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時(shí)間：2023-06-14 09:34:49
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隨著市場(chǎng)主體法制觀念的不斷增強(qiáng)，市場(chǎng)交易行為日趨規(guī)范，合同檔案數(shù)量與日俱增，在不同領(lǐng)域發(fā)揮的作用日益凸顯。筆者所在單位每年新增合同近3萬(wàn)件，累計(jì)已達(dá)26萬(wàn)余件，在合同檔案管理的探索中積累了一些有益的經(jīng)驗(yàn)，也存在一些需要探討的細(xì)節(jié)問(wèn)題。下面以中國(guó)聯(lián)通河南省分公司為例，從三個(gè)方面對(duì)合同檔案管理的做法進(jìn)行梳理、探討。
1 合同檔案的收集
1.1 收集時(shí)間：合同檔案有其自身的形成和運(yùn)動(dòng)規(guī)律，有的合同在幾天或幾周內(nèi)即可履行完約定事項(xiàng)，比如辦公用品的采購(gòu)合同，有的合同履行時(shí)間較長(zhǎng)，需要幾年甚至更長(zhǎng)的時(shí)間，比如重大建設(shè)項(xiàng)目類(lèi)合同等，這些特點(diǎn)決定了合同檔案的收集時(shí)間宜根據(jù)具體情況靈活掌握，不能等合同全部履行完畢再歸檔。為確保一個(gè)歸檔年度內(nèi)的合同檔案齊全完整，且不影響合同的正常履行，筆者所在單位采取了以下三種形式：一是每季度的第一個(gè)月定期收集上季度履行完畢的合同；二是根據(jù)合同履行進(jìn)度，分階段收集履行周期較長(zhǎng)的重要合同，將合同原件在合同簽訂年度及時(shí)歸檔，提供復(fù)制件作為履行合同的依據(jù)；三是隨時(shí)收集在簽約儀式上簽訂的合同以及承辦合同量較小的部門(mén)簽訂的合同，避免丟失損毀。
1.2 收集內(nèi)容：合同檔案的內(nèi)容應(yīng)包括合同審批、招投標(biāo)、簽訂、履行、變更、終止、爭(zhēng)議解決等與合同有關(guān)的文件材料，不能局限于合同本身，應(yīng)做到齊全完整、不重不漏。[1]具體包括以下三個(gè)方面：
1.2.1 合同審批階段的文件材料：包括與合同有關(guān)的技術(shù)背景資料、可行性論證、技術(shù)評(píng)價(jià)報(bào)告、招投標(biāo)文件、審批文件、審簽單等。[2]
1.2.2 合同簽訂階段的文件材料：包括法人授權(quán)委托書(shū)、簽字儀式聲像材料、廉潔自律承諾書(shū)、公證書(shū)、合同書(shū)等。由于合同正本和副本在內(nèi)容一致的情況下法律效力相同，但合同正本的簽字、蓋章必須是原件，合同副本則不一定，因此，合同歸檔時(shí)應(yīng)以正本為準(zhǔn)，只有在正本因某種原因缺失的情況下可以將副本歸檔，不應(yīng)當(dāng)將正本和副本同時(shí)歸檔保存。
1.2.3 合同履行階段的文件材料：包括合同變更、補(bǔ)充協(xié)議、爭(zhēng)議解決、法律訴訟、備忘錄、項(xiàng)目驗(yàn)收等。
1.3 收集方式：合同檔案的收集方式由合同檔案的內(nèi)容、性質(zhì)、管理模式等所決定，但應(yīng)從源頭、過(guò)程進(jìn)行管控，確保合同的收集齊全、完整。[3]
1.3.1 系統(tǒng)內(nèi)合同的收集：對(duì)于通過(guò)合同管理系統(tǒng)進(jìn)行審簽的合同，筆者所在單位為確保合同及時(shí)歸檔，在合同審簽流程中增加了檔案部門(mén)管控環(huán)節(jié)，沒(méi)有檔案人員的歸檔確認(rèn)信息，合同無(wú)法進(jìn)入履行環(huán)節(jié)和合同款的結(jié)算，為合同檔案的齊全完整提供了切實(shí)有效的管控手段。
1.3.2 系統(tǒng)外合同的收集：對(duì)于通過(guò)傳統(tǒng)方式簽訂的系統(tǒng)外合同，在合同簽字蓋章環(huán)節(jié)由負(fù)責(zé)合同印章管理的人員牽頭收集，如果本單位先加蓋合同章，經(jīng)辦人應(yīng)登記合同信息，并簽字承諾待合同他方簽字蓋章后負(fù)責(zé)移交歸檔；如果本單位后蓋章，直接在加蓋合同章時(shí)留存一份歸檔。
2 合同檔案的整理
2.1 合同檔案的分類(lèi)?，F(xiàn)行檔案分類(lèi)方案沒(méi)有將合同檔案作為一個(gè)單獨(dú)的一級(jí)類(lèi)目進(jìn)行管理，但不同規(guī)模、不同性質(zhì)的單位在合同檔案分類(lèi)方面的做法卻千差萬(wàn)別，有的將合同檔案作為一個(gè)單獨(dú)門(mén)類(lèi)，并在檔案管理系統(tǒng)中設(shè)置了合同檔案模塊，有的將合同檔案歸入不同的類(lèi)目中。筆者認(rèn)為，合同檔案管理應(yīng)遵循現(xiàn)行檔案分類(lèi)大綱，按問(wèn)題或機(jī)構(gòu)將其歸入不同的類(lèi)目，不宜單獨(dú)作為一個(gè)獨(dú)立門(mén)類(lèi)進(jìn)行管理，以維護(hù)現(xiàn)有分類(lèi)方案的嚴(yán)整性，避免出現(xiàn)“平行類(lèi)目交叉、上下類(lèi)目互不從屬”[4]的現(xiàn)象。同時(shí)，為便于合同檔案的日常管理和開(kāi)發(fā)利用工作，可借鑒文書(shū)檔案中的發(fā)文匯集管理模式，將合同及其相關(guān)文件材料按所屬類(lèi)別歸檔，并將合同正本（或副本）按照合同流水號(hào)排列，進(jìn)行獨(dú)立管理。這樣既不改變現(xiàn)行檔案分類(lèi)體系，又便于合同檔案的日常管理、統(tǒng)計(jì)和利用，同時(shí)保證了工程、科研、設(shè)備等檔案的完整性和成套性。
2.2 合同檔案保管期限的劃分。確定合同檔案保管期限的基本原則是以合同本身的價(jià)值為依據(jù)，并兼顧其他因素。首先，屬于不同檔案類(lèi)型的合同保管期限劃分標(biāo)準(zhǔn)不同，比如文書(shū)檔案是永久、30年、15年，科技檔案是永久、長(zhǎng)期、短期。其次，合同的履行期限是重要參考指標(biāo)，合同條款規(guī)定的合同有效期是劃分合同檔案保管期限的重要依據(jù)之一。再次，合同標(biāo)的涉及設(shè)備、土地等使用年限應(yīng)作為考量因素。最后，考慮合同續(xù)簽優(yōu)惠條件等因素，根據(jù)設(shè)備的更新?lián)Q代情況適當(dāng)延長(zhǎng)合同檔案的保管期限。比如，再次采購(gòu)?fù)?lèi)型設(shè)備或其升級(jí)換代產(chǎn)品，可給予合同總價(jià)15%的優(yōu)惠。避免片面夸大合同的重要性，將合同不分主次一律列為永久保管，也不應(yīng)當(dāng)有完全按照合同履行期限，履行期滿即銷(xiāo)毀的極端做法?？梢?jiàn)，盡管鑒定合同價(jià)值并無(wú)具體標(biāo)準(zhǔn)可循，但只要善于綜合各方面信息，運(yùn)用全面的、辯證的、動(dòng)態(tài)的觀點(diǎn)看問(wèn)題，就有助于合同檔案保管期限的劃分趨于準(zhǔn)確合理。
2.3 合同檔案的排序。合同檔案整理時(shí)，無(wú)論按機(jī)構(gòu)還是按問(wèn)題分類(lèi)，無(wú)論歸入哪種檔案類(lèi)型和類(lèi)目，合同檔案的排序應(yīng)遵循下列原則：首先，將與合同訂立、變更、履行、終止等相關(guān)的文件材料集中排列，不宜分散到不同的案卷或件進(jìn)行整理。其次，按照結(jié)論性文件在前，依據(jù)性文件在后的原則排序，不宜簡(jiǎn)單機(jī)械地按文件形成時(shí)間先后順序排列。最后，合同審簽單上記載的信息反映了合同的起草、修改、審核等形成過(guò)程，相當(dāng)于正式公文的定稿，應(yīng)將其附在合同的后面，而不是合同的前面。遵循上述原則以確保合同檔案之間的有機(jī)聯(lián)系、主次分明、條理清晰。
2.4 變更、續(xù)簽合同的歸屬。合同變更指有效成立的合同在尚未履行或未履行完畢時(shí)，由于一定法律事實(shí)的出現(xiàn)而使合同內(nèi)容發(fā)生改變。文書(shū)檔案中合同歸檔時(shí)一般以年度為單位，對(duì)于跨年度簽訂合同變更或補(bǔ)充協(xié)議不宜集中存放。原因如下：一是跨年度混放不便于檔案的統(tǒng)計(jì)；二是原有檔案有統(tǒng)一的編號(hào)，插入文件時(shí)將造成編號(hào)的混亂；三是增加新歸檔合同需要調(diào)整檔案盒甚至檔案柜的位置；四是不便于合同檔案的檢索利用，例如，在2012年簽訂的補(bǔ)充協(xié)議，如果放到2009年度歸檔，可能造成檢索失誤。但按年度似乎又割裂了合同間的必然聯(lián)系，正確處理方法是在合同備考表中注明相互關(guān)聯(lián)合同檔號(hào)及存放位置。
2.5 合同檔案歸檔文件目錄的填寫(xiě)
2.5.1 文件編號(hào)。不同單位的合同簽訂都有自己獨(dú)立的合同審批流程和合同號(hào)的編制規(guī)則，填寫(xiě)文件編號(hào)時(shí)，應(yīng)以本單位的合同號(hào)為準(zhǔn)，而不是合同他方編制的合同號(hào)。
2.5.2 責(zé)任者。因合同的訂立方為雙方或多方，所以合同檔案的法定責(zé)任者為兩個(gè)或以上，且必有一方是本單位，歸檔工作中為了目錄格式的美觀和檢索方便，合同檔案的責(zé)任者應(yīng)填寫(xiě)合同他方，便于查詢(xún)和管理。
2.5.3 成文日期。合同成文日期的確定類(lèi)似于聯(lián)合行文，以最后一個(gè)合法簽訂人簽署的日期為準(zhǔn)，因?yàn)橹挥泻贤鞣饺亢炞稚w章后合同才能正式生效。
3. 合同檔案的信息化建設(shè)
3.1 合同管理系統(tǒng)中電子印章的技術(shù)處理方法。一些合同量較大的單位都建設(shè)了合同管理系統(tǒng)，通過(guò)系統(tǒng)審簽合同有利于嚴(yán)格控制流程，公開(kāi)、透明、提高效率，但由于合同簽訂各方可能一方?jīng)]有使用系統(tǒng)，也可能使用不同的系統(tǒng)，不太可能使用同一系統(tǒng)進(jìn)行同一合同的審簽，合同簽署環(huán)節(jié)加蓋雙方電子印章在目前管理格局下難以實(shí)現(xiàn)，應(yīng)通過(guò)不同方式履行完合同各方的審批流程后手工加蓋合同章，將簽字蓋章頁(yè)掃描后插入合同管理系統(tǒng)中的電子合同正本中，完成電子合同的簽署流程，并形成完整的電子合同版本。
3.2 檔案管理系統(tǒng)中合同檔案的模塊設(shè)置。根據(jù)前面分析，盡管我們不贊成將合同作為單獨(dú)門(mén)類(lèi)進(jìn)行管理，但在檔案管理系統(tǒng)中設(shè)置獨(dú)立的合同檔案模塊便于合同檔案管理。因?yàn)槲臅?shū)、科技等類(lèi)型檔案的著錄項(xiàng)目不能完全涵蓋合同檔案的著錄和檢索信息，如，合同金額、合同類(lèi)型、授權(quán)簽約代表、合同對(duì)方等。但在編制檔號(hào)時(shí)，仍然按照所歸入的門(mén)類(lèi)正常編號(hào)，并在備考表注明參見(jiàn)號(hào)。
3.3 合同檔案的數(shù)字化管理。合同檔案的數(shù)字化管理即利用OCR、存儲(chǔ)、數(shù)據(jù)庫(kù)等技術(shù)手段，通過(guò)數(shù)據(jù)交換、轉(zhuǎn)存、掃描等方式，將不同載體形式的合同轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，形成一個(gè)有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫(kù)，實(shí)現(xiàn)資源共享的工作機(jī)制。主要途徑如下：
3.3.1 搭建系統(tǒng)橋梁。信息化水平較高、合同量較大的單位，一般都建設(shè)了網(wǎng)絡(luò)版合同系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)，通過(guò)建立聯(lián)網(wǎng)的系統(tǒng)間數(shù)據(jù)交換接口，實(shí)現(xiàn)已辦結(jié)合同數(shù)據(jù)自動(dòng)轉(zhuǎn)換、存儲(chǔ)到檔案管理系統(tǒng)，直接實(shí)現(xiàn)合同檔案的數(shù)字化管理。
3.3.2 下載轉(zhuǎn)存數(shù)據(jù)。對(duì)于因經(jīng)濟(jì)、技術(shù)等原因無(wú)法建立系統(tǒng)間數(shù)據(jù)交換接口的情況，可以將電子合同下載后，通過(guò)原文管理的方式轉(zhuǎn)存到檔案管理系統(tǒng)，以實(shí)現(xiàn)合同檔案的數(shù)字化管理。
3.3.3 掃描掛接數(shù)據(jù)。通過(guò)掃描、拍攝等方式，將紙質(zhì)載體的合同轉(zhuǎn)化為電子合同，并進(jìn)行技術(shù)加工和處理，通過(guò)批量數(shù)據(jù)掛接方式，實(shí)現(xiàn)合同檔案的數(shù)字化管理。
結(jié)語(yǔ)：SOX（薩班斯）內(nèi)控檢查和內(nèi)部審計(jì)越來(lái)越嚴(yán)格，對(duì)境內(nèi)外上市企業(yè)合同檔案的管理提出了更高的要求，探索、研究合同檔案管理模式，強(qiáng)化合同檔案規(guī)范化管理，有助于提升企業(yè)基礎(chǔ)管理水平。
參考文獻(xiàn)：
[1]袁俊玲.關(guān)于合同檔案管理的若干思考[J].山東檔案，2000（4）：4～5.
[2]張?jiān)?合同檔案的特點(diǎn)及其管理[J].山西檔案，2000（4）：23～25.
