、數(shù)字化檔案管理的管理方法可以提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，增強(qiáng)企業(yè)對(duì)于資料管理的能力，提高管理資料的效率，促進(jìn)資料管理的高效完成。提高辦事效率是這項(xiàng)資料管理的有效的方法，可以促進(jìn)檔案管理方法的深入貫徹和持續(xù)進(jìn)行。
4、數(shù)字化檔案管理的重要意義
隨著數(shù)字化管理方式的深入落實(shí)很多的企業(yè)開始對(duì)檔案管理的工作效率進(jìn)行關(guān)注。只有充分改善數(shù)字化檔案管理的工作水平才能夠促進(jìn)工作效率的提高。數(shù)字化檔案管理具有重要的意義。具體表現(xiàn)在三個(gè)方面：第一、可以提高資料管理的工作效率，促進(jìn)工作的積極完成。通過計(jì)算機(jī)等高科技設(shè)備的引進(jìn)提高了企業(yè)的工作效率，減輕了工作者的工作的繁瑣程度，在很大程度上減輕了工作人員的工作負(fù)擔(dān)?，F(xiàn)代社會(huì)是信息化時(shí)代，只有充分將這些信息進(jìn)行整理和保存才能夠?qū)⒐ぷ鬟M(jìn)行整體的規(guī)劃，促進(jìn)信息的暢通無阻。第二、計(jì)算機(jī)的辦公設(shè)備給工作人員帶來了很大的幫助，很多的資料通過計(jì)算機(jī)就可以傳遞，工作人員通過計(jì)算機(jī)就可以進(jìn)行信息的交換。同時(shí)，應(yīng)用計(jì)算機(jī)設(shè)備可以快速查閱各種管理資料有助于資料的管理和保存。第三、計(jì)算機(jī)技術(shù)的普及對(duì)于檔案資料的保存也具有重要的意義。通過計(jì)算機(jī)備份系統(tǒng)可以講大量的信息同構(gòu)文檔的形式儲(chǔ)備起來，促進(jìn)工作的完成。關(guān)于信息的保存在充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)的前提下不斷改善技術(shù)改善措施，增強(qiáng)工作人員的管理水平。總之，數(shù)字化檔案管理的技術(shù)對(duì)于信息和資料的高效管理做出了很大的貢獻(xiàn)，值得進(jìn)行普遍推廣。
5、數(shù)字化檔案管理的優(yōu)越性分析
數(shù)字化檔案管理在各個(gè)方面都有很多需要注意的問題，其優(yōu)越性白哦現(xiàn)在很多的地方，主要是為提高工作效率，儲(chǔ)備信息的可靠性以及節(jié)省工作人員的工作量等多個(gè)方面，具體而言，首先，數(shù)字化檔案管理的工作方法對(duì)檔案管理的人員進(jìn)行計(jì)算機(jī)技術(shù)的訓(xùn)練有助于不斷更新檔案管理方面的計(jì)算機(jī)設(shè)備，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)方面的基礎(chǔ)設(shè)施。其次，在檔案管理方面需要不斷加強(qiáng)管理，只有系統(tǒng)的管理才能夠?qū)n案資料管理的有條理和有步驟。綜合服務(wù)的管理體系是現(xiàn)代化企業(yè)管理發(fā)展的最終方向和追求目標(biāo)。在現(xiàn)代企業(yè)里數(shù)字化的檔案管理方法成為了企業(yè)的重要的內(nèi)容，這種資料管理的方法在各行各業(yè)都收到了青睞，更得益于這種資料的管理方法便于管理，有利于檔案資料的管理。最后，數(shù)字化檔案管理的管理方法可以提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，增強(qiáng)企業(yè)對(duì)于資料管理的能力，提高管理資料的效率，促進(jìn)資料管理的高效完成。提高辦事效率是這項(xiàng)資料管理的有效的方法，可以促進(jìn)檔案管理方法的深入貫徹和持續(xù)進(jìn)行。只有綜合將數(shù)字化管理的方方面面進(jìn)行整合才能夠配合管理效率的提高，促進(jìn)數(shù)字化檔案管理的管理模式的改善。
6、總結(jié)分析
由文件處理向數(shù)字管理系統(tǒng)的轉(zhuǎn)化和發(fā)展是數(shù)字化檔案管理的目前發(fā)展現(xiàn)狀，對(duì)于這個(gè)轉(zhuǎn)變的完成非常需要建立數(shù)據(jù)庫，建立數(shù)據(jù)庫是進(jìn)行資料保存和整理的關(guān)鍵，數(shù)字化檔案管理的工作方法結(jié)合了計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及現(xiàn)代的管理方法。只有綜合在各個(gè)方面進(jìn)行提高才能夠?qū)?shù)字化檔案管理的水平真正提高上去。我們應(yīng)該知道，由于應(yīng)用計(jì)算機(jī)設(shè)備可以快速查閱各種管理資料有助于資料的管理和保存，在很多方面都存在很多的優(yōu)勢(shì)，因此需要在各個(gè)領(lǐng)域進(jìn)行推廣。
參考文獻(xiàn)
中圖分類號(hào)：N9211 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-914X（2015）13-0314-01
一、檔案數(shù)字化的概念
數(shù)字化本質(zhì)就是將人們感受到的信息抽象為可以度量的用符號(hào)表達(dá)的數(shù)字、數(shù)據(jù)，再將這些數(shù)字、數(shù)據(jù)按照一定的數(shù)字化模型轉(zhuǎn)換為一系列計(jì)算機(jī)可以識(shí)別的二進(jìn)制代碼，從而可以通過計(jì)算機(jī)對(duì)這些數(shù)據(jù)進(jìn)行高效的處理、儲(chǔ)存、傳輸，這就是數(shù)字化的基本過程。檔案數(shù)字化無疑就是將存儲(chǔ)于傳統(tǒng)載體上的檔案信息進(jìn)行數(shù)字化，在信息化技術(shù)日益發(fā)展的今天，檔案數(shù)字化也隨之迅速發(fā)展起來。事實(shí)上，各種原始的檔案資料數(shù)字化具有技術(shù)的可行性，在我們描述信息的二進(jìn)制序列過程中，無論采樣的頻率有多高，總是存在于實(shí)際事物的差別。
檔案是人們處理事務(wù)過程中遺留下來的副產(chǎn)品，它使人們進(jìn)行社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)附帶的產(chǎn)物，或者它是自然形成的，而不是純粹人為的結(jié)果。盡管不能機(jī)械地理解原始性的含義，但是毫無疑問檔案的歷史性、真實(shí)性是其本質(zhì)屬性。
檔案信息數(shù)字化的工程不能成為一種時(shí)尚，而要在保證檔案基本屬性的情況下借助于現(xiàn)代信息技術(shù)擴(kuò)展其作用范圍，提高其效率。因此需要從檔案的特點(diǎn)、成本、效益等方面綜合考慮，確定出數(shù)字化與非數(shù)字化的界限，按照科學(xué)合理的方案進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)。
二、檔案管理數(shù)字化的目標(biāo)
檔案有兩種基本價(jià)值，一種是歷史憑證價(jià)值，從檔案的基本屬性和檔案的內(nèi)容、形式、特征看，檔案是真實(shí)可靠的，具有法律效力；另一種是情報(bào)信息價(jià)值，從檔案的信息存儲(chǔ)和所反映的內(nèi)容來看，檔案信息可供各項(xiàng)工作借鑒、參考。由此可見檔案管理的主要價(jià)值體現(xiàn)在真實(shí)的憑證作用方面，而對(duì)效率要求相對(duì)處于較次要的地位。
