時(shí)間：2023-06-11 08:23:58
序論：速發(fā)表網(wǎng)結(jié)合其深厚的文秘經(jīng)驗(yàn)，特別為您篩選了11篇電子合同歸檔管理范文。如果您需要更多原創(chuàng)資料，歡迎隨時(shí)與我們的客服老師聯(lián)系，希望您能從中汲取靈感和知識(shí)！
1 實(shí)施背景及目標(biāo)
合同作為經(jīng)營(yíng)管理的手段，是企業(yè)與外部進(jìn)行物流、資金流、信息流交換的基本形式，是企業(yè)從事經(jīng)濟(jì)活動(dòng)取得經(jīng)濟(jì)效益的橋梁和紐帶，同時(shí)也為企業(yè)帶來(lái)了各種各樣的法律風(fēng)險(xiǎn)，如何通過(guò)信息化手段提升合同法律風(fēng)險(xiǎn)管控能力，提高質(zhì)量及效率，為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)保駕護(hù)航是本文研究的重點(diǎn)。
2 傳統(tǒng)合同管理中存在的問(wèn)題
培養(yǎng)專(zhuān)業(yè)的法律人才隊(duì)伍，健全法律規(guī)章制度、增強(qiáng)法制觀念，這些都是提升公司合同管控水平的重要手段，但是傳統(tǒng)的全靠人工審核的合同管理模式，仍存在以下問(wèn)題：
2.1 合同履行監(jiān)控情況難以掌控
傳統(tǒng)的合同管理模式更側(cè)重于合同簽訂前對(duì)合同重要條款的審核，而合同已經(jīng)履行到什么程度，是否按照合同簽訂的進(jìn)程有序推進(jìn)，這些都是法律部門(mén)管控的難點(diǎn)及薄弱環(huán)節(jié)，難以真正實(shí)現(xiàn)對(duì)合同全生命周期的管理。
2.2 風(fēng)險(xiǎn)管控能力有待提升
風(fēng)險(xiǎn)管控是合同管理的重要內(nèi)容，如何確保合同文本內(nèi)容的規(guī)范性及真實(shí)性、合同對(duì)方主體的合法性、財(cái)務(wù)付款合同與正式簽字確認(rèn)合同的一致性，降低合同倒簽率等等，以上問(wèn)題只靠人工審核都難以解決。
2.3 查閱、統(tǒng)計(jì)不便利
金額、對(duì)方供應(yīng)商等合同信息全靠人工登記臺(tái)賬，工作量大、易出錯(cuò)、且統(tǒng)計(jì)維度單一，無(wú)法滿(mǎn)足管理層多維度的決策、分析要求。
3 解決對(duì)策
基于以上現(xiàn)狀及問(wèn)題，企業(yè)可以借助信息化手段，將標(biāo)準(zhǔn)的合同管理流程、條款和范本等業(yè)務(wù)管控模式通過(guò)信息化系統(tǒng)進(jìn)行固化。實(shí)現(xiàn)對(duì)合同規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一管理。詳細(xì)功能模塊如下：
3.1 合同審批表模塊
合同審批表是貫穿各項(xiàng)功能的紐帶，也是業(yè)務(wù)審核的重點(diǎn)。通過(guò)合同審批表，將合同中最重要的內(nèi)容進(jìn)行突出展現(xiàn)，同時(shí)提示各類(lèi)合同的審核注意事項(xiàng)。包括合同基本信息、合同金額、對(duì)方主體、簽章信息等內(nèi)容。
合同基本信息：包括合同編號(hào)、合同名稱(chēng)、合同承辦部門(mén)、合同履行時(shí)間、合同業(yè)務(wù)大類(lèi)、合同業(yè)務(wù)小類(lèi)、合同主要內(nèi)容、風(fēng)險(xiǎn)提示、審核規(guī)范、審核職責(zé)規(guī)范等；
合同金額：包括合同幣種、合同價(jià)款、合同稅款、合同總金額、付款條款等。
對(duì)方主體：包括對(duì)方主體名稱(chēng)、銀行賬戶(hù)名稱(chēng)、開(kāi)戶(hù)行名稱(chēng)、開(kāi)戶(hù)行賬號(hào)等。
簽章信息：甲方簽字人、甲方簽字日期，乙方法定代表人、乙方簽字人、乙方簽字日期等。
3.2 合同審批流程模塊
合同審批流。主要是將合同審批業(yè)務(wù)流程固化在系統(tǒng)中，實(shí)現(xiàn)電子審批。主要流程包括：合同審批、授權(quán)、歸檔。履行、變更、移交、解除、作廢等。
3.3 合同統(tǒng)計(jì)查詢(xún)模塊
支持用戶(hù)通過(guò)合同名稱(chēng)、合同編號(hào)、對(duì)方當(dāng)事人、合同金額、合同起草人等信息，快速定位到用戶(hù)需要查詢(xún)的單個(gè)合同。
提供多維度報(bào)表查詢(xún)及統(tǒng)計(jì)功能，包括倒簽率報(bào)表、簽訂及時(shí)率報(bào)表、合同歸檔統(tǒng)計(jì)報(bào)表、結(jié)算合同報(bào)表等。用戶(hù)通過(guò)在系統(tǒng)中選擇報(bào)表類(lèi)型、期間等查詢(xún)條件，系統(tǒng)可快速、直觀、精準(zhǔn)展示統(tǒng)計(jì)結(jié)果。
3.4 合同履行監(jiān)控模塊
從相關(guān)財(cái)務(wù)系統(tǒng)中獲取所有合同的報(bào)賬及付款情況，給相關(guān)業(yè)務(wù)用戶(hù)直觀展示合同的付款進(jìn)程；通過(guò)系統(tǒng)定期向相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)發(fā)送合同履行監(jiān)控單，請(qǐng)業(yè)務(wù)部門(mén)主動(dòng)報(bào)送各合同執(zhí)行情況并通過(guò)電子流程流轉(zhuǎn)到法律部門(mén)。法律部門(mén)可以逐不出戶(hù)就清晰了解每個(gè)合同的付款及履行進(jìn)程，對(duì)存在風(fēng)險(xiǎn)及時(shí)洞察并采取相應(yīng)措施，防患于未然。
3.5 合同檔案管理模塊
對(duì)于已經(jīng)審批完成的合同進(jìn)行電子歸檔，按照紙質(zhì)合同歸檔規(guī)則，系統(tǒng)建立相應(yīng)的合同編目、案卷。建立電子的借閱審批流程，電子流程審批通過(guò)后，系統(tǒng)會(huì)給申請(qǐng)人賦予查看相應(yīng)借閱合同的權(quán)限。
3.6 多系統(tǒng)協(xié)作辦公模塊
通過(guò)打通與手機(jī)辦公、財(cái)務(wù)報(bào)賬平臺(tái)、文檔安全等系統(tǒng)接口，實(shí)現(xiàn)各系統(tǒng)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的一致性、辦公的高效性以及安全的管控性，主要如下：
3.6.1 與短信平臺(tái)接口
當(dāng)審核人收到待審批合同時(shí)，系統(tǒng)會(huì)促發(fā)短信，提醒審批人及時(shí)審批合同；當(dāng)審批人處理時(shí)間超過(guò)企業(yè)要求的處理時(shí)限后，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)發(fā)送催辦短信給審批人，提升合同處理的及時(shí)性。
3.6.2 與文檔外發(fā)系統(tǒng)接口
合同審批完成后，系統(tǒng)自動(dòng)加蓋水印，并留痕控制，任何人無(wú)法再對(duì)合同的任何信息進(jìn)行修改，只能查看和打印，且打印的合同會(huì)顯示某某企業(yè)名稱(chēng)的水印，避免合同在前期商定妥當(dāng)，且已履行完內(nèi)部流程后，被對(duì)方主體惡意篡改。
3.6.3 與財(cái)務(wù)報(bào)賬系統(tǒng)接口
前言
在當(dāng)今這個(gè)社會(huì)，很多的財(cái)富都是由合同構(gòu)成的，現(xiàn)代企業(yè)的經(jīng)營(yíng)離不開(kāi)合同，合同不僅是進(jìn)行經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的重要文件，也是很多糾紛的根源。正因如此檔案合同的管理就顯得尤為重要。在合同檔案應(yīng)用越來(lái)越廣泛的情況下，如何加強(qiáng)合同檔案的管理是一個(gè)值得思考的問(wèn)題，文章從以下幾個(gè)方面進(jìn)行分析了合同檔案的各項(xiàng)問(wèn)題。
1、合同檔案的收集工作
合同要經(jīng)過(guò)起草、審核、審批簽署、責(zé)任方簽署才能簽訂完成，而合同檔案的收集、整理和組卷都有很大的不規(guī)律性，因而這一過(guò)程中的長(zhǎng)時(shí)間流轉(zhuǎn)會(huì)給檔案部門(mén)的收集工作帶來(lái)一定的困難。為了更好的收集合同檔案，提高檔案管理質(zhì)量，第一，正式合同文本簽字儀式雙發(fā)都應(yīng)到場(chǎng)，根據(jù)合同法以雙方簽訂方蓋章來(lái)確定合同成立，在蓋章的時(shí)候?qū)贤M(jìn)行編號(hào)登記使其成為合同檔案的憑據(jù)，合同文本一經(jīng)簽字、蓋章、公證后就即時(shí)收集歸檔。合同檔案的管理人員還應(yīng)用系統(tǒng)、發(fā)展的眼光看待收集到的合同檔案材料，保證相關(guān)的文件如催告函件等也應(yīng)該及時(shí)收集和歸檔，避免合同檔案的遺漏及時(shí)效的損失。第二，檔案管理人員要通過(guò)對(duì)合同檔案形式與內(nèi)容的規(guī)范性的分析，在合同審批的過(guò)程中應(yīng)該填寫(xiě)合同審批單，審批單應(yīng)由經(jīng)辦部門(mén)填寫(xiě)，記載合同內(nèi)容、責(zé)任者、金額、經(jīng)辦部門(mén)等相關(guān)信息，并實(shí)行一式三聯(lián)的統(tǒng)一格式，附合同文本一并辦理審批流轉(zhuǎn)，另外檔案部門(mén)在提供合同檔案利用的時(shí)候一般不應(yīng)提供合同文本的原件，而是提供復(fù)印件。對(duì)合同檔案的查閱應(yīng)該建立起管理制度，加強(qiáng)合同檔案的保密性。只有按上述規(guī)范操作才能真實(shí)反映每一份合同形成的全過(guò)程信息，進(jìn)而從根本上解決合同檔案收集難的現(xiàn)象。
2、合同檔案的分類(lèi)、電子歸檔和歸檔范圍
說(shuō)到合同檔案的分類(lèi)自然離不開(kāi)合同的分類(lèi)，參照制訂企業(yè)合同檔案的歸檔范圍，一般可按照合同文件類(lèi)型可按合同文件類(lèi)型進(jìn)行分類(lèi)，分為合同準(zhǔn)備前期文件、合同簽訂文件、合同執(zhí)行文件。筆者所在的企業(yè)，合同管理檔案作為一大類(lèi)，是一級(jí)類(lèi)目，合同種類(lèi)作為二級(jí)類(lèi)目，合同文件類(lèi)型作為三級(jí)類(lèi)目。《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目要求與檔案整理規(guī)范》和《核電文件檔案管理要求》對(duì)合同文件的歸檔范圍在規(guī)范性附錄中均有規(guī)定，可以參照制訂企業(yè)合同檔案的歸檔范圍。
然而隨著檔案信息數(shù)字化處理技術(shù)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，合同檔案工作從初期的手工操作、查詢(xún)、保管到目前的電腦查詢(xún)、信息下載、智能監(jiān)控保管，把人們從繁重單調(diào)的勞作中解放出來(lái)；同時(shí)也讓所保存的檔案原件得到了更好的保護(hù)。在檔案的查詢(xún)利用中，提高了工作效率，降低了管理成本。當(dāng)前很多檔案館都在努力推行數(shù)字化管理，一方面對(duì)館藏檔案進(jìn)行掃描，建立信息管理系統(tǒng)；另一方面，對(duì)新進(jìn)館檔案實(shí)行電子報(bào)送，直接將電子檔案信息錄入已建立的信息管理系統(tǒng)。從實(shí)現(xiàn)合同檔案管理數(shù)字化、建立數(shù)字合同檔案館的長(zhǎng)遠(yuǎn)目標(biāo)來(lái)看，實(shí)行電子歸檔是其中最為關(guān)鍵的環(huán)節(jié)。筆者所在的企業(yè)根據(jù)規(guī)定合同檔案的歸檔范圍為：合同準(zhǔn)備前期文件包括前期準(zhǔn)備綜合性文，立項(xiàng)與相關(guān)文件，資格預(yù)審，詢(xún)價(jià)、報(bào)價(jià)，招標(biāo)、投標(biāo)、評(píng)標(biāo)文件、合同推薦及支持文件、談判及相關(guān)文件（含會(huì)議紀(jì)要、來(lái)往函件、談判中的臨時(shí)協(xié)議）等。合同簽訂文件包括合同簽字文本及附件、補(bǔ)充協(xié)議書(shū)、保函與其它。
3、明確歸檔責(zé)任部門(mén)，制訂合同檔案整理辦法