《會(huì)計(jì)法》明確規(guī)定：“國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、公司、企業(yè)、事業(yè)單位和其他組織（以下統(tǒng)稱(chēng)單位），須依照本法辦理會(huì)計(jì)事務(wù)?！备鲉挝槐仨氁婪ㄔO(shè)置會(huì)計(jì)賬簿，并保證其真實(shí)、完整。會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)、會(huì)計(jì)人員依照本法規(guī)定進(jìn)行會(huì)計(jì)核算、實(shí)行會(huì)計(jì)監(jiān)督。會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)、會(huì)計(jì)人員依法真實(shí)、完整地辦理了會(huì)計(jì)事務(wù)，也就是說(shuō)，會(huì)計(jì)人員生產(chǎn)出合格“產(chǎn)品”了。那么，如何把這一合格“產(chǎn)品”—即會(huì)計(jì)檔案保管好、使用好，是各單位普遍存在的問(wèn)題。本文就擬把會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)范化和管理專(zhuān)業(yè)化結(jié)合統(tǒng)一方面進(jìn)行探討。
財(cái)政部、國(guó)家檔案局關(guān)于印發(fā)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的通知，自1999年1月1日起執(zhí)行，對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理有了明確規(guī)定。但是目前的狀況是：有的單位會(huì)計(jì)檔案管理比較規(guī)范，有的單位會(huì)計(jì)檔案管理的隨意性比較大，有的單位在會(huì)計(jì)核算年度終了，把會(huì)計(jì)檔案往庫(kù)里一堆了事。沒(méi)有專(zhuān)職檔案人員進(jìn)行管理，也沒(méi)有配備兼職人員進(jìn)行管理，誰(shuí)需要資料誰(shuí)都可以查找，嚴(yán)重違反了會(huì)計(jì)檔案管理辦法。
隨著我國(guó)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，會(huì)計(jì)工作越來(lái)越重要。會(huì)計(jì)記錄的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)信息都?xì)w集在會(huì)計(jì)檔案中。會(huì)計(jì)檔案是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)，是各級(jí)政府經(jīng)濟(jì)信息統(tǒng)計(jì)基礎(chǔ)性資料，是微觀和宏觀經(jīng)濟(jì)規(guī)劃的重要依據(jù)，也是單位負(fù)責(zé)人是否廉潔施政的重要證據(jù)，會(huì)計(jì)檔案是經(jīng)濟(jì)活動(dòng)綜合的反映。
1.會(huì)計(jì)檔案管理的專(zhuān)業(yè)化
會(huì)計(jì)檔案管理的專(zhuān)業(yè)化，包括兩個(gè)層面的含義：既包括了會(huì)計(jì)檔案管理需要有專(zhuān)業(yè)化的隊(duì)伍承擔(dān)管理工作，有包括了管理會(huì)計(jì)檔案的工作人員的專(zhuān)業(yè)化工作水平。
縣團(tuán)級(jí)以上企事業(yè)單位，會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)量大的，應(yīng)配備專(zhuān)職會(huì)計(jì)檔案管理人員。事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理人員應(yīng)給出編制。國(guó)有大型企業(yè)配備專(zhuān)職會(huì)計(jì)檔案管理人員，應(yīng)從會(huì)計(jì)人員選拔產(chǎn)生?？h團(tuán)級(jí)以上企事業(yè)單位，會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)量比較小的，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)內(nèi)部指定專(zhuān)人保管。只有專(zhuān)業(yè)化，才能規(guī)范化。專(zhuān)業(yè)化是會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)范化的前提和基礎(chǔ)。只有專(zhuān)業(yè)化和規(guī)范化有機(jī)結(jié)合，才能達(dá)到會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)范的有序統(tǒng)一。
一個(gè)單位內(nèi)部，有不同的會(huì)計(jì)主體：即一級(jí)法人單位，還有二級(jí)會(huì)計(jì)核算單位（即非法人分支機(jī)構(gòu)或二級(jí)報(bào)賬制單位）。不論什么樣的會(huì)計(jì)主體，都有大量的會(huì)計(jì)檔案需歸檔。單位內(nèi)部還有不同的行業(yè)，會(huì)計(jì)核算、會(huì)計(jì)監(jiān)督對(duì)象也不同，客觀上也要求會(huì)計(jì)檔案管理的規(guī)范化和專(zhuān)業(yè)化。不能簡(jiǎn)單地把會(huì)計(jì)檔案一歸檔就了事。造成經(jīng)濟(jì)信息資源永久沉淀，得不到及時(shí)開(kāi)發(fā)和利用。
無(wú)論是上述何種會(huì)計(jì)檔案的管理方式，都需要對(duì)從業(yè)人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)化知識(shí)的培訓(xùn)，提高管理人員的檔案管理水平。需要做到以下幾個(gè)方面：首先，從領(lǐng)導(dǎo)層面上要增強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)，意識(shí)會(huì)計(jì)檔案對(duì)于本單位開(kāi)展工作的重要意義和潛在的經(jīng)濟(jì)利益；第二，給予一定的物質(zhì)、經(jīng)濟(jì)支持，會(huì)計(jì)檔案的收藏與保管需要一定的物理場(chǎng)地，保證會(huì)計(jì)檔案的安全完整也是提高會(huì)計(jì)檔案館里專(zhuān)業(yè)化水平的重要指標(biāo)之一；第三，對(duì)檔案管理人員提供培訓(xùn)的支持，目前很多從事會(huì)計(jì)檔案管理的人員對(duì)檔案管理知識(shí)較為缺乏，或者是對(duì)專(zhuān)業(yè)性質(zhì)較強(qiáng)的會(huì)計(jì)檔案的管理缺乏一定的認(rèn)識(shí)，所以對(duì)管理人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)化的培訓(xùn)，既有利于提高會(huì)計(jì)檔案的信息質(zhì)量和保存價(jià)值，又有利于提高對(duì)會(huì)計(jì)檔案中蘊(yùn)藏的信息的開(kāi)發(fā)與使用。
2.會(huì)計(jì)檔案管理的規(guī)范化
《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》明確規(guī)定：“各單位必須加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，建立會(huì)計(jì)檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷(xiāo)毀等管理制度，保證會(huì)計(jì)檔案妥善保管，有序存放，方便查閱，嚴(yán)禁毀損，散失和泄密?！泵鞔_了會(huì)計(jì)檔案保管期限和目的，就是要及時(shí)對(duì)會(huì)計(jì)檔案信息資源有效開(kāi)發(fā)利用。一定時(shí)期經(jīng)濟(jì)信息資源及時(shí)采集利用，可能會(huì)對(duì)經(jīng)濟(jì)社會(huì)有極大地推動(dòng)作用和促進(jìn)作用；過(guò)了保管期限，隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，經(jīng)濟(jì)和社會(huì)工作中的新情況、新問(wèn)題不斷出現(xiàn)，原經(jīng)濟(jì)信息資源開(kāi)發(fā)利用價(jià)值也就隨之終結(jié)。及時(shí)開(kāi)發(fā)利用會(huì)計(jì)檔案信息資源是關(guān)鍵，把握時(shí)代脈搏，需要不斷學(xué)習(xí)型人才，才能有效開(kāi)發(fā)利用會(huì)計(jì)檔案經(jīng)濟(jì)信息資源。從開(kāi)發(fā)利用角度看，也需要會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)范化和專(zhuān)業(yè)化。
會(huì)計(jì)檔案管理的規(guī)范化需要從制度上進(jìn)行建設(shè)?！稌?huì)計(jì)檔案管理辦法》是各個(gè)單位對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理制度建設(shè)的基本原則，在此基礎(chǔ)上對(duì)會(huì)計(jì)檔案的立案歸檔、管理利用、編纂開(kāi)發(fā)和鑒定銷(xiāo)毀形成規(guī)章制度。實(shí)施的細(xì)則需要包括以下的幾個(gè)方面：第一，要建立制度保證會(huì)計(jì)檔案的安全完整，這是會(huì)計(jì)檔案發(fā)揮作用的基本前提；第二，要建立檔案制度的保管制度，會(huì)計(jì)檔案的主要作用就是為了日后的對(duì)于賬目的清查鑒定的作用，因此需要建立制度對(duì)會(huì)計(jì)檔案的歸檔期限、范圍、種類(lèi)和使用人員的范圍有明確的制度規(guī)定；第三，要建立會(huì)計(jì)檔案的鑒定與銷(xiāo)毀制度，雖然建立會(huì)計(jì)檔案是為了防止財(cái)會(huì)人員，但是會(huì)計(jì)檔案還是存在著一定保管規(guī)律，要對(duì)會(huì)計(jì)檔案的要建立完整的鑒定制度，及時(shí)對(duì)超過(guò)保管期限的檔案進(jìn)行銷(xiāo)毀，同時(shí)也要對(duì)銷(xiāo)毀檔案的流程和方法進(jìn)行制度建設(shè)，即建立起銷(xiāo)毀制度。
建筑建筑合同是對(duì)建筑工程進(jìn)行整個(gè)工程進(jìn)行全面監(jiān)督的法律性文件，通過(guò)對(duì)合同的檔案管理，可以保存與合同有關(guān)的相關(guān)證據(jù)材料，一旦發(fā)生糾紛，可以及時(shí)運(yùn)用檔案記載的內(nèi)容，依法維護(hù)單位的權(quán)益。合同檔案的有序管理還會(huì)為施工單位進(jìn)行后期的竣工驗(yàn)收和工程費(fèi)用結(jié)算支付帶來(lái)極大便利。目前按照建筑建筑合同管理“ 各負(fù)其責(zé)” 的模式要求 ，由兩方以上形成的資料，都按照按照“ 人執(zhí)一份”的原則，由各方對(duì)自己簽署內(nèi)容的真實(shí)性、完整性、有效性負(fù)責(zé)。這種合同模式在文本上明確了權(quán)利和義務(wù)的分工，也使在責(zé)任明晰的情況下，對(duì)工程的施工更加容易進(jìn)行管理。但是，在建筑建筑合同的管理過(guò)程中，因?yàn)榻ㄖㄖ贤№?xiàng)包含的數(shù)量多、種類(lèi)雜、細(xì)節(jié)繁瑣，操作人員還要對(duì)以下幾個(gè)方面進(jìn)行關(guān)注：
一、建筑工程合同管理的原則
合同檔案管理是合同管理制度的組成部分，也是單位為維護(hù)自身的合法權(quán)益而進(jìn)行的必要工作。通過(guò)對(duì)合同的檔案管理，一方面可以保存與合同有關(guān)的相關(guān)證據(jù)材料；另一方面一旦雙方合同發(fā)生糾紛，可以及時(shí)運(yùn)用檔案記載的內(nèi)容，依法維護(hù)單位的權(quán)益。其主要內(nèi)容包括檔案的期限、檔案的管理部門(mén)、合同檔案的歸檔與借閱、檔案利用、檔案管理責(zé)任等。對(duì)于合同檔案的管理要遵循以下原則：
1、為合同檔案管理營(yíng)造網(wǎng)絡(luò)管理體系，由公司合同管理組集中統(tǒng)一管理，以確保檔案完整、完全和有效利用。在現(xiàn)實(shí)中，經(jīng)常出現(xiàn)合同缺乏統(tǒng)一的管理模式。從合同管理機(jī)構(gòu)上看，有的單位成立了專(zhuān)門(mén)的合同室，工程合同管理較好。有的單位則不然，工程合同由其他業(yè)務(wù)部門(mén)代管或由文書(shū)合同員兼管，形成的合同分類(lèi)五花八門(mén)。
2、為實(shí)現(xiàn)合同保管的有效性和秩序性，合同管理員應(yīng)該負(fù)責(zé)統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)、組織、整理、保管公司所有合同文檔，并負(fù)責(zé)監(jiān)督指導(dǎo)各業(yè)務(wù)分公司、各部門(mén)的合同管理工作。
3、各業(yè)務(wù)分公司、各部門(mén)應(yīng)分別建立建全合同文檔的形成、整理、歸檔工作體系，并確定一名負(fù)責(zé)合同文檔管理。避免出現(xiàn)專(zhuān)業(yè)素質(zhì)較差，既缺乏合同管理業(yè)務(wù)知識(shí)，又缺乏相關(guān)的業(yè)務(wù)知識(shí)，難以適應(yīng)工作需要層單位的合同管理人員來(lái)進(jìn)行合同的保管的行為。
二、建筑工程合同有效管理的注意事項(xiàng)
（一）探索新型管理模式，保持同一項(xiàng)目合同之間的有機(jī)聯(lián)系。首先，可以嘗試集中統(tǒng)一、區(qū)別管理的模式，對(duì)母公司合同管理系統(tǒng)而言，要集中管理權(quán)屬公司本部以及子公司的檔案，各子公司將合同定期向母公司移交；同時(shí)對(duì)子公司或其他相關(guān)單位的有關(guān)合同實(shí)行目錄管控，建立合同之間的有機(jī)聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)信息資源的共享。另外，建立責(zé)任傳導(dǎo)機(jī)制，解決合同管理分散問(wèn)題。由于合同的產(chǎn)生過(guò)程不在檔案管理部門(mén)，所以要確保各個(gè)項(xiàng)目上的合同文件能夠完整的收集起來(lái)，并將其立卷、裝訂、移交的責(zé)任進(jìn)行分解，明確地傳導(dǎo)給項(xiàng)目管理機(jī)構(gòu)和合同管理部門(mén)，通過(guò)責(zé)任分解和獎(jiǎng)懲制度，確保這部分合同檔案的齊全完整。
（二）建立健全合同打理制度是做好建筑工程合同檔案管理的基礎(chǔ)。為了加強(qiáng)對(duì)工程建設(shè)各階段合同資料的有序管理，保證歸檔合同和資料的準(zhǔn)確、齊全、規(guī)范，建設(shè)單位在項(xiàng)目從工程立項(xiàng)開(kāi)始，就應(yīng)按照國(guó)家合同管理的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合建筑實(shí)際情況，制定相應(yīng)的合同管理制度、措施。同時(shí)要明確建設(shè)單位、勘察設(shè)計(jì)單位、招投標(biāo)機(jī)構(gòu)、施工單位、監(jiān)理單位等工程項(xiàng)目管理人員及合同人員在工程合同形成過(guò)程中各自所應(yīng)承擔(dān)的職責(zé)，規(guī)范合同資料的收集、整理，以保證工程自立項(xiàng)開(kāi)始與合同跟蹤管理同步。
（三）加強(qiáng)對(duì)工程合同管理人員和有關(guān)技術(shù)人員進(jìn)行培訓(xùn)的力度。隨著改革開(kāi)放的不斷深入和建筑業(yè)的不斷發(fā)展，建筑合同管理工作的特點(diǎn)也有了新的變化，從而提高合同干部隊(duì)伍的管理水平也更加重要。合同管理人員的業(yè)務(wù)索質(zhì)包括服務(wù)意識(shí)、服務(wù)質(zhì)量、服務(wù)水平。合同管理人員要增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，認(rèn)清合同工作的意義和重要性。努力提高服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水平，要運(yùn)用現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)和設(shè)備，采用科學(xué)的管理方法，更好地服務(wù)于建筑工程合同管理工作。合同管理人員要更新觀念，提高認(rèn)識(shí)，變被動(dòng)為主動(dòng)，認(rèn)真領(lǐng)會(huì)和掌握有關(guān)法律、法規(guī)的內(nèi)容及主管部門(mén)的有關(guān)規(guī)定，在工作中靈活運(yùn)用；要有較強(qiáng)的責(zé)任心，嚴(yán)把合同管理質(zhì)量關(guān)。
（四）建立健全規(guī)章制度，完善依法治檔體系。建筑施工企業(yè)大都呈現(xiàn)出投資主體、企業(yè)性質(zhì)、組織結(jié)構(gòu)和市場(chǎng)結(jié)構(gòu)的多元化特征，加上固有的分散、流動(dòng)特點(diǎn)，再靠傳統(tǒng)的行政命令手段去推動(dòng)合同管理工作顯然不行。為此，一方面應(yīng)繼續(xù)加強(qiáng)《檔案法》和適用規(guī)章制度的宣傳，讓依法治檔是維護(hù)國(guó)家利益、企業(yè)利益和職工權(quán)益的認(rèn)識(shí)深入到合同管理人員心中；另一方面，要抓緊清理健全相關(guān)的制度，建立與多元化特征相匹配的制度體系，制定現(xiàn)在缺失的制度，修訂或廢除不相宜的制度，建立起符合實(shí)際、相互聯(lián)系、共同遵守的合同檔案管理規(guī)范。
（五）充分利用現(xiàn)代化手段，多角度、多層次開(kāi)發(fā)建筑工程合同信息資源，做好合同信息統(tǒng)計(jì)工作。大力推行對(duì)縮微合同、磁介質(zhì)合同、電子文件合同在工程合同中運(yùn)用。當(dāng)前，多媒體電子文件合同管理已趨于成熟，近幾年在工程合同管理中采用autocad光盤(pán)技術(shù)。我們可以借鑒先進(jìn)管理方法，采用先進(jìn)技術(shù)，避免走彎路。由于目前光盤(pán)的刻錄技術(shù)已相當(dāng)普遍，國(guó)家又制定《CAD電子文件光盤(pán)存儲(chǔ)、歸檔與合同管理要求》，使得工程建設(shè)合同管理中利用光盤(pán)塔或光盤(pán)庫(kù)載體進(jìn)行合同管理成為可能，成為項(xiàng)目合同管理的一個(gè)發(fā)展方向。近幾年，各個(gè)建設(shè)公司也開(kāi)始對(duì)照片合同、錄像合同、紙質(zhì)合同制成多媒體和進(jìn)行光盤(pán)刻錄，對(duì)合同管理網(wǎng)絡(luò)化、信息化作了有益探索。各部門(mén)還應(yīng)有效利用計(jì)算機(jī)資源，建立本部門(mén)的合同檢索系統(tǒng)。提高各部門(mén)（公司）的合同管理水平，提高各部門(mén)合同管理工作的協(xié)調(diào)工作能力，方便各部門(mén)（單位）對(duì)合同利用，藉以提高工作效率。按照合同的性質(zhì)和類(lèi)型，收集整理的部門(mén)的合同資料，內(nèi)部文件、記錄按照文件和記錄的形成部門(mén)和類(lèi)別進(jìn)行分類(lèi)與編號(hào)；對(duì)外來(lái)文件記錄與公司的模板文件記錄按照文件和記錄的來(lái)源、性質(zhì)不同分類(lèi)，編號(hào)采用其自然形成（特定）的編號(hào)。
（六）及時(shí)做好合同的傳遞和變更記錄。在管理過(guò)程中，頻繁傳遞和變更，容易使合同的完整性、有效性發(fā)生變化，各部門(mén)只有及時(shí)的對(duì)合同的增減變動(dòng)及傳遞情況做出相關(guān)記錄（如傳遞情況記錄、變更情況記錄、修改情況記錄、作廢情況記錄等），才可能有效地了解合同的來(lái)龍去脈，防止其丟失、損毀、失效。確保合同的完整性和有效性，確保各部門(mén)獲取及時(shí)，有效合同信息。
三、結(jié)束語(yǔ)
建筑建筑合同的管理是一項(xiàng)全面的、長(zhǎng)期的、耐心細(xì)致的工作。要求管理人員在工作中程序上慎重、細(xì)節(jié)上穩(wěn)重，能夠熟悉各個(gè)合同的撰寫(xiě)規(guī)范和要點(diǎn)，同時(shí)對(duì)工程各個(gè)環(huán)節(jié)還要有相當(dāng)高的認(rèn)識(shí)和理解才能做好。隨著電子合同管理等輔助工具的使用、合同管理人員自身素質(zhì)的不斷提升和合同管理理論的進(jìn)一步發(fā)展，相信建筑工程合同管理的工作強(qiáng)度會(huì)逐漸下降，合同管理工作的開(kāi)展也會(huì)更加簡(jiǎn)便、高效。
參考文獻(xiàn)：
[1]劉宗美.探討如何有效提高建筑工程合同的管理[J].商業(yè)文化.2011.
