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中圖分類號：R197.323 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：B 文章編號：1005-0515（2011）1-279-01
加強(qiáng)干部人事檔案管理，提高檔案的自身價值，人事檔案管理工作是一項政策性、機(jī)密性、專業(yè)性較強(qiáng)的工作，醫(yī)院人事檔案管理工作已成為醫(yī)院行政管理的重要組成部分。人事檔案是“人的管理”主要依據(jù)的基本信息。它既存儲了組織人力資源信息，又是管理的核心“人”的歷史和現(xiàn)狀的一個真實反映[1]。
1 醫(yī)院人事檔案管理的重要性
醫(yī)院人事檔案管理工作已成為醫(yī)院行政管理的重要組成部分。探討新時期醫(yī)院人事檔案管理的好方法，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)要將干部人事檔案工作納入議事議程，為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)決策等提供檔案信息服務(wù)。當(dāng)前醫(yī)療體制改革在不斷深化，作為改革核心內(nèi)容的人事制度改革也在不斷深人進(jìn)行，醫(yī)院人事檔案管理是醫(yī)院人事管理的一個重要組成部分，它為醫(yī)院建設(shè)提供各類人才信息和用人依據(jù)，是醫(yī)院人才開發(fā)的重要資源，是醫(yī)院人員任用的重要憑證，是人事部門做好人事工作的重要依據(jù)，更好地為醫(yī)院選拔和使用人才提供更加真實可靠的材料，就顯得更為重要。把干部人事檔案工作與醫(yī)院各項工作聯(lián)系起來，確保醫(yī)院在人才培養(yǎng)、職稱晉升、干部聘用等方面的合理性和公正性，真正做到人盡其才，才盡其用，在主動服務(wù)和開發(fā)利用上下功夫。
2 建立醫(yī)院人事檔案管理制度
醫(yī)院人事檔案工作是人事工作的重要組成部分，是人事管理中一項必不可少的基礎(chǔ)工作。建立健全檔案管理的各項規(guī)章制度。加強(qiáng)人事檔案管理，促進(jìn)檔案規(guī)范化，發(fā)揮好人力資源的管理作用，使人事檔案整理工作有章可循。但就整體而言，進(jìn)一步建立和完善干部人事檔案審核制度和管理責(zé)任制度，加大對人事檔案工作的監(jiān)督檢查力，維護(hù)人事檔案的真實性、嚴(yán)肅性，更好地發(fā)揮干部人事檔案的作用。我院按照上級《干部檔案工作條例》的規(guī)定及要求，制定了我院《干部人事檔案管理人員職責(zé)》、《檔案查(借)閱制度》等制度。使檔案管理工作有章可循，行之有效，保證人事檔案工作的正常進(jìn)行。
3 加強(qiáng)檔案管理人員的綜合素質(zhì)
檔案管理人員要對檔案工作細(xì)致入微，建立接收檔案材料登記薄、借閱檔案登記薄，確保歸檔材料真實完整。做好檔案的管理工作，開發(fā)檔案信息資源和加速管理現(xiàn)代化的步伐，對于提高本單位管理水平，加快工作效率，利用檔案來為醫(yī)院建設(shè)服務(wù)，都具有積極的促進(jìn)作用。提高檔案管理人員的素質(zhì)、加強(qiáng)檔案人員的事業(yè)心、責(zé)任感，加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，提高鑒別能力，對收集的材料要認(rèn)真核實，做到認(rèn)真、及時、齊全、完整，分類明確，排列有序、隨收隨放、定期檢查，把好質(zhì)量關(guān)，保證檔案的真實性、可靠性、完整性。
4 加快人事檔案管理的現(xiàn)代化
在人事檔案管理領(lǐng)域，須按照國家標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)來實現(xiàn)人事檔案管理現(xiàn)代化，也是人事檔案服務(wù)于人事工作和人事制度改革和發(fā)展的需要，是我國整個社會主義現(xiàn)代化事業(yè)的一個具體組成部分，人事檔案工作的科學(xué)化、現(xiàn)代化包括管理手段和管理理念的科學(xué)化、現(xiàn)代化。充分借助計算機(jī)技術(shù)這一現(xiàn)代化手段，應(yīng)用于人事檔案管理，以達(dá)到提高工作效率和延長人事檔案壽命的目的，在人事檔案管理工作中，將人事檔案做成信息數(shù)據(jù)庫，提高檔案管理的準(zhǔn)確性和檢索效率，使人力資源管理部門可迅速在數(shù)據(jù)庫中查找到符合某種特定需要的人才，并針對員工的不同個性制定培訓(xùn)、激勵計劃等，提升人力資源管理水平[2]。
人事檔案管理是一項專業(yè)性、政治性、機(jī)密性很強(qiáng)的工作。醫(yī)院人事檔案管理數(shù)據(jù)庫、人事信息系統(tǒng)的建設(shè)是一項長期的任務(wù)，人事檔案管理作為人事管理的一部分，需要專人管理、單獨存放。甄別檔案的虛假等，建立起一整套比較完善的管理體制，推動醫(yī)院人事檔案管理，加強(qiáng)檔案管理的現(xiàn)代化手段，為醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展奠定堅實的基礎(chǔ)，從而提升醫(yī)院的整體管理水平，增加醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益。
1人事檔案管理的現(xiàn)狀
人事檔案是一個組織在人事管理活動中形成的人事文件組成的，其真實性、可靠性由該組織的領(lǐng)導(dǎo)及其人事管理部門負(fù)責(zé)。由于人事檔案本身不能直接帶來經(jīng)濟(jì)效益，所以醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對人事檔案工作在管理制度、管理手段、管理模式、管理人員等方面尚存在許多問題。人事檔案管理工作是促進(jìn)人才合理流動、合理配置和合理使用，保證人才隊伍素質(zhì)的重要措施，是全面考察了解、正確評價和使用人才的重要依據(jù)。
1.1人事檔案管理制度相對落后隨著人事制度的
不斷改革發(fā)展，人才流動，醫(yī)療衛(wèi)生單位選拔和使用人才的手續(xù)不斷簡化。由于人事檔案管理“終身”制，沒有得到及時補(bǔ)充和修正，阻礙了人才的流動。2000年，我院引進(jìn)了數(shù)位高級專業(yè)技術(shù)人才，在整理人事檔案時，發(fā)現(xiàn)有兩名國外留學(xué)博士因缺少原始檔案材料，無法辦理正常調(diào)動、派遣手續(xù)。之后通過人才服務(wù)中心辦理了人事，但也不能取得其在國外的人事資料。更由于人事管理制度的不完善(在原單位停薪留職出國留學(xué)而扣留了檔案)，他們的原始檔案至今沒有轉(zhuǎn)到我院，造成人事檔案材料的不完整，給新錄用單位在人事審核、審批工作中帶來不便。
1.2人事檔案管理方式和手段相對落后人事檔案
管理是一項專業(yè)性、政治性、機(jī)密性很強(qiáng)的工作。人事檔案材料需要專人管理，單獨存放。我院因辦公用房緊張，雖然人事檔案材料份數(shù)多，資料復(fù)雜，多年來檔案室一直和人事辦公室在一起。由于醫(yī)院人事管理人員編制不足，人事管理工作量大，人事檔案管理都是其他人事管理人員兼管，屬于非專業(yè)人員管理。在檔案管理手段上，因為沒有單獨的計算機(jī)和檔案管理軟件，管理人員還一直采取手工編輯、檢索，致使人事檔案材料不能及時歸檔整理，存在檔案資料不完整的情況。
2醫(yī)院人事檔案管理的設(shè)想
隨著醫(yī)院規(guī)模的不斷擴(kuò)大，分院和經(jīng)濟(jì)實體增加，人事制度改革和人員模式改變，給醫(yī)院帶來了人事眾多、管理多元化的特點，也給人事檔案的管理模式提出了要求。因此，建立完善的醫(yī)院人力資源管理系統(tǒng)就體現(xiàn)了醫(yī)院人事管理(含檔案)的整體管理水平。
2.1增強(qiáng)對人事檔案管理目的和意義的認(rèn)識醫(yī)院
人事檔案管理應(yīng)該以充分開發(fā)和利用人力資源信息為基礎(chǔ)，轉(zhuǎn)化醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)效益。通過檔案深層次的開發(fā)，提高檔案的使用價值，如人才信息軟件的開發(fā)，人事信息的共享都能為醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供必要的服務(wù)。同時檔案管理人員要樹立服務(wù)意識，主動開發(fā)人力資源信息，變封閉式管理為開放式管理，將搜索到的人才信息以最快的時間傳遞給用人科室，為臨床、教學(xué)和科研工作服務(wù)。
2.2加強(qiáng)和完善人事檔案管理制度實行人事檔案的社會化管理制度，制定《醫(yī)院人事檔案管理條例》和《人力資源信息管理辦法》，使檔案的管理制度更加完善和行之有效。
