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引 言
大專院校的不斷深入發(fā)展從根本上推動了中國的教育層次由傳統(tǒng)“精英型”教育階段邁向“大眾型”教育階段，一定程度上推動了中國整體教育水平的提高[1]。大專院校作為我國高等教育的重要組成部分，對有效推動中國教育模式變革以及現(xiàn)代化教育的深入持續(xù)發(fā)展有重要的作用。而大專院校檔案管理工作作為涵蓋高校教學、科研及管理等基本內容的工作，其管理質量的好壞以及其本身所具備的特色在很大程度上會影響到整個高校各項工作的順利開展。本文就大專院校檔案管理工作的特點提出了幾點問題，通過對問題的分析以發(fā)現(xiàn)有效解決措施，從根本上推動大專院校檔案管理工作的發(fā)展。
1、大專院校檔案管理特點研究
大專院校檔案管理工作作為學校管理工作的重要組成部分，反映了學校的整個發(fā)展歷程以及教學、科研及管理歷程。近些年以來，隨著中國高等教育的持續(xù)發(fā)展，大專院校教育也呈現(xiàn)出多元化的發(fā)展趨勢，這些多元化的發(fā)展趨勢決定了其教育教學模式與管理的多樣性特點，同樣檔案管理作為高校管理工作的組成部分，也形成了其特有的發(fā)展模式與發(fā)展思路。
第一，多樣性特點。受大專院校生源范圍及教學、辦學模式多樣化的影響，很多大專院校檔案材料呈現(xiàn)出復雜化和多樣化的發(fā)展趨勢。同時受高校檔案資料的特殊性因素影響，比如檔案內容更多的記錄了學生的成績材料、獲獎材料、處分材料、入團入黨材料等，還包括教師及相關管理人員的學歷狀況、資歷狀況及社會經(jīng)歷等內容，因此檔案管理工作呈現(xiàn)出一定的多樣性與復雜性特點。
第二，真實性特點。大專院校檔案材料是對學生、教職工及相關管理人員的學習、工作、實踐等內容的最原始記錄，能夠反映出其在過去某一段時期及過去所有時間段內的學習狀況、工作狀況、思想品德狀況、身體狀況、政治面貌等[2]。這些材料均需要經(jīng)過學校相關部門的審查，以保證材料內容的真實性與各種手續(xù)的完備性，需要符合規(guī)定的材料撰寫的基本要求，因此檔案材料區(qū)別于個人私自撰寫的材料，也不同于手續(xù)不全或者無頭有尾等類似的材料。在材料管理過程中，如出現(xiàn)來源不明確或者內容不符合事實的材料，管理人員會在第一時間內將其剔除。因此可以說明大專院校檔案管理能夠真實的反映個體的狀況，具備一定的真實性特點。
第三，實用性特點。大專院校檔案管理工作是個體總體狀況的最真實記錄，相關用人單位可以根據(jù)檔案材料有效了解個體的思想政治狀況、學習狀況、家庭狀況、在校表現(xiàn)及整體素質，因此具備一定的實用性特點。
第四，動態(tài)性特點。這種動態(tài)性包括學生機教師的學習工作地點、學籍及工作調動等方面的變化對檔案管理工作帶來的影響。學生及教師檔案是學生及教師表現(xiàn)與精力的重要證明，是其他相關管理的重要基礎，因此具備有效的保存價值與參考價值，是評定個體全面發(fā)展狀況的最原始記錄與憑證，對于學生及教職工深造等具有重要的作用。另外，隨著高等院校擴招趨勢的發(fā)展以及學每年的畢業(yè)與擇業(yè)，使得檔案出現(xiàn)不斷流動的狀況，這種邊產(chǎn)生邊流動的狀況使得學校檔案管理出現(xiàn)一定的動態(tài)性特點，比如周期相對較短、穩(wěn)定性相對較差等。
2、大專院校檔案管理特點中存在的問題分析
第一，受大專院校學生檔案管理工作多樣性與動態(tài)性等特點的影響，很多大專院校檔案管理工作中存在檔案意識薄弱的狀況，導致檔案管理工作的邊緣化。隨著大專院校的不斷發(fā)展與完善，檔案工作的基本范圍也由傳統(tǒng)的日常收集發(fā)展到保管、知識管理等層面。長期以來部分大專院校對檔案管理工作缺乏一定的重視，加之檔案管理工作相對復雜、多樣，且具備較短的周期性與動態(tài)性發(fā)展的特點，使得檔案管理機構難以形成系統(tǒng)化的管理模式，群體檔案管理意識相對薄弱，檔案管理工作逐漸走向邊緣化。
第二，檔案管理機制不健全。受檔案管理真實性的要求及動態(tài)性的發(fā)展特點的影響，很多大專院校在檔案管理工作中出現(xiàn)應付了事的狀況，尤其是針對學生的檔案管理，包括檔案材料與信息的移交、查閱、歸檔等環(huán)節(jié)出現(xiàn)不科學、管理機制不健全的狀況，沒有形成統(tǒng)一的管理標準，很大程度上影響了檔案管理工作的深入開展。另外，很多大專院校并沒有將學生的檔案管理工作深入納入到學校的相關管理日程上，因此缺乏有效的監(jiān)督檢查環(huán)節(jié)與指導考核環(huán)節(jié)，管理機制不系統(tǒng)。
第三，管理人員的整體素質有待進一步提高。檔案管理具有真實性和實用性等特點，關系到學生日后工作與深入發(fā)展等問題，而現(xiàn)階段很多大專院校學生檔案管理工作主要靠一些兼職人員組成，其檔案管理的業(yè)務能力、理論框架等相對薄弱，同時高校也很少組織相應的培訓，導致檔案管理工作存在很多問題。同時受到人員編制及人員基本業(yè)務素質等的影響，很多檔案管理工作均以手工操作，在帶來一定質量問題的同時，還影響了工作效率。很多檔案管理人員在強大的勞動強度壓力下，無法有效提升自己的業(yè)務素質與能力，因此一定程度上限制了檔案管理工作的深入開展及其水平的有效提高[3]。
3、如何有效推動大專院校檔案管理工作的開展
第一，不斷加強對檔案管理知識的宣傳力度，強化檔案管理意識。從學生自身的利益及未來發(fā)展需求出發(fā)，重視檔案管理工作，采取多種形式宣傳檔案管理知識，提高檔案管理工作人員的基本業(yè)務素質，提高學生的檔案管理意識，推動檔案管理工作良好的內外部環(huán)境的形成。
第二，建立有效的檔案管理機制。根據(jù)學校實際發(fā)展狀況與發(fā)展階段，出臺相應的規(guī)范性檔案管理文件，使學生的檔案管理工作有章可循，保證檔案管理工作的進一步發(fā)展。
第三，不斷提高管理人員基本素質。加強對檔案管理人員基本業(yè)務能力、知識結構、管理能力等方面的培訓，提高對檔案管理人員的培訓機會，系統(tǒng)的對檔案管理人員進行基礎理論知識與專業(yè)知識的培訓與指導，提高其管理水平與知識運用能力，充分掌握檔案工作的基本思維方式，不斷增強自身素質，保證檔案管理工作的有效開展。
4、結論
綜上所述，有效做好大專院校檔案管理工作，一方面能夠推動高校自身的持續(xù)性建設與發(fā)展，同時還能有效保證大學生實現(xiàn)有效擇業(yè)。大專院校檔案管理工作是一項相對復雜多樣的工作，但其價值卻不可替代。隨著國家教育尤其是高等教育的不斷發(fā)展以及對畢業(yè)生就業(yè)擇業(yè)的相關政策的調整，很多大專院校的檔案管理工作均缺乏一定的規(guī)章制度保證。因此需要不斷提高關于檔案管理工作重要性的認識，以學生的基本需求為主，突出人本主義的管理理念，充分調動管理人員的主觀能力型，推動檔案管理工作的深入與可持續(xù)發(fā)展。
【參考文獻】
關鍵詞 公園管理；檔案管理；特點；作用
公園檔案的管理是有效經(jīng)營公園業(yè)務的重要基礎與前提，但長期以來，公園檔案管理工作存在著基礎設施薄弱，管理者素質較低，管理技術滯后，以及檔案內容不全等方面的問題。
一、公園檔案管理工作的作用
作為國家檔案的組成部分，公園人事檔案翔實地反映了職工公園工作期間的實踐情況，能真實反映公園工作人員的工作經(jīng)歷、技能、管理水平、待人接物、思想品德等方面的情況，對于公園挖掘信任、充分挖掘人力資源潛力具有重要意義，甚至能為公園人才發(fā)展計劃、學科建設規(guī)劃、專業(yè)發(fā)展方向的制定和確立提供參考意見。公園綠化檔案可作為日常工作的重要參考資料，為公園發(fā)展建設的周期性與連續(xù)性提供重要參數(shù)與憑證。而且公園綠化檔案的經(jīng)濟效益也相當可觀。公園綠化部門對項目的新建、擴建或改建等，均需要公園綠化檔案。
二、公園檔案管理工作的特點
（一）檔案來源具有廣泛性。公園檔案不僅僅是來自公園本身，同時也來自相關方面的各類資料。來源廣泛性，增加了公園檔案收集與整理工作的難度，同時也是公園檔案管理重要性的充分反映。