《企業(yè)檔案工作規(guī)范》中規(guī)定“企業(yè)各職能或承辦部門(mén)及項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)對(duì)本部門(mén)或項(xiàng)目歸檔文件的完整和系統(tǒng)負(fù)責(zé)；企業(yè)各職能或承辦部門(mén)及項(xiàng)目文件形成者應(yīng)負(fù)責(zé)積累文件，并對(duì)齊全、準(zhǔn)確和形成質(zhì)量負(fù)責(zé)；專(zhuān)兼職檔案人員應(yīng)負(fù)責(zé)收集、整理應(yīng)歸檔的文件，并對(duì)歸檔文件的整理質(zhì)量負(fù)責(zé)?！睋?jù)此，我們可以肯定合同檔案歸檔責(zé)任部門(mén)應(yīng)為合同管理部門(mén)，并指定專(zhuān)兼職檔案人員。檔案部門(mén)主動(dòng)與合同部門(mén)溝通交流，確定歸檔的范圍，制定合同檔案整理模板，最后由合同部門(mén)制訂《合同組卷辦法》，檔案部門(mén)審查，由合同經(jīng)辦人負(fù)責(zé)合同歸檔文件的收集和整理，并向檔案部門(mén)定期移交。并規(guī)定合同準(zhǔn)備前期文件和合同簽訂文件在合同簽訂后1季度內(nèi)向檔案部門(mén)移交，合同執(zhí)行文件在合同執(zhí)行完畢后1季度內(nèi)向檔案部門(mén)移交。這推進(jìn)了合同檔案整理的規(guī)范性和可操作性。
4、檔案部門(mén)跟蹤考核，以推動(dòng)合同檔案歸檔工作
在很多人的認(rèn)識(shí)里，文件整理歸檔是檔案部門(mén)的事，職能部門(mén)歸檔意識(shí)不強(qiáng)，要做好此項(xiàng)工作，必須要得到公司領(lǐng)導(dǎo)的支持，將職能部門(mén)歸檔納入部門(mén)績(jī)效考核中，與部門(mén)獎(jiǎng)金系數(shù)掛鉤。筆者所在的企業(yè)就將文件是否及時(shí)歸檔、歸檔文件是否為原件納入到對(duì)各部門(mén)的績(jī)效考核中。檔案部門(mén)每年年初年度公司文件歸檔計(jì)劃，每月跟蹤考核，并在7月對(duì)歸檔情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，形成報(bào)告由公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，通報(bào)公司各部門(mén)。且每年年初檔案部門(mén)會(huì)向合同部門(mén)搜集上一年的合同清單和簽訂日期，對(duì)照清單核查是否已歸檔，統(tǒng)計(jì)未歸檔合同清單，發(fā)與合同部門(mén)，督促其在指定期限完成，否則將納入部門(mén)績(jī)效考核。此舉大大推動(dòng)了合同檔案歸檔工作的主動(dòng)性和及時(shí)性，并確保歸檔文件的原始性。
5、合同檔案工作遇到的問(wèn)題和思考
合同檔案工作雖然滿(mǎn)足了企業(yè)一部分的需要，但在合同檔案工作中，發(fā)現(xiàn)仍存在一些問(wèn)題。
1.檔案人員催促合同經(jīng)辦人及時(shí)移交檔案，合同經(jīng)辦人抱怨工作太多，沒(méi)有時(shí)間整理，或整理質(zhì)量較差。針對(duì)這個(gè)問(wèn)題，筆者建議可以考慮采用合同經(jīng)辦人負(fù)責(zé)合同歸檔有關(guān)文件的收集和初步整理，合同部門(mén)設(shè)立專(zhuān)職檔案人員負(fù)責(zé)合同檔案的規(guī)范性整理，如制作案卷封面、目錄、備考表、頁(yè)號(hào)打印、裝訂等，并負(fù)責(zé)向檔案部門(mén)移交。專(zhuān)職檔案人員參與重大合同的招投標(biāo)和談判過(guò)程，便于掌握合同相關(guān)有關(guān)情況，利于理解合同檔案的系統(tǒng)性。專(zhuān)職檔案人員保持相對(duì)穩(wěn)定，檔案部門(mén)對(duì)其進(jìn)行定期的指導(dǎo)和培訓(xùn)。
2.檔案人員無(wú)法及時(shí)掌握合同簽訂情況，不能及時(shí)跟蹤。雖然制定了合同準(zhǔn)備前期文件和合同簽訂文件在合同簽訂后1個(gè)月內(nèi)向檔案部門(mén)移交，合同執(zhí)行文件在合同執(zhí)行完畢后1個(gè)月內(nèi)向檔案部門(mén)移交規(guī)定。但因?yàn)闄n案部門(mén)不能掌握合同是否簽訂，何時(shí)簽訂等信息，無(wú)法做到及時(shí)跟蹤。經(jīng)常有非合同部門(mén)人員到檔案部門(mén)借閱合同，發(fā)現(xiàn)合同沒(méi)有移交的情況。針對(duì)這個(gè)問(wèn)題，可以考慮在信息系統(tǒng)合同管理模塊中加入檔案人員節(jié)點(diǎn)，合同管理模塊與文檔管理之間建立關(guān)聯(lián)，檔案人員可以通過(guò)合同管理模塊掌握合同簽訂情況，同時(shí)合同模塊也可以調(diào)閱與該合同相關(guān)的文檔，及時(shí)掌握合同執(zhí)行情況。
6、加強(qiáng)合同檔案部門(mén)的管理工作
合同檔案還沒(méi)有作為一個(gè)單獨(dú)的管理門(mén)類(lèi)，而是依據(jù)合同的的性質(zhì)、類(lèi)別等分別納入不同檔案管理門(mén)類(lèi)，不少單位經(jīng)常指定同部門(mén)或財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)管理本單位合同檔案。如今企業(yè)的合同數(shù)目增多，使用的頻率也提高，同時(shí)伴隨合同信息資源的深層次開(kāi)發(fā)，傳統(tǒng)的合同檔案管理工作與如今的形勢(shì)存在了矛盾，我們要推行“重合同，守信用”企業(yè)認(rèn)證工作，建立專(zhuān)業(yè)化的合同檔案管理部門(mén)，并不斷提高管理能力。
6.1檔案部門(mén)要加強(qiáng)其有關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)的聯(lián)系
檔案部門(mén)要發(fā)揮主觀性配合業(yè)務(wù)部門(mén)定期檢查合同的辦理情況，加大法律宣傳提高業(yè)務(wù)部門(mén)的檔案意識(shí)，同時(shí)應(yīng)該明確合同檔案的具體內(nèi)容，了解合同的履行情況，并根據(jù)不斷變化的情況進(jìn)行修訂和補(bǔ)充，清理遺漏的合同材料，對(duì)有期限規(guī)定的合同的辦理情況進(jìn)行通報(bào)和督促。
6.2檔案管理部門(mén)要實(shí)行合同安全統(tǒng)一管理
為了避免檔案的缺散流失，這就要求檔案管理部門(mén)對(duì)合同檔案文本進(jìn)行集中管理。統(tǒng)一開(kāi)展保管利用、鑒定銷(xiāo)毀和編研開(kāi)發(fā)工作。
6.3開(kāi)展檔案部門(mén)跟蹤考核管理
在每年初檔案部門(mén)首先要搜集上一年的合同清單和簽訂日期，對(duì)照清單統(tǒng)計(jì)未歸檔合同清單，同時(shí)發(fā)與合同部門(mén)督促其在指定期限完成歸檔。接著年度公司文件歸檔計(jì)劃，進(jìn)行每月的跟蹤考核。在年中再次統(tǒng)計(jì)分析這半年的歸檔情況，形成報(bào)告由公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，通報(bào)公司各部門(mén)。
6.4明確歸檔責(zé)任部門(mén)，制訂合同檔案整理辦法
一井水：合同檔案是按文種劃分的，而企業(yè)檔案分類(lèi)是以工作職能來(lái)劃分的，如黨群、行政管理、經(jīng)營(yíng)管理、生產(chǎn)技術(shù)管理、產(chǎn)品、科研、基建、設(shè)備儀器、會(huì)計(jì)、人事等十大類(lèi)，每類(lèi)都可能涉及合同檔案，因此，屬于哪類(lèi)合同歸到哪類(lèi)進(jìn)行管理。
Zhoumingming：合同比較多的單位，把合同單獨(dú)設(shè)成合同檔案門(mén)類(lèi)比較方便管理。而且，科怡軟件公司已經(jīng)把合同檔案單純?cè)O(shè)置了模塊。其目錄按“檔號(hào)、合同名稱(chēng)、合同編號(hào)、責(zé)任者、甲方、乙方、簽訂日期、金額、備注”等子目錄項(xiàng)來(lái)設(shè)置，查找方便。
后發(fā)制人：如合同數(shù)量不是很多、比較零散時(shí)，可不單獨(dú)設(shè)置模塊，將其歸入對(duì)應(yīng)門(mén)類(lèi)便可；如合同數(shù)量較多也相對(duì)集中，最好另設(shè)一個(gè)模塊單獨(dú)管理。
zzia050406220：比較合理的管理方法就是合同整理時(shí)分散到各個(gè)類(lèi)別的檔案中去，像“一井水”所說(shuō)，屬于哪一類(lèi)就歸到哪一類(lèi)去，在管理系統(tǒng)中建立合同數(shù)據(jù)庫(kù)，將合同的基本信息，如編號(hào)、名稱(chēng)、合同對(duì)方、合同屬性、金額、履行情況、整理互見(jiàn)號(hào)等詳細(xì)著錄。既保證原有檔案間聯(lián)系，維護(hù)其完整性和系統(tǒng)性，又實(shí)現(xiàn)了檢索和利用的便捷性。
savvy：還有另外一種方法，那就是實(shí)體集中存放，然后，通過(guò)檔案管理系統(tǒng)，將相應(yīng)的條目或者數(shù)字檔案放到對(duì)應(yīng)的類(lèi)別里去。
郭東升：一般說(shuō)，不將合同入在會(huì)計(jì)類(lèi)、人事類(lèi)。牽涉這兩類(lèi)的合同一般應(yīng)入其相關(guān)行政管理類(lèi)、經(jīng)營(yíng)管理類(lèi)。國(guó)家檔案局已經(jīng)出臺(tái)了企業(yè)檔案實(shí)體分類(lèi)整理規(guī)則，應(yīng)該依照規(guī)則結(jié)合本企業(yè)實(shí)際貫徹執(zhí)行。作為企業(yè)，國(guó)家為之出臺(tái)的分類(lèi)暫行規(guī)則，是本單位制訂分類(lèi)方案的基本依據(jù)。企業(yè)應(yīng)該以此為基本框架，結(jié)合單位實(shí)際編制本單位的分類(lèi)方案。
Smxlhy：同意一井水的觀點(diǎn)，合同檔案應(yīng)歸入相應(yīng)類(lèi)別，并區(qū)分不同價(jià)值來(lái)保持文件間有機(jī)聯(lián)系。
一井水：合同是一類(lèi)文書(shū)的名稱(chēng)，而不能把它作為一類(lèi)檔案，企業(yè)檔案基本是按照工作職能來(lái)分類(lèi)，每一項(xiàng)工作職能都會(huì)形成相關(guān)合同檔案，并不需要人為拆散合同，而是按照合同形成部門(mén)與內(nèi)容歸入相關(guān)類(lèi)別即可。如合同檔案再單設(shè)一類(lèi)，那施工合同歸入基建檔案行，歸入合同檔案還行，就不具有唯一性了。
Savvy：我們單位的合同工作由專(zhuān)門(mén)部門(mén)進(jìn)行主管，并按季度形成管理報(bào)表。合同管理有對(duì)應(yīng)的主管職能部門(mén)、規(guī)章制度和工作人員，本身已形成獨(dú)立的工作體系。確實(shí)合同存在多種分類(lèi)屬性，很多從屬于項(xiàng)目。我們的合同由于分部門(mén)保管，也很自然形成了各總部特點(diǎn)的合同檔案。從檔案整理的角度來(lái)分析，其實(shí)，已經(jīng)區(qū)分了部門(mén)(工作職能)和年度，但作為相對(duì)獨(dú)立的一項(xiàng)工作，把合同檔案單獨(dú)管理更為恰當(dāng)。
郭東升：在企業(yè)檔案整理中，同一類(lèi)目的合同數(shù)量多，應(yīng)該單獨(dú)立卷。而不可用形式分類(lèi)法將其單獨(dú)設(shè)類(lèi)。屬于不同類(lèi)目的合同，應(yīng)該歸在不同類(lèi)目里。
馬帥章：合同應(yīng)與其涉及事項(xiàng)放在一起，保證了某一項(xiàng)工作檔案資料的完整性，也便于在利用合同檔案時(shí)根據(jù)關(guān)鍵詞有效檢索出來(lái)。將合同檔案與其所歸屬事項(xiàng)相關(guān)資料存放在一起，管理利用都很方便！
Zhoumingming：合同檔案能否單獨(dú)設(shè)類(lèi)，主要看是否方便查找利用，不要機(jī)械地用傳統(tǒng)管理模式來(lái)約束它。對(duì)于產(chǎn)生合同數(shù)量特別多的單位，如何將合同檔案與其所歸屬的事項(xiàng)相關(guān)資料存放在一起呢？
馬帥章：合同數(shù)量特別多的意思如何理解呢？即便是特別多的話(huà)，依然可以與所歸屬事項(xiàng)資料放在一起，這樣，也便于理解合同內(nèi)容涉及事項(xiàng)與合同的來(lái)龍去脈。單獨(dú)將合同拿出來(lái)分為一類(lèi)，可在以下兩種情況應(yīng)用：一是全部檔案的主體以合同為主，二是所有檔案中合同利用率特高，而其他檔案利用率平平。
小魚(yú)兒：針對(duì)合同檔案的管理問(wèn)題，各單位應(yīng)根據(jù)具體情況具體對(duì)待。機(jī)關(guān)事業(yè)單位往往合同比較少，大都依據(jù)《規(guī)則》按文書(shū)檔案整理方法進(jìn)行了歸檔，既保證了文件材料的完整性，查找利用起來(lái)也比較方便。企業(yè)單位，往往企業(yè)合同比較多，可把合同單獨(dú)設(shè)為一類(lèi)，便于更好地為企業(yè)服務(wù)。比如，我們?yōu)橐幻駹I(yíng)企業(yè)指導(dǎo)，在幫助其制訂分類(lèi)方案時(shí)發(fā)現(xiàn)，企業(yè)的各種證照、驗(yàn)資報(bào)告利用率比較高，如果分散歸檔不易利用。我們針對(duì)企業(yè)的具體情況，就把各種證照、驗(yàn)資報(bào)告單列了出來(lái)。雖然，不太符合檔案管理的相關(guān)規(guī)則、規(guī)定，但得到了企業(yè)的認(rèn)可。