對(duì)現(xiàn)實(shí)中的信息完全數(shù)字化的優(yōu)勢(shì)，在于其強(qiáng)大的計(jì)算機(jī)處理能力、高效的查詢功能及信息管理與共享能力，在效率優(yōu)先的前提下數(shù)字化是必須的工作。而對(duì)檔案的數(shù)字化處理必須結(jié)合其檔案利用的特點(diǎn)與數(shù)字化的優(yōu)勢(shì)，找出一個(gè)最好的結(jié)合點(diǎn)。
因此，我個(gè)人認(rèn)為檔案管理信息化的目標(biāo)是在保證檔案原始憑證性、真實(shí)性、安全性的前提下，利用數(shù)字化的優(yōu)勢(shì)，提高其管理、查詢與傳輸效率，擴(kuò)展其服務(wù)功能特別是數(shù)據(jù)挖掘功能。
三、檔案管理的數(shù)字化現(xiàn)狀與問題研究
現(xiàn)有的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)大部分基于關(guān)系數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，基本實(shí)現(xiàn)了檔案的編目、檢索、統(tǒng)計(jì)、出借等日常管理，其本質(zhì)是在原有的檔案管理體系上附加了計(jì)算機(jī)軟件，這在一定程度上提高了檔案管理工作的效率。但就當(dāng)前現(xiàn)狀而言，檔案管理數(shù)字化工作面臨著一些問題。主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：
1.檔案管理數(shù)字化的界限問題
檔案中哪些內(nèi)容數(shù)字化、哪些內(nèi)容以原始的內(nèi)容保存或者二者都進(jìn)行，都不能十分明確，極端的做法是盡其所能通過鍵盤、采集卡及掃描設(shè)備將其內(nèi)容全部數(shù)字化。
2、檔案管理數(shù)字化的標(biāo)準(zhǔn)問題
檔案信息數(shù)字化無相關(guān)電子數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，不同檔案部門數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)格式不統(tǒng)一，盡管可以通過大量元數(shù)據(jù)來克服這樣不一致的問題，但不利于網(wǎng)絡(luò)條件下的檔案信息的高效率共享。
3、檔案數(shù)字化信息的管理問題
工作不協(xié)調(diào)，數(shù)字化過程與對(duì)數(shù)字化信息的管理不能同步進(jìn)行，所有原始材料的數(shù)字化雖然技術(shù)上容易實(shí)現(xiàn)，但是對(duì)于較大型的檔案管理部門數(shù)字化將是漫長(zhǎng)的工作，即使完全數(shù)字化了，將會(huì)涉及大量異構(gòu)數(shù)據(jù)的檢索、轉(zhuǎn)存及管理。如果相應(yīng)的檢索和驗(yàn)證管理軟件跟不上的話會(huì)使問題復(fù)雜化，許多前期工作將會(huì)前功盡棄。
4.檔案數(shù)字化信息的安全性問題
數(shù)字化后的電子信息安全性與可靠性問題十分突出，如何保證數(shù)字化后的信息不被隨意訪問、篡改、復(fù)制是一個(gè)十分復(fù)雜的問題。要解決這樣的安全問題，需要利用計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)安全技術(shù)，單從技術(shù)特征來說要解決的問題是數(shù)據(jù)的完整性、保密性和可用性，涉及的技術(shù)包括數(shù)據(jù)加密與數(shù)字水印。檔案信息是需要長(zhǎng)期保存的，這將導(dǎo)致加密密鑰的管理變的十分困難，因?yàn)槊荑€安全性不僅在于計(jì)算的復(fù)雜性，而且還在于不斷更新，而數(shù)字水印技術(shù)在一定程度上必然導(dǎo)致原始數(shù)字信息的失真，從而進(jìn)一步破壞檔案的原始憑證。
以上數(shù)字化過程中，如何平衡各個(gè)影響因素，需要我們仔細(xì)分析，事實(shí)上，以上所有問題都是由界限不清晰帶來的，即所有檔案材料中，哪些部分?jǐn)?shù)字化、哪些內(nèi)容不數(shù)字化不是十分明確。
四、檔案管理的數(shù)字化界限劃分
如果從檔案管理的主要作用來分析，既然是用來作為憑證的，其效率要求相對(duì)來說較低。對(duì)所要求的憑證信息在一日內(nèi)一般都能查詢確定，就目前的管理體系來說完全能夠達(dá)到其所要求的效率。因此，數(shù)字化的作用在于提高利用效率的同時(shí)，擴(kuò)展原有檔案信息的利用價(jià)值，即除了其憑證功能外擴(kuò)展其分析價(jià)值，通過對(duì)以前檔案資料的統(tǒng)計(jì)分析及信息挖掘?yàn)闆Q策未來提供必要的支持
在實(shí)現(xiàn)了對(duì)檔案的目錄、案卷、出借、查詢、統(tǒng)計(jì)等基本外延信息計(jì)算機(jī)管理的基礎(chǔ)上，我們可以將進(jìn)一步的檔案內(nèi)容數(shù)字化按照需求分為兩種，一種是以方便管理應(yīng)用為主要需求的數(shù)字化工程，一種是以分析應(yīng)用為主要需求的數(shù)字化工程。對(duì)于大部分單位的檔案管理來說，前者不具有普遍性，因此通過分析我們知道，從應(yīng)用的角度分析其所帶來的好處只是檢索速度的提高與信息共享的方便，但是，以上均不是檔案管理信息主要利用價(jià)值的體現(xiàn)，因?yàn)槠浯鎯?chǔ)、檢索與安全維護(hù)的代價(jià)是巨大的，況且對(duì)大量異構(gòu)數(shù)據(jù)的管理與應(yīng)用會(huì)增加檔案利用的復(fù)雜性，從成本利益及安全角度考慮也是不科學(xué)的。
所以，以分析應(yīng)用為主的數(shù)字化實(shí)現(xiàn)才是最佳的選擇，它可以在保證檔案管理最基本特征及利用價(jià)值的基礎(chǔ)上，利用現(xiàn)代信息技術(shù)擴(kuò)展其利用價(jià)值，通過對(duì)其以前的信息進(jìn)行數(shù)據(jù)挖掘，從而為決策分析提供服務(wù)。在此前提下應(yīng)該建立檔案管理信息系統(tǒng)、數(shù)據(jù)倉庫、原始檔案材料三級(jí)管理與應(yīng)用模式。
1.檔案管理信息系統(tǒng)
檔案管理信息系統(tǒng)是對(duì)檔案材料存在與利用信息的數(shù)字化及管理系統(tǒng)，具體數(shù)字化及管理的內(nèi)容主要包括：檔案的實(shí)物存儲(chǔ)位置信息、屬性信息、審核信息、出借利用信息、統(tǒng)計(jì)信息等。
2、數(shù)據(jù)倉庫
與事務(wù)處理數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)不同，數(shù)據(jù)倉庫是從多個(gè)數(shù)據(jù)源中收集的一個(gè)信息倉儲(chǔ)，是整合的、主題導(dǎo)向的、長(zhǎng)期積累的且內(nèi)容不頻繁更換的數(shù)據(jù)集合。采用數(shù)據(jù)倉庫的技術(shù)，將來源于不同檔案部門管理信息的信息資源復(fù)制集中到一個(gè)數(shù)據(jù)庫中，形成一個(gè)資源信息中心。
由于數(shù)據(jù)倉庫不常被修改，也不用于通常的事務(wù)處理，只是用于查詢、數(shù)據(jù)挖掘、分析，因此其一定程度的數(shù)據(jù)冗余是允許的。另外，數(shù)據(jù)倉庫的特性也是符合檔案管理的基本應(yīng)用要求的。
基于數(shù)據(jù)倉庫的數(shù)據(jù)的單向流動(dòng)保證了數(shù)據(jù)的安全性，分布于各個(gè)檔案部門的數(shù)據(jù)單向地轉(zhuǎn)儲(chǔ)到數(shù)據(jù)倉庫中可以在兩方面保證數(shù)據(jù)的安全性，即使從數(shù)據(jù)共享的角度來看，作為數(shù)據(jù)倉庫的用戶來說，本質(zhì)上只有只讀權(quán)限，堵塞了數(shù)據(jù)的安全漏洞。