2.3加強(qiáng)干部人事檔案管理，有效利用人才資源
干部人事檔案真實地記載和反映著一個人的經(jīng)歷、能力和品德等，因此是組織工作、人事工作不可缺少的重要依據(jù)，在各類人員的合理分配、人力資源的合理利用以及行政、醫(yī)療部門結(jié)構(gòu)調(diào)配方面都將發(fā)揮重要作用。所以加強(qiáng)干部人事檔案管理，實行干部人事檔案的社會化、開放式管理模式，才能更有效利用人才資源。
2.3.1建立衛(wèi)生技術(shù)人員業(yè)務(wù)檔案建立衛(wèi)生技術(shù)
人員檔案，對專業(yè)技術(shù)人員的管理，特別是在職稱晉升、干部選拔方面有著重要的意義。衛(wèi)生技術(shù)人員檔案包括:①基礎(chǔ)材料:個人基本情況;學(xué)歷、學(xué)位證明;繼續(xù)教育及專業(yè)技術(shù)進(jìn)修證明、證書;專業(yè)技術(shù)工作總結(jié);參加支邊、支農(nóng)和衛(wèi)生下鄉(xiāng)等醫(yī)療、防疫工作。②專業(yè)技術(shù)資格任職材料:專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格申請表、申報表、考核表和審批表;專業(yè)技術(shù)職務(wù)資格證書、聘任證書和聘任合同。③衛(wèi)生技術(shù)成果材料:著作專題研究報告，學(xué)術(shù)論文(分級)，專業(yè)技術(shù)成果鑒定書，典型病歷、搶救成功的病案、手術(shù)分析等。④其它材料:“三基”、“三嚴(yán)”考核及醫(yī)德醫(yī)風(fēng)評價材料;參加專業(yè)學(xué)術(shù)會議的證書、證明;優(yōu)秀醫(yī)務(wù)工作者的材料、證書和獎狀;專業(yè)技術(shù)失誤差錯材料。衛(wèi)生技術(shù)人員業(yè)務(wù)檔案的建立，為專業(yè)技術(shù)人員提供了有效的服務(wù)，為醫(yī)院管理提供了準(zhǔn)確及時的信息。
2.3.2實行人事，促進(jìn)人事檔案的社會化開放式
管理人事是在我國市場經(jīng)濟(jì)體制建立過程中出現(xiàn)的新事物，是在社會主義市場經(jīng)濟(jì)條件下產(chǎn)生的一種新型的人事管理方式，是與我國市場經(jīng)濟(jì)體系完善相適應(yīng)、相配套的人事管理體制的重要組成部分。因此，人事有利于促進(jìn)單位人事管理的社會化、專業(yè)化、規(guī)范化。隨著知識經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，人才資源的比較優(yōu)勢將越來越明顯，人才的流動數(shù)量和質(zhì)量會逐步增強(qiáng)。而隨著政治體制的改革與深化，人才將成為一種沒有任何政府色彩的產(chǎn)業(yè)，人事檔案社會化開發(fā)式管理模式將成為一種通用的管理模式。自1999年起，我院開始逐步實行大中專畢業(yè)生人事，將人事檔案托管給人才服務(wù)中心，促進(jìn)了人才流動，促進(jìn)了人事檔案規(guī)范化、社會化、現(xiàn)代化和網(wǎng)絡(luò)化管理。
2.3.3建立以人力資源信息為基礎(chǔ)的醫(yī)院信息管理
系統(tǒng)建立有效的人力資源信息系統(tǒng)是實施醫(yī)院信息化管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)，是實現(xiàn)醫(yī)院行政管理一體化川的根本條件。人力資源信息具有原始性和完整性，是保證信息準(zhǔn)確可靠的基礎(chǔ)，是有效服務(wù)的生命。人力資源信息的收集就是為了充分使用資源，達(dá)到一方收集，多方共享。以人事檔案信息系統(tǒng)為中心，建立計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)分系統(tǒng)，如通過人事信息系統(tǒng)，完善財務(wù)工資系統(tǒng)，人事上的工資變動可以直接通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)傳發(fā)給財務(wù)科發(fā)放，醫(yī)療保健系統(tǒng)可以直接從人事信息上讀取職工基本信息，而其它的行政管理系統(tǒng)也可以直接從人事信息系統(tǒng)中收益，如院辦、黨辦、工會、計劃生育及后勤、醫(yī)務(wù)、科研和教學(xué)更能因此得到眾多的信息和幫助。
2.4提高檔案管理人員的素質(zhì)新形式下要提高檔
案管理的水平，必須提高檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)水平，培養(yǎng)具有“創(chuàng)造型、復(fù)合型、協(xié)作型”多素質(zhì)人才。①檔案管理人員要有良好的敬業(yè)精神，努力學(xué)習(xí)、掌握檔案管理工作的新知識、新技術(shù)，了解醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化的具體內(nèi)容。②倡導(dǎo)以人為本的管理模式，使用科學(xué)的管理方法，通過全面的人力資源開發(fā)計劃和企業(yè)文化建設(shè)，充分調(diào)動和發(fā)揮員工的積極性、主動性和創(chuàng)造性，從而提高工作效率，創(chuàng)造新的工作業(yè)績，為企業(yè)發(fā)展目標(biāo)做出最大的貢獻(xiàn)。③引人競爭機(jī)制，通過擇優(yōu)錄用，競聘上崗，把真正優(yōu)秀的檔案專業(yè)人員選拔到檔案管理崗位上來。④醫(yī)院要將檔案人員的培養(yǎng)納人醫(yī)院人才培養(yǎng)計劃，關(guān)心他們的職稱晉升和工作業(yè)績，使他們的辛勤勞動得到公正回報。
2，5加強(qiáng)人事檔案管理的現(xiàn)代化手段圖增加資金
投人，引進(jìn)現(xiàn)代化技術(shù)和設(shè)備實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理。提高檔案管理硬件設(shè)備，增加檔案庫房，購買空調(diào)、除濕機(jī)、檔案密集架和電腦。設(shè)置防火、防盜的自動監(jiān)控系統(tǒng)。引進(jìn)計算機(jī)管理軟件，建立人事檔案的信息存儲和檢索系統(tǒng)，實現(xiàn)人事檔案資源的合理配置和利用，確保醫(yī)院在人才培養(yǎng)、職稱晉升、干部聘用等方面的合理性和公正性，真正做到人盡其才，才盡其用，為醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展奠定堅實的基礎(chǔ)。
人事檔案管理作為人事管理的一部分，我們也相應(yīng)制定了人事檔案管理平衡計分卡。通過愿景規(guī)劃和戰(zhàn)略目標(biāo)的設(shè)定，使我們認(rèn)識到自身工作的價值及業(yè)績?？傊胶庥嫹挚ㄍㄟ^指標(biāo)分解讓職工參與管理指標(biāo)的設(shè)立，讓員工都了解醫(yī)院的戰(zhàn)略規(guī)劃，認(rèn)識到自身工作對醫(yī)院戰(zhàn)略及整體業(yè)績的作用，從而提升醫(yī)院的整體管理水平，增加醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益。
一、煤炭企業(yè)人事檔案管理的作用
1、為企業(yè)選拔人才。在當(dāng)今各個企業(yè)激烈的競爭中，起核心作用的就是人才的競爭。而在企業(yè)的人事檔案管理工作中，人事檔案管理不僅是人事管理工作中的重要組成部分，同時它也是企業(yè)發(fā)現(xiàn)人才、使用人才和管理人才的重要依據(jù)。因此，煤炭企業(yè)人事檔案的管理，能為企業(yè)提供了人才的信息，還對今后企業(yè)的發(fā)展有著重要作用。
2、有利于企業(yè)的管理。在煤炭企業(yè)的生產(chǎn)活動中，企業(yè)的工作人員由于工作的性質(zhì)，人員的流動性大，同時企業(yè)人員交替頻繁，因此，就要求企業(yè)的人事檔案管理部門能充分的發(fā)揮出其應(yīng)有的作用，對各個崗位上的工作人員，都應(yīng)仔細(xì)的對其檔案進(jìn)行核對、管理。以便在今后企業(yè)的生產(chǎn)過程中，能及時的對工作人員的詳細(xì)信息進(jìn)行核實，從而實現(xiàn)企業(yè)對人才的挖掘，在有利于企業(yè)發(fā)展的同時，還能保證企業(yè)生產(chǎn)的正常運行，還有利于企業(yè)在生產(chǎn)管理的過程中對其進(jìn)行有序的管理，為今后企業(yè)的發(fā)展奠定結(jié)實的基礎(chǔ)。
二、煤炭企業(yè)人事檔案管理存在的問題