Savvy：證照、章程、驗(yàn)資報(bào)告使用非常頻繁。這三者一定要單獨(dú)和別的文件區(qū)分開(kāi)，我單位采用的是“復(fù)印+掃描”雙套制。這類(lèi)材料都屬于產(chǎn)權(quán)檔案。
zhouya1117：1.在合同檔案相對(duì)較少的時(shí)候，合同檔案自然不必單獨(dú)設(shè)類(lèi)，屬于不同類(lèi)目的合同，應(yīng)歸檔在不同類(lèi)目中；可采取雙套制的方式，復(fù)印一套合同集中后做成資料，方便查閱利用。2.在合同檔案相對(duì)很多的時(shí)候，尤其是針對(duì)某些特殊系統(tǒng)、特殊單位，就應(yīng)單獨(dú)設(shè)置類(lèi)目對(duì)合同檔案進(jìn)行管理。
郭東升：我贊成合同檔案的管理應(yīng)該根據(jù)實(shí)際情況而定的觀點(diǎn)。但我以為，無(wú)論合同多少，屬于不同類(lèi)目的合同，應(yīng)該歸檔在不同的類(lèi)目中，即使在合同檔案相對(duì)很多的時(shí)候。試想，一級(jí)類(lèi)目如果是合同類(lèi)，行政管理類(lèi)、生產(chǎn)技術(shù)管理類(lèi)、產(chǎn)品類(lèi)、設(shè)備類(lèi)、基建類(lèi)等都要?dú)w為此類(lèi)了，就會(huì)平行類(lèi)目交叉、上下類(lèi)目互不從屬，類(lèi)目混亂不言而喻。
龍正義：如數(shù)量比較多，可專(zhuān)門(mén)劃為一類(lèi)；如數(shù)量較少，則可歸入文書(shū)檔案之中；如是跟某個(gè)項(xiàng)目有關(guān)，則放入該項(xiàng)目檔案之中，這還是傳統(tǒng)的管理手段。如實(shí)現(xiàn)了高度的信息化管理，那所有文件不分種類(lèi)全部可以大流水排序，所謂的分類(lèi)只是文件的一個(gè)標(biāo)簽而已。如找某個(gè)檔案，通過(guò)標(biāo)題、編號(hào)、年度、責(zé)任者等要素來(lái)檢索，甚至可全文檢索，還可自動(dòng)相似性排序，跟該文件內(nèi)容相關(guān)的文件都可以自動(dòng)排列出來(lái)。這時(shí)，檔案實(shí)體如何分類(lèi)如何排序已經(jīng)不重要了。
Savvy：近期，我們就遇到很現(xiàn)實(shí)的合同管理問(wèn)題。要求匯總?cè)亢贤夸?，正本的保存也在商定保管方案。初步擬訂三種方案，一是高度集中；二是維持部門(mén)分別保管；三是分類(lèi)管理，有統(tǒng)有分。
小刀：匯總合同目錄一由檔案管理部門(mén)弄，二或由合同管理部門(mén)弄，我們這邊多是合同管理部門(mén)弄的，相當(dāng)詳細(xì)。保管方案還是集中管理便于管理，利用上應(yīng)該也不存在影響因素，是我就選擇高度集中。
亓?xí)匀A：據(jù)了解，有些單位對(duì)部分應(yīng)歸檔的合同、協(xié)議、房屋產(chǎn)權(quán)文件等經(jīng)濟(jì)類(lèi)檔案文件資料歸檔不及時(shí)，甚至根本不歸檔，長(zhǎng)期滯留在經(jīng)辦人或單位負(fù)責(zé)人手中，甚至還有的認(rèn)為這些資料已無(wú)用而銷(xiāo)毀。致使該歸檔的資料流失或殘缺不全，產(chǎn)生諸多危害。要做好合同檔案的管理，我認(rèn)為，須做到以下五點(diǎn)：1.加強(qiáng)合同檔案歸檔的宣傳工作，規(guī)范合同的文本格式，增強(qiáng)職工的檔案意識(shí)和法律意識(shí)；2.把好合同檔案歸檔的關(guān)口，確保合同協(xié)議的及時(shí)、高效歸檔；3.對(duì)歸檔的合同檔案要進(jìn)行科學(xué)、細(xì)致的分類(lèi)，以便查找利用；4.檔案工作人員要改變以往的“等待”歸檔意識(shí)，變“被動(dòng)”為“主動(dòng)”；5.逐步實(shí)現(xiàn)合同檔案管理信息化，進(jìn)一步加強(qiáng)合同檔案歸檔管理。
月色微涼：本人根據(jù)公司情況，做了一個(gè)《合同檔案整理指引》。
一、范圍：本指引中的合同是指公司及所屬各單位與其他民事主體簽訂的各類(lèi)合同。
二、合同整理要求：1.本指引中的合同檔案必須是合同簽訂雙方按合同要求簽字、蓋章已生效的合同；2.各類(lèi)合同的文本（正、副）及其相關(guān)附件資料隨合同一起歸檔；3.合同檔案是公司檔案全宗的重要組成部分，必須由各項(xiàng)目公司的綜合檔案室統(tǒng)一管理，任何部門(mén)和個(gè)人都不得擅自扣押、丟失、修改、銷(xiāo)毀合同檔案。
三、合同整理方法：1.收集。（1）對(duì)方先蓋章的合同：合同簽訂后，由各經(jīng)辦人拿到行政人事部或綜合管理部蓋章后，由蓋章人即時(shí)留存一套合同原件、合同相關(guān)附件及合同審批件一同歸檔；（2）我方先蓋章合同：各經(jīng)辦部門(mén)專(zhuān)（兼）職資料員負(fù)責(zé)對(duì)由我方先蓋章的合同跟進(jìn)直至合同簽訂完畢，在收到雙方蓋章生效的合同原件后，即可歸檔到行政人事部或綜合管理部檔案保管人處；（3）合同履行中如發(fā)生合同糾紛，承辦人員應(yīng)將處理合同糾紛的文件在簽字或生效后，及時(shí)向本單位的檔案部門(mén)移交歸檔，檔案部門(mén)應(yīng)將這些文件收集齊全后歸入企管類(lèi)檔案。2.整理。（1）合同檔案實(shí)行按件歸檔的方式；（2）合同檔案按年度—保管期限來(lái)整理，同一年度、同一保管期限內(nèi)按時(shí)間順序排流水件號(hào)，并按件號(hào)進(jìn)行排列、存放。3.確定保管期限。合同檔案的保管期限分為“永久”、“30年”、“10年”、“5年”四個(gè)期限，在檔號(hào)結(jié)構(gòu)中，用數(shù)字分別表示為“1”、“2”、“3”、“4”，即永久為“1”，30年為“2”，10年為“3”，5年為“4”。4.編頁(yè)。5.蓋檔號(hào)章。（1）合同檔案號(hào)的形成：全宗號(hào)—分類(lèi)號(hào)—年度—保管期限—件號(hào)；（2）蓋檔號(hào)章的位置：文件右上角，盡量不要壓蓋原合同內(nèi)容；（3）填寫(xiě)檔號(hào)章里的內(nèi)容：類(lèi)別號(hào)為“H”；年度一般以合同里蓋章處的簽訂日期為準(zhǔn)；保管期限填寫(xiě)：“10年”“5年”等；件號(hào)以合同在同年度同保管期限下的流水號(hào)作為件號(hào)。6.信息錄入。將合同基本信息錄入電腦。7.掃描。將整理完畢的合同檔案進(jìn)行掃描。8.裝盒。（1）統(tǒng)一年度統(tǒng)一保管期限檔案裝一盒，數(shù)量多的可以分盒裝，但是件號(hào)保持連續(xù)；（2）每一盒內(nèi)部合同檔案裝盒順序：卷內(nèi)備考表置于盒底，中間是歸檔合同檔案，上面是卷內(nèi)目錄。9.上架排列。合同檔案裝盒后同一年度同一保管期限的合同順序從上至下從左至右排列。
(一)合同分類(lèi)。根據(jù)合同性質(zhì)不同，建設(shè)項(xiàng)目合同主要分為以下三類(lèi)：1.建設(shè)項(xiàng)目施工合同，包括土建、施工、安裝和裝飾裝修合同等。2.技術(shù)服務(wù)合同，包括建設(shè)項(xiàng)目中的勘察、設(shè)計(jì)、監(jiān)理、中介、技術(shù)咨詢(xún)和服務(wù)合同等。3.物項(xiàng)采購(gòu)合同，指設(shè)備、材料、辦公用品等采購(gòu)合同。(二)將歸檔要求納入合同條款。建設(shè)項(xiàng)目中，最為重要的檔案就是竣工圖?？⒐D是項(xiàng)目實(shí)體最終真實(shí)情況的具體反映，是今后項(xiàng)目改擴(kuò)建、運(yùn)行維護(hù)的重要依據(jù)和憑證。因此，在項(xiàng)目建設(shè)初期，建設(shè)單位首先應(yīng)以合同形式約定竣工圖編制和提交的責(zé)任。具體情況有：1.由施工單位編制竣工圖的，應(yīng)在施工合同中明確施工單位提交建設(shè)單位項(xiàng)目檔案的名稱(chēng)、內(nèi)容、版本、套數(shù)、時(shí)間、費(fèi)用、質(zhì)量要求及違約責(zé)任。另外，也可與施工單位另行簽訂竣工圖編制合同。與此同時(shí)，在設(shè)計(jì)合同中，應(yīng)明確因修改增加新圖的責(zé)任，明確留作竣工圖用的施工圖套數(shù)。2.由設(shè)計(jì)單位編制竣工圖的，除紙質(zhì)竣工圖外，應(yīng)明確是否需提交電子版竣工圖以及竣工圖紙的審核方式。3.監(jiān)理合同中，應(yīng)明確監(jiān)理單位對(duì)竣工圖和竣工資料的審核以及向建設(shè)單位提交監(jiān)理檔案的責(zé)任。4.物項(xiàng)采購(gòu)合同中，應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)條款，明確供方需要提交的文件材料清單及份數(shù)等要求。針對(duì)非標(biāo)設(shè)備采購(gòu)加工，還應(yīng)約定提交質(zhì)量計(jì)劃、原材料質(zhì)量證明、相應(yīng)人員資質(zhì)、檢驗(yàn)檢測(cè)報(bào)告、竣工圖、完工報(bào)告等。廠家提交歸檔的文件材料應(yīng)約定為原件，確實(shí)無(wú)法提供原件的，應(yīng)明確要求由形成單位加蓋與原件等效的有效標(biāo)識(shí)或出具有效證明，并說(shuō)明原件存處。(三)合同審批。為防范風(fēng)險(xiǎn)，根據(jù)合同類(lèi)別、金額大小和重要性不同，簽訂合同之前應(yīng)履行一定的審批手續(xù)，必要時(shí)需召開(kāi)合同評(píng)審會(huì)議。合同審批表、合同會(huì)簽單及合同評(píng)審專(zhuān)家意見(jiàn)，作為合同審批記錄文件，需與合同一起歸檔。(四)合同登記編號(hào)。為便于合同日常使用和管理，每份合同應(yīng)及時(shí)登記編號(hào)，并在建設(shè)單位計(jì)劃合同或法務(wù)部門(mén)予以備案。合同編號(hào)由簽訂合同的年份、承辦部門(mén)代號(hào)、合同等級(jí)、合同類(lèi)別、流水號(hào)等組成。每個(gè)合同編號(hào)是唯一的，流水號(hào)應(yīng)避免斷號(hào)。
二、合同履行
合同履行過(guò)程中簽訂的補(bǔ)充協(xié)議、往來(lái)重要文件和會(huì)議紀(jì)要等，特別是涉及合同內(nèi)容變化的，應(yīng)及時(shí)收集，與合同一起歸檔，并且要求是原件，簽字蓋章手續(xù)完備。傳真件或其他形式復(fù)印件，需加蓋受控章予以確認(rèn)。對(duì)于設(shè)備采購(gòu)合同，重要設(shè)備的源地驗(yàn)收或到貨開(kāi)箱時(shí)，必須要有檔案管理人員參加，依據(jù)合同條款，檢查驗(yàn)收設(shè)備隨機(jī)文件、完工報(bào)告、竣工圖紙等是否符合歸檔要求。對(duì)于設(shè)備監(jiān)造過(guò)程形成的質(zhì)保大綱、質(zhì)量計(jì)劃、不符合項(xiàng)等質(zhì)量記錄等也應(yīng)收集歸檔。對(duì)于技術(shù)服務(wù)合同，合同承辦部門(mén)應(yīng)會(huì)同檔案管理人員一起檢查乙方提供的技術(shù)報(bào)告、檢驗(yàn)和測(cè)試記錄等是否符合相關(guān)要求，并及時(shí)完成驗(yàn)收記錄的整理歸檔。對(duì)于施工合同，重點(diǎn)檢查竣工圖編制質(zhì)量和套數(shù)是否符合要求以及施工資料的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性。
三、合同歸檔
(一)歸檔范圍。合同檔案一般包括：合同書(shū)原件（即：合同文本及其附件）,與訂立合同有直接關(guān)聯(lián)的其他材料,合同相對(duì)方的資信材料,可行性分析報(bào)告,國(guó)家行政機(jī)關(guān)的相關(guān)許可文件,技術(shù)協(xié)議,有關(guān)合同往來(lái)的文書(shū)、信函、傳真、電話(huà)記錄,營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件,授權(quán)委托書(shū)以及其他相關(guān)憑證的原件。技術(shù)服務(wù)合同中，與履行合同有關(guān)的技術(shù)背景資料、可行性論證和技術(shù)評(píng)估報(bào)告、項(xiàng)目任務(wù)書(shū)和計(jì)劃書(shū)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)規(guī)范、原始設(shè)計(jì)和工藝文件以及其他技術(shù)文檔是合同的重要組成部分，同樣缺一不可。如果確因數(shù)量龐大，劃歸技術(shù)檔案，應(yīng)予以詳細(xì)說(shuō)明或標(biāo)注鏈接。(二)歸檔要求。合同檔案的整理，一般先區(qū)分合同類(lèi)別，按年度（時(shí)間順序），編制文件歸檔目錄，按件或按卷進(jìn)行裝訂。合同檔案保管期限的劃分，一般根據(jù)合同本身的重要性、合同金額以及合同標(biāo)的物和項(xiàng)目原因等綜合考慮。保管期限一般分為永久、長(zhǎng)期、短期三種，也可直接標(biāo)識(shí)具體年限。建設(shè)項(xiàng)目一般投資金額較大，應(yīng)編制一份完整的合同清單放入合同檔案。
四、合同管理的其他環(huán)節(jié)