（二）載體具有多樣性。公園檔案保存形式并不只是圖表、文字，同時還有錄音帶、照片及錄像帶等，由此才能達到聲形并茂、動靜結合的效果。
（三）保存具有針對性。公園檔案具有較高使用價值，該特點有檔案內容來決定，很多檔案內容一旦損失就不可能彌補，比方說，有些錄音、照片、錄像損失就不能再復制。
三、公園檔案管理中存在的問題
（一）基礎設施薄弱。公園檔案填寫與存檔主要以手工為主，而且建設公園檔案信息化的速度非常緩慢，公園內部檔案保存主要為紙質形式，缺乏計算機等先進設備保存與管理公園檔案，使得很多檔案在被多次利用后，出現(xiàn)嚴重損害，直接影響到公園檔案管理。
（二）管理隊伍專業(yè)素養(yǎng)不高。很多公園檔案員并沒有受過專業(yè)的訓練和培訓，甚至部分身兼多職還做其他的工作，這樣就使得他們的專業(yè)技能和職業(yè)操守參差不齊，不能達到預期的標準。
所以加強公園檔案管理隊伍的建設顯得尤為必要和迫切。
（三）管理技術滯后。大部分的公園檔案管理機構仍在進行著最原始的操作，紙和筆是他們最“先進”的工具，而這樣的工具對相關資料的記錄是簡單的不完善的，并且嚴重缺乏技術革新意識，管理技術具有單一性滯后性。所以要在公園中增加現(xiàn)代化信息技術操作手段。
（四）服務意識薄弱。隨著社會發(fā)展的需要，檔案開放程度有了明顯的提升，各級檔案部門通過積極向社會開放檔案信息資源促進了人才市場的發(fā)展，產(chǎn)生了良好的社會效益。服務性工作是對檔案管理工作的定位，檔案管理人員的服務意識是做好檔案管理工作的基礎。龐大復雜、知識密集是檔案管理事務的特點，大量的登記、分類、編纂、保管工作需要檔案管理人員有條不紊地進行，還要考慮到這些資料的查閱利用。
四、加強公園檔案管理的建議
（一）提高公園檔案管理的標準化。公園檔案管理中的標準化管理，主要指得是計算機硬件和軟件系統(tǒng)的標準、網(wǎng)絡通訊和數(shù)據(jù)庫方面的標準，有效實現(xiàn)信息間的共享。減少在公園檔案管理中物力和人力等不必要的投入。提升檔案管理科學化水平，需要為檔案管理建立管理制度，為檔案管理提供保障。檔案管理的重要任務之一，就是將檔案管理制度和相關的機制完善，充分認識到檔案管理的重要性。
（二）加強公園檔案安全保障體系建設。由于電子公園檔案和紙質公園檔案相比有很大的脆弱性，根據(jù)電子公園檔案管理特點有針對性地實施防護，按照“分層實施，均勻防護”原則針對公園檔案的安全性建立安全防護體系。安全防護體系的建立一方面可以通過對計算機安裝最新防火墻和殺毒軟件來達到安全防護的目的；另一方面是對電子公園檔案系統(tǒng)進行防護，安裝加固軟件，預防受到外界的安全威脅。
中圖分類號：G2文獻標識碼：A文章編號：2095-6363（2015）11-0096-01
個人信息的承載對象主要是人事檔案，其記錄了一個人的思想言行、社會關系、學習經(jīng)歷、生活閱歷等各方面的信息，在人力資源的工作中，如何將人事檔案合理管理是目前主要的研究對象。隨著如今企業(yè)不斷地發(fā)展，并且人力資源部門的改革也在不斷地開展，人事檔案管理工作也應采取對應的變化，這樣才能讓檔案發(fā)揮出其重要作用。人力資源對于人才的評估，都是依賴著人事檔案中的信息，是有關的文字依據(jù)。人事檔案管理與人力資源管理兩者是密不可分的，兩者能夠互相影響、互相產(chǎn)生積極作用。
1人事檔案管理工作中的特點
1.1具備優(yōu)越的實施條件
人事檔案管理發(fā)展的主要趨勢就是朝著社會化、開放化的人事檔案管理模式開展。隨著如今時代不斷改變，給予了社會化、開放化的人事檔案管理工作許多便利條件，一是人才流動的質量和數(shù)量有著逐漸加強的趨勢，二是如今人力資源中比較優(yōu)勢也逐漸凸顯。人事檔案是對員工的專長、經(jīng)歷、業(yè)績有所記錄，并不具備太多保密的內容，對于政治身份并不看重，同時構成也開始逐漸復雜、變遷調動頻繁，所以并不需要依照組織架構中的職工、干部開展不必要的區(qū)分管理模式，新的社會化、開放化的人事管理模式完全可以勝任。
1.2比傳統(tǒng)的管理模式有著優(yōu)越性
傳統(tǒng)的人事檔案管理，會對于員工的人事檔案采取分別管理，具備著內向性以及封閉性，無法適合如今時代的變化，而新的管理模式則是不斷開展改良與更新，使得人事檔案管理逐漸社會化、開放化。另外，傳統(tǒng)的人事檔案管理并不適合網(wǎng)絡化以及社會化的管理，新的人事檔案管理模式則可以網(wǎng)絡化，并且其可以適用于多種服務面，使得人員或者有關機構方便使用。
2人事檔案管理的良好作用
2.1提供有效真實的個人信息
人事檔案將一個人的全部成長經(jīng)歷都記錄在案，其是證明一個人存在的最佳文件，并且將被記錄人的所有變故、得到的獎勵或者受到的懲罰都記錄。為了能夠讓人事部門能夠迅速挖掘新人，將所有人才都被合理使用，所以需要一個絕對真實的人事檔案。為此，人事檔案管理部門需要及時、系統(tǒng)并且有序地對人事檔案資料中的信息進行開發(fā)，才能為企業(yè)獲取可靠真實的人員信息，并且針對企業(yè)中的需求尋找所需人才，這樣才能將人力資源部門的作用有所發(fā)揮。
2.2判斷企業(yè)對人力資源的要求
人力資源部門的成立主要是因為企業(yè)內部中的需求，為了能夠針對企業(yè)需求尋找對應的員工，而為了能夠協(xié)助人力資源部門能夠深刻了解到，企業(yè)發(fā)展與改革的過程中對于不同的人才的需求，并且尋找與企業(yè)文化所符合的員工，從而能夠制定出符合需求的人力資源計劃，所以需要人事檔案管理，只有對人事檔案能夠進行合理的分析，才能讓人力資源部門獲取可靠真實的個人信息，這樣才能依照計劃與需求，判斷企業(yè)的人力資源要求并且開展有關的工作。
2.3發(fā)揮員工的才能并合理評估
人力資源部門能夠從人事檔案中的可靠真實信息中對員工的學習及職場經(jīng)歷開展分析，從而對員工的所有情況有所了解，并且對于員工的發(fā)展方向以及未來潛力進行有效地預測，并且給予書面的重要證明。人事檔案中可能反映出一個人的所有優(yōu)缺點，但是人力資源可以通過良好的人事檔案管理工作，從中區(qū)分出哪些是符合企業(yè)如今發(fā)展的有用人才。人力資源部門在為企業(yè)挑選人才或者使用人才時，可以采取閱覽人事檔案所給予的信息，從而揚長避短，將人才用在其可以發(fā)揮才能的部門與崗位中，這樣能夠給予員工施展才華的空間，并且促進員工在組織、系統(tǒng)、部門之間科學地流動，這樣才能協(xié)助企業(yè)的不斷發(fā)展與進步。
3目前人事檔案管理需要改進之處
3.1加大資金投入
隨著社會的進步，如今人事調動越加頻繁，人員的調動以及新員工加入頻繁，所以每年企業(yè)中都會增加許多檔案資料，然而有關的裝訂編輯檔案所需費用并未在企業(yè)的預算中，這樣將會制約人力資源的職能發(fā)展。所以企業(yè)需要在人事檔案管理中加大有關的資金投入，配備能夠適應如今社會化、開放化的人事檔案管理的物力人力。
3.2提升信息化的程度
由于許多企業(yè)中的人事檔案的資料都過于老舊，這樣無法對當事人如今新的情況，也無法體現(xiàn)出人員的獎懲以及變動，所以人事檔案務必要及時更新。紙質的人事檔案無法適應如今的時代，因為其將會造成有關的信息更改量增大。為此，需要加大人事檔案管理中的信息化程度，提升信息化將會便于人力資源部門有效地查閱人員的過去經(jīng)歷，并且能夠迅速評定人才情況。一旦企業(yè)中存在職位空缺時，可以迅速篩選出人才。
3.3體制需健全
人事檔案管理中對于檔案移交的手續(xù)有著嚴重不足，存在著各種不移交、信息調取后不歸還以及學歷與工作檔案分散保管的問題。為了能夠保障人事檔案的全面性，并且能夠保障員工的利益，減少人事檔案管理中所不必要的麻煩，那么就需要確保體制能夠健全，使得人事檔案管理趨于正規(guī)以及合理化。
4結語
如今人事檔案管理對于人力資源部門有著至關重要的作用，其已面臨需要不斷改革的重要時期，為此人事檔案管理需要具備其獨有的觀念，這樣才能夠滿足全新的人事檔案管理的需求，提高人事檔案管理人員的綜合素質，這樣才能改進人事檔案管理的狀況，并且朝著現(xiàn)代信息化的方向發(fā)展。
參考文獻
[1]楊景蘭.分析人事檔案管理在企業(yè)人力資源管理中的作用[J].東方企業(yè)文化，2014（7）：124-124.