1、煤炭企業(yè)人事檔案模式單一。在我國大部分的煤炭企業(yè)人事管理中，人事檔案管理的模式比較單一，這樣不符合企業(yè)職工層次的多樣性，例如：固定工、合同工的檔案管理；干部檔案與技術(shù)人員檔案管理等都混為一體，使檔案管理出現(xiàn)混亂，不利于人才的管理與資料的查找。同時在管理的過程中，單一的檔案管理，僅僅限于本機(jī)構(gòu)的人員，方便查找和使用，但由于檔案涉及的面比較狹窄，在一定程度上有利于檔案的保密。然而在很大程度上，煤炭企業(yè)的人事檔案管理已經(jīng)不能適應(yīng)企業(yè)職工類型的多樣性。
2、煤炭企業(yè)人事檔案的內(nèi)容不夠完整。由于市場經(jīng)濟(jì)體制的建立，人們的思想觀念發(fā)生了重大的改變，而煤炭企業(yè)在對員工進(jìn)行招聘的過程中，只會過多的注重人員的能力，因此企業(yè)在對其進(jìn)行管理、束縛的過程中，主要依靠的就是所簽訂的合同、協(xié)議，而不是人事檔案。因此在對檔案的管理中，就會造成檔案的不完整，由于煤炭員工的流動性比較大，很多人為追求自己的利益，不斷的跳槽，因此就會在一定程度上出現(xiàn)“死檔棄檔”以及“人檔脫節(jié)”等現(xiàn)象的發(fā)生。
3、檔案管理人員素質(zhì)薄弱。在煤炭企業(yè)人事檔案管理所存在的問題中，檔案管理人員的素質(zhì)薄弱也是其中之一。由于檔案管理人員的素質(zhì)薄弱，因此認(rèn)識不到檔案管理的重要性，沒有充分的重視檔案管理工作，甚至在一些企業(yè)中還會出現(xiàn)檔案人員的頻繁更換，因此就造成了檔案內(nèi)容脫節(jié)、丟失、損壞等。同時隨著企業(yè)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，企業(yè)員工的不斷增多，與此同時檔案數(shù)量也在不斷的增加，因此就需要管理者在對其進(jìn)行管理的過程中，制定完善的管理措施。
三、針對所存在的問題提出的策略
在現(xiàn)實中，人事檔案管理往往容易被企業(yè)單位所忽視，隨著新時期黨的新要求部署，對干部人事檔案管理和利用提出了新的要求，更高的標(biāo)準(zhǔn)，越來越重視人事檔案的管理，現(xiàn)行的一些人事檔案管理和檔案利用方面的不足逐漸凸現(xiàn)出來。
一、干部人事檔案，管理與利用中主要存在的問題
（一）始終未能認(rèn)識到檔案管理的重要性。長久以來，檔案管理人員甚至企業(yè)未對人事檔案管理予以足夠的重視，認(rèn)為檔案管理不過是保存曾經(jīng)的歷史信息記錄，甚至個別的新員工不知道有個人檔案的存在，也不知哪些該歸檔，從領(lǐng)導(dǎo)到具體的管理人員也存在得過且過的思想，導(dǎo)致長期不重視人事檔案，管理制度不嚴(yán)，人事檔案工作長期處于不被重視，被動應(yīng)付的狀況。
（二）管理人員配置不足。目前許多單位的人事檔案管理人員都是兼職，沒有專職人員分管人事檔案工作，管檔人員平時沒有時間整理檔案，只在需要時才會去檔案室查閱，加之長時間的無專人管理，致使企業(yè)或單位的檔案管理工作根本無法達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化的要求。檔案存放凌亂、部分檔案內(nèi)容缺失等問題更是常見，甚至有部分材料根本未經(jīng)專業(yè)處理，只是機(jī)械地放入歸檔，入檔不及時，沒有分類、歸檔、鑒別。在平時工作中也常出現(xiàn)以往檔案歸檔不及時，導(dǎo)致部分檔案在使用時所查無據(jù)，影響工作中的使用。
（三）檔案交接方面的問題。首先，檔案交接不及時，部分單位根本未對檔案交接工作給予足夠的重視，領(lǐng)導(dǎo)也未能做到嚴(yán)格把關(guān)。于是，常常出現(xiàn)人員離崗，其檔案仍在原單位的情況出現(xiàn)。此外，由于未能及時辦理檔案交接手續(xù)，致使檔案數(shù)量、檔案真實性等問題責(zé)任不清，長此以往便會產(chǎn)生歷史遺留問題，更是無法得到有效解決。其次是檔案交接手續(xù)的不規(guī)范。根據(jù)檔案管理的相關(guān)規(guī)定，檔案交接是一項責(zé)任極其重大且不容一絲馬虎的工作，且應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的交接工作。然而現(xiàn)實是，由于基層單位檔案管理人員職位的頻繁變更或離崗，為方便起見，管理人員的交接未能按照規(guī)定程度來執(zhí)行，該查不查、該簽字不簽字等現(xiàn)象更是屢見不鮮。再次是對檔案交接工作的監(jiān)管不嚴(yán)格。按照檔案管理的相關(guān)規(guī)定，檔案交接過程必須接受領(lǐng)導(dǎo)的監(jiān)督，待領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)并簽名后方可生效。然而部分單位領(lǐng)導(dǎo)將檔案交接的監(jiān)督工作視為其他事務(wù)，認(rèn)為這是檔案人員之間的事而與自身無關(guān)。從而面對檔案交接工作，往往只是簽個字，沒有遵循首問負(fù)責(zé)制，甚至從不過問檔案交接的準(zhǔn)備工作。1.人事檔案內(nèi)容失真。在人事檔案審核工作中，經(jīng)常發(fā)現(xiàn)個人檔案內(nèi)容中出生年月公歷、農(nóng)歷隨意填寫，有的出生年月隨意更改，有的檔案中甚至有多個年齡，嚴(yán)重影響檔案質(zhì)量。又如：參加工作時間填寫不一致，由于本人不負(fù)責(zé)任地隨意填寫，給相關(guān)部門帶來不便，使得相關(guān)部門需投入人力、物力、時間去甄別鑒定。2.人事檔案材料不全。由于人們對人事檔案不重視，覺得履歷表、年度考核表經(jīng)常填，有的人在填寫表格時，不根據(jù)要求填寫；有的人不知道應(yīng)及時將學(xué)歷、培訓(xùn)、職稱等材料存放單位的人事部門人事檔案中，導(dǎo)致個人檔案材料內(nèi)容不全。
人事檔案是個人參加各種社會實踐活動的歷史記錄，是個人成長經(jīng)歷的客觀反映,是個人社會生活的“伴生物”，一直以來，人事檔案是人事管理的重要依據(jù),也是一種全國通用的人才評價工具。社會由人組成，更突出地表現(xiàn)為復(fù)雜交錯的社會關(guān)系。人的活動創(chuàng)造了社會，而社會又不斷地影響著人。對于一個人來說，社會是他生存的環(huán)境，對他的生存與發(fā)展都存在著很大的影響。社會的發(fā)展，又有賴于人的努力。是人類的活動創(chuàng)造了社會，推動了社會的發(fā)展。因此，對人的研究成為了哲學(xué)、管理學(xué)、社會學(xué)等眾多學(xué)科的要務(wù)，社會管理從某種意義上講也可以被看作為人的管理。
一、人事檔案管理研究趨勢展望
通過梳理現(xiàn)階段我國人事檔案管理研究的理論成果，筆者認(rèn)為，未來一段時間內(nèi)的人事檔案管理的研究，需要在以下幾個方面進(jìn)一步加強(qiáng)。
（一）加強(qiáng)人事檔案工作改革的研究
我國的人事檔案工作是在戰(zhàn)爭時期人事檔案管理的基礎(chǔ)上建立和發(fā)展起來的，人事檔案的作用在很大程度上表現(xiàn)為管理人、控制人。這種歷史遺留下來的特點很突出地反映在人事檔案的內(nèi)容上，重政治歷史、輕工作實績，重思想品德、輕才能成就，無法全面、完整地反映一個人的真實面貌。在當(dāng)今競爭愈加激烈的信息化時代，傳統(tǒng)的人事檔案內(nèi)容明顯不符合時代潮流，無法在人事工作中發(fā)揮應(yīng)有的作用。因此，人事檔案內(nèi)容及其管理到了非改革不可的時候。關(guān)于人事檔案改革的研究，已有不少學(xué)者提出了一些改革思路，譬如，陳兆祦提出要改革人事檔案的“終身制”，王英瑋提出要改革人事檔案的管理機(jī)制，等等。筆者認(rèn)為，還需要進(jìn)一步加強(qiáng)人事檔案改革的研究，研究內(nèi)容主要應(yīng)集中在人事檔案管理體制的改革和人事檔案本身的改革等方面。
（二）加強(qiáng)人事檔案的“三化”研究
人事檔案的“三化”是指人事檔案管理的現(xiàn)代化、規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化?，F(xiàn)代化是人事檔案工作在信息化時代的必經(jīng)之路，是新形勢下人事工作發(fā)展的需要，這就需要進(jìn)一步研究人事檔案的數(shù)字化、數(shù)據(jù)庫建立、管理系統(tǒng)研發(fā)、信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)等核心問題。規(guī)范化是實現(xiàn)人事檔案管理現(xiàn)代化的重要中間環(huán)節(jié)。由于受歷史條件的制約，不少人事檔案材料載體不統(tǒng)一、裝訂不整齊、書寫不規(guī)范、管理不規(guī)范等現(xiàn)象還比較突出。因此，加強(qiáng)人事檔案管理的規(guī)范化研究，建立嚴(yán)格的管理規(guī)章制度，為人事檔案規(guī)范化管理提供理論支持與方法指導(dǎo)，已成為迫切需要解決的重要問題。另外，標(biāo)準(zhǔn)化也是實現(xiàn)人事檔案管理現(xiàn)代化的重要基石。加強(qiáng)人事檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)研究，特別是要加強(qiáng)人事檔案載體標(biāo)準(zhǔn)、格式標(biāo)準(zhǔn)、管理標(biāo)準(zhǔn)等方面的研究，建立健全人事檔案。