中圖分類號(hào)：G647 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號(hào)：1002-2589（2011）03-0210-02
21世紀(jì)是人類全面進(jìn)入信息時(shí)代的世紀(jì)，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的高速發(fā)展，高效率、高質(zhì)量的現(xiàn)代化管理已經(jīng)成為管理部門的迫切要求和目標(biāo)。高校學(xué)生公寓既是學(xué)生學(xué)習(xí)、生活、休息的地方，又是學(xué)生交流思想、培養(yǎng)綜合素質(zhì)的重要場(chǎng)所。公寓成為大學(xué)生的“第一社會(huì)、第二家庭、第三課堂?！绷己玫乃奚岘h(huán)境能給帶來潛移默化的影響，使生活在其中的人不知不覺地接受并形成良好的生活習(xí)慣和高尚的道德情操。高校學(xué)生公寓管理應(yīng)以高效、優(yōu)質(zhì)的管理和服務(wù)面向社會(huì)、面向?qū)W生。本文將企業(yè)數(shù)字化管理模式引入高校學(xué)生公寓管理，將科學(xué)與管理相融合，給學(xué)生創(chuàng)造一個(gè)平安、和諧的生活環(huán)境。
一、高校公寓數(shù)字化管理的概念、本質(zhì)和內(nèi)涵
1.數(shù)字化及數(shù)字化管理的概念
在了解“數(shù)字化管理”之前，首先應(yīng)了解何謂“數(shù)字化”。所謂“數(shù)字化”是指將許多復(fù)雜多變的信息轉(zhuǎn)變?yōu)榭梢远攘康臄?shù)字、數(shù)據(jù)，再以這些數(shù)字、數(shù)據(jù)建立起適當(dāng)?shù)臄?shù)字化模型，把它們轉(zhuǎn)變?yōu)橐幌盗卸M(jìn)制代碼，引入計(jì)算機(jī)內(nèi)部，進(jìn)行統(tǒng)一處理，這就是數(shù)字化?！皵?shù)字化管理”是指以數(shù)字化信息和網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)，在計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)上建立起來的對(duì)教學(xué)、科研、管理、技術(shù)服務(wù)等學(xué)生公寓信息的收集、處理、整合、傳輸和運(yùn)用，使學(xué)生公寓資源得到充分優(yōu)化利用的一種管理模式。
2.高校公寓數(shù)字化管理的本質(zhì)
高校學(xué)生公寓數(shù)字化管理是一種現(xiàn)代化的管理模式，與傳統(tǒng)管理模式相比較，克服了指標(biāo)化與物本主義化，改變了傳統(tǒng)管理的價(jià)值取向，使用現(xiàn)代信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)以人為本的管理思想。高校學(xué)生公寓數(shù)字化管理在管理方法、內(nèi)容、模式等方面不僅體現(xiàn)出管理的科學(xué)化、民主化,更體現(xiàn)了高校公寓管理的人本思想和文化底蘊(yùn)。
3.高校公寓數(shù)字化管理的精髓與內(nèi)涵
數(shù)字化管理的最優(yōu)點(diǎn)是在管理和跟蹤人流、物流和信息流方面的高效性。在高校公寓管理過程中存在兩類運(yùn)動(dòng)過程，一類是人流和物流，另一類是信息流。其中，人流是指學(xué)生、教師和管理者的活動(dòng)情況。物流是指各種生活、教學(xué)、管理器材的輸入到輔助合格人才輸出的變化過程。伴隨著人流與物流，在高校公寓管理中要執(zhí)行決策、計(jì)劃指揮和調(diào)節(jié)等職能，而這些職能的實(shí)現(xiàn)都是借助固定信息與流動(dòng)信息來實(shí)現(xiàn)的。這些信息在各個(gè)環(huán)節(jié)間的傳遞過程形成了高校學(xué)生公寓數(shù)字化管理的信息流。
傳統(tǒng)的高校學(xué)生公寓管理主要是管理部門和管理者，通過自身所擁有的對(duì)資源的支配權(quán)行使管理職能，突出的是權(quán)利和管理，輕視了人性與效率。數(shù)字化管理則強(qiáng)調(diào)的是以人為本思想，強(qiáng)調(diào)管理部門和管理者對(duì)資源的高效管理和合理利用，更好地為廣大學(xué)生服務(wù)，重點(diǎn)突出的是效率和服務(wù)。沒有效率和服務(wù)理念，就沒有數(shù)字化管理，這就是數(shù)字化管理的精髓和內(nèi)涵。
二、高校學(xué)生公寓數(shù)字化管理的內(nèi)容和構(gòu)建
1.高校學(xué)生公寓數(shù)字化管理構(gòu)建
（1）高校公寓數(shù)字化管理首先涉及的是數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)，即以基于校園網(wǎng)絡(luò)載體上的網(wǎng)站作為管理服務(wù)的平臺(tái)。
（2）數(shù)字化監(jiān)控與核算系統(tǒng)。主要涉及水電用量、材料消耗、工作崗位編制、應(yīng)聘人員競(jìng)聘上崗等方面的監(jiān)控，涉及工作人員的上下班考勤、工作業(yè)績(jī)考評(píng)、勞動(dòng)薪資管理、月薪上報(bào)、月薪考核與發(fā)放、書寫工作日志等重復(fù)性計(jì)算的核算、統(tǒng)計(jì)與歸檔。
2.高校學(xué)生公寓數(shù)字化管理的內(nèi)容
利用網(wǎng)絡(luò)攝像機(jī)視頻系統(tǒng)監(jiān)督公寓樓道安全情況，及時(shí)提供學(xué)生所需的信息查詢和管理，包括房屋分配、住宿管理、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等學(xué)生的基本信息查詢和管理，形成公寓信息共享、床位分配自動(dòng)化、門禁管理智能化、管理報(bào)表系列化的實(shí)時(shí)管理機(jī)制。
（1）公寓信息共享。通過數(shù)字化管理系統(tǒng)對(duì)學(xué)生公寓實(shí)施網(wǎng)絡(luò)化管理。使得管理者根據(jù)不同的權(quán)限實(shí)現(xiàn)公寓信息資源的共享。只要得到系統(tǒng)管理者的授權(quán)，管理者可以通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)查詢房間數(shù)量、床位數(shù)量、用水用電情況、風(fēng)扇門窗破損情況。只需輕松點(diǎn)擊鼠標(biāo)便可查知每位學(xué)生的具體在校情況。
（2）床位分配自動(dòng)化。數(shù)字化管理可按照預(yù)先輸入的指令計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)便可科學(xué)、快速地將學(xué)生自動(dòng)分配到相應(yīng)的公寓和床位 ，可達(dá)到高效、優(yōu)質(zhì)的效果。
（3）門禁管理智能化。數(shù)字化管理系統(tǒng)具備刷卡門禁功能，所以學(xué)生出入公寓需使用視頻卡刷卡，值班人員可根據(jù)計(jì)算機(jī)屏幕隨時(shí)顯示刷卡人照片、姓名、院系、年級(jí)等相關(guān)信息。亦可防止不法分子入室偷盜等違法行為的發(fā)生。
