時(shí)間：2024-03-20 10:16:35
序論：速發(fā)表網(wǎng)結(jié)合其深厚的文秘經(jīng)驗(yàn)，特別為您篩選了11篇地質(zhì)檔案管理范文。如果您需要更多原創(chuàng)資料，歡迎隨時(shí)與我們的客服老師聯(lián)系，希望您能從中汲取靈感和知識！
一、樹立全面的地質(zhì)檔案工作效益觀
傳統(tǒng)的地質(zhì)檔案工作，雖然也重視檔案的利用，把檔案的利用作為地質(zhì)檔案工作根本目的來認(rèn)識和對待，但僅從“效益”觀點(diǎn)出發(fā)追求最佳效益是不夠的。這是因?yàn)?，第一，檔案在利用上多是被動(dòng)的，即是以檔案實(shí)體為提供形式與手段的被動(dòng)服務(wù)，而主動(dòng)服務(wù)即以檔案信息為單元的傳遞、利用和發(fā)展不夠。這實(shí)際上是不注重效果，或者說沒有注重獲得最佳的利用效果。第二，檔案的利用并不核算成本。傳統(tǒng)的地質(zhì)科技檔案管理，沒有檔案利用成本的概念，更沒有從產(chǎn)出與投入比的角度去分析地質(zhì)檔案工作或地質(zhì)科技檔案工作的效益。顯然這樣的地質(zhì)科技檔案工作是建立在不講消耗、不講效果、一切由國家承包的計(jì)劃經(jīng)濟(jì)模式之下的。第三，沒有把優(yōu)質(zhì)檔案的增加看做是地質(zhì)檔案工作的效益，導(dǎo)致“效益觀”的片面性，從而影響地質(zhì)檔案工作全面效益的提高。
在以市場經(jīng)濟(jì)為主體的當(dāng)今社會中，地質(zhì)檔案工作更要講究系統(tǒng)功能的完善，而其完善程度最終要以地質(zhì)檔案工作的輸出――檔案管理工作效益為標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行衡量。當(dāng)然，檔案管理工作效益，在許多情況下是難以具體衡量的，但是樹立地質(zhì)檔案工作效益觀的概念，產(chǎn)出盡可能增多、消耗盡可能減少的觀念，卻是現(xiàn)代檔案管理工作必須樹立的重要理念之一。因?yàn)闄n案管理工作也和其他工作一樣，效益明顯才會受到社會的重視與支持。講究效益，樹立全面的效益觀，就是千方百計(jì)地提高地質(zhì)科技檔案管理工作的效益，從根本上推動(dòng)這項(xiàng)工作的發(fā)展。樹立全面的檔案管理工作效益觀，還必須處理好檔案管理工作的局部效益和整體效益的關(guān)系、現(xiàn)實(shí)效益和歷史效益的關(guān)系。
二、明確地質(zhì)科技檔案管理工作效益的特點(diǎn)
地質(zhì)科技檔案管理工作效益，都附著和滲透在科技工作和有關(guān)的工作當(dāng)中，而它本身不能獨(dú)立表現(xiàn)出來。第一，地質(zhì)科技檔案的利用效益附著和滲透在利用者的勞動(dòng)之中，人們看到的是利用者的工作產(chǎn)生效益，而忽略了檔案人員的貢獻(xiàn)因素。第二，由于科技人員利用的檔案，均產(chǎn)生于一定的形成者，給人的印象是地質(zhì)科技檔案的形成者給了利用者的效益；對館藏的增量也認(rèn)為是別人移交的，忽略了地質(zhì)檔案工作者的勞動(dòng)。其實(shí)，科技檔案管理工作必須經(jīng)過收集、整理、鑒定、保管、利用、統(tǒng)計(jì)六個(gè)重要環(huán)節(jié)，經(jīng)過前四個(gè)環(huán)節(jié)所形成的科技檔案雖然儲存在內(nèi)部單位，但它和已發(fā)表的論文、著作一樣，也存在“著作權(quán)”問題。如果沒有地質(zhì)檔案工作者的辛勤勞動(dòng)，有關(guān)檔案文件材料就可能不存在，或是殘缺不全，科技人員也無法利用。第三，檔案管理工作的效益均附著和滲透在科技人員的勞動(dòng)對象之中，使它總是不能獨(dú)立顯現(xiàn)，而隱含在科技人員的勞動(dòng)和總體效益之中，難免人們往往忽略地質(zhì)檔案工作者的效益貢獻(xiàn)。
地質(zhì)科技檔案管理工作效益，在有些情況下是不明顯的，例如地質(zhì)科技成果的利用，以及地質(zhì)儲量報(bào)告的利用、圖件文件的應(yīng)用等，在為地質(zhì)工作服務(wù)中，地質(zhì)科技檔案管理工作的效益更多的是隱含的，由于檔案價(jià)值的潛在性，檔案利用效益的緩釋性，使檔案管理工作效益在短期內(nèi)不能集中表現(xiàn)出來，而是通過漫長的歲月才能實(shí)現(xiàn)。如果地質(zhì)檔案工作者認(rèn)識不到這一特點(diǎn)，有急功近利的思想，或者能夠在眼下顯示出檔案管理工作的效果，但這是不能持久的，也是有害的。
三、區(qū)分檔案管理工作效益和檔案利用效益
地質(zhì)科技檔案管理工作效益與地質(zhì)科技檔案利用效益是有區(qū)別的。構(gòu)成地質(zhì)科技檔案利用效益的因素包括地質(zhì)科技檔案管理人員的勞動(dòng)因素，檔案利用者的智能勞動(dòng)因素和檔案形成者的勞動(dòng)因素。這里談的地質(zhì)科技檔案管理工作效益，是指地質(zhì)科技檔案管理作為一項(xiàng)專業(yè)性工作，在科技工作中的貢獻(xiàn)。區(qū)分地質(zhì)科技檔案管理工作效益和地質(zhì)科技檔案利用效益，有利于我們更全面地看問題。歷來人們把檔案管理工作的效益等同于檔案利用效益，所以追求的目標(biāo)基本是現(xiàn)實(shí)的利用效益，其中又主要是經(jīng)濟(jì)效益，特別是在市場經(jīng)濟(jì)條件更是如此。表現(xiàn)在檔案學(xué)術(shù)理論的研究中，多以檔案利用為主題，甚至形成了一種“急功近利”的檔案利用畸形觀點(diǎn)。地質(zhì)科技檔案管理效益理論告訴我們，檔案管理工作不僅要取得現(xiàn)實(shí)最大利用效益，同時(shí)還要取得檔案潛在價(jià)值、潛在效益的增量上，也就是地質(zhì)檔案的增量上。
四、處理好經(jīng)濟(jì)效益和社會效益的關(guān)系
地質(zhì)檔案工作要講經(jīng)濟(jì)效益，但還必須講社會效益，二者并重，不能偏廢。不論是基層檔案室在為本單位科技工作服務(wù)中取得的直接或間接的經(jīng)濟(jì)效益，還是檔案館在為歷史研究服務(wù)中取得的社會效益，都同等重要，都是對社會的貢獻(xiàn)。這兩利，效益在一定條件下可以互相轉(zhuǎn)化，不講社會效益，單純追求經(jīng)濟(jì)效益是有害的。
檔案不僅是地質(zhì)工作建設(shè)可持續(xù)發(fā)展發(fā)展的重要資源，而且是十分重要的資源，因此地質(zhì)調(diào)查研究中的檔案管理問題必然會受到廣泛的關(guān)注。近年來，我國地質(zhì)調(diào)查研究中的檔案管理的目標(biāo)要求高，完成任務(wù)壓力大，使大家不得不正視檔案管理工作中出現(xiàn)的問題。本文就對地質(zhì)調(diào)查研究中的檔案管理工作中存在的問題進(jìn)行初步的研究，以期準(zhǔn)確把握解決方案對加強(qiáng)檔案管理的工作質(zhì)量有著積極意義，努力把我國地質(zhì)調(diào)查研究中檔案管理提升到一個(gè)新的水平。
1地質(zhì)調(diào)查研究中檔案管理存在的問題
1.1缺乏完善的檔案管理的制度規(guī)范與機(jī)制。地質(zhì)檔案管理工作包括對檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用的活動(dòng)，同時(shí)每一環(huán)節(jié)下又包含其他更細(xì)小的工作細(xì)節(jié)，簡而言之，地質(zhì)檔案管理工作一項(xiàng)復(fù)雜而又系統(tǒng)的工作。地質(zhì)調(diào)查單位想要擁有一份完整的地質(zhì)檔案信息就必須要對檔案管理工作有著明確的要求，然而在當(dāng)下的地質(zhì)調(diào)查研究中卻缺乏完善的檔案管理制度規(guī)范與機(jī)制，這將會直接造成檔案管理力度不夠，分工及職責(zé)不能夠明確，同時(shí)還會造成檔案管理的長期性與連續(xù)性差，檔案保存不妥當(dāng)?shù)葐栴}都會陸續(xù)的出現(xiàn)，因此想要對檔案管理工作進(jìn)一步強(qiáng)化，就必須要建立起完善的檔案管理制度規(guī)范與機(jī)制。1.2檔案管理人員稀少且專業(yè)水平不足。在地質(zhì)調(diào)查研究中的檔案管理人員大部分是非科班出身，這就導(dǎo)致他們并沒有科學(xué)化和專業(yè)化的檔案管理知識，他們在對地質(zhì)檔案管理的時(shí)候，只會淺層的將不同的地質(zhì)檔案進(jìn)行粗糙的分類，這種傳統(tǒng)且陳舊的檔案管理方式已經(jīng)完全適應(yīng)不了地質(zhì)調(diào)查研究中對地質(zhì)檔案信息的高要求嚴(yán)標(biāo)準(zhǔn)了。除此之外，地質(zhì)調(diào)查單位針對地質(zhì)調(diào)查研究中的檔案管理沒有做到相應(yīng)的重視，大多時(shí)候，研究中由于對檔案管理人員的缺少，從而進(jìn)行地質(zhì)檔案管理工作的人大多不是專業(yè)的檔案管理人員，這就的導(dǎo)致地質(zhì)調(diào)查研究中的檔案管理工作是由工作人員順便進(jìn)行的，對此就不能充分的保證地質(zhì)檔案信息的準(zhǔn)確與完整，對此也直接影響了地質(zhì)調(diào)查的效率。1.3缺乏對調(diào)查研究中檔案管理的設(shè)施建設(shè)。地質(zhì)調(diào)查研究中的檔案管理工作想要得到準(zhǔn)確且完整的地質(zhì)檔案管理信息就必須要在工作中配置對檔案管理的設(shè)施建設(shè)，但由于一些客觀的外部條件致使地質(zhì)調(diào)查單位缺少對地質(zhì)調(diào)查研究中檔案管理的設(shè)施建設(shè)。沒有配套的檔案管理的硬件設(shè)施直接影響檔案管理工作的效率。在全國檔案管理發(fā)展的大趨勢下，地質(zhì)調(diào)查單位應(yīng)該普及檔案的電子化管理，但事實(shí)上由于缺少硬件設(shè)施，大部分管理工作依然采用舊式的紙張歸類管理，這就造成不能保證檔案的完整性，因此要采取一些措施來完善管理工作。