談判記錄、招投標(biāo)文件和評(píng)標(biāo)文件及中標(biāo)通知書(shū)等，作為簽訂合同的前奏，一般作為項(xiàng)目管理文件，不納入合同檔案范圍。合同糾紛形成的書(shū)、答辯書(shū)、判決書(shū)、調(diào)解書(shū)、裁定書(shū)、裁決書(shū)等法律文書(shū)則按專(zhuān)門(mén)檔案進(jìn)行整理歸檔。合同檔案的借閱需由相關(guān)負(fù)責(zé)人進(jìn)行審批。五、常見(jiàn)問(wèn)題在以往建設(shè)項(xiàng)目合同檔案收集、整理和歸檔過(guò)程中，經(jīng)常發(fā)現(xiàn)合同文本的規(guī)范性方面還有待進(jìn)一步提高，比如：第一，簽訂合同的甲方或乙方，不是法人而是委托人，卻沒(méi)有收集授權(quán)委托書(shū)。第二，合同章用單位行政公章代替。第三，簽字人身份或職級(jí)與合同管理要求不符。第四，合同簽訂日期空白。第五，合同簽訂份數(shù)太少，或因保管不當(dāng)，合同原件丟失。第六，合同附件，如：技術(shù)規(guī)格書(shū)、圖紙等技術(shù)資料未同時(shí)收集歸檔，鏈接標(biāo)注不清晰。第七，合同檔案保管期限劃分不妥，過(guò)長(zhǎng)或過(guò)短。第八，合同中未提及文檔管理要求，需要相關(guān)配套文件時(shí)沒(méi)有依據(jù)，局面被動(dòng)。
綜上所述，作為建設(shè)項(xiàng)目業(yè)主方，在合同管理方面，應(yīng)設(shè)置專(zhuān)門(mén)崗位，建立科學(xué)合理的工作流程，改變手工粗放的管理模式，提高信息化水平，積極關(guān)注合同的動(dòng)態(tài)管理與后評(píng)價(jià)工作；在歸檔工作中，堅(jiān)持“通過(guò)合同控制加強(qiáng)工程檔案管理”的理念，做好內(nèi)部自身形成文件材料歸檔工作的同時(shí)，對(duì)外部多用合同約束建設(shè)項(xiàng)目相關(guān)方，加強(qiáng)檔案工作監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)，注重協(xié)調(diào)與溝通，為今后建設(shè)項(xiàng)目管理全面留存更多的依據(jù)憑證，積累更多的寶貴經(jīng)驗(yàn)，從而促進(jìn)企業(yè)又好又快發(fā)展。
作者:王繼榮 單位:中國(guó)原子能科學(xué)研究院
中圖分類(lèi)號(hào)：F232 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1671-2064（2017）06-0244-01
2015年12月，財(cái)政部、檔案局令第79號(hào)新修訂的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，明確提出電子會(huì)計(jì)檔案可以單軌制存檔，肯定了電子會(huì)計(jì)檔案的合法性，為各單位節(jié)省成本，節(jié)約資源，提高工作效率。
1 高校會(huì)計(jì)檔案管理現(xiàn)狀
高校會(huì)計(jì)結(jié)算以自然年度為周期，主要來(lái)源于教學(xué)、科研、日常管理及建設(shè)等項(xiàng)目，由于高校的教學(xué)是以學(xué)年為周期，每到學(xué)期末、科研結(jié)題的時(shí)候財(cái)務(wù)部門(mén)最繁忙，財(cái)務(wù)報(bào)賬大廳好像春運(yùn)排隊(duì)購(gòu)買(mǎi)火車(chē)票一樣，報(bào)賬人員需要跑幾天才能完成全部簽字并耗費(fèi)大量時(shí)間排隊(duì)報(bào)賬，財(cái)務(wù)人員每天面對(duì)大量報(bào)賬人員連喝水的時(shí)間都沒(méi)有，每一個(gè)人都或多或少有些煩躁情緒，報(bào)賬已經(jīng)嚴(yán)重影響教職工的正常工作。可見(jiàn)原有的會(huì)計(jì)管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)校園的高速發(fā)展，隨著高校教學(xué)、科研等數(shù)字化的發(fā)展，后勤集團(tuán)產(chǎn)業(yè)化，財(cái)務(wù)電算化軟件的更新，急需實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)管理電子化。
會(huì)計(jì)檔案在財(cái)務(wù)部門(mén)保存一年后（特殊情況除外），移交到校檔案館，由于財(cái)務(wù)部門(mén)沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，不具備檔案保管條件，導(dǎo)致財(cái)務(wù)檔案受潮、蟲(chóng)蛀、損壞、缺失等狀況的發(fā)生；查閱人員在檔案館查閱、借閱檔案時(shí)，基本上是查閱人員自己到庫(kù)房翻找，再自行復(fù)印，在查找、復(fù)印過(guò)程中經(jīng)常出現(xiàn)檔案丟失、損壞現(xiàn)象，耗時(shí)幾天甚至幾周時(shí)間才能完成查詢(xún)工作，嚴(yán)重影響審計(jì)等各項(xiàng)工作效率，也違反檔案管理工作條例，給檔案造成無(wú)法挽回的損失。因此會(huì)計(jì)檔案需實(shí)行電子化管理，進(jìn)行網(wǎng)上查閱，保護(hù)會(huì)計(jì)檔案，提高各部門(mén)的工作效率。
2 電子會(huì)計(jì)檔案管理
2.1 電子會(huì)計(jì)檔案管理的必要性及制度完善
電子商務(wù)平臺(tái)推進(jìn)了電子合同、電子發(fā)票的利用，各合作單位利用網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公，信息的網(wǎng)上傳遞交流節(jié)省工作人員的查驗(yàn)時(shí)間，查閱人員通過(guò)輸入關(guān)鍵詞就能檢索到相關(guān)的會(huì)計(jì)檔案信息，提高檔案館的工作效率、服務(wù)水平，檔案人員有更多的時(shí)間用于檔案編研。
通過(guò)編研為利用者提煉出有價(jià)值的信息，為學(xué)校管理決策服務(wù)。在校園各辦公區(qū)域內(nèi)設(shè)置會(huì)計(jì)系統(tǒng)的終端設(shè)備，實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)信息的資源共享。
規(guī)范電子會(huì)計(jì)檔案的管理制度，財(cái)務(wù)部門(mén)配有專(zhuān)門(mén)的兼職檔案管理人員，規(guī)范會(huì)計(jì)資料的立卷歸檔及移交前的日常管理利用，維護(hù)電子會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)、完整、安全，財(cái)務(wù)部門(mén)在電子會(huì)計(jì)檔案移交時(shí)制作填寫(xiě)《電子會(huì)計(jì)檔案移交歸檔登記表》一式三份，一份財(cái)務(wù)備查，一份檔案館存檔，一份檔案館日常利用查找。檔案館制定詳細(xì)的電子檔案歸檔范圍、保管、保密制度，嚴(yán)格履行審批手續(xù)，查閱、利用、歸還制度。歸檔電子檔案必須有電子簽名，配有專(zhuān)門(mén)的防磁柜保管會(huì)計(jì)電子檔案；電子源文件的元數(shù)據(jù)及背景信息存檔。完善電子會(huì)計(jì)檔案查詢(xún)系統(tǒng)，提高財(cái)務(wù)、審計(jì)人員查檔效率。
2.2 電子會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)性完整性
歸檔電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)有符合《中華人民共和國(guó)電子簽名法》規(guī)定的第三方認(rèn)證的電子簽名，特殊格式的電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)聯(lián)同背景信息及元數(shù)據(jù)一同歸檔，保證電子會(huì)計(jì)檔案的完整讀??；所有數(shù)據(jù)均備份并異地保存，確保自然災(zāi)害不影響電子會(huì)計(jì)檔案的利用。電子發(fā)票的歸檔保存要進(jìn)行網(wǎng)上比對(duì)，保證接收電子發(fā)票的真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。
2.3 電子會(huì)計(jì)檔案的安全性
電子會(huì)計(jì)檔案通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳輸，大量的會(huì)計(jì)信息在網(wǎng)上公開(kāi)，如何保護(hù)電子檔案的存儲(chǔ)、利用安全尤為重要。檔案館提供的在線(xiàn)瀏覽查閱的電子檔案應(yīng)為只讀文件，利用者只能看不能修改，與電子會(huì)計(jì)檔案原件分開(kāi)存儲(chǔ)，管理人員定期檢查電子原件以防篡改；檔案管理人員賦予查閱人員不同的權(quán)限，對(duì)于重要檔案只能到館后查閱；設(shè)置防火墻，保證系統(tǒng)安全運(yùn)行，只有系統(tǒng)安全才能保證電子檔案的真實(shí)完整。
2.4 電子會(huì)計(jì)檔案人員素質(zhì)要求
定期組織會(huì)計(jì)人員參加檔案專(zhuān)業(yè)知R的培訓(xùn)教育，提高會(huì)計(jì)電子檔案的案卷質(zhì)量，會(huì)計(jì)檔案管理人員參加會(huì)計(jì)培訓(xùn)、繼續(xù)教育，熟練掌握會(huì)計(jì)軟件的操作技能，會(huì)計(jì)及檔案人員之間經(jīng)常溝通交流，增強(qiáng)專(zhuān)業(yè)素質(zhì)和水平。
電子會(huì)計(jì)檔案是新生事物，檔案管理者適應(yīng)會(huì)計(jì)檔案電子化的管理過(guò)程中，要不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，形成有效的管理方法，創(chuàng)新管理思路；將來(lái)的會(huì)計(jì)軟件應(yīng)包含會(huì)計(jì)辦公系統(tǒng)和會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)，會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)辦理完畢，系統(tǒng)自動(dòng)生成電子會(huì)計(jì)檔案，并能提供檔案的利用、統(tǒng)計(jì)等工作。
參考文獻(xiàn)
四月份完成了湖北省第九屆“守合同重信用”材料整理及申報(bào)工作，完成了院工商營(yíng)業(yè)執(zhí)照年檢以及企事業(yè)單位組織機(jī)構(gòu)代碼證換證及年檢工作。并對(duì)全院各類(lèi)資質(zhì)進(jìn)行了一次清理，按資質(zhì)證件的使用范疇及用途重新分類(lèi)，制作成相應(yīng)的電子明細(xì)表，便于借閱人員查看，對(duì)日常資質(zhì)證件（原件及復(fù)印件）借用進(jìn)行了登記、維護(hù)管理工作。
五月份協(xié)助深圳分院、黃岡分院、珠海分院在當(dāng)?shù)亟ㄔO(shè)部門(mén)登記備案工作，以及完成了當(dāng)月的合同管理統(tǒng)計(jì)工作；協(xié)助院辦等部門(mén)，收集整理**年院施工的重慶萬(wàn)州草街子地質(zhì)災(zāi)害防治施工項(xiàng)目原始資料；以及各分支機(jī)構(gòu)投標(biāo)使用資質(zhì)借用歸還登記管理工作。
六月份完成了“全國(guó)工程勘察設(shè)計(jì)單位誠(chéng)信單位”牌匾、證書(shū)申領(lǐng)工作。協(xié)助各分支機(jī)構(gòu)項(xiàng)目投標(biāo)工作，做出謀劃策之功效，如：**分院參加**藝術(shù)館工程勘察項(xiàng)目投標(biāo)，**分院武荊高速公路連接線(xiàn)粉噴樁檢測(cè)項(xiàng)目投標(biāo)等工作。按市建委工程勘察設(shè)計(jì)處和武漢勘察設(shè)計(jì)協(xié)會(huì)的要求，將我院基本情況等相關(guān)資料報(bào)送《武漢勘察設(shè)計(jì)》網(wǎng)站，建武漢勘察設(shè)計(jì)網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫(kù)。完成1-6月份半年度合同統(tǒng)計(jì)工作，以及生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)統(tǒng)計(jì)匯總工作。
七月份協(xié)助xxx科長(zhǎng)順利完成了地質(zhì)勘察資質(zhì)（固體礦產(chǎn)勘察、水工環(huán)、液體礦產(chǎn)勘察）三個(gè)甲級(jí)資申報(bào)工作，這也是我第一次參與資質(zhì)維護(hù)管理工作，實(shí)現(xiàn)中學(xué)到了很多的知識(shí)，豐富了我的工作經(jīng)驗(yàn)，此項(xiàng)工作已圓滿(mǎn)完成并已為我院取得了三個(gè)甲級(jí)資質(zhì)。完成了我院《武漢市工程勘察設(shè)計(jì)行業(yè)誠(chéng)信單位》申報(bào)工作，此項(xiàng)工作也得到了好的結(jié)果，我院被評(píng)為武漢市28家工程勘察設(shè)計(jì)誠(chéng)信單位之一。