主要內(nèi)容
《規(guī)劃》由商務(wù)部牽頭，與中央網(wǎng)信辦和國(guó)家發(fā)展改革委聯(lián)合印發(fā)。有關(guān)電子文件歸檔和電子檔案管理的內(nèi)容在“四、專(zhuān)項(xiàng)行動(dòng)”的“（一）電子商務(wù)信息基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)工作”中，分別為“1.電子商務(wù)綜合管理平臺(tái)建設(shè)行動(dòng)”和“3.電子商務(wù)商業(yè)信息服務(wù)平臺(tái)發(fā)展行動(dòng)”。
其中，“1.電子商務(wù)綜合管理平臺(tái)建設(shè)行動(dòng)”提出，要“加快企業(yè)電子檔案管理制度及平臺(tái)建設(shè)。完善電子發(fā)票、電子會(huì)計(jì)檔案等管理制度和規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，推進(jìn)電子檔案管理，形成電子發(fā)票信息庫(kù)，建設(shè)國(guó)家及地方電子發(fā)票信息管理與服務(wù)平臺(tái)。在符合國(guó)家法律法規(guī)前提下，實(shí)現(xiàn)各級(jí)平臺(tái)互聯(lián)共享，依托國(guó)家電子商務(wù)示范城市，面向各類(lèi)電子商務(wù)交易與服務(wù)平臺(tái)，發(fā)揮電子會(huì)計(jì)檔案對(duì)電子商務(wù)的促進(jìn)和保障作用”。
“3.電子商務(wù)商業(yè)信息服務(wù)平臺(tái)發(fā)展行動(dòng)”提出，要“支持電子商務(wù)交易平臺(tái)研發(fā)數(shù)據(jù)產(chǎn)品。支持企業(yè)依托大數(shù)據(jù)及統(tǒng)一編碼技術(shù)，創(chuàng)新電子檔案收集和利用方式，盤(pán)活電子商務(wù)交易平臺(tái)海量交易數(shù)據(jù)信息，提供合法合規(guī)的數(shù)據(jù)信息產(chǎn)品，提高電子商務(wù)經(jīng)營(yíng)效率與水平”。
《實(shí)施方案》由國(guó)家發(fā)展改革委牽頭，與商務(wù)部、中央網(wǎng)信辦聯(lián)合印發(fā)。有關(guān)電子文件歸檔和電子檔案管理的內(nèi)容在“二、主要任務(wù)”的“（一）電子商務(wù)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)專(zhuān)項(xiàng)行動(dòng)”中，分別為“4.電子印章管理及電子合同應(yīng)用工程”和“5.電子發(fā)票推廣工程”。
其中，“4.電子印章管理及電子合同應(yīng)用工程”提出，要“建立電子合同、電子合同檔案管理相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范及制度，建設(shè)電子合同公共服務(wù)平臺(tái)，為各類(lèi)電子商務(wù)市場(chǎng)主體提供規(guī)范化電子合同相關(guān)服務(wù)”。
“5.電子發(fā)票推廣工程”提出，要“完善電子發(fā)票、電子會(huì)計(jì)檔案等管理制度；推進(jìn)電子會(huì)計(jì)檔案管理”。
有關(guān)背景
新一輪的科技革命孕育出了電子商務(wù)，并已成為當(dāng)今我國(guó)經(jīng)濟(jì)下行壓力中逆勢(shì)增長(zhǎng)的新亮點(diǎn)。隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展以及信息技術(shù)深入廣泛的應(yīng)用，電子商務(wù)可謂是如日中天。受到人們熱捧的網(wǎng)上購(gòu)物，極大地提升了國(guó)家信息消費(fèi)需求的層次。然而，縱觀其流程，從進(jìn)貨、存儲(chǔ)到配貨、發(fā)貨都已是全流程信息化。這就促使人們開(kāi)始思考電子檔案的管理應(yīng)當(dāng)如何促進(jìn)國(guó)家經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。
在財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)領(lǐng)域，以會(huì)計(jì)憑證、賬本和報(bào)表為載體的會(huì)計(jì)檔案以幾何級(jí)數(shù)量增長(zhǎng)。特別是不少企業(yè)為應(yīng)對(duì)日益增大的風(fēng)險(xiǎn)而采取了財(cái)務(wù)共享模式，這導(dǎo)致財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作由分散走向了集中，以前分散的會(huì)計(jì)檔案全部集中至區(qū)域中心，使財(cái)務(wù)共享中心紙質(zhì)的會(huì)計(jì)檔案管理不堪重負(fù)。
在此背景下，各企業(yè)強(qiáng)烈要求會(huì)計(jì)憑證、賬本和報(bào)表等會(huì)計(jì)檔案電子化，以應(yīng)對(duì)《企業(yè)會(huì)計(jì)信息化工作規(guī)范》出臺(tái)帶來(lái)的需求，并通過(guò)電子文件歸檔，解決電子商務(wù)發(fā)展過(guò)程中對(duì)電子文件管理的需求，這既可以促進(jìn)電子商務(wù)的發(fā)展，又可以拉動(dòng)居民消費(fèi)，從而促進(jìn)國(guó)家經(jīng)濟(jì)發(fā)展的轉(zhuǎn)型升級(jí)。
2012年2月6日，國(guó)家發(fā)展改革委聯(lián)合
12個(gè)部委共同下發(fā)了《關(guān)于進(jìn)一步促進(jìn)電子商務(wù)健康快速發(fā)展有關(guān)工作的通知》，其中第二條專(zhuān)門(mén)提出：“推動(dòng)電子商務(wù)企業(yè)會(huì)計(jì)檔案電子化試點(diǎn)工作。財(cái)政部會(huì)同有關(guān)部門(mén)，組織開(kāi)展會(huì)計(jì)檔案電子化管理試點(diǎn)工作，修訂完善《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，研究完善電子會(huì)計(jì)檔案管理制度，推進(jìn)電子會(huì)計(jì)檔案在電子商務(wù)領(lǐng)域中的應(yīng)用，充分發(fā)揮電子會(huì)計(jì)檔案在電子商務(wù)領(lǐng)域會(huì)計(jì)信息數(shù)據(jù)管理、利用等方面的作用，推動(dòng)電子商務(wù)領(lǐng)域會(huì)計(jì)信息化，提高會(huì)計(jì)信息質(zhì)量。”
2015年5月4日，國(guó)務(wù)院下發(fā)了《關(guān)于大力發(fā)展電子商務(wù)加快培育經(jīng)濟(jì)新動(dòng)力的意見(jiàn)》，專(zhuān)門(mén)要求財(cái)政部、稅務(wù)總局、國(guó)家檔案局、國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)委等部門(mén)逐步推行電子發(fā)票和電子會(huì)計(jì)檔案綜合試點(diǎn)工作，完善相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)章制度。
為此，國(guó)家檔案局做了大量的工作來(lái)落實(shí)這兩個(gè)文件。2013—2014年，國(guó)家檔案局聯(lián)合國(guó)家發(fā)展改革委、財(cái)政部、審計(jì)署、稅務(wù)總局批準(zhǔn)中國(guó)聯(lián)通、中國(guó)電信、中國(guó)人保開(kāi)展會(huì)計(jì)檔案電子化管理和電子發(fā)票及電子會(huì)計(jì)檔案綜合試點(diǎn)。試點(diǎn)單位不僅可以用電子形式保存記賬憑證、總賬、明細(xì)賬、日記賬、銀行回單和內(nèi)部信息系統(tǒng)產(chǎn)生的原始憑證，而且可以接收電子發(fā)票直接入賬歸檔。對(duì)此，國(guó)務(wù)院給予高度關(guān)注，第一時(shí)間在國(guó)務(wù)院門(mén)戶(hù)網(wǎng)上予以報(bào)道；與此同時(shí)，與財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)有關(guān)的各大網(wǎng)站也紛紛報(bào)道了這一消息，鳳凰衛(wèi)視財(cái)經(jīng)新聞同樣也予以報(bào)道。一項(xiàng)電子文件管理試點(diǎn)政策能夠取得如此反響，是因?yàn)殡娮訒?huì)計(jì)文件的規(guī)范化管理和歸檔有效降低了電子商務(wù)企業(yè)經(jīng)營(yíng)的成本，推進(jìn)了可信交易的環(huán)境建設(shè)，為助推國(guó)家電子商務(wù)的發(fā)展提供了有力支撐。據(jù)統(tǒng)計(jì)，僅一家中央二級(jí)企業(yè)，一年就能節(jié)省各種費(fèi)用600多萬(wàn)元。
基于國(guó)家檔案局卓有成效的工作，各有關(guān)部門(mén)認(rèn)識(shí)到了電子檔案管理在經(jīng)濟(jì)發(fā)展中的重要作用。2016年，國(guó)家發(fā)展改革委牽頭成立“促進(jìn)電子商務(wù)發(fā)展部際綜合協(xié)調(diào)工作組”時(shí)，國(guó)家檔案局也成為其中一個(gè)成員單位。在隨后促進(jìn)電子商務(wù)發(fā)展部際綜合協(xié)調(diào)工作組制定《規(guī)劃》和《行動(dòng)方案》的過(guò)程中，國(guó)家檔案局充分發(fā)揮了成員單位的作用，廣泛宣傳和展示兩次電子會(huì)計(jì)檔案試點(diǎn)的成效，強(qiáng)調(diào)電子檔案管理對(duì)電子商務(wù)發(fā)展的重要作用，得到了有關(guān)部門(mén)的認(rèn)可和肯定，遂將電子檔案管理工作納入到了上述兩個(gè)文件之中。
落實(shí)中長(zhǎng)期規(guī)劃有關(guān)措施
為落實(shí)《規(guī)劃》和《行動(dòng)方案》，國(guó)家檔案局領(lǐng)導(dǎo)高度重視，制定了“十三五”期間落實(shí)的具體措施。
一是推進(jìn)電子商務(wù)企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)試點(diǎn)，每年遴選一定數(shù)量的電子商務(wù)企業(yè)作為試點(diǎn)單位參與數(shù)字檔案館（室）建設(shè)。
二是大力推進(jìn)企業(yè)電子文件歸檔與電子檔案管理試點(diǎn)工作，與國(guó)家發(fā)展改革委共同開(kāi)展企業(yè)電子文件歸檔與電子檔案管理試點(diǎn)?！笆濉逼陂g分期推進(jìn)企業(yè)參與試點(diǎn)，在驗(yàn)收通過(guò)后，選出典型示范企業(yè)并向全國(guó)推廣。
三是探索電子商務(wù)電子檔案信息開(kāi)發(fā)利用的新方式，探索采用大數(shù)據(jù)技術(shù)開(kāi)發(fā)電子商務(wù)電子檔案資源，建立電子商務(wù)電子檔案資源開(kāi)發(fā)成果轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)信息產(chǎn)品的機(jī)制，會(huì)同稅務(wù)主管部門(mén)推進(jìn)電子發(fā)票檔案公共利用平臺(tái)建設(shè)，形成電子發(fā)票檔案查詢(xún)利用新機(jī)制，探索電子發(fā)票檔案編研成果新形式，探索基于檔案數(shù)據(jù)的電子發(fā)票大數(shù)據(jù)產(chǎn)品推廣利用機(jī)制。
四是加強(qiáng)企業(yè)電子檔案管理制度規(guī)范建設(shè)，制定電子商務(wù)平臺(tái)電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范，包括歸檔范圍規(guī)范、接口標(biāo)準(zhǔn)、元數(shù)據(jù)管理規(guī)范、歸檔流程指南、利用規(guī)范等；編制電子發(fā)票入賬歸檔管理指引和電子發(fā)票平臺(tái)數(shù)據(jù)歸檔指南。
五是推進(jìn)新《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的實(shí)施，會(huì)同財(cái)政部編制電子會(huì)計(jì)檔案管理案例匯編，每年推出若干家電子會(huì)計(jì)檔案管理示范企業(yè)，定期組織研討會(huì)、培訓(xùn)班，推進(jìn)新《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的宣傳與實(shí)施。
六是對(duì)電子商務(wù)平臺(tái)電子文件歸檔與電子檔案管理難點(diǎn)技術(shù)進(jìn)行攻關(guān)，開(kāi)展電子商務(wù)企業(yè)電子檔案利用方式創(chuàng)新研究，探索引入大數(shù)據(jù)技術(shù)開(kāi)發(fā)電子商務(wù)系統(tǒng)電子檔案的思路，盤(pán)活海量交易數(shù)據(jù)信息。
七是鼓勵(lì)電子商務(wù)企業(yè)加入企業(yè)檔案工作協(xié)作組、組織專(zhuān)家組，為制定政策、規(guī)章、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范等提供咨詢(xún)，就工作中的技術(shù)難點(diǎn)開(kāi)展攻關(guān)。
有關(guān)工作納入《規(guī)劃》的意義
1.有利于通過(guò)服務(wù)國(guó)家經(jīng)濟(jì)建設(shè)提高檔案工作的地位
近年來(lái)，電子商務(wù)發(fā)展風(fēng)起云涌，在經(jīng)濟(jì)增長(zhǎng)中比重越來(lái)越大，將電子文件歸檔和電子檔案管理納入電子商務(wù)規(guī)劃，通過(guò)電子文件歸檔和電子檔案管理工作促進(jìn)電子商務(wù)的發(fā)展，使檔案工作前所未有地貼近經(jīng)濟(jì)建設(shè)的主戰(zhàn)場(chǎng)。這是貫徹檔案工作服務(wù)中心和服務(wù)大局的重要措施，也是檔案工作為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)的具體體現(xiàn)。
2.有利于加強(qiáng)檔案資源建設(shè)
電子商務(wù)作為人類(lèi)社會(huì)活動(dòng)的一部分，與人類(lèi)其他社會(huì)活動(dòng)一樣，會(huì)產(chǎn)生大量的記錄，最終形成大量檔案。但由于電子商務(wù)活動(dòng)高度電子化，較少形成傳統(tǒng)載體的檔案，所以容易導(dǎo)致檔案資源的大量流失。將檔案工作納入國(guó)家電子商務(wù)規(guī)劃，使檔案工作提前介入電子商務(wù)活動(dòng)，保證電子商務(wù)活動(dòng)形成的檔案資源應(yīng)收盡收，有利于維護(hù)電子商務(wù)檔案資源的安全。
3.有利于推進(jìn)電子文件歸檔和電子檔案管理工作
電子商務(wù)活動(dòng)的一大顯著特點(diǎn)便是交易活動(dòng)和記錄的電子化，由于形成電子文件的形式多種多樣，導(dǎo)致歸檔難度較大。把電子文件歸檔和電子檔案管理工作納入國(guó)家電子商務(wù)規(guī)劃，將促進(jìn)電子文件歸檔和電子檔案管理技術(shù)難點(diǎn)的解決，將促進(jìn)互聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算技術(shù)背景下的電子文件歸檔和電子管理工作，從而形成具有中國(guó)特色的電子文件歸檔和電子檔案管理體系。通過(guò)電子商務(wù)企業(yè)電子文件歸檔和電子檔案管理工作的典型示范效應(yīng)，推動(dòng)全國(guó)電子文件歸檔和電子檔案管理工作。
4.有利于將檔案融入國(guó)家大數(shù)據(jù)行動(dòng)
doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2013.08.048
[中圖分類(lèi)號(hào)]G275[文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A[文章編號(hào)]1673-0194（2013）08-0084-02
1 建設(shè)工程檔案的重要性
建設(shè)工程檔案是指產(chǎn)生于工程建設(shè)的活動(dòng)中，以文字、圖表、圖像、聲音等為表現(xiàn)形式的原始記錄，具有一定的儲(chǔ)存收藏價(jià)值。隨著經(jīng)濟(jì)的迅猛發(fā)展，城市建設(shè)的日新月異，建設(shè)工程的數(shù)量日漸增加，而形成于工程中有價(jià)值的記錄資料也日益累積：有形成于工程建設(shè)前準(zhǔn)備活動(dòng)中的批文、巖土勘察、設(shè)計(jì)文本、施工圖、投投標(biāo)文件、施工合同；形成于建設(shè)活動(dòng)中的工程竣工驗(yàn)收資料、審核資料；竣工后相關(guān)單位的驗(yàn)收資料、工程結(jié)算資料、竣工圖及后期附加服務(wù)的記錄資料等等。這些檔案記錄了工程建設(shè)的方方面面，是最原始最真實(shí)的文獻(xiàn)資料，在建設(shè)工作中有著極其重要的功能。