2解決地質(zhì)調(diào)查研究中的檔案管理存在的問題
2.1建立起完善的檔案管理的制度規(guī)范與機(jī)制。地質(zhì)調(diào)查研究中的檔案管理，首先應(yīng)該遵循集中統(tǒng)一管理國家檔案、維護(hù)檔案的完整與安全，便于利用的原則，此條原則可以作為地質(zhì)調(diào)查研究中檔案管理工作的基礎(chǔ)。建立出完善的檔案管理的制度規(guī)范與機(jī)制，地質(zhì)調(diào)查單位應(yīng)該在充分了解實(shí)際運(yùn)行情況的前提下來制定。檔案的制度規(guī)范應(yīng)該在整理和保管兩個(gè)方面加大力度，防止地質(zhì)檔案損害事件和整理層次不夠清晰現(xiàn)象的出現(xiàn)。檔案管理工作中的每一個(gè)環(huán)節(jié)組合在一起就是一個(gè)有機(jī)整體，共同的目的就是實(shí)現(xiàn)提供檔案信息的功能，只有在環(huán)環(huán)相扣的完善制度規(guī)范要求下，檔案管理工作才能更加發(fā)揮本身的作用。地質(zhì)調(diào)查單位針對檔案管理的發(fā)展歷程，由非獨(dú)立系統(tǒng)到獨(dú)立系統(tǒng)、由簡單管理到復(fù)雜管理、由經(jīng)驗(yàn)管理到科學(xué)管理等的發(fā)展歷程，單位領(lǐng)導(dǎo)者對檔案管理的機(jī)制做出更加細(xì)致的規(guī)定來不斷提升檔案管理水平，這樣在地質(zhì)調(diào)查研究的過程中也會得到更加準(zhǔn)確完整的地質(zhì)檔案信息。2.2加大力度培養(yǎng)檔案管理人員的數(shù)量與水平。地質(zhì)調(diào)查單位針對檔案人員稀少和水平不高的問題，應(yīng)該采取一系列的措施進(jìn)行有效的改善。在地質(zhì)調(diào)查研究中的檔案管理人員的數(shù)量上增加，地質(zhì)調(diào)查單位積極招收高學(xué)歷的檔案管理人員，檔案管理人員數(shù)量的增長就會在調(diào)查研究中安排具有一定水平的地質(zhì)檔案管理人員進(jìn)行管理工作，在一定程度上保證地質(zhì)檔案信息的準(zhǔn)確性與完整性。地質(zhì)調(diào)查單位應(yīng)該重點(diǎn)對檔案管理人員進(jìn)行相關(guān)操作培訓(xùn)，注重提高其業(yè)務(wù)素質(zhì)和檔案管理的工作能力。加強(qiáng)檔案管理工作者的業(yè)務(wù)培訓(xùn)中除了必要的培養(yǎng)地質(zhì)檔案專業(yè)知識和技術(shù)之外，還要要求檔案管理人員對知識理論與實(shí)踐進(jìn)行有效的結(jié)合，檔案管理人員要想提高管理的業(yè)務(wù)水平，就必須要不斷對自身的要求增加，以求高效率的履行自身的管理職責(zé)和高質(zhì)量的對地質(zhì)檔案信息進(jìn)行良好的保存與整理。2.3加強(qiáng)對調(diào)查研究中檔案管理的設(shè)施建設(shè)地質(zhì)調(diào)查單位針對檔案管理工作為了適合管理發(fā)展趨勢，完善檔案管理工作的完善性，就需要加強(qiáng)檔案管理的硬件設(shè)施的建設(shè)。地質(zhì)調(diào)查單位在檔案管理過程中需要一定的空間進(jìn)行工作，文件空間是必不可少的，除此之外還需要閱覽室、檢查室和辦公室，這些地方的設(shè)置會給使用人員帶來很多的方便之處。文件空間的建設(shè)在一定程度上會幫助管理工作體系的完善，基礎(chǔ)的硬件設(shè)施還包括復(fù)印機(jī)等設(shè)備，這樣就會及時(shí)的復(fù)印出地質(zhì)調(diào)查研究中所需要的各種地質(zhì)檔案信息。同時(shí)在科技迅速發(fā)展的今天，檔案管理工作也應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)的采用電子計(jì)算機(jī)的管理軟件來協(xié)助工作的進(jìn)行，電子計(jì)算機(jī)的應(yīng)用將會幫助檔案管理工作的效率得到大幅度的提高。因此在地質(zhì)調(diào)查研究中加強(qiáng)對檔案管理的硬件基礎(chǔ)設(shè)施的配備在很大程度上符合地質(zhì)調(diào)查單位的發(fā)展目標(biāo)。
3結(jié)論
近年來，我國地質(zhì)調(diào)查研究中的檔案管理要求不斷提高，地質(zhì)檔案管理水平需得到提高等問題越來受到國家和人民的關(guān)注，同時(shí)我國對地質(zhì)檔案信息逐漸作為十分重要的戰(zhàn)略資源，這就更需要在檔案管理方面有更進(jìn)一步的要求目標(biāo)。因此我國地質(zhì)調(diào)查研究中檔案管理存在的各種質(zhì)量缺陷問題，這就需要地質(zhì)調(diào)查單位建立起完善的檔案管理的制度規(guī)范與機(jī)制、加大力度培養(yǎng)檔案管理人員的數(shù)量與水平及加強(qiáng)對調(diào)查研究中檔案管理的設(shè)施建設(shè)等，只有這一系列合理的預(yù)防和管理措施才能促進(jìn)我國地質(zhì)調(diào)查研究中的檔案管理質(zhì)量方面更上一層樓。這樣我們也有理由相信我國的地質(zhì)勘探行業(yè)會一直促進(jìn)提升我國的國際地位和社會發(fā)展。
作者:辛玲 單位:黑龍江省煤田地質(zhì)物測隊(duì)
二、煤田地質(zhì)檔案的分類及特點(diǎn)
依據(jù)記載內(nèi)容，煤田地質(zhì)檔案可分為三類：第一，文書檔案，即由政府單位，院校和公司等在黨群工作和行政管理過程中形成的檔案資料，如行政管理檔案，黨群工作檔案，生產(chǎn)技術(shù)檔案，經(jīng)營管理檔案等；第二，科技檔案，即相關(guān)單位在進(jìn)行自然科學(xué)研究、建設(shè)和生產(chǎn)技術(shù)活動(dòng)中形成的檔案，如水文檔案，地質(zhì)檔案，生產(chǎn)技術(shù)檔案，科研檔案，測繪檔案等；第三，專業(yè)檔案，指在專項(xiàng)活動(dòng)中形成的檔案，如人事檔案，醫(yī)療檔案，會計(jì)檔案，訴訟檔案等。從其分類中便可看出，煤田地質(zhì)檔案的項(xiàng)目繁多，而且涉及的內(nèi)容范圍廣，數(shù)量大，保管期較長，尤其是其中的測繪圖紙的紙質(zhì)資料，具有極高的價(jià)值。一般情況下，地質(zhì)勘探項(xiàng)目投資總額會高達(dá)上千萬。
三、煤田地質(zhì)檔案管理現(xiàn)存問題
現(xiàn)階段煤田地質(zhì)檔案管理存在較多問題，具體而言有檔案資料具有封閉性、管理人員水平參差不齊、管理手段和設(shè)備落后等問題。首先，由于現(xiàn)代化社會的建設(shè)以及經(jīng)濟(jì)建設(shè)的腳步正在不斷加快，地質(zhì)工作對于地質(zhì)檔案的需求劇增，但由于地質(zhì)檔案中多隱含企業(yè)甚至國家的機(jī)密資料，因此地質(zhì)檔案的管理具有一定封閉性，外界人員不可隨意查閱，這也有個(gè)別單位出于對自身利益考慮而進(jìn)行檔案封鎖所導(dǎo)致地質(zhì)檔案使用價(jià)值的浪費(fèi)。再者，我國的地質(zhì)檔案管理人才隊(duì)伍水平有待提升，其管理人員的專業(yè)性較差，因此管理水平有限，加之欠缺管理經(jīng)驗(yàn)，易因疏漏等問題而造成資料缺失和損壞，不利于地質(zhì)檔案的封存。
與此同時(shí)，我國地質(zhì)檔案管理的技術(shù)手段較為落后，這與相關(guān)部門及工作人員對地質(zhì)檔案重要性認(rèn)識不足有關(guān)，因此直接導(dǎo)致資金分配不合理，投入不足，無法滿足現(xiàn)代化的輔助設(shè)備配置，檔案管理信息化程度不高，易造成地質(zhì)檔案的缺失和損害，嚴(yán)重時(shí)會出現(xiàn)丟失。而且，地質(zhì)檔案資料還包括聲音和圖像資料，但我國聲像地質(zhì)檔案保存效果差，導(dǎo)致聲像設(shè)備管理無據(jù)可依，無制度可參考。[1]
四、加強(qiáng)煤田地質(zhì)檔案管理的措施
（一）建立健全煤田地質(zhì)檔案管理體系和制度
通過合理、完善的檔案管理體系中與具體實(shí)際相適應(yīng)的管理原則，輔之下級單位制定的具體的管理制度，地質(zhì)檔案管理工作能夠有章可循，做到標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化，具體而言，應(yīng)做到以下幾個(gè)方面：首先，對申請歸檔或者轉(zhuǎn)移相關(guān)檔案的時(shí)限進(jìn)行嚴(yán)格要求，以此來敦促相關(guān)單位的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)能在項(xiàng)目結(jié)束之后及時(shí)的收集整理資料并予以提交，同時(shí)檔案的接收單位也應(yīng)及時(shí)按照有關(guān)規(guī)定，規(guī)范化的統(tǒng)一歸檔，大大提高工作效率；再者，對有效資料借閱類別精心劃分。如調(diào)閱非涉密文件，可以在檔案室直接借閱使用，但是若是涉密文件，則必須出示相關(guān)借閱手續(xù)方可辦理；同時(shí)，應(yīng)保證文件在日常的管理的出入方式的規(guī)范性。如果需要對外界信息，那么檔案室應(yīng)根據(jù)需要統(tǒng)一，保證數(shù)據(jù)的管理者和相關(guān)技術(shù)施工單位處于統(tǒng)一節(jié)奏，便于管理，切實(shí)做到地質(zhì)檔案資料的保密性。[2]
（二）加強(qiáng)地質(zhì)檔案的收集和鑒定工作的管理