二、計劃經(jīng)濟(jì)體制下人事檔案管理的特點
（一）人事檔案是員工的身份證明,關(guān)系個人的切身利益
在計劃經(jīng)濟(jì)體制下,無論是企事業(yè)單位,還是政府部門,員工都由干部、工人組成;人事檔案是根據(jù)人事管理的需要建立起來的,因此,相應(yīng)地分為干部檔案、工人檔案;而一般的農(nóng)民以及城鎮(zhèn)無業(yè)人員,即使擁有部分人事檔案材料(如學(xué)生檔案),如果沒有獲得干部或工人份,其最終是沒有人事檔案的?？梢?人事檔案是員工的身份證明。個人在國家社會、組織單位的地位和權(quán)利都由這一身份證明所決定。人事檔案幾乎決定了個人的生老病死，例如，招工、錄干、調(diào)動工作、晉升、加薪、公費醫(yī)療、福利待遇、離退休等等都由人事檔案中的相關(guān)內(nèi)容來證明或確定。甚至,當(dāng)事人的家庭生活、子女前途都由人事檔案來決定,例如,領(lǐng)取結(jié)婚證,分房,子女入戶、上學(xué)、頂職等都須由人事檔案所在單位提供各種證明材料。
（二）人事檔案是單位控制員工的有效手段，員工因人事檔案而被迫依附于單位
人事檔案雖然是個人社會生活的歷史記錄,但是,在計劃經(jīng)濟(jì)體制下,人事檔案由單位建立,由單位保管,主要供單位利用。一般情況下,只有單位組織人事管理部或人員能利用員工的人事檔案,而人事檔案對當(dāng)事人與他人都是保密的。而且,我國實行人檔合一,檔隨人走的人事檔案管理制度。個人到哪里工作、學(xué)習(xí),其人事檔案必須跟隨轉(zhuǎn)移到哪里。人事檔案不能轉(zhuǎn)移,個人就無法流行動。離開人了人事檔案,員工就會失去身份證明,其本人和家庭就會前途難卜,命運堪憂。因而,個人完全依附于人事檔案。因為人事檔案由單位所管控,所以,單位憑借對人事檔案的控制權(quán)就可以容易地控制員工,員工則因為人事檔案的約束而完全依附于單位,不能隨便調(diào)離單位。
三、對傳統(tǒng)人事檔案管理制度與管理方式的挑戰(zhàn)
理念指導(dǎo)制度，制度又約束行為（方式）。由此可見，有什么樣的理念，伴隨而生也就會有什么樣的制度與管理方式。在保守的“管”字當(dāng)頭的理念下，傳統(tǒng)的人事檔案管理制度和方式猶如一潭死水，毫無生機(jī)。筆者查閱了部分單位的人事檔案管理制度，盡管內(nèi)容上略有差別，但印象最深的就是大多數(shù)單位人事檔案管理制度開篇的“保密”二字。也就是在這種略顯“左”的保密思想下，無數(shù)人事檔案人耗掉了青春，耗掉了熱情。人事檔案工作逐漸成了一項默默無聞的工作，因為它不像其他工作那樣容易引人注意，發(fā)揮不出多少作用，更不容易取得明顯成績。有些單位的領(lǐng)導(dǎo)干部和部分同志更認(rèn)為檔案工作不如其他工作重要，沒有把檔案工作擺到應(yīng)有的位置，出現(xiàn)那種要用時想到、不用時不要、考核檢查時才突擊整理的現(xiàn)象，平時對檔案工作缺少投入，出現(xiàn)問題后也不積極主動地去想辦法解決。導(dǎo)致了全國上下整體人事檔案工作一直處于被動應(yīng)付的狀態(tài)。結(jié)合當(dāng)前實際來看，比如《干部檔案管理條例》規(guī)定“干部檔案實行黨委或行政主管部門領(lǐng)導(dǎo)下集中統(tǒng)一和分級負(fù)責(zé)的管理體制”。
四、充實人事檔案內(nèi)容
企業(yè)工人合同制、事業(yè)單位人員聘用制實行后,單位和個人是平等協(xié)商的聘用關(guān)系,聘用合同書和各種協(xié)議是體現(xiàn)聘用關(guān)系的有效憑據(jù),也是約束雙方履行責(zé)任與義務(wù)的主要法律依據(jù)。因此,勞動合同、工作協(xié)議、聘用書等文件材料應(yīng)歸檔,成為員工人事檔案的重要組成部分。此外,考核、辭聘、解聘等方面的材料,也應(yīng)及時存入人事檔案。
五、結(jié)語
新時期，黨和國家的精神要求人事檔案部門要堅持與時俱進(jìn)，不斷創(chuàng)新人事檔案管理的方式、方法。與其他各項工作一樣，人事檔案管理必須始終堅持與時俱進(jìn)，不斷改革創(chuàng)新管理方式、方法，只有這樣，人事檔案工作才有持久的生命力。否則，一成不變，不能適應(yīng)時代的需要，遲早要被歷史淘汰。特別是對人事檔案管理，傳統(tǒng)的做法和功能面臨挑戰(zhàn)，如不再調(diào)整、完善，使之始終跟上形勢的需要，發(fā)揮積極的作用，煥發(fā)新的生機(jī)，就很可能會走向消亡，這是我們都不愿意看到的。因此，檔案工作人員要牢固樹立與時俱進(jìn)，科學(xué)發(fā)展的思想，加強(qiáng)調(diào)查研究，摸清檔案工作現(xiàn)狀，努力探索人事檔案管理的新途徑、新方法，不斷開拓人事檔案管理的新局面。
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人事檔案工作是人事管理工作的重要組成部分，它是發(fā)現(xiàn)人才、使用人才和管理人才的重要依據(jù)。改革開放以來，我國的人事檔案管理工作取得了顯著的成績。但是隨著社會主義市場經(jīng)濟(jì)體制改革的不斷深入，近年來人員流動頻繁，原有的人事檔案管理體制的弊端日漸顯露。人事檔案工作如何與時俱進(jìn)，充分發(fā)揮為經(jīng)濟(jì)社會服務(wù)的職能，已成為我們必須努力解決好的一個重大課題。
1當(dāng)前企業(yè)人事檔案管理存在的問題
企業(yè)人事檔案管理工作在長期的實踐中，積累了豐富的經(jīng)驗，形成了一定的管理模式。但舊的企業(yè)人事檔案管理模式與市場經(jīng)濟(jì)體制環(huán)境下企業(yè)發(fā)展對人才管理的需求不相適應(yīng)的種種弊端已顯露出來。具體可以總結(jié)為：
1.1企業(yè)人事檔案單一的管理模式與企業(yè)職工層次的多樣性不適應(yīng)。
目前，我國企業(yè)人事檔案管理大都采用干部人事檔案管理模式進(jìn)行，這種管理模式適合本單位內(nèi)部人事檔案來源比較單一，僅限于本機(jī)構(gòu)人員，同時這種模式也方便查找和利用，涉及面比較窄，也很有利于人事檔案的保密工作。企業(yè)職工層次的多樣性決定了企業(yè)的人事檔案管理方法要與之相適應(yīng)。企業(yè)人事檔案還是要堅持統(tǒng)一由人事部門管理，以及企業(yè)人事檔案工作也必須由企業(yè)各級組織、人事部門根據(jù)自己的管理權(quán)限負(fù)責(zé)某一級的人事檔案的管理方式已經(jīng)沒有辦法再適應(yīng)企業(yè)職工的這種多樣性的特點了。
1.2僵化的企業(yè)人事檔案管理體制與企業(yè)靈活的用人機(jī)制不適應(yīng)。
隨著市場經(jīng)濟(jì)體制的建立，人們的思想觀念發(fā)生了重大改變，企業(yè)在招聘使用員工的時候，更多地看重個人的能力，企業(yè)對員工的約束主要是靠合同、協(xié)議，而不是人事檔案。員工如履行了合同、協(xié)議，即可自由流動，選擇更適合自己的崗位。用工制度的變化以及人才之間激烈的競爭，出現(xiàn)了許多員工為求個人發(fā)展而從原來的單位跳槽到另一單位另謀出路的情況，而舊單位為維護(hù)本單位利益而不放其人事檔案等情況，于是社會上就出現(xiàn)了“死檔棄檔”、“人檔脫節(jié)”、“人質(zhì)檔案”、“檔案克隆”、“虛假檔案”的情況。加之企業(yè)人才流動較快，使現(xiàn)行的人事體制包括人事檔案管理體制難以發(fā)揮其服務(wù)功能，因而也難以適應(yīng)這類型企業(yè)靈活的用人機(jī)制需要。
1.3企業(yè)人事檔案的內(nèi)容不夠完備。
現(xiàn)代企業(yè)制度最明顯的特征是“產(chǎn)權(quán)清晰、權(quán)責(zé)明確、政企分開、管理科學(xué)”，人事檔案管理制度作為其中的一項內(nèi)容也要完善起來，要能夠正確反映出一個人的個人經(jīng)歷、德才情況等。企業(yè)是以最大限度激發(fā)員工創(chuàng)造力，達(dá)到最佳的經(jīng)濟(jì)效益作為目標(biāo)，這跟一般的機(jī)關(guān)干部的做法還是有很大的區(qū)別，所以企業(yè)的人事檔案除目前的基本內(nèi)容以外，還應(yīng)結(jié)合企業(yè)自身管理需求充實一些內(nèi)容。同時，通過調(diào)整企業(yè)人事檔案的內(nèi)容構(gòu)成，才能形成具有企業(yè)自身特色的人事檔案管理體系，而不是僅僅照搬干部人事檔案管理體系。
1.4檔案管理人員素質(zhì)薄弱