（4）管理報(bào)表系列化。數(shù)字化管理系統(tǒng)具有強(qiáng)大的統(tǒng)計(jì)報(bào)表功能。如：學(xué)生信息報(bào)表、公寓信息報(bào)表、公寓人員出入表、個(gè)人出入公寓統(tǒng)計(jì)表、外來訪客出入報(bào)表、夜不歸宿學(xué)生報(bào)表、退房報(bào)表、各院系違禁情況評(píng)比表、寢室環(huán)境評(píng)比表、畢業(yè)生信息查詢表等。數(shù)字化管理系統(tǒng)對(duì)于解決長(zhǎng)期以來學(xué)生公寓管理中最棘手的問題有較好的作用。
三、高校學(xué)生公寓數(shù)字化管理的必要性
1.有利于建立預(yù)警機(jī)制
學(xué)生公寓是學(xué)生生活、學(xué)習(xí)、休息的重要場(chǎng)所，公寓服務(wù)包括飲食、住宿、消費(fèi)、水、電、暖等各種服務(wù)，任何一項(xiàng)服務(wù)出現(xiàn)問題都關(guān)系萬千學(xué)生的生命、財(cái)產(chǎn)安全，都會(huì)對(duì)學(xué)生造成不同程度的影響。為避免事態(tài)的發(fā)生，采用數(shù)字化管理，可起到及時(shí)調(diào)控、合理監(jiān)督、防微杜漸的效果。
2.有利于提高管理水平和管理效率
學(xué)生公寓管理麻雀雖小，五臟俱全。大的管理有水電、房屋等基本建設(shè)，小的管理有日常生活必須。數(shù)字化管理不僅提供管理部門的辦公自動(dòng)化和校園網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)，更使得管理工作比傳統(tǒng)管理模式更為方便、快捷、準(zhǔn)確。各個(gè)情況數(shù)據(jù)匯總統(tǒng)計(jì)均由計(jì)算機(jī)自動(dòng)完成，大的提高上報(bào)時(shí)間和準(zhǔn)確率，避免了人工失誤，不僅提高了工作效率還節(jié)約了管理成本。
3.有利于實(shí)現(xiàn)人性化管理
大學(xué)是培養(yǎng)人才的搖籃，而有資料顯示學(xué)生大部分時(shí)間都是在學(xué)生公寓度過，因此，學(xué)生公寓管理能力和水平直接影響著大學(xué)生的成長(zhǎng)和成才。他們既是管理的對(duì)象也是服務(wù)的對(duì)象。實(shí)現(xiàn)學(xué)生公寓數(shù)字化管理不僅可以向?qū)W生提供快捷、透明的服務(wù)，而且還可以培養(yǎng)學(xué)生自主管理能力，實(shí)現(xiàn)管理的雙向互動(dòng)，改變了傳統(tǒng)的單一的單向管理模式，體現(xiàn)了以人為本的育人思想。
4.有利于提升學(xué)校的辦學(xué)層次
好的學(xué)生公寓會(huì)給人的視覺留下美好的印象，但如果管理跟不上，就會(huì)使學(xué)生逐漸淡忘這些美好的印象，甚至懷疑學(xué)校的辦學(xué)水平，然而，如果學(xué)校公寓實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化的管理，不僅能說明學(xué)校走在了社會(huì)發(fā)展的前頭，也能充分體現(xiàn)大學(xué)的先進(jìn)文化和育人本質(zhì)，當(dāng)然也是學(xué)校綜合實(shí)力的顯現(xiàn)。同時(shí)，學(xué)校公寓的數(shù)字化也會(huì)大大促進(jìn)學(xué)校教學(xué)、科研等環(huán)節(jié)的數(shù)字化管理，進(jìn)而使學(xué)校的整體管理水平得到提升。
四、高校學(xué)生公寓實(shí)施數(shù)字化管理的現(xiàn)實(shí)與困境
1.高校學(xué)生公寓管理體制需要改革，數(shù)字化管理的配套政策尚未出臺(tái)
學(xué)生公寓數(shù)字化管理是一項(xiàng)廣泛而又復(fù)雜的工作，涉及的相關(guān)因素很多，影響的范圍很大。公寓數(shù)字化管理的開展需要相關(guān)學(xué)校部門的協(xié)調(diào)配合。目前，高校存在單一行政化的管理需求與多元管理主體的矛盾。在協(xié)調(diào)各個(gè)部門時(shí)存在很大的難處。在實(shí)踐中由于利益和服務(wù)上的多重矛盾，各執(zhí)行主體參與意識(shí)不夠，出現(xiàn)相互推諉的現(xiàn)象，嚴(yán)重阻礙公寓數(shù)字化管理的執(zhí)行。由于公寓數(shù)字化管理建設(shè)在我國(guó)剛剛起步，法制建設(shè)還沒有跟上，許多相關(guān)政策和法規(guī)還沒有出臺(tái)，缺乏法制的保障和約束，投資上容易造成盲目，管理執(zhí)行也將嚴(yán)重受阻。
2.資金的短缺和設(shè)施落后限制了公寓數(shù)字化管理的發(fā)展
數(shù)字化管理需要的投入很大。架設(shè)專門的通信線路、購(gòu)置網(wǎng)絡(luò)管理的硬件、軟件和紅外線報(bào)警設(shè)備等都需要大量的資金投入。由于學(xué)校財(cái)政主要用于購(gòu)置教學(xué)設(shè)備和教學(xué)相關(guān)事務(wù)，在國(guó)家尚無很大財(cái)政補(bǔ)貼情況下，普通高校很難有雄厚的資金對(duì)公寓進(jìn)行數(shù)字化管理進(jìn)行物質(zhì)保障。因此，資金和設(shè)備的落后決定了高校數(shù)字化管理將是一個(gè)長(zhǎng)期的過程。
3.高校公寓數(shù)字化管理人員的整體素質(zhì)有待提高
高校原本沒有數(shù)字化管理專業(yè)，而數(shù)字化管理有屬于新生事物，這使得學(xué)生公寓數(shù)字化管理的專業(yè)人才缺乏。近年來，雖計(jì)算機(jī)技術(shù)知識(shí)普及較快，某些學(xué)校公寓管理員略懂計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，但離數(shù)字化管理人才的要求畢竟太遠(yuǎn)。絕大部分傳統(tǒng)公寓管理員計(jì)算機(jī)操作比較生疏，根本無法解決學(xué)生在數(shù)字化設(shè)備使用過程中所遇到的問題。因此，高校公寓實(shí)施數(shù)字化管理還需大力培養(yǎng)一批專業(yè)知識(shí)篤實(shí)、綜合素質(zhì)過硬的公寓管理員。加之長(zhǎng)期以來形成的習(xí)慣，高校公寓管理中存在管理不夠精細(xì)、隨意性強(qiáng)的特點(diǎn)，而數(shù)字化管理必須建立在管理標(biāo)準(zhǔn)明確，業(yè)務(wù)流程清晰的基礎(chǔ)上。如果在基礎(chǔ)建設(shè)和相關(guān)管理遠(yuǎn)見尚未成熟時(shí)盲目實(shí)施數(shù)字化管理，就會(huì)遇到強(qiáng)大的阻力而走彎路，造成管理不力甚至導(dǎo)致管理完全失敗的結(jié)果。
五、結(jié)語
盡管高校學(xué)生公寓數(shù)字化管理的實(shí)施尚不完全具備條件，但“以人為本、高效優(yōu)質(zhì)”的管理理念卻指明了今后學(xué)生公寓管理模式的發(fā)展方向。實(shí)施高校學(xué)生公寓數(shù)字化管理的具體措施是以成熟和先進(jìn)的信息技術(shù)為工具，以現(xiàn)代管理思想為指導(dǎo)，對(duì)傳統(tǒng)管理的各項(xiàng)內(nèi)容與活動(dòng)進(jìn)行重新整合。推行公寓數(shù)字化管理是高校適應(yīng)信息社會(huì)化社會(huì)發(fā)展的迫切需要，是高校進(jìn)行管理體制改革的需求，是一流大學(xué)進(jìn)行現(xiàn)代化社會(huì)建設(shè)的必經(jīng)之路，也是歷史發(fā)展是必然。政府相關(guān)職能部門、高等院校應(yīng)本著“以人為本、高效優(yōu)質(zhì)”的管理理念，盡快掃清阻礙實(shí)施高校公寓數(shù)字化管理實(shí)施的障礙，為學(xué)校和學(xué)生的穩(wěn)定發(fā)展?fàn)I造一個(gè)和諧、健康的公寓環(huán)境。