[2]湯建霞.淺議新時期如何有效開展人事檔案管理工作[J].現(xiàn)代商業(yè)，2011（24）：140-141.
[3]楊富霞.高校人事檔案管理工作的特點與作用探討[J].黑龍江史志，2015（9）：167-168.
在現(xiàn)代企業(yè)、單位、公司的人事管理過程中，依據(jù)人事管理檔案的特點，大都實行由人事部門對人事檔案進行集中統(tǒng)一管理以及分級負責的管理模式。但是，近些年隨著我國政治改革以及市場經(jīng)濟的不斷深入和發(fā)展，極大了推動了我國人事干部管理制度的深化改革，因此相應的人事檔案的管理模式也應隨著改革不斷深入而進行相應的完善和優(yōu)化?，F(xiàn)階段我國人事檔案管理工作暴露出諸多問題與缺陷，隨著人員頻繁變動、流動以及思維模式以及觀念認識的轉變等都對企業(yè)、單位、公司內部的人事管理提出了更高的要求。如何在當前情況下正確的解決和處理這些問題，不斷的完善和優(yōu)化人事檔案的管理工作，已經(jīng)成為現(xiàn)階段企業(yè)、單位、公司等人事管理部門所急需解決的問題。
1.人事檔案的管理特點
相比較傳統(tǒng)的人事檔案管理工作而言，現(xiàn)階段人事檔案的管理工作有著以下特點：
1.1新時期人事檔案管理機構、管理對象等具有更強的社會性
近些年，隨著市場經(jīng)濟的不斷深入和發(fā)展，各行業(yè)之間的市場經(jīng)濟日益激烈，經(jīng)濟組織的形式也越來越多樣化，在一定程度上加快了各企業(yè)、單位之間的人員頻繁流動，同時也在一定程度上促進了人事制度的深入改革，也促進了新時期人事檔案管理制度以及人事管理制度的改革和創(chuàng)新。當前情況下，人事管理已經(jīng)逐漸升級成為一種專業(yè)性很強的社會化活動，而人事檔案管理作為人事管理工作的重要環(huán)節(jié)，也實現(xiàn)了從傳統(tǒng)管理模式向新型專業(yè)管理模式的轉變。隨著市場經(jīng)濟的不斷成熟和發(fā)展，各企業(yè)、單位、政府等已經(jīng)建立起社會性較強的人事檔案管理機構，比如全國各地方人才市場依據(jù)一定標準設立的認識檔案管理機構。這種管理機構的管理對象以及服務對象不是本企業(yè)、單位的人事檔案，而是面向全社會，它的服務對象、管理對象以及管理范圍包括該地區(qū)內所有流動人員的人事檔案。相比較而言，新時期的人事檔案管理要比傳統(tǒng)人事管理檔案在管理機構、管理范圍以及服務對象上都具有更強的社會性以及地域性。
1.2來源更具廣泛性、內容更具復雜性
當前情況下，隨著人事檔案的管理機構、管理范圍以及服務對象越來越社會化，因此其來源以及內容也更具廣泛性、復雜性。在以往的檔案管理工作過程中，人事檔案主要是由各企業(yè)、單位、公司的等內部的人事部門負責整理、收集以及存檔，所有檔案的來源也比較單一，大都是本企業(yè)、單位、公司的人員，檔案內容也相對簡單；而新時期下，隨著人事檔案管理工作越來越社會化，檔案的來源范圍也隨之擴大，只是要該區(qū)域內流動人員的人事檔案都屬于管理部門的管理范疇，此外，又因為全國各地情況不同，管理制度以及管理范圍也不盡相同，再加上區(qū)域內流動人員身份以及從事的工作性質也各不相同，因此他們的人事檔案也非常繁雜多樣化。
1.3新時期下，人事檔案需求呈多樣化趨勢
當前情況下，人作為一種有效資源，在促進企業(yè)發(fā)展以及社會進步中起到了重要的作用，也受到越來越多的重視。企業(yè)的發(fā)展離不開人，現(xiàn)在不管是國有企業(yè)、民營企業(yè)、還是政府機關都重視人才選拔、人才儲備以及人才的招聘工作，而人事檔案作為衡量標準之一，因此也受到越來越多的重視。使用用途以及使用者類型的不同，致使新時期下，對人事檔案的管理內容、存檔方法以及傳遞方式等呈現(xiàn)出多樣化趨勢，也使得人事檔案突破范圍限制，不再是企業(yè)、單位、公司等的人事部門對其進行單獨使用，而是實現(xiàn)了企業(yè)、單位等內部各部門對人事檔案的綜合協(xié)調使用，此外與員工日常生活以及自身利益等緊密相關的人事檔案，經(jīng)常被各種企業(yè)、單位、以及個人查詢使用，但由于他們的需求以及目的各不相同，所以他們要查詢的內容也就各不相同。
2.新時期人事檔案管理工作的應對策略
2.1強化人事檔案管理，加強對人事檔案重要認識
近些年，隨著經(jīng)濟和社會的發(fā)展，我們清楚的意識到，人事管理已經(jīng)從企業(yè)、單位面向全社會，而人事檔案管理作為企業(yè)、單位、公司等人事管理工作的重要的環(huán)節(jié)，其管理范圍、管理對象等也越來越具社會性。因此，這就要求我們要切實做好各單位、企業(yè)部門的領導管理工作，強化管理認識，從基礎抓起、從基層抓起，切實的做好人事檔案的管理工作。此外要將其放在關系到社會整體發(fā)展的高度之上，從全局的出發(fā)來對待人事檔案的管理工作，規(guī)范和完善有關的法律、法規(guī)，對檔案管理工作進行不定時的抽查與指導，確保管理經(jīng)費充足，改善檔案管理工作的整體條件，努力的推動人事檔案的管理工作向系統(tǒng)化、標準化以及科學化得方向發(fā)展，從而切實的提高人們對人事檔案管理工作的認識。
2.2做好組織隊伍建設，轉變思想觀念，提高管理人員的整體素質
在企業(yè)、單位、公司的人事管理過程中，檔案管理人員的整體素質高低對檔案管理工作的水平有著直接的影響。要想在新時期下，切實的做好人事檔案的管理工作，就要求相關單位和機構將努力做好對檔案管理人員的教育和培訓工作，在提高其專業(yè)技能的同時，也切實提高他們的整體素質。
2.3完善和優(yōu)化管理制度，提高檔案的管理水平
一套完整、合理的管理制度是做企業(yè)管理工作的基礎和保證。當前情況下，人事檔案的管理工作比較瑣碎、復雜，如果沒有一套完整、合理的管理制度對其進行合理、有效的制約，那么人事檔案的管理工作就不能快速有效的完成。此外，隨著市場經(jīng)濟得發(fā)展以及市場競爭的加劇，造成各企業(yè)之間的人員流動比較頻繁等問題，而隨著這些問題而衍生出來的其他新的問題以及新的情況，比如如何完善和優(yōu)化人事檔案管理制度中的有關條款，及時解決檔案管理工作中出現(xiàn)的棄檔、死檔現(xiàn)象，也已經(jīng)成為現(xiàn)階段人事檔案管理工作過程中所急需解決的重要問題。
作為服務型及高技術型的工作，文書檔案管理不僅在各單位和企業(yè)具有重要的作用，還因為時代的進步有著巨大的發(fā)展空間。為了保障檔案質量，發(fā)揮其服務性能，就需要在安全、操作等方面進行優(yōu)化，完善其制度和規(guī)范，從而確保檔案的完整性和安全性，加強信息資源的開發(fā)和利用價值。
一、文書檔案管理概況
1.文書檔案管理概念。檔案管理是企業(yè)管理工作中最基礎、最根本的工作，是信息化建設的重要部分。文書檔案管理作為檔案管理中的重要內容，在業(yè)務決策、企業(yè)發(fā)展上都承擔著重要的作用。文書檔案管理表面上可以理解為對企業(yè)事業(yè)單位等歷史資料的總結和保存，實際上還肩負著行政管理、科學研究、業(yè)務開展以及宣傳教育等多項職責，是企業(yè)和單位實現(xiàn)科學管理發(fā)展的基石。目前，文書檔案的重要作用不斷被人們發(fā)現(xiàn)，其通過收集和歸檔進行服務工作的價值也越發(fā)受到社會的關注，在現(xiàn)有基礎上完善管理制度和方法，提升其技術水平與保密等級等，已成為企業(yè)事業(yè)單位發(fā)展的一項核心內容，因此規(guī)范文書檔案的保密管理、創(chuàng)新管理手段和方法，不僅是時代潮流，也是一種必然的現(xiàn)實需求。