八至九月份協(xié)助并完成了測(cè)繪資質(zhì)年檢工作，新的測(cè)繪資質(zhì)也已領(lǐng)取，并對(duì)我院地災(zāi)類(lèi)（勘察、施工、評(píng)估、設(shè)計(jì)）資質(zhì)復(fù)審材料進(jìn)行整理工作。
十至十二月份完成了報(bào)送國(guó)土資源部地質(zhì)災(zāi)害治理工程勘察設(shè)計(jì)施工和危險(xiǎn)性評(píng)估四個(gè)甲級(jí)資質(zhì)復(fù)審材料申報(bào)工作，此項(xiàng)工作已由國(guó)土資源部審批過(guò)兩項(xiàng)地災(zāi)施工和地災(zāi)評(píng)估甲級(jí)資質(zhì)，還將等待另兩項(xiàng)資質(zhì)審批。完成了報(bào)送局企業(yè)指導(dǎo)處《單位資質(zhì)和個(gè)人職業(yè)資格證書(shū)情況信息表》資料。完成了上報(bào)湖北省建筑行業(yè)十強(qiáng)申報(bào)工作。
二、合同管理以及分支機(jī)構(gòu)服務(wù)方面工作情況
在合同管理方面對(duì)當(dāng)年所簽訂的合同xxx多份合同進(jìn)行了編號(hào)、蓋章登記，合同項(xiàng)目顧客評(píng)審表進(jìn)行分類(lèi)，并在OA系統(tǒng)上對(duì)所簽訂合同進(jìn)行了電子數(shù)據(jù)管理，并在規(guī)定的時(shí)間里完成了**年每月生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)統(tǒng)計(jì)匯總工作。對(duì)于各單位情況不同對(duì)合同管理也采取了不同方式催收歸檔工作，使其我院合同歸檔率占xxx%以上，有效防止了因合同原因而產(chǎn)生的不必要麻煩。
對(duì)于分支機(jī)構(gòu)服務(wù)方面也是任勞任怨只有各分支機(jī)構(gòu)有快件過(guò)來(lái)，都會(huì)想盡辦法為其辦理，并在最短時(shí)間內(nèi)給他們寄郵回去，以不耽誤對(duì)方工作為目的，從不因個(gè)人問(wèn)題而延誤工作。
完成了**年度省、市勘察協(xié)會(huì)會(huì)費(fèi)上繳工作。
三、管理工作中的經(jīng)驗(yàn)與體會(huì)
1、由于我以前從事出納工作，這是第一次接觸資質(zhì)管理、合同管理的工作，這其中有個(gè)角色的轉(zhuǎn)變，雖然出納工作使我熟悉了我院的管理制度以及合同管理細(xì)則等，為以后的工作打下了良好的基礎(chǔ)，但由于資質(zhì)管理工作以及分支機(jī)構(gòu)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理的性質(zhì)不同，使我在工作中有些被動(dòng)接受、缺乏創(chuàng)新的工作作風(fēng)。
一、檢查范圍
區(qū)政府各部門(mén)、區(qū)直各單位、各街道辦事處以及各直屬企事業(yè)單位。
二、檢查內(nèi)容
1、行政執(zhí)法檢查的主要內(nèi)容包括：貫徹落實(shí)國(guó)務(wù)院《全面推進(jìn)依法行政實(shí)施綱要》和執(zhí)行我區(qū)年度依法行政工作要點(diǎn)的情況；規(guī)范行政許可和行政處罰行為的情況及相關(guān)法律文書(shū)；規(guī)范行政處罰裁量權(quán)的情況；重大行政處罰決定備案情況；行政執(zhí)法隊(duì)伍建設(shè)情況等。
2、貫徹落實(shí)《區(qū)機(jī)關(guān)單位合同審查規(guī)定》及區(qū)機(jī)關(guān)單位合同層級(jí)審批制度、合同風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警報(bào)告制度、合同爭(zhēng)議處理制度、合同檔案管理制度等四個(gè)制度的情況及合同歸檔整理情況。
三、檢查形式
本次檢查活動(dòng)主要采取實(shí)地檢查和案卷評(píng)查等形式。
（一）填報(bào)行政執(zhí)法案卷及簽訂合同統(tǒng)計(jì)表
各部門(mén)、各單位應(yīng)認(rèn)真統(tǒng)計(jì)年度形成的一般程序的行政處罰和行政許可案卷及年11月以來(lái)對(duì)外簽訂的所有合同，分別填寫(xiě)《行政處罰案卷登記表》、《行政許可案卷登記表》和《簽訂合同統(tǒng)計(jì)表》，于年8月13日前將電子版通過(guò)金宏網(wǎng)報(bào)送到區(qū)法制辦。
（二）實(shí)地檢查
從8月中旬開(kāi)始，區(qū)監(jiān)察局、區(qū)法制辦、區(qū)政務(wù)督查室將組成聯(lián)合檢查組對(duì)各部門(mén)、各單位進(jìn)行實(shí)地檢查，聽(tīng)取匯報(bào)，查看相關(guān)檔案資料。各部門(mén)、各單位應(yīng)對(duì)本年度依法行政工作開(kāi)展情況及貫徹落實(shí)《區(qū)機(jī)關(guān)單位合同審查規(guī)定》及其配套制度情況進(jìn)行自查，形成自查報(bào)告，同時(shí)整理好合同檔案?jìng)洳椤＞唧w檢查時(shí)間另行通知。
（三）案卷評(píng)查
凡是具有行政處罰和行政許可主體資格的行政機(jī)關(guān)（組織）都要參加案卷評(píng)查。各部門(mén)應(yīng)從本年度形成的一般程序的行政處罰和行政許可案卷中分別選出行政處罰和行政許可案卷各20宗，于年8月13日前報(bào)送到區(qū)法制辦（不滿(mǎn)20宗的全部報(bào)送）。
四、相關(guān)要求
二、高校合同管理的現(xiàn)狀分析
（一）合同風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)不強(qiáng)，管理觀念淡薄
在合同管理的過(guò)程中，簽約責(zé)任人的法律觀念和風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，直接影響著以后合同管理的質(zhì)量和效率。由于高校不同于一般的企業(yè)法人，受傳統(tǒng)思維定勢(shì)的影響，管理者對(duì)學(xué)校合同管理重要性的認(rèn)識(shí)不足、風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)不強(qiáng)、法律觀念相對(duì)淡薄。高校合同種類(lèi)繁多，存在范圍廣，涉及周期長(zhǎng)，所面臨風(fēng)險(xiǎn)的種類(lèi)也是多樣的。合同談判簽約前，部分高校在對(duì)合同文本的合法性、合規(guī)性進(jìn)行必要的審核時(shí)，由于沒(méi)有設(shè)立專(zhuān)門(mén)的部門(mén)（機(jī)構(gòu)）和人員，審核往往難以做到嚴(yán)格把關(guān)。而在正式簽約時(shí)，又存在“應(yīng)付審計(jì)、走過(guò)場(chǎng)”的現(xiàn)象，草率簽訂合同，這就使得合同在簽訂之初就留下了較多的隱患，加大了法律風(fēng)險(xiǎn)。在合同履約過(guò)程中，缺乏必要的對(duì)履約情況進(jìn)行跟蹤、檢查、監(jiān)督。在合同履約完畢后，缺乏必要的績(jī)效評(píng)價(jià)機(jī)制。當(dāng)合同履約出現(xiàn)失誤時(shí)，也沒(méi)有相應(yīng)的追蹤問(wèn)責(zé)體系，不易追究責(zé)任，更難挽回?fù)p失。
（二）合同多部門(mén)簽訂，無(wú)專(zhuān)門(mén)機(jī)構(gòu)管理
一些高校對(duì)合同管理重要性的認(rèn)識(shí)不足，缺乏統(tǒng)一歸口管理部門(mén)進(jìn)行集中管理，合同的責(zé)任歸屬不明確甚至是混亂，致使各部門(mén)之間各自為政，造成合同管理十分混亂。如：基建工程的勘察、設(shè)計(jì)、安裝、施工、監(jiān)理、檢測(cè)、以及影響房屋結(jié)構(gòu)的維修改造合同由基建部門(mén)或新校區(qū)建設(shè)辦公室管理；零星維修改造工程，包括水、電、設(shè)備、教室、學(xué)生宿舍維修改造等，合同由后勤或總務(wù)部門(mén)管理；資產(chǎn)的采購(gòu)、處置，資產(chǎn)的出租出借及對(duì)外投資合同由資產(chǎn)管理部門(mén)管理；教材、教輔資料的采購(gòu)合同，以及教育服務(wù)合同、聯(lián)合辦學(xué)合同由教學(xué)部門(mén)管理；圖書(shū)、期刊雜志、電子資源的采購(gòu)合同由圖書(shū)館管理；融資合同由財(cái)務(wù)部門(mén)管理；科研合作、科技開(kāi)發(fā)、科技咨詢(xún)、科技服務(wù)、成果轉(zhuǎn)讓合同由科技部門(mén)管理；開(kāi)展國(guó)際（境外）合作辦學(xué)由外事部門(mén)管理等。這種由多部門(mén)分別進(jìn)行管理、簽訂的合同管理體制，當(dāng)產(chǎn)生履約糾紛、尤其是涉及多方主體時(shí)，各部門(mén)之間就難免地出現(xiàn)互相推諉扯皮現(xiàn)象，不利于及時(shí)、有效地解決問(wèn)題。此外，合同的多部門(mén)管理、簽訂還會(huì)造成在合同歸檔過(guò)程中，合同及相關(guān)資料分散在學(xué)校的不同管理部門(mén)，一些合同文本和證據(jù)資料因不能及時(shí)歸檔和保存，或保存不善，甚至發(fā)生丟失，給高校帶來(lái)潛在的經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn)和法律糾紛隱患。
（三）合同內(nèi)容不夠嚴(yán)謹(jǐn)，未經(jīng)嚴(yán)格審核批準(zhǔn)
高校各類(lèi)對(duì)外合同的簽訂，都必須嚴(yán)格依照《中華人民共和國(guó)合同法》等相關(guān)法律、法規(guī)，在全面、充分表達(dá)雙方真實(shí)意圖的基礎(chǔ)上，對(duì)合同的實(shí)質(zhì)性條款（包括附件）盡可能進(jìn)行完備地約定。由于高校的合同內(nèi)控制度建設(shè)比較滯后，在合同管理流程中，往往缺少關(guān)鍵的合同審核環(huán)節(jié)，由于沒(méi)有設(shè)立專(zhuān)門(mén)的部門(mén)（機(jī)構(gòu)）和人員，或由于合同審核人員專(zhuān)業(yè)知識(shí)的欠缺，或相關(guān)的法律知識(shí)不足，從而在審核中無(wú)法及時(shí)發(fā)現(xiàn)不當(dāng)或不利內(nèi)容和條款；也有的高校合同審核人員確實(shí)提出了恰當(dāng)?shù)男薷囊庖?jiàn)，往往因?yàn)閮?nèi)部部門(mén)之間溝通不暢，合同的經(jīng)辦人員沒(méi)有及時(shí)糾正這些不足。另外，業(yè)務(wù)主辦部門(mén)在實(shí)際簽訂合同時(shí)，有時(shí)礙于情面，或存在僥幸心理，自以為違約、糾紛不可能發(fā)生，覺(jué)得這類(lèi)條款可有可無(wú)，忽視對(duì)違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決等條款的約定。實(shí)際上，這些認(rèn)定違約責(zé)任、確定爭(zhēng)議解決辦法的條款正是日后處理合同糾紛的方法和依據(jù)，同時(shí)這些條款的存在，也可有效敦促雙方積極履行合同義務(wù)。
三、高校合同管理的對(duì)策分析
（一）加強(qiáng)教育，提高對(duì)合同管理工作的認(rèn)識(shí)
財(cái)政部于2012年11月29日了《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范（試行）》，要求各行政事業(yè)單位自2014年1月1日起施行，以進(jìn)一步提升高校內(nèi)部管理水平。高校合同管理是新時(shí)期高校依法治校的重要內(nèi)容，是高校內(nèi)部控制的重要組成部分，它直接規(guī)范著高校的對(duì)外經(jīng)濟(jì)行為。高校各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、各部門(mén)工作人員對(duì)合同管理工作的認(rèn)識(shí)提升以及他們的法制意識(shí)的增強(qiáng)是做好合同管理工作的重要保障。因此，應(yīng)對(duì)學(xué)校干部職工開(kāi)展廣泛深入的普法宣傳教育，加強(qiáng)對(duì)專(zhuān)兼職合同管理人員的培訓(xùn)尤為重要與迫切。通過(guò)培訓(xùn)學(xué)習(xí)，使他們進(jìn)一步增強(qiáng)法制觀念，依法履行管理職責(zé)；同時(shí)使廣大干部、職工認(rèn)識(shí)到，建立和完善合同管理機(jī)制，加強(qiáng)高校內(nèi)部控制，強(qiáng)化合同管理，是高校避免風(fēng)險(xiǎn)、提高經(jīng)濟(jì)效益、提升高校競(jìng)爭(zhēng)力和發(fā)展?jié)摿Φ闹匾Ｕ?，也是市?chǎng)經(jīng)濟(jì)的必然要求，對(duì)于在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下維護(hù)學(xué)校的利益具有十分重要的意義。