由于受傳統(tǒng)觀念的影響，對檔案管理的認(rèn)識不足，重視程度不夠。專職檔案管理人員被裁減，且一崗多職，造成檔案工作兼而不顧。還有的檔案人員更換頻繁，因業(yè)務(wù)素質(zhì)不高，難以勝任檔案工作。隨著當(dāng)前企業(yè)規(guī)模不斷擴(kuò)大，員工數(shù)量不斷增多，檔案數(shù)量也與日俱增，檔案管理難度增大，有關(guān)的管理措施未跟上。
1.5檔案利用價值不高
由于檔案材料的不完善，不能客觀地反映本人的全貌，使得檔案的利用價值相對降低。不重視企業(yè)內(nèi)部的實績考核，輕視人事檔案記錄，人為地造成了人員與其檔案的兩者分離，這些原因都不同程度地造成了企業(yè)人事檔案利用率的降低。
2適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展要求，改進(jìn)人事檔案管理工作的對策
2.1建立健全科學(xué)合理的人事檔案管理制度
在人事檔案管理活動中，對于不適應(yīng)新形勢、新情況、新任務(wù)的規(guī)章制度，必須要進(jìn)行改革，及時建立新的、更為科學(xué)合理的人事檔案管理制度，使得人事檔案工作更加制度化、規(guī)范化。在檔案的收集上要及時、完整;在檔案的鑒別上必須遵循“取之有據(jù)，舍之有理”;檔案的整理歸檔要嚴(yán)謹(jǐn)、科學(xué);檔案的借閱應(yīng)根據(jù)具體情況具體分析，對人力資源管理部門及其他部門應(yīng)有所區(qū)別，注意檔案安全;檔案的更新應(yīng)及時、準(zhǔn)確、完整，尤其應(yīng)注意對檔案的新內(nèi)容進(jìn)行及時、主動的補(bǔ)充收集。
2.2建立科學(xué)的人事檔案分類系統(tǒng)，充實檔案內(nèi)容
人事檔案的內(nèi)容大同小異，它們之間雖存在著許多共性，但不同類別的人員由于他們的工作性質(zhì)、社會責(zé)任、職業(yè)特點、素質(zhì)要求、任用方式、考核內(nèi)容、社會評價、報酬待遇等方面的不同，在人事檔案內(nèi)容上也必然存在著較大的差異。國家公務(wù)員的檔案體現(xiàn)了政治要求，專業(yè)技術(shù)人員的檔案側(cè)重于服務(wù)社會、創(chuàng)新技術(shù)的業(yè)績記載，中介組織人員的檔案體現(xiàn)其誠信和非官方人員的特色。在同一個人的人事檔案中也是有差別的，如有的內(nèi)容可以進(jìn)入公共信息體系，有的則只能處于高度的保密狀態(tài)。根據(jù)這一情況，我們可以在信息化和市場化的基礎(chǔ)上分類管理人事檔案。根據(jù)不同類別的人員設(shè)計不同的管理制度，對檔案的功能進(jìn)行重新定位，增加反映個人個性特點和專業(yè)能力的資料，使人事檔案更加貼近社會和用人單位的需求，提高人事檔案的利用效率，提高人事檔案的價值。
2.3加快人事檔案管理工作的科學(xué)化、現(xiàn)代化進(jìn)程
人事檔案管理工作的科學(xué)化、現(xiàn)代化既包括管理手段的科學(xué)化、現(xiàn)代化，又包括管理理念的現(xiàn)代化、科學(xué)化。管理手段的科學(xué)化、現(xiàn)代化，最終是要在企業(yè)中建立一個以企業(yè)員工人事檔案信息為基礎(chǔ)的員工信息系統(tǒng)。而這個系統(tǒng)的初步要求則是建立人機(jī)結(jié)合的技術(shù)性管理系統(tǒng)，實現(xiàn)人事檔案的計算機(jī)管理。
2.4引進(jìn)高素質(zhì)人才，加強(qiáng)人員培訓(xùn)，提高人員素質(zhì)
人才是企業(yè)前進(jìn)、發(fā)展的動力，對于檔案管理部門來說亦是同樣的道理。在知識經(jīng)濟(jì)時代，在現(xiàn)代化程度不斷提高的今天，引進(jìn)高素質(zhì)的檔案人才是企業(yè)檔案工作發(fā)展的必然要求。在引進(jìn)高素質(zhì)人才的同時，企業(yè)也應(yīng)注重對現(xiàn)有檔案人員的培訓(xùn)，使其適應(yīng)新形勢下的新要求，從而全面提高企業(yè)檔案管理人員的素質(zhì)。
2.5增強(qiáng)服務(wù)意識，積極主動的提供利用
人力資源管理知人、選人、用人、留人、育人的重要途徑是人事檔案信息的提供，所以人事檔案管理人員應(yīng)認(rèn)清形勢，擺正位置，端正態(tài)度，增強(qiáng)服務(wù)意識，改變長期以來坐等上門的被動服務(wù)方式，增強(qiáng)服務(wù)意識，積極主動地為企業(yè)人力資源管理提供信息服務(wù)。人事檔案管理服務(wù)于人力資源管理，促進(jìn)企業(yè)人力資源管理，是企業(yè)知識管理的基礎(chǔ)。
? ? ? ?1.1有利于實現(xiàn)現(xiàn)代化管理
? ? ? ?隨著網(wǎng)絡(luò)時代的全面到來，現(xiàn)代生活形態(tài)發(fā)生了顯著變化，各種信息技術(shù)普遍應(yīng)用于各項生活、工作活動中，智能信息技術(shù)的應(yīng)用，給人們的生活提供了便利的保障。而在事業(yè)單位人事管理領(lǐng)域，人事檔案作為重點管理內(nèi)容，其工作形態(tài)理應(yīng)跟隨社會形態(tài)發(fā)展變化，加以改進(jìn)和更新。將信息技術(shù)與人事檔案相結(jié)合，構(gòu)建信息化管理體系，能夠促進(jìn)事業(yè)單位在未來市場領(lǐng)域?qū)崿F(xiàn)現(xiàn)代化管理，對事業(yè)單位實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展具有重要的意義。
? ? ? ?1.2有利于實現(xiàn)檔案資源共享
? ? ? ?信息技術(shù)具有信息傳播速度快、傳播范圍廣的特點，將信息技術(shù)應(yīng)用于人事檔案管理中，能夠有效實現(xiàn)資源共享。例如，當(dāng)完成人事檔案信息化管理平臺建設(shè)后，用戶完全可以在家或者任意具有網(wǎng)絡(luò)的地方，利用電子設(shè)備對檔案信息進(jìn)行查閱。如此一來，不僅能夠有效提高人事檔案管理的效率，還能夠?qū)崿F(xiàn)資源共享，進(jìn)而促進(jìn)人事檔案信息實現(xiàn)最大化利用。
? ? ? ?1.3有利于實現(xiàn)檔案信息查閱
? ? ? ?以往，人事檔案管理方式比較滯后，由于檔案信息比較繁雜，檢索流程比較煩瑣，所以用戶在查閱檔案信息時，查閱效率比較低下。而選擇將信息技術(shù)有效應(yīng)用于查閱平臺建設(shè)中，能夠有效解決傳統(tǒng)查閱體系效率低的問題。利用信息技術(shù)建立智能檢索平臺，對人事檔案信息進(jìn)行分門別類。用戶可以利用現(xiàn)代化檢索軟件，對檔案信息進(jìn)行有效檢索，從而提高用戶的信息查閱效率。
? ? ? ?1.4有利于檔案資源開發(fā)與利用
? ? ? ?眾所周知，信息技術(shù)與傳統(tǒng)管理手段相比，存在的優(yōu)勢在于該技術(shù)手段具有加強(qiáng)的信息存儲和傳播的功能。因此，利用信息技術(shù)對人事檔案進(jìn)行管理，能夠?qū)崿F(xiàn)原有檔案信息基礎(chǔ)上的人事資源有效開發(fā)與利用?？梢?，將信息技術(shù)有效應(yīng)用于人事檔案管理中，對此項管理工作未來深入發(fā)展，以及提高事業(yè)單位在行業(yè)中的整體競爭力與影響力，具有重要的作用。
2新時期人事檔案信息化管理中存在的問題
? ? ? ?2.1意識淡薄，缺乏重視
? ? ? ?目前，國內(nèi)機(jī)關(guān)事業(yè)單位在人事管理方面不夠重視。很多事業(yè)單位在建設(shè)與發(fā)展過程中，重點關(guān)注內(nèi)部業(yè)務(wù)開發(fā)，以及技術(shù)研發(fā)與創(chuàng)新，而對于人才在事業(yè)單位建設(shè)與發(fā)展中的作用，并未形成正確的思想認(rèn)知。事業(yè)單位在人事檔案管理方面花費較少的人力、物力和財力，導(dǎo)致內(nèi)部人事管理工作并不理想。因為思想缺乏重視，導(dǎo)致檔案管理發(fā)展受限，這對于事業(yè)單位未來發(fā)展都是極為不利的。因此，事業(yè)單位要想順利實現(xiàn)人事檔案信息化管理，當(dāng)務(wù)之急便是在思想上加以轉(zhuǎn)變和更新。
? ? ? ?2.2數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)不完善，信息安全建設(shè)滯后
? ? ? ?據(jù)了解，在信息化環(huán)境中，事業(yè)單位人事檔案管理工作系統(tǒng)逐漸衍生出一系列問題，由于數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)建設(shè)不全面，導(dǎo)致事業(yè)單位構(gòu)建的檔案信息管理平臺，存在較大的安全風(fēng)險與漏洞。例如，在不健全的檔案管理體系運行過程中，經(jīng)常會出現(xiàn)人事信息記錄錯誤、混淆，甚至出現(xiàn)重要人事信息丟失的問題。由于人事檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)不夠系統(tǒng)、完整，導(dǎo)致檔案信息管理效率低下，同時也因為記錄錯誤或混淆，導(dǎo)致部分人事信息失真，這對于事業(yè)單位實現(xiàn)人事信息資源共享也較為不利。