2.文書檔案管理存在的問題。文書檔案由于資料繁雜，管理過程設計人員較多、標準化過程難以控制，因此實際工作中常出現(xiàn)各種問題。研究文書管理方法必須對現(xiàn)有問題進行充分認識，以實現(xiàn)深入的結構調整和改進。文書檔案管理的概念產(chǎn)生已久，但部分人員對文書檔案的管理意識還十分不足。檔案管理工作人員過于重視紅頭文件而忽視普通的編號文件，使得檔案時間不連貫、準確性低、工作效率和工作質量低下，難以滿足信息查找和處理工作的要求。其次，一些企業(yè)或單位檔案意識淡薄，缺乏文書檔案的收集、整理、歸檔工作流程，也缺少對文書檔案保密管理原則、方式的設計和規(guī)定，無法保證文書檔案歸檔率、完整性和準確性，使得相關人員在實際工作中得不到有效的借鑒和指導，降低了檔案的利用效率。此外，在很多企業(yè)當中，檔案與文書分屬不同的管理條塊，兩部分人員若不能得到及時的信息溝通和一致的管理規(guī)范，就極容易出現(xiàn)銜接方面的脫節(jié)與不順暢，造成漏歸、錯歸等現(xiàn)象的產(chǎn)生。
3.未來文書檔案管理特點及發(fā)展趨勢。文書檔案具有穩(wěn)定的傳承性，是企業(yè)創(chuàng)新和發(fā)展數(shù)據(jù)來源，同時作為行政管理中的后臺基礎工作，又決定著企業(yè)的各項事務能否順利開展。在各種文書檔案中，一些重要的檔案承載著企業(yè)的核心價值，因此具有極強的保密性。不同企業(yè)對此采取了不同的保密方法，但保密原則基本相同。文書檔案管理的保密原則主要包括全過程標準化控制、分級管理兩個方面。前者通過對文書檔案實行前端控制和全過程的保密管理，在收集、鑒定、分類等多個環(huán)節(jié)實行標準化控制，確保檔案的安全和完整性。后者則采用劃分保密等級的形式，將責任落實落實到具體個人，從而保證檔案管理的質量。除了傳承性和保密性，信息化逐漸成為現(xiàn)今文書檔案管理的新趨勢。傳統(tǒng)的方法采用紙質檔案和人工填寫，對環(huán)境和人員有較高的要求，且隨著時間的發(fā)展，必然出現(xiàn)一定的問題和弊端?，F(xiàn)階段企業(yè)電子文檔雖然普及，但部分企業(yè)和單位僅僅局限于將手寫內容轉化為電子文本，并未完全實現(xiàn)檔案管理的信息化，文書檔案的信息化管理還未得到真正的開發(fā)和利用。
二、新形勢下文書檔案管理改進方向
1.健全文書檔案管理規(guī)章制度。為了實現(xiàn)文書檔案管理工作的科學開展，需進一步細化檔案收集保管流程，明確檔案管理職責，同時根據(jù)企業(yè)或單位的實際情況以及相關的法律法規(guī)，對關鍵問題如歸檔期限等進行規(guī)范和管理。各單位在制定文書檔案管理規(guī)章制度時，應對突況做出充分考慮，避免由于管理漏洞造成不必要的損失。此外，相關領導檔案管理意識不強，資金和人員投入較少，導致檔案管理人員素質及薪資待遇普遍低于其他員工，造成其管理意識較差、責任心不強，因此，適當加大檔案管理支持力度 ，制定文書檔案管理的監(jiān)督考核機制，將促進檔案管理人員工作積極性，從而提高其工作效率。信息化時代使得信息的安全性得到極大的弱化，完善的信息化建設和系統(tǒng)管理應具備完整的防御能力，能夠有效地對檔案的實體安全和信息安全做出保證。建立這一科學的檔案管理規(guī)章制度，就要充分考慮其保密性，做到總體設計和具體環(huán)節(jié)的安全信息管理，以適應不斷發(fā)展變化的文書檔案收集及保密需求。
2.強化檔案管理人員專業(yè)技能。作為一名優(yōu)秀的檔案管理人員，專業(yè)水平和專業(yè)技能直接決定了能否應對檔案的分類整理立卷等工作，而管理人員的積極性則決定了其是否具有資料的安全保密意識以及責任感。企業(yè)或單位在招聘檔案管理人員時，從人才引進的角度，應甄選優(yōu)秀的檔案管理專業(yè)人才加入企業(yè)，提升專業(yè)化人才當量。而在日常培訓時，可以通過培養(yǎng)管理人員對資料的敏感性樹立其管理理念，通過專業(yè)技能的學習來實現(xiàn)整體素質的提高。培訓的內容和形式可以多樣化，例如聘請相關學校的老師現(xiàn)場講解、開展團隊競賽活動等，通過加深學習體驗達到強化專業(yè)知識的目的。此外，檔案管理部門應當主動與企業(yè)文化建設部門及相關部門積極配合，加強部門之間的聯(lián)系，通過文化宣傳來提高企業(yè)或單位內部對文書檔案管理工作的了解，從而將強檔案管理人員的工作積極性和責任感。檔案管理人員的整體素質決定著文書檔案收集及歸檔工作效率及質量，多維度的培訓不僅有利于個體的自我提升，還有利于充分發(fā)揮文書檔案的最大價值。
3.搭建信息化文書檔案管理平臺。傳統(tǒng)文書檔案收集及歸檔工作存在過于被動且資源遺漏嚴重等問題。為此，企業(yè)或單位應對傳統(tǒng)文書檔案收集模式進行改進，在原有模式的基礎上搭建新的信息化文書檔案管理平臺。在平臺的研究和建立過程中，除了科技投入，還可以引進信息收集、保管的技術方法，例如圖像、聲音與文本的轉換方法，以此加深對資料的連續(xù)性和歷史性的了解。在信息保密制度下，通過相關的保密級別，對信息進行數(shù)據(jù)化處理，加強數(shù)據(jù)化檔案的安全性。最后，企業(yè)在選擇合適的管理軟件時應慎重，目前已較為成熟的辦公自動化系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)為企業(yè)或單位提供了更多的選擇，新技術的發(fā)展也使得數(shù)據(jù)錄入等更為簡潔，選擇管理軟件時應對其操作難易程度、后期維護以及保密性能作出充分考量，建設與時俱進同時適合自身發(fā)展的信息化文書檔案管理平臺，充分發(fā)揮文書檔案的服務性質。信息化的管理平臺代替人工，在工作效率、失誤頻率上都有了顯著地提升，但不可避免的存在眾多安全隱患，只有管理人員加強日常的軟硬件設備維護，完善信息應急措施，才能從根本上發(fā)揮信息化平臺的優(yōu)勢，確保檔案的安全。
三、Y語
文書檔案是企業(yè)發(fā)展過程的記錄者，也是核心技術和數(shù)據(jù)的承載者。明確文書檔案管理工作的特點，充分意識其價值，是各單位及企業(yè)不可缺少的任務之一。未來的文書檔案管理工作將在信息化的道路上不斷發(fā)展，其保密性和傳承性也將不斷被強化。完善文書檔案收集和歸檔等工作，建立科學的檔案管理平臺不僅是個體需要，也符合時代和社會發(fā)展的需求。
二、英國高校檔案管理資金來源
和高等教育經(jīng)費來源一致，英國高校檔案管理經(jīng)費來源渠道較為多元化，主要來自于社會捐贈和政府財政撥款。據(jù)統(tǒng)計，英國各個高校在2008年至200年度共收到5.32億英鎊的社會慈善基金，其中劍橋大學和牛津大學受到的社會捐贈數(shù)量最多。和劍橋大學、牛津大學等一流名校相比，一般高校受到社會捐贈數(shù)量就較為有限，甚至是杯水車薪。英國高校社會捐贈大部分來源于校友捐贈。在政府財政撥款方面，自從其聯(lián)合政府上臺以后，為了進一步削減公共支出，就對高校經(jīng)費進行大幅削減，直接造成英國各個高校辦學經(jīng)費日益緊張，其檔案管理經(jīng)費同樣面臨著經(jīng)費不足的問題。謝菲爾德大學雖然規(guī)定每年有7000萬英鎊的研究經(jīng)費，但是在檔案管理方面沒有進行明確規(guī)定。在政府財政撥款辦學經(jīng)費不斷削減的前提下，各個高校財政投入檔案管理經(jīng)費也在不斷縮減，以至于一些高校不得不考慮將學費上漲，呼吁更多校友和社會人士捐贈，使其有更為充足的辦學經(jīng)費。
三、英國高校檔案保管制度
在英國，曾經(jīng)涌現(xiàn)出許多著名文學家、藝術家、科學家等，其珍貴書稿基本上都保存在高校圖書館中。例如在英國劍橋大學圖書館中，就藏有牛頓大量關于萬有引力、光學、微積分、運算等方面的珍貴手書書稿，還有哈定、克魯、鮑德溫等人論稿、學位論文、手稿等。在愛丁堡大學的圖書館中，珍藏著達爾文親手書寫的《物種起源》非常重要的一頁，這一頁曾經(jīng)一直被夾在了音樂圖書館中的一部書中，直到一位圖書管理員發(fā)現(xiàn)了它。在格拉斯哥大學圖書館中，收藏著著名物理學家愛因斯坦的許多手稿，曼徹斯特大學圖書館中基本上收集了所有領域學術論文、研究專著，甚至還有從公元前3000年至今的100多萬部的檔案和學術手稿，伯明翰大學圖書館中收藏了大約300多萬份的檔案和手稿，諾丁漢大學圖書館收藏了大約100多萬份的期刊和各種書籍，在倫敦大學的圖書館中收藏著100多萬冊、4000多種語言價值連城、珍稀手稿、地圖、重要檔案等。