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在經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的當(dāng)下，房地產(chǎn)行業(yè)增長(zhǎng)迅速，在增長(zhǎng)過程中帶來的大量檔案也成為相關(guān)企業(yè)所面臨的一大難題。但是隨著相關(guān)數(shù)字化技術(shù)的發(fā)展相關(guān)檔案管理工作得到了一個(gè)滿意的解決方案，現(xiàn)代化的數(shù)字化技術(shù)大量使用漸漸取代了傳統(tǒng)的手工處理方式，并且數(shù)字化技術(shù)同傳統(tǒng)的手工處理方式相比便捷程度較高。除此之外數(shù)字化技術(shù)還具有一定的智能化特點(diǎn)，可以以較高的效率處理相關(guān)數(shù)據(jù)文檔，基于網(wǎng)絡(luò)還可以在一定程度上實(shí)現(xiàn)資源共享，加強(qiáng)有關(guān)方面的信息交流，進(jìn)一步提升管理效率，提升房地產(chǎn)行業(yè)檔案管理工作的水平，滿足企業(yè)以及社會(huì)發(fā)展的需求。
1房地產(chǎn)檔案管理數(shù)字化的內(nèi)涵及數(shù)字化運(yùn)
用所注意的事項(xiàng)目前房地產(chǎn)檔案管理數(shù)字化主要通過大量的運(yùn)用現(xiàn)代電子計(jì)算機(jī)技術(shù)以及現(xiàn)代化的攝影掃描技術(shù)完成，在此過程中將大量的紙質(zhì)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為數(shù)字化信息通過電子計(jì)算機(jī)的形式加以保存，建立相應(yīng)的電子信息庫，進(jìn)一步方便相關(guān)數(shù)據(jù)的整理加強(qiáng)數(shù)據(jù)的管理，提升相關(guān)檔案的使用效率，增強(qiáng)在檔案管理方面的安全性能。在當(dāng)下的房地產(chǎn)檔案數(shù)字化管理中，檔案一般被劃分為三類，通常以檔案原件、掃描件和數(shù)據(jù)檔案的形式表現(xiàn)出來，數(shù)據(jù)檔案是檔案數(shù)字化的最終結(jié)果。在數(shù)據(jù)化檔案的管理當(dāng)中必須按照一定的原則對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)檔案開展管理，這些原則中最為重要的就是安全性。雖然現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)給我們帶來了很多的便捷，但是在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中倘若沒有較好的保護(hù)措施相關(guān)信息的安全性很難得到保障。為了總分保證相關(guān)信息的安全性，房地產(chǎn)企業(yè)應(yīng)當(dāng)做好充分的準(zhǔn)備，從細(xì)節(jié)入手認(rèn)真仔細(xì)的做好每個(gè)環(huán)節(jié)的安全工作，安裝相應(yīng)的防木馬軟件，聘請(qǐng)專業(yè)的技術(shù)人才充當(dāng)顧問，進(jìn)一步保證檔案的安全，使檔案的安全性得到充分的保障。除了安全性以外相關(guān)檔案的真實(shí)性也是檔案管理的重要組成部分，對(duì)于檔案而言其本身最基本的特征就是真實(shí)性。在房地產(chǎn)檔案管理數(shù)字化的過程中這一基本特征必須要得到保留加強(qiáng)，防止有關(guān)人員借檔案管理數(shù)字化之便，對(duì)相關(guān)信息進(jìn)行更改，進(jìn)一步減少日后糾紛帶來的不變，在公司管理上加強(qiáng)在該方面的監(jiān)管力度要堅(jiān)決杜止此類行為。檔案數(shù)字化管理的根本目的在于提升數(shù)據(jù)管理的便捷程度，在檔案數(shù)據(jù)化管理的過程中相關(guān)管理者要注意不斷提升數(shù)據(jù)使用的便捷程度，不僅是要滿足房地產(chǎn)行業(yè)相關(guān)管理者的使用需求，還要進(jìn)一步滿足普通用戶的使用需求。數(shù)據(jù)的處理不能局限于管理，還要不斷提升數(shù)據(jù)內(nèi)容的可讀性，不斷滿足用戶的需求，增強(qiáng)用戶的體驗(yàn)感。
2房地產(chǎn)檔案數(shù)字化管理目前所面臨的問題
當(dāng)前我國(guó)有關(guān)檔案數(shù)字化管理發(fā)展速度迅猛，這一進(jìn)步推動(dòng)了檔案管理智能化，增強(qiáng)了相關(guān)檔案管理的安全性和便捷度。但是一個(gè)事物的發(fā)展是長(zhǎng)期的，在房地產(chǎn)檔案數(shù)字化管理的過程中漸漸的也出現(xiàn)了很多問題需要我們解決。首先在檔案數(shù)字化管理的過程中相關(guān)檔案的搜集存儲(chǔ)還存在不少問題，在相關(guān)信息搜集上還有不少難度，在搜集中的不確定性也有可能導(dǎo)致相關(guān)資料的錯(cuò)誤性，這會(huì)讓信息的真實(shí)性降低，進(jìn)一步降低數(shù)字化管理的可信賴程度。此外相關(guān)的檔案管理的數(shù)字化應(yīng)用缺乏足夠的創(chuàng)新意識(shí)，服務(wù)單一，很難滿足消費(fèi)者漸漸增長(zhǎng)的需求，這讓房地產(chǎn)檔案管理數(shù)字化僅僅停留在表面，這不但限制了相關(guān)管理工作的進(jìn)行，還將令相關(guān)房地產(chǎn)企業(yè)的業(yè)務(wù)受損導(dǎo)致很多服務(wù)的開展能力低，進(jìn)一步限制相關(guān)房地產(chǎn)企業(yè)的發(fā)展。在房地產(chǎn)檔案管理數(shù)字化開展的同時(shí)企業(yè)的相關(guān)人才結(jié)構(gòu)很難滿足企業(yè)數(shù)字化發(fā)展的需要，相關(guān)技術(shù)能力還有待提升。相關(guān)房地產(chǎn)企業(yè)應(yīng)當(dāng)依據(jù)企業(yè)發(fā)展實(shí)際，積極培養(yǎng)相關(guān)人才，增強(qiáng)管理者的管理能力和技術(shù)水平，進(jìn)一步促使相關(guān)管理人員能夠更好的進(jìn)行數(shù)字化檔案管理工作。檔案管理數(shù)字化發(fā)展的過程中還將面臨如何處理傳統(tǒng)的信息錄入同現(xiàn)代化數(shù)字技術(shù)檔案處理的關(guān)系問題。電子檔案的信息錄入通過一些電子媒介，只有在一定條件的情況下才可以進(jìn)行檔案錄入和信息化處理。而傳統(tǒng)的信息管理模式較現(xiàn)代化的數(shù)字管理模式而言所受的約束條件相對(duì)較少，但是錄入方式相對(duì)較為繁瑣，查找不夠便捷。在檔案管理數(shù)字化過程中受某些客觀因素影響容易造成相關(guān)數(shù)據(jù)的丟失，而面對(duì)房地產(chǎn)之一信息量和數(shù)據(jù)量都很巨大的行業(yè)而言一些存在的錯(cuò)誤很難被找到。在電子檔案的傳播過程中，受全環(huán)境的影響這些內(nèi)容的真實(shí)性極有可能得不到保證。所以相關(guān)管理者在進(jìn)行相關(guān)數(shù)字化管理的過程中還應(yīng)當(dāng)注意保留相關(guān)的原始文件，以便于相關(guān)管理人員更好的進(jìn)行檔案管理工作。
3房地產(chǎn)檔案管理數(shù)字化應(yīng)用策略和方法