? ? ? ?2.3缺乏高素質(zhì)、全能型的管理人才
? ? ? ?目前，在人事管理領(lǐng)域，關(guān)于檔案信息化建設(shè)效率低下的問題，主要在于在該領(lǐng)域缺乏高素質(zhì)、全能型的管理人才。目前，檔案管理人才在管理意識與工作理念方面存在一定的問題，并未清楚地意識到信息技術(shù)在檔案管理中的重要作用，所以在工作中比較依賴傳統(tǒng)的檔案信息管理方式，而不重視建設(shè)信息化管理平臺。同時，在專業(yè)技能與素養(yǎng)方面，管理人員在信息技術(shù)方面所掌握的專業(yè)技能比較匱乏，信息化管理平臺建設(shè)與實施能力比較薄弱，導(dǎo)致事業(yè)單位現(xiàn)代化人事檔案管理體系建設(shè)遭受明顯阻礙。
? ? ? ?2.4現(xiàn)代化基礎(chǔ)設(shè)施滯后
? ? ? ?據(jù)了解，當(dāng)前機(jī)關(guān)事業(yè)單位之所以在人事檔案信息化建設(shè)方面存在發(fā)展局限，主要原因在于事業(yè)單位內(nèi)部缺乏完善的現(xiàn)代化設(shè)施和器材。事業(yè)單位因為投入資金有限，所以在計算機(jī)硬件方面存在明顯的功能障礙，對完善檔案管理系統(tǒng)功能十分不利。同時，事業(yè)單位當(dāng)前在軟件方面的開發(fā)與創(chuàng)新，也存在很大的不足，正是因為基礎(chǔ)設(shè)施落后，才導(dǎo)致人事檔案信息化發(fā)展受到限制。因此，在新時期，事業(yè)單位必須采取有效策略，改善并解決當(dāng)前信息化建設(shè)中存在的問題。
3新時期人事檔案信息化建設(shè)的路徑
? ? ? ?3.1更新思想，完善體制，加強(qiáng)隊伍建設(shè)
? ? ? ?事業(yè)單位若想在未來的市場競爭中占據(jù)有利地位，必須加強(qiáng)人事管理工作體制完善與創(chuàng)新，尤其是在人事檔案方面的管理，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)者一定要加強(qiáng)重視。首先，事業(yè)單位應(yīng)該向內(nèi)部管理部門和人員滲透正確的工作理念，要求從事人事檔案管理的工作人員，必須在思想上重視信息化管理，并根據(jù)事業(yè)單位自身人事管理發(fā)展需求，結(jié)合信息技術(shù)應(yīng)用條件完善現(xiàn)代化管理體制。其次，確保在正確的思想、體制引導(dǎo)下，人事檔案能夠?qū)崿F(xiàn)高效管理，真正實現(xiàn)信息化管理平臺建設(shè)。最后，事業(yè)單位應(yīng)該重視內(nèi)部信息化管理技術(shù)開發(fā)人才隊伍建設(shè)，在招聘環(huán)節(jié)重點考查應(yīng)聘者的信息技術(shù)操作能力，并加強(qiáng)技術(shù)人員專業(yè)素質(zhì)培訓(xùn)，進(jìn)而為實現(xiàn)信息化管理平臺開發(fā)與建設(shè)提供高素質(zhì)的人才儲備。
? ? ? ?3.2加強(qiáng)人事檔案信息數(shù)據(jù)庫網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)
? ? ? ?為解決人事檔案數(shù)據(jù)庫功能不健全問題，事業(yè)單位應(yīng)該重點圍繞數(shù)據(jù)庫進(jìn)行運行功能和安全系統(tǒng)建設(shè)，加強(qiáng)人事信息數(shù)據(jù)庫網(wǎng)絡(luò)安全，全面提高人事檔案信息化管理的質(zhì)量。因此，事業(yè)單位可以重點發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器功能，將其用于數(shù)據(jù)庫建設(shè)。同時，事業(yè)單位應(yīng)該針對不同部門，滿足人事檔案的信息檢索和查閱需求，并在數(shù)據(jù)庫中設(shè)定不同管理模塊，以確保內(nèi)部各個部門能夠高效地實現(xiàn)人事檔案信息檢索和應(yīng)用。
? ? ? ?3.3加強(qiáng)檔案管理人員素質(zhì)與能力建設(shè)
? ? ? ?在事業(yè)單位人事檔案信息化建設(shè)與管理的過程中，檔案人員自身素質(zhì)在很大程度上決定了檔案信息化管理發(fā)展的進(jìn)程。因此，事業(yè)單位應(yīng)針對內(nèi)部檔案人員進(jìn)行素質(zhì)教育和培訓(xùn)，向檔案人員滲透正確的信息化管理平臺操作方式，規(guī)范管理流程，從而保證人事檔案管理更加高效。同時，檔案管理人員需要掌握一定的計算機(jī)圖像處理、信息掃描、信息分類、存儲等功能，并定期對重要人事檔案信息進(jìn)行備份、檢查，避免出現(xiàn)檔案信息泄漏、錯誤、丟失等問題，為真正實現(xiàn)檔案信息共享提供便利條件。此外，管理人員應(yīng)積極學(xué)習(xí)與人事檔案管理有關(guān)的法律、法規(guī)，在進(jìn)行人事檔案信息化管理時，應(yīng)嚴(yán)格遵守管理規(guī)章體制，杜絕出現(xiàn)檔案信息惡意泄露問題。
? ? ? ?3.4加強(qiáng)人事檔案管理信息化系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)安全
? ? ? ? 在信息化管理平臺建設(shè)的過程中，確保網(wǎng)絡(luò)安全是事業(yè)單位人事檔案管理深入發(fā)展的必要前提。因此，事業(yè)單位應(yīng)該重視管理平臺運行環(huán)境安全檢測與優(yōu)化。首先，事業(yè)單位技術(shù)開發(fā)人員，應(yīng)重點加強(qiáng)安全系統(tǒng)功能建設(shè)，在數(shù)據(jù)庫中安裝安全檢測軟件，即時監(jiān)測人事檔案管理中可能存在的風(fēng)險因素，一旦發(fā)現(xiàn)，需要及時進(jìn)行專業(yè)操作處理，有效規(guī)避人事檔案信息化管理系統(tǒng)中存在的安全風(fēng)險。同時，技術(shù)人員應(yīng)該在數(shù)據(jù)庫中安裝病毒查殺系統(tǒng)，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)庫垃圾信息清理、系統(tǒng)內(nèi)部結(jié)構(gòu)功能檢測，確保信息化管理系統(tǒng)運行環(huán)境安全，提高系統(tǒng)運行效率，全面提升人事檔案管理質(zhì)量。此外，針對不同部門人事檔案信息檢索要求，設(shè)置不同類型的安全密鑰，以及數(shù)據(jù)庫訪問權(quán)限。
3.5加強(qiáng)現(xiàn)代化管理軟件的開發(fā)與應(yīng)用
事業(yè)單位在建設(shè)人事檔案信息化管理平臺時，應(yīng)重點關(guān)注管理軟件開發(fā)與應(yīng)用，不斷完善數(shù)據(jù)庫的硬件和軟件設(shè)施，全面提高管理系統(tǒng)工作的效率和質(zhì)量。事業(yè)單位應(yīng)該加大資金投入，引進(jìn)創(chuàng)新性的技術(shù)人才，專門致力于高科技、智能化管理軟件的系統(tǒng)研發(fā)，在做好系統(tǒng)功能安全和運行速度測試之后，將其與內(nèi)部人事檔案管理要求相結(jié)合，完善管理系統(tǒng)內(nèi)部結(jié)構(gòu)和功能，在提高信息化管理平臺工作效率的同時，更要保證檔案信息管理的質(zhì)量。
4結(jié)語
人事管理在當(dāng)前事業(yè)單位管理領(lǐng)域，發(fā)揮的管理作用十分顯著。事業(yè)單位為了在未來的市場環(huán)境中占據(jù)良好的發(fā)展地位，應(yīng)重點加強(qiáng)人事管理，完善檔案管理體系。因此，事業(yè)單位需要合理利用信息技術(shù)，構(gòu)建現(xiàn)代化人事檔案管理體系，不斷更新思想、體制，加強(qiáng)信息數(shù)據(jù)庫、系統(tǒng)安全、軟件開發(fā)等實施力度，全面提高人事檔案管理的效率與質(zhì)量。只有在信息技術(shù)的支撐下，事業(yè)單位的人事檔案管理體系才會不斷完善，進(jìn)而為在新時期的市場環(huán)境中獲得快速發(fā)展，提供良好的人才數(shù)據(jù)依據(jù)。
主要參考文獻(xiàn)
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［2］徐輝.關(guān)于新時期人事檔案管理信息化建設(shè)探析［J］.辦公室業(yè)務(wù),2017(1).