四、英國高校檔案管理技術
英國高校檔案管理技術十分先進，主要體現(xiàn)在以下幾個方面：第一，英國高校檔案管理在技術上十分注重實用性。特別是在信息化時代，數(shù)字檔案無疑已經(jīng)逐漸取代傳統(tǒng)紙質檔案，傳統(tǒng)檔案管理原則和思想在指導數(shù)字檔案建設過程中已經(jīng)不再適用。英國高校檔案管理人員十分重視數(shù)字檔案建設，更多選擇現(xiàn)代技術保存檔案，不僅有效保護了原始檔案，而且還可以對檔案資料進行有效利用，提供網(wǎng)上檔案查詢，實現(xiàn)高校檔案管理的良性循環(huán)。第二，英國高校檔案管理的開放性。英國人力成本較高，促使其檔案管理必須要進行現(xiàn)代化建設，其檔案網(wǎng)站建設就證明了。英國高校檔案管理網(wǎng)站網(wǎng)頁較為簡潔，主要內容就是提高檔案資料的查詢，高校師生都有可以查詢的賬號，在中央服務器上有自己的安全控件，不僅在校內可以查詢，校外同樣也可以對檔案資料進行查詢。第三，英國高校檔案資料的共享性。為了有效實現(xiàn)檔案資源共享、檔案原件保護，加強檔案利用，英國許多高校積極實施了高校檔案數(shù)字化建設。目前，英國的150多所高校，參與到了國家檔案資源共享合作計劃。在實施這個計劃以后，就可以實現(xiàn)檔案管理資源的共享和著錄標準的統(tǒng)一，為實現(xiàn)檔案管理資源共享奠定了基礎。例如，在英國的格拉斯哥大學中，其所建立的蘇格蘭高校檔案信息資源整合門戶網(wǎng)站，對蘇格蘭地區(qū)的十多所高校檔案信息資源進行整合，以數(shù)據(jù)庫和檢索工具為支撐，為英國高校的學生研究以及公眾檔案信息資源的查詢提供更為便捷服務，促使高校檔案資源共享。而且在一些高校檔案管理工作中，博物館、檔案館、圖書館、大學之間進行交流合作，共享各自檔案資源，具有很強的開放性特點。
五、英國高校檔案管理的服務性
1.英國高校檔案管理的休閑。英國著名檔案管理學者庫克認為，整個社會都應該把檔案館看成是一個文化機構，甚至被貼上了文化娛樂或消遣的標簽也是無可厚非的，而且檔案館與圖書館、博物館一樣，雖然和純粹的娛樂機構有著更為嚴肅的地方，但是它都屬于根據(jù)個人興趣活動，由社會建立起來的公共機構。在英國的一些高校檔案管理機構中，不僅提供一些檔案的復制品或原件查詢，而且還有檔案展覽、網(wǎng)上指南等二次檔案信息，查閱者可以在閱覽區(qū)邊休息邊查看。
2.英國高校檔案管理的親民。英國許多高校的檔案館都有專門為殘疾人準備的輪椅等設施，而且可以為查詢者免費提供紙筆等。為了始終保持檔案館內的安靜衛(wèi)生整潔，檔案館內禁止任何人大聲喧嘩和隨意走動，甚至還有一些用墻壁隔斷的會議室，供檔案查閱者進行討論交流，只是這些會議室數(shù)量較少，需要提前預定。
3.英國檔案管理的便捷。在英國的許多高校檔案館內，都設有專門的計算機或者縮微閱讀器供查詢者使用，而且還可以通過電子郵件、信函、電話等多種方式與高校檔案館取得聯(lián)系，查詢相關檔案。高校檔案管理人員也會給予詳細解答，并且在法律允許的范圍內提供聯(lián)系人聯(lián)系方式或者郵箱，便于雙方的進一步溝通聯(lián)系。
4.英國檔案管理的平等。在英國所有高校中，無論檔案利用人員的國籍、年齡、種族、身份、地位如何不同，只要他們能夠提供合法證件，在檔案查詢中填寫檔案查詢理由，都可以直接進入到高校檔案館的公共瀏覽區(qū)域或開放的檔案室內進行檔案查詢利用。
5.英國高校檔案管理的合理。在英國的許多高校中，都有規(guī)定，在允許范圍內進行復印、翻拍檔案，對于那些特別珍貴的檔案需要由檔案館管理人員親自復制，而那些非珍貴檔案則可以由查詢者個人翻拍復印，但是必須是有軟鎮(zhèn)紙、托板等，嚴禁使用閃光燈。而且在高校檔案館內復印、翻拍、查詢檔案，除使用檔案館內的器材設備需要收費以外，其他一律免費。
檔案的整理
檔案的整理結果反映了項目開展全過程的實際情況，體現(xiàn)出項目實施過程的全貌。檔案人員的任務就是力求通過對檔案材料的整理反映出項目開展過程中對項目經(jīng)費、項目質量、計劃進度的全方位的有效控制。國家有關檔案法規(guī)對項目文件的整理與歸檔的責任單位有明確規(guī)定：誰形成、誰收集、誰立卷，但是當我們作為業(yè)主單位，作為任務的承擔單位，我們對項目開展過程中各分包單位提交的項目檔案如果只是單純的接收，而不關注移交文件的整理質量，那么最后整個項目檔案是否能真實反映項目的系統(tǒng)、有效情況就要打一個大大的問號！例如：固定資產(chǎn)投資項目中常常遇到的一個典型問題就是竣工圖的更改：有些更改做了但做得不完全，不到位；有些就根本沒做；有些更奇怪，更改做得與更改單、技術核定單不相符，讓人不免對竣工圖的有效性產(chǎn)生懷疑?？梢?，檔案的整理過程，不僅僅是對檔案材料的排序、數(shù)量進行核對，更實際更重要的作用在于對項目的質量控制進行最后的把關。高質量的整理結果，呈現(xiàn)的一定是一個脈絡清晰，質量可靠的項目實施概況。也就是說，檔案的整理過程是對項目質量的一個控制過程，要保證項目檔案的整理質量，檔案人員必須充分了解項目進行的全過程，遵循項目文件的形成規(guī)律和成套性，保持文件的有機聯(lián)系，才能保證文件的真實有效，而真實有效的項目檔案才是對我們的工作有指導、幫助作用的可利用的檔案。
檔案編目
在完成對歸檔材料的收集、整理后，我們要做的是檔案編目工作。對歸檔的文件材料的頁號、案卷封面、案卷脊背、卷內目錄、卷內備考表等進行編寫。按照著錄規(guī)則，通常應該著錄的內容包括：序號、文件編號、責任者、文件材料題名、日期、頁號等，其中文件材料題名是我們在提供檔案利用時使用得最多的信息，在此項數(shù)據(jù)中，我們通常填寫的是文件材料的封面全稱，這種方式對文書檔案非常適合，但在科研檔案中，有時就不能完全反映檔案材料的內容，例如我單位的技術服務項目，簽署的合同封面一律為技術服務合同，有些在合同次頁有具體工作名稱，有些就只有甲方對乙方工作內容的規(guī)定，少則幾條，多則幾十條、幾十頁，如果我們在進行編目時不能夠對合同內容進行概括提煉著錄進文件材料題名，那么要找到指定內容的技術服務合同，就不亞于大海撈針了。因此，在檔案編目這個工作環(huán)節(jié)中，我們在錄入文件材料題名時，一定要對文件內容作仔細地研讀，力求將文件主題內容反映出來，以利利用。
檢索
檢索是在我們完成對檔案材料的整理、編目后，為滿足利用者需求而做的準備工作，我們將文件編號、責任者、文件材料題名、日期等錄入數(shù)據(jù)庫中。利用者根據(jù)自己的需求，在相應查詢窗口輸入檢索信息以取得所需檔案內容。在這個工作環(huán)節(jié)中，如果我們僅僅按著錄規(guī)則錄入文件編號、責任者、文件材料題名、日期、頁號等數(shù)據(jù)，要滿足所有利用者的需求是遠遠不夠的?？萍紮n案的管理一般是根據(jù)科研生產(chǎn)項目、課題或專業(yè)立卷歸檔，但科研單位人員可能因為所處的角色與位置不同，關注的對象會有所不同。為滿足各類人員的各種需求，應根據(jù)本單位的機構設置、部門職能分工及科研生產(chǎn)實際情況對檔案材料進行仔細研究，對利用頻率較高的信息進行匯總，增加項目階段、技術狀態(tài)、立項說明、關鍵技術指標、項目成果、專利情況等檢索項，提高了檢索效率。
檔案的查詢、借閱