在房地產(chǎn)管理數(shù)字化日漸興起的當(dāng)下，做好管理工作不應(yīng)僅僅停留在房地產(chǎn)數(shù)據(jù)的管理上，還要不斷拓展到公司管理上。相關(guān)公司應(yīng)當(dāng)借助檔案管理數(shù)字化的契機(jī)，進(jìn)一步改革公司管理制度。培養(yǎng)大量的數(shù)字化、信息化人才，積極吸收相關(guān)專業(yè)人才滿足企業(yè)在信息化時(shí)展的需求。在檔案管理方面，相關(guān)部門要依據(jù)信息的內(nèi)容作出合理的劃分，依據(jù)信息內(nèi)容提供相應(yīng)的檔案信息保存處理方案，進(jìn)一步保證相關(guān)信息的安全程度，防止相關(guān)信息遭到不法分子的更改、竊取和破壞。企業(yè)還應(yīng)當(dāng)營(yíng)造良好的信息安全環(huán)境，建立相應(yīng)的安全保護(hù)制度和應(yīng)急處理方案，防止信息安全遭到破壞，同時(shí)在企業(yè)信息遭到破壞時(shí)可以將損失降到最低。對(duì)于檔案管理數(shù)字化的管理制度體系不能僅僅局限于某些方面，對(duì)于公司的全局包括人員、設(shè)備、以及硬件的運(yùn)用都應(yīng)當(dāng)作出具體的規(guī)定。建立行之有效的檔案管理制度，同時(shí)還應(yīng)當(dāng)建立相應(yīng)的系統(tǒng)運(yùn)行環(huán)境的安全管理制度。系統(tǒng)運(yùn)行環(huán)境安全管理主要是指基于信息保護(hù)外部環(huán)境的安全的保護(hù)，包括相關(guān)人員對(duì)數(shù)字化檔案管理的影響，以及信息庫外部自然條件如電磁波、自然災(zāi)害、防護(hù)措施的管理等方面。應(yīng)用系統(tǒng)運(yùn)行安全管理是一項(xiàng)很大的工程，包括操作安全管理、操作權(quán)限管理、操作規(guī)范管理、操作責(zé)任管理、操作監(jiān)督管理、操作恢復(fù)管理、應(yīng)用系統(tǒng)備份管理、應(yīng)用軟件維護(hù)安全管理等。進(jìn)一步從技術(shù)上防止相關(guān)數(shù)字化信息遭到竊取和破壞。在檔案數(shù)據(jù)化管理的同時(shí)，相關(guān)管理者還應(yīng)當(dāng)注意對(duì)相關(guān)信息原件的保護(hù)，建立相應(yīng)的檔案室，配備專門人員保護(hù)這些信息。嚴(yán)格限制有關(guān)人員對(duì)檔案的獲取，防止相關(guān)檔案被篡改，進(jìn)一步保證相關(guān)檔案的真實(shí)性。與此同時(shí)，建立相應(yīng)的檔案室保護(hù)相應(yīng)的檔案原件也是防止數(shù)字化檔案出錯(cuò)的有效方法，方便在有關(guān)數(shù)字化數(shù)據(jù)出錯(cuò)時(shí)可以找到相關(guān)原件進(jìn)行更改和查詢。
4結(jié)束語
總而言之，建立一個(gè)完善并且安全程度高的檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)是一個(gè)漫長(zhǎng)的過程，在這個(gè)過程當(dāng)中會(huì)遇到各式各樣的問題，還將會(huì)有越來越多的挑戰(zhàn)，相關(guān)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理者要做好充分的打算面對(duì)這一過程中的困難。要不斷積累自身經(jīng)驗(yàn)同時(shí)加強(qiáng)與同行業(yè)企業(yè)的相關(guān)合作，積極探索同相關(guān)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)企業(yè)的合作，不斷壯大發(fā)展。要積極面對(duì)在房地產(chǎn)檔案管理數(shù)字化的挑戰(zhàn)，積極采取相應(yīng)的措施，加強(qiáng)對(duì)房地產(chǎn)檔案管理數(shù)字化的風(fēng)險(xiǎn)調(diào)控，最大限度的降低存在的風(fēng)險(xiǎn)和危機(jī)，保障企業(yè)及用戶的信息安全?？茖W(xué)技術(shù)的進(jìn)步帶給了房地產(chǎn)業(yè)管理現(xiàn)代化的機(jī)會(huì)，相關(guān)部門要利用好這一機(jī)會(huì)加快內(nèi)部系統(tǒng)檔案管理的升級(jí)，加快檔案管理系統(tǒng)的內(nèi)部升級(jí)，加強(qiáng)房地產(chǎn)行業(yè)的內(nèi)部監(jiān)管制度和外部環(huán)境監(jiān)管制度，建立健全相關(guān)制度設(shè)施，建立有利于房地產(chǎn)行業(yè)發(fā)展的長(zhǎng)效機(jī)制，將數(shù)字化的有效成果充分運(yùn)用在房地產(chǎn)管理上來，將科技成果真正運(yùn)用社會(huì)發(fā)展中。
作者:劉熙華 單位:南平市建陽區(qū)不動(dòng)產(chǎn)登記中心
參考文獻(xiàn)
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【中圖分類號(hào)】R197.3【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】B【文章編號(hào)】1008-6455（2011）04-0285-01
醫(yī)院檔案信息數(shù)字化是一種新型檔案信息形態(tài)，是計(jì)算機(jī)大量應(yīng)用于醫(yī)院管理的必然結(jié)果。它把分散于不同載體的信息資源以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)，在現(xiàn)代信息技術(shù)普遍應(yīng)用的基礎(chǔ)上,利用數(shù)字化手段,以綜合檔案信息資源為處理核心,對(duì)數(shù)字檔案信息資源進(jìn)行收集、管理，通過高速寬帶通信網(wǎng)絡(luò)設(shè)施相連接和提供利用，實(shí)現(xiàn)資源共享的超大規(guī)模、分布式數(shù)字信息系統(tǒng)。
1 醫(yī)院檔案數(shù)字化的必然性
1.1 隨著信息技術(shù)的進(jìn)步，尤其是醫(yī)院信息系統(tǒng)（HIS）的投入使用，組織管理已經(jīng)開始轉(zhuǎn)變?yōu)槊嫦蛄鞒痰墓芾?，特別是在醫(yī)院，檔案的范圍由當(dāng)初的文書檔案、病歷檔案、人事檔案等發(fā)展到今天的科技檔案、病理切片檔案、計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)檔案等。由于對(duì)納入檔案管理的內(nèi)容沒有明確的要求，各醫(yī)院根據(jù)自己的理解和實(shí)踐在進(jìn)行管理；而引入信息技術(shù)對(duì)傳統(tǒng)醫(yī)院檔案管理進(jìn)行流程再造，加快檔案信息化建設(shè)，采用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，對(duì)醫(yī)院檔案資源進(jìn)行數(shù)字化管理，實(shí)現(xiàn)信息資源有效地整合和共享，已經(jīng)成為檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)，這也使得人類活動(dòng)的真實(shí)歷史記錄在電子時(shí)代得以繼續(xù)，是實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的一項(xiàng)重要內(nèi)容。[1]