2人事檔案在現(xiàn)實中利用的主要方面
通過筆者近些年在人事部門的工作經(jīng)驗，員工對人事檔案資料的運用主要表現(xiàn)在：①職工親屬關(guān)系證明。目前相關(guān)政府部門對材料的審核愈加嚴(yán)格，在人員死亡后的遺產(chǎn)公證時必須提供原始的親屬關(guān)系證明，這無疑要查閱個人的檔案資料。在現(xiàn)實中經(jīng)常會出現(xiàn)由于以前對個人檔案資料重要性認(rèn)識的不清晰而導(dǎo)致檔案資料缺失，無法直接從某個人的檔案資料中直接驗證，往往需要經(jīng)過連帶關(guān)系人員的檔案資料拼湊方可進(jìn)行驗證的情況。②干部的選用和提拔。由于國有企業(yè)的特殊性，在干部選用和提拔的程序上較為規(guī)范，往往對提任人員以往的經(jīng)歷、考核資料等除了人事部門提供的說明材料外，還需調(diào)閱提任人員的個人檔案，從原料檔案數(shù)據(jù)中進(jìn)行查驗，這時個人檔案資料的齊全、完整是非常重要的，往往直接影響了一個人的事業(yè)道路。③職工退休審核。目前社會保障部門在職工退休手續(xù)辦理時對年齡、工齡等涉及退休待遇的關(guān)鍵性問題審核嚴(yán)格，必須依據(jù)個人檔案中的原始資料進(jìn)行確認(rèn)。在現(xiàn)實中往往會出現(xiàn)職工對于參加工作時間提出疑問，如歷史造成的臨時工、行業(yè)等現(xiàn)象是否成為退休工齡的一部分，以及對于曾經(jīng)下放的職工下放時間的確認(rèn)等，如個人檔案中沒有相關(guān)可以證明的原料資料，社會保障部門是無法確認(rèn)其早期工齡的，職工所在單位提供的后期證明往往無法成為職工工齡時間確認(rèn)的依據(jù)。
3人事檔案管理在現(xiàn)實中存在的不足
①人事檔案收集、歸檔重干部、輕普通職工。由于筆者所在單位是一所歷史悠久的國有企業(yè)，雖然隨著人事制度的改革，在員工上崗、干部任用等方面已經(jīng)打破了身份的限制，但在人事檔案管理方面仍沿襲了員工身份的劃類管理，對員工的檔案仍劃分為干部檔案和普通職工檔案。同時，在員工檔案資料的收集、整理、歸檔時仍不可避免地會對干部檔案有所偏重。②部分領(lǐng)導(dǎo)及員工對人事檔案管理工作不夠重視。首先，部分領(lǐng)導(dǎo)印象固化，將人事檔案的管理工作與普通的保管性事務(wù)性工作相等同，沒有意識到人事檔案管理的重要性，在他們看來，人事檔案管理工作只要做到不丟失、不泄密，同時又能應(yīng)付外調(diào)、查檔就可以了，因此在日常工作中缺乏對檔案收集的意識，導(dǎo)致“檔到用時方恨少”的局面。其次，員工缺乏對檔案資料收集、保管和提交的意識。在日常工作中對于取得的學(xué)歷、職稱考試、獎勵等資料沒有及時收集并提交給檔案專職人員，只是習(xí)慣性地自己保存，隨著時間的推移難免會出現(xiàn)資料遺失或缺漏的情況。第三，員工在填寫如簡歷表等存檔資料時不夠重視，填寫隨意，對重要經(jīng)歷、家庭關(guān)系成員等方面的信息或隨意填寫、或填寫不夠詳盡，導(dǎo)致檔案資料不齊全。③人事檔案的科學(xué)化、信息化水平有待提高。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，計算機(jī)的應(yīng)用范圍不斷擴(kuò)大，其作用在化辦公中尤為突出。然而在人事檔案管理方面，還沒有充分挖掘和發(fā)揮某些先進(jìn)技術(shù)的作用，尤其是在人事檔案管理中還沒有廣泛應(yīng)用計算機(jī)技術(shù)。筆者所在單位目前已經(jīng)建立并使用了多個版本的檔案管理信息系統(tǒng)，僅對企業(yè)的文檔資料、圖像和圖書資料等進(jìn)行了較為有效的管理，提高了這些文檔資料的查詢、使用效率。員工個人信息資料主要依賴于人事部門基礎(chǔ)的人力資源管理信息系統(tǒng)，信息量隨著時間的推移在逐步完善。但是信息只存在于數(shù)據(jù)庫中，無法將員工日常的部門和崗位變動、工資調(diào)整等與反映個人成長變化經(jīng)歷的信息反映到個人檔案中，會導(dǎo)致將來調(diào)閱個人檔案相關(guān)資料時信息的缺失。④人事檔案管理工作任務(wù)繁重，專職檔案人員相對不足。筆者所在企業(yè)在崗職工1170余人，企業(yè)內(nèi)部退養(yǎng)職工800余人，近2000份的人事檔案毫無疑問在整理、歸檔、查閱使用方面的工作任務(wù)是非常繁重的。企業(yè)目前專職檔案管理人員僅1人，人事檔案由人事部門的兼職檔案員協(xié)同管理。隨著員工數(shù)量的增多、個人信息資料的豐富化和多樣化，想做到人事檔案的全面性、及時性管理，在現(xiàn)有專業(yè)人員配置的情況下無疑是困難重重。
4加強(qiáng)人事檔案管理的一些建議
隨著醫(yī)院規(guī)模的不斷擴(kuò)大，人事制度改革和人員模式改變，給醫(yī)院帶來了人事眾多、管理多元化的特點，也給人事檔案的管理模式提出了要求。因此，建立完善的醫(yī)院人力資源管理系統(tǒng)就體現(xiàn)了醫(yī)院人事檔案管理的整體管理水平。
增強(qiáng)對人事檔案管理目的和意義的認(rèn)識。醫(yī)院人事檔案管理應(yīng)該以充分開發(fā)和利用人力資源信息為基礎(chǔ)，轉(zhuǎn)化醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)效益。通過檔案深層次的開發(fā)和提高檔案管理人員要樹立服務(wù)意識，主動開發(fā)人才資源信息，變封閉式管理為開放式管理，將搜索到的人才信息以最快的速度傳遞給用人科室，為臨床、教學(xué)和科研工作服務(wù)。
加強(qiáng)干部人事檔案管理，有效利用人才資源。干部人事檔案真實地記載和反映著一個人的經(jīng)歷、能力和品德等，因此是組織工作、人事工作不可缺少的重要依據(jù)在各類人吊掛合配、人力資源的合理利用以及行政醫(yī)療部門結(jié)構(gòu)調(diào)配方面都將發(fā)揮重要作用。所以加強(qiáng)干部人事檔案管理，實行干部人事檔案的社會化、開放式管理模式，才能更有效利用人才資源。
首先，建立衛(wèi)生技術(shù)人員業(yè)務(wù)檔案。建立衛(wèi)生技術(shù)人員檔案對專業(yè)技術(shù)人員的管理，特別是在職稱晉升、干部選拔方面有著重要的意義。衛(wèi)生技術(shù)人員檔案包括：
基礎(chǔ)材料：個人基本情況、學(xué)歷、學(xué)位證明、繼續(xù)教育及專業(yè)技術(shù)進(jìn)修證明、證書，專業(yè)技術(shù)工作總結(jié)，參加支邊、支家和衛(wèi)生下鄉(xiāng)等醫(yī)療、防疫工作。
專業(yè)技術(shù)資格任職材料：創(chuàng)作專題研究報告、學(xué)術(shù)論文（分級），專業(yè)技術(shù)成果鑒定書，典型病歷、搶救成功的病案、手術(shù)分析等。
其它材料：“三基”、“三嚴(yán)”考核及醫(yī)德醫(yī)風(fēng)評價材料，參加專業(yè)學(xué)術(shù)會議的證書、證明，優(yōu)秀醫(yī)務(wù)工作者的業(yè)務(wù)檔案的建立，為專業(yè)技術(shù)人中提供了有效的服務(wù)，為醫(yī)院管理提供了準(zhǔn)確及時的信息。
其次，建立以人力資源信息為基礎(chǔ)的醫(yī)院信息管理系統(tǒng)。建立有效的人力資源信息管理系統(tǒng)是實施醫(yī)院信息化管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)，該文原載于中國社會科學(xué)院文獻(xiàn)信息中心主辦的《環(huán)球市場信息導(dǎo)報》雜志http：//總第535期2014年第03期-----轉(zhuǎn)載須注名來源是實現(xiàn)醫(yī)院行政管理一體化的根本條件。人力資源信息具有原始性和完整性，是保證信息準(zhǔn)確可靠的基礎(chǔ)，是有效服務(wù)的生命。人力資源信息的收集就是為了充分使用資源，達(dá)到一方收集，多方共享。以人事檔案信息系統(tǒng)為中心，建立計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)分析系統(tǒng)。
2.轉(zhuǎn)變醫(yī)院人事檔案管理模式
提高檔案管理人吊掛服務(wù)能力積極主動地為醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)主戰(zhàn)場服務(wù)，是新時期人事檔案管理工作發(fā)展的方向。對此應(yīng)注重強(qiáng)化三個意識。首先，強(qiáng)化檔案管理工作發(fā)展的方向。對此應(yīng)注重強(qiáng)化三個意識。首先，強(qiáng)化檔案利用意識。檔案的管理不僅是收集、整理、保管，更重要的是如何開發(fā)和利用，醫(yī)院檔案室應(yīng)對現(xiàn)有檔案進(jìn)行歸檔整理，編寫出一些適合利用者查閱的編研材料。其次，強(qiáng)化開放意識，將編研材料整理成冊，并將一些文件通過計算機(jī)整理出專題目錄，提高查閱速度。方便閱檔。第三，強(qiáng)化服務(wù)意識將被動服務(wù)改為主動服務(wù)，隨時了解工作動向，及時呢關(guān)需求的信息，使檔案工作由被動存放、保管變?yōu)橹鲃犹峁├茫粩嗵岣叻?wù)質(zhì)量，提高工作效率，使檔案的利用率得到提高。
加強(qiáng)醫(yī)院的人事檔案管理首先必須明確檔案室的管理職責(zé)，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)要把人事檔案管理工作列入醫(yī)院辦公會議的議事日程，對人事檔案中存在的問題，要及時研究及時解決，要明確管理人員的工作職責(zé)，加強(qiáng)指導(dǎo)和管理，制定一套完整的管理考核制度，并確保各項制度得到落實。加強(qiáng)對檔案管理人員的培養(yǎng)，造就一支具有現(xiàn)代化管理水平的專業(yè)隊伍。加強(qiáng)對檔案人員教育培訓(xùn)的力度，鼓勵支持檔案管理人員參加學(xué)歷教育、業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和業(yè)務(wù)培訓(xùn)。通過在職學(xué)習(xí)，短期培訓(xùn)等方式，有計劃、有針對性地對檔案管理人員進(jìn)行全面系統(tǒng)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不提高檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，醫(yī)院的專職檔案人員應(yīng)有檔案管理專業(yè)的技術(shù)職稱資格。