身處基層的檔案工作者都深有體會，利用者都是帶著需要解決的問題來到檔案部門。但檔案館內的檔案數(shù)量浩瀚，種類繁多，利用者很難對其有一個全面、深入、充分的了解。不管他們的利用目的和對檔案工作的熟悉程度如何，在獲取檔案資料上都需要檔案部門的協(xié)助。那么檔案人員就應不斷充實多方面的學科知識，熟悉庫藏，提高自身的專業(yè)素質和業(yè)務水平，為利用者提供盡可能全面的服務，根據(jù)利用者的實際情況采取靈活的服務方法：如對一些初次進館或不熟悉檔案情況的利用者，可向他們介紹館藏內容、檢索工具體系及使用方法，使他們對檔案館的情況有一個總體了解，以選擇查詢方法和檢索途徑；對一些表達不清自己需求的利用者，可主動詢問其利用目的，把握其要求，有的放矢的去指導或幫助其查詢；對于某些利用者面對幾份各不相同或相互矛盾的檔案材料而無所適從時，可適時的參與其利用活動，根據(jù)自己對館藏檔案的了解，為他們在對檔案信息進行篩選時提供幫助。也就是說，在我們檔案人員與利用者之間要建立一種相互信任、相互理解的和諧關系，以多種形式迅速、準確、系統(tǒng)地開發(fā)、傳遞、應用檔案信息資源，充分發(fā)揮檔案的利用價值，為企業(yè)各項工作提供有效服務。
（一）建立規(guī)范化的檔案管理模式，是企業(yè)自身保持穩(wěn)定、持久發(fā)展的需要
檔案管理部門及人員要幫助民營水運企業(yè)盡快樹立正確的檔案管理規(guī)范化意識，自覺形成和建立科學規(guī)范的基本檔案管理模式，以達到完整保存、科學管理和有效利用檔案的目標，使檔案管理工作能夠為企業(yè)的持續(xù)發(fā)展打下堅實基礎，也能有效地提高民營水運企業(yè)的管理水平。
（二）建立規(guī)范化的符合企業(yè)自身特點的檔案管理模式，是促進民營水運企業(yè)健康發(fā)展的有效途徑
民營水運企業(yè)的生成主要有兩個途徑：1、靠民間資本土生土長發(fā)展起來；2、由國有中小企業(yè)改制而來。不論何種形式生成的民營企業(yè)，都是按產(chǎn)權明晰、責任明確、政企分開、管理科學的現(xiàn)代公司制運作的。企業(yè)檔案管理作為民營企業(yè)管理的一部分，為了能提供與企業(yè)制度特征相一致的有效服務，應當建立檔案權屬明確、管理科學、企業(yè)自律、行政監(jiān)管的檔案管理制度。
（三）民營水運企業(yè)建立規(guī)范化的檔案管理模式，是建立水上安全鏈的需要，是建立水運企業(yè)安全管理機制的需要
隨著民營船舶修造企業(yè)、民營船舶運輸公司的發(fā)展，民營水運企業(yè)及其船舶也成為水運企業(yè)中不容忽視的一部分。他們是否擁有真實可信、完整科學的檔案管理體系，成為水運安全管理部門關心的焦點。水運企業(yè)的高風險性質，社會的高風險時代特征，都需要民營水運企業(yè)建立規(guī)范化的檔案管理模式成為水上安全鏈的重要一環(huán)。
二、民營水運企業(yè)檔案管理特點
（一）多元性
民營水運企業(yè)大多屬中小企業(yè)，按所從事的業(yè)務領域可分為船舶設計企業(yè)、船舶修造企業(yè)、船舶運輸企業(yè)，不同領域的民營企業(yè)檔案內容有所不同，檔案管理模式也會有所差異，各領域的企業(yè)要著力研究適合本企業(yè)的檔案管理模式，找到最優(yōu)的管理辦法。
（二）效益性
效益，一是指管理成本最小，二是收效最大。民營水運企業(yè)檔案工作講求效益性是市場經(jīng)濟的客觀要求和體現(xiàn)。所以，民營水運企業(yè)在“建檔內容”應著重建立能創(chuàng)造企業(yè)經(jīng)濟效益的有關檔案。
（三）靈活性
民營水運企業(yè)檔案管理方式靈活，管理地點靈活，管理手段靈活。企業(yè)自身作為檔案管理的主體，民營企業(yè)檔案具體的收集、整理等由民營企業(yè)自身決定，民營企業(yè)必須在遵循《檔案法》第十六條的前提下，靈活選擇適合自身企業(yè)特點的檔案管理方式。例如船舶運輸企業(yè)有關船舶的船舶檢驗證書、船舶登記證書、船員適任證書、船舶保險文書及財務擔保證明等文件須按主管部門的法規(guī)隨船攜帶。
三、民營水運企業(yè)檔案管理模式
（一）企業(yè)要主動按照水運主管部門和檔案行政部門的要求開展建檔工作
民營水運企業(yè)特殊的行業(yè)特點決定企業(yè)檔案管理必須按照海事主管部門的法規(guī)要求進行建檔，企業(yè)與海事部門之間要形成良好的互動關系。海事部門要在企業(yè)自愿的基礎上，通過調研、研討等方式，將企業(yè)、各地檔案行政部門及各相關部門組織起來共同制定民營水運企業(yè)檔案管理辦法，努力促進水運企業(yè)檔案工作的發(fā)展。檔案行政部門在調研基礎上，幫助企業(yè)理清思路，著手建立企業(yè)較關心的、事關企業(yè)自身利益的如產(chǎn)品、設備、基建等科技檔案、營銷檔案、企業(yè)信用檔案。
（二）積極建立民營水運企業(yè)檔案管理人員培訓體系，為企業(yè)提供檔案人員支持保障
企業(yè)要實現(xiàn)檔案工作的健康發(fā)展，檔案人員的文化素質、專業(yè)知識和操作技能是關鍵。檔案行政部門要面對企業(yè)的實際情況主動宣傳、積極引導，有針對性地與海事部門共同舉辦民營水運企業(yè)檔案人員培訓班，使檔案管理人員能夠便捷系統(tǒng)地掌握相關的法規(guī)與工作技能，為民營水運企業(yè)培養(yǎng)素質高的專業(yè)檔案管理人員。
（三）樹立典型，以點帶面，有力推動民營水運企業(yè)檔案管理的發(fā)展
檔案行政管理部門對于基礎較好的民營水運企業(yè)要重點培育和扶持，幫助他們總結出管理經(jīng)驗與模式，在行業(yè)內起到示范效應。對于基礎較差的企業(yè)，要根據(jù)企業(yè)的實際情況指導建檔，幫助他們逐步走上正軌。
（四）檔案管理人員要主動服務，使檔案工作緊密為企業(yè)發(fā)展服務
作為基層檔案管理人員，面對的檔案材料數(shù)量多，信息量廣，如何從大量的檔案中挖掘有價值的信息，為企業(yè)的發(fā)展服務是檔案專業(yè)人員的重要任務，檔案管理人員要按檔案管理的要求搞好分類、整理、登記、編目、上架等工作。企業(yè)檔案的信息匯編，不僅企業(yè)創(chuàng)造經(jīng)濟價值和社會效益，還可以增強企業(yè)競爭力。
（二）有的學校由于無專門的檔案管理人員，故材料的收集、整理、移交都是由教學秘書兼著，由于有些教師不配合，就會造成資料的不完整和檔案材料的不延續(xù)性。加上有些老師認為自己的主要工作是教學,對檔案材料只要用時有就可以了,，無須按什么規(guī)則整理歸檔，導致教學檔案整理、分類缺乏統(tǒng)一的執(zhí)行標準，使得教學檔案整理、分類缺乏系統(tǒng)性與關聯(lián)性。
（三）資金緊缺:收集到的材料并不能馬上移交，因經(jīng)費不足有些學校連一個像樣的檔案柜都沒有，故造成檔案材料收集整理后與移交前這一段時間無處可放，容易遺失而造成檔案材料的遺失。
二、幾點建議
（一）結合單位特點，有針對性地做好教學檔案管理工作學校檔案室具有專業(yè)部門的特性，工作中需要運用和掌握相關的專業(yè)知識。因此，也相應賦予了檔案管理工作一定的特殊性，對檔案管理工作提出了更高的專業(yè)要求。如：檔案室工作人員要對所有存檔的學籍、資料進行全面的核查，保證“三個一致”。要求更改標記正確，簽字及日期齊全，發(fā)現(xiàn)錯誤限期整改，以確保學籍的有效性。這就要求我們檔案工作人員必須具備相應的專業(yè)知識和嚴謹?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，才能做到其要件齊備、完整有效。
（二）創(chuàng)新管理模式，進一步做好教學檔案的管理和開放利用
1.在教學檔案管理過程中，我們努力做到豐富檔案的內容，增強檔案資料的針對性和時效性，我們不但將文檔資料收編在卷，而且將其整理刻錄成光盤，翔實地記錄了教學檔案收藏的全過程，如此，既方便了工作，又保證了資料的完整性和易用性。