就檔案收集工作而言，煤田地質(zhì)檔案的原始資料是檔案管理工作中最為基礎(chǔ)性的工作，其質(zhì)量的高低將直接影響地質(zhì)檔案的收藏價(jià)值。為了提高煤田地質(zhì)檔案的收集和鑒定工作過程的準(zhǔn)確性、科學(xué)性和規(guī)范性，相關(guān)工作人員應(yīng)首先提高自己的思想認(rèn)識，對檔案管理工作加強(qiáng)重視，同時(shí)注意協(xié)調(diào)其他相關(guān)單位和部門的工作，督促其及時(shí)進(jìn)行檔案的收集和移交工作，避免地質(zhì)檔案的材料出現(xiàn)遺失，確保原始資料的完整性和準(zhǔn)確性，檔案收集部門也可將此工作納入考核制度中，以提升原始資料管理水平。同時(shí)，應(yīng)注重對勘探項(xiàng)目進(jìn)行跟蹤式的管理，即從最初的立項(xiàng)至地質(zhì)勘探竣工，期間的所有原始資料都應(yīng)完整地收集，為便于長期儲存，適宜用電子版儲存方式。
地質(zhì)檔案的鑒定較為復(fù)雜，其工作涉及兩個(gè)方面，即對檔案的保存期限進(jìn)行鑒定和復(fù)查。地質(zhì)檔案的鑒定應(yīng)嚴(yán)格遵從“審查從細(xì)、留存從寬”原則，結(jié)合考慮歷史發(fā)展?fàn)顩r和實(shí)際工作的要求，同時(shí)又要考慮勘探單位和社會服務(wù)的需要。從事檔案鑒定的工作人員須具備一定的專業(yè)知識和計(jì)算機(jī)技能，如鉆探知識和檔案管理方法。
（三）加強(qiáng)地質(zhì)檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)
檔案管理隊(duì)伍的質(zhì)量將直接影響檔案管理工作的效果，其中，領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)首先做到以身作則，重視人才培養(yǎng)，而不能有檔案管理是“任何人都能做的工作”錯(cuò)誤思想。檔案管理人員不僅需要具備一定勘探專業(yè)知識，同時(shí)還要有責(zé)任感和認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)?shù)奶幨缿B(tài)度。
（四）推行地質(zhì)檔案管理的信息化
實(shí)行檔案管理信息化，即利用數(shù)字信息對檔案資源進(jìn)行整理并實(shí)現(xiàn)信息資源的存儲和檢索，管理人員再依據(jù)管理載體對檔案進(jìn)行整理利用，現(xiàn)在傳統(tǒng)檔案管理也在時(shí)展的要求下進(jìn)行了創(chuàng)新，向著信息化這一領(lǐng)域邁進(jìn)。檔案信息化建設(shè)首先應(yīng)從建立在合理的準(zhǔn)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上。首先，資料的征收環(huán)境應(yīng)開發(fā)和利用信息化手段，使隱藏文件的價(jià)值得到最大化的凸顯。同時(shí)，檔案信息管理應(yīng)向數(shù)字化方向發(fā)展，傳統(tǒng)的地質(zhì)文件基本上都主要是以紙張文件的形式存在的。勞動(dòng)密集型的管理使得其訪問也很困難，并且占用了很多的倉庫空間以及增加了很多管理成本。數(shù)字文件能夠克服傳統(tǒng)檔案館的缺點(diǎn)，節(jié)省了大量人力、物力和財(cái)力，不受地域限制，實(shí)現(xiàn)資源共享。[3]
Abstract：the geological work is a basic work, its main task is for economic and social development to provide comprehensive service, along with the development of the informatization construction, all walks of lifeprompts information management, including geological department. This paper will simply discuss geological data files management.
Keywords: geological data; file management; information; construction
中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號
地質(zhì)檔案是地質(zhì)勘探工作的真實(shí)記錄，反映了地質(zhì)勘探業(yè)發(fā)展的全過程，是地質(zhì)勘探業(yè)管理工作的重要組成部分。地質(zhì)檔案以地質(zhì)科學(xué)技術(shù)檔案為主體，包括文書檔案、基建檔案、設(shè)備檔案、會計(jì)檔案、干部檔案和其他方面的檔案。做好地質(zhì)檔案工作，提升地質(zhì)檔案管理水平，對促進(jìn)地質(zhì)勘探業(yè)的快速發(fā)展，為社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供礦產(chǎn)資源保障具有十分重要的意義。
1.地質(zhì)勘查技術(shù)部門檔案管理的重要性
1.1地質(zhì)部門檔案管理的責(zé)任
地質(zhì)部門檔案管理有四個(gè)方面的責(zé)任：根據(jù)國家和上級主管機(jī)關(guān)的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合本單位的具體情況，制定統(tǒng)一的歸檔制度，統(tǒng)一本單位的檔案管理和歸檔工作方法和做法，使各個(gè)技術(shù)部門在檔案管理和歸檔工作中有所遵循；經(jīng)常深入各個(gè)技術(shù)部門，督促與協(xié)助他們做好立卷歸檔工作。密切與各個(gè)部門立卷人和有關(guān)工程技術(shù)人員的關(guān)系，幫助他們建立正常的工作秩序，貫徹本單位的立卷歸檔制度，深入了解和熟悉各部門技術(shù)文件材料的內(nèi)容和成份，具體幫助各部門做好立卷工作；經(jīng)常宣傳技術(shù)檔案工作，組織有關(guān)人員學(xué)習(xí)檔案工作方針和檔案業(yè)務(wù)的理論與實(shí)踐知識，提高大家的認(rèn)識水平和實(shí)際工作能力；做好立卷的物質(zhì)條件準(zhǔn)備工作，隨時(shí)為各立卷單位提供立卷所需要的卷皮、袋、盒、目錄、工具等。
1.2部門檔案管理的重要性分析
部門檔案管理的重要性可以從如下六個(gè)方面來分析：技術(shù)文件材料實(shí)行技術(shù)業(yè)務(wù)部門檔案管理，就是“一個(gè)單位的內(nèi)部各機(jī)構(gòu)，都必須將需要?dú)w檔的文件材料加以系統(tǒng)整理，根據(jù)技術(shù)檔案保管期限的有關(guān)規(guī)定填寫保管期限并組成保管單位（卷、冊、盒），隨時(shí)或定期向綜合檔案室移交歸檔；技術(shù)部門熟悉技術(shù)文件材料的形成過程，了解內(nèi)在聯(lián)系和保管價(jià)值，由他們檔案管理效率高，又能提高案卷質(zhì)量和增強(qiáng)技術(shù)部門及有關(guān)人員的責(zé)任感，有助于歸檔文件材料的齊全、完整和準(zhǔn)確；技術(shù)業(yè)務(wù)部門檔案管理，必須堅(jiān)持技術(shù)文件材料平時(shí)的形成、積累和管理，確保技術(shù)文件材料的齊全、完整和準(zhǔn)確。實(shí)行技術(shù)業(yè)務(wù)部門檔案管理，必須建立必要的文件形成和修改制度：設(shè)備的檢修、設(shè)計(jì)的變更、施工中的更改、科學(xué)試驗(yàn)等等，都要作紀(jì)錄并形成必要的文件，確保實(shí)物與檔案相符和反映生產(chǎn)過程的歷史面貌。為了保管和利用這些技術(shù)文件材料，還要建立平時(shí)的積累和管理制度。例如，可以設(shè)立“文件積累袋”，對于一項(xiàng)工程的設(shè)計(jì)、一個(gè)專題的研究、一臺設(shè)備的安裝和維修過程中形成的技術(shù)文件材料，都要隨時(shí)裝入袋內(nèi)，等任務(wù)完成后加以系統(tǒng)整理，隨時(shí)或定期歸檔。平時(shí)的利用和借閱都要有手續(xù)，確保技術(shù)文件材料不丟失；通過檔案管理使技術(shù)業(yè)務(wù)部門和有關(guān)人員熟悉了技術(shù)檔案的組成情況，便于以后查找利用；技術(shù)部門經(jīng)過對技術(shù)文件材料的系統(tǒng)整理，也就對技術(shù)活動(dòng)成果進(jìn)行了一次檢查，從中吸取經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，有利于工作的改進(jìn)；檔案室通過協(xié)助技術(shù)部門的檔案管理歸檔工作，了解了技術(shù)業(yè)務(wù)，熟悉了檔案內(nèi)容，有利于開展檔案室的工作并能使檔案人員集中力量做好檔案室的其他各項(xiàng)工作。
2.地質(zhì)資料管理存在的問題
2.1保管狀況的問題
地質(zhì)檔案資料，按照其載體和記錄形式劃分，可以分為以傳統(tǒng)紙張為載體的傳統(tǒng)地質(zhì)檔案資料和以磁、光盤為存儲介質(zhì)的電子地質(zhì)檔案資料兩大類。相當(dāng)一部分地質(zhì)檔案資料由于保存時(shí)間較長，紙質(zhì)老化、產(chǎn)生退色，文字和圖件會逐漸變得模糊不清，造成信息丟失而無法正常使用。成果資料、原本檔案以及巖心等實(shí)物地質(zhì)資料的可利用程度極低，保管和維護(hù)條件有惡化趨勢。
2.2地質(zhì)檔案管理工作定位不準(zhǔn)
長期以來，檔案資料工作給人的印象都是“鋼筆抄抄、漿糊刷刷、繩子扎扎”，只要檔案資料不丟不壞、不發(fā)生重大事故，似乎任何人都可以從事這項(xiàng)工作。檔案資料部門長期處于一個(gè)“說起來重要、干起來不要”的尷尬局面。這種傳統(tǒng)認(rèn)識導(dǎo)致了地質(zhì)檔案管理工作缺乏合理的定位，造成了各級檔案室、資料室人才配備不合理的現(xiàn)象，人員素質(zhì)整體不高。這種素質(zhì)不高主要表現(xiàn)為工作責(zé)任心不強(qiáng)、對地質(zhì)檔案信息化管理缺乏興趣、計(jì)算機(jī)操作技能掌握不足、安于現(xiàn)狀、懶于學(xué)習(xí)、對地質(zhì)檔案信息資源開發(fā)工作的能力不足等等。