（1） 一個(gè)建設(shè)工程完工后必須要接受驗(yàn)收，而要檢驗(yàn)工程質(zhì)量是否合格，其最重要的依據(jù)之一就是建設(shè)活動(dòng)中形成的真實(shí)檔案和施工管理記錄文件。這從側(cè)面體現(xiàn)出工程建設(shè)不是兒戲，是要遵循科學(xué)，經(jīng)受考驗(yàn)的，這也成為了工程質(zhì)量等級(jí)評(píng)價(jià)機(jī)制的一項(xiàng)評(píng)判指標(biāo)[1]。
（2） 工程施工過(guò)程中難免會(huì)出現(xiàn)一些問(wèn)題，而當(dāng)問(wèn)題日益凸顯、隱患漸漸形成甚至于工程事故突發(fā)，調(diào)查人員要對(duì)問(wèn)題出現(xiàn)的原因，事故發(fā)生的原因進(jìn)行調(diào)查時(shí)，則必須從查看工程檔案開(kāi)始，進(jìn)而提出正確的處理措施。
（3） 在工程竣工驗(yàn)收通過(guò)后，建設(shè)單位還要履行今后的維修、保養(yǎng)、管理服務(wù)，因此，建設(shè)工程檔案的儲(chǔ)存就是工程享受后期服務(wù)的重要參考依據(jù)。
（4） 一個(gè)建設(shè)工程檔案價(jià)值不僅僅限于對(duì)本工程的貢獻(xiàn)價(jià)值，它還能成為其他同類(lèi)工程建設(shè)的“教材”，具有很高的參考價(jià)值，一個(gè)高水準(zhǔn)的工程建設(shè)所形成的全面規(guī)范的工程檔案將會(huì)是同種工程建設(shè)的指明燈，其中展現(xiàn)的經(jīng)驗(yàn)、可參考的數(shù)據(jù)，可借鑒的技術(shù)水平是新工程建設(shè)中收獲的一大筆財(cái)富，因此建設(shè)工程的檔案是為更大的經(jīng)濟(jì)效益服務(wù)的，它潛在的價(jià)值是不可估量的[2]。
（5） 如今城市現(xiàn)代化的發(fā)展不斷向周邊農(nóng)村滲透，城市建設(shè)步伐日益加快，而城市的科學(xué)規(guī)劃則需要建設(shè)工程檔案提供相應(yīng)參考依據(jù)。一個(gè)城市擴(kuò)建方案的確立、決策的作出都需要從建設(shè)工程檔案中獲取原始資料進(jìn)行參考，有效地利用檔案可以避免城市建設(shè)的盲目規(guī)劃，減少不必要資金的流失，把資金用在刀刃上，合理配置人員和物資，達(dá)成社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益的統(tǒng)一。
2 加強(qiáng)建設(shè)工程檔案規(guī)范化管理的建議
（1） 提高認(rèn)識(shí)，建立健全檔案管理制度。工程的建設(shè)周期一般需要好幾年，操作復(fù)雜，相關(guān)聯(lián)的部門(mén)設(shè)置也繁多，每個(gè)程序之間幾乎都有聯(lián)系，如果檔案記錄過(guò)程中相關(guān)人員沒(méi)有認(rèn)真的工作態(tài)度，那么很多細(xì)微的環(huán)節(jié)會(huì)出現(xiàn)紕漏，甚至被忽略，這樣便使得檔案記錄的資料缺少完整性。由此可知，建立一個(gè)規(guī)范的檔案管理制度是十分有必要的。完善現(xiàn)存檔案管理制度，① 應(yīng)該設(shè)置專(zhuān)業(yè)性較強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)管理員； ② 以甲方代表作為每個(gè)工程點(diǎn)一手檔案的形成和收集，確保歸檔材料的完整性； ③ 人員的配置要優(yōu)先選擇專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)職業(yè)素養(yǎng)高的人員，并且對(duì)其做好培訓(xùn)工作。
（2） 加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，落實(shí)檔案工作責(zé)任制。工程建設(shè)的檔案人員和技術(shù)人員都必須要有良好的職業(yè)素養(yǎng)和業(yè)務(wù)水平，因此加強(qiáng)檔案工作的業(yè)務(wù)培訓(xùn)是推動(dòng)檔案規(guī)范化管理建設(shè)的重要一步，要培養(yǎng)這些人員的法律意識(shí)，在專(zhuān)業(yè)知識(shí)培訓(xùn)外，要讓他們清醒地認(rèn)識(shí)到工程檔案與工程質(zhì)量的緊密聯(lián)系。要提高工程檔案管理的地位，引起有關(guān)部門(mén)和人員的高度重視，如若忽視檔案文件的管理就要承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任，在建設(shè)單位和工程承包方簽訂的合同中明確承包法人違反檔案管理規(guī)定應(yīng)付的責(zé)任，收集整理檔案材料的各個(gè)環(huán)節(jié)要保證全面到位[3]。
（3） 參照標(biāo)準(zhǔn)，使檔案整理更規(guī)范化。一套有價(jià)值有完整意義的建設(shè)工程檔案通常包括以上級(jí)的工程審批文件為前提進(jìn)行立項(xiàng)，通過(guò)合法程序征地、對(duì)施工地進(jìn)行勘察測(cè)量，繪制圖表、設(shè)計(jì)施工方案，有關(guān)施工的技術(shù)和完工后工程質(zhì)量檢驗(yàn)的資料記錄等等。為了方便甲方整理檔案資料，加強(qiáng)檔案管理，統(tǒng)一檔案合格標(biāo)準(zhǔn)，建設(shè)部根據(jù)實(shí)際情況制定了《建筑工程文件歸檔整理規(guī)范》，這一規(guī)范的內(nèi)容涉及了可歸檔的資料的范圍、檔案符合歸檔要求的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、檔案進(jìn)行移交和驗(yàn)收等，規(guī)定詳細(xì)明確，給檔案工作者今后的歸檔工作提供了便捷和統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，因此，作為檔案管理人員必要牢記此規(guī)范，一切工作活動(dòng)以規(guī)范的要求為出發(fā)點(diǎn)，同時(shí)要發(fā)動(dòng)思維根據(jù)具體情況對(duì)檔案管理工作進(jìn)行完善。
（4） 努力實(shí)現(xiàn)檔案工作與工程建設(shè)的協(xié)調(diào)發(fā)展。工程項(xiàng)目具有持續(xù)時(shí)間長(zhǎng)、涵蓋面廣等特點(diǎn)，因而為了更好地進(jìn)行工程項(xiàng)目管理，確保工程項(xiàng)目能順利早日完成，作為工程項(xiàng)目的總負(fù)責(zé)人，要在項(xiàng)目管理時(shí)重視工程檔案的管理，努力實(shí)現(xiàn)檔案工作與工程建設(shè)的協(xié)調(diào)發(fā)展，從而完善工程項(xiàng)目的管理體系。① 工程監(jiān)理貫穿于工程項(xiàng)目建設(shè)的始終，即從建設(shè)項(xiàng)目立項(xiàng)開(kāi)始到建設(shè)項(xiàng)目竣工的所有文件材料、例會(huì)資料都需建檔備案； ② 將工程文件材料的歸檔工作納入施工單位日常監(jiān)理范圍，從制度層面確保工程檔案的管理工作更加完善。
（5） 提高效率，加強(qiáng)工程檔案的信息化建設(shè)?，F(xiàn)代科技日新月異，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)激烈，傳統(tǒng)的工程檔案管理顯然已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)如今的經(jīng)濟(jì)發(fā)展，因此，我們必須把注意力轉(zhuǎn)移到建設(shè)工程檔案的信息化建設(shè)上，我們要實(shí)現(xiàn)信息收集的迅速化，保證儲(chǔ)存的安全，不斷開(kāi)發(fā)更新更先進(jìn)的管理手段。比如：在各不同檔案信息的交流共享方面，充分應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢(shì)，把各個(gè)部門(mén)納入統(tǒng)一網(wǎng)絡(luò)管理體系，實(shí)現(xiàn)信息的快速交換、共享，這既可以節(jié)省時(shí)間也可以獲得大量精華信息。
3 結(jié) 語(yǔ)
建設(shè)工程檔案是最原始的記錄，包含著豐富的資源信息，是建設(shè)工程領(lǐng)域的重要資料文獻(xiàn)。只有不斷地更新加強(qiáng)工程檔案管理的相關(guān)制度，制定管理規(guī)范，引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理技術(shù)水平，才能順應(yīng)發(fā)展潮流，符合科學(xué)的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，促進(jìn)現(xiàn)代化城市的建設(shè)。
主要參考文獻(xiàn)
中圖分類(lèi)號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A
近年來(lái)，隨著信息技術(shù)的高速發(fā)展，傳統(tǒng)檔案管理正面臨著前所未有的變革——從紙質(zhì)檔案向全數(shù)字化檔案轉(zhuǎn)變、從人工檔案管理為主向自動(dòng)檔案管理為主轉(zhuǎn)變、從單一部門(mén)檔案管理向跨部門(mén)、跨專(zhuān)業(yè)檔案管理轉(zhuǎn)變。
一、建設(shè)檔案管理信息平臺(tái)的背景 檔案管理是企業(yè)管理不可分割的重要組成部分。蘇州市自來(lái)水有限公司歷史悠久，檔案資料悠久，多而雜，如何促進(jìn)檔案管理水平的全面提升，充分發(fā)揮檔案信息資源服務(wù)企業(yè)、服務(wù)職工的作用，是檔案管理人員義不容辭的職責(zé)。堅(jiān)持以檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為基礎(chǔ)，以檔案信息資源建設(shè)為核心，以開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源、促進(jìn)企業(yè)發(fā)展為目的，不斷加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)信息、基礎(chǔ)設(shè)施、應(yīng)用系統(tǒng)、信息資源利用、安全保障體系、人才隊(duì)伍等六項(xiàng)基礎(chǔ)性建設(shè)，著力打造公司檔案信息共享交換網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)。將檔案信息化建設(shè)納入公司信息化建設(shè)的總體布局，以建立健全“一站三庫(kù)”（即檔案信息網(wǎng)站、檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)、多媒體檔案數(shù)據(jù)庫(kù)）為重點(diǎn)，以“分步實(shí)施、突出重點(diǎn)、資源共享、安全保密”為原則，有序推進(jìn)傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化進(jìn)程，建立檔案信息化的長(zhǎng)效發(fā)展機(jī)制，逐步實(shí)現(xiàn)管理自動(dòng)化、利用網(wǎng)絡(luò)化，全面提升檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用和服務(wù)水平。 二、實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案室的目標(biāo)
1.數(shù)據(jù)采集功能：“通過(guò)蘇州市檔案局提供的“公文檔案一體化管理平臺(tái)”軟件，多層面、多門(mén)類(lèi)采集、接收公司必須長(zhǎng)期或永久保存的、符合歸檔要求的各種電子檔案信息，逐步實(shí)現(xiàn)電子文件與紙質(zhì)文件同步歸檔和有效管理。積極推進(jìn)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化建設(shè)，采取數(shù)字化掃描、轉(zhuǎn)換等技術(shù)手段，逐步實(shí)現(xiàn)檔案全文信息查詢(xún)，不斷提高服務(wù)效率與質(zhì)量。
2、實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)保存功能：通過(guò)在線NAS、移動(dòng)硬盤(pán)、藍(lán)光刻錄等多種技術(shù)手段，對(duì)采集到的各類(lèi)檔案信息在備份的基礎(chǔ)上進(jìn)行永久保存，完成公司數(shù)據(jù)備份。
3、實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)利用功能：依托OA網(wǎng)，建立檔案信息網(wǎng)站，提供分層次、智能化、方便快捷的檔案、文件綜合信息訪問(wèn)查詢(xún)、數(shù)據(jù)分析服務(wù)，同時(shí)有目的、有重點(diǎn)的搜集、整理、數(shù)字化部分企業(yè)文件資料，面向企業(yè)，服務(wù)企業(yè)，不斷探索數(shù)字檔案室為企業(yè)服務(wù)的新路子。
4、實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)管理功能：實(shí)行系統(tǒng)化管理，實(shí)現(xiàn)分類(lèi)、排序、價(jià)值鑒定、數(shù)據(jù)檢驗(yàn)、目錄生成、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、自動(dòng)標(biāo)引、信息組織、打印輸出等，并運(yùn)用身份認(rèn)證、保密、訪問(wèn)控制等技術(shù)確保電子檔案信息的安全及合理利用，有效地維護(hù)整個(gè)系統(tǒng)信息的安全。
5、實(shí)現(xiàn)檔案宣傳功能：充分利用數(shù)字檔案室綜合保管的，反映公司成長(zhǎng)歷程的文本、音頻、視頻、圖像等各種數(shù)字檔案資源，全方位展示給職工，并擇要在外網(wǎng)公開(kāi)宣傳，進(jìn)一步發(fā)揮檔案信息資源作用。
檔案管理信息平臺(tái)主要應(yīng)用模塊包括公文處理、檔案管理、資料管理、系統(tǒng)管理。其中數(shù)字化檔案存放在檔案管理模塊中，按照檔案屬性分類(lèi)為：文書(shū)檔案、合同檔案、生產(chǎn)檔案、科研檔案、基建檔案、設(shè)備檔案、會(huì)技檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案、招標(biāo)檔案。檔案檢索條件包含：題名、文號(hào)、責(zé)任者、起止日期、機(jī)構(gòu)、文件類(lèi)型、主題詞、關(guān)聯(lián)詞、分類(lèi)號(hào)等。檔案管理信息平臺(tái)以確保文件的真實(shí)性、可靠性、完整性和可用性四個(gè)特性為基礎(chǔ)目標(biāo)，確定了十大功能：確定需要捕獲的檔案，確定檔案的保存時(shí)間，檔案捕獲，登記，分類(lèi)，存儲(chǔ)和保管，利用，跟蹤，處置計(jì)劃的實(shí)施，對(duì)檔案管理過(guò)程的記錄。