醫(yī)院人事檔案管理創(chuàng)新，首先是創(chuàng)新思想，很長一段時間，許多醫(yī)院不了解干部人事檔案的重要性，檔案工作人員嚴(yán)重不足，存在誤解，導(dǎo)致應(yīng)對人事檔案工作處于被動地位，難以為醫(yī)院提供高質(zhì)量的服務(wù)，醫(yī)院為社會儲備人才，人才資源豐富，應(yīng)該清晰完整的記錄一個干部的自然條件、社會關(guān)系、個人經(jīng)歷和不同時期的道德、能力、工作成績的材料。只有做到及時、完整、準(zhǔn)確，有條不紊地完成立卷歸檔，才能方便調(diào)閱。因此，只有高度重視人事檔案管理，才能發(fā)揮醫(yī)院人事檔案的重要作用。
2 人事檔案工作創(chuàng)新的基礎(chǔ)是檔案人員的專業(yè)素養(yǎng)
醫(yī)院人事檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的好壞直接影響著醫(yī)院人事檔案管理工作的質(zhì)量。因此，要努力提高檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)水平，培養(yǎng)具有創(chuàng)造性、學(xué)習(xí)性的綜合素質(zhì)。檔案管理人員必須不斷更新業(yè)務(wù)知識，適應(yīng)新形勢的發(fā)展要求，提高人事檔案管理業(yè)務(wù)水平，學(xué)習(xí)計算機(jī)應(yīng)用等現(xiàn)代管理技術(shù)和管理理念，以適應(yīng)知識經(jīng)濟(jì)時代醫(yī)院人事檔案管理工作的要求。從事醫(yī)院人事檔案的工作，要有高度負(fù)責(zé)的檔案意識、認(rèn)知相對清晰和一定的專業(yè)素養(yǎng)，但我們也要清楚地看到，某些醫(yī)院檔案管理人員短缺，檔案專業(yè)技術(shù)人員少，人員素質(zhì)不能滿足工作的需求矛盾仍然存在。他們不清楚檔案管理流程，專業(yè)知識不精通，知識結(jié)構(gòu)不合理、創(chuàng)新意識并不突出等問題。特別適合深入研究和開發(fā)檔案信息的檔案管理人才十分匱乏。檔案人員素質(zhì)制約著檔案管理現(xiàn)代化，影響了檔案信息的開發(fā)和研究工作。適應(yīng)新形勢的需要，必須改變過去管理干部重檔案管理、輕使用的概念，加強(qiáng)服務(wù)意識，正確處理保密與利用的關(guān)系，充分利用現(xiàn)代手段，改被動服務(wù)為主動服務(wù)。
3 制度建設(shè)是人事檔案工作創(chuàng)新的保障
根據(jù)檔案法律、法規(guī)，實施制度創(chuàng)新，是干部人事檔案管理重要保證和人事檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化的支撐，是醫(yī)院干部檔案管理創(chuàng)新的關(guān)鍵?！吨腥A人民共和國檔案法》和《干部檔案工作人員檔案工作條例》是當(dāng)前人事檔案管理的法律文件，以確保人事檔案管理合法化、規(guī)范化。
通過了一項法律，以穩(wěn)定、鞏固和保證人事管理的具體實現(xiàn)，為了維護(hù)權(quán)威和人事管理的有效性。加強(qiáng)人事檔案管理的過程中，法律監(jiān)督，實現(xiàn)自頂向下和自底向上的全面監(jiān)督。醫(yī)院應(yīng)加強(qiáng)人事檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，成立由主管院長領(lǐng)導(dǎo)、檔案室和各部門的協(xié)調(diào)管理機(jī)制，將人事檔案管理工作列入議事日程，列入主管院長的工作計劃，作為一個醫(yī)院工作的重要組成部分。與此同時，醫(yī)院檔案部門應(yīng)加強(qiáng)宣傳和組合業(yè)務(wù)培訓(xùn)，讓各部門人員和職工人事檔案的組成和基本元素，讓人們可以密切關(guān)注有關(guān)自身利益，提高管理的意識，確保醫(yī)院的人員檔案工作規(guī)范化管理。在促進(jìn)人事檔案管理體系的建設(shè)和改革的過程中，相關(guān)檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)對檔案人員加強(qiáng)宣傳，提高人事檔案意識，使每個人都能有意識地注意自己的檔案，與有關(guān)部門密切配合，完善人事檔案管理。
結(jié)合醫(yī)院的實際情況，將出現(xiàn)在新時期的新問題和新情況及時總結(jié)，建立和完善檔案制度，積極的收集和補(bǔ)充人事檔案。相當(dāng)一部分原因因為單位不能及時發(fā)送檔案材料，導(dǎo)致渠道不通的現(xiàn)象，采用規(guī)則和不規(guī)則的相結(jié)合的方法，加強(qiáng)檔案材料及時收集，以免發(fā)生缺乏任命等一些干部人事文件、薪酬或獎金表彰獎勵工資等重要檔案材料，根據(jù)計劃定期備案；一些零星的，普遍的材料可以使用定期收集方式，改變被動為主動，注意了解各方面的情況，及時掌握信息，消除收集通道阻塞的現(xiàn)象，加強(qiáng)研究，教育和培訓(xùn)，晉升考試，及時申請等材料的識別。檔案管理部門不僅要完成檔案建立和完善，形成材料也應(yīng)該建立一個文件系統(tǒng)，主動發(fā)送文件檔案材料形成的部門。
完善監(jiān)督機(jī)制，優(yōu)化人事檔案管理規(guī)定的方式更多，監(jiān)督和改善醫(yī)院人事檔案管理，一方面，建立和完善監(jiān)督機(jī)制，如完善的監(jiān)督體系和監(jiān)督的實施人員，監(jiān)督程序合法化，另一方面將實施監(jiān)督的具體操作，并通過人事管理的整個過程。首先，人事檔案管理評審過程應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行，嚴(yán)格把關(guān)，確保歸檔文件的真實性，合法性，實用性、文件審查標(biāo)準(zhǔn)；其次，在人事檔案的過程中，添加各種各樣的數(shù)據(jù)真實有效更新，及時接收，咨詢，轉(zhuǎn)讓材料組織和個人共同監(jiān)督和限制；最后，認(rèn)真應(yīng)對欺詐或故意遺漏檔案材料的現(xiàn)象予以嚴(yán)懲。
目前人事檔案的重要作用被人們所忽視，人事檔案成了“說起來重要，排起來次要，用起來需要，忙起來忘掉”無足輕重的部分。對人事檔案管理不重視、管理不到位是大多數(shù)企、事業(yè)的“短板”。
1.人事檔案管理的現(xiàn)狀如下
1.1人力資源配置不足。目前大部分企、事業(yè)單位的人事檔管理人員都是兼職，主要精力都放在其他工作上，而只是一個擁有檔案室鑰匙的保管員，偶爾奉命到檔案室去查詢一下工作中所需資料。對于大量的需要裝檔的資料只是機(jī)械的放入檔案袋中，而不是分類、歸檔、鑒別。
1.2檔案交接工作存在較多問題。首先是檔案交接不及時。很多單位對對檔案交接工作不夠重視，領(lǐng)導(dǎo)把關(guān)不嚴(yán)。往往是人員離了崗檔案還在原單位，檔案交接手續(xù)遲遲不辦，以致出現(xiàn)檔案數(shù)量等問題責(zé)任不明、界限不清；其次是檔案交接手續(xù)不嚴(yán)密。按檔案管理規(guī)定，檔案人員交接應(yīng)是一項認(rèn)真細(xì)致、手續(xù)嚴(yán)密，責(zé)任重大的工作，而在一些基層單位檔案人員離崗或調(diào)動工作時，移交不按程序辦事，手續(xù)不按程序辦理，該檢查的不檢查，該清理的不清理，該簽的字也不簽，從而出現(xiàn)一些單位檔案交接只有一串鑰匙的現(xiàn)象，忽視了檔案交接工作中的重要內(nèi)容，忽視了檔案交接工作的基本要求；再次是檔案監(jiān)交工作不嚴(yán)格。按照規(guī)定檔案的交接是有領(lǐng)導(dǎo)在場監(jiān)交，并在交接內(nèi)容署名的。而某些單位的領(lǐng)導(dǎo)把檔案交接當(dāng)作事務(wù)性的工作，看成是檔案人員之間的事情，從而對檔案交接準(zhǔn)備工作很少過問，使得檔案監(jiān)交工作不嚴(yán)格，工作程序不完整。
1.3人事檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平偏低。人事檔案管理具有較高的專業(yè)性，僅僅就檔案材料的分類、鑒別就有一定的難度。新老管檔人員頻繁的更換，而沒有后續(xù)的培訓(xùn)，致使管檔人員的工作水平偏低，材料分類混亂，提供數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確。
1.4人事檔案的管理手段落后。目前大部分企事、業(yè)單位的人事管理還僅限于紙面管理，較好的單位也僅僅是采用了電子數(shù)據(jù)庫管理，而根本沒有涉及到聲像管理。但是隨著社會的發(fā)展、辦公條件的改善，為了更加真實、全面的記錄職工所有經(jīng)歷和資料，建立聲像檔案必將是一種趨勢。
人事檔案是記載個人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作業(yè)績、晉升、薪酬、福利等多項內(nèi)容的材料；是歷史地、全面地考察了解和正確選拔、任用人才的重要依據(jù)；是審核員工“三齡一歷”的確信憑證；是事關(guān)員工退休、養(yǎng)老待遇等切身利益的主要根據(jù)。因此，加強(qiáng)人事檔案管理力度、規(guī)范人事檔案管理制度、提升人事檔案管理人員素質(zhì)、嚴(yán)肅人事檔案管理紀(jì)律、配備先進(jìn)的人事檔案管理設(shè)備、提高人事檔案管理水平是大多數(shù)企、事業(yè)單位的重點工作。
2.針對上述情況對人事檔案的管理應(yīng)該做到