2.3對地質(zhì)資料工作管理力度不夠
地勘單位的領(lǐng)導(dǎo)階層主要考慮其單位的發(fā)展和經(jīng)濟(jì)效益，而對地質(zhì)檔案、資料管理這類不產(chǎn)生直接經(jīng)濟(jì)效益的基礎(chǔ)工作重視不夠。這種不重視具體表現(xiàn)在配備人員的數(shù)量與質(zhì)量、工作經(jīng)費(fèi)和資料人員的待遇等方面。
2.4地質(zhì)資料匯交工作難度大
《全國地質(zhì)資料匯交管理辦法》修訂工作滯后，新時(shí)期地質(zhì)資料的管理工作因法規(guī)不適應(yīng)、不配套而產(chǎn)生了許多問題，導(dǎo)致不少匯交單位擔(dān)心成果資料外借后，其自身的合法權(quán)益受到損害，因而推遲或不匯交資料。
3.加快地質(zhì)檔案數(shù)字化建設(shè)的對策
3.1加強(qiáng)管理人員的素質(zhì)培訓(xùn)
除派送管理人員進(jìn)行新方法、新理念的科學(xué)培訓(xùn)外，鼓勵(lì)檔案管理人員自學(xué)成才，形成良好的學(xué)習(xí)氛圍，形成一種推崇創(chuàng)新、追求創(chuàng)新，以創(chuàng)新為榮的氛圍，造就一批敬業(yè)、勤業(yè)、精業(yè)的檔案管理人才。
3.2做好地質(zhì)檔案資料匯交工作
檔案人員應(yīng)對評審合格的匯交成果地質(zhì)資料目錄，在數(shù)字化檔案中匯交。每個(gè)季度對成果地質(zhì)資料匯交情況進(jìn)行清查核對，使應(yīng)交的成果地質(zhì)資料全部匯交齊全，合格為止。年終將成果地質(zhì)資料匯交情況進(jìn)行匯總統(tǒng)計(jì)，并且每年及時(shí)完成對口各單位成果資料匯交任務(wù)。因?yàn)榈刭|(zhì)檔案與原油生產(chǎn)聯(lián)系緊密、單井檔案形成過程長等特點(diǎn)，加之油田各地質(zhì)單位分散，相距路途較遠(yuǎn)，形成單位多，使用頻率高，所以，很有必要建立地質(zhì)檔案資料匯交中心，行政上是檔案室的一個(gè)業(yè)務(wù)組，受油田地質(zhì)處領(lǐng)導(dǎo)。中心主要任務(wù)有三條：第一，執(zhí)行地質(zhì)檔案資料分發(fā)匯交規(guī)定。每年由地質(zhì)處組織對各單位需要?dú)w檔材料和有關(guān)資料的份數(shù)，進(jìn)行平衡確定，制出分發(fā)份數(shù)表，交中心執(zhí)行。各有關(guān)單位按分發(fā)份數(shù)，將自己單位形成的材料按匯交時(shí)間期限進(jìn)到中心，由中心負(fù)責(zé)組織各單位交換。第二，承擔(dān)向中石油、省地質(zhì)資料局及兄弟油田、本單位領(lǐng)導(dǎo)、研究室等上報(bào)、轉(zhuǎn)送符合要求的地質(zhì)檔案資料。第三，對地質(zhì)檔案資料的分發(fā)、匯交、報(bào)送等情況，及時(shí)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、總結(jié)和情況反映，以便改進(jìn)工作，解決存在的問題。
3.3建立本地檢索數(shù)據(jù)庫
建立原本地質(zhì)檔案目錄檢索數(shù)據(jù)庫，進(jìn)行地質(zhì)檔案資料信息檢索服務(wù)。地勘單位可根據(jù)國土資源部《地質(zhì)資料檔案著錄細(xì)則》，參照成果地質(zhì)資料目錄數(shù)據(jù)庫著錄要求，結(jié)合原本地質(zhì)檔案的具體構(gòu)成，盡快對原本地質(zhì)檔案進(jìn)行著錄，以建立相應(yīng)的目錄數(shù)據(jù)庫，開發(fā)適合本單位原本地質(zhì)檔案目錄檢索系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)原本地質(zhì)檔案的計(jì)算機(jī)管理。地勘單位地質(zhì)資料管理人員，可以利用該檢索系統(tǒng)，根據(jù)使用者的要求，只要輸入任意一項(xiàng)關(guān)鍵詞，如資料名稱、類別、礦種、勘查程度、編著者或幾項(xiàng)關(guān)鍵詞的組合等，均可從數(shù)據(jù)庫中，檢索出有關(guān)的地質(zhì)檔案信息，方便快捷地為利用者提供服務(wù)。
計(jì)算機(jī)技術(shù)在新一輪國土資源大調(diào)查的地質(zhì)勘查開發(fā)中的廣泛應(yīng)用，大量的數(shù)字化信息資料也應(yīng)運(yùn)面生。根據(jù)國土資源部關(guān)于開展“數(shù)字國土工程”建設(shè)的要求，地質(zhì)勘查單位應(yīng)加強(qiáng)對這些數(shù)據(jù)庫資料的收集、整理、歸檔和管理，盡快建立完善的基礎(chǔ)地學(xué)資料數(shù)據(jù)庫。同時(shí)可根據(jù)《地質(zhì)資料電子文檔匯交格式》等標(biāo)準(zhǔn)要求，對新的地質(zhì)勘查項(xiàng)目形成的原始地質(zhì)資料，除收集保管紙介質(zhì)資料外，還應(yīng)收集與之相對應(yīng)的電子文檔，實(shí)現(xiàn)新地質(zhì)項(xiàng)目原本地質(zhì)檔案的雙套制管理，為計(jì)算機(jī)檢索奠定基礎(chǔ)。
3. 4檔案保密管理
地質(zhì)檔案資料通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)傳輸，可以實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上查閱，起到快速，便利的作用，同時(shí)也存在地質(zhì)資料泄密的安全隱患。如何做到地質(zhì)資料的安全高效服務(wù)，是地質(zhì)勘查單位檔案信息化建設(shè)的一個(gè)核心問題。對此，可實(shí)行密級管理，根據(jù)地質(zhì)資料的密級程度，分類分級分層次進(jìn)行設(shè)密管理，建立查閱人員的訪問權(quán)限，對需要復(fù)印下載的地質(zhì)資料履行申報(bào)手續(xù)，達(dá)到規(guī)定要求，檔案管理人員才能解密放行。
總結(jié)
隨著科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，地質(zhì)檔案資料管理手段也必須更加現(xiàn)代化，必須不斷更新設(shè)備，不斷用新知識、新理論武裝地質(zhì)檔案資料工作人員的頭腦，以求用先進(jìn)的技術(shù)、科學(xué)的方法管理、利用地質(zhì)檔案資料。
參考文獻(xiàn)
【關(guān)鍵詞】
檔案管理；服務(wù)創(chuàng)新；創(chuàng)新
在科技的進(jìn)步下，我國迎來了一個(gè)信息化的時(shí)代，而且這個(gè)時(shí)代中網(wǎng)絡(luò)以及數(shù)字化在不斷的發(fā)展。地質(zhì)資料檔案是我國經(jīng)濟(jì)建設(shè)中的一部分，主要是為社會的發(fā)展提供地質(zhì)有關(guān)的信息?，F(xiàn)存的很多地質(zhì)檔案都是紙質(zhì)的檔案，在紙質(zhì)檔案向電子檔案轉(zhuǎn)化中，如何能在兩者之間建立一個(gè)服務(wù)模式，這需要地質(zhì)檔案工作者去思考。
一、創(chuàng)新地質(zhì)檔案服務(wù)的必要性
隨著地質(zhì)資料檔案自身改革的不斷變化，出現(xiàn)了許多新模式、新動(dòng)向、新內(nèi)容。地質(zhì)資料檔案信息利用主體也越來越多，對地質(zhì)資料檔案管理服務(wù)模式的要求也越來越高。面對這些變化，傳統(tǒng)的地質(zhì)資料檔案管理觀念顯得落后，跟不上信息時(shí)代的發(fā)展步伐，因此，創(chuàng)新勢在必行。
二、實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新服務(wù)模式的具體措施
1.優(yōu)化人力資源的結(jié)構(gòu)
無論創(chuàng)新模式怎么發(fā)展，創(chuàng)新的思想怎么革新，這都需要人去改變，而且創(chuàng)新工作也是人的一種工作理念的創(chuàng)新。在現(xiàn)代社會，地質(zhì)檔案需要?jiǎng)?chuàng)新，而且在檔案部門的創(chuàng)新首先要在人力上進(jìn)行創(chuàng)新。檔案工作人員的地位要準(zhǔn)確，而且人員配置上也要合理的創(chuàng)新。在過去，很多人認(rèn)為，地質(zhì)檔案的管理工作可以不用專業(yè)的人才來進(jìn)行管理，其實(shí)這種觀點(diǎn)是錯(cuò)誤的，管理工作看似簡單，但是如果不是專業(yè)的人才進(jìn)行管理，會在管理中出現(xiàn)問題，因此在創(chuàng)新檔案上，就要打破這種觀念。建立人才聘用制度，選擇合適的人才去管理檔案，為檔案事業(yè)服務(wù)。除了創(chuàng)新人員配置之外，從事檔案的工作人員也要在自身的知識結(jié)構(gòu)上進(jìn)行創(chuàng)新，學(xué)習(xí)更多的知識，將自己的視野拓寬，知道自己所在的工作崗位應(yīng)該從事的內(nèi)容，以及未來的發(fā)展裝狀況。全面的提升自己的素質(zhì)，在管理的時(shí)候，善于利用檔案學(xué)科有關(guān)的理論，采用先進(jìn)的技術(shù)參與檔案管理。同時(shí)，檔案工作人員也要有競爭意識，通過競爭提高自身的發(fā)展。
2.創(chuàng)新服務(wù)手段