（二）加強(qiáng)合同的制度化規(guī)范化管理
為保障合同在審核、簽訂、履行時(shí)以及出現(xiàn)糾紛后都能夠及時(shí)有效解決處理，不至于遇到問(wèn)題束手無(wú)策，高校應(yīng)依據(jù)《合同法》等法律法規(guī)，結(jié)合學(xué)校實(shí)際，建立健全一整套規(guī)章制度體系，制定一系列切實(shí)可行的高校合同管理制度，以加強(qiáng)合同的規(guī)范化管理，要從體制上、程序上、權(quán)限上規(guī)范和約束各職能部門(mén)履約的行為，以此規(guī)范學(xué)校的合同運(yùn)作和經(jīng)營(yíng)行為。例如要完善簽訂合同的授權(quán)委托制度，防治受托權(quán)力的濫用和權(quán)力的過(guò)于集中，使學(xué)校法人代表———校長(zhǎng)的授權(quán)委托行為規(guī)范化、合法化。同時(shí)還要建立和完善合同審核會(huì)簽制度、合同專(zhuān)用章使用管理制度、合同追蹤監(jiān)督體系、合同檔案查詢(xún)和保管管理制度等。通過(guò)一系列制度的精心制定、認(rèn)真執(zhí)行、監(jiān)督檢查，保證完整、準(zhǔn)確、全面履行合同，維護(hù)高校的合法權(quán)益。
（三）加強(qiáng)合同簽訂前的審核工作
合同訂立前，應(yīng)通過(guò)嚴(yán)格的審核會(huì)簽程序。合同審核可實(shí)行合同小組會(huì)簽制。小組成員可由業(yè)務(wù)主辦部門(mén)和相關(guān)職能部門(mén)如：校辦公室、招投標(biāo)辦、財(cái)務(wù)部門(mén)、紀(jì)檢審計(jì)等部門(mén)負(fù)責(zé)人以及相關(guān)專(zhuān)業(yè)人員組成。小組成員應(yīng)分工負(fù)責(zé)，密切配合，共同為維護(hù)學(xué)校經(jīng)濟(jì)利益把好關(guān)?？芍攸c(diǎn)審核合同內(nèi)容的合法性、合規(guī)性。如當(dāng)事人的名稱(chēng)、地址，合同標(biāo)的，質(zhì)量和數(shù)量，價(jià)款和酬金，付款的時(shí)間與方式，質(zhì)保金的收取與退還，后續(xù)的服務(wù)與維保，違約責(zé)任，解決爭(zhēng)議的方法等，是否都已在合同中具體載明清楚。審核合同時(shí)應(yīng)注意合同文字的規(guī)范、準(zhǔn)確，合同內(nèi)容在邏輯上應(yīng)保證前后一致，合同使用的概念切忌使用含混不清的語(yǔ)言，一個(gè)概念有多種解釋時(shí)要確定一種解釋避免糾紛。會(huì)審小組成員審核后應(yīng)在合同會(huì)審表上簽署意見(jiàn)。由業(yè)務(wù)主辦部門(mén)綜合以上專(zhuān)業(yè)意見(jiàn)拿出較成熟的方案，最后交校領(lǐng)導(dǎo)審查批準(zhǔn)。凡對(duì)外投資、融資、合作辦學(xué)以及學(xué)校資產(chǎn)聯(lián)合經(jīng)營(yíng)等重大經(jīng)濟(jì)合同（50萬(wàn)元或100萬(wàn)元以上）和重要合同（具體金額由各校根據(jù)情況確定）應(yīng)請(qǐng)法律專(zhuān)業(yè)人員對(duì)合同的內(nèi)容、條款進(jìn)行咨詢(xún)把關(guān)并簽署意見(jiàn)，經(jīng)分管校領(lǐng)導(dǎo)審核后，報(bào)校長(zhǎng)辦公會(huì)或?qū)W校黨委會(huì)審定后簽訂。高校在簽訂合同時(shí)不僅要講正面的合作，更要強(qiáng)調(diào)反面的責(zé)任。只有這樣，一旦發(fā)生合同違約時(shí)，才能確保高校合法權(quán)益不受損失。
（四）加強(qiáng)合同履行的監(jiān)督跟蹤管理
學(xué)校合同一旦訂立，就要開(kāi)始履行。在此過(guò)程中，最重要也是最根本的是加強(qiáng)管理，提高執(zhí)行力，確保全面按時(shí)履約。相關(guān)部門(mén)要各司其責(zé)，業(yè)務(wù)主辦部門(mén)應(yīng)對(duì)合同履行情況進(jìn)行實(shí)時(shí)跟蹤監(jiān)督，指定專(zhuān)人跟蹤監(jiān)督合同的履行情況，按合同約定條款組織實(shí)施，對(duì)工程、物資、設(shè)備的質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)督檢查，嚴(yán)格監(jiān)督合同履行過(guò)程中是否按照合同規(guī)定辦理驗(yàn)收手續(xù)。涉及到合同中的付款條款，需經(jīng)雙方確認(rèn)后，由業(yè)務(wù)主辦部門(mén)辦理付款申請(qǐng)手續(xù)。學(xué)校財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)依據(jù)合同履行收付款職責(zé)，并按審批權(quán)限，經(jīng)申請(qǐng)人、業(yè)務(wù)主辦部門(mén)負(fù)責(zé)人、審計(jì)部門(mén)負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字，報(bào)主管該項(xiàng)目的校領(lǐng)導(dǎo)審批、簽字確認(rèn)后辦理款項(xiàng)結(jié)算，杜絕違反合同規(guī)定超進(jìn)度付款現(xiàn)象的發(fā)生。監(jiān)察、審計(jì)部門(mén)應(yīng)認(rèn)真履行督查職責(zé)，保障學(xué)校合法權(quán)益不受損失。如屬相關(guān)部門(mén)履行不當(dāng)造成損失的，應(yīng)追究相關(guān)部門(mén)或相關(guān)人員的責(zé)任。
（五）加強(qiáng)合同檔案的歸檔管理
高校要建立和完善合同檔案管理制度。合同歸檔可由校辦公室作為歸口管理部門(mén)，具體負(fù)責(zé)合同的歸檔、管理、查詢(xún)工作。校辦公室應(yīng)安排專(zhuān)人對(duì)合同檔案進(jìn)行整理、加工，對(duì)所有合同統(tǒng)一編號(hào)、分類(lèi)歸檔、匯總列表備查。合同履行完畢后，業(yè)務(wù)主辦部門(mén)應(yīng)及時(shí)按檔案管理要求進(jìn)行整理，移送校辦檔案管理部門(mén)，不得隨意處置、銷(xiāo)毀或遺失。每一份合同正本、副本以及合同審核、會(huì)簽過(guò)程中提出的修改意見(jiàn)及與之相關(guān)的附件（如傳真件、文書(shū)、圖表等），變更、解除合同的協(xié)議（包括文書(shū)、電傳等）等資料，授權(quán)委托書(shū)、合同分批履行的情況記錄等材料均需妥善處理、及時(shí)整理歸檔，建立合同管理登記臺(tái)賬，為以后各方查閱使用提供方便。各部門(mén)因工作需要借用合同復(fù)印件，應(yīng)由借用部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字，分管校領(lǐng)導(dǎo)審批。校辦檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)及時(shí)收回借出的合同。各部門(mén)應(yīng)對(duì)合同進(jìn)行保密，校辦合同管理人員不得擅自將合同（原件或復(fù)印件）借給外部門(mén)（個(gè)人），也不得泄漏合同內(nèi)容。
要形式是以通信來(lái)實(shí)現(xiàn)的。工程信函
承擔(dān)著我公司與協(xié)作單位間溝通渠道
與紐帶的作用，而公司與承包商之間
的所有往來(lái)文件必須通過(guò)批準(zhǔn)的通訊
渠道傳遞。鑒于海陽(yáng)核電站涉及專(zhuān)業(yè)
多、接口復(fù)雜，信函的總類(lèi)繁多，數(shù)
量巨大，建立一套有效的通信渠道管
理體系是十分必要的，為今后工程函
件的有序分發(fā)、分類(lèi)存檔和查詢(xún)提供
方便。下面從幾個(gè)方面進(jìn)行介紹：
一、通信渠道的管理要求
1.許可的通信渠道的建立。單位
之間許可的通信渠道必須由文檔歸口
管理部門(mén)進(jìn)行登記，在合同簽訂后，
由合同歸口管理部門(mén)提交通信代碼申
請(qǐng)，文檔歸口管理部門(mén)根據(jù)單位名稱(chēng)
和合同性質(zhì)確定出該單位通信代碼。
對(duì)于與核電站建設(shè)業(yè)主簽訂多個(gè)
合同的單位原則上由一個(gè)授權(quán)人簽字
的通信只能建立一個(gè)通信渠道，如果
不同的合同業(yè)務(wù)是由不同的授權(quán)人簽
字，可以給予不同的渠道號(hào)，或是分
段取流水號(hào)以示區(qū)別不同項(xiàng)目，但應(yīng)
得到文檔歸口管理部門(mén)許可。原則上
無(wú)合同、工程接口關(guān)系的單位之間不
設(shè)通信渠道，若確有必要，可向文檔
歸口管理部門(mén)提出申請(qǐng)后，由文檔歸
口管理部門(mén)負(fù)責(zé)確定。
2.通信識(shí)別碼的結(jié)構(gòu)。核電站建
設(shè)業(yè)主與承包商之間的來(lái)往信函都使
用“通信識(shí)別碼”來(lái)編號(hào)。通信識(shí)別
碼是通信的唯一識(shí)別標(biāo)志，由數(shù)字和
字母組成，由項(xiàng)目代碼、通信渠道號(hào)
和通信流水號(hào)組成。通信渠道號(hào)是通
信識(shí)別碼的重要組成部分，用于標(biāo)識(shí)
進(jìn)行通信的單位。通信流水號(hào)表示某
一通信渠道內(nèi)各次通信的序號(hào)，用于
標(biāo)識(shí)發(fā)件方針對(duì)某一類(lèi)型或某一工程
項(xiàng)目發(fā)送給出收件方通信的序號(hào)，在
發(fā)件方發(fā)送信件時(shí)給出。
如某工程信函的通信識(shí)別碼為
XXX—AAAA—BBBB—NNNNNN，
其中，XXX表示項(xiàng)目代碼，由三位
大寫(xiě)英文字母組成；AAAA和
BBBB
表示通信渠道號(hào)，分別是發(fā)件單位和
收件單位的代碼，由四位大寫(xiě)的可選
英文字母組成，第一個(gè)大寫(xiě)字母表示
單位的類(lèi)別，第二、三、四個(gè)大寫(xiě)字
母與第一個(gè)大寫(xiě)字母相關(guān)，表示具體
的通信單位，此代碼用于區(qū)別單位類(lèi)
別和名稱(chēng)；NNNNNN表示通信流水
號(hào)，由六位阿拉伯?dāng)?shù)字組成，用于標(biāo)
識(shí)發(fā)件方針對(duì)某一類(lèi)型或某一工程項(xiàng)
目發(fā)送給收件方通信的序號(hào)，在發(fā)件
方發(fā)送信件時(shí)給出。
3.通信信息的交換和更新。通信
渠道號(hào)確定后，業(yè)主方負(fù)責(zé)以信函的
形式將通信渠道號(hào)、收件人、信函傳
遞渠道、執(zhí)行程序等事宜通知合同單
位或其管理單位，并要求合同單位回
函提交其單位收件人、授權(quán)簽字人、
簽字范圍、信函接口人、電話(huà)、郵
箱、傳真、郵編、地址等信息。各單
位在通信地址、郵政編碼、電話(huà)
/傳
真號(hào)碼、收件人、授權(quán)簽字人、電子
郵件地址、信函接口人等通信信息變
更時(shí)，應(yīng)及時(shí)以函的形式告知業(yè)主，
業(yè)主負(fù)責(zé)對(duì)通信信息匯總和更新。
4.通信信息的歸檔保存。對(duì)于通
信渠道建立的相關(guān)信息需進(jìn)行定期分
類(lèi)歸檔，便于今后工作的方便查詢(xún)。
針對(duì)各單位在通信地址、郵政編碼、
電話(huà)
/傳真號(hào)碼、收件人、授權(quán)簽字
人、電子郵件地址、信函接口人等通
信信息變更時(shí)，業(yè)主方在收到通知
后，應(yīng)及時(shí)對(duì)通信歸檔信息進(jìn)行匯總
和更新，確保信息的時(shí)效性。
二、對(duì)通信識(shí)別碼進(jìn)行改進(jìn)措施
1.將通信識(shí)別碼結(jié)構(gòu)由三段式改
為四段式結(jié)構(gòu)。在原有通信識(shí)別碼的
基礎(chǔ)上，增加一段項(xiàng)目代碼，來(lái)區(qū)別
1、2號(hào)機(jī)組、3、4號(hào)機(jī)組、5、6號(hào)機(jī)組，
而不用頻繁變更業(yè)主及各承包商的通
信渠道號(hào)，此種結(jié)構(gòu)不但節(jié)約了通信
渠道號(hào)的資源，而且能夠滿(mǎn)足公司多
機(jī)組通信的需要。
2.對(duì)流水號(hào)的區(qū)間劃分進(jìn)行了細(xì)
化。在按函件內(nèi)容對(duì)函件進(jìn)行詳細(xì)分
類(lèi)的基礎(chǔ)上，定義不同的區(qū)間代表不
同類(lèi)別的函件，方便了函件的分類(lèi)存
檔和查詢(xún)。
3.確立收件代碼。通信較少及沒(méi)
有簽訂合同的通信單位，統(tǒng)一以收件
方代碼
SXCR對(duì)其發(fā)文；同時(shí)對(duì)多個(gè)
單位發(fā)文（3個(gè)以上單位），收件方的
代碼統(tǒng)一為SXZZ。
4.確保通信流水號(hào)的連續(xù)性。發(fā)
件方應(yīng)保證針對(duì)同一類(lèi)型或統(tǒng)一工程