2.建立起電子查詢、索引系統(tǒng)，并在保存紙質檔案的基礎上，逐步建立完善電子版檔案。因此，降低了教學檔案的管理成本，極大地減少了檔案管理工作強度，方便了檔案的管理和利用。最大強度低開發(fā)利用教學檔案。學校檔案部門和檔案人員應改變原有的工作習慣和保守的工作觀念，把工作重心轉向提供服務這個環(huán)節(jié)。不但要在工作態(tài)度上積極主動，而且要在服務模式上有所創(chuàng)新，圍繞學校教學的特點，提供超前服務和跟蹤服務，努力提高服務質量和服務效果。一方面要編制多角度的檢索工具，以原件提供服務，建立起檔案信息資源共享平臺；另一方面要及時掌握工作動態(tài)，匯編各個方面的信息資源，提供綜合信息服務。
3.加強教學檔案的規(guī)范化管理。從教學檔案管理方面存在的問題出發(fā)，各學校由于檔案工作規(guī)范化程度低，管理不到位，檔案管理、存檔部門職責不明，歸檔機制不健全，導致文件材料重復歸檔、不歸檔、漏歸檔現(xiàn)象較為普遍，亟需在科學劃分檔案類目的基礎上，明確檔案的建檔、存檔和管理職責，加強對檔案工作的指導和對檔案管理人員的業(yè)務培訓，定期開展對檔案工作的指導與業(yè)務培訓，定期開展對檔案工作的督查，提高信息服務的針對性與實用性，加速學校檔案信息化建設。
（三）對下一步檔案管理工作的設想
1.抓好業(yè)務培訓。進一步加大學習和培訓力度，強化專業(yè)培訓，把學習檔案管理新知識與教學業(yè)務知識緊密的結合起來。加強教學檔案學習的針對性和計劃性，學以致用，知行統(tǒng)一。提高教學檔案業(yè)務工作的標準化、規(guī)范化水平。
2.抓好基礎性工作。教學檔案管理作為教育行業(yè)發(fā)展的基礎性、服務性工作，將嚴格按照主管部門的具體要求，進一步建立健全教學檔案歸檔制度，要嚴格按照要求規(guī)范操作，妥善保管，確保檔案資料不受損失。
2 房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理工作的特點
2.1檔案管理工作具有專業(yè)性特點
權屬檔案是專業(yè)性材料。房地產(chǎn)權屬管理工作特別是權屬登記工作，這個工作是非常繁瑣，涉及的范圍是很廣，同時也是有政府政策干涉，有很強的政策性。這個檔案的各種材料也是很廣泛，文件里面的名詞和專業(yè)的術語也很多，可以說專業(yè)性很強，很多都是用表格式和一些規(guī)范的格式來表達出來的。
2.2具有動態(tài)性特點
動態(tài)性是整個房地產(chǎn)檔案最顯著的特點。很多房地產(chǎn)的權力和房地產(chǎn)環(huán)境情況特點一般都不是一成不變的，它是隨著時間和環(huán)境的變化，比如房子的買賣，房子的交換和房屋的損壞倒塌，等等活躍的房地產(chǎn)權屬發(fā)生的任何變化，都是影響整個房地產(chǎn)的所有權歸屬。財產(chǎn)在不斷的變化，也在不斷的轉移，房地產(chǎn)檔案管理動態(tài)性是要加強現(xiàn)代化管理。
2.3.市場價值性
房地產(chǎn)屬于有價值的不動資產(chǎn)。因此，房地產(chǎn)的價值性擁有很強的市場追求。這也是房地產(chǎn)檔案與其他的檔案不同一個特點。價值量大，才能推動市場的需求，也就是在這樣大的市場需求條件下才促使檔案管理現(xiàn)代化。
2.4 綜合性、全面性特點
房地產(chǎn)企業(yè)檔案具有綜合性。以上分析可以看出，房地產(chǎn)企業(yè)的檔案與專門的房管機構不同，不僅有房地產(chǎn)權屬登記檔案，更多的是專業(yè)的項目檔案、合同檔案，以及企業(yè)內部行政、經(jīng)營管理活動中形成的檔案。涉及內容龐雜，領域寬泛，種類繁多。這就要求在檔案規(guī)范管理的過程中，要通盤考慮，全面系統(tǒng)地進行分析，以防出現(xiàn)規(guī)范沒有涉及到的空白區(qū)。
2.5 法律法規(guī)性特點
任何的檔案文件都是需要要法律效率的，法律性是房地產(chǎn)管理部門和人民法院確認房屋產(chǎn)權、處理房地產(chǎn)糾紛的重要依據(jù)。房地產(chǎn)檔案擁有法律效力才能保證房產(chǎn)擁有者的權利。
3 房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理工作的發(fā)展趨勢展望
3.1 信息化管理的發(fā)展趨勢
現(xiàn)代社會都是電子信息化的社會，隨著科技的發(fā)展，對電子信息的應用也是越來越廣泛。房地產(chǎn)的檔案現(xiàn)代化管理也是如此的。房地產(chǎn)檔案管理要朝著現(xiàn)代化信息化的發(fā)展，要把電子管理工程建設起來，把電子信息技術運用到各種檔案考核，檔案管理之中去。同時，也要建立一套非常嚴格，緊密的系統(tǒng)來規(guī)范檔案信息系統(tǒng)。檔案管理之中的各種操作程序也是要實行電子信息化。
3.2 簡便化、效率化的發(fā)展趨勢
未來房地產(chǎn)檔案管理將會朝著越來越簡便化發(fā)展。發(fā)地產(chǎn)的檔案管理一般是一個很繁瑣的工作，管理人員每天都要面對大量房地產(chǎn)檔案的管理，未來這一工作將變得更加簡單。房地產(chǎn)的檔案管理也會在政府人員的要求和政策的實施等方面都會減少手續(xù)，都會降低要求。房地產(chǎn)的檔案辦理程序也將減少，這樣大大加速了房地產(chǎn)企業(yè)辦事效率。也同時，推動了房地產(chǎn)企業(yè)快速發(fā)展，促進整個行業(yè)經(jīng)濟快速發(fā)展。
3.3 房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理的透明化
隨著網(wǎng)絡信息的快速發(fā)展，房地產(chǎn)檔案管理也變得更加透明?，F(xiàn)代社會的經(jīng)濟發(fā)展，人們在追求經(jīng)濟利益的基礎之上，無形之中增加了人們對經(jīng)濟財富追求的手段，這樣給社會帶來很大的弊端。未來房地產(chǎn)檔案管理一律通過網(wǎng)上交易，網(wǎng)絡管理，讓人們在不同地點，不同時間都可以看到房地產(chǎn)信息的交易，房地產(chǎn)的檔案管理。這樣也增加房地產(chǎn)行業(yè)的檔案透明度。未來房地產(chǎn)企業(yè)的發(fā)展也是將朝著健康科學的方向發(fā)展。
4 為適應房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理發(fā)展趨勢的工作措施
4.1 加強現(xiàn)代化檔案管理人才
房地產(chǎn)的現(xiàn)代化發(fā)展是需要人才支撐的，培養(yǎng)現(xiàn)代化管理人才是提高產(chǎn)業(yè)的能力的一個重要手段。房地產(chǎn)在過去幾十年的發(fā)展，經(jīng)歷了傳統(tǒng)的發(fā)展模式，由傳統(tǒng)的手寫記錄慢慢地在向著現(xiàn)代化管理轉變?，F(xiàn)代化管理需要現(xiàn)代化管理人才，人才需要教育培訓。所以，房地產(chǎn)企業(yè)在培育現(xiàn)代化檔案管理人才的策略是必需的。
4.2 加快房地產(chǎn)檔案管理的數(shù)字化，信息化
傳統(tǒng)的房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理都是用一些紙質文件和手寫程序。傳統(tǒng)的模式已經(jīng)無法滿足今天房地產(chǎn)行業(yè)的發(fā)展了。傳統(tǒng)的手寫紙質文件都將慢慢退出歷史的舞臺。因為這樣的辦事方式效率很慢，程序很復雜，同時也是非常不環(huán)保的。每天可能都要消費大量的紙，給環(huán)境帶來很大的壓力。所以政府也是不支持，環(huán)保人士也是不支持。推行現(xiàn)代化管理就必需要實行數(shù)字化和信息化管理。信息化的管理也是現(xiàn)代社會發(fā)展的要求，現(xiàn)代化檔案管理也是需要信息技術的推動。