在檔案的資源建設(shè)上要加強(qiáng)，而且要以服務(wù)人們?yōu)槟繕?biāo)，在社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展的影響下，地質(zhì)資料管理部門在檔案的資源建設(shè)上要加強(qiáng)，因此，資源是檔案發(fā)展的基本階段，因此在建設(shè)的時(shí)候，要堅(jiān)持建設(shè)以及開發(fā)同時(shí)進(jìn)行的原則，用資源開發(fā)開來促進(jìn)資源建設(shè)，而且將檔案工作建筑的更加完善，在建設(shè)上，可以通過通過多樣接收的方式，征集與地質(zhì)檔案有關(guān)的材料，特別是收集照片、多媒體等實(shí)物的檔案上，收集這類的檔案，可以將館的收藏內(nèi)容增加，而且調(diào)整了檔案的結(jié)構(gòu)。我國的經(jīng)濟(jì)建設(shè)需要地質(zhì)信息的支持，而使用了計(jì)算機(jī)等技術(shù)，在搜索檔案上比較便利，搜索到的內(nèi)容增加，而且搜索的途徑不在僅僅局限于一種，同時(shí)搜索的范圍也在擴(kuò)大。地質(zhì)檔案工作者，在工作的時(shí)候，要堅(jiān)持服務(wù)的觀念，加強(qiáng)與地質(zhì)信息有關(guān)的宣傳，在社會上建立多個(gè)服務(wù)場所，同時(shí)加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)，在檔案館內(nèi)設(shè)立局域網(wǎng)，或者是連接外網(wǎng)，推進(jìn)檔案館的信息建設(shè)。地質(zhì)資料館可以在互聯(lián)網(wǎng)上建立一個(gè)服務(wù)網(wǎng)站，在網(wǎng)站中張貼與信息有關(guān)的服務(wù)，將服務(wù)的功能由現(xiàn)實(shí)拓展到網(wǎng)絡(luò)中，管理者在建筑檔案信息的時(shí)候，可以以網(wǎng)站為基礎(chǔ)，從而加快資源建設(shè)。
3.創(chuàng)新工作方式
在現(xiàn)代的社會信息交流一般都通過網(wǎng)絡(luò)機(jī)進(jìn)行，這種方式比較方便，而且可以將信息的快速傳達(dá)給需要的人。而且在網(wǎng)絡(luò)的影響下，人們在尋找資料的時(shí)候，也比較向往使用網(wǎng)絡(luò)，這是這種形式的影響下，紙質(zhì)的資料也應(yīng)該向網(wǎng)絡(luò)資源轉(zhuǎn)化，而且紙質(zhì)的檔案管理已經(jīng)與當(dāng)代的管理方式相悖。因此對于工作的方式要進(jìn)行創(chuàng)新。我國的計(jì)算機(jī)技術(shù)已經(jīng)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)相結(jié)合，而且結(jié)合的效果比較好，數(shù)值化的檔案館是在21世紀(jì)的時(shí)候才開始出現(xiàn)的，而且這種發(fā)展也是一種趨勢，因此，我們必須加快對檔案建設(shè)的步伐，致力于將檔案中的所有資料，處理成信息化的模式，在這一方面，我們可以采用計(jì)算機(jī)的方式，將檔案信息以數(shù)值化形式全部記錄在儲存器中，所說的儲存器主要是光盤或者是磁盤的形式。對于一些比較容易受損，而且是非常重要的資料，就要將其加工，變?yōu)閿?shù)字化儲存。
4.創(chuàng)新服務(wù)模式
在當(dāng)前經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，地質(zhì)檔案管理要提高主動(dòng)性，將原本被動(dòng)的讀物手段以及措施變?yōu)橹鲃?dòng)。因此要將服務(wù)的領(lǐng)域拓展，而且還要將其創(chuàng)新的模式改變，主動(dòng)的為社會和服務(wù)，由單一。簡單的服務(wù)模式轉(zhuǎn)化為多項(xiàng)，使檔案工作具有一定的火力，而且還能保持頑強(qiáng)的生命力。這樣才能保證檔案事業(yè)的發(fā)展。將其服務(wù)方式改變，開展與內(nèi)需有有關(guān)的工作，而有關(guān)的部門要及時(shí)的管理資料，而且推動(dòng)檔案服務(wù)，將傳統(tǒng)的服務(wù)理念改革，為信息規(guī)模擴(kuò)大，而且提高了服務(wù)的水平，建立一個(gè)新的服務(wù)模式，通過使用這種管理方式為地質(zhì)檔案的管理工作提供正確的方向，促進(jìn)服務(wù)模式改革。
結(jié)束語
在當(dāng)今的社會發(fā)展中，地質(zhì)資料檔案管理工作需要不斷的改進(jìn)和創(chuàng)新才能更好的滿足時(shí)展的需要，在創(chuàng)新的過程中我們需要對人力資源的具體結(jié)構(gòu)、工作方式以及服務(wù)的模式等進(jìn)行全方位的創(chuàng)新，同時(shí)還要在實(shí)際的工作中將地質(zhì)資料檔案工作發(fā)展成更具特色的一個(gè)工作內(nèi)容，只有這樣，地質(zhì)資料檔案工作才能真正的和時(shí)代的發(fā)展與變遷相協(xié)調(diào)，從而為社會的建設(shè)和發(fā)展創(chuàng)造更好的條件。
作者：辛玲 單位：黑龍江省煤田地質(zhì)物測隊(duì)
參考文獻(xiàn)：
2.地質(zhì)資料檔案的使用價(jià)值。首先，地質(zhì)資料具有三個(gè)鮮明特點(diǎn)：其一，地質(zhì)資料是上游產(chǎn)品。地質(zhì)資料是上游產(chǎn)品主要體現(xiàn)在其價(jià)值伴隨經(jīng)濟(jì)增長而增長。若社會發(fā)展進(jìn)步快，則對礦產(chǎn)資源的需求量大，從而使得對地質(zhì)資料信息的需求量就越大；反正，則其使用價(jià)值變小。其次，地質(zhì)資料是多環(huán)節(jié)產(chǎn)品。地質(zhì)資料檔案是多環(huán)節(jié)產(chǎn)品的原因有幾點(diǎn)：（1）形成周期長；（2）投入成本高；（3）專業(yè)技術(shù)強(qiáng)。無論哪一個(gè)礦床的地質(zhì)資料形成都需要一個(gè)漫長的過程，每一個(gè)技術(shù)環(huán)節(jié)都是極其復(fù)雜的，其都具有不同的使用價(jià)值。三是潛在價(jià)值大。通過在原有的地質(zhì)資料檔案上的探究，進(jìn)一步加強(qiáng)工作力度便能得到地質(zhì)成果。綜上所述，地質(zhì)工作越來越受到人們的重視，地質(zhì)資料的需求決定了其社會地位和價(jià)值。
二、地質(zhì)資料檔案社會化服務(wù)的現(xiàn)狀
伴隨信息技術(shù)的飛速發(fā)展和在全國各行業(yè)中的應(yīng)用，“數(shù)字國土”正被逐漸推廣?！秷D文地質(zhì)資料數(shù)據(jù)庫》項(xiàng)目改變了地質(zhì)資料的存儲方式，人們可以更為方便的對相關(guān)資料進(jìn)行查閱。國務(wù)院《關(guān)于加強(qiáng)地質(zhì)工作的決定》頒布后，國土部門首先對涉密資料進(jìn)行逐步清理。建立、建全地質(zhì)資料網(wǎng)絡(luò)服務(wù)體系；成果地質(zhì)資料電子文件匯交格式等一系列的配套文件，為開展地質(zhì)資料的社會化服務(wù)提供了充分的政策依據(jù)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。
三、地質(zhì)資料檔案社會化服務(wù)存在問題及解決對策
2、地質(zhì)勘查數(shù)字化項(xiàng)目檔案管理制度有待加強(qiáng)。在檔案管理時(shí)，相關(guān)責(zé)任分散、不夠明確。缺乏對數(shù)字化項(xiàng)目檔案的管理合作，不同部門的檔案管理各自為政，不能將所有的數(shù)字化項(xiàng)目檔案進(jìn)行有效的整合，使得地質(zhì)勘查數(shù)字化項(xiàng)目檔案管理效率低下。
3、檔案管理水平有待提高?，F(xiàn)階段的數(shù)字化項(xiàng)目檔案管理工作，管理工作人員的技能水平不高，對數(shù)字化項(xiàng)目的檔案管理工作認(rèn)識不夠，相關(guān)職業(yè)技能和業(yè)務(wù)能力不強(qiáng)，不能有效的完成地質(zhì)勘查數(shù)字化項(xiàng)目的檔案管理工作，所獲取的信息量小，對于檔案的二次利用效果低下。
4、地質(zhì)勘查數(shù)字化項(xiàng)目檔案管理缺乏協(xié)調(diào)合作。地質(zhì)勘查數(shù)字化項(xiàng)目的檔案管理工作需要，地勘企業(yè)各部門間沒有進(jìn)行有效配合，沒能將數(shù)字化項(xiàng)目的檔案進(jìn)行科學(xué)合理的整合分類，使得數(shù)字化項(xiàng)目檔案管理工作進(jìn)展不夠順利管理水平不高。
二、地質(zhì)勘查數(shù)字化項(xiàng)目檔案管理建議
1、加強(qiáng)對地質(zhì)勘查數(shù)字化項(xiàng)目檔案的分類整合。通過先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)對地質(zhì)勘查數(shù)字化項(xiàng)目檔案進(jìn)行科學(xué)合理的分析、收集和整理，從而增加檔案管理的有效性和檔案調(diào)用的有效性。
2、建立完善的檔案管理制度，拓寬檔案管理范圍?？茖W(xué)完善的檔案管理制度是地質(zhì)勘查檔案管理水平提升的重要因素，隨著地質(zhì)勘查工作的不斷增多，地質(zhì)勘察數(shù)字化項(xiàng)目的檔案就不斷增多。在地質(zhì)勘察數(shù)字化項(xiàng)目檔案管理過程中，完善的項(xiàng)目檔案管理制度能夠有效增加地質(zhì)勘察數(shù)字化項(xiàng)目檔案管理的工作效率，并將其他與數(shù)字化項(xiàng)目檔案有關(guān)的工作納入到檔案管理中去。增加檔案管理范圍。
3、加強(qiáng)對先進(jìn)計(jì)算機(jī)技術(shù)的創(chuàng)新，加強(qiáng)相關(guān)人員培訓(xùn)。隨著地質(zhì)勘查數(shù)字化項(xiàng)目檔案管理工作的不斷進(jìn)行，就需要對地質(zhì)勘查數(shù)字化項(xiàng)目檔案管理的系統(tǒng)加以改進(jìn)，提高項(xiàng)目檔案的管理水平。加強(qiáng)相關(guān)管理人員的職業(yè)技能培訓(xùn)，從而實(shí)現(xiàn)地質(zhì)勘查數(shù)字化項(xiàng)目檔案管理。