1.2 改善檔案管理工作，提高檔案工作社會(huì)地位的需要。數(shù)字化檔案管理的落實(shí)將促使與之相關(guān)的計(jì)算機(jī)技術(shù)、通訊技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和多媒體技術(shù)等高新技術(shù)在檔案領(lǐng)域中的廣泛應(yīng)用，從而促進(jìn)檔案管理理論、檔案管理技術(shù)和方法的變革，最大程度地實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的有效利用和共享，發(fā)揮檔案信息的增值作用，從而實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)的跨越式發(fā)展，進(jìn)一步發(fā)揮和提升檔案工作在信息化社會(huì)中的地位和作用。
2（HIS）的普遍應(yīng)用對(duì)數(shù)字化管理提供了有利條件
醫(yī)院檔案主要涉及病案和行政檔案兩大內(nèi)容，因此應(yīng)當(dāng)把檔案管理劃歸管理信息系統(tǒng)；一般的HIS將管理信息系統(tǒng)細(xì)分為門診管理系統(tǒng)、住院管理、藥房管理、病案管理、醫(yī)療統(tǒng)計(jì)、人事工資管理、財(cái)務(wù)管理與醫(yī)院經(jīng)濟(jì)核算、醫(yī)院后勤物資供應(yīng)、固定資產(chǎn)醫(yī)療設(shè)備管理、院長(zhǎng)辦公綜合查詢與輔助決策支持等若干子系統(tǒng)。HIS軟件當(dāng)中大都為病案和文檔管理設(shè)計(jì)了相應(yīng)的軟件，初步解決了檔案數(shù)字化的技術(shù)問題；另外，隨著各類內(nèi)部辦公網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的建立，以及“電子病歷”法律地位問題的逐步解決，逐步實(shí)現(xiàn)文檔、病歷的電子化只是時(shí)間問題。
3 醫(yī)院檔案數(shù)字化管理存在的問題和發(fā)展建議
3.1 基礎(chǔ)建設(shè)的問題？ 數(shù)字化檔案系統(tǒng)作為網(wǎng)上信息資源新的管理模式，具有高投入、跨學(xué)科、資源共享等特點(diǎn)，建設(shè)速度較為緩慢；技術(shù)力量、技術(shù)基礎(chǔ)、數(shù)據(jù)庫建設(shè)和人才儲(chǔ)備等方面相對(duì)較為薄弱，這給推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)添加了難度。
3.2 紙質(zhì)文件和電子文件并存問題:數(shù)字化檔案室只是一個(gè)“信息空間”，要靠傳統(tǒng)檔案的信息資源相互聯(lián)接才可以構(gòu)成，它的法律作用和憑證作用尚未取代紙質(zhì)文件的地位。因此實(shí)行紙質(zhì)文件和電子文件“雙套制”,是紙制文件向電子文件過渡過程中必須堅(jiān)持的原則。
3.3 電子檔案的安全保護(hù)問題:由于電子文件、電子檔案有時(shí)可能會(huì)受到計(jì)算機(jī)病毒、黑客的攻擊而造成文件被偷盜、被修改，甚至造成系統(tǒng)崩潰的情況，現(xiàn)階段難以保證計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的絕對(duì)安全，這就要求我們的檔案管理員不但了解檔案信息管理的有關(guān)知識(shí)，還要對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的維護(hù)、保密和反黑客任務(wù)有充分的認(rèn)識(shí)。
4 對(duì)醫(yī)院檔案數(shù)字化建設(shè)的幾點(diǎn)思考
4.1 改善硬件是醫(yī)院檔案數(shù)字化建設(shè)的基礎(chǔ)：數(shù)字化發(fā)展硬件先行，硬件建設(shè)要有前瞻性,要建立一套先進(jìn)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和靈活的結(jié)構(gòu)化布線系統(tǒng)，這樣,才能為以后醫(yī)院數(shù)字化建設(shè)留足發(fā)展空間。
4.2 要為數(shù)字化檔案管理工作提供資金保障、資源保障和人力保障:加強(qiáng)數(shù)字化硬件建設(shè)和軟件開發(fā)；加強(qiáng)環(huán)境改造提供相應(yīng)的技術(shù)支持，如購(gòu)置、開發(fā)一定數(shù)量的應(yīng)用軟件，保證可傳輸數(shù)字信息的數(shù)量，并不斷補(bǔ)充、更新和完善滿足社會(huì)各界廣大用戶的需求，使數(shù)字檔案正常運(yùn)轉(zhuǎn)，保持旺盛生命力。
4.3 醫(yī)院數(shù)字化資源建設(shè)是發(fā)展檔案管理數(shù)字化的前提條件:醫(yī)院數(shù)字化資源建設(shè)要立足于做好醫(yī)院館藏資源數(shù)字化、社會(huì)資源醫(yī)院館藏化兩個(gè)方面的工作；醫(yī)院館藏資源數(shù)字化就是根據(jù)醫(yī)院的學(xué)科特點(diǎn)、科研方向和以后的發(fā)展規(guī)模，建立個(gè)性化的數(shù)據(jù)庫，社會(huì)資源醫(yī)院館藏化就是對(duì)社會(huì)上已數(shù)字化的醫(yī)療信息資源進(jìn)行收集、整合和利用,大力拓展網(wǎng)上資源[2]。
4.4 要培養(yǎng)和造就一大批具有檔案、圖書、經(jīng)濟(jì)信息、科技信息、信息技術(shù)開發(fā)與服務(wù)等多方面才能的數(shù)字化檔案管理人才，這要求我們調(diào)整檔案管理人員結(jié)構(gòu)和知識(shí)結(jié)構(gòu),培養(yǎng)一批具有相關(guān)專業(yè)知識(shí)的技術(shù)人員進(jìn)行日常維護(hù)、維修,從而保障各種專業(yè)設(shè)施的正常運(yùn)行；同時(shí)加快各級(jí)檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)，加強(qiáng)現(xiàn)代知識(shí)的學(xué)習(xí)，掌握基本的計(jì)算機(jī)知識(shí)、網(wǎng)絡(luò)知識(shí)、數(shù)據(jù)庫管理知識(shí)及電子文件的管理知識(shí)，具備一定的適應(yīng)數(shù)字化建設(shè)發(fā)展需要的基本技能。
4.5 要正確處理傳統(tǒng)與現(xiàn)代化的關(guān)系，正確解決數(shù)字化進(jìn)程中錄入與檢索、保密與開放、資源共享與資源權(quán)屬關(guān)系等問題，正確處理紙質(zhì)檔案與電子檔案的關(guān)系，紙質(zhì)檔案的信息內(nèi)容附在紙質(zhì)載體上，與紙質(zhì)載體密不可分，因此真實(shí)性和原始性容易鑒別，憑證作用和法律效力也就比較強(qiáng)；但受載體形式限制，紙質(zhì)檔案信息密度比較小，所需存儲(chǔ)空間比較大。電子檔案的信息內(nèi)容通過光、電信號(hào)的相互轉(zhuǎn)換附在磁盤、光盤上，不能在載體上直接讀取，必須通過計(jì)算機(jī)等專用設(shè)備的再轉(zhuǎn)換，雖然存儲(chǔ)量大、節(jié)省了貯存空間，但在信號(hào)轉(zhuǎn)換過程中，由于受載體的轉(zhuǎn)換條件、存貯介質(zhì)的穩(wěn)定性和技術(shù)操作等因素的影響，容易造成信息的丟失或刪改，卻不易被察覺，因此對(duì)電子檔案真實(shí)性的鑒別有一定的難度；我們應(yīng)該積極實(shí)行“雙套制”保存電子檔案，既在保存電子檔案的同時(shí)也保存對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)檔案。