項(xiàng)目發(fā)送給特定收件方通信的通信流
水號(hào)的連續(xù)性，即針對(duì)不同類(lèi)型或不
同項(xiàng)目通信的通信流水號(hào)不能混淆，
發(fā)往不同單位通信的通信流水號(hào)不能
混編。
5.給出通信識(shí)別碼。抄送給業(yè)主
的函件一般須另給出收件單位為山東
核電有限公司的通信識(shí)別碼（已明確
規(guī)定某類(lèi)或某單位之間所有通信均抄
送業(yè)主的通信除外）。
三、通信管理實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)總結(jié)
海陽(yáng)核電站工程上的往來(lái)函件
其內(nèi)容除討論和通知技術(shù)經(jīng)濟(jì)問(wèn)題
外，還有大部分實(shí)質(zhì)上是文件圖紙的
傳票。盡管這些來(lái)往函件特別多，但
正是因?yàn)椴捎昧擞行У耐ㄐ徘拦芾?/p>
的緣故，來(lái)往的函件都能及時(shí)接收
到，總結(jié)其經(jīng)驗(yàn)我認(rèn)為是遵循了以下
幾點(diǎn)：
1.確保信函信息的有效性。工
程函件的接收必須具有許可的通信渠
加一項(xiàng)其他（請(qǐng)寫(xiě)出——）是最好的
補(bǔ)救辦法，一般的調(diào)查對(duì)象也會(huì)認(rèn)真
地寫(xiě)出。但是，這種題目盡量要少。
因?yàn)閱?wèn)卷調(diào)查法的一個(gè)重大優(yōu)點(diǎn)就是
調(diào)查問(wèn)題的指標(biāo)量化，結(jié)果容易統(tǒng)
計(jì)。而調(diào)查對(duì)象填寫(xiě)的“其他”，大
多是五花八門(mén)，跟你的量化指標(biāo)很難
完全對(duì)得上，不利于統(tǒng)計(jì)分型。
題量不要太大。調(diào)查對(duì)象能夠接
受的填寫(xiě)問(wèn)卷的極限時(shí)間是
5分鐘，
大概
20道題目就夠了。
總之，在合適的時(shí)機(jī)請(qǐng)樂(lè)于填寫(xiě)
您問(wèn)卷的調(diào)查對(duì)象來(lái)填寫(xiě)，而且問(wèn)卷
又最大限度地方便了調(diào)查對(duì)象，問(wèn)卷
就一定能夠得到他們的認(rèn)真對(duì)待，我
一、高校合同管理系統(tǒng)
高校合同管理系統(tǒng)包括:合同準(zhǔn)備、審批、執(zhí)行、控制、結(jié)束等合同全生命周期的管理，提高合同履行管控的力度。通過(guò)查詢(xún)、統(tǒng)計(jì)分析和預(yù)警提醒等多種手段實(shí)現(xiàn)本單位的業(yè)務(wù)管理，幫助本單位把資金計(jì)劃、合同進(jìn)度、合同審批、合同變更、相關(guān)發(fā)票、合同資料等管理得更具條理性和統(tǒng)籌性，更使合同管理從繁瑣混亂的狀態(tài)中解脫出來(lái)變得輕松、愉快;使收付款管理從各種復(fù)雜的人事當(dāng)中解放出來(lái)，減少腐敗的風(fēng)險(xiǎn)，從繁多拖沓變得及時(shí)。此外，多種形式的合同、收付款數(shù)據(jù)等統(tǒng)計(jì)圖表，也為單位日后的發(fā)展和決策提供強(qiáng)有力的數(shù)據(jù)支持。
二、制定合同管理流程
公司合同管理流程一般包括如下幾個(gè)環(huán)節(jié)。(一)前期準(zhǔn)備。1．立項(xiàng)。項(xiàng)目立項(xiàng)是本單位為推動(dòng)某個(gè)項(xiàng)目上馬，根據(jù)本高校中長(zhǎng)期規(guī)劃或?qū)W院管理過(guò)程中涉及的生產(chǎn)、生活的實(shí)際需要而提出的框架性的總體設(shè)想。按照本單位的審批程序經(jīng)相關(guān)職能部門(mén)批準(zhǔn)。立項(xiàng)報(bào)告包括項(xiàng)目實(shí)施前所涉及的各種由文字、圖紙、圖片、表格、電子數(shù)據(jù)組成的材料，主要內(nèi)容有項(xiàng)目投資建議的主要依據(jù)、資金來(lái)源、項(xiàng)目達(dá)到的要求等。2．合同起草。根據(jù)合同的具體形式選擇相應(yīng)的合同格式。高校合同的主要類(lèi)型有承包合同、采購(gòu)合同、維修合同。(二)合同簽訂。第一，經(jīng)辦人按照本單位的管理流程將合同文本底稿報(bào)送相關(guān)職能部門(mén)批準(zhǔn)、審核。第二，本單位的需求部門(mén)、財(cái)務(wù)部和經(jīng)辦人應(yīng)當(dāng)從合同涉及的替在風(fēng)險(xiǎn)方面共同審核合同初稿，并提供建議，供主管領(lǐng)導(dǎo)參考。從維護(hù)公司經(jīng)濟(jì)利益出發(fā)，盡量做到在法律允許的范圍內(nèi)避免或減少公司可能發(fā)生的經(jīng)濟(jì)損失。第三，嚴(yán)格按照國(guó)家規(guī)定的招投標(biāo)程序進(jìn)行招投標(biāo)。(三)合同的履行及歸檔。合同以雙方當(dāng)事人簽名蓋章生效后，專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)督合同的履行。在合同履行期間，經(jīng)辦人或合同履行監(jiān)督人負(fù)有下列責(zé)任。一是收集保管合同履行中形成的所有相關(guān)資料;包括合同底稿、合同變更原因及變更內(nèi)容、資金支付等情況。二是合同履行結(jié)束應(yīng)及時(shí)歸檔、分類(lèi)，供以后同類(lèi)合同作參考。如有可能，應(yīng)該對(duì)每一項(xiàng)目合同及時(shí)進(jìn)行總結(jié)。提高工作效率及資金使用效能。
三、合同管理的核心
合同管理是高校管理的重要內(nèi)容之一，高校應(yīng)當(dāng)重視本單位的合同管理工作，著重從合同管理模式、機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員配備、管理制度等方面建立符合本單位實(shí)際需要的合同管理體系，減少風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生頻率及程度，提高資金利用效能。做好合同管理的工作，需要做到以下幾點(diǎn):第一，依據(jù)學(xué)院的管理體系結(jié)合合同的一般流程制定出相應(yīng)的合同管理制度，如:合同評(píng)審會(huì)簽制度、合同變更管理制度、合同履行管理制度及合同文件資料歸檔保管制度等，借鑒國(guó)際先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，加速建立和完善市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)需求的新的合同示范文本。第二，依據(jù)合同的不同類(lèi)別進(jìn)行分類(lèi)，可以用文件夾存放，再根據(jù)需求分門(mén)別類(lèi);對(duì)合同實(shí)行專(zhuān)人專(zhuān)項(xiàng)管理，并且類(lèi)別制定相應(yīng)的管理標(biāo)準(zhǔn)。加大合同管理力度，保證合同的順利履行。第三，推行合同管理人員持證上崗制度。不斷提高管理人員的業(yè)務(wù)水平，減少潛在的主觀風(fēng)險(xiǎn)。第四，加強(qiáng)政治學(xué)習(xí)，提高相關(guān)管理人員的思想覺(jué)悟和服務(wù)意識(shí)，預(yù)防潛在的主觀風(fēng)險(xiǎn)的出現(xiàn)。任何完善的制度最終產(chǎn)生的效能決定于執(zhí)行人員的素質(zhì)。
四、當(dāng)前高校合同管理存在的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題
(一)合同管理制度不完善。不論是前期的談判工作及日后的監(jiān)管任務(wù)，管理工作的復(fù)雜程度決定不可避免地會(huì)產(chǎn)生主觀或客觀的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，這就需要相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)不斷完善管理制度，最大限度地減少財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)的產(chǎn)生機(jī)會(huì)。(二)合同管理人員專(zhuān)業(yè)水平和法律意識(shí)不高。合同管理人員專(zhuān)業(yè)水平和法律意識(shí)不高，對(duì)簽訂合同的關(guān)鍵點(diǎn)把握不足，都會(huì)不同程度地導(dǎo)致財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)的產(chǎn)生。不能?chē)?yán)格按照章程及規(guī)范開(kāi)展工作，也會(huì)導(dǎo)致潛在的主觀和客觀財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。(三)高校管理不同部門(mén)缺乏溝通。高校不同職能管理部門(mén)缺乏有效溝通，或在工作中沒(méi)有充分考慮到其他部門(mén)的意見(jiàn)也會(huì)誘發(fā)財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。(四)履行階段也是一個(gè)重要的合同風(fēng)險(xiǎn)來(lái)源。合同監(jiān)管人員不能認(rèn)真履行監(jiān)管義務(wù)，承擔(dān)監(jiān)管責(zé)任，都會(huì)將合同潛在風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)化為實(shí)際的法律風(fēng)險(xiǎn)和主觀風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)，在合同救濟(jì)階段，由于救濟(jì)措施和后續(xù)工作跟進(jìn)乏力，造成勝訴案件執(zhí)行不力從而產(chǎn)生財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。
2014年9月，國(guó)家檔案局局長(zhǎng)楊冬權(quán)就指出：“在今天這樣的信息化時(shí)代，檔案決不僅是‘故紙堆’，而是寶貴的信息。檔案部門(mén)也決不僅是保管重地，而是檔案信息管理與的重要職能部門(mén)。檔案工作者要有現(xiàn)代的眼光和思維，牢固樹(shù)立信息化是檔案事業(yè)發(fā)展的必由之路的思想，以檔案信息化推動(dòng)檔案管理工作的現(xiàn)代化。”高校檔案工作有著自身發(fā)展的特點(diǎn)，高校內(nèi)擁有各類(lèi)專(zhuān)業(yè)背景人才，在信息化技術(shù)和創(chuàng)新服務(wù)理念方面有著得天獨(dú)厚的優(yōu)勢(shì)，更容易做到與時(shí)俱進(jìn)。
一、高校檔案信息化建設(shè)的必要性
高校檔案承載著“記載校史校情，傳承大學(xué)精神”的重要使命，同時(shí)也是維護(hù)學(xué)校和師生根本利益的重要依據(jù)。隨著高校辦學(xué)規(guī)模的擴(kuò)大，高校館藏檔案案卷數(shù)也在逐年增加，同時(shí)，隨著國(guó)家的發(fā)展和社會(huì)的需求，每年各類(lèi)人才流動(dòng)、戶(hù)籍變更、留學(xué)、移民的人數(shù)也在逐年攀升[1]34。以同濟(jì)大學(xué)檔案館為例，館里保存著建校一百多年的檔案27萬(wàn)余卷，案卷每年以2萬(wàn)余卷遞增，每年前來(lái)檔案館辦理各類(lèi)檔案證明的達(dá)8000余人次，然而檔案館的工作人員不增反減，人均工作量不斷增長(zhǎng)，勢(shì)必會(huì)在每年的畢業(yè)季等一些特殊時(shí)段形成業(yè)務(wù)量堆積的現(xiàn)象。針對(duì)這些問(wèn)題，大力推進(jìn)高校檔案信息化建設(shè)工作已經(jīng)成為亟待解決的問(wèn)題。
二、高校檔案信息化建設(shè)的基本思路探索和應(yīng)用
高校檔案信息化建設(shè)是提高檔案工作水平的重要途徑，它的建設(shè)是一項(xiàng)龐大的系統(tǒng)工程。根據(jù)高校檔案的具體情況，歸納總結(jié)為三方面，即檔案資源數(shù)字化、管理過(guò)程智能化、檔案服務(wù)信息化。