4、加強(qiáng)各部門間的配合，并做好檔案管理工作的監(jiān)督和和指導(dǎo)。通過檔案管理部門和企業(yè)各部門間的有效合作能夠，提高企業(yè)檔案管理的效率和全面性，同時(shí)，上級檔案管理部門需要做足對下級檔案管理部門的監(jiān)督和指導(dǎo)工作，并制定相關(guān)的責(zé)任制度，對出現(xiàn)的數(shù)字化項(xiàng)目的檔案管理失誤人員進(jìn)行合理的懲罰。
二、在石油地質(zhì)檔案信息化
建設(shè)過程中必須重新思考石油地質(zhì)檔案管理的原則、理論與方法由于現(xiàn)代信息技術(shù)在石油地質(zhì)檔案管理中的運(yùn)用，新的石油地質(zhì)檔案管理理論、方法和原則等不斷出現(xiàn)，提出了一些石油地質(zhì)檔案基本理論從未遇到過的新問題。如石油地質(zhì)檔案管理機(jī)構(gòu)的職能與石油地質(zhì)檔案工作體制的變化問題、石油地質(zhì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)問題、石油地質(zhì)電子檔案的鑒定問題、石油地質(zhì)電子文件數(shù)據(jù)管理問題、在數(shù)字檔案館（室）建設(shè)中的問題、石油地質(zhì)檔案工作參與企業(yè)信息化建設(shè)的問題等等。對這些在石油地質(zhì)檔案信息化建設(shè)中因新技術(shù)運(yùn)用所引發(fā)的理論問題，石油地質(zhì)檔案管理部門都必須做出理性與科學(xué)的思考。
三、提高石油地質(zhì)檔案工作者的專業(yè)素質(zhì)
實(shí)現(xiàn)石油地質(zhì)檔案管理的科學(xué)化現(xiàn)代化的設(shè)備需要人來操作，石油地質(zhì)檔案工作信息化需要人來實(shí)現(xiàn)。石油地質(zhì)檔案管理者必須具備多元化知識背景才能適應(yīng)要求，現(xiàn)代化知識將成為每一位石油地質(zhì)檔案工作者知識構(gòu)成的要素，同時(shí)，也深刻地影響石油地質(zhì)檔案工作隊(duì)伍的結(jié)構(gòu)和石油地質(zhì)檔案管理人員的知識結(jié)構(gòu)，因此，建立一支具有現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)知識和業(yè)務(wù)知識的專業(yè)隊(duì)伍是至關(guān)重要的：首先，石油地質(zhì)檔案管理者必須具有多元化的知識結(jié)構(gòu)，現(xiàn)代科學(xué)成果在石油地質(zhì)檔案管理中的大量運(yùn)用，迫使石油地質(zhì)檔案工作者要不斷學(xué)習(xí)和掌握理論、文化和管理等有關(guān)知識，其中尤為重要的是計(jì)算機(jī)、檔案學(xué)等學(xué)科的知識，它們對石油地質(zhì)檔案管理實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化、信息化具有直接作用。其次，全面掌握石油地質(zhì)檔案專業(yè)知識，如具備檔案學(xué)、檔案管理學(xué)、文書學(xué)、目錄學(xué)、檔案自動(dòng)化管理以及檔案著錄、標(biāo)引、檢索、編研、復(fù)制、修裱等有關(guān)檔案專業(yè)知識和基本技能。最后，從石油地質(zhì)檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展趨勢看，石油地質(zhì)檔案工作者必須具備掌握檔案管理現(xiàn)代化技術(shù)、進(jìn)行檔案信息分析與研究、提供高層次檔案信息服務(wù)與咨詢等三方面的能力。石油地質(zhì)檔案管理人員必須不斷學(xué)習(xí)相關(guān)知識，上級石油地質(zhì)檔案管理部門要積極創(chuàng)造條件，有計(jì)劃的選送石油地質(zhì)檔案管理人員進(jìn)行深造，進(jìn)行離崗培訓(xùn)，還可以采取以老帶新、以強(qiáng)帶弱的辦法，互幫互學(xué)等建立復(fù)合型人才群體和梯隊(duì)型人才結(jié)構(gòu)。
四、提高石油地質(zhì)檔案
工作者的信息安全素質(zhì)，實(shí)現(xiàn)石油地質(zhì)檔案管理的安全化對于信息化環(huán)境中的石油地質(zhì)檔案管理工作者，信息安全素質(zhì)是指在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中管理石油地質(zhì)電子檔案的信息安全的意識和能力。石油地質(zhì)檔案信息安全是現(xiàn)今石油地質(zhì)檔案管理工作的生命線，研究石油地質(zhì)檔案管理者的素質(zhì)，有利于拓寬石油地質(zhì)檔案管理保護(hù)領(lǐng)域、發(fā)展石油地質(zhì)檔案管理的理論研究；完善石油地質(zhì)檔案信息安全管理體系。促進(jìn)石油地質(zhì)檔案信息化建設(shè)和石油地質(zhì)檔案管理事業(yè)的健康、有序、可持續(xù)發(fā)展。隨著石油地質(zhì)檔案信息化的改進(jìn)，新領(lǐng)域、新種類、新載體石油地質(zhì)檔案不斷出現(xiàn)，給檔案工作者在素質(zhì)上提出了更高的要求，同時(shí)，深刻認(rèn)識到石油地質(zhì)檔案管理工作歷來是企業(yè)一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)性工作，石油地質(zhì)檔案工作的責(zé)任感即石油地質(zhì)檔案工作者要認(rèn)識到石油地質(zhì)檔案事業(yè)發(fā)展的必要性，要把工作的著力點(diǎn)轉(zhuǎn)向未來，深化服務(wù)意識，樹立以服務(wù)促管理，以管理完善服務(wù)的觀念，充分發(fā)揮石油地質(zhì)檔案管理的綜合功能，更新服務(wù)觀念，拓展服務(wù)領(lǐng)域，改革服務(wù)方式，大膽探索，努力實(shí)踐，使石油地質(zhì)檔案管理工作真正成為促進(jìn)企業(yè)科研生產(chǎn)發(fā)展和全面進(jìn)步的重要保證。
五、石油地質(zhì)檔案信息化
建設(shè)的最終目標(biāo)是提高石油地質(zhì)檔案信息管理和服務(wù)的水平推進(jìn)石油地質(zhì)檔案信息化進(jìn)程的理想目標(biāo)是在建立良好的石油地質(zhì)檔案信息基礎(chǔ)設(shè)施的前提下，實(shí)現(xiàn)石油地質(zhì)檔案信息的公開與石油地質(zhì)檔案信息最大程度的利用。對石油地質(zhì)檔案信息化建設(shè)而言，這一目標(biāo)也具有非常重要的指導(dǎo)意義。石油地質(zhì)檔案信息化建設(shè)是一個(gè)過程，在這一過程中，伴隨著石油地質(zhì)檔案信息技術(shù)水平的提高及其在石油地質(zhì)檔案管理中應(yīng)用程度的變化，石油地質(zhì)檔案信息化建設(shè)的階段性目標(biāo)也要及時(shí)做出相應(yīng)調(diào)整，石油地質(zhì)檔案管理理論所面臨的創(chuàng)新與發(fā)展要求也會表現(xiàn)出一定差異。因此，在石油地質(zhì)檔案信息化建設(shè)中必須認(rèn)識長遠(yuǎn)并立足當(dāng)前，認(rèn)真解決石油地質(zhì)檔案信息化建設(shè)中當(dāng)前和今后都會遇到的各個(gè)方面的問題。
地質(zhì)工作信息化建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，而地勘單位的信息化建設(shè)與基礎(chǔ)數(shù)據(jù)也就是檔案是密不可分的。如何做好管理工作，更好地為地質(zhì)找礦和社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)？本文就結(jié)合著地勘單位的資料管理工作實(shí)際談幾點(diǎn)粗淺的認(rèn)識。
1. 加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，建立組織 ，收集數(shù)據(jù)
抓好基礎(chǔ)數(shù)據(jù)文件工作，首先要從思想上重視檔案管理工作，提高認(rèn)識，從監(jiān)與管兩方面入手，分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)給予多方面的支持和提供資源保障，用規(guī)范化、信息化、標(biāo)準(zhǔn)化來要求檔案的收集、整理、歸檔、保管和開發(fā)利用工作，建立健全檔案管理組織，不僅是行政管理的重要組成部分，而且是必須做好的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，因此，要明確有關(guān)人員與部門的職責(zé)，用制度管人，用制度辦事，將數(shù)據(jù)文件工作作為硬任務(wù)列入地勘項(xiàng)目指標(biāo)條款，在單位規(guī)章制度體系中將地勘單位檔案工作以法律文書的形式規(guī)定下來，鼓勵(lì)和支持檔案管理人員深入現(xiàn)場收集檔案資料，作為檔案人員應(yīng)有針對性地列出所需收集的資料名目，自始至終參與到項(xiàng)目管理中去，保質(zhì)保量地獲取第一手資料。
2. 建立制度，編制方案，完善規(guī)則