檔案管理信息平臺(tái)是一個(gè)覆蓋整個(gè)公司的一體化綜合平臺(tái)，使檔案信息實(shí)現(xiàn)縱向貫通、橫向集成和高度共享。檔案管理信息平臺(tái)深化應(yīng)用后，將實(shí)現(xiàn)檔案信息傳輸網(wǎng)絡(luò)化、檔案管理自動(dòng)化和檔案信息利用在線化，充分發(fā)揮檔案部門(mén)的信息服務(wù)功能，注重電子文件管理、檔案管理先進(jìn)理論的具體應(yīng)用和國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)的貫徹實(shí)施，融合思想理念創(chuàng)新與技術(shù)方法創(chuàng)新，最終實(shí)現(xiàn)電子數(shù)據(jù)的共享利用和綜合應(yīng)用，為企業(yè)生產(chǎn)、管理提供決策服務(wù)，真正實(shí)現(xiàn)檔案管理水平質(zhì)的飛躍。 三、實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理的技術(shù)手段 認(rèn)真執(zhí)行國(guó)家檔案局8號(hào)令《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規(guī)定》和《電子文件歸檔與管理規(guī)范》、《CAD電子文件光盤(pán)存貯歸檔與檔案管理要求》、《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》等一系列技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，確保數(shù)字檔案資源格式統(tǒng)一、數(shù)據(jù)規(guī)范、便于轉(zhuǎn)換、實(shí)現(xiàn)共享。1. 全宗內(nèi)檔案分類(lèi)科學(xué)，編號(hào)規(guī)范 檔案分類(lèi)原則是以蘇州市自來(lái)水有限公司全部檔案為對(duì)象，依據(jù)管理職能，結(jié)合檔案室全部檔案內(nèi)容及其形成特點(diǎn)，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系，便于科學(xué)管理與開(kāi)發(fā)利用的原則。 全宗內(nèi)要統(tǒng)一的分類(lèi)方案，根據(jù)檔案屬性劃分檔案的種類(lèi)，做到門(mén)類(lèi)之間界限清楚，層次分明；全宗內(nèi)文書(shū)檔案類(lèi)別設(shè)置合理，按保管期限--年度--問(wèn)題（或組織機(jī)構(gòu)）分類(lèi)；會(huì)計(jì)檔案按年度--形式分類(lèi)；科技檔案的分類(lèi)應(yīng)符合國(guó)家檔案局有關(guān)文件的規(guī)定；其它專(zhuān)門(mén)檔案的分類(lèi)符合本系統(tǒng)主管部門(mén)與檔案管理部門(mén)確定的標(biāo)準(zhǔn)；全宗內(nèi)檔案的編號(hào)排列按統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，以卷為單位整理時(shí)，檔號(hào)編制為全宗號(hào)--目錄號(hào)--案卷號(hào)；以件為單位整理時(shí)，檔號(hào)設(shè)置按國(guó)家檔案局有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。2.明確類(lèi)目設(shè)置 一級(jí)類(lèi)目按卷根據(jù)資料與檔案的特點(diǎn)，共設(shè)置為6個(gè)。文書(shū)檔案、科技檔案、專(zhuān)門(mén)檔案、特殊載體檔案、分類(lèi)業(yè)務(wù)檔案、基建類(lèi)檔案。
二級(jí)類(lèi)目按件管理的檔案，以部門(mén)為類(lèi)目。各部門(mén)文件，檔案進(jìn)行有效的管理，方便其他部門(mén)進(jìn)行借閱，針對(duì)歷史檔案進(jìn)行管理，電子化，流程化部門(mén)檔案。
3. 檔案整理要求 全宗內(nèi)所有檔案應(yīng)收集齊全，經(jīng)系統(tǒng)整理。文書(shū)檔案、科技檔案、照片檔案、磁性載體檔案質(zhì)量必須符合《機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》、《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》、《照片檔案管理規(guī)范》、《磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范》的要求，要遵循文件材料的形成規(guī)律，保持卷內(nèi)文件材料的有機(jī)聯(lián)系，參照文件材料的不同價(jià)值，便于利用和保管。
3.1文件材料的種類(lèi)，份數(shù)以及每份文件的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全完整；
3.2同一問(wèn)題、同一會(huì)議、同一案件的文件以及正件與附件、印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件等應(yīng)一起整理；
3.3跨年度的會(huì)議、活動(dòng)、案件等形成的文件一般歸入結(jié)束年度整理；
3.4產(chǎn)品、科研課題、基建項(xiàng)目、設(shè)備儀器按其部件、結(jié)構(gòu)、階段等分別組卷；
3.5錄音帶、錄像帶、照片等檔案的整理、編目應(yīng)與分類(lèi)方案相統(tǒng)一，文字說(shuō)明材料齊全、準(zhǔn)確；
3.6文件材料的制作和書(shū)寫(xiě)材料必須達(dá)到永久保存。 四、檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè) 1硬件方面：添置計(jì)算機(jī)、服務(wù)器、高速掃描設(shè)備、數(shù)碼相機(jī)等設(shè)備，服務(wù)器配置應(yīng)滿足海量數(shù)據(jù)存貯，快速檢索利用的要求；除進(jìn)行紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工外，還應(yīng)加大音頻檔案、視頻檔案等多媒體檔案數(shù)字化的力度。
序號(hào) 內(nèi)容 型號(hào) 配置 單位 數(shù)量
1 服務(wù)器 IBMX3650M4 7915 E5-2609/4G/1TB*8/19’ 套 1
2 臺(tái)式計(jì)算機(jī) HP 8300 I5 3470/4G/500G/19’ 套 7
3 高速掃描儀 紫光Uniscan Q280 A4/30PPM 臺(tái) 1
4 高清拍攝儀 紫光Uniscan G660 A3/500W像素 臺(tái) 1
5 激光打印機(jī) HP P1606dn 自動(dòng)雙面/有線網(wǎng)絡(luò)打印 臺(tái) 1
6 噴墨一體機(jī) OfficeJet J4660 打印、復(fù)印、傳真、掃描5合一 臺(tái) 1
7 A3掃描儀 明基 U809 A3幅面，15秒快掃 臺(tái) 1
8 A4掃描儀 明基 5560C 開(kāi)機(jī)即掃，無(wú)預(yù)熱 臺(tái) 1
9 便攜掃描儀 方正Z16 600dpi 臺(tái) 1
10 數(shù)碼相機(jī) 索尼RX100 2020萬(wàn)像素 3英寸液晶屏（32G含三腳架) 臺(tái) 1
11 備份設(shè)備 西部數(shù)據(jù) DX4000 12TB（含硬盤(pán)） 套 1
12 移動(dòng)硬盤(pán) 希捷 新睿品 1TB 2.5英寸 USB3.0 個(gè) 3
2軟件配置：
a、服務(wù)器操作系統(tǒng)：Microsoft Windows 2008 Advance Server
b、服務(wù)器數(shù)據(jù)庫(kù)： MySQL5.0以上
c、客戶(hù)端操作系統(tǒng)：Windows XP
d、客戶(hù)端應(yīng)用軟件：Microsoft IE 5.5 + SP2及以上版本+ IBM WebSphere Application Developer Advanced Edition 4.0
注：數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器、WEB服務(wù)器、索引服務(wù)器可以安裝在一個(gè)物理服務(wù)器上；安裝系統(tǒng)前確認(rèn)服務(wù)器上已經(jīng)安裝有IIS5.0以及其是否有WWW、FTP服務(wù)正常運(yùn)行。
0 引言
供電企業(yè)的檔案種類(lèi)繁多，從檔案實(shí)體類(lèi)型和檔案管理的方法方式上，較之以前有很大變化。體現(xiàn)出一系列新特點(diǎn)，如來(lái)源多樣化、載體數(shù)字化、處理專(zhuān)業(yè)化、應(yīng)用及時(shí)化等。檔案二元結(jié)構(gòu)，要求我們?cè)趯?duì)開(kāi)展管理工作時(shí)，需要把握好檔案實(shí)體管理和檔案信息管理兩個(gè)方面。
1 供電企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀
1.1 檔案管理體制
供電企業(yè)檔案管理體制按行政區(qū)域劃分，分為省、地市級(jí)和縣級(jí)三個(gè)層次。其中，在省、地市級(jí)的供電企業(yè)有專(zhuān)職檔案工作者并且設(shè)有檔案室。其中，人事檔案、供電合同客戶(hù)檔案的整理、保管和利用又分別由相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)管理并設(shè)有單獨(dú)的檔案室。經(jīng)過(guò)系統(tǒng)地管理與整合，基本實(shí)現(xiàn)了檔案的集中管理?？h級(jí)供電企業(yè)的檔案一般由辦公室人員兼職管理，不設(shè)專(zhuān)門(mén)檔案室。
供電企業(yè)檔案的管理者對(duì)檔案工作十分重視，實(shí)行統(tǒng)一管理，并給予支持，將檔案管理包含在企業(yè)發(fā)展規(guī)劃中，實(shí)施有針對(duì)性的管理工作，定期評(píng)估；檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系相對(duì)完善，檔案工作責(zé)任人分工較為清晰；檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施的投資也在不斷加大。供電企業(yè)的專(zhuān)兼職檔案人員努力滿足生產(chǎn)、施工、銷(xiāo)售和管理工作的需要。尤其是科技檔案管理人員，所有工程項(xiàng)目開(kāi)始時(shí)，編制《工程驗(yàn)收資料大綱》，跑工地、變電站跟蹤各個(gè)基建項(xiàng)目實(shí)施，在做好本職工作的同時(shí)，積極指導(dǎo)基層單位、施工方的檔案管理工作；督促、指導(dǎo)和規(guī)范企業(yè)各部門(mén)歸檔工作，有效地保證了各類(lèi)檔案的齊全完整；協(xié)助基層檔案室進(jìn)行檔案工作達(dá)標(biāo)，形成了以局辦綜合檔案室為主體的檔案信息管理中心。
1.2 檔案管理制度標(biāo)準(zhǔn)
自從1998年的國(guó)家城鄉(xiāng)電網(wǎng)建設(shè)與改造工程地開(kāi)展，檔案數(shù)量大大增多，地方供電企業(yè)從那時(shí)起成立了單獨(dú)檔案管理部門(mén)。供電企業(yè)在檔案法制建設(shè)，從管理層到普通員工，認(rèn)真落實(shí)《檔案法》、《保密法》與其他法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)和制度的各種形式地學(xué)習(xí)、宣傳，檔案法律觀念逐步形成。從國(guó)家檔案局、國(guó)家能源部到省級(jí)檔案局行政機(jī)構(gòu)、從南方電網(wǎng)總部到省級(jí)電網(wǎng)公司檔案管理機(jī)構(gòu)，都根據(jù)檔案工作開(kāi)展，頒布一系列的管理制度和措施，如《文書(shū)檔案案卷格式》、《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》、《照片檔案管理規(guī)范》等20項(xiàng)。國(guó)家有關(guān)行政部門(mén)對(duì)供電企業(yè)檔案管理定期檢查、實(shí)時(shí)監(jiān)督、指導(dǎo)管理。隨著供電企業(yè)檔案工作的開(kāi)展，企業(yè)的檔案制度體系的建立健全，文書(shū)檔案、財(cái)務(wù)檔案、科技檔案工作標(biāo)準(zhǔn)以及檔案的借閱、銷(xiāo)毀、保密、圖紙修改等規(guī)章跟進(jìn)完善。上級(jí)管理層，還不斷根據(jù)新的企業(yè)信息管理發(fā)展時(shí)代性要求，結(jié)合企業(yè)自身特點(diǎn)，出臺(tái)了相應(yīng)檔案管理制度和標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作的一致性。
1.3 檔案管理工作
隨著供電企業(yè)的建設(shè)和發(fā)展，檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)進(jìn)步明顯，取得了許多成績(jī)。作為企業(yè)工作的基本組成部分，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門(mén)對(duì)檔案工作也十分重視，建立了完整的檔案管理組織結(jié)構(gòu)。局辦設(shè)立綜合檔案室，負(fù)責(zé)全局檔案管理工作以及對(duì)各部門(mén)、供電所的指導(dǎo)監(jiān)督，規(guī)范檔案管理。明確了檔案室工作職責(zé)和崗位職責(zé)，設(shè)置了檔案歸檔范圍及整理要求。在國(guó)家檔案目標(biāo)管理和檔案工作規(guī)范化管理等級(jí)評(píng)審的督促下--基礎(chǔ)設(shè)備齊全，檔案管理水平提高，檔案專(zhuān)業(yè)人才增多，企業(yè)檔案編研成果顯著。地市級(jí)供電企業(yè)綜合檔案室普遍配置了基礎(chǔ)設(shè)備?？h級(jí)供電企業(yè)檔案室的硬件條件也按照評(píng)審標(biāo)準(zhǔn)達(dá)標(biāo)，得到了明顯改善。
2 供電企業(yè)檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀
目前，根據(jù)調(diào)研了解情況了解到，供電企業(yè)檔案信息化，現(xiàn)處于半自動(dòng)化階段（部分計(jì)算機(jī)完成，部分人工完成）向自動(dòng)化過(guò)渡階段。從之前的計(jì)算機(jī)輔助立卷，單一目錄檢索，實(shí)體檔案保存--檔案數(shù)據(jù)的收集、加工處理檔案系統(tǒng)一體化管理、機(jī)讀檔案檢索和檔案信息輸出的過(guò)渡。朝著"文檔一體化"、企業(yè)局域網(wǎng)檔案全文存儲(chǔ)與檢索方向邁進(jìn)。
在企業(yè)檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)制度建設(shè)方面，供電企業(yè)根據(jù)國(guó)家檔案局下發(fā)的文件，根據(jù)自身企業(yè)檔案管理工作情況，制定了許多相關(guān)的工作規(guī)則、標(biāo)準(zhǔn)。如：《南方電網(wǎng)公司總部檔案管理制度》、《國(guó)家電網(wǎng)公司電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理辦法（試行）》（2010年）、《中國(guó)南方電網(wǎng)公司檔案工作評(píng)估辦法（試行）》等。并定期組織相關(guān)人員培訓(xùn)，反饋工作存在的問(wèn)題和提供工作改革建議。
自九十年代中后期，企業(yè)信息系統(tǒng)的整體規(guī)劃納入了檔案信息系統(tǒng)，實(shí)施企業(yè)信息系統(tǒng)的統(tǒng)一構(gòu)建，進(jìn)一步促進(jìn)了檔案管理的信息化。從2005年開(kāi)始，供電企業(yè)就基本運(yùn)用了企業(yè)檔案單機(jī)版的檔案管理系統(tǒng)。目前，系統(tǒng)管理方式升級(jí)后，又擁有與OA對(duì)接的網(wǎng)絡(luò)版集中檔案管理系統(tǒng)。另外，企業(yè)營(yíng)銷(xiāo)合同檔案、人事檔案各自有自己的庫(kù)房和單機(jī)版檔案管理系統(tǒng)。
3 供電企業(yè)檔案信息化建設(shè)存在的問(wèn)題
近年來(lái)，供電企業(yè)傳統(tǒng)檔案的數(shù)字化工作進(jìn)展迅速，供電企業(yè)檔案工作者在信息化建設(shè)中取得的成績(jī)不容質(zhì)疑。但是，一些深層次的問(wèn)題逐步浮現(xiàn)，與實(shí)際工作矛盾也已經(jīng)顯現(xiàn)出來(lái)，如：
在檔案信息化基礎(chǔ)建設(shè)方面，檔案數(shù)字化程度不夠，對(duì)信息系統(tǒng)產(chǎn)生的大量存量數(shù)據(jù)，沒(méi)有實(shí)施統(tǒng)一管理的中長(zhǎng)期安排，管理層頒布標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，不時(shí)出現(xiàn)朝令夕改現(xiàn)象，造成信息化工作的重復(fù)建設(shè)。缺乏數(shù)據(jù)整體標(biāo)準(zhǔn)，形成“檔案信息孤島”，而有用信息得不到管理。企業(yè)檔案信息化的現(xiàn)實(shí)，一面是信息資源的大量浪費(fèi)，另一面是信息系統(tǒng)的重復(fù)構(gòu)建和“信息匱乏”；檔案信息管理系統(tǒng)不時(shí)更換，往往是一個(gè)系統(tǒng)里的檔案數(shù)字化、數(shù)據(jù)基礎(chǔ)著錄標(biāo)引工作還沒(méi)有完成，又有新的系統(tǒng)投入使用，造成了極大的資源浪費(fèi)。
在檔案利用需求方面，供電企業(yè)現(xiàn)有檔案管理方式模式仍舊處于被動(dòng)的地位，被動(dòng)的提供利用、被動(dòng)的推進(jìn)改革。有的檔案部門(mén)或者檔案人員已經(jīng)有所意識(shí)，而往往針對(duì)于現(xiàn)實(shí)條件顯得力不從心。相對(duì)封閉的管理范圍，淡薄的服務(wù)意識(shí)，有限的服務(wù)能力。檔案利用率低、利用形式方式單一等等，影響了檔案利用工作開(kāi)展?；鶎訉?zhuān)業(yè)人員的匱乏，無(wú)法做到檔案信息即時(shí)錄入和資源共享。使得企業(yè)檔案工作者整天圍著計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，成為了一個(gè)信息錄入者，總是被動(dòng)接收、被動(dòng)服務(wù)，無(wú)法滿足利用需求，沒(méi)有精力放到檔案編研開(kāi)發(fā)利用工作中，檔案編研的困窘局面并無(wú)根本性改變。