總之，醫(yī)院檔案數(shù)字化管理與信息化建設(shè)是相鋪相承的，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不僅可以大幅度提高辦公效率，而且也使工作準(zhǔn)確性大為提高，在高度信息化環(huán)境中，文件信息傳輸速度快、信息量極大，傳統(tǒng)的文件和檔案分開式管理模式已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)，采用醫(yī)院檔案數(shù)字化管理將是我們檔案管理的必由之路。
（一）資金投入力度有待加大
由于數(shù)字化建設(shè)需要計(jì)算機(jī)技術(shù)和相應(yīng)的技術(shù)設(shè)備支持，與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理方式不同，因此建設(shè)成本比傳統(tǒng)的檔案管理成本要高，但在數(shù)字化建設(shè)時(shí)，技術(shù)設(shè)備的采購(gòu)工作中存在嚴(yán)重的資金缺乏現(xiàn)象，從而導(dǎo)致服務(wù)器或計(jì)算機(jī)等硬件設(shè)備短缺，不能滿足資料存儲(chǔ)的需求，因此檔案管理的數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程發(fā)展緩慢，數(shù)字化建設(shè)工作難以有效開展。
（二）檔案管理制度有待健全
檔案信息化管理和運(yùn)用比較混亂，主要表現(xiàn)在內(nèi)部檔案信息難以保持協(xié)調(diào)穩(wěn)定狀態(tài)?，F(xiàn)在我國(guó)大部分組織單位沒有明確的檔案管理制度，只是將重點(diǎn)放在檔案建設(shè)的表面工作上，真正能夠用于研究應(yīng)用的檔案信息少之又少，所以導(dǎo)致現(xiàn)在很多檔案失去了其本身的意義和價(jià)值。
（三）管理人員建設(shè)有待加強(qiáng)
檔案管理工作是系統(tǒng)性和復(fù)雜性的工作，對(duì)檔案管理工作人員的要求較高，不僅需要有豐富的專業(yè)知識(shí)，還需要對(duì)城市建設(shè)及相關(guān)內(nèi)容有所了解，在檔案錄入時(shí)要求具備有較高的計(jì)算機(jī)水平，從而滿足檔案的錄入、存儲(chǔ)及管理需要。就目前來看，在檔案管理工作中，大部分管理工作人員的專業(yè)知識(shí)儲(chǔ)備不足，技術(shù)水平及計(jì)算機(jī)操作水平較低，難以滿足城市檔案管理數(shù)字化建設(shè)的需要，存在嚴(yán)重的人才短缺現(xiàn)象。
（四）安全管理工作有待落實(shí)
對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化管理雖能有效提高管理水平和工作效率，但在管理的同時(shí)也存在較大的安全隱患，由于紙質(zhì)檔案具有真實(shí)性和準(zhǔn)確性強(qiáng)的特點(diǎn)，易于長(zhǎng)時(shí)間保存。但數(shù)字化管理工作是在計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)上操作的，將檔案錄入到計(jì)算機(jī)中，并進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)共享。在檔案管理工作中需要有先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)和設(shè)備支持，存在較強(qiáng)的依賴性，當(dāng)數(shù)字檔案受到外界環(huán)境影響時(shí)，就會(huì)發(fā)生系統(tǒng)故障或受到外界黑客攻擊，從而引發(fā)檔案數(shù)據(jù)丟失或損壞，恢復(fù)工作十分困難，對(duì)城市建設(shè)工作來說較為不利，不利于促進(jìn)城市的發(fā)展。
二、檔案數(shù)字化工作中的優(yōu)化策略
（一）加大投入，完善軟硬件設(shè)施建設(shè)
軟硬件設(shè)施建設(shè)是開展檔案數(shù)字化的基礎(chǔ)和前提，因此，要加大資金投入，購(gòu)置先進(jìn)的微機(jī)、掃描儀、備份磁盤、檔案系統(tǒng)管理軟件等設(shè)施；要加強(qiáng)檔案數(shù)字化管理軟件的研發(fā)利用工作，不斷改進(jìn)和完善與檔案數(shù)字化建設(shè)相匹配的檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，以適應(yīng)檔案數(shù)字化建設(shè)的要求。
（二）加強(qiáng)管理，建立健全管理制度
1.檔案數(shù)字化制度制定的時(shí)候，要對(duì)單位內(nèi)部的實(shí)際發(fā)展情況進(jìn)行分析，對(duì)國(guó)家的相關(guān)檔案管理法規(guī)進(jìn)行仔細(xì)的研究，保證制定的檔案管理制度既能符合單位具體發(fā)展的需求，也能規(guī)范于國(guó)家的檔案管理法規(guī)。
2.數(shù)字化管理制度。即是針對(duì)檔案資源的收錄和信息管理，對(duì)信息查詢與信息利用提供方便，在檔案資源錄入時(shí)應(yīng)采用同種方式錄入，并對(duì)同種類型的檔案資源放入同一個(gè)數(shù)據(jù)庫存儲(chǔ)，數(shù)據(jù)庫的資源要進(jìn)行及時(shí)更新，確保檔案的時(shí)效性。
3.信息化標(biāo)準(zhǔn)。在信息收集和信息格式、信息網(wǎng)站建立中都需要有嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)支持，對(duì)檔案信息管理工作進(jìn)行統(tǒng)一的設(shè)計(jì)與規(guī)劃，從而加強(qiáng)檔案網(wǎng)站的規(guī)范化管理。
（三）重視人才，加強(qiáng)管理人才建設(shè)
首先，要引進(jìn)不同知識(shí)結(jié)構(gòu)的熟練掌握計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用技術(shù)的特殊人才，進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)管理和系統(tǒng)維護(hù)，確保檔案數(shù)據(jù)的開發(fā)利用和安全。其次，要合理配備和使用現(xiàn)有檔案工作人員，利用他們己有的檔案管理經(jīng)驗(yàn)開展數(shù)字化工作，以提高工作效率，少走彎路。最后，要定期對(duì)檔案數(shù)字化工作人員進(jìn)行業(yè)務(wù)和軟件應(yīng)用技能培訓(xùn)，不斷提高其業(yè)務(wù)素養(yǎng)，以更好地勝任所承擔(dān)的檔案數(shù)字化工作。
（四）強(qiáng)調(diào)安全，強(qiáng)化安全管理體系建設(shè)
隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅速發(fā)展，檔案信息安全問題日益凸顯，檔案數(shù)據(jù)安全問題應(yīng)引起高度重視，在檔案館（室）開展數(shù)字化工作時(shí)，要嚴(yán)格按照國(guó)家的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，制定相應(yīng)的安全保障制度和措施，通過各種手段和技術(shù)，提高抗風(fēng)險(xiǎn)能力，建立起完整配套的檔案實(shí)體安全與數(shù)據(jù)安全體系，從而排除檔案數(shù)字化建設(shè)中各種安全隱患。