長期以來，地勘工作執(zhí)行和延續(xù)計(jì)劃經(jīng)濟(jì)的管理體制，缺少市場經(jīng)濟(jì)體制中的競爭意識和對原始數(shù)據(jù)質(zhì)量問題的關(guān)注意識。只有調(diào)動(dòng)全員的積極性，以完善科學(xué)的管理制度做指導(dǎo)，按標(biāo)準(zhǔn)建立質(zhì)量管理體系，使一切工作有章可循，才能從根本上解決原始地質(zhì)數(shù)據(jù)的完整性和質(zhì)量問題。制度要健全，執(zhí)行要堅(jiān)決。按照檔案管理的法律法規(guī)及相關(guān)規(guī)定的有關(guān)規(guī)定與標(biāo)準(zhǔn)，對已經(jīng)收集的文字、圖紙、圖片、聲像等資料，根據(jù)數(shù)據(jù)文件形成的規(guī)律和特點(diǎn)，在便于保管和利用的前提下，進(jìn)行科學(xué)分類整理，設(shè)置相應(yīng)的歸檔類目；按原始地質(zhì)資料立卷歸檔規(guī)則，根據(jù)本單位的實(shí)際情況和具體要求，制定本單位的數(shù)據(jù)文件管理實(shí)施細(xì)則，細(xì)則應(yīng)主要明確本單位數(shù)據(jù)文件的范圍，歸檔的基本要求和基本內(nèi)容，數(shù)據(jù)文件的移交與整理、保存與借閱的要求等。 首先，數(shù)據(jù)要齊全，內(nèi)容要完整。要達(dá)到此目標(biāo)要求，應(yīng)該重視抓好資料的收集工作，堅(jiān)持地質(zhì)項(xiàng)目建檔工作按照檔案管理規(guī)范要求與項(xiàng)目施工、竣工驗(yàn)收同步，堅(jiān)持檔案部門與基層單位相結(jié)合，編制分類方案，正確區(qū)分和把握依據(jù)檔、設(shè)計(jì)檔、項(xiàng)目管理檔、施工竣工驗(yàn)收檔等的分類工作，齊抓共管，進(jìn)一步做好基礎(chǔ)檔案歸檔工作。其次，管理要及時(shí)，立卷要規(guī)范。為確保數(shù)據(jù)文件齊全、完整、系統(tǒng)，就要把數(shù)據(jù)文件工作與項(xiàng)目計(jì)劃、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收各個(gè)環(huán)節(jié)的工作相聯(lián)系，同步進(jìn)行，立卷做到格式統(tǒng)一、字跡工整、圖像清晰，同時(shí)根據(jù)內(nèi)容、價(jià)值、數(shù)量和載體形式進(jìn)行系統(tǒng)整理，按項(xiàng)目組卷，使檔案數(shù)據(jù)做到文件齊全、分類準(zhǔn)確、體系鮮明、方便管理，方便利用，保持其整體功能。并將立卷好的檔案按規(guī)定移交有關(guān)檔案管理部門，嚴(yán)格交接手續(xù)，認(rèn)真核查案卷質(zhì)量并確保檔案的完整。
3. 加強(qiáng)培訓(xùn)依法制檔
目前，地勘單位的數(shù)據(jù)文件管理工作遠(yuǎn)不能跟上飛速發(fā)展的地勘形勢的要求。一個(gè)單位數(shù)據(jù)文件管理的好壞，不僅與本單位的檔案規(guī)章制度健全與否、主管檔案的領(lǐng)導(dǎo)的思想觀念、檔案管理人員水平的高低息息相關(guān)，更與檔案數(shù)據(jù)的組織者對檔案數(shù)據(jù)的重視程度有著極大的關(guān)系。數(shù)據(jù)文件作為科技檔案的重要組成部分，它服務(wù)于今天，有利于未來，為歷史查找、產(chǎn)權(quán)查證、經(jīng)濟(jì)糾紛以及科學(xué)研究提供素材。要結(jié)合地勘單位的特點(diǎn)，加強(qiáng)對數(shù)據(jù)文件管理人員的培訓(xùn)，應(yīng)該組織其學(xué)習(xí)、貫徹《中華人民共和國檔案法》。根據(jù)現(xiàn)存在情況，應(yīng)將檔案法宣傳列入全年工作計(jì)劃和責(zé)任目標(biāo)考核內(nèi)容，并認(rèn)真制訂宣傳計(jì)劃，采取多種形式、通過不同媒體進(jìn)行宣傳，不斷強(qiáng)化監(jiān)督指導(dǎo)功能，特別是主管部門和業(yè)務(wù)指導(dǎo)部門，既要做好執(zhí)法檢查和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，又要做到定期或不定期抽查，做到點(diǎn)面結(jié)合、跟蹤督辦。結(jié)合正在實(shí)施的保密協(xié)議簽定工作，形成有法必依、執(zhí)法必嚴(yán)的局面，推動(dòng)檔案工作向規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的方向發(fā)展。認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案管理的有關(guān)法律法規(guī)及辦法，強(qiáng)化崗前培訓(xùn)。信息化建設(shè)人才需要深厚的檔案學(xué)基礎(chǔ)理論，熟悉檔案工作的規(guī)律，從而創(chuàng)新科學(xué)先進(jìn)的管理方法，因此必須通過各種不同形式的培訓(xùn)，提高檔案管理人員業(yè)務(wù)能力和管理水平，自覺增強(qiáng)責(zé)任意識，把檔案提升一個(gè)新臺階。
4. 檔案信息電子化， 紙質(zhì)檔案數(shù)字化
資料檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)長期復(fù)雜的系統(tǒng)工程，行業(yè)不同，信息化管理模式也不同。面對信息化帶來的挑戰(zhàn)與機(jī)遇，地勘單位與其它企業(yè)一樣面臨市場化和國際化競爭的挑戰(zhàn)。為提高地勘單位的整體素質(zhì)，推動(dòng)地勘單位的改革與發(fā)展，充分利用好信息化這個(gè)武器，走出一條適合自己的信息化建設(shè)之路。所謂檔案信息電子化，就是以館藏檔案數(shù)據(jù)紙質(zhì)或機(jī)讀形式的為主要物質(zhì)對象，用微機(jī)對檔案進(jìn)行收集、篩選、加工，使之轉(zhuǎn)化為微機(jī)軟件形式的二次文件信息電子文文件數(shù)據(jù)供利用的過程，地質(zhì)科技檔案管理人員要熟練掌握adobereader8.0軟件并應(yīng)運(yùn)好它。把地質(zhì)科技資料數(shù)據(jù)文件歸檔電子化，充分利用計(jì)算機(jī)、掃描儀把紙質(zhì)檔案數(shù)字化，建立全文數(shù)據(jù)庫，以便于存儲查找和利用，既是地質(zhì)工作現(xiàn)實(shí)要求，也是檔案管理必然取向。因此地勘單位必須快速更新觀念，迅速實(shí)現(xiàn)地質(zhì)科技檔案工作網(wǎng)絡(luò)化，為地質(zhì)找礦工作服務(wù)，推動(dòng)其它各項(xiàng)工作的現(xiàn)代化進(jìn)程。
關(guān)鍵詞 地質(zhì) 檔案管理 思考
對地質(zhì)檔案的認(rèn)識，將會隨著檔案管理機(jī)制的不斷深入，逐漸得到提高，并越來越引起人們的關(guān)注。所以，正確認(rèn)識地質(zhì)檔案的重要性，準(zhǔn)確地把握地質(zhì)檔案工作的特殊性，使地質(zhì)檔案的管理符合自身的規(guī)律，并有效地為企業(yè)服務(wù)，也是做好今后地質(zhì)檔案工作的根本所在。本文就結(jié)合地質(zhì)檔案管理工作談幾點(diǎn)的認(rèn)識。
一、加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，建立管理體系
首先要從思想上重視檔案管理工作，提高認(rèn)識，分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)給予多方面的支持和提供資源保障，用規(guī)范化、信息化、標(biāo)準(zhǔn)化來要求檔案的收集、整理、歸檔、保管和開發(fā)利用工作，建立起“內(nèi)外”有別而又相互統(tǒng)一的檔案管理體系。“內(nèi)”就是要協(xié)調(diào)內(nèi)部各職能部門增強(qiáng)檔案意識，注重收集與及時(shí)移交，防止檔案材料的散失；“外”就是要抓住每一個(gè)環(huán)節(jié)的檔案收集，積極與主管部門、設(shè)計(jì)、施工等單位負(fù)責(zé)人及檔案人員通力協(xié)作，以保證檔案資料完整、準(zhǔn)確。因此，要明確有關(guān)人員與部門的職責(zé)，用制度管人，用制度辦事，在單位規(guī)章制度體系中將單位檔案工作以文字的形式寫下來，作為檔案人員應(yīng)有針對性地列出所需收集的檔案資料名稱，自始至終參與到項(xiàng)目管理中去，保質(zhì)保量地獲取第一手資料。
二、建立制度，有章可循
只有完善科學(xué)的管理制度做指導(dǎo)，按標(biāo)準(zhǔn)建立質(zhì)量管理體系，使一切工作有章可循，才能從根本上解決原始地質(zhì)數(shù)據(jù)的完整性和質(zhì)量問題。制度要健全，執(zhí)行要堅(jiān)決。按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定與標(biāo)準(zhǔn)，應(yīng)根據(jù)數(shù)據(jù)文件形成的規(guī)律和特點(diǎn)，在便于保管和利用的前提下，進(jìn)行科學(xué)分類整理，設(shè)置相應(yīng)的歸檔類目，還包括地質(zhì)項(xiàng)目的設(shè)計(jì)檔案、施工檔案和竣工檔案等。應(yīng)根據(jù)本單位的實(shí)際情況和具體要求，制定本單位地質(zhì)管理實(shí)施細(xì)則，歸檔的基本要求和基本內(nèi)容，數(shù)據(jù)文件的移交與整理、保存與借閱的要求等。立卷要做到格式統(tǒng)一、字跡工整、圖像清晰，同時(shí)根據(jù)內(nèi)容、價(jià)值、數(shù)量和載體形式進(jìn)行系統(tǒng)整理，使檔案數(shù)據(jù)做到文件齊全、分類準(zhǔn)確、方便管理，方便利用。并將立整理好的檔案按規(guī)定移交檔案管理部門，認(rèn)真檢查案卷質(zhì)量并確保檔案的完整、準(zhǔn)確。
三、做好檔案信息化及數(shù)字化工作