4.3 質量管理體系持續(xù)優(yōu)化升級
質量管理體系當中有一個重要循環(huán)，那就是“計劃”、“執(zhí)行”、“檢查”、“行動”，它代表了全面質量管理的全部過程，是一個螺旋上升的過程。將這一循環(huán)應用到檔案的規(guī)范管理之中，才可以保障管理的可持續(xù)發(fā)展。而要實現(xiàn)這一循環(huán)發(fā)展離不開對管理的評估和檢查，離不開對檢查反饋結果的修正和改善。這就要求檔案部門要定期聽取業(yè)務部門對檔案工作的意見反饋，及時進行改正，進而有效推動檔案工作的可持續(xù)發(fā)展。
4.4 合作管理提高競爭力
現(xiàn)代化的管理也是需要合作才能實行的。房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理的過程，需要尋求多個企業(yè)的合作，行業(yè)的合作也將為房地產(chǎn)檔案管理提供更多的發(fā)展空間。各企業(yè)在合作的過程之中，可以互相學習，吸收各自的發(fā)展經(jīng)驗和優(yōu)勢，提高自身的競爭力。房地產(chǎn)的檔案管理在合作和交流之中不斷地進步。
4.5規(guī)范企業(yè)檔案管理有效責任機制
1、數(shù)碼照片檔案管理缺乏統(tǒng)一的標準，制度不健全
有關檔案實體分類規(guī)定：“聲像檔案必須實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于開放利用”。但現(xiàn)在照片檔案管理的制度建設都還處于不斷完善中，相關的規(guī)章制度發(fā)展也比較滯后。隨著數(shù)碼相機的普及，數(shù)碼照片資料日益增多，大量堆積如山的數(shù)碼照片在豐富著檔案資源的同時，也給檔案管理者提出新的挑戰(zhàn)，數(shù)碼照片檔案和膠卷照片、圖片資料、紙質文件等檔案有著本質的區(qū)別。因數(shù)碼照片管理工作沒有統(tǒng)一易行的方式，一直以來，更多的都是管理工作人員憑借自己的“經(jīng)驗”在整理。數(shù)碼照片具有特殊性，原有的管理已不適合，而新的管理制度又不健全，數(shù)碼照片檔案管理無章可循，這直接影響了數(shù)碼照片的規(guī)范管理。
2、對數(shù)碼照片檔案管理缺乏深刻認識，管理意識不強
長期以來，在檔案管理工作中都偏重于文書檔案的收集、整理、歸檔，照片檔案在檔案管理工作中往往處于配角地位，相對于傳統(tǒng)照片檔案，數(shù)碼照片起步較晚，人們對數(shù)碼照片檔案管理認識程度不深，思想上不夠重視，管理意識不強，數(shù)碼照片檔案管理普遍被忽視。但隨著科技的不斷發(fā)展，數(shù)碼相機在人們的生活、工作中已經(jīng)普及，數(shù)碼照片也代替了傳統(tǒng)的膠卷照片。在實際工作中，因數(shù)碼照片無底片，不需沖印即可觀看和利用，所以一般情況下，單位或個人在活動中若拍攝數(shù)碼照片后大都輸入計算機看完、用完即大功告成，對于它的分類、整理、歸檔這些工作則經(jīng)常會一拖再拖，而隨著時間的推移、人員的變動和其它工作的影響，這些數(shù)碼照片也失去了它存在的價值，有的甚至會丟失。
3、數(shù)碼照片檔案管理存在安全隱患，管理系統(tǒng)不完善
數(shù)碼照片沒有底片，以數(shù)字文件形式保存，查閱、復制、整理都是通過數(shù)字化程序來實現(xiàn)的，它依賴計算機、存儲卡等各種設備，而存儲各種設備的條件及故障直接影響數(shù)碼照片的安全，在管理工作不到位情況下，計算機病毒、軟件故障、網(wǎng)絡傳輸出錯、數(shù)據(jù)誤刪、工作人員流動、更換電腦等都會造成數(shù)碼照片的破壞或丟失。另外數(shù)碼照片的內容很容易被增、刪和修改，制度、技術措施不到位就很難對數(shù)碼照片進行安全保護。數(shù)碼照片成像與處理便捷快速、方便修改、傳輸方式多等特點也可導致數(shù)碼照片如果被修改、重新編輯，那么，收集數(shù)碼照片檔案管理的工作人員就無法判斷數(shù)碼照片的原始性和真實性。
4、數(shù)碼照片檔案的開發(fā)利用技術比較落后
基于數(shù)碼照片檔案的便利、圖像清晰等特點，很多單位的檔案室都設立數(shù)碼照片檔案管理室，但由于沒有統(tǒng)一的專門檢索數(shù)碼照片的系統(tǒng)，檔案管理者對數(shù)碼照片不能及時的開發(fā)，所以很難在一個平臺上查閱與搜索到用戶所需求的數(shù)碼照片檔案的資源，使數(shù)碼照片檔案資源很難被大眾化地開發(fā)與利用。
二、依自身特點與規(guī)律做好數(shù)碼照片檔案管理的措施
數(shù)碼照片檔案資源作為“檔案資源體系”建設的重要組成部分，越來越引起檔案部門的高度重視。做好數(shù)碼照片檔案管理工作，有效提升數(shù)碼照片檔案資源建設的水平，要從提高思想認識、健全制度標準、優(yōu)化工作流程、配備專業(yè)人員與設備等幾個層面著手。只有準確把握數(shù)碼照片檔案在形成、收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)的特點和規(guī)律，數(shù)碼照片檔案的管理工作才能確保取得實效。
1、依自身特點與規(guī)律做好數(shù)碼照片檔案的前期介入工作
數(shù)碼照片檔案的收集工作不是件容易的事情，筆者認為，一是拍攝照片的人不注重片的質量，拍攝技術，內容主次等，造成無照片可收集;二是拍攝照片的人或部門將照片作為個人或部門成果不愿移交歸檔，造成照片收集不上來。這兩個不容易的原因就是數(shù)碼照片檔案在拍照前期的介入不夠，拍照人對數(shù)碼照片檔案收集的認識不夠深入。
隨著對數(shù)碼照片檔案形成規(guī)律認識的深入，檔案管理工作人員合理有效的前期介入，能夠改善數(shù)碼照片檔案歸檔不齊全、歸檔數(shù)量不足、拍攝照片質量不高等資源建設困境。在實際管理工作中要根據(jù)數(shù)碼照片自身特點與規(guī)律，采取積極有效的措施，比如明確分工、落實職責等。確保數(shù)碼照片拍攝范圍全面、拍攝數(shù)量、質量得到保障，并及時向檔案部門進行移交，從而使檔案部門做好檔案的收集整理。
2、依自身特點與規(guī)律細化數(shù)碼照片的收集環(huán)節(jié)
在實際工作中，數(shù)碼照片和它的文字說明是數(shù)碼照片檔案資料的重要組成部分，要做到圖文并茂，照片和文字說明應齊全、準確、簡明、能夠概括時間、地點、人物、事由、攝影者等必備的要素，能反映數(shù)碼照片的主要內容。二者如有一項不完備，鮮活的照片就可能成為沒有價值的死信息;拍攝質量不高就會使得形象的歷史記錄黯然失色。
細化要求，加強培訓是解決問題的重要途徑。在收集數(shù)碼照片檔案的環(huán)節(jié)中，通過細化要求的形式，可以確保數(shù)碼照片的拍攝質量及文字說明的準確完整。文字說明應該包含哪些要素、怎樣編寫等細節(jié)內容，將這些要求明確下來，形成攝影工作人員的手冊。有些數(shù)碼照片經(jīng)過修飾剪裁，破壞了數(shù)碼照片的原始性，對將來的利用造成困難，為避免這些情況的發(fā)生，就要通過具體要求和培訓來有效規(guī)避此類隱患。
3、依自身特點與規(guī)律做到“隨辦隨歸”的整理環(huán)節(jié)
數(shù)碼照片方便快捷等特點是眾所周知的，數(shù)碼照片隨形成隨整理的方式是解決檔案整理不及時的有效措施。通過“隨辦隨歸”，將數(shù)碼照片檔案工作的量分在平時，由于整理及時，避免了少歸、漏歸等情況，優(yōu)化工作流程，提升工作效率?，F(xiàn)在有很多單位的檔案管理人員都是兼職的，數(shù)碼照片來源多，“隨辦隨歸”可以改變原來的年底集中移交或第二年初集中移交歸檔的模式。這樣可以做到移交及時、整理及時、利用及時，而且歸檔的齊全完整程度也得到了保障，有利于歸檔工作的良性循環(huán)。