另外，在檔案信息檢索能力方面，部門(mén)供電局擁有自己的檔案服務(wù)網(wǎng)站，檢索能力不斷提升。但企業(yè)現(xiàn)擁有的信息技術(shù)軟件，對(duì)實(shí)體文件的有效識(shí)別水平不高。同時(shí)，檔案管理人員信息化業(yè)務(wù)素質(zhì)也不高，過(guò)于依賴(lài)檔案管理系統(tǒng)開(kāi)發(fā)人員，而計(jì)算機(jī)公司相關(guān)人員并沒(méi)有檔案管理基本知識(shí)和管理操作水平。受此限制，一部分資源的全文檢索目前難以實(shí)現(xiàn)。
4 結(jié)束語(yǔ)
總之，檔案工作要充分利用檔案信息化帶來(lái)的轉(zhuǎn)變契機(jī)，變革管理方式、模式、工作思路。不論是從觀念認(rèn)識(shí)上還是實(shí)際工作環(huán)境中，伴隨著檔案意識(shí)地不斷提高，檔案服務(wù)能力不斷拓展，使檔案工作更加深入企業(yè)工作核心，為供電企業(yè)信息資源建設(shè)、發(fā)展戰(zhàn)略提供決策支持。
1科研物資合同管理職責(zé)
國(guó)家電網(wǎng)公司系統(tǒng)合同管理辦法中規(guī)定了合同承辦部門(mén)需要履行的管理職責(zé)，主要如下：組織合同項(xiàng)目談判；起草合同文本；負(fù)責(zé)合同文本審查會(huì)簽的流轉(zhuǎn)；辦理授權(quán)委托申請(qǐng)；監(jiān)督、組織合同履行；負(fù)責(zé)本單位合同統(tǒng)計(jì)，保管合同檔案；保管合同當(dāng)事人主體資格和資信證明文件；指定合同承辦人。
2科研物資合同管理特點(diǎn)
科研物資合同管理和普通的商務(wù)合同管理有著很大的區(qū)別，因?yàn)榭蒲形镔Y合同受到一些因素的制約，如科研生產(chǎn)的復(fù)雜性、保密性、不確定性、專(zhuān)業(yè)性和知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬等?？蒲形镔Y合同的形式多種多樣，科研物資合同的管理必須規(guī)范才能防止合同風(fēng)險(xiǎn)，降低電力企業(yè)的成本，進(jìn)而提高經(jīng)濟(jì)效益。
3科研物資合同管理存在的問(wèn)題
3.1對(duì)科研合同的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)認(rèn)知薄弱
不少科研工作者缺乏對(duì)科研合同的法律風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)的認(rèn)知，這就導(dǎo)致了他們無(wú)法在現(xiàn)實(shí)化的法律風(fēng)險(xiǎn)途徑中有效維護(hù)制定雙方的權(quán)利和義務(wù)。另外，對(duì)科研合同的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)認(rèn)知薄弱在客觀上導(dǎo)致了自我利益保護(hù)的薄弱化。
3.2科研合同簽訂環(huán)節(jié)缺乏合同風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)
在科研合同簽訂之前，沒(méi)有對(duì)對(duì)方的經(jīng)營(yíng)效益、研發(fā)能力、履約能力等情況進(jìn)行詳細(xì)地調(diào)查和了解，僅僅是為了爭(zhēng)取“合同”而簽合同，合同簽訂以后，在合同履行的過(guò)程中才發(fā)現(xiàn)對(duì)方并不具備完全履約的能力，這就導(dǎo)致了簽訂的合同半途而廢；合同簽訂的雙方都是依據(jù)簽訂的合同去取得權(quán)利并履行義務(wù)，有些合同簽約人并沒(méi)有透徹的理解合同中的定義和各個(gè)條款，這就導(dǎo)致了合同的簽訂并不標(biāo)準(zhǔn)，存在一些風(fēng)險(xiǎn)；科研合同執(zhí)行周期一般較長(zhǎng)，一些簽訂完畢的科研合同沒(méi)有被及時(shí)交到合同管理部門(mén)，這就導(dǎo)致了合同管理臺(tái)賬的建立不及時(shí)，合同管理部門(mén)無(wú)法動(dòng)態(tài)跟蹤合同的執(zhí)行情況，因而無(wú)法有效地管理合同。
3.3科研合同在管理上存在紕漏
科研合同的風(fēng)險(xiǎn)不僅存在于制定過(guò)程中，還存在于履約過(guò)程中。企業(yè)中對(duì)于科研合同的管理一般是傳統(tǒng)化方式管理，缺乏體系化的調(diào)控手段和監(jiān)管體制，因此科研合同的履約過(guò)程無(wú)法得到有效地管理和監(jiān)督，有些合同在簽署以后，后期的審查流程缺失，導(dǎo)致合同失去了執(zhí)行意義。企業(yè)科研合同在管理上的缺失會(huì)導(dǎo)致原本該追究的合同權(quán)利喪失了最佳的訴求時(shí)間，因而合同風(fēng)險(xiǎn)無(wú)法及時(shí)得到解決，給企業(yè)的自身利益帶來(lái)了損害。
4科研物資合同管理規(guī)范
4.1加強(qiáng)、完善物資合同管理制度
一個(gè)合同的正式訂立，要經(jīng)過(guò)一系列過(guò)程，如資信調(diào)查、當(dāng)事人談判、合同文本起草、合同審核、合同簽署等。合同訂立以后，還涉及合同的履行過(guò)程，另外，由于各種條件的變化，還可能會(huì)涉及合同變更、合同解除、合同糾紛的處理等問(wèn)題。合同既可能給企業(yè)帶來(lái)經(jīng)濟(jì)利益，也可能會(huì)給企業(yè)帶來(lái)?yè)p失和麻煩。目前，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)中也發(fā)生過(guò)一些案例，有些企業(yè)因?yàn)楹贤芾聿灰?guī)范，簽訂的合同中存在一條或多條漏洞條款，給企業(yè)造成了巨大損失，甚至導(dǎo)致破產(chǎn)。因此，企業(yè)必須加強(qiáng)科研合同規(guī)范化管理，高度防范企業(yè)經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，使當(dāng)事人的合法權(quán)益得到有效保障，提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，這就要求企業(yè)依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)，建立和完善各種科研合同管理制度，保證合同管理的各個(gè)環(huán)節(jié)都有據(jù)可查，有法可依。
4.1.1供應(yīng)商管理制度
合同管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)本單位對(duì)外簽訂合同的性質(zhì)，涉及的產(chǎn)品或服務(wù)的質(zhì)量要求，制定相應(yīng)層級(jí)的供應(yīng)商管理評(píng)審程序，另外，合同管理部門(mén)還要對(duì)招投標(biāo)相關(guān)單位的一些信息進(jìn)行全方位評(píng)價(jià)以及審核，如主體資格、資信財(cái)政狀況、履約能力等，盡量避免在招標(biāo)談判中忽略細(xì)節(jié)、核心內(nèi)容等問(wèn)題，在完成供應(yīng)商信息審核的基礎(chǔ)上建立合格供應(yīng)商名單，以便進(jìn)行管理。
4.1.2合同會(huì)簽制度
合同會(huì)簽制度一定要規(guī)避越權(quán)簽署合同的情形，應(yīng)該根據(jù)單位的實(shí)際情況，分類(lèi)制定合同的會(huì)簽程序，對(duì)于重大的合同，由法定代表人進(jìn)行簽署，對(duì)于一般事務(wù)性合同或數(shù)額較小的合同，則可以由被授權(quán)的業(yè)務(wù)部門(mén)進(jìn)行簽署，另外，經(jīng)過(guò)指定部門(mén)簽字流轉(zhuǎn)后的合同才能生效。
4.1.3合同履約管理制度
合同的履約需要科學(xué)合理的物資供應(yīng)計(jì)劃，在合同的履約過(guò)程中，根據(jù)物資需求、供應(yīng)商生產(chǎn)情況等實(shí)際情況的變化，合理地調(diào)整物資供應(yīng)計(jì)劃，保證物資按期交貨；另外，為確保供應(yīng)商按照供應(yīng)計(jì)劃完成生產(chǎn)，合同管理部門(mén)應(yīng)該動(dòng)態(tài)跟蹤供應(yīng)商的生產(chǎn)狀況，并形成生產(chǎn)進(jìn)度報(bào)告，確保物資按期供應(yīng)；物資到貨以后，合同管理部門(mén)應(yīng)聯(lián)系物資需求部門(mén)，一起驗(yàn)收貨物，如果在驗(yàn)收的過(guò)程中發(fā)現(xiàn)了問(wèn)題，及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系并協(xié)商解決；建立合同履約臺(tái)賬，及時(shí)跟蹤合同履約情況，監(jiān)督合同執(zhí)行過(guò)程。
4.1.4合同糾紛解決辦法
合同簽訂雙方對(duì)于因合同及合同有關(guān)事項(xiàng)發(fā)生的爭(zhēng)議應(yīng)該本著誠(chéng)實(shí)信用原則，通過(guò)友好協(xié)商進(jìn)行爭(zhēng)議的解決，經(jīng)過(guò)友好協(xié)商無(wú)法解決的爭(zhēng)議則提交至仲裁委員會(huì)進(jìn)行仲裁，或者向人民法院提訟。
4.1.5合同變更管理辦法
由于受到許多不可控因素的影響，一些物資合同在履行的過(guò)程中會(huì)出現(xiàn)變更。一是對(duì)于設(shè)備類(lèi)物資，在物資的單價(jià)和規(guī)格參數(shù)不變、合同簽訂數(shù)量和金額增加的情況下，如果合同金額的增加超過(guò)50萬(wàn)，在需求單位領(lǐng)導(dǎo)審批以及原合同會(huì)簽部門(mén)審簽完成之后，由需求單位和供應(yīng)商簽訂補(bǔ)充合同；如果合同金額的增加小于50萬(wàn)，則在原合同會(huì)簽部門(mén)審簽完成之后，由需求單位和供應(yīng)商簽訂補(bǔ)充合同；二是對(duì)于材料物資，在物資單價(jià)和規(guī)格參數(shù)不變、合同簽訂數(shù)量增加的情況下，如果合同簽訂增加的數(shù)量不超過(guò)原合同規(guī)定數(shù)量的15%，則在原合同會(huì)簽部門(mén)審簽完成之后，由需求單位和供應(yīng)商簽訂補(bǔ)充合同；三是合同物資型號(hào)變更，這種情況需要重新納入物資采購(gòu)計(jì)劃，在需求單位領(lǐng)導(dǎo)審批以及原合同會(huì)簽部門(mén)審簽完成之后，由需求單位和供應(yīng)商簽訂補(bǔ)充合同。
4.1.6合同檔案管理制度
合同的檔案管理包括了合同文本歸檔、合同保管、合同登記和合同統(tǒng)計(jì)管理。在合同的執(zhí)行過(guò)程中，合同管理部門(mén)應(yīng)該及時(shí)對(duì)合同從簽訂到履行過(guò)程中產(chǎn)生的相關(guān)資料進(jìn)行備案、歸檔。以便在合同糾紛出現(xiàn)的情況下盡快收集取證，進(jìn)而維護(hù)自身利益，減少經(jīng)濟(jì)損失。
4.2創(chuàng)建完善的物資合同管理體系
科研合同管理體系能夠?qū)崟r(shí)反映合同的進(jìn)展情況，能夠保證科研管理部門(mén)動(dòng)態(tài)監(jiān)督合同的全過(guò)程，另外，信息化合同管理體系具有智能化和高效化等優(yōu)勢(shì)，節(jié)省了紙質(zhì)審批的人力物力資源，使合同管理的效率得到了很大提高。在信息化合同管理體系中，合同在網(wǎng)上進(jìn)行立項(xiàng)并完成審批流程，縮短了科研項(xiàng)目計(jì)劃統(tǒng)計(jì)上報(bào)工作的時(shí)間，合同信息均集成在系統(tǒng)中，業(yè)務(wù)主管和各審核人員能夠在系統(tǒng)中全面了解合同信息，一線部門(mén)可以在系統(tǒng)中動(dòng)態(tài)跟蹤項(xiàng)目進(jìn)展，提高了合同信息的準(zhǔn)確性、時(shí)效性和共享性，增強(qiáng)了監(jiān)控力度，另外，工作效率也大大提高了。實(shí)現(xiàn)合同管理與招投標(biāo)的同步，合同管理人員要積極參與招投標(biāo)過(guò)程，及時(shí)了解招投標(biāo)的情況，另外，合同管理人員要與招投標(biāo)負(fù)責(zé)人一起審查相關(guān)招標(biāo)文件并提出可行性建議，招投標(biāo)負(fù)責(zé)人根據(jù)建議對(duì)招投標(biāo)內(nèi)容進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整，減少、避免不規(guī)范、不合法的行為，使企業(yè)的利益得到保障。在招標(biāo)的全過(guò)程中，招標(biāo)負(fù)責(zé)人員應(yīng)積極配合合同管理人員，共享相關(guān)招標(biāo)文件，促進(jìn)招標(biāo)工作順利進(jìn)行，提高企業(yè)的效益。完善招投標(biāo)的制度體系，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)，建立招投標(biāo)的制度體系，規(guī)范和約束招投標(biāo)過(guò)程，避免招投標(biāo)過(guò)程中出現(xiàn)不正當(dāng)競(jìng)爭(zhēng)行為。明確招投標(biāo)的細(xì)節(jié)實(shí)施法則，推動(dòng)招投標(biāo)工作的合理性、標(biāo)準(zhǔn)性、科學(xué)性和規(guī)范性，避免合同條款中存在字里行間的歧義從而引發(fā)其他問(wèn)題造成經(jīng)濟(jì)損失。另外，應(yīng)建立有效的監(jiān)督管理機(jī)制并做好嚴(yán)格地審查工作，杜絕在招投標(biāo)的過(guò)程中出現(xiàn)惡意招投標(biāo)和評(píng)標(biāo)不公平等行為，使招投標(biāo)當(dāng)事人和企業(yè)的利益得到保障。完善合同管理的體系。應(yīng)該設(shè)立相關(guān)的職能管理部門(mén)，對(duì)合同的過(guò)程進(jìn)行有效地監(jiān)督和管理，并對(duì)其他管理部門(mén)履行義務(wù)的情況進(jìn)行監(jiān)督，動(dòng)態(tài)跟蹤合同的履約情況并進(jìn)行匯總。強(qiáng)化科研合同管理隊(duì)伍建設(shè)?？蒲腥藛T法律意識(shí)的缺失導(dǎo)致了科研合同管理工作中存在風(fēng)險(xiǎn)，因此要對(duì)科研合同管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，另外，還要做好對(duì)科研人員、行政管理人員的科研合同知識(shí)普及教育，使科研人員和管理人員的法律意識(shí)和合同管理意識(shí)得到提高，進(jìn)而自覺(jué)地依法辦事，保證科研合同管理工作順利進(jìn)行。
5結(jié)束語(yǔ)
只有科研合同管理規(guī)范化才能保證技術(shù)交易、成果轉(zhuǎn)化順利進(jìn)行，電力企業(yè)科研合同管理人員一定要對(duì)合同實(shí)行全過(guò)程管理與監(jiān)督，保證科研合同管理的規(guī)范化，促進(jìn)電力企業(yè)健康發(fā)展。
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（一）合同簽訂主體混亂，缺乏合同管理機(jī)構(gòu)
高校合同管理涉及的多個(gè)部門(mén)，如基建工程與修繕項(xiàng)目（含設(shè)計(jì)、監(jiān)理、施工等）牽涉到基建處與后勤管理處；資產(chǎn)出租出借、對(duì)外投資牽涉到后勤管理處；物資設(shè)備采購(gòu)、大宗物資采購(gòu)、低價(jià)易耗品的定期采購(gòu)牽涉到資產(chǎn)設(shè)備處；教材和圖書(shū)資料（含電子圖書(shū)資源）采購(gòu)牽涉到圖書(shū)館；合作辦學(xué)牽涉到招生就業(yè)管理處；教科研的橫向課題牽涉到教科處；校企合作牽涉到各系部等等，造成誰(shuí)都能以部門(mén)名義對(duì)外簽合同，一旦出現(xiàn)合同糾紛，誰(shuí)都不承擔(dān)責(zé)任，誰(shuí)都負(fù)不起責(zé)任，最后由學(xué)校承擔(dān)責(zé)任，同時(shí)多部門(mén)對(duì)外簽合同，往往給合同的收集、歸檔管理造成了難度，給學(xué)校財(cái)務(wù)管理帶來(lái)了風(fēng)險(xiǎn)和損失。如我校僅中國(guó)移動(dòng)的捐贈(zèng)合同就分別與學(xué)工處、團(tuán)委、招就處、后勤與產(chǎn)業(yè)處、信息中心簽訂六個(gè)不同內(nèi)容的合同，十分混亂，缺乏合同管理的主體，給學(xué)校的利益帶來(lái)了損失。
（二）合同缺乏流程管理，內(nèi)部牽制不到位