1.檔案資源數(shù)字化。主要指直接歸檔的數(shù)字檔案和對(duì)館藏各種載體檔案的進(jìn)行數(shù)字化加工工作。（1）數(shù)字檔案的歸檔。數(shù)字檔案也可稱(chēng)為“電子檔案”。電子文件是指依托計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等現(xiàn)代化辦公條件和設(shè)備，存儲(chǔ)于磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等載體的文件，而具有查考利用價(jià)值并應(yīng)當(dāng)歸檔保存的電子文件就被稱(chēng)為數(shù)字檔案，它必須依賴(lài)電子設(shè)備進(jìn)行閱讀和處理。在高校檔案形成過(guò)程中，會(huì)產(chǎn)生很多的數(shù)字檔案，比如電子公文(俗稱(chēng)OA文件)就屬于此類(lèi)檔案。電子公文是指通過(guò)學(xué)校協(xié)同辦公系統(tǒng)處理公文后形成的具有規(guī)范格式的電子數(shù)據(jù)，對(duì)學(xué)校和社會(huì)具有相當(dāng)重要的保存價(jià)值。同濟(jì)大學(xué)在進(jìn)行電子公文歸檔的實(shí)際應(yīng)用中，創(chuàng)新提出在檔號(hào)編制規(guī)則中增加部門(mén)代碼，使同一部門(mén)的檔案相對(duì)集中，便于查找和利用。整個(gè)歸檔過(guò)程依舊采用電子數(shù)據(jù)和紙質(zhì)檔案“雙套制”歸檔模式，即在協(xié)同辦公系統(tǒng)中將電子公文數(shù)據(jù)通過(guò)接口傳輸至檔案管理系統(tǒng)自動(dòng)歸檔，同時(shí)還須將已辦結(jié)的電子公文制成紙質(zhì)公文，與電子公文一同歸檔，電子公文與紙質(zhì)公文互為鏡像，實(shí)現(xiàn)了文檔一體化。(2)館藏檔案數(shù)字化加工。長(zhǎng)期以來(lái)，檔案館所存放的檔案大多是紙質(zhì)檔案，檔案利用也都是采用手工翻閱紙質(zhì)檔案來(lái)進(jìn)行。而如今信息時(shí)代的數(shù)字信息管理模式，已開(kāi)始深刻地影響著檔案管理全過(guò)程。為了能迅速、方便、準(zhǔn)確地提供檔案利用，共享可公開(kāi)的檔案信息資源，更好地滿(mǎn)足社會(huì)各界對(duì)檔案利用的需求，就必須進(jìn)行檔案的數(shù)字化加工工作，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為存儲(chǔ)在磁盤(pán)、光盤(pán)等載體上并能被計(jì)算機(jī)識(shí)別的數(shù)字圖像或數(shù)字文本，真正實(shí)現(xiàn)對(duì)館藏檔案進(jìn)行現(xiàn)代化管理。同濟(jì)大學(xué)的館藏檔案數(shù)字化加工采用數(shù)字化外包的方式進(jìn)行。項(xiàng)目實(shí)施前，檔案館工作人員需要對(duì)檔案的種類(lèi)、數(shù)量、案卷質(zhì)量以及檔案的整理方法、著錄方法、檔號(hào)編制方法等進(jìn)行詳細(xì)了解，制訂出一系列操作規(guī)范和規(guī)章制度，選擇綜合實(shí)力雄厚、擁有一定資質(zhì)的檔案數(shù)字化加工專(zhuān)業(yè)公司作為承包方。項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，針對(duì)“調(diào)卷整理掃描還卷質(zhì)檢著錄總檢掛接備份”等流程及加工環(huán)境，對(duì)照國(guó)家檔案局《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》逐條檢查，全面管理。
2.管理過(guò)程智能化。主要包括部門(mén)立卷網(wǎng)絡(luò)化、庫(kù)房環(huán)境自動(dòng)化和檔案管理智能化三大方面。（1）部門(mén)立卷網(wǎng)絡(luò)化。部門(mén)立卷是指由檔案材料的形成部門(mén)在檔案管理部門(mén)的指導(dǎo)下，具體完成檔案從收集、整理、組卷、錄入管理系統(tǒng)、著錄目錄到系統(tǒng)，并定期移交歸檔的全部工作。立卷工作可分為平時(shí)立卷（預(yù)立卷）和年終立卷，兩者是相輔相成的。預(yù)立卷為年終立卷打下了基礎(chǔ)，年終立卷又可以檢驗(yàn)預(yù)立卷，以便根據(jù)工作的變化及時(shí)調(diào)整類(lèi)目，為新的一年編制立卷類(lèi)目提供根據(jù)。同濟(jì)大學(xué)檔案館使用的管理系統(tǒng)采用瀏覽器/服務(wù)器結(jié)構(gòu)，部門(mén)檔案員只要有一網(wǎng)的計(jì)算機(jī)就可以登錄到系統(tǒng)中，使用系統(tǒng)的各種功能進(jìn)行操作，檔案館工作人員可以同步實(shí)時(shí)監(jiān)督部門(mén)檔案員的立卷過(guò)程，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)指出和修改，降低了歸檔的錯(cuò)誤率。
3.庫(kù)房環(huán)境自動(dòng)化。檔案庫(kù)房是永久保管檔案的基地，加強(qiáng)檔案庫(kù)房管理是保護(hù)檔案的重要途徑。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，通過(guò)智能設(shè)備和信息技術(shù)進(jìn)行交互和控制，克服了傳統(tǒng)庫(kù)房管理存在的弊端，減少了人工工作量，提高了管理效率。同濟(jì)大學(xué)檔案館在庫(kù)房環(huán)境自動(dòng)化建設(shè)中，先后在庫(kù)房中更新安裝了紅外視頻監(jiān)控系統(tǒng)、門(mén)禁———照明聯(lián)動(dòng)控制系統(tǒng)、溫濕度自動(dòng)控制系統(tǒng)、空氣凈化系統(tǒng)、七氟丙烷自動(dòng)滅火系統(tǒng)，以及變頻控制電梯設(shè)備等。其中紅外視頻監(jiān)控系統(tǒng)通過(guò)在庫(kù)房?jī)?nèi)安裝雙頭紅外攝像頭對(duì)庫(kù)房進(jìn)行24小時(shí)全面無(wú)死角、不間斷圖像監(jiān)控。庫(kù)房管理人員可以通過(guò)回放，調(diào)取任意時(shí)間段的庫(kù)房監(jiān)控錄像[2]51。門(mén)禁———照明聯(lián)動(dòng)控制系統(tǒng)，一改傳統(tǒng)的鐵鎖把門(mén)模式，通過(guò)門(mén)禁管理系統(tǒng)根據(jù)不同的時(shí)間段和工作需要，針對(duì)每一個(gè)庫(kù)房房門(mén)對(duì)不同的人員進(jìn)行授權(quán)，做到了庫(kù)房管理權(quán)限精細(xì)化。每一個(gè)進(jìn)出庫(kù)房的人必須刷卡才能打開(kāi)門(mén)禁進(jìn)入庫(kù)房。通過(guò)刷卡，系統(tǒng)自動(dòng)記錄每個(gè)工作人員的出入信息，有力保證了庫(kù)房的安全。溫濕度自動(dòng)控制系統(tǒng)和空氣凈化系統(tǒng)，在庫(kù)房營(yíng)造了一個(gè)恒溫恒濕的檔案保護(hù)環(huán)境，最大限度延長(zhǎng)檔案壽命。當(dāng)庫(kù)房溫度不在14℃—24℃之間，空調(diào)就會(huì)自動(dòng)開(kāi)啟；相對(duì)濕度如果超出45%—60％，除濕機(jī)就會(huì)自動(dòng)開(kāi)始運(yùn)作，進(jìn)行除濕工作?？諝鈨艋到y(tǒng)定期自動(dòng)開(kāi)啟，有效提高全封閉的庫(kù)房空氣清潔度。同濟(jì)大學(xué)檔案館歷來(lái)就是學(xué)校的重點(diǎn)安全保護(hù)單位。因受到檔案館庫(kù)房層高的限制，庫(kù)房安裝采用了造價(jià)相對(duì)較高的七氟丙烷氣體滅火系統(tǒng)。七氟丙烷是無(wú)色、無(wú)味、不導(dǎo)電、無(wú)二次污染的氣體，具有清潔、低毒、電絕緣性好等特點(diǎn)，是一種滅火效率高的潔凈氣體滅火劑。如果庫(kù)房層高能滿(mǎn)足排設(shè)管道的高度，可安裝具有造價(jià)低、性能穩(wěn)定、安全性高等優(yōu)點(diǎn)的高壓細(xì)水霧滅火裝置。（3）檔案管理智能化。一個(gè)功能無(wú)比強(qiáng)大的檔案管理系統(tǒng)是檔案信息化的核心。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的廣泛運(yùn)用，檔案管理軟件日臻成熟完善。各個(gè)立卷部門(mén)，依托計(jì)算機(jī)和局域網(wǎng)進(jìn)行登錄系統(tǒng)，對(duì)檔案案卷進(jìn)行案卷和文件的著錄、修改、刪除、檢索、統(tǒng)計(jì)匯總、打印案卷目錄和卷內(nèi)文件目錄，一次錄入多次輸出，將原來(lái)案卷的檢索功能交給高效的計(jì)算機(jī)，提高檢索率和利用率。同濟(jì)大學(xué)檔案管理系統(tǒng)基于TCP/IP（網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)協(xié)議）協(xié)議，系統(tǒng)用戶(hù)不受地域限制，不需要安裝客戶(hù)端軟件就可操作。該系統(tǒng)不僅可以進(jìn)行全文自動(dòng)著錄與標(biāo)引、全文管理與全文檢索，還可以對(duì)圖像、錄音等多媒體檔案，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程上傳至系統(tǒng)，并可以對(duì)各類(lèi)檔案信息資料進(jìn)行靈活統(tǒng)計(jì)。檔案的存放離不開(kāi)密集架。同濟(jì)大學(xué)在新置智能電動(dòng)密集架的時(shí)候，要求可通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)實(shí)時(shí)檢測(cè)密集架的各種狀態(tài)，并進(jìn)行操作控制，同時(shí)要求做到密集架管理控制系統(tǒng)與計(jì)算機(jī)智能連接，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)，在電腦上直接對(duì)密集架進(jìn)行操作，實(shí)現(xiàn)檔案密集架的智能化管理。
4.檔案服務(wù)信息化。目前主要是指在線(xiàn)提供檔案信息和遠(yuǎn)程辦理檔案證明兩部分。（1）在線(xiàn)提供檔案信息。信息技術(shù)的發(fā)展，使互聯(lián)網(wǎng)逐漸成為人們?nèi)粘Ｉ畹囊徊糠?，在高校在?shù)字校園大環(huán)境下，上網(wǎng)用戶(hù)越來(lái)越多，在線(xiàn)提供檔案信息，不僅可以為廣大檔案利用者提供便利，同時(shí)也能更好地提高了檔案利用的效率。同濟(jì)大學(xué)檔案館通過(guò)檔案系統(tǒng)開(kāi)放數(shù)字化檔案資源。需要在線(xiàn)查閱學(xué)校檔案信息者必須是通過(guò)學(xué)校統(tǒng)一身份認(rèn)證平臺(tái)認(rèn)證的部門(mén)或個(gè)人，檔案查閱者首先向檔案館提出查詢(xún)申請(qǐng)，并簽訂《同濟(jì)大學(xué)檔案電子信息查詢(xún)安全協(xié)議》，經(jīng)審核通過(guò)后，系統(tǒng)管理員根據(jù)查閱者的工號(hào)開(kāi)設(shè)查詢(xún)賬戶(hù)，根據(jù)不同級(jí)別、不同權(quán)限予以授權(quán)。授權(quán)后，查閱者即可在線(xiàn)查閱相關(guān)檔案信息。（2）遠(yuǎn)程辦理檔案證明。遠(yuǎn)程服務(wù)又稱(chēng)RAS服務(wù),是指讓用戶(hù)可在局域網(wǎng)以外的地方用自己的電腦去訪問(wèn)位于局域網(wǎng)絡(luò)中信息資源的技術(shù)，它被認(rèn)為是“以人為本”的服務(wù)?；诜?wù)對(duì)象的需求這一外因，和提高工作效率這一內(nèi)因，同濟(jì)大學(xué)檔案館于2013年11月正式開(kāi)通網(wǎng)上“檔案服務(wù)利用系統(tǒng)”，此系統(tǒng)為國(guó)內(nèi)高校首例[3]。同濟(jì)大學(xué)“檔案服務(wù)利用系統(tǒng)”，突破了身份認(rèn)證和財(cái)務(wù)收費(fèi)兩大瓶頸難題，通過(guò)前后臺(tái)的網(wǎng)上互動(dòng)，將電子商務(wù)的理念應(yīng)用到檔案的服務(wù)利用過(guò)程中，為檔案利用者提供一站式遠(yuǎn)程在線(xiàn)服務(wù)。用戶(hù)可根據(jù)需要隨時(shí)在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下進(jìn)行注冊(cè)、登錄、申請(qǐng)辦理相關(guān)的檔案業(yè)務(wù)，通過(guò)檔案館人員后臺(tái)審核后，用戶(hù)可用網(wǎng)銀、支付寶等相關(guān)渠道支付所需費(fèi)用，并根據(jù)需要選擇快遞或至檔案館窗口自取已制作完成的檔案證明文件。此系統(tǒng)徹底打破時(shí)間和空間的限制，避免了利用者奔波之苦，真正做到了全天候的檔案服務(wù)，使“被動(dòng)服務(wù)”演變?yōu)椤爸鲃?dòng)服務(wù)”。系統(tǒng)開(kāi)通至2015年4月，已由最初的13項(xiàng)出證業(yè)務(wù)增加到21項(xiàng)，匯總數(shù)據(jù)顯示，受理業(yè)務(wù)人數(shù)和數(shù)量快速增長(zhǎng)，并持續(xù)保持在較高水平上。高校檔案信息化建設(shè)作為一個(gè)新鮮事物，在實(shí)施中可能還會(huì)有一些意想不到的困難和問(wèn)題出現(xiàn)，伴隨著檔案信息化建設(shè)的深入，以及對(duì)檔案服務(wù)方式創(chuàng)新的不斷探索，高校檔案工作也一定會(huì)隨著信息技術(shù)的發(fā)展而不斷改進(jìn)和提高，更好地為社會(huì)服務(wù)。
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