檔案資料信息化建設(shè)是一項(xiàng)長期復(fù)雜的系統(tǒng)工程，根據(jù)行業(yè)不同，信息化管理模式也不同。面對信息化帶來的挑戰(zhàn)與機(jī)遇，油田單位與其它企業(yè)一樣面臨市場化和國際化競爭的挑戰(zhàn)。為提高企業(yè)單位的整體素質(zhì)，推動(dòng)企業(yè)單位的改革與發(fā)展，充分利用好信息化這個(gè)武器，走出一條適合自己的信息化建設(shè)之路。所謂檔案信息電子化，就是以館藏檔案數(shù)據(jù)紙質(zhì)或機(jī)讀形式的為主要物質(zhì)對象，用微機(jī)對檔案進(jìn)行收集、篩選、加工，使之轉(zhuǎn)化為微機(jī)軟件形式的二次文件信息電子文文件數(shù)據(jù)供利用的過程。把地質(zhì)資料數(shù)據(jù)文件歸檔電子化，充分利用計(jì)算機(jī)、掃描儀把紙質(zhì)檔案數(shù)字化，建立全文數(shù)據(jù)庫，以便于存儲查找和利用，既是地質(zhì)管理工作現(xiàn)實(shí)要求，也是檔案管理工作必然要求。
四、地質(zhì)檔案管理現(xiàn)狀
（一）地質(zhì)檔案實(shí)體管理模式單一
很多地質(zhì)檔案部門在地質(zhì)檔案管理上局限于科技檔案實(shí)體的收集、整理、保管和利用工作，而對地質(zhì)檔案的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化管理很少涉及，不能凸現(xiàn)出地質(zhì)檔案信息化管理的重要性。隨著信息化進(jìn)程的不斷加快，各種種樣的信息系統(tǒng)紛紛建立、運(yùn)行，地質(zhì)檔案類別、內(nèi)容、載體、信息的不斷增加，傳統(tǒng)的地質(zhì)檔案實(shí)體管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)新形勢下地質(zhì)檔案信息化管理的需要，也無法收集和管理流動(dòng)的電子文件。
（二）服務(wù)手段滯后
地質(zhì)檔案部門運(yùn)用計(jì)算機(jī)]、網(wǎng)絡(luò)、掃描儀等設(shè)備對實(shí)體進(jìn)行分類歸檔的少，只能簡單地編制地質(zhì)案卷目錄，不能運(yùn)用現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)對地質(zhì)成果轉(zhuǎn)讓和信息交流，影響了地質(zhì)檔案信息資源泉的開發(fā)和利用。
（三）服務(wù)方式被動(dòng)
地質(zhì)檔案部門服務(wù)方式被動(dòng)，服務(wù)內(nèi)容、范圍和方式比較單一，服務(wù)對象有局限性，主要是為企業(yè)內(nèi)部提供借閱和復(fù)制檔案資料，缺乏與外界的溝通和交流。
（四）專職檔案人員少
在企業(yè)過程中，檔案部門受到?jīng)_擊最大，大多數(shù)檔案專職工作人員少，有的甚至身兼數(shù)職，只能應(yīng)付日常文件資料和收集整理工作，很難對地質(zhì)資料信息進(jìn)行再加工。
五、地質(zhì)資料格式及要求
（一）成果地質(zhì)資料應(yīng)齊全完整，包括封面、正文、附表、附件、多媒體、數(shù)據(jù)庫和軟件、插圖文件、電子文件登記表、載體外標(biāo)簽。
（二）文字報(bào)告應(yīng)有封面、扉頁和目錄，頁碼必須連續(xù)。不同尺寸的圖件要折疊成統(tǒng)一圖幅，規(guī)格為A4，標(biāo)題欄朝外，附圖應(yīng)編頁號。
（三）報(bào)告編寫和圖件制作要符合行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，審查手續(xù)完備，加蓋評審鑒定單位的公章，封面加蓋匯交單位的公章。
（四）根據(jù)《中國石油天然氣集團(tuán)公司秘密信息分級保護(hù)目錄（試行）》，匯交的地質(zhì)資料以“誰產(chǎn)生、誰定密”的原則進(jìn)行定密。凡密級資料，應(yīng)在文本首頁右上角第一行用方正3號黑體字標(biāo)注，標(biāo)注方式分為三種：頁面直接打印、加蓋密級印章、粘貼密級標(biāo)簽。
（五）資料裝訂整齊，裝訂材料符合檔案保管要求。
（六）資料交接目錄由集團(tuán)公司檔案管理系統(tǒng)（E6）輸出打印一式2份，雙方簽字后各存1份，以備查用。
（七）通過郵寄方式匯交資料的，應(yīng)按機(jī)要信件郵寄，接收單位收到后一周內(nèi)返還回執(zhí)，不得積壓。若發(fā)現(xiàn)缺損、模糊不清等，應(yīng)將資料退回，報(bào)送單位若2個(gè)月后未收到回執(zhí)的，應(yīng)及時(shí)追查。
當(dāng)前我國已經(jīng)進(jìn)入企業(yè)化與工業(yè)化快速發(fā)展期,企業(yè)化與工業(yè)化的一個(gè)直接后果對于石油的需求大增,那么石油企業(yè)擴(kuò)展也會加速,檔案也會越來越多。石油地質(zhì)檔案是石油企業(yè)在勘探開發(fā)過程中產(chǎn)生的一系列記錄、數(shù)據(jù)、分析結(jié)果以及科研成果等,是石油企業(yè)在地震、鉆井、測井、錄井、試油、油井開發(fā)等油氣田勘探開發(fā)過程中所產(chǎn)生的科技文件成果[1]。同時(shí)在企業(yè)發(fā)展與合并中,很容易造成石油地質(zhì)檔案的散亂與遺失,再加上企業(yè)普遍較為重視人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等檔案的保護(hù),石油企業(yè)檔案的流失現(xiàn)象更為普遍。為此我們逐漸意識到規(guī)范企業(yè)石油企業(yè)檔案管理的重要性和緊迫性[2]。本文為此具體探討了信息化手段在石油企業(yè)地質(zhì)檔案管理中的應(yīng)用。
1、石油企業(yè)地質(zhì)檔案管理的作用
石油地質(zhì)檔案是石油企業(yè)最重要的資源,其真實(shí)客觀地記載著油氣資源的地質(zhì)情況,既是油田地質(zhì)科研人員正確認(rèn)識地下地質(zhì)客觀世界和油氣分布規(guī)律的智慧結(jié)晶,也是他人繼續(xù)深入研究的重要依據(jù)[3]。因此,如何對這些寶貴資料進(jìn)行儲存和管理就非常重要,隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用和發(fā)展,石油地質(zhì)檔案的管理手段和利用方式也發(fā)生了根本性的轉(zhuǎn)變,應(yīng)充分利用當(dāng)前的信息化技術(shù),實(shí)現(xiàn)石油地質(zhì)檔案的永久保存和使用。
2、當(dāng)前石油企業(yè)地質(zhì)檔案管理存在的問題
2.1 檔案意識有待提高
目前,很多企業(yè)并不具備檔案意識,當(dāng)前我國石油地質(zhì)檔案在檔案管理中是較不受重視的類別,花的時(shí)間和精力相對較少。而且石油勘探工程部門往往重視不夠,不想配合,認(rèn)為材料放在手邊用用就行了[4]。石油勘探工程一般由流動(dòng)性較大的秘書作為石油勘探資料管理員,而他們有的甚至連石油勘探工程基建項(xiàng)目材料的構(gòu)成也不清楚,更不用說是符合歸檔的要求了;各部門研究人員在用圖紙等材料時(shí)往往隨意涂寫,用了資料后不會及時(shí)交回到檔案室,往往造成檔案資料的遺失。
2.2 檔案質(zhì)量有待提高
在己歸檔的材料中發(fā)現(xiàn),石油企業(yè)檔案的材料普遍質(zhì)量不高,如圖紙的清潔程度、整齊程度等。有些圖紙不是原件,而是復(fù)印件;甚至有的是不利于長期保存的熱敏紙;有些圖紙上有任意涂寫等情況。同時(shí)檔案的信息化程度也普遍偏低,在已歸檔的石油企業(yè)檔案中,一般企業(yè)只能做到目錄級的管理,即只能在檔案信息管理系統(tǒng)上檢索到目錄,而沒有相應(yīng)電子稿。還有的企業(yè)因?yàn)槲茨苓M(jìn)行部門立卷制度,只是上交材料,需要檔案部門進(jìn)一步的整理。同時(shí)歸檔時(shí)間跨度大,具有成套性[4]。石油企業(yè)油田的開發(fā)從立項(xiàng)到油田投產(chǎn)到最后油田關(guān)停要經(jīng)過幾年甚至幾十年的時(shí)間,每年都有新的文件材料形成,這些文件材料與該油田相聯(lián)系,是反映該油田實(shí)際建設(shè)過程的真實(shí)記錄。這些材料都應(yīng)及時(shí)收集整理歸檔,而不應(yīng)不受時(shí)間長短的限制,放在項(xiàng)目結(jié)束后歸檔,以影響研究人員的使用。只有及時(shí)收集整理才能保證案卷的成套性不受影響,有利于今后的檔案管理利用工作的順利進(jìn)行。
2.3 檔案載體有待豐富
按規(guī)定,勘察過程每個(gè)階段均要留下照片或是其它電子文件。但調(diào)查表明,特殊載體的材料匾乏,要么沒有相應(yīng)的材料,即使有一些有特殊載體材料,其數(shù)量也不超過5%,給企業(yè)留下了不可彌補(bǔ)的損失。目前由于聲像檔案載體材料成本較高,而且屬于“賬外”檔案,不易控制。許多建設(shè)聲像檔案形成部門,出于使用便利,不愿將其無償交給檔案部門管理,而往往從個(gè)人實(shí)際工作需要出發(fā),對聲像資料任意處置,致使照片底片損傷或丟失,錄像制品也因多次使用,其中一些珍貴資料內(nèi)容丟失。有些檔案即使交給檔案部門了,也是星星點(diǎn)點(diǎn),很不完整[5]。還出現(xiàn)過個(gè)別人在調(diào)離工作時(shí),連同自己拍攝的工作照片也一同卷走,聲稱這屬于個(gè)人知識產(chǎn)權(quán)。加之保管條件等原因,這部分檔案正受到不同程度的損壞。隨著時(shí)間的推移,我國很多紙質(zhì)石油地質(zhì)檔案由于保存時(shí)間的地點(diǎn)過于潮濕和保存的時(shí)間過長,紙質(zhì)檔案資料開始老化磨損,顏色泛黃變脆,加上使用的頻率又很高,資料不僅磨損而且損壞很嚴(yán)重,尤其是部分帶有圖片和數(shù)字的資料,由于磨損而不能體現(xiàn)圖件所表達(dá)的全部,造成不能正常使用。如果不在資料信息還比較完整的時(shí)候采取數(shù)字化儲存和管理,寶貴的石油地質(zhì)檔案將會隨著時(shí)間不斷流失[6]。
3、信息化手段在石油企業(yè)地質(zhì)檔案管理中的應(yīng)用措施