合同管理是全過(guò)程的系統(tǒng)，合同的管理分為制度、流程、表格、文本、檔案幾個(gè)方面的管理，流程管理又分為合同準(zhǔn)備階段管理、合同簽約管理、合同履約管理、合同履約后管理。合同從訂立前常出現(xiàn)對(duì)對(duì)方單位資質(zhì)和履約能力審查不夠；合同簽署中出現(xiàn)合同沒(méi)有經(jīng)過(guò)承辦部門(mén)、財(cái)務(wù)、基建審計(jì)等部門(mén)聯(lián)合會(huì)簽，重大金額沒(méi)有經(jīng)過(guò)律師對(duì)合同主要條款的審核等；合同簽訂后出現(xiàn)沒(méi)有部門(mén)能監(jiān)督合同的履行情況，如合同是否按時(shí)完成，完成的質(zhì)量如何，是否有合同糾紛發(fā)生等；合同履行結(jié)束后，沒(méi)有主管部門(mén)將合同全部收集歸檔、妥善保管合同的正本、副本、往來(lái)函件、談判記錄、履行記錄、解除、變更合同的協(xié)議等重要資料等等，結(jié)果給學(xué)校造成不必要的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)、稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)以及法律糾紛等。
（三）合同文本混亂，缺乏規(guī)范化的格式文本
很多高校由于缺乏合同管理主體機(jī)構(gòu)，合同大多由各合同承辦部門(mén)簽訂，合同的格式五花八門(mén)，專(zhuān)業(yè)性差，往往忽視違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決等條款的約定，導(dǎo)致最終給學(xué)校帶來(lái)利益損失。如有些合同僅限于口頭搞“君子協(xié)議”，不簽訂書(shū)面合同；有的即使是書(shū)面合同，也不注意合同中的一些主要條款的約定及違約處理的約定；更有甚者為了便于應(yīng)付管理部門(mén)的審查,對(duì)于同一個(gè)項(xiàng)目,往往還要簽訂 “正規(guī)合同” 和“私下合同”兩份,“正規(guī)合同”形式正規(guī),內(nèi)容合法,但雙方并不真正履行, “私下合同”在形式上不完備,實(shí)際上屬于不平等合同,會(huì)給高校的利益帶來(lái)很大損失,并容易造成合同糾紛。
二、高校合同管理規(guī)范化的具體措施。
（一）加強(qiáng)法制觀念，重視合同管理人員的培養(yǎng)
1、高校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)充分重視學(xué)校的合同管理，加強(qiáng)對(duì)合同的宣傳和教育力度，強(qiáng)化全校教職工的合同意識(shí)和法制觀念，舉辦關(guān)于《合同法》、《專(zhuān)利法》、《科技合同法》、《商標(biāo)法》、《建筑法》、《招標(biāo)投標(biāo)法》等一系列法律法規(guī)講座，使教職員工能夠熟練地使用這些法律法規(guī)，這樣就能支持和理解合同管理工作，自覺(jué)遵守規(guī)章制度。
2、合同管理是一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)、知識(shí)面寬、法律法規(guī)意識(shí)要求高、需要豐富實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的管理工作，因此對(duì)合同管理人員的選擇和培養(yǎng)顯得尤為的重要。學(xué)?？梢愿鶕?jù)實(shí)際情況，定期或不定期組織合同管理人員進(jìn)行合同相關(guān)法律法規(guī)知識(shí)的專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)和職業(yè)道德培訓(xùn)。通過(guò)培訓(xùn)使合同管理人員掌握合同訂立與管理的技巧，培養(yǎng)其職業(yè)素養(yǎng)，促使高校合同管理人員的業(yè)務(wù)水平不斷提高，保證合同的簽訂質(zhì)量。
（二）建立健全合同管理制度體系建設(shè)
1、建立和完善合同管理制度。合同管理制度是高校對(duì)各類(lèi)合同的簽訂、履行和管理工作的規(guī)范，是全面推進(jìn)依法治校，切實(shí)維護(hù)學(xué)校合法權(quán)益內(nèi)部合同管理的基本準(zhǔn)則。在制度中對(duì)合同管理的機(jī)構(gòu)以及合同的起草、談判、審查、簽訂、履行、變更、糾紛、責(zé)任等每一個(gè)工作環(huán)節(jié)均做出明確規(guī)定，明確對(duì)于涉及經(jīng)濟(jì)內(nèi)容的合同，達(dá)到規(guī)定金額的項(xiàng)目必須經(jīng)過(guò)正常的招投標(biāo)程序后，才能進(jìn)入合同簽訂程序，規(guī)范簽訂主體，嚴(yán)禁以職能部門(mén)或院系名義對(duì)外簽訂合同。
2、要建立與合同管理制度相配套的一系列制度。除有了合同管理制度是不夠的，還必須對(duì)合同運(yùn)行全過(guò)程的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行細(xì)致、深入的規(guī)定，使每個(gè)步驟的開(kāi)展都有據(jù)可依，并處于有效的監(jiān)控狀態(tài)。這些配套制度主要包括合同歸口管理制度、資信調(diào)查制度和信用管理制度、合同授權(quán)委托書(shū)管理制度、合同履行及糾紛處理制度、合同基礎(chǔ)事物管理制度包括合同專(zhuān)用章管理、合同臺(tái)賬登記、合同檔案管理等。
（三）建立全過(guò)程流程管理和內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制
1、合同準(zhǔn)備階段。首先簽約前要對(duì)初次簽約主體資格進(jìn)行調(diào)查，所有合同在簽訂前需要重點(diǎn)調(diào)查合作方有無(wú)簽約主體資格，了解其資質(zhì)、履約能力、既往的履約信譽(yù)等。重大合同在簽訂前需要聘請(qǐng)專(zhuān)業(yè)人才進(jìn)行詳細(xì)的專(zhuān)項(xiàng)調(diào)查并制作調(diào)查報(bào)告。其次對(duì)有過(guò)合作關(guān)系的單位，平時(shí)要建立履約、信用檔案，建立不良記錄的信息管理制度，對(duì)列入不良記錄名單的應(yīng)限制其參與學(xué)校的相關(guān)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，通過(guò)對(duì)客戶(hù)的資信信息、資信檔案、信用狀況、信用等級(jí)進(jìn)行嚴(yán)格的制度化管理，最大限度地控制客戶(hù)的信用風(fēng)險(xiǎn)。
2、合同簽署階段。合同簽訂中首先規(guī)范合同文本。盡量采用國(guó)家相關(guān)部門(mén)統(tǒng)一印制的格式合同或合同示范文本，規(guī)范合同文本，有利于明確合同主體的責(zé)任和合同爭(zhēng)議的解決，減少合同履約過(guò)程中的爭(zhēng)議。其次規(guī)范合同審批流程。每項(xiàng)合同的簽訂應(yīng)由承辦部門(mén)提出，合同承辦部門(mén)應(yīng)就合同主要條款、可行性及風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行全面審查，合同的審批流程分別經(jīng)過(guò)財(cái)務(wù)處、紀(jì)檢審計(jì)處、學(xué)院辦公室等部門(mén)審核合同的相關(guān)條款，建立合同會(huì)簽制。重大合同還需經(jīng)學(xué)校法律顧問(wèn)審閱，主要對(duì)合同文本進(jìn)行合法性、規(guī)范性審查。實(shí)行合同會(huì)簽審批流程，對(duì)每份合同的簽訂，層層把關(guān)，責(zé)任到位。再次規(guī)范法人授權(quán)委托制度。高校對(duì)外簽訂合同, 應(yīng)由作為法定代表人的校長(zhǎng)或其委托人進(jìn)行。未經(jīng)授權(quán), 任何人不得以學(xué)校名義對(duì)外簽約,杜絕職能部門(mén)或二級(jí)院系以本部門(mén)、本單位名義對(duì)外簽約。
3、合同履行階段。對(duì)合同實(shí)施動(dòng)態(tài)化全程監(jiān)控。首先合同簽訂后，合同承辦部門(mén)應(yīng)當(dāng)對(duì)合同履行過(guò)程中的各個(gè)環(huán)節(jié)包括簽約、交貨、驗(yàn)收到結(jié)算及時(shí)跟蹤、管理，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。其次合同管理的核心內(nèi)容就是抓好執(zhí)行環(huán)節(jié)的財(cái)務(wù)控制，財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)該嚴(yán)格按照合同的條款辦理結(jié)算手續(xù)，把好合同結(jié)算關(guān)，杜絕違反合同規(guī)定超進(jìn)度付款現(xiàn)象的發(fā)生。
4、合同履行后階段。首先做好合同基礎(chǔ)事物管理，進(jìn)行日常的合同臺(tái)賬登記和合同檔案的信息化管理，并及時(shí)進(jìn)行合同評(píng)價(jià)分析。合同簽署后，合同管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)將合同資料歸檔，妥善保管合同的正本、副本、往來(lái)函件、談判記錄、履行記錄、解除、變更合同的協(xié)議等重要資料，實(shí)現(xiàn)合同檔案的信息化管理，同時(shí)適時(shí)引進(jìn)合同的軟件化管理、使其能進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化審核，規(guī)范化的管理，也便于合同信息資料的收集、整理、存儲(chǔ)、處理、分析和使用。其次紀(jì)檢監(jiān)督部門(mén)要檢查合同管理制度的執(zhí)行情況，每年對(duì)合同進(jìn)行年檢，檢查合同的簽訂和履行情況。通過(guò)檢查可以發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，分析尋找主要矛盾和矛盾的主要方面，采取針對(duì)性的措施，保證合同的正確履行，提高合同的履行率，避免和減少合同糾紛。
合同的規(guī)范化管理，實(shí)際上是把經(jīng)濟(jì)監(jiān)督關(guān)口前移，用合同管理的方式去規(guī)范、約束經(jīng)濟(jì)行為，避免了經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中由于缺乏法制觀念給學(xué)校造成的不必要損失，由于校內(nèi)各職能部門(mén)全方位的參與，形成了監(jiān)督的機(jī)制，增強(qiáng)了經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的透明度，有效地抑制了腐敗行為，加強(qiáng)了黨的廉政建設(shè)。學(xué)校應(yīng)當(dāng)把依法治校與加強(qiáng)學(xué)校管理、提高學(xué)校競(jìng)爭(zhēng)力和維護(hù)學(xué)校自身合法權(quán)益有機(jī)結(jié)合起來(lái)。建立和完善合同管理，加強(qiáng)法制教育，提高法律意識(shí)，是高校完善合同管理，依法治校的必然產(chǎn)物。
[關(guān)鍵詞]高校；基本建設(shè)；檔案管理
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.10.108
[中圖分類(lèi)號(hào)]G275.9 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1673-0194（2017）10-0-02
0 引 言
近些年來(lái)，隨著我國(guó)高等教育事業(yè)的快速發(fā)展，我國(guó)對(duì)高校的基本建設(shè)工作提出了更高的要求，許多高校新建、改造項(xiàng)目不斷，基建任務(wù)十分繁重，同時(shí)在基建管理和基建工程項(xiàng)目開(kāi)展過(guò)程中，也產(chǎn)生了大量的基建工程檔案資料。這些資料不僅僅是工程建設(shè)過(guò)程的原始記錄，為基本建設(shè)項(xiàng)目建成后順利交付使用以及為工程項(xiàng)目將來(lái)的維修、管理、改造、擴(kuò)建等提供了重要依據(jù)，同時(shí)也記錄了高校建立、發(fā)展、演變的寶貴歷史過(guò)程。
《建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》第十七條規(guī)定：“建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)檔案管理的規(guī)定，及時(shí)收集、整理建設(shè)項(xiàng)目各個(gè)環(huán)節(jié)的文件資料，建立健全建設(shè)項(xiàng)目檔案，并在建設(shè)工程竣工后，及時(shí)向建設(shè)行政主管部門(mén)或者其他有關(guān)部門(mén)移交建設(shè)項(xiàng)目檔案?！弊龊酶咝；n案管理工作不僅僅具有重要的現(xiàn)實(shí)意義和歷史意義，同時(shí)也是國(guó)家法律要求建設(shè)單位必須履行的義務(wù)。
1 當(dāng)前高?；n案管理現(xiàn)狀
目前，我國(guó)高校的基本建設(shè)檔案管理模式一般有兩種，一種是由高校建設(shè)部門(mén)自行整理保存基建檔案資料，進(jìn)行日常的使用管理；一種是由高校建設(shè)部門(mén)在項(xiàng)目結(jié)束后，整體移交至高校檔案館統(tǒng)一歸檔管理的模式。這兩種管理模式在實(shí)際操作中各有利弊。
由高校建設(shè)部門(mén)自行整理保存基建檔案，優(yōu)點(diǎn)是建設(shè)部門(mén)專(zhuān)業(yè)對(duì)口，業(yè)務(wù)熟悉，整理檔案效率較高，同時(shí)檔案存放在建設(shè)部門(mén)十分便于日常查詢(xún)使用；缺點(diǎn)是建設(shè)部門(mén)往往沒(méi)有檔案整理的設(shè)備和檔案保管的專(zhuān)業(yè)空間，缺少專(zhuān)職人員完成大量的檔案整理、組卷、歸檔工作，檔案整理歸檔往往不及時(shí)、不規(guī)范，且保存質(zhì)量較差。
由檔案館統(tǒng)一整理保存基建檔案資料，優(yōu)點(diǎn)是檔案資料組卷、編號(hào)規(guī)范，有良好的保存條件和專(zhuān)業(yè)維護(hù)人員；缺點(diǎn)是非專(zhuān)業(yè)建設(shè)人員整理檔案對(duì)檔案的熟悉度不夠，整理效率不高，容易造成重復(fù)工作，此外，還有建設(shè)部門(mén)查詢(xún)使用不便、移交材料可能不齊等問(wèn)題。
2 高?；n案管理工作難的原因
高?；n案管理工作的難度主要是由高?；n案本身的特殊性所決定的。
2.1 專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)，行業(yè)特點(diǎn)十分鮮明
基建工作是一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)性很強(qiáng)的工作，體現(xiàn)在基建檔案上就是按照一個(gè)建設(shè)項(xiàng)目的時(shí)間順序，大體共分為9大部分，分別為立項(xiàng)資料、設(shè)計(jì)資料、前期管理資料、招投標(biāo)資料、合同資料、施工管理資料、材料設(shè)備管理資料、竣工驗(yàn)收資料和基建財(cái)務(wù)資料。其中，施工管理資料一般又分為土建工程竣工資料、給排水竣工資料、電氣（強(qiáng)弱電）竣工資料、通風(fēng)與空調(diào)工程竣工資料、消防工程竣工資料、裝飾（幕墻、內(nèi)裝）、鋼結(jié)構(gòu)工程竣工資料、電梯工程竣工資料、室外工程竣工資料以及監(jiān)理單位有關(guān)質(zhì)量事故報(bào)告及處理意見(jiàn)等部分。而每個(gè)竣工資料部分又分為開(kāi)竣工報(bào)告、圖紙會(huì)審紀(jì)要、設(shè)計(jì)變更通知單、技術(shù)核定單、工程洽商記錄、原材料材質(zhì)證明、試驗(yàn)記錄、質(zhì)量事故處理記錄、分部分項(xiàng)工程驗(yàn)收記錄以及竣工圖等很多小項(xiàng)。又例如，前期管理資料中包含諸多前期審批、許可資料，如項(xiàng)目選址意見(jiàn)書(shū)、規(guī)劃許可證、用地紅線圖、建設(shè)用地批準(zhǔn)書(shū)、規(guī)劃設(shè)計(jì)條件通知書(shū)、環(huán)保審核意見(jiàn)書(shū)、文物審查意見(jiàn)表、排水審查意見(jiàn)表、消防設(shè)計(jì)申報(bào)表、白蟻防治表、防雷檢測(cè)表、人防審查意見(jiàn)、市政審查意見(jiàn)、園林審查意見(jiàn)、施工許可證以及建設(shè)工程質(zhì)量監(jiān)督書(shū)等，收集整理歸檔內(nèi)容繁雜、專(zhuān)業(yè)性要求很高。
2.2 建設(shè)周期長(zhǎng)，且對(duì)資料完整性要求高
高?；窘ㄔO(shè)項(xiàng)目從無(wú)到有，從立項(xiàng)到竣工交付使用往往要經(jīng)歷較長(zhǎng)的周期，少則半年、一年，多則幾年，甚至有的醞釀時(shí)間較長(zhǎng)的基本建設(shè)項(xiàng)目從立項(xiàng)到最終建成會(huì)經(jīng)過(guò)十幾年的時(shí)間。完整保存好每一個(gè)階段的建設(shè)資料十分艱巨，這既要求建設(shè)部門(mén)有著完善的管理體制和制度約束，又要求建設(shè)工作人員有著良好的工作習(xí)慣，這對(duì)業(yè)務(wù)工作原本就十分繁重的建設(shè)部門(mén)來(lái)說(shuō)，是有一定難度的。
此外，長(zhǎng)周期的建設(shè)項(xiàng)目結(jié)束后，對(duì)基建檔案資料的完整性要求很高。建設(shè)過(guò)程中不同階段的必要資料一樣都不能少，尤其是一些十分重要的資料必須全部收集歸檔。同時(shí)，由于每一個(gè)建設(shè)項(xiàng)目都具有自己的特點(diǎn)，很多資料又是不必要的，例如在施工過(guò)程中設(shè)計(jì)發(fā)生了變更，便會(huì)產(chǎn)生設(shè)計(jì)變更通知單，沒(méi)有變更就不會(huì)產(chǎn)生，所以每一個(gè)項(xiàng)目的變更通知單都是無(wú)法估計(jì)的，必須以事實(shí)為準(zhǔn)，這導(dǎo)致基建檔案資料的完整性很難把握。
2.3 原始紙質(zhì)材料較多，數(shù)字化難度較大
基本建設(shè)檔案資料幾乎都是在基本建設(shè)過(guò)程中產(chǎn)生的，包含大量的原始文書(shū)、簽字、蓋章原件，具有唯一性。數(shù)量龐大的原始紙質(zhì)材料直接導(dǎo)致基建檔案數(shù)字化管理的難度和工作量加大，其中，大量大尺寸的圖紙對(duì)掃描、輸入設(shè)備的要求較高，這些都制約著基建檔案的妥善保存和后期的使用查詢(xún)。近些年，很多省級(jí)、市級(jí)的城建檔案館會(huì)投入大量的資金、人力、物力，推動(dòng)基建檔案的數(shù)字化處理，并通過(guò)建立網(wǎng)上管理系統(tǒng)、利用大尺寸掃描儀等方式，將紙質(zhì)檔案信息轉(zhuǎn)化成數(shù)字化檔案信息，且取得了較好的效果。但作為高校來(lái)講，投入如此大量的資金、人力、物力進(jìn)行基建檔案的數(shù)字化管理還是具有一定難度的。
3 高?；n案管理工作的改進(jìn)措施
3.1 改進(jìn)高校基建檔案管理體制，做到專(zhuān)業(yè)、專(zhuān)人、專(zhuān)注
基建檔案管理工作是一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)性、持久性、系統(tǒng)性的工作，它要求工作人員既要有檔案管理方面的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，又要有建設(shè)項(xiàng)目管理方面的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，還要具備良好的觀察、分析、識(shí)別、歸納能力，同時(shí)還要愛(ài)崗敬業(yè)、細(xì)致嚴(yán)謹(jǐn)，具備強(qiáng)烈的責(zé)任心和事業(yè)心。而作為一項(xiàng)工作量很大的工作，必須要盡量安排專(zhuān)人專(zhuān)職負(fù)責(zé)基本建設(shè)檔案的收集、整理、歸檔和保存管理工作。具體到高?；n案管理，就是要改進(jìn)高?；n案管理體制，做好學(xué)校建設(shè)部門(mén)同檔案管理機(jī)構(gòu)的銜接、溝通，一方面避免檔案館統(tǒng)一管理帶來(lái)的專(zhuān)業(yè)性不的弊端，一方面又要避免建設(shè)部門(mén)管理規(guī)范性不強(qiáng)的弊端，只有充分揚(yáng)長(zhǎng)避短，才能高效、系統(tǒng)、完整的管理基建檔案資料。
3.2 充分認(rèn)識(shí)工程建設(shè)檔案的長(zhǎng)期性，實(shí)行“動(dòng)態(tài)管理”
一套完整的基建檔案的形成周期較長(zhǎng)，資料繁雜，且涉及面廣，事后核實(shí)困難，因此，需要基建部門(mén)的檔案工作人員在項(xiàng)目建設(shè)之初就及時(shí)建檔立案。檔案資料的收集必須與工程建設(shè)同步進(jìn)行，注意對(duì)工程進(jìn)展中產(chǎn)生的資料進(jìn)行核實(shí)，對(duì)不符合規(guī)范要求的要及時(shí)更正、補(bǔ)充，保證文件材料的可靠性、完整性和準(zhǔn)確性，及時(shí)整理歸檔，最大限度保證檔案資料的完整性和質(zhì)量。隨著工程竣工并交付使用后，由于各種原因，建筑物的維修改造不可避免，這時(shí)原有的基建檔案便對(duì)維修改造提供了直接參考，同時(shí)，檔案管理者還應(yīng)注意對(duì)改變的建筑物資料進(jìn)行及時(shí)的收集整理和歸檔，記錄好變更內(nèi)容，使學(xué)校的基建檔案得到不斷的充實(shí)和完善。
3.3 提高對(duì)基建檔案管理的重視度，加大數(shù)字化建設(shè)投入
高?；n案具有重要的現(xiàn)實(shí)意義和歷史意義，是學(xué)校的寶貴財(cái)富，相關(guān)人員要充分認(rèn)識(shí)到基建檔案的重要性，加大對(duì)基建檔案管理工作的投入力度。在信息化高速發(fā)展的今天，數(shù)字化管理有助于資料的保存、分類(lèi)、查閱、統(tǒng)計(jì)和使用。高校應(yīng)加強(qiáng)硬件建設(shè)，努力實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。先進(jìn)的檔案管理?xiàng)l件是提高檔案利用率的基礎(chǔ)，它具有操作簡(jiǎn)便、查詢(xún)搜索快捷、統(tǒng)計(jì)功能強(qiáng)大、存貯安全等優(yōu)點(diǎn)，能提高工作效率和質(zhì)量，把檔案管理人員從傳統(tǒng)的“手工勞動(dòng)”中解放出來(lái)。對(duì)于基建檔案來(lái)說(shuō)，如果能充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)實(shí)現(xiàn)基建檔案的全面數(shù)字化管理，把長(zhǎng)期擺放在檔案盒里的紙質(zhì)資料解放出來(lái)，把檔案館、基建檔案資料室變成網(wǎng)上的高校信息資源利用中心，這對(duì)高校的建設(shè)發(fā)展會(huì)產(chǎn)生巨大的促進(jìn)作用。
主要參考文獻(xiàn)
1、 高速公路建設(shè)項(xiàng)目管理簡(jiǎn)介
1、1項(xiàng)目管理概述
項(xiàng)目是指在一定資源（投資、材料、施工機(jī)械等）約束下，為實(shí)現(xiàn)特定目的而進(jìn)行的一次性任務(wù)，它具有整體性、一次性、目標(biāo)性、生命期屬性、資源約束性、漸進(jìn)明細(xì)性等特征。
項(xiàng)目管理與項(xiàng)目的概念相對(duì)應(yīng)，是在一個(gè)確定的時(shí)間范圍內(nèi)，為了完成一個(gè)既定的目標(biāo)，通過(guò)特殊形式的臨時(shí)性組織運(yùn)行機(jī)制和有效的計(jì)劃、組織、領(lǐng)導(dǎo)與控制，充分利用既定有限資源的一種系統(tǒng)管理方法。
1、 2業(yè)主在合同管理中的作用
我國(guó)的高速公路建設(shè)市場(chǎng)，正在全面推行“項(xiàng)目法人責(zé)任制”、“招標(biāo)投標(biāo)制”、“工程監(jiān)理制”和“合同管理制”，按照市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)原則和現(xiàn)代化企業(yè)制度進(jìn)行工程管理。作為投資主體的建設(shè)項(xiàng)目業(yè)主，既是資金的持有者又是建設(shè)項(xiàng)目的所有者，按照項(xiàng)目法人責(zé)任制原則、不僅要對(duì)項(xiàng)目建設(shè)的過(guò)程負(fù)責(zé)，還要對(duì)項(xiàng)目建設(shè)的成敗和項(xiàng)目運(yùn)行的好壞發(fā)展；既要負(fù)責(zé)籌措項(xiàng)目的建設(shè)資金，還要對(duì)建設(shè)過(guò)程、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)及還款付息，直至發(fā)揮投資效益承擔(dān)責(zé)任。俗話說(shuō)，一個(gè)事業(yè)的好的開(kāi)始是成功的一半，項(xiàng)目建設(shè)的成敗在很大程度上影響著工程投入運(yùn)營(yíng)后效益的好壞。項(xiàng)目采用招投標(biāo)選擇承包單位，用經(jīng)濟(jì)合同約束雙方的實(shí)施行為，聘用可靠的監(jiān)理工程師負(fù)責(zé)合同履行過(guò)程中的監(jiān)督、管理、協(xié)調(diào)工作，這些都是建設(shè)過(guò)程中有效的保證措施。
1、 3業(yè)主合同管理的任務(wù)
業(yè)主必須依法確定與承包商這間的經(jīng)濟(jì)權(quán)利和經(jīng)濟(jì)義務(wù)關(guān)系，并通過(guò)簽訂工程建設(shè)合同的形式將這種關(guān)系進(jìn)一步的確立。有關(guān)法律、法規(guī)是簽訂合同的重要依據(jù)和保障，嚴(yán)格履行與科學(xué)管理工程建設(shè)合同，是業(yè)主控制工程投資、確保工程質(zhì)量的重要手續(xù)。業(yè)主對(duì)于合同管理的另一項(xiàng)任務(wù)就是通過(guò)加強(qiáng)合同管理，防范和減少合同糾紛。合同條款是公路建設(shè)當(dāng)事人實(shí)施合同管理的法定依據(jù)。這就要求甲乙雙方在簽訂有關(guān)合同時(shí)，應(yīng)該就合同條款內(nèi)容進(jìn)行認(rèn)真研究、推敲，力求條款內(nèi)容完善、詞句嚴(yán)密、簽訂合同程序合法，雙方的權(quán)利和義務(wù)明確。合同上認(rèn)真地按照有效合同履行其職責(zé)，達(dá)到預(yù)防和減少合同糾紛的目的。
2、實(shí)施高速公路建設(shè)業(yè)主方合同管理體系的意義
2、1高速公路合同管理規(guī)范全面性的要求，現(xiàn)階段合同管理的研究還處于合同履行情況的管理，項(xiàng)目前期管理與施工合同管理聯(lián)系還不夠緊密，還缺乏全過(guò)程管理，全過(guò)程參與，全過(guò)程控制。
2、2嚴(yán)格加強(qiáng)合同管理，以合同作為以確參與方權(quán)利和義務(wù)，能防范減少合同糾紛，能提高合同管理的深度，是加強(qiáng)投資控制的需要。2、3也是有利于提高高速公路建設(shè)參與方素質(zhì)，增加各方競(jìng)爭(zhēng)力的需要。
3、現(xiàn)階段業(yè)主合同管理系統(tǒng)建立的必要性分析
3、1規(guī)范的合同管理的需要：業(yè)主專(zhuān)業(yè)人員需要對(duì)招標(biāo)合同相關(guān)條例的審核：建立專(zhuān)門(mén)系統(tǒng)的合同管理班子，如合同的簽訂嚴(yán)謹(jǐn)性不大，易為合同的順利履行留下隱患，使業(yè)主陷入被動(dòng)境地，甚至給項(xiàng)目造成很大的損失。
3、2現(xiàn)階段合同管理停留在“重簽訂輕履行”階段的情況了；合同的簽訂具備了完善的順序，但合同的履行缺乏必要數(shù)量的管理人員按照合同的條款對(duì)項(xiàng)目履行情況進(jìn)行檢查，形成對(duì)合同管理工作不夠重視局面，致使業(yè)主直到出現(xiàn)問(wèn)題才發(fā)現(xiàn)原來(lái)合同早有上述規(guī)定，工程的損失卻無(wú)法彌補(bǔ)。
3、3業(yè)主合同管理職責(zé)落實(shí)到位要求，檔案管理部門(mén)與合同管理人員之間的工作關(guān)系必須調(diào)整好，檔案管理人員若干沒(méi)有及時(shí)向合同管理人員提供合同文件，合同管理人員也不主動(dòng)向檔案管理人員及時(shí)移交合同文件資料，往往容易造成合同管理工作的被動(dòng)和不到位。
3、4業(yè)主對(duì)合同管理全面控制，動(dòng)態(tài)管理的要求，對(duì)于實(shí)際情況的變化，原先簽訂的合同條款不適合新發(fā)展的情況，這就需要業(yè)主合同管理人員具備全面控制，動(dòng)態(tài)管理的意識(shí)，全面的對(duì)合同進(jìn)行管理，包括業(yè)主與中標(biāo)人簽約后合同管理人員根據(jù)項(xiàng)目實(shí)際情況的變化就項(xiàng)目出現(xiàn)的新情況對(duì)原合同條款進(jìn)行補(bǔ)充與修正以適應(yīng)新情況。
4、合同管理體系建立的內(nèi)容分析
根據(jù)高速公路項(xiàng)目管理的實(shí)踐，其合同管理體系的主要工作歸納以下幾點(diǎn)：（1）制定訂立合同的策略，包括確定合同方式，設(shè)計(jì)合同體系，選擇合同條件，準(zhǔn)備合同草本。（2）組織招標(biāo)文件的編制，組織招標(biāo)，組織合同談判和訂立合同。（3）建立、健全合同管理制度和管理程序。（4）跟蹤合同執(zhí)行情況，審核支付申請(qǐng)。（5）分析和處理合同變更，對(duì)照預(yù)算進(jìn)行控制對(duì)各種合同條件和技術(shù)要求變化引起的爭(zhēng)議進(jìn)行商務(wù)處理。（6）分析和處理索賠，預(yù)見(jiàn)潛在問(wèn)題盡量減少索賠事件。（7）建立合同檔案和信息系統(tǒng)，負(fù)責(zé)合同信息處理和檔案管理。
5、合同管理需要先進(jìn)的合同信息系統(tǒng)
為加強(qiáng)和規(guī)范高速公路工程項(xiàng)目合同管理與投資控制的工作，便于各層次管理及時(shí)、準(zhǔn)確、動(dòng)態(tài)的掌握工程各階段進(jìn)度和投資狀況，應(yīng)建立網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的標(biāo)書(shū)管理、合同管理、變更管理、計(jì)量支付、投資分析和通信管理六個(gè)模塊，實(shí)現(xiàn)標(biāo)書(shū)生成、設(shè)計(jì)變更、計(jì)量支付、投資分析數(shù)據(jù)的計(jì)算機(jī)處理并在網(wǎng)上共享，提高工程管理水平和工作效率。
5、 1規(guī)范清單及變更管理：該系統(tǒng)可為用戶(hù)提供了動(dòng)態(tài)化、全面化的清單管理功能，通過(guò)此功能，業(yè)主可以更全面、更清晰的掌握整個(gè)工程的實(shí)際情況。對(duì)中標(biāo)清單“暫定金額”計(jì)算進(jìn)行了改進(jìn)，可設(shè)定不參與計(jì)算暫定金額的清單項(xiàng)目，并可對(duì)暫定金額比例進(jìn)行調(diào)整，同時(shí)，用戶(hù)可以在清單項(xiàng)目選擇的時(shí)候方便地選取需要加入的項(xiàng)目。在變更管理中實(shí)現(xiàn)了一般、重大變更均可做數(shù)量、單價(jià)、新增合同項(xiàng)目變更。
5、 2加強(qiáng)計(jì)量支付管理：鑒于以往工程施工過(guò)程中，計(jì)量支付業(yè)務(wù)不規(guī)范，給業(yè)主計(jì)量支付帶來(lái)很大困難，包括報(bào)表格式不統(tǒng)一、監(jiān)理審批過(guò)程繁瑣、業(yè)主監(jiān)控手段不完善等。在系統(tǒng)中，清單項(xiàng)目計(jì)量從每個(gè)憑證開(kāi)始輸入，熱后匯總成中期支付證書(shū)；提供現(xiàn)清單中沒(méi)有的項(xiàng)目的暫計(jì)量功能（指已按照變更通知要求做，但設(shè)計(jì)變更手續(xù)未批復(fù)的項(xiàng)目，按暫定單價(jià)和數(shù)量計(jì)量）；暫定金額中列支項(xiàng)目：補(bǔ)貼、材差、優(yōu)質(zhì)優(yōu)價(jià)，僅在計(jì)量支付模塊中輸入，不需在變更管理中輸入；同時(shí)提供了預(yù)付項(xiàng)目中的動(dòng)員預(yù)付款與材料設(shè)備預(yù)付款支付與扣回功能；手工輸入保留金，當(dāng)金額達(dá)到保留金的限額時(shí)用對(duì)話框提醒用戶(hù)注意，在輸入計(jì)量項(xiàng)目準(zhǔn)確性和及時(shí)性，使歷史數(shù)據(jù)的查詢(xún)變得快速、有效，同時(shí)，利用系統(tǒng)適時(shí)糾正了審核中存在的疏漏問(wèn)題，當(dāng)計(jì)量數(shù)據(jù)大于合同數(shù)據(jù)時(shí)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)報(bào)警，及時(shí)發(fā)現(xiàn)工程計(jì)量支付中的錯(cuò)誤與疏忽，使對(duì)工程的計(jì)量支付更有效準(zhǔn)確。